PROCESOS SUSTANTIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA

Los procesos sustantivos en la administración pública presentan algunas características

específicas que los distinguen de otros tipos de procesos. A continuación, se mencionan
algunas de estas características:
Relación directa con la misión institucional: Los procesos sustantivos en la administración
pública están estrechamente vinculados con la misión y los objetivos de la institución
gubernamental. Estos procesos son esenciales para el cumplimiento de las
responsabilidades y funciones asignadas por la ley y para la prestación de servicios
públicos.
Orientación al interés público: Los procesos sustantivos en la administración pública
están diseñados y ejecutados con el propósito de promover el bienestar general de la
sociedad y satisfacer las necesidades de los ciudadanos. Estos procesos buscan garantizar
la equidad, la transparencia y la calidad en la prestación de servicios y el cumplimiento de
las políticas públicas.
Regulación y cumplimiento normativo: Los procesos sustantivos en la administración
pública están sujetos a un marco normativo y legal específico. Estos procesos deben
cumplir con las regulaciones y normas establecidas, asegurando la legalidad y la
legitimidad en el ejercicio de las funciones gubernamentales.
Participación ciudadana: Los procesos sustantivos en la administración pública pueden
involucrar la participación de la ciudadanía. Esto implica la consulta, la colaboración y la
rendición de cuentas hacia los ciudadanos, permitiendo su participación en la toma de
decisiones y el diseño de políticas públicas.
Enfoque en la eficiencia y la efectividad: Los procesos sustantivos en la administración
pública se enfocan en lograr resultados eficientes y efectivos. Esto implica la optimización
de los recursos disponibles, la mejora continua de los procesos, la evaluación de impacto y
la búsqueda de la excelencia en la prestación de servicios públicos.
Coordinación interinstitucional: Los procesos sustantivos en la administración pública
pueden requerir la coordinación y colaboración entre diferentes entidades
gubernamentales. Esto se debe a la naturaleza interdependiente de algunas funciones y
responsabilidades, y la necesidad de trabajar de manera conjunta para alcanzar objetivos
comunes.
Estas características resaltan la importancia de los procesos sustantivos en la
administración pública y su papel fundamental en el logro de los objetivos institucionales
y en la satisfacción de las necesidades de la sociedad.

Estimado estudiante todo el material que se estará estudiando en este curso le va a ser de
gran utilidad cuando usted al concluir este trimestre inicie su portafolio para cerrar esta
maestría. Por lo que se le aconseja tomar nota de cada detalle que se estudie.

Para identificar los procesos sustantivos en la administración pública en vía de la mejora

continua, debemos seguir los siguientes pasos:
Definir los objetivos institucionales: Comience por tener claridad sobre los objetivos y
metas de la entidad gubernamental. Estos objetivos deben estar alineados con la misión y
las políticas públicas establecidas.
Mapear los procesos existentes: Realizar un mapeo de los procesos que se llevan a cabo
en la administración pública. Identifica y documenta los diferentes pasos, actividades y
responsabilidades involucradas en cada proceso.
Evaluar la importancia y el impacto: Analiza cada proceso y evalúa su importancia en
relación con los objetivos institucionales. Considerar el impacto que tiene cada proceso en
la prestación de servicios públicos y en la satisfacción de las necesidades de los
ciudadanos.
Identificar los procesos críticos: Identificar aquellos procesos que son considerados como
críticos para el logro de los objetivos institucionales. Estos son los procesos sustantivos
que deben recibir una atención especial en términos de mejora continua.
Establecer indicadores de desempeño: Definir indicadores de desempeño relevantes para
cada proceso sustantivo. Estos indicadores permitirán medir y evaluar la eficiencia, la
efectividad y la calidad de cada proceso.
Recopilar datos y realizar análisis: Recolectar datos sobre el desempeño de los procesos
sustantivos, utilizando los indicadores establecidos. Realizar análisis de los datos
recopilados para identificar oportunidades de mejora y áreas de mayor impacto.
Identificar áreas de mejora: Basándose en los análisis de datos, identificar las áreas
específicas dentro de cada proceso sustantivo que pueden ser mejoradas. Esto puede
incluir la identificación de cuellos de botella, redundancias, demoras, errores o
ineficiencias en los procesos.
Establecer planes de mejora: Diseñar planes de mejora para abordar las áreas
identificadas. Estos planes deben incluir acciones concretas, responsables y plazos
definidos. Considerar la implementación de buenas prácticas, cambios en los
procedimientos, capacitación del personal u otras acciones relevantes.
Implementar y monitorear las mejoras: Ejecutar los planes de mejora y realiza un
seguimiento continuo para evaluar su efectividad. Asegurarse de contar con mecanismos
de retroalimentación y revisión periódica para ajustar y mejorar los procesos en función
de los resultados obtenidos.
Promover la cultura de mejora continua: Fomentar una cultura organizacional que valore
la mejora continua y la innovación en la administración pública. Involucrar a los
empleados, promover la colaboración y la participación en la identificación y aplicación de
mejoras en los procesos sustantivos.

Vamos a ir analizando lo anterior paso a paso y cómo y qué se tendría que hacer para
buscar esta información que tendrán ustedes en su momento que hacer para crear su
modelo de gestión institucional para su portafolio académico de cierre de la maestría.

1. Para identificar y definir los objetivos institucionales en un estudio de los procesos

sustantivos de la administración pública, puedes seguir los siguientes pasos:
Revisar la legislación y normativa vigente: Comience por revisar la legislación y las
normativas que rigen la actividad de la entidad gubernamental. Estos documentos
proporcionan una base sólida para identificar los objetivos y las responsabilidades
institucionales.
Analizar la misión y visión de la entidad: Revise la declaración de misión y visión de la
entidad gubernamental. Estos elementos reflejan la finalidad y los valores fundamentales
de la institución, y pueden servir como guía para la definición de los objetivos.
Consultar los planes estratégicos y políticas públicas: Examinar los planes estratégicos y
las políticas públicas que se hayan desarrollado a nivel institucional. Estos documentos
establecen las metas y los objetivos específicos que la entidad busca alcanzar en el corto,
mediano y largo plazo.
Realizar entrevistas y consultas internas: Realizar entrevistas y consultas con los
funcionarios y empleados de la institución para conocer sus perspectivas sobre los
objetivos institucionales. Preguntar sobre las metas que consideran más relevantes y
cómo los procesos sustantivos contribuyen a su cumplimiento.
Analizar informes de gestión: Revisar los informes de gestión y evaluación previos de la
institución. Estos informes pueden proporcionar información valiosa sobre los objetivos
que se han establecido en el pasado y cómo los procesos sustantivos han contribuido a su
logro.
Considerar las necesidades y expectativas de los ciudadanos: Es importante tener en
cuenta las necesidades y expectativas de los ciudadanos que son atendidos por la
institución. Realizar encuestas, estudios de satisfacción u otras herramientas para
recopilar información sobre lo que los ciudadanos esperan de la administración pública y
cómo los procesos sustantivos pueden contribuir a satisfacer esas necesidades.
Establecer objetivos SMART: Utilizar el enfoque SMART (específicos, medibles,
alcanzables, relevantes y con un plazo definido) para definir los objetivos institucionales.
Asegúrate de que los objetivos sean claros, cuantificables, realistas y alineados con la
misión y visión de la institución.
Priorizar los objetivos: Evaluar la importancia y la urgencia de cada objetivo identificado.
Priorizar aquellos que tienen un mayor impacto en el cumplimiento de la misión
institucional y la mejora de los procesos sustantivos.
Documentar y comunicar los objetivos: Una vez definidos los objetivos, asegúrese de
documentarlos de manera clara y precisa. Comunicar los objetivos a todos los miembros
de la institución para que se comprendan y se alineen con ellos.
Es importante destacar que el proceso de identificación y definición de los objetivos
institucionales debe ser participativo e involucrar a diferentes actores dentro de la
institución. Esto ayudará a garantizar una comprensión y un compromiso compartidos,
facilitando la implementación y el seguimiento de los procesos sustantivos en línea con los
objetivos establecidos.

