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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Versión Fecha Origen

V.## DD/MM/AA Solicitud de cambio No. ####

Revisado por: Aprobado por:

RD Gerente
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Propósitos
1. Establecer las disposiciones que garantizan el Control de Documentos requeridos
para demostrar el funcionamiento de la empresa.
2. Identificar, aprobar y controlar los documentos para el buen funcionamiento del
Sistema.
Alcance
Desde la detección de necesidades, desarrollo de los documentos nuevos o control de
cambios a los actuales documentos del Sistema de Gestión de Calidad, hasta su
implementación y control de estos a través de la Lista Maestra de Documentos.
Responsabilidades
Responsable del Sistema de Calidad, se encarga de la recopilación, resguardo, control,
gestión y distribución de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y su eficacia.
Responsables de cada área orgánica identifican los documentos que se puedan generar
como resultados de los procesos.
Documentos de referencia

 Instructivo para Elaboración de Documentos

 Lista Maestro de Documentos

 Procedimiento de Revisión por la Dirección

Desarrollo del procedimiento
1. Cuando el personal del proceso, u otro elemento del sistema detecten la
necesidad de crear o modificar un documento, se presentará la solicitud al
Responsable de Sistema de Calidad para discutirlo con el Gerente General para
su consecuente ejecución.
2. La solicitud será analizada y autorizada por el Gerente General o los responsables
correspondientes según el efecto que pueda tener en el Sistema de Gestión de
Calidad. Si la solicitud no es aceptada, se da por terminada la aplicación de este
procedimiento.
3. Una vez autorizada la solicitud, el personal designado por la Dirección elaborará
un borrador del documento nuevo o con los cambios en el existente según el
modelo base de elaboración de acuerdo con el tipo de documento.
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4. El borrador del documento (o los cambios realizados en documentos existentes)

serán revisados por el Responsable del Sistema de Calidad, y autorizado por la
Dirección a fin de asegurar que las disposiciones establecidas permitan la
consecución de los objetivos propuestos.
5. El documento aprobado debe ser editado por el Responsable del Sistema de
Calidad, respetando lo establecido en el Instructivo para Elaborar Documentos del
Sistema de Gestión de Calidad en el formato escrito.
6. Todos los documentos que pertenecen al Sistema (electrónicos o impresos)
tendrán su código respectivo de acuerdo con lo establecido en el Instructivo para
Elaborar Documentos; y, al momento de cambios o modificaciones, se registrarán
en la Lista Maestra de Documentos. El Responsable de Calidad deberá garantizar
que se cumpla esta disposición.
7. Los cambios en los documentos propios de los procesos operativos deberán ser
notificados al Responsable de Calidad y al Gerente General.
8. Todos los responsables de cada área deben asegurar que los documentos
utilizados dentro del Sistema están disponibles en los puntos de uso en donde se
efectúa las operaciones esenciales para el funcionamiento efectivo del Sistema y
de que éstos se utilicen y almacenen de tal forma que no sufran deterioro que
puedan invalidarlos.
9. El Responsable de Gestión de Calidad debe asegurar que se retire la
documentación obsoleta o que, por algún motivo, se haya deteriorado de todos los
puntos de distribución y uso. La documentación obsoleta que se haya retenido con
propósitos legales o preservación de conocimientos deberá ser identificada para
evitar su uso no intencionado. De igual manera, se identificarán los documentos
deteriorados o podrán ser destruidos de acuerdo con el nivel de deterioro que
hayan sufrido. Tales documentos deberán ser reemplazados inmediatamente por
una copia nueva de la misma versión. El recibido del nuevo documento, deberá ser
guardado por el responsable de cada área y el Responsable del Sistema de
Calidad.
10. El tiempo de resguardo o almacenamiento de los documentos es de tres años, con
resguardo del Responsable del Sistema de Calidad.
11. Cuando fuere necesario entregar copia de los documentos relativos a otros
procesos, éstas serán distribuidas por el Responsable de Gestión de Calidad,
según se requiera en las áreas, y quedará registro de esto. Dichas copias deberán
llevar la marca de agua de COPIA CONTROLADA.
12. Los usuarios que tienen acceso a los documentos publicados pueden generar
copias impresas, No Controladas, para ser entregadas para conocimiento o
divulgación a quien ellos consideren oportuno entregar y de los cuales no se
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garantiza su actualización. Dichas copias deberán llevar la marca de agua de

COPIA NO CONTROLADA.

FIN DEL PROCEDIMIENTO