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IDENTIFICACIÓN: SSSP–GEM-PLA–P–15
FECHA: 18/Oct/2021.
ED: 01
REVISIÓN: 03
AUDITORIAS
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Ing. Alan Padrón Moreno C. P. Alberto Ceja Juárez Ing. Abigail Juárez Cruz
CONTENIDO
1. OBJETIVO .................................................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE .................................................................................................................................................................... 3
3. RESPONSABILIDAD ................................................................................................................................................... 3
4. REFERENCIAS............................................................................................................................................................. 3
5. DIFUSIÓN ..................................................................................................................................................................... 4
6. METODOLOGÍA .......................................................................................................................................................... 4
AUDITORIA INTERNA ................................................................................................................................................... 4
Mecanismo para planificar, implementar y mantener un Programa de Auditorías al SASISOPA .................................... 4
Planificación de programa ................................................................................................................................................. 5
Implementación de programa............................................................................................................................................. 6
Mantenimiento de programa .............................................................................................................................................. 6
AUDITORÍAS EXTERNAS ............................................................................................................................................. 7
Realización de la Auditoria Externa .............................................................................................................................. 7
RESULTADOS DE AUDITORÍA EXTERNA ........................................................................................................... 10
Mecanismo para comunicar los resultados de las Auditorías ....................................................................................... 10
7. REGISTROS ................................................................................................................................................................ 11
8. CONTROL DE CAMBIOS ......................................................................................................................................... 11
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos a seguir para la planeación y realización de auditorías internas y externas con la
finalidad de comprobar el grado de implementación y eficacia del SASISOPA, así como proporcionar
retroalimentación a la Gerencia General en la revisión de éste y comunicar al personal los resultados
obtenidos.
2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades y procesos que integran el SASISOPA desde la elaboración del calendario de
auditorías hasta su ejecución y cierre de la auditoria, previa validación de los planes de acción generados a
partir de las no conformidades detectadas.
3. RESPONSABILIDAD
Gerencia General:
• Asegurar que el objetivo y alcance de las auditorias se cumplan, tomen en cuenta a los asuntos de
importancia dentro del SA así como los riesgos y aspectos ambientales significativos y su control.
• Seleccionar en conjunto con el Representante Técnico, el equipo auditor para auditorías internas
• Proporcionar todas las facilidades a los auditores para que puedan desarrollarse las auditorias.
• Proporcionar los recursos para atender los hallazgos detectados en las auditorias.
Representante Técnico:
• Establecer el objetivo, alcance, duración, ubicación y calendario de las auditorias.
• Determinar los procedimientos para el programa de auditoria.
• Informar al Jefe de Planta y a los auditores, la fecha en la cual se efectuará la auditoria.
Jefe de Planta:
• Atender las auditorias, en conjunto con el RT y/o Gerente General.
• Realizar el plan de acción para dar solución a los hallazgos encontrados, en conjunto con el RT y/o
Gerente General.
Auditores:
• Confirmar al RT la fecha y hora de inicio.
• Realizar la auditoria en la fecha y hora acordada.
• Efectuar la reunión de apertura, asegurando que el objetivo, criterio, alcance y método de la auditoria
queden entendidos.
• Entregar el reporte de auditoria así como las recomendaciones necesarias para la mejora del SA.
4. REFERENCIAS
5. DIFUSIÓN
Para cumplimiento de la difusión del presente procedimiento, se debe consultar el elemento 7 “Comunicación,
Participación y Consulta” identificado con el código SSSP-GEM-PLA-P-07 del Sistema de Administración.
6. METODOLOGÍA
AUDITORIA INTERNA
Mecanismo para planificar, implementar y mantener un Programa de Auditorías al SASISOPA
Se realizará 1 auditoría interna por año, y cada 2 años una auditoría externa de acuerdo con lo establecido
por la ASEA.
El Representante técnico llevara a cabo la selección de la Auditor conforme al formato Selección de auditores
SSSP-GEM-PLA-F0-1502
Plan de auditoría.
El auditor líder debe elaborar el “plan de auditoría” en sus propios formatos, en el que se indique la fecha,
hora, requerimiento del sistema y puntos a auditar, este programa se le debe comunicar al Responsable
Técnico.
Listas de Verificación.
Cada auditor o grupo auditor deben elaborar listas de verificación utilizando sus propios formatos, las cuales
deben indicar las preguntas a efectuar durante la auditoria.
Reunión de apertura.
En cada auditoria, el auditor líder debe coordinar la reunión de apertura, la cual tiene como finalidad marcar el
inicio oficial de los trabajos de auditoría y la presentación del plan, firmando los participantes en el “plan de
auditoría”.
Ejecución de la Auditoria.
Recopilación de evidencias.
Presentación de resultados.
Los resultados deben presentarse al Representante Técnico; para esto se efectúa una junta de cierre donde
se presentan las no conformidades y observaciones de la auditoria firmando los participantes en “plan de
auditoría”.
El Representante Técnico debe dar solución a las no conformidades mediante acciones correctiva.
El Representante Técnico debe presentar las acciones correctivas para su cierre, el auditor líder debe
comunicar por medio de un escrito el cierre de las no conformidades
Planificación de programa
• Determinación del alcance de la auditoria: el objetivo, alcance y duración de cada auditoría; los
factores que influyen en la eficacia del SA; los criterios de auditoría aplicables, es decir los
requisitos dados en la DACS y otros requisitos con los que la organización está comprometida;
las conclusiones de auditorías internas o externas previas; las preocupaciones de las partes
interesadas, tales como quejas de clientes o incumplimiento de los requisitos legales; los
cambios significativos para el auditado o sus operaciones; la ocurrencia de sucesos internos y
externos, tales como fallos en la operación, incidentes en materia de salud y seguridad, actos
delictivos o incidentes ambientales.
• Establecimiento de procedimientos para el programa de auditoría: tratando lo siguiente, cuando
sea aplicable: la planificación y elaboración del calendario de las auditorías; el aseguramiento
de la seguridad y confidencialidad de la información; el aseguramiento de la competencia de
los auditores; la selección de los equipos auditores apropiados y la asignación de sus funciones
y responsabilidades; la realización de las auditorías, incluyendo el uso de métodos de
muestreo apropiados; la realización del seguimiento de la auditoría, si es aplicable; la
comunicación a la alta dirección de los logros globales del programa de auditoría; y la mejora
de la eficacia del programa de auditoría.
• Identificación de los recursos del programa de auditoría: Cuando se identifican los recursos
para el programa de auditoría, se debe considerar: los recursos financieros necesarios para
desarrollar, implementar, mantener y mejorar las actividades de auditoría; los métodos de
auditoría; la disponibilidad de auditores y expertos técnicos que tengan la competencia
apropiada para los objetivos particulares del programa de auditoría; el alcance del programa de
auditoría; la disponibilidad de tecnologías de la información y comunicación.
Implementación de programa
Mantenimiento de programa
Algunos factores pueden determinar la necesidad de modificar el programa de auditoría son los siguientes:
Se debería revisar el programa de auditoría para evaluar si se han alcanzado sus objetivos. Las lecciones
aprendidas de la revisión del programa de auditoría deberían usarse como elementos de entrada para el
proceso de mejora continua para el programa.
Se deberá revisar la implementación global del programa de auditoría, identificar las áreas de mejora,
modificar el programa si es necesario.
AUDITORÍAS EXTERNAS
1. El Tercero autorizado debe designar a uno de los integrantes del Equipo Auditor como Auditor Líder
quien será el responsable de conducir la Auditoría Externa.
2. El Auditor Líder, previo a la realización de la Auditoría Externa, debe conformar un Equipo Auditor
cuya competencia sea acorde con la naturaleza y tamaño del Proyecto a auditar.
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Ing. Alan Padrón Moreno C. P. Alberto Ceja Juárez Ing. Abigail Juárez Cruz
TÍTULO:
IDENTIFICACIÓN: SSSP-GEM-PLA-P-15
3. Los miembros del Equipo Auditor deben contar con la Autorización de la Agencia como Tercero para
la realización de Auditorías Externas conforme a los requisitos de la Convocatoria que para tal efecto
emita la Agencia.
4. El Auditor Líder debe establecer el contacto inicial con el responsable del Sistema de Administración
de GEM al menos veinte días naturales antes de la Auditoría Externa, con la finalidad de proporcionar
información al Auditado sobre los objetivos, alcance y métodos de Auditoría, la composición y
funciones del Equipo Auditor, así como solicitar acceso a los documentos y registros pertinentes con
propósitos de planeación, acordar la asistencia de Observadores y la necesidad de Guías para el
Equipo Auditor.
Asimismo, el RT SASISOPA debe informar al Auditor Líder acerca de los requisitos para el acceso a
sus instalaciones. Estos requisitos deben ser cubiertos en su totalidad por el Equipo Auditor durante
todo el ejercicio de la Auditoría Externa.
