PD-MT-01 Digitacion V11

Digitación. PD-MT-01.
Versión 11.
Vigente desde:
15-08-2019.
Procedimiento Documentado
Digitación.
GERENCIA DE MANTENCIÓN.
LA COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA “NO CONTROLADA” Y TIENE

VIGENCIA SOLO EN LA FECHA QUE FUE IMPRESA.
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1 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO.
Definir el proceso de emisión, tratamiento y cierre para los registros generados a través del
Sistema OMIS y OPCOF (Mantencion) que poseen los talleres de STP Santiago S.A.
2 ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO.
Este procedimiento es aplicable a todos los registros emanados del Sistema OMIS y OPCOF
(Mantencion).
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
Sistema OMIS: Plataforma informática en la cual se generan ordenes de trabajo y almacena toda la
información que deriva de estas. De este sistema se puede obtener el historial de los buses.
Sistema OPCOF: Plataforma informática que contiene la totalidad de los módulos correspondientes al área de
Mantencion, efectiva para la generación de registros asociados a los procesos de mantenimiento.
Panel de Control: Modulo de control desde el cual se realiza la totalidad de las acciones asociadas a la
ejecución del mantenimiento como por ej: Ordenes de trabajo, asistencia del personal, carga de tareas, vales
de consumo, órdenes de reparación, resumen de cumplimiento, etc.
Solicitud de Reparación: Documento externo necesario para la generación de una Orden de Trabajo, su
codificación como Documento Externo es (E-01).
Orden de Trabajo Preventiva: Formulario de registro único, en el cual queda consignada toda la información
referente a la reparación del bus. Su codificación en el Sistema de Gestión de Calidad es (F-MT-08).
Pautas de Mantenimiento: Conjunto de actividades preventivas periódicas, que tienen como finalidad el
mantenimiento de la flota de acuerdo al estándar exigido por el fabricante.
Orden de Trabajo Correctiva: Formulario de registro único, en el cual queda consignada toda la información
referente a la reparación del bus. Su codificación en el Sistema de Gestión de Calidad es (F-MT-07).
Check List mantención: Formato generado para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de
un listado de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de manera sistemática, de igual forma, asegura
que el personal técnico no olvide nada importante.

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Vale de Consumo (Repuestos o Insumos): Registro utilizado para solicitar repuestos o insumos en la bodega
de taller y Centro de Distribucion Gabriela.
Vale de Partes y Piezas: Registro utilizado para solicitar partes o piezas reparadas en el pañol de taller.
Orden de Reparación Interna (ORI): Formulario para registro anexo a la orden de trabajo, en el cual se
detallan las reparaciones de un bus o un componente realizadas dentro de los talleres de STP Santiago. Su
codificación en el sistema de gestión de calidad es (F-MT-09).
Reparación Externa (ORE): Formulario para registro anexo a la orden de trabajo, en el cual se detallan las
reparaciones de un bus o un componente que no puede ser reparado en los talleres de STP Santiago, motivo
por el cual se procede a la coordinación de la reparación en un taller externo o prestación de servicio en
dependencias de STP Santiago, su codificación en el sistema de gestión de calidad es (F-MT-10).
Registros Manuales: Al momento de emitir una orden de trabajo, se pueden dar las siguientes condiciones:
No existe energía eléctrica o el sistema OMIS no se encuentra disponible. En ambos casos se debe emitir una
orden de trabajo manual (F-MT-11) la cual debe contener toda la información necesaria y correctamente
registrada, la orden de trabajo manual se debe ingresar al Sistema OMIS una vez que retorne la energía
eléctrica.
4 RESPONSABILIDADES.
Jefe de Taller: Responsable de controlar la correcta ejecución de este procedimiento y apoyar las actividades
descritas en el mismo.
Digitador OMIS: Responsable de la emisión, entrega, recibo, cierre y almacenamiento de los registros del
sistema OMIS, de igual forma, es responsable de mantener actualizado el control de los buses en taller en el
sistema OPCOF, asignar y cerrar las tareas en el sistema según requerimiento del jefe de mecánicos o jefe de
taller y de imprimir los vales de consumo solicitados por el personal técnico.
Jefe de Mecánicos: Responsable de la distribución de los trabajos a realizar por el personal a su cargo, de
retroalimentar al digitador en lo que respecta a la asignación y cierre de tareas en el sistema, de autorizar la
solicitud de repuestos o partes y piezas, de efectuar el control final a cada uno de los trabajos ejecutados por el
personal técnico y de toda la documentación asociada al procedimiento.
Asistente de Planificación: Responsable de coordinar los envíos de buses o componentes a talleres externos
e internos, de igual forma, debe monitorear los sistemas OPCOF y OMIS.

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DESCRIPCIÓN DE LAS
ACTIVIDADES

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5 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES.

5.1 GENERACION ÓRDENES DE TRABAJO.
La totalidad de las actividades desde la generación hasta el cierre de la Orden de Trabajo, se

detallan en el procedimiento de Mantención Correctiva (PD-MT-03) y Mantencion Preventiva (PD-
MT-02).
Actividad. Responsable(s) actividad. Responsable proceso.

Cof Central (Operaciones) Cof Central. Jefe de taller.
genera solicitud de reparación
por sistema en modulo “Buses
en taller M” y de forma física
hace entrega de la solicitud al
conductor del bus.
Obs! En esta etapa el digitador

visualizara en el sistema la
solicitud de reparación en
estado “Nuevo”.
Conductor del bus hace Conductor del bus. Jefe de taller.

entrega de la solicitud de
reparación (física) timbrada al
Digitador, para que este
genere la OT.
Digitador. Jefe de taller.
Digitador verifica que la
solicitud se encuentre en
conformidad con todos los
datos requeridos y genera la
Orden de Trabajo.
Digitador. Jefe de taller.
Digitador ordena y clasifica las
OT por fallas (sistema), a la
espera que el Jefe de
Mecanicos distribuya las
tareas.

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Obs 1! Si en el sistema se evidencia buses en estado nuevo y la solicitud de reparación física no

llega a digitación en un plazo de 15 minutos, el digitador informara al jefe de taller para que este
gestione el cierre de la solicitud.
5.2 EMISION DE VALES DE CONSUMO (REPUESTOSY PARTES Y

PIEZAS).
Repuesto.
Actividad. Responsable actividad. Responsable proceso.

Personal técnico previa Personal Técnico. Digitador.
autorización del jefe de
mecánicos o jefe de taller,
solicita al digitador la emisión
de vales de consumo por los
repuestos que se van a utilizar
en la ejecución del
mantenimiento.
Digitador procede a la emisión Digitador. Digitador.
de los vales de consumo para
que el personal técnico pueda
retirar los repuestos en la
bodega.
Observación! Es responsabilidad del Jefe de mecánicos verificar y dar conformidad que los
repuestos solicitados por el personal técnico, son los necesarios para la ejecución del
mantenimiento mediante la firma del vale de consumo.
Partes o piezas.
Actividad. Responsable actividad. Responsable proceso.

Personal técnico previa Personal Técnico. Digitador.
autorización del jefe de
mecánicos o jefe de taller,
solicita al pañol de taller la
emisión de vales de consumo
por las partes o piezas que se
van a utilizar en la ejecución
del mantenimiento.

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Pañol de taller procede a la Pañol de Taller. Digitador.

emisión de los vales de
consumo para que el personal
técnico pueda retirar las partes
o piezas necesarias para el
mantenimiento.
Observación! Es responsabilidad del Jefe de mecánicos verificar y dar conformidad que las
partes y piezas solicitadas por el personal técnico, son las necesarias para la ejecución del
mantenimiento mediante la firma del vale de consumo.
5.3 GENERACION ORE (ORDEN DE REPARACION EXTERNA).

Amerita cuando un bus o componente no puede ser reparado en las instalaciones de STP
Santiago y se procede al requerimiento de los servicios por parte de un proveedor externo, esto se
puede presentar de dos maneras:
a) El bus o componente se envía a las instalaciones del proveedor.

b) El proveedor realiza el servicio en los talleres de STP Santiago.
Nota! La totalidad de actividades desde la generación hasta el cierre de la ORE (Orden de

reparación externa) se detallan en el procedimiento de Mantención Correctiva (PD-MT-03).
Bus o componente enviado a instalaciones del Proveedor.
Actividad. Responsable(s) actividad. Responsable(s) proceso.

Personal técnico previa Personal técnico. Jefe de Taller.
autorización del Jefe de
mecánicos Jefe de Taller,
solicita al digitador la
generación de una ORE.
Digitador genera la ORE y se Digitador. Jefe de Taller.
la entrega al Jefe de taller,
quien deberá dar conformidad
del registro y de las
reparaciones a efectuar.
Con la ORE realizada se Asistente de Planificacion. Jefe de Taller.
procede al envío del bus o
componente al taller externo
que ejecutara las respectivas
reparaciones.

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La ORE se imprime en dos Digitador. Jefe de Taller.

copias las cuales son enviadas
al proveedor, una de estas
deberá retornar con el bus o
componente reparado.
Los trabajos o acciones Proveedor. Jefe de Taller.

efectuadas por el taller externo
deben quedar detallados en la
O.R.E correspondiente.
Una vez que los trabajos Asistente de Planificacion. Jefe de Taller.

fueron efectuados en el taller
externo, el Asistente de
Planificación coordina el
retorno del bus o componente
al taller de origen con la
documentación asociada
(ORE).
Cuando el bus o componente Jefe de Taller. Jefe de Taller.

retorna al taller de origen el Jefe de Mecanicos.
Jefe de Mecánicos o Jefe de
Taller debe dar conformidad
de los trabajos efectuados por
el proveedor externo.
Ya ejecutada esta acción, el Jefe de Taller. Jefe de Taller.

Jefe de taller o Jefe de Jefe de Mecanicos.
Mecánicos hace entrega de la
ORE al área de Digitación para
su cierre en el sistema.
Con toda la documentación en Digitador. Jefe de Taller.

conformidad el digitador
procede a cerrar el proceso en
el sistema.

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Una vez efectuado el cierre del Digitador. Jefe de Taller.

proceso en el Sistema, el
digitador timbra la orden de
trabajo con la leyenda
“DIGITADO” actualiza el
control de buses en taller y
procede a archivar la OT en la
caja de almacenamiento
correspondiente según el tipo
de mantención.
Nota 1! Es responsabilidad del digitador verificar que los registros (OT y ORE) estén completos,
de no ser así, tiene la facultad de interrumpir el proceso y deberá informar de manera inmediata al
Jefe de mecánicos en primera instancia y al Jefe de Taller en segunda instancia las desviaciones
correspondientes.
Nota 2! Es responsabilidad del Jefe de mecánico y Jefe de taller asegurar que la información de
los registros asociados al proceso este completa y claramente definida, por ejemplo:
Registro ORE.
 Descripción clara de la falla del componente o del bus.

 Registro de la fecha de instalación del componente.
 Registro completo del formato.
Nota 3! La ORE (Orden de Reparación Externa) debe ser firmada por el Jefe de Taller, Jefe de
mecánicos y Asistente de Planificacion.
Nota 4! Si se debe enviar un bus a taller externo, el Jefe de Mecánicos o Asistente de Planificacion
gestionaran un Conductor.
Nota 5! Mientras dure el proceso de reparación externa, la orden de trabajo debe quedar abierta
en el Sistema OMIS (en el caso de los buses) y la OT física debe quedar retenida en la sala de
digitación, a la espera de ser solicitada por el Jefe de taller una vez que el bus o componente
retorne del Taller Externo.

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El proveedor realiza el servicio en los talleres de STP Santiago.

La coordinación con el Jefe de Taller. Jefe de Taller.
proveedor externo es realizada Asistente de Planificación.
por el Jefe de Taller o
Asistente de Planificacion.
Una vez efectuada la Asistente de Planificación. Jefe de Taller.

coordinación con el proveedor Digitador.
externo, se procede a la
generación de la O.R.E (Orden
de reparación externa)
asociada a la OT del bus.
Los trabajos o acciones Proveedor. Jefe de Taller.
efectuadas por el proveedor
externo deben quedar
detallados en la OT y/o en la
hoja de visita del Proveedor.
El trabajo efectuado por el Jefe de Taller. Jefe de Taller.

proveedor externo debe ser Jefe de Mecanicos.
validado por el Jefe de Taller.

procede a cerrar la ORE en el
sistema.
Nota 1! La evaluación del proveedor externo debe ser realizada por el Jefe de Taller o Jefe de
mecánicos.
Nota 2! La O.R.E y hoja de visita del proveedor cuando amerite, debe ser enviada por el Asistente
de planificación a la oficina de la gerencia de Mantencion para el registro en el formulario “Control
de reparación externa (RP-15)”.

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5.4 GENERACION ORI (ORDEN DE REPARACION INTERNA).
La generación de una orden de reparación interna amerita cuando un Bus o Componente es

factible de reparar en las Instalaciones de STP Santiago (no taller de origen), este se puede
presentar de dos maneras:
 Envío de componente o parte y pieza.

 Envío de buses a taller Interno.
Nota 1! La totalidad de actividades desde la generación hasta el cierre de la ORI (Orden de

reparación interna) se detallan en el procedimiento de Mantención Correctiva (PD-MT-03) y
Mantencion Preventiva (PD-MT-02).
Nota 2! Las actividades relacionadas al envío de componentes o partes y piezas se encuentran

detalladas en el procedimiento de Pañol.
Envío de buses a taller Interno.
Se inicia cuando en el taller de origen del bus no se cuenta con la capacidad física o técnica para
llevar a cabo una determinada reparación.

La coordinación para enviar un Jefe de Taller. Jefe de Taller.
bus a reparar a otro taller de la
empresa debe ser realizada
entre los Jefes de Taller o
Jefes de mecánicos
respectivos (Taller solicitante y
taller de destino).
Una vez realizada la Digitador: Genera la ORI Jefe de Taller.

coordinación entre los Jefes de (Orden de reparación interna).
Taller o Jefes de mecánicos, el
digitador procede a la
generación de la ORI (Orden
de reparación interna).
En esta etapa se hace entrega Conductor: Traslada el bus Jefe de Taller.
de la ORI (orden de reparación con la ORI respectiva.
interna) al conductor para que
traslade el bus al taller
designado.

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Los trabajos o acciones Personal técnico del taller que Jefe de Taller.
efectuadas por el taller efectúa la reparación.
designado deben quedar
detallados en la O.R.I
correspondiente.
Una vez que los trabajos Asistente de Planificacion. Jefe de Taller.

fueron efectuados en el taller
Interno, el Asistente de
Planificación coordina el
retorno del bus al taller de
origen con la documentación
asociada (ORI).
Cuando el bus retorna al taller Jefe de Taller. Jefe de Taller.

de origen el Jefe de Mecánicos Jefe de Mecanicos.
o Jefe de Taller debe dar
conformidad de la reparación
efectuada.
Ya ejecutada esta acción, el Jefe de Taller. Jefe de Taller.
Jefe de taller o Jefe de Jefe de Mecanicos.
Mecánicos hace entrega de la
ORI al área de Digitación para
su cierre en el sistema.
procede a cerrar el proceso en
el sistema.
Una vez efectuado el cierre del Digitador. Jefe de Taller.

proceso en el Sistema, el
digitador timbra la orden de
trabajo con la leyenda
“DIGITADO” actualiza el
control de buses en taller y
procede a archivar la OT en la
caja de almacenamiento
correspondiente según el tipo
de mantención.
Nota 1! Es responsabilidad del digitador verificar que los registros (OT y ORI) estén completos, de
no ser así, tiene la facultad de interrumpir el proceso y deberá informar de manera inmediata al

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Versión 11.
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15-08-2019.
Jefe de mecánicos en primera instancia y al Jefe de Taller en segunda instancia las desviaciones
correspondientes.
Nota 2! Es responsabilidad del Jefe de mecánico y Jefe de taller asegurar que la información de
los registros asociados al proceso esté completa y claramente definida, por ejemplo:
Registro ORI.
 Descripción clara de la falla del bus.

 Registro completo del formato.
Nota 3! La ORI (Orden de Reparación Interna) debe ser firmada por el Jefe de Taller, Jefe de
mecánicos y Asistente de Planificacion.
Nota 4! Si se debe enviar un bus a taller interno, el Jefe de Mecánicos o Asistente de Planificacion
gestionaran un conductor para efectuar el traslado.
Nota 5! Mientras dure el proceso de reparación interna, la orden de trabajo debe quedar abierta en
el Sistema OMIS (en el caso de los buses) y la OT física debe quedar retenida en la sala de
digitación, a la espera de ser solicitada por el Jefe de Mecánicos una vez que el bus retorne del
taller interno en el cual fue reparado.
Gestión del riesgo.
Al momento de emitir la Orden de Trabajo pueden darse las siguientes condicionales:
1) Corte de energía eléctrica.

2) Sistema OMIS no se encuentra Operativo.
En ambos casos se debe trabajar con los registros manuales existentes hasta que el sistema se
reestablezca.

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6 REGISTROS.
6.1 CONTROL DE LOS REGISTROS.
NOMBRE LUGAR DE PERIODO

CODIGO COMPLETA REGISTRO
DOCUMENTO ARCHIVO ARCHIVO
Solicitud de Oficina de
E-01. COF Central. 3 meses.
reparación. Digitacion.
Orden de trabajo Oficina de 3 meses.
F-MT-07. Personal Técnico.
correctiva. Digitacion.
Orden de trabajo Oficina de 3 meses.
F-MT-08. Personal Técnico.
preventiva. Digitacion.
Vale de consumo Oficina gerencia 3 meses.
F-MT-28. Digitador.
repuesto. de Mantencion.
Jefe de taller, jefe de 3 meses.
Orden de reparación Oficina de
F-MT-09. mecánicos o asistente de
interna. Digitacion.
planificación.
Jefe de taller, jefe de Oficina Gerencia 3 meses.
Orden de reparación
F-MT-10. mecánicos o asistente de de Mantencion y
externa.
planificación. taller Gabriela.
6.2 REFERENCIAS.
Procedimientos. Código.
Mantencion Preventiva. (PD-MT-02).
Mantencion Correctiva. (PD-MT-03).
Planificacion. (PD-PM-01).
Compras. (PD-PM-02).
Procedimiento servicio no conforme. (PD-GC-02).

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7 REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
Elaboró: Jorge Candia C. Revisó: Mauricio Herrera N. Aprobó: Hugo Ruz F.

Coordinador de calidad. Sub Gerente de mantención. Gerente de mantención.

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8 MODIFICACIONES AL PROCEDIMIENTO.
FECHA. DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
25-07-2010. Se realizan modificaciones en el Nombre del Procedimiento y los puntos: 1

Objetivo, 2 Alcance: 3.Términos y Definiciones, 4. Responsabilidades, 5.
Actividades, 6. Registros y 7. Referencias.


24-09-2012. Se realizan modificaciones en los puntos: 1 Objetivo, 2 Alcance: 3.Términos y

Definiciones, 4. Responsabilidades, 5. Actividades y 6. Registros. Se modifica
el nombre del responsable del proceso.
10-09-2013. Se cambia nombre al Procedimiento. Se incorpora marca de Certificación.
08-09-2014. Se realizan modificaciones al punto 5.1 referente a la permanencia de la OT

en el bus mientras dure la reparación.
30-09-2015. Se realizan modificaciones en la redacción y en el código de la

documentación. Se cambia nombre del procedimiento a Digitación OMIS.
01-03-2017. Se realiza revisión y modificación en la redacción. Se eliminan las menciones

a la Asistencia en Ruta y Procedimiento de Rep. Externa
15-07-2018. Se cambia código de la documentación.
15-08-2019. Se modifican actividades y responsabilidades producto de los avances en la

implementación del sistema STP OMIS.

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15-08-2019.

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1 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO.

2 ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO.

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LA COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA “NO CONTROLADA” Y TIENE

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5 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES.

La totalidad de las actividades desde la generación hasta el cierre de la Orden de Trabajo, se

Actividad. Responsable(s) actividad. Responsable proceso.

Obs! En esta etapa el digitador

Conductor del bus hace Conductor del bus. Jefe de taller.

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Obs 1! Si en el sistema se evidencia buses en estado nuevo y la solicitud de reparación física no

5.2 EMISION DE VALES DE CONSUMO (REPUESTOSY PARTES Y

Actividad. Responsable actividad. Responsable proceso.

Actividad. Responsable actividad. Responsable proceso.

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Pañol de taller procede a la Pañol de Taller. Digitador.

5.3 GENERACION ORE (ORDEN DE REPARACION EXTERNA).

a) El bus o componente se envía a las instalaciones del proveedor.

Nota! La totalidad de actividades desde la generación hasta el cierre de la ORE (Orden de

Bus o componente enviado a instalaciones del Proveedor.

Actividad. Responsable(s) actividad. Responsable(s) proceso.

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La ORE se imprime en dos Digitador. Jefe de Taller.

Los trabajos o acciones Proveedor. Jefe de Taller.

Una vez que los trabajos Asistente de Planificacion. Jefe de Taller.

Cuando el bus o componente Jefe de Taller. Jefe de Taller.

Ya ejecutada esta acción, el Jefe de Taller. Jefe de Taller.

Con toda la documentación en Digitador. Jefe de Taller.

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Una vez efectuado el cierre del Digitador. Jefe de Taller.

 Descripción clara de la falla del componente o del bus.

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El proveedor realiza el servicio en los talleres de STP Santiago.

Actividad. Responsable(s) actividad. Responsable(s) proceso.

Una vez efectuada la Asistente de Planificación. Jefe de Taller.

El trabajo efectuado por el Jefe de Taller. Jefe de Taller.

Con toda la documentación en Digitador. Jefe de Taller.

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5.4 GENERACION ORI (ORDEN DE REPARACION INTERNA).

La generación de una orden de reparación interna amerita cuando un Bus o Componente es

 Envío de componente o parte y pieza.

Nota 1! La totalidad de actividades desde la generación hasta el cierre de la ORI (Orden de

Nota 2! Las actividades relacionadas al envío de componentes o partes y piezas se encuentran

Envío de buses a taller Interno.

Actividad. Responsable(s) actividad. Responsable(s) proceso.

Una vez realizada la Digitador: Genera la ORI Jefe de Taller.

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Una vez que los trabajos Asistente de Planificacion. Jefe de Taller.

Cuando el bus retorna al taller Jefe de Taller. Jefe de Taller.

Una vez efectuado el cierre del Digitador. Jefe de Taller.

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 Descripción clara de la falla del bus.

Gestión del riesgo.

Al momento de emitir la Orden de Trabajo pueden darse las siguientes condicionales:

1) Corte de energía eléctrica.

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6.1 CONTROL DE LOS REGISTROS.

NOMBRE LUGAR DE PERIODO

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7 REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

Elaboró: Jorge Candia C. Revisó: Mauricio Herrera N. Aprobó: Hugo Ruz F.