PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Código:

Y CONTROLAR DOCUMENTOS Y P – Cal – 001

REGISTROS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
Hoja 1 de 3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Versión: 19

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Coordinador de Sistemas de Representante de la Gerencia Representante de la Gerencia
Gestión Fecha: 3 Junio 2013

1. Objeto: Describe la forma como se elaboran y controlan los documentos y registros del sistema de
gestión, y los cambios realizados a éstos.

2. Alcance: Aplica a la elaboración y control de todos los documentos administrativos y operativos y

los registros del sistema de gestión, menos los de origen externo.

3. Definiciones:
Procedimiento: una manera específica de efectuar una actividad.

Plan de calidad: Son las prácticas específicas del sistema de calidad de la empresa que se aplican
para los proyectos de vivienda, y obras civiles (Licitaciones).

Copia controlada: Es toda la información que se encuentra publicada en la página Web de la

empresa.

Copia no controlada: Es todo documento que se imprime desde la Web de la empresa.

4. Políticas que aplican:

Toda solicitud de cambio deberá ser solicitada a la persona responsable del sistema de
gestión en cada sucursal por correo electrónico y deberá contar con aprobación del dueño
del proceso que realiza la solicitud.
El responsable de sistemas de Gestión deberá dar respuesta por correo electrónico de la
actualización del documento.
Cuando se elimine o ajuste un procedimiento, instructivo o formato cada area es responsable
de su divulgación.

5. Aplicación específica en sucursales:

6. Desarrollo de Procedimientos:
No. Actividad Responsable Registro
1. Inicio ---------------- -------------
Elaborar el borrador del documento de acuerdo con el Personal Marval que Borrador del
2.
instructivo para elaborar documentos, I – Cal – 001. solicita el cambio documento
Realizar la solicitud cambio o inclusión o eliminación de
En la página
documentos a la persona responsable del sistema de Personal Marval que
3. Web – Correo
gestión en la sucursal, solicita el cambio
electrónico
Si es eliminación continuar en el paso 6
El documento deberá llegar al responsable sistemas
Personal Marval que Borrador del
4. de gestión de cada sucursal con la aprobación del
solicita el cambio documento
dueño del proceso que solicite el cambio
Revisar que el material esté acorde con los requisitos de
Responsable de
la norma ISO 9001 y las pautas descritas en el Borrador del
5 sistemas de gestión
Instructivo I – Cal – 001, Si, continuar siguiente paso. documento
sucursal
No, ir al paso 2.
Se Presenta en consideración el cambio o eliminación Responsable de
Borrador del
6. solicitado a los dueños de proceso en las demás sistemas de gestión
documento
sucursales. sucursal
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Y CONTROLAR DOCUMENTOS Y P – Cal – 001
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GESTIÓN
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No. Actividad Responsable Registro

Existe acuerdo sobre cambio solicitado o eliminación ?

Dueños de Proceso. Y/o Borrador del
7. Si, continúe con el paso 11. No, continúe con el
documento
siguiente paso.
Se solicita a Director Nacional de Sistemas de Gestión o Responsable de
Borrador del
8. Gerente General conciliar entre las partes sistemas de gestión
documento
sucursal
El cambio o eliminación es aprobado? No, continúa con Responsable de
Borrador del
9. el siguiente paso. Si, continúa en el paso 11 sistemas de gestión
documento
sucursal
Informa a los involucrados Responsable de
Borrador del
10. sistemas de gestión
documento
sucursal
Elabora el documento definitivo con el formato
Responsable de
preestablecido, modifica los documentos que se ven
sistemas de gestión
afectados por el cambio se asigna el código si es Documento
11. sucursal encargado de
inclusión y realiza la inclusión del documento en la Web. Final
administrar la pagina
Si es eliminación se realiza la respectiva eliminación
web
del documento en la página web
El sistema actualizará automáticamente el listado Responsable de
maestro de versiones y Si se trata de la creación de un sistemas de gestión Listado
12. registro se actualizara automáticamente el listado sucursal encargado de maestro de
maestro de Registros. administrar la página documento
web
Con cada cambio la persona responsable deberá enviar
un correo al personal que solicito y que estuvo
Responsable de
involucrado en la revisión del documento confirmando
sistemas de gestión
el montaje en la página web módulo de documentos Correo
13. sucursal encargado de
donde podrá ser consultado en cualquier momento por electrónico.
administrar la página
cualquier usuario obteniendo las últimas versiones. O
web
confirmara la eliminación del documento o su
inactividad en la página Web
14. Fin ----------------- -------------
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7. Diagrama de flujo del Procedimiento:

INICIO

Elaborar el borrador del documento de acuerdo con

el instructivo para elaborar documentos, I – Cal –
001.

Realizar la solicitud cambio o inclusión de documentos a la

persona responsable del sistema de gestión en la
sucursal
El documento deberá llegar al responsable sistemas
de gestión de cada sucursal con la aprobación del
dueño del proceso que solicite el cambio

El documento deberá llegar al responsable sistemas

de gestión
Revisar de cada
que el material esté sucursal con
acorde con loslarequisitos
aprobación del
de la norma
dueño del proceso que solicite el cambio
ISO 9001 y las pautas descritas en el Instructivo I – Cal – 001

Se Presenta en consideración el cambio solicitado a los dueños de

proceso en las demás sucursales. Se solicita a Director Nacional
de Sistemas de Gestión o Gerente General conciliar entre las
partes

El cambio es
aprobado? SI

No Informa a los involucrados

Asignar el código si es inclusión y realiza la

inclusión del documento en la Web. Si es eliminación
se realiza la respectiva eliminación del documento
en la página web

Actualizar automáticamente el listado maestro de versiones

y Si se trata de la creación de un registro se actualizara
automáticamente el listado maestro de Registros.

Confirmar el montaje en la página web módulo de documentos

donde podrá ser consultado en cualquier momento por cualquier
usuario obteniendo las últimas versiones. Confirmar la
eliminación del documento o su inactividad en la página Web

FIN
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