Procdimiento Etapa 1.5 OPN v2.1

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
COASIN CHILE S.A.

CALIDAD - MEDIO AMBIENTE - SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Tipo Documento Área Código Versión Ejemplar
PROCEDIMIENTO OPERATIVO NEGOCIOS IT-OPN-CSN-01 2.1 DIGITAL
OPN FASE 1.5
PROPÓSITO
El presente documento tiene el propósito de instruir sobre la utilización del sistema de
gestión de Oportunidades de Negocio (OPN en adelante) implementado en la plataforma
Sharepoint.
ALCANCE
Aplica al marco de los métodos de trabajo de los Account Managers, Jefes de Preventa,
Ingeniero de preventa y Gerentes que sean partícipes de a lo menos una Oportunidad de
Negocio registrada en el sistema. Además contiene los reportes que hoy se encuentran
operativos.
En este contexto se especifican los siguientes casos de uso:
o Creación de una OPN con solicitud de preventa
o Solicitud de preventa post creación de la OPN
o Asignación de ingenieros de preventa
o Carga de documentos
o Registro de horas de preventa
o Registro de líneas de producto
o Cambio de estado y/o cierre de una Oportunidad de Negocio
o Visualización y extracción de reportes
Lo expuesto en el presente documento es aplicable sólo a la fase 1.5 del sistema en
curso. Cuando entre en vigencia la etapa 2 del sistema, este documento quedará
automáticamente obsoleto, y será reemplazado por una nueva versión con foco en las
funcionalidades propias de la fase 2 de OPN.
Revisó Aprobó Inicio Vigencia
JORGE MONTENEGRO LUIS MACHMAR

23-05-2016
Ingeniero de Procesos Subgerente de Software
Copia Oficial del documento se encuentra disponible en http://sgi.coasin.cl

Si este documento es impreso o descargado, se considera COPIA NO CONTROLADA
OPN FASE 1.5
INTRODUCCIÓN
La etapa 1.5 del sistema tiene como objetivo mejorar las funcionalidades inicialmente
construidas, realizando el foco en lo siguiente:
 La Elaboración de la Propuesta es colaborativa entre el Account Manager, Jefe de Preventa
y los Ingenieros de Preventa asignados a la oportunidad. En este sentido, los tres roles
principales poseen el siguiente alcance en el proceso de esta fase:
AM: Es el responsable del registro/OPN, tiene acceso completo al formulario,
exceptuando la sección de Preventa. El AM podrá editar los datos habilitados en cualquier
momento mientras el registro esté abierto.
Jefe Preventa: Es el responsable de la sección/Tab “Preventa” del formulario. El Jefe de
Preventa tiene la facultad de asignar ingenieros de preventa, sus roles, estimar sus horas
de trabajo y, asimismo, registrar las horas reales de los recursos asignados. Además, en el
cuerpo del formulario podrá actualizar las líneas de producto, cargar documentación y
registrar comentarios en la bitácora.
Ingeniero Preventa: si es asignado como colaborador en el registro/OPN podrá utilizar la
carga documental, la definición de las líneas de producto, el registro de las horas reales,
tareas y realizar comentarios en la bitácora del registro.
 Los conceptos de línea de producto ya ingresados, pueden ser editados directamente desde
la grilla, para los datos de cantidad y monto. Lo mismo ocurre con la sección de boletas de
garantía, la que se presenta con un mantenedor, manejadas a nivel de grilla. Si requiere
cambiar el concepto de ambas secciones, deberá eliminar el ítem y cargarlo nuevamente.
 Se agrega una función de expansión y contracción de las secciones/Tabs. El ícono se ubica

a la derecha del grupo de secciones/Tabs.
 Se agrega una sección de tareas, para que cada rol que participa en la OPN pueda ingresar
actividades y fechas relacionadas. Las tareas pueden ser eliminadas sólo por quien las
creó. Además notifica mediante correo electrónico si se utilizan todos sus campos.
En este sentido, las principales funciones del proceso son las siguientes:
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• Crear OPN, cargar Docs.

Preventa • Ganada
• Precalificar • Perdida
• Reasignar • Asignar ingeniero de preventa • Cancelada por COASIN
• Solicitar Preventa • Registrar esfuerzo estimado y • Anulada por Cliente
• Ver y colaborar en OPN de real
Unidad de Negocio • Cargar Docs.
• Ver OPNs de Unidad de
Negocio / asignadas
Venta Cierre
Un reporte consistente depende de la correcta aplicación de los estados y fases de cada

oportunidad de negocio, de acuerdo a las combinaciones preestablecidas. Comprenda la fase
como el avance de la OPN en el tiempo y el estado de la OPN como la condición de vigencia. En
este sentido, las siguientes combinaciones son las que se definen como válidas en el proceso:
Ingresar Calificar Elab. prop. Negociar Adjudicar Transferir
Abierta x x x x
Ganada x x
Estados
Cancelada por Coasin x x x x

Anulada por cliente x x x x
Perdida x
En esta fase 1.5 de OPN, las reglas de negocio implementadas para los estados y fases son:
 Si el AM desea solicitar apoyo de preventa, el sistema validará que la OPN se encuentre

al menos en la fase “Calificar”.
 Si el AM pasa a la fase “Negociar”, el sistema validará la existencia de a lo menos una

línea de producto con cantidad y precio.
 Si el AM desea cambiar el estado a “Ganada”, el sistema exigirá la fase en “Adjudicar”.
En la fase 2 de OPN se establecerán todas las validaciones sistémicas a partir del cuadro
anterior.

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OPN FASE 1.5
1. WORKFLOW FASE 1.5
Crear Ficha OPN:

Notificar la Creación
de la OPN
- Registro inicial
Inicio
Si campo:
͞Requiere Preventa͟= Sí
Actualizar OPN: Notificar
- Datos de la ficha Adjudicación a
Account Manager
- Cargar Docs. Interesados (AM,

- Cambiar Fase (Funnel) Si cierra OPN Gerente, Jefe
- Cerrar OPN (estado= ͞ganada͟, (Estado terminal) Preventa,
͞perdida͟, ͞cancelada por Ingenieros de Fin del proceso
Gestión de Oportunidad de Negocio (OPN)
Coasin͟o ͞Anulada por Cliente͟) Preventa)
Si presiona el botón:
͞Solicitar
Preventa͟
Notificar solicitud
de preventa
Jefe de Preventa
Colaborar en OPN:
- Agregar líneas de producto
- Cargar documentos Notificar la
- Asignar Ingenieros de asignación
Preventa/horas estimadas/rol
- Cargar horas reales
Ingenieros de
Colaborar en OPN:
Preventa
Colaborar en OPN: - Agregar líneas de producto

- Cargar - Cargar documentos
Documentación de - Asignar Ingenieros de
Oferta Preventa/horas estimadas/rol
- Cargar horas reales Fin
El avance del proceso para una OPN se visualiza con la combinación de fases y estados,
representados por las siguientes secciones del formulario: “Información General”, el
Tab:“Potencial”, Tab:“Riesgo”, Tab:“Tareas” y Tab:“Documentos”. Cuando ingresa
nuevamente a una OPN observará la sección Tab:“Bitáciora”. Y cuando se solicitó preventa,
observará una nueva sección llamada Tab:“Preventa”.
Para visualizar el formulario descrito cree una OPN en el centro de inicio del sitio OPN, en el
sisguiente link:
Https://www.procesos.coasin.cl/procesos
Al presionar el botón “Crear OPN” tendrá la siguiente vista:

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Para la creación de una OPN, debe completar los datos establecidos en la cabecera, sección
potencial y sección riesgo. Hay una serie de datos que se completan por defecto en las tres
secciones –éstos corresponden a los datos que son seleccionables. Puede guardar los datos por
defecto de la sección potencial y riesgo como el sistema lo proporciona, pero estos están
configurados para que disminuya su indicador que precalifica la OPN por defecto –el cual está
visible al final de cada sección (Potencial y Riesgo). Adicionalmente, si no registra la
descripción que se solicita en los campos de texto, el sistema le mostrará un mensaje de dato
faltante al momento de ejecutar el botón “Procesar OPN”.
Botón “Cerrar”: Descarta cualquier cambio en el formulario.
Botón “Guardar Cambios”: Guarda los cambios en el registro pero sin disparar el workflow,
ni valida los datos requeridos.
Botón “Procesar OPN”: Guarda cambios en el registro, disparando el workflow con
validaciones, notificaciones y acciones según corresponda.

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1.1. Caso de uso: creación de una OPN con solicitud de preventa
Ya completado el estándar de datos que precalifican la OPN, para asegurar una solicitud de
preventa efectiva desde un inicio, debe seleccionar el valor “Sí” del campo “¿Requiere
Preventa?”:
Luego de realizar estos pasos, presione el botón “Procesar OPN” que se encuentra al final del
formulario:
Esta acción activará el workflow y la notificación correspondiente a la tarea pendiente del rol
Jefe de Preventa y, simultáneamente, una notificación de creación. Las notificaciones que
llegarán a la bandeja de entrada serán las siguientes:
Nota: Si no requiere preventa seleccione el valor “No” del campo “¿Requiere Preventa?”. Sólo se
notificará la Creación de la OPN.

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1.2. Caso de uso: solicitud de preventa post creación de la OPN

Al ingresar nuevamente a un registro de OPN, en el cual no se haya ejecutado la solicitud de
preventa, vaya al final de formulario y podrá observar un nuevo botón nombrado “Solicitar
Preventa”:
Nota: El resto de los botones de acción se describen en la introducción del punto 1.
Al presionarlo, activará el workflow y la notificación correspondiente a la tarea pendiente del

rol Jefe de Preventa. La notificación que llegará a su bandeja de entrada será la siguiente:

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1.3. Caso de uso: asignación de ingenieros de preventa

Al ingresar a la OPN desde el link de la notificación por correo electrónico o desde el centro de
inicio con la visualización del menú, el Jefe de Preventa podrá administrar el Tab:Preventa.
Para asignar uno o varios ingenieros de preventa debe completar los tres campos básicos con
los valores. Para el campo “Recurso Preventa” seleccione de la lista uno de los ingenieros, para
el campo “Horas Estimadas” ingrese valores numéricos enteros, luego para el campo
“Especialidad” seleccione el Rol del usuario, finalmente presione el botón “Agregar Recurso”
para agregarlo a la grilla “Detalle de Recurso para Preventa”:
Luego de agregar los ingenieros de preventa a la grilla, usted podrá modificar los valores de los
campos “Horas Estimadas” y “Horas Reales” desde la misma grilla.
Para terminar el registro:
Si presiona el botón “Notificar Preventa”: Guarda los valores ingresados a cualquier grilla,
ejecuta las notificaciones a los ingenieros de preventa que anteriormente no hayan sido
notificados.
Si en algún momento realiza una nueva asignación presionando el botón “Notificar Preventa”,
el sistema notificará solamente a los ingenieros de preventa que no hayan sido notificado
anteriormente.
Nota: El resto de los botones de acción se describen en la introducción del punto 1.
Nota: en esta misma grilla el Ingeniero de Preventa podrá registrar los valores para las horas
reales trabajadas. Y, en su defecto, podrá realizarlo el mismo Jefe de Preventa.

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1.4. Caso de uso: carga de documentos

Account Managers, Jefes de Preventa e Ingenieros de Preventa pueden realizar esta función
simultáneamente, quedando en la grilla “Detalle de Documentos” en orden ascendente por
fecha de carga.
Para realizar la carga, presione el botón “Examinar” que se encuentra al lado del campo
“Añadir Documento”, nombre el documento, comente el contenido si así lo desea, tipifique el
documento según la lista y presione el botón “Agregar Documento” para reflejarlo en la grilla.
La función de carga documental está definida como independiente de los botones de acción. Es
decir; que al presionar el botón “Agregar Documento”, el sistema guarda el documento al
registro sin ser afectado por los botones “Cerrar”, “Guardar Cambios” o “Notificar Preventa”.

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1.5. Caso de uso: registro de líneas de producto

Account Manager, Jefe de Preventa e Ingenieros de Preventa pueden realizar esta función
simultáneamente, quedando en la grilla “Líneas de Producto” en orden ascendente por fecha
de carga. Primero ingrese al Tab:Potencial y podrá observar en primera posición el
“Mantenedor de Líneas de Producto”. Para realizar la carga, debe hacer una selección de: la
lista la “Línea de Producto” y de la lista “Marca”, indicando la cantidad de unidades en el
campo “Cantidad” y el precio unitario en campo “Valor Unitario ($USD)” (acá el sistema hace
un cálculo preliminar de PxQ en el campo “Total $USD” de la función de carga antes de agregar
la línea de producto). Finalmente, para agregarlo a la grilla presione el botón “Agregar Línea
de Producto”:
La grilla proporciona una función de adición de los valores ingresados desde el “Mantenedor de
Líneas de Producto”, donde cualquier valor modificado será actualizado en el campo “Total”.
Este último valor actualizará automáticamente el valor del campo “Monto” de la cabecera del
registro. Mientras existan líneas de producto agregadas a la grilla, el valor de campo “Monto”
queda inhabilitado de edición.
La explicación de los botones de acción se describe en la introducción del ítem 1.

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1.6. Caso de uso: cambio de estado y/o cierre de una oportunidad de negocio
Existen cuatro posibles estados de cierre que se condicionan a partir de la fase en que se
encuentre (Ver tabla de estados y fases en introducción). Comprenda como un estado inicial, el
estado “Abierta”. En adelante tendrá disponible cuatro posibilidades para cerrar una OPN:
o Estado=“Ganada”: Negocio adjudicado. Restricción: Debe estar en fase=”Adjudicar”.
o Estado=“Perdida”: Negocio perdido: Debe estar en fase=“Negociar”.
o Estado=“Cancelada por COASIN”: No conveniencia del negocio por COASIN.
o Estado=“Anulada por Cliente”: El cliente declara desierta o anula con otro motivo.
Para realizar un cambio de estado, debe cambiar el valor de la lista del campo “Estado OPN”;
este ejemplo, debe considerar que para cambiar al estado=“Ganada”, deberá cambiar la
fase=“Adjudicar”:
Para finalizar esta acción, presione el botón Procesar OPN. Para éste y cualquier otro caso, el
sistema notificará vía correo electrónico el siguiente email según sea el estado de cierre.

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1.7. Caso de uso: visualización y extracción de reportes

Los reportes activos en esta fase 1.5 corresponde al reporte: “Todas las OPN” y “Funnel en
Curso” (Ver vistas y definición de reportes en ANEXO).
Al ingresar al sitio podrá observar en la banda del menú horizontal, el Tab:Reportes. En esta
sección se presentan una serie de filtros predefinidos:
Para realizar la visualización de este reporte, seleccione, por ejemplo, el ítem “Todas las OPN”
desde la lista “Reportes Coasin” y espere que se realice efectivamente la consulta.
Visualizará la siguiente tabla:

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Los datos que acá podrá observar son los siguientes:

Código OPN, Nombre OPN, Nombre Cliente, Monto OPN, Margen Estimado (%), Ganancia,
Fecha Adjudicación Oferta, Periodo, Actividad, Fase OPN, Estado OPN, AM Responsable,
Unidad Negocio, Organización Venta, Creado por, Tipo Tecnología, Fecha Creación,
Apoyo Preventa, Probabilidad Cierre, Tipo OPN, Tipo Tecnología.
Para extraer el reporte, ingrese a la opción “Acciones” -> “Exportar” -> seleccione el
formato que requiere y siga las instrucciones que proporciona el sistema para abrir o
guardar el documento:

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2. REFERENCIAS/BIBLIOGRAFÍA
- No aplica
3. REGISTROS Y ANEXOS
3.1. Registros
- No aplica
3.2. Anexos
- Vista y definición de reportes
- Listas Maestras
- Datos especiales
4. DISTRIBUCIÓN
- Ejemplar Digital: sistema documental en Línea

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5. CONTROL DE CAMBIOS
N° de
Versión Fecha página / Descripción del cambio Elaboró / Modificó
sección
Jorge Montenegro
0 01-02-2016 - Primera borrador
(JM)
0.1 02-02-2016 Todas Se ajusta redacción JM
Primera versión distribuida.

1.0 08-02-2016 - JM
Corresponde a la fase 1 OPN
Borrador segunda versión.

1.1 04-05-2016 Todas JM
Corresponde a la fase 1.5 OPN
Se agrega descripción de los reportes

2.0 20-05-2016 Todas JM
al día.
2.1 23-05-2016 Todas Revisión del documentos Luis Machmar (LM)

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OPN FASE 1.5
Anexo: Vistas y Definición de Reportes
Identificación del Reporte

Descripción: Visualizar el listado de Oportunidades de Negocio abiertas. Las OPN Abiertas consideran los estados:
“Abierta” e “Incompleta”.
Comentarios: Considera la construcción de un gráfico de montos OPN (en el eje Y) por AM/Fase (en el eje X) de acuerdo al
filtro indicado, además de la grilla con datos que se muestra más abajo.
El contenido de la grilla debe ser exportable en formatos estándar

Filtro Nº1
Unidad de Negocio Filtro automático dependiendo el rol del usuario. Si usuario tiene UN asignada, se toma dicho valor en forma
automática. En otro caso, por ejemplo para rol “Gerente Corporativo”, el usuario debe poder seleccionar de
una lista la Unidad de Negocio según las sgtes opciones: CBS, CMS, Todos
Filtro Nº2
Account Manager AM responsable de la OPN.
Filtro Nº3
Fase OPN Según lista maestra
Filtro Nº4
Cliente Según lista maestra
Columnas del reporte
AM / Fase/ Nombre OPN/ OPN/ Monto/ Unidad de Negocio/ Cliente/ Fecha Adjudicación/ Periodo Adjudicación

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Identificación del Reporte

Descripción: Visualizar el listado completo de las Oportunidades de Negocio, con todos los atributos necesarios para la
gestión de venta y preventa.
Comentarios: No considera las Oportunidades de Negocio con estado “Borrador”.
El contenido de la grilla debe ser exportable en formatos estandar

Filtro Nº1
Fecha Fecha inicial /Fecha Final: con fecha de creación
Filtro Nº2
Unidad de Negocio Filtro automático dependiendo el rol del usuario. Si usuario tiene UN asignada, se toma dicho valor en forma
automática. En otro caso, por ejemplo para rol “Gerente Corporativo”, el usuario debe poder seleccionar de
una lista la Unidad de Negocio según las sgtes opciones: CBS, CMS, Todos.
Filtro Nº3
Account Manager AM responsable de la OPN.
Filtro Nº4
Fase Fase de la OPN según lista maestra.
Filtro Nº4
Tipo Tecnología Según Lista Maestra
Filtro Nº5
Estado Abierta/Incompleta/Rechazada por Comité/Ganada/Perdida/Cancelada por Coasin/Anulada por Cliente
Columnas del reporte
OPN/Nombre OPN/Unidad de Negocio/Organización Venta/Cliente/Monto/Margen/Ganancia/Account Manager/Fase/Estado/
Actividad/Tipo OPN/Tipo Propuesta/Tipo Tecnología/Requiere Preventa/ Fecha de Creación/Fecha de Entrega/Fecha de
Adjudicación/ Periodo de Adjudicación/Probabilidad de Cierre.

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OPN FASE 1.5
Anexo: Listas Maestras:
o Tipos de OPN: proyecto, servicio, venta de equipos.
o Tipos de Propuesta: presupuesto, propuesta/oferta.
o Líneas de Producto: similares a salesforce.
o Roles: administrador, gerente corporativo; y para CMS y CBS; gerente, AM, jefe
preventa, ingeniero de preventa.
o Unidades de Negocio: CMS, CBS
o Organización de Venta: A&S, Financiera, Salud & Gobierno, Retail Industria Telco
Educación, Ventas CBS. Nota: para la marcha blanca la organización de venta de CBS se
mantiene y para CMS se establece por defecto “ventas CMS” (se elimina la
sectorización).
o Origen de la OPN: Trabajo en Cuenta, Licitación Pública, Licitación Directa, Invitación

del Partner, Presentación Proactiva, Otros.
o Tipos de Documento: bases, documentos anexos (mapas, minutas, emails), costeo

(planilla de pedido de venta y detalle de compra), oferta técnica (incluye hld), oferta
comercial, carta de adjudicación u orden de compra, borrador contrato, contrato
firmado, presentación de transferencia.
Anexo: Datos Especiales:
o Auditables: Fase, Estado, Riesgo, Potencial, Monto, Fecha Adjudicación, Probabilidad de

Cierre, AM Responsable // Quien realiza la modificación, Fecha y Hora de la
modificación
o No editables: Cliente, Tipo de OPN, Origen OPN

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PROCEDIