REGISTRO DE LA REUNIÓN DE APERTURA

FECHA 4/09/23
EMPRESA UNIVERSIDAD LIBRE SEDE EL BOSQUE
HORA DE INICIO 07:30:00 a. m.

LUGAR KR 70 53 40 HORA DE CIERRE 05:00:00 p. m.

TEMAS A TRATAR DESCRIPCIÓN

1. Presentación del equipo auditor y Se reaiza formalización del proceso de auditoría a traves del plan de auditoría y presentación de los auditados y del auditor, socializando los
sus funciones en la auditoria. parametros de ejecución de la actividad.

Se realiza presentación de los asistentes a la reunión de apertura, así como la presentación de la actividad economica de la organización,
2. Presentación del auditado
consistente en la prestación de servicios de educación superior.

Esta actividad busca apoyar a la organización de manera objetiva en la detección de oportunidades de mejora que se puedan evidenciar
3. Explicación de la imparcialidad
durante el proceso de auditoría, con el fin de brindar aportes al fortalecimiento de la gestión y el desempeño ambiental de la empresa.

Verificación del plan de auditoría (incluyendo el tipo, el alcance, los objetivos y criterios de auditoria), documentos y registros que se van a
revisar a lo largo de la auditoría, cualquier cambio y otros acuerdos con la empresa auditada como son horarios de visita a la planta, hora de
4. Confirmación del Plan de Auditoría
reunión de cierre, reuniones intermedias entre el equipo auditor y la dirección quedarán plasmados en este ítem.
Una vez validados el alcance, los objetivos y criterios de auditoría, se mantiene el plan de auditoría establecido.

Se verificaran las fuentes y soportes que garanticen el cumplimiento de los criterios de la lista de verificación PREAD.

Se informa acerca del seguimiento al cumplimiento normativo ambiental respecto a las obligaciones ambientales aplicables, el cual se verificará
en el recorrido a la planta, cualquier desviación será contenida en el informe y deberá ser corregida en los 3 días habiles siguientes al ejercicio
de la auditoria, enviando las evidencias respectivas a los correos de la coordinación del PREAD.

Se informa que el PREAD evalúa el mejoramiento o sostenimiento que tienen los indicadores de desempeño ambiental, esta valoración se
5. Presentación del método y genera automáticamente con la herramienta de verificación y el método de cálculo se encuentra publicado en la Guía metodológica para la
procedimiento para realizar la postulación de los participantes al PREAD.
auditoría.
Se informan los ítems que serán evaluados directamente por el equipo base PREAD: 1.3. b (1), 1.4. c (únicamente el puntaje, la revisión de
actividades por programa la lleva a cabo el auditor), 1.4. d y 2.2, de la lista de verificación.

Así mismo, al final del ejercicio en el acta de cierre se entregarán las conclusiones del ejercicio de auditoría, sin embargo, es recomendable que
las personas designadas por la empresa auditada tomen sus notas. El informe definitivo lo remitirá la coordinación del PREAD previa inclusión
de las valoraciones de los ítem faltantes ( 1.4 c (medición con su sector o consigo mismo) y componente 2).

6. Confirmación de que durante la
auditoría se mantendrá informado al
auditado sobre el progreso de la
auditoria y cualquier inconveniente
encontrado.
Se informa de la comunicación que el auditor líder mantendrá con el auditado en el desarrollo de la agenda de auditoría, informando los
progresos y/o inconvenientes encontrados.
Si la empresa auditada tiene preguntas que el equipo auditor no pueda resolver en el desarrollo de la agenda, se remitirá la respuesta por
correo electrónico, las cuales quedarán consignadas en el numeral 6 del acta de cierre de la auditoría.

NC: No conformidad
7. Información sobre la catalogación
OP: Oportunidad de mejora
de los hallazgos.
Conforme

8. Confirmación de procedimientos de
protección de la seguridad y salud
La empresa presenta y confirma los protocolos de protección de la seguridad y salud ocupacional, emergencia, seguridad física y áreas
ocupacional, emergencia y seguridad
restringidas. Así mismo, toma nota de tallas e información necesaria para el suministro de elementos de protección personal cuando se requiera
física para el equipo auditor y de
de acuerdo a la agenda.
áreas de acceso restringido, si las
hay.

PREAD: El equipo auditor se compromete a mantener confidencialidad de la información que el auditado suministre y a seguir las instrucciones
para su seguridad.
9. Compromisos
EMPRESA: Se compromete a atender la auditoria con disposición y diligencia, así mismo con el suministro veraz de la información que se
solicite.

La auditoría se puede terminar por causas de fuerza mayor como desastres naturales o pérdida de las condiciones de seguridad o de salud.

10. Información acerca de las Por evidente falta de disposición para atender la auditoría (esperas largas por parte del equipo auditor para validar la conformidad de los
condiciones bajo las cuales se puede criterios que dilaten el ejercicio previamente planeado, ausencia de información que permita la continuación del ejercicio). Obstrucción de la
terminar o no realizar la auditoría. jornada a través de la generación de conflictos (que no se lograron subsanar en el desarrollo) por cualquiera de las dos partes). Por no atender
la auditoría (situaciones en donde el auditado manifieste no estar enterado de la programación de la auditoría por los motivos que se les
pudiesen presentar, para este caso no se reprograma la auditoría).

El conducto regular es la coordinación PREAD quién generará el tratamiento y respuesta a la solicitud que se presente.
11. Procedimiento para presentar
NOTA. La Resolución 00313 de 2022 “Por la cual se regula la operación del Programa de Excelencia Ambiental Distrital – PREAD, y se toman
observaciones, apelaciones, quejas,
otras determinaciones”, establece en el artículo 11 las causales de rechazo de la postulación (imposición de sanciones en firme, medidas
reclamos, felicitaciones o sugerencias.
preventivas, mas de tres inicios de apertura de procesos sancionatorios o cuatro o más conceptos técnicos negativos), este proceso de revisión
será permanente desde la postulación hasta la fecha del reconocimiento.

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 REGISTRO DE LA REUNIÓN DE APERTURA

12. Respuestas a inquietudes o

El Auditor Líder responde las inquietudes o solicitudes de aclaración que presente el auditado y los asistentes a la reunión de apertura.
aclaraciones.

13. Observaciones del Representante

No se generan observaciones por parte de la empresa.
de la Empresa

La Secretaría Distrital de Ambiente (SDA) agradece su participación al PREAD y valora los esfuerzos y el compromiso ambiental que esto
14. Observaciones de los Auditores
refleja. Por acuerdo previo en el plan de auditoría, los porcentajes establecidos para evaluar la mejora en los indicadores son los siguientes:

ENERGÍA TÉR. ENERGÍA TÉR.

CONSUMO DE AGUA ENERGÍA ELÉCTRICA RESIDUOS PELIGROSOS TOTAL
FUENTES FIJAS FTES MÓVILES

40% 40% NO APLICA NO APLICA 20% 100%

Los asistentes a la reunión de apertura son:

NOMBRE COMPLETO C.C.

Rafel de la Rosa 1.014.218.906

Luisa Fernanda Prias 1.001.345.411

Anggie Lorena Moreno Rincón 1.022.439.007

Alfonso Muñoz Vargas 1.014.263.406

Firma Representante
Firma del Auditor / Gerente de la
empresa

Nombre completo Raúl Tafur Alzate Nombre completo Rafel de la Rosa

C.C. 79.851.367 C.C. 1014218906

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