2. Para mapear los procesos existentes y elaborar un modelo de gestión institucional

en la administración pública, puedes seguir estos pasos:
Identificar los procesos clave: Identificar los procesos clave que forman parte de las
actividades y responsabilidades de la administración pública. Estos procesos pueden
incluir la gestión de recursos humanos, la gestión financiera, la planificación estratégica, la
adquisición y contratación, la gestión de proyectos, entre otros.
Definir los límites del proceso: Establecer los límites claros de cada proceso a mapear.
Determinar dónde comienza y dónde termina, identificando las entradas y salidas de cada
proceso. Esto ayudará a comprender cómo se relaciona el proceso con otras áreas de la
institución.
Identificar las actividades del proceso: Desglosar cada proceso en actividades
individuales. Identificar las tareas específicas que se llevan a cabo en cada etapa del
proceso. Por ejemplo, en el proceso de adquisición y contratación, las actividades pueden
incluir la identificación de necesidades, la elaboración de pliegos de licitación, la
evaluación de propuestas, entre otras.
Determinar los responsables y participantes: Identificar quiénes son los responsables de
cada actividad y quiénes participan en ella. Esto incluye tanto al personal interno de la
institución como a las partes externas involucradas en el proceso. Por ejemplo, en el
proceso de gestión de proyectos, los responsables pueden ser los gerentes de proyecto,
mientras que los participantes pueden ser los equipos de trabajo y los proveedores
externos.
Establecer las secuencias y flujos de trabajo: Definir la secuencia lógica de las actividades
y cómo fluye el trabajo a lo largo del proceso. Identifica las dependencias y las
interrelaciones entre las actividades. Esto ayudará a visualizar el flujo de trabajo y a
identificar posibles cuellos de botella o demoras en el proceso.
Documentar el mapa de procesos: Utilizar herramientas visuales como diagramas de
flujo, organigramas o mapas conceptuales para documentar el mapa de procesos. Estas
representaciones gráficas facilitarán la comprensión y la comunicación del modelo de
gestión institucional.
Evaluar los puntos de mejora: Analizar el mapa de procesos para identificar los puntos de
mejora y las oportunidades de optimización. Identificar las áreas donde se pueden aplicar
cambios para eliminar redundancias, mejorar la eficiencia, reducir costos o aumentar la
calidad de los resultados.
Diseñar el modelo de gestión institucional: Utilizando la información obtenida del mapeo
de procesos y las oportunidades de mejora identificadas, diseñar el modelo de gestión
institucional. Esto implica establecer los lineamientos, las políticas y los procedimientos
que guiarán la ejecución de los procesos y la toma de decisiones en la institución.
Implementar y monitorear el modelo de gestión: Implementar el modelo de gestión
institucional en la institución. Asegúrese de comunicar los cambios a todos los miembros
de la institución y proporcionar la capacitación y el apoyo necesarios. Monitorear
continuamente el desempeño de los procesos y realiza ajustes según sea necesario.
Recuerde que el mapeo de procesos y la elaboración del modelo de gestión institucional
son procesos interactivos y continuos. A medida que se implementa el modelo, es
importante recopilar retroalimentación, realizar evaluaciones periódicas y realizar mejoras
continuas para asegurar la eficiencia y la efectividad de la administración pública.
3. Para evaluar la importancia y el impacto de cada proceso en un modelo de gestión
institucional en la administración pública, seguir estos pasos:

Identificar los objetivos institucionales: Antes de evaluar la importancia y el impacto de

los procesos, es fundamental tener claridad sobre los objetivos que la institución busca
alcanzar. Estos objetivos pueden estar relacionados con aspectos como la eficiencia en la
prestación de servicios, la transparencia, la participación ciudadana, entre otros.
Establecer criterios de evaluación: Definir los criterios o indicadores que se estarán
utilizando para evaluar la importancia y el impacto de los procesos. Estos criterios pueden
variar según los objetivos institucionales, pero algunos ejemplos comunes incluyen la
eficiencia operativa, el cumplimiento normativo, la calidad del servicio y la satisfacción del
cliente.
Analizar la interrelación de los procesos: Examinar cómo se relacionan los diferentes
procesos entre sí y cómo contribuyen conjuntamente al logro de los objetivos
institucionales. Algunos procesos pueden ser más estratégicos y tener un impacto directo
en múltiples áreas de la administración pública, mientras que otros pueden ser más
operativos y tener un impacto más limitado.
Evaluar la contribución a los objetivos: Para cada proceso, evaluar cómo contribuye a la
consecución de los objetivos institucionales. Considerar si el proceso es fundamental para
alcanzar los resultados deseados, si tiene un impacto directo en la calidad de los servicios
públicos o si ayuda a cumplir con los requisitos legales y normativos.
Analiza el impacto en los ciudadanos: Evaluar cómo cada proceso afecta a los ciudadanos
y su satisfacción con los servicios públicos. Considerar si el proceso tiene un impacto
directo en la experiencia del ciudadano, si mejora la accesibilidad, la eficacia o la
transparencia de los servicios, o si responde a las necesidades y expectativas de los
ciudadanos.
Priorizar los procesos: Utilizando los criterios de evaluación y considerando la importancia
y el impacto de cada proceso, establecer una priorización. Identificar los procesos que
tienen un mayor impacto en el logro de los objetivos institucionales y que son críticos para
la satisfacción de los ciudadanos.
Realizar un análisis de riesgos: Además de evaluar la importancia y el impacto, es
importante considerar los riesgos asociados a cada proceso. Identificar los posibles
riesgos, como la falta de recursos, la falta de capacitación o la dependencia de
proveedores externos, y evalúa cómo estos podrían afectar la consecución de los
objetivos institucionales.
Al realizar esta evaluación, es recomendable contar con la participación de diferentes
actores dentro de la institución, incluyendo a los responsables de los procesos, a los
usuarios de los servicios y a los representantes de los ciudadanos. Esto permitirá obtener
una visión más completa y objetiva de la importancia y el impacto de los procesos en el
contexto específico de la institución.
4. Identificar los procesos sustantivos críticos para un modelo de gestión institucional en
la administración pública implica identificar aquellos procesos que son esenciales para el
funcionamiento y el logro de los objetivos de la institución. Aquí tienes algunos pasos
para realizar esta identificación:
Revisar los objetivos institucionales: Comenzar revisando los objetivos institucionales y
estratégicos de la administración pública. Estos objetivos proporcionan una guía
fundamental para identificar los procesos críticos que contribuirán directamente a su
logro.
Analizar las áreas clave de la institución: Examina las diferentes áreas de la institución,
como recursos humanos, finanzas, adquisiciones, planificación estratégica, gestión de
proyectos, atención al ciudadano, entre otras. Identificar las áreas que son fundamentales
para el funcionamiento y la prestación de servicios de la institución.
Identificar los procesos clave en cada área: Dentro de cada área identificada, identificar
los procesos clave que son necesarios para lograr los objetivos institucionales. Por
ejemplo, en recursos humanos, los procesos clave pueden incluir reclutamiento y
selección, capacitación y desarrollo, evaluación de desempeño, entre otros. En finanzas,
los procesos clave pueden ser presupuestación, contabilidad, control de gastos, entre
otros.
Considerar la interdependencia de los procesos: Analizar cómo se interrelacionan los
procesos entre sí y cómo contribuyen conjuntamente al funcionamiento general de la
administración pública. Algunos procesos pueden depender de otros para funcionar
eficazmente, y su interrupción o deficiencia puede tener un impacto significativo en el
desempeño global.
Evaluar el impacto en los ciudadanos y la prestación de servicios: Considerar cómo cada
proceso influye en la satisfacción de los ciudadanos y en la calidad de los servicios
públicos. Identifica aquellos procesos que tienen un impacto directo en la experiencia de
los ciudadanos, la eficiencia en la prestación de servicios, la transparencia y la rendición de
cuentas.
Analizar los riesgos asociados: Además de evaluar la importancia de los procesos,
considera los riesgos asociados a cada uno de ellos. Identificar los posibles riesgos que
podrían afectar negativamente la ejecución de los procesos y la consecución de los
objetivos institucionales. Por ejemplo, riesgos relacionados con la falta de recursos, la falta
de capacitación o la dependencia de tecnología obsoleta.
Priorizar los procesos críticos: Utilizando la información recopilada, establecer una
priorización de los procesos críticos. Identificar aquellos que son fundamentales para el
logro de los objetivos institucionales y que tienen un impacto significativo en la
satisfacción de los ciudadanos y la prestación de servicios públicos.
Recuerde que la identificación de los procesos sustantivos críticos puede variar según las
particularidades de cada institución y el contexto en el que se encuentre. Es importante
involucrar a los responsables de los procesos y a los miembros clave de la institución en
este proceso de identificación para obtener una perspectiva completa y precisa.

5. Cómo establecer indicadores de desempeño en los procesos sustantivos en la

elaboración de un modelo de gestión institucional
Identificar los procesos sustantivos: En primer lugar, identifica y selecciona los procesos
sustantivos que son críticos para el funcionamiento de la administración pública y el logro
de los objetivos institucionales. Estos son los procesos clave que se desea medir y mejorar.
Define los objetivos de los procesos: Para cada proceso sustantivo, establecer los
objetivos específicos que se desea alcanzar. Estos objetivos deben estar alineados con los
objetivos institucionales y ser medibles y cuantificables. Por ejemplo, si se está evaluando
el proceso de reclutamiento y selección, un objetivo podría ser "Reducir el tiempo
promedio de contratación a X semanas".
Identificar los indicadores clave de desempeño (KPI): (Un KPI es un valor cuantificable
usado en la organización para poder hacer el seguimiento y determinar el progreso de un
determinado objetivo del negocio. Los KPIs permiten que las organizaciones evalúen su
rendimiento y decidan si deben continuar con los comportamientos actuales o si necesitan
cambiar la estrategia.), los indicadores clave de desempeño son medidas específicas que
le permiten evaluar el rendimiento de un proceso. Identifica los KPI más relevantes para
cada proceso sustantivo. Por ejemplo, algunos KPI para el proceso de reclutamiento y
selección podrían ser: "Tiempo promedio de contratación", "Costo promedio por
contratación" y "Satisfacción del candidato". (investigar que es un KPI para que puedan
entender las siglas por favor)
Establecer metas y estándares de desempeño: Definir metas y estándares de desempeño
para cada indicador. Estos deben ser objetivos realistas y alcanzables, basados en datos
históricos, mejores prácticas o requisitos específicos.
Planificar la recolección de datos: Determinar cómo y cuándo se recopilarán los datos
necesarios para medir los indicadores de desempeño. Definir los métodos de recolección,
las fuentes de datos y los responsables de recopilar la información. Esto puede incluir
encuestas, sistemas de seguimiento, revisión de registros, entre otros.
Establecer un sistema de seguimiento y monitoreo: Implementar un sistema para
monitorear regularmente los indicadores de desempeño y realizar un seguimiento de los
resultados. Esto puede incluir la creación de tableros de control, informes periódicos o
reuniones de revisión de desempeño. Asegúrese de asignar responsabilidades claras a las
personas encargadas de monitorear y analizar los datos.
Analizar los resultados y toma acciones: Analizar los resultados obtenidos a través de los
indicadores de desempeño y compararlos con las metas y estándares establecidos.
Identificar las áreas de mejora y toma acciones correctivas o de mejora. Esto puede
implicar ajustes en los procesos, asignación de recursos adicionales o implementación de
mejores prácticas.
Realizar evaluaciones periódicas: Realizar evaluaciones periódicas del desempeño de los
procesos sustantivos utilizando los indicadores establecidos. Esto le permitirá realizar un
seguimiento continuo y realizar mejoras iterativas en el modelo de gestión institucional.
Recuerde que los indicadores de desempeño deben ser relevantes, medibles, alcanzables,
orientados a resultados y alineados con los objetivos institucionales. Además, es
importante asegurarse de que los datos recopilados sean confiables y consistentes para
obtener
6. Para recopilar datos y realizar análisis en el contexto de la elaboración de un modelo
de gestión institucional puede seguir los siguientes pasos:

Identificar las fuentes de datos: Determinar las fuentes de datos relevantes para cada uno
de los indicadores de desempeño establecidos. Estas fuentes pueden incluir sistemas de
información, registros administrativos, encuestas, entrevistas o cualquier otra fuente
confiable de información.
Establecer métodos de recolección de datos: Definir los métodos que se utilizarán para
recopilar los datos necesarios. Esto puede incluir la implementación de sistemas de
seguimiento, encuestas a los usuarios o recopilación de datos a través de formularios
específicos. Asegúrese de seleccionar métodos que sean factibles y efectivos para obtener
la información requerida.
Diseñar instrumentos de recolección de datos: Si es necesario, desarrollar instrumentos
como cuestionarios, formularios o guías de entrevistas para recopilar los datos. Asegúrese
de que estos instrumentos estén diseñados de manera clara y precisa, y que capturen la
información relevante para los indicadores de desempeño.
Recopilar los datos: Implementar los métodos de recolección de datos definidos y
recopilar la información necesaria. Asegúrese de seguir los procedimientos establecidos y
de registrar los datos de manera adecuada para facilitar su análisis posterior.
Verificar la calidad de los datos: Antes de realizar el análisis, verificar la calidad de los
datos recopilados. Esto implica revisar la consistencia, la integridad y la precisión de los
datos para asegurarse de que sean confiables y representativos. Realizar controles de
calidad, como la revisión de registros, la validación de datos o la comparación con fuentes
adicionales si es posible.
Realizar el análisis de los datos: Utilizar técnicas y herramientas de análisis de datos
adecuadas para examinar la información recopilada. Esto puede incluir análisis
estadísticos, análisis de tendencias, comparación de resultados con metas establecidas o
cualquier otro enfoque analítico relevante para los indicadores de desempeño.
Identificar oportunidades de mejora: Basándose en los resultados del análisis, identificar
las áreas de mayor impacto y las oportunidades de mejora en los procesos sustantivos.
Examinar los patrones, las tendencias y los puntos críticos que surjan del análisis de datos
para identificar los aspectos que requieren atención y acción.
Documentar los hallazgos: Registrar y documentar los hallazgos del análisis de datos de
manera clara y estructurada. Esto facilitará la comunicación de los resultados a los
responsables de la administración pública y permitirá un mejor seguimiento de las
acciones de mejora a implementar.
Generar informes y presentar los resultados: Elaborar informes que sinteticen los
resultados del análisis de datos y presenta los hallazgos a los responsables y partes
interesadas relevantes en la administración pública. Utiliza gráficos, tablas u otros
recursos visuales que faciliten la comprensión de la información.
Tomar acciones y realiza un seguimiento: Utilizar los resultados del análisis de datos para
tomar acciones concretas y realizar mejoras en los procesos sustantivos. Establecer un
plan de acción, asigna responsabilidades y realiza un seguimiento periódico para evaluar
el impacto de las acciones implementadas.
Recuerde que la recopilación y el análisis de datos deben ser un proceso continuo y
sistemático en el modelo de gestión institucional. Esto permitirá una mejora constante y
una toma de decisiones informada en la institución.

7. Para identificar áreas de mejora en un modelo de gestión institucional en la

administración pública, basándote en los análisis de datos, puedes seguir estos pasos:
Revisar los resultados de los indicadores de desempeño: Analizar los resultados de los
indicadores de desempeño establecidos para cada proceso sustantivo. Identificar aquellos
indicadores que muestran un bajo rendimiento o que se desvían significativamente de las
metas establecidas.
Examinar los patrones y tendencias: Analizar los datos recopilados para identificar
patrones y tendencias a lo largo del tiempo. Observar si hay fluctuaciones estacionales,
picos de rendimiento o problemas recurrentes en ciertos momentos.
Realizar análisis comparativos: Comparar los resultados obtenidos con los indicadores de
desempeño con benchmarking, es decir, con puntos de referencia o referencias externas.
Esto le permitirá determinar cómo se compara el desempeño de su administración pública
con otras instituciones similares y si existen oportunidades para mejorar y alcanzar
mejores prácticas.
Identificar cuellos de botella y demoras: Analizar los procesos sustantivos y buscar
posibles cuellos de botella, demoras o ineficiencias que puedan estar afectando el
rendimiento. Identificar las etapas o actividades que podrían estar generando demoras,
así como los factores que contribuyen a estas demoras, como la falta de recursos, la falta
de capacitación o la falta de coordinación entre áreas.
Buscar redundancias y duplicaciones: Identificar cualquier redundancia o duplicación de
actividades dentro de los procesos sustantivos. Estas redundancias pueden estar
consumiendo recursos innecesarios y generando ineficiencias. Buscar oportunidades para
simplificar y optimizar los procesos eliminando actividades redundantes.
Analizar la calidad de los procesos: Examinar la calidad de los procesos sustantivos
identificando posibles errores, defectos o problemas de cumplimiento. Considera si
existen brechas en los estándares de calidad establecidos o en los requisitos normativos y
legales.
Escuchar a los usuarios y partes interesadas: Recopilar retroalimentación de los usuarios
y partes interesadas involucradas en los procesos sustantivos. Preguntar sobre sus
experiencias, sugerencias y preocupaciones. Esto puede proporcionar información valiosa
sobre áreas específicas que requieren mejoras desde la perspectiva de quienes están
directamente involucrados.
Priorizar las áreas de mejora: Basándose en el análisis de datos y la información
recopilada, priorizar las áreas de mejora identificadas. Considerar el impacto potencial de
cada área de mejora en términos de eficiencia, efectividad y satisfacción del usuario.
También toma en cuenta la viabilidad y factibilidad de implementar mejoras en cada área.
Desarrollar un plan de acción: Una vez que se haya identificado las áreas de mejora
prioritarias, desarrollar un plan de acción detallado. Establecer objetivos específicos,
acciones concretas, responsables y plazos para cada área de mejora. Asegúrese de que el
plan de acción esté alineado con los objetivos institucionales y los recursos disponibles.
Implementar y monitorear las mejoras: Implementar las acciones definidas en el plan de
acción y realiza un seguimiento continuo para monitorear el progreso de las mejoras.
Establecer indicadores de seguimiento y evaluar regularmente los resultados para
asegurar que las mejoras se estén logrando y de que se estén obteniendo los resultados
esperados.
Recuerde que la identificación de áreas de mejora en un modelo de gestión institucional
requiere un enfoque sistemático y basado en datos. La colaboración y participación de los
equipos involucrados, así como el compromiso de la alta dirección, son fundamentales
para implementar con éxito las mejoras y lograr una administración pública más eficiente
y efectiva.

8. Para promover una cultura de mejora continua en un modelo de gestión institucional

en una institución, es importante:
Comunicar la importancia de la mejora continua: Informar a todos los miembros de la
organización sobre la importancia y los beneficios de la mejora continua. Explicar cómo la
mejora continua contribuye a la eficiencia, la efectividad y la calidad de los servicios
prestados por la administración pública.
Establecer metas y objetivos claros: Definir metas y objetivos claros relacionados con la
mejora continua. Establecer indicadores de desempeño y estándares de calidad que se
utilizarán para medir el progreso y evaluar el éxito de las mejoras implementadas.
Fomentar la participación: Involucrar a todos los empleados en el proceso de mejora
continua. Animar a los empleados a compartir sus ideas, sugerencias y preocupaciones
sobre los procesos sustantivos y cómo se pueden mejorar. Crear un ambiente donde se
valore y se escuche la opinión de cada miembro del equipo.
Promover la colaboración: Fomentar la colaboración entre diferentes áreas y niveles
jerárquicos de la organización. Establecer espacios y mecanismos de trabajo en equipo
para que los empleados puedan colaborar en la identificación y solución de problemas, el
intercambio de conocimientos y la generación de ideas innovadoras.
Proporcionar recursos y capacitación: Asegúrese de que los empleados cuenten con los
recursos necesarios para implementar mejoras. Proporcionar capacitación y desarrollo en
habilidades de mejora continua, gestión de proyectos y técnicas de resolución de
problemas. Esto ayudará a fortalecer las capacidades del equipo para identificar y aplicar
mejoras de manera efectiva.
Reconocer y recompensar el esfuerzo: Reconocer y recompensar los esfuerzos y logros
relacionados con la mejora continua. Celebrar los éxitos alcanzados y destaca los casos de
éxito que demuestren el impacto positivo de las mejoras implementadas. Esto motivará a
los empleados a seguir participando activamente en el proceso de mejora continua.
Establecer canales de retroalimentación: Crear canales de retroalimentación donde los
empleados puedan proporcionar comentarios y sugerencias de manera regular. Asegúrese
de que haya mecanismos para recopilar y evaluar esta retroalimentación de manera
sistemática, y toma acciones basadas en los comentarios recibidos.
Promover el aprendizaje y la innovación: Fomentar un ambiente de aprendizaje y
experimentación en la organización. Estimular la generación de ideas innovadoras y la
implementación de nuevas prácticas que puedan mejorar los procesos sustantivos. Apoyar
y celebrar la creatividad y la iniciativa de los empleados.
Evaluar y ajustar: Monitorear regularmente el progreso de las mejoras implementadas y
evalúa su efectividad. Realizar revisiones periódicas para identificar áreas que necesiten
ajustes o mejoras adicionales. Asegúrate de que el ciclo de mejora continua sea un
proceso continuo y adaptativo.
Liderar con el ejemplo: Los líderes de la institución deben liderar con el ejemplo y
demostrar su compromiso con la mejora continua. Participar activamente en el proceso,
brindar apoyo y recursos, y mostrar interés por las ideas y sugerencias de los empleados.
Esto ayudará a crear un entorno de confianza y motivación para la mejora continua.
Recuerde que promover una cultura de mejora continua es un proceso a largo plazo que
requiere un compromiso constante. La clave es crear un ambiente donde la mejora sea
valorada, alentada y reconocida como parte integral de la cultura organizacional en la
administración pública.

Estimados estudiantes para que ustedes tengan éxito en su cierre de maestría al elaborar
en su tiempo su portafolio académico deben tomar muy en cuenta todo este material e ir
hilando sus reflexión y pensamiento crítico en ir desarrollando por su lado una guía de
procedimiento para que pueda ser más fácil y entendible para cada uno.