5. El Auditor Líder debe preparar el Plan de Auditoría utilizando el Formato del Anexo l (SSSP-GEM-
EXP-FO-1506), basado en la documentación proporcionada por el GEM y considerando la
complejidad del proyecto a auditar. La preparación del Plan de Auditoría debe apoyarse en técnicas
de muestreo acordes a los estándares nacionales e internacionales. El Auditor líder debe hacer un
muestreo adecuado a las dimensiones del Proyecto y considerando todas las instalaciones del
mismo.
Para la elaboración del Plan de Auditoría se deben considerar los siguientes puntos:
• Objetivos de la Auditoría;
• Alcance de la Auditoría, considerando todas las instalaciones, procesos, actividades, equipos críticos y
sistemas de atención de emergencias;
• Criterios de Auditoría;
• Recorridos por parte del Equipo Auditor para la evaluación del cumplimiento de los requisitos aplicables
dentro del Alcance de la Auditoría Externa;
• Riesgos y Aspectos Ambientales significativos;
• Ubicación, fechas y duración de las actividades de Auditoría, incluyendo reunión de apertura y reunión de
cierre;
• Métodos de Auditoría;
• Riesgos identificados para la realización de la Auditoría;
• Roles y responsabilidades de los miembros del Equipo Auditor, así como de Guías, Expertos Técnicos y
Observadores;
• Asignación de recursos para las áreas críticas, cuando aplique;
• Preparativos logísticos y de comunicaciones, que incluyan los requisitos para el acceso a las instalaciones
de GEM.
• Acciones de seguimiento a partir de la información generada en Auditorías previas.
6. El Auditor Líder debe entregar al Regulado el Plan de Auditoría al menos diez días hábiles previos a
la fecha de inicio de la Auditoría Externa.
7. El Equipo Auditor debe preparar los documentos de trabajo (listas de verificación, cuestionarios,
formularios, entre otros) que sean necesarios para realizar la evaluación del cumplimiento de todos
los requisitos del Sistema de Administración durante la Auditoría Externa, los cuales deberán
contener lo siguiente:
• Los elementos que componen el Sistema de Administración.
• Los requisitos solicitados en cada uno de los elementos del Sistema de Administración;
• Los documentos de referencia empleados para evaluar la conformidad.
8. Al inicio de la Auditoría Externa, se debe realizar una reunión de apertura entre el Regulado y el
Equipo Auditor, la cual será presidida por el Auditor Líder.
9. En la reunión de apertura, se confirmará el Plan de Auditoría y se establecerán los canales de
comunicación formal entre el Equipo Auditor y el Auditado. En la reunión de apertura también podrán
aclarar dudas acerca del cumplimiento de las medidas de seguridad dentro de las instalaciones y
cualquier otra duda relacionada con la ejecución de la Auditoría Externa; se indicará como dar
cumplimento a los procedimientos de seguridad y emergencia en las instalaciones, se hará la
aclaración sobre el método de reporte de los Hallazgos y su categorización, su tratamiento durante la
Auditoría Externa, así como las condiciones bajo las cuales se puede dar por finalizada la Auditoría
Externa.
10. En el caso de que, durante el desarrollo de la Auditoría Externa, un Riesgo se manifieste y vulnere la
seguridad del Equipo Auditor en la instalación auditada, cualquier integrante del Equipo Auditor podrá
tomar la decisión de evitar el Riesgo y no continuar con la actividad o en caso de ser posible, indicar
la eliminación de la fuente del Riesgo para continuar con la actividad. Lo anterior deberá quedar
asentado en el informe de Auditoría utilizando el formato del Anexo II (SSSP-GEM-EXP-FO-1507).
11. El RT SASISOPA como el Auditor Externo podrán designar a uno o varios Observadores para
acompañar al Equipo Auditor durante la Auditoría Externa, los cuales deben abstenerse de participar
en dicho ejercicio.
12. Las actividades de Auditoría Externa deben cumplir con el Plan de Auditoría definido previamente.
Para llevar a cabo las actividades en los sitios a auditar, las entrevistas, la observación de actividades
y la revisión de documentos, el Equipo Auditor debe considerar los turnos de trabajo y el personal de
la organización, incluyendo contratistas, subcontratistas, prestadores y proveedores de servicios.
13. La Evidencia de Auditoría debe ser evaluada con base en los Criterios de Auditoría establecidos en el
Plan de Auditoría a fin de determinar los Hallazgos como Conforme, No Conforme y Oportunidad de
Mejora. Los Hallazgos y su soporte, es decir las evidencias objetivas, deben ser reportados
considerando, para el caso de evidencias documentales, los controles del documento que se trate.
Para el caso de evidencias obtenidas durante la observación de actividades o como declaración de
hechos durante las entrevistas, el Auditor deberá contar con la presencia del Guía durante dicha
observación o entrevista.
14. Los Hallazgos deben ser revisados con el Auditado a fin de obtener el reconocimiento de los mismos
y su redacción debe incluir, por lo menos, la descripción del Hallazgo, la Evidencia y el Criterio
correspondiente.
15. El Equipo Auditor debe revisar los Hallazgos y preparar las Conclusiones de la Auditoría para
presentarlas a Gerencia y RT SASISOPA en la reunión de cierre.
16. Las Conclusiones de Auditoría deben incluir el nivel de implementación del Sistema, el grado de
conformidad con los Criterios, el reconocimiento de fortalezas, las áreas de oportunidad y el
desempeño del Sistema de Administración, así como recomendaciones para la mejora.
17. En el caso de que el Equipo Auditor detecte una situación de Riesgo para la Seguridad Industrial,
Seguridad Operativa o para el Medio Ambiente en las instalaciones auditadas, debe ser reportado al
RT SASISOPA de forma inmediata e incluirse dentro del informe de Auditoría.
18. Para finalizar la Auditoría Externa, el Auditor Líder convocará a una reunión de cierre, para informar
acerca de los resultados generales y las Conclusiones de la Auditoría Externa.
En esta reunión deben estar presentes:
• El Equipo Auditor, presidido por el Auditor Líder, quien debe dirigir la reunión;
• La Alta Dirección de GEM, y
• El Representante Técnico SASISOPA.
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Ing. Alan Padrón Moreno C. P. Alberto Ceja Juárez Ing. Abigail Juárez Cruz
TÍTULO:
IDENTIFICACIÓN: SSSP-GEM-PLA-P-15
Cualquier opinión distinta a los Hallazgos y/o a las Conclusiones de la Auditoría Externa entre el Equipo
Auditor y el Regulado, debe discutirse y resolverse en la reunión de cierre. En el caso de que persista la
discrepancia entre las partes, el Auditor Líder debe asentarlo en el informe de Auditoría.
1. El informe de Auditoría será elaborado por el Auditor Líder y debe asentarse en el formato del Anexo II
(SSSP-GEM-EXP-FO-1507
2. El Auditor Líder debe entregar el informe de Auditoría al RT SASISOPA, fechado, revisado y aprobado, en
un plazo que no excederá cinco días hábiles posteriores a la fecha de la reunión de cierre de la Auditoría
Externa.
3. Una vez recibido el informe de Auditoría Externa, el Regulado debe elaborar un Plan de Atención de
Hallazgos, con base en el Formato del Anexo III (SSSP-GEM-EXP-FO-1508)
4. El RT SASISOPA debe entregar el informe de Auditoría y el plan de atención de Hallazgos a la Agencia de
acuerdo con lo establecido en las Disposiciones administrativas de carácter general que establecen los
lineamientos para la conformación, implementación y autorización de los Sistemas de Administración de
Seguridad Industrial, Seguridad Operativa y Protección al Medio Ambiente que para tal efecto emita la
Agencia.
El auditor junto con el RT, entregan a la Gerencia y al Jefe de Planta una copia del reporte de auditoría una
vez concluida ésta (incluyendo las no conformidades si las hubiese). Además, solicita el plan de acción para
las no conformidades encontradas, el cual debe ser entregado en un lapso de 15 días hábiles a partir de la
fecha que indica el Reporte de Auditoria al SASISOPA.
El RT revisa el contenido de dicho reporte y asigna el responsable de corregir cada una de las no
conformidades encontradas.
El RT es el responsable de informar del resultado de las auditorías internas de acuerdo con el puesto:
De forma general se colocará un informe con el plan de acción derivado en el pizarrón informativo.
El Representante Técnico con apoyo de la Gerencia General y demás personal que ésta considere
pertinente, revisarán el presente procedimiento para asegurar que se mantiene adecuada a las características
del permiso de Gas de Ezequiel Montes, S.A. de C.V.; esta revisión se realizara al menos una vez al año y se
deberá conservar el registro correspondiente.
7. REGISTROS
El registro de la mejora continua es retenido por el coordinador del SASISOPA durante 2 años. Los registros
relacionados con el proyecto son archivados conforme lo establecido en el procedimiento control de
documentos y registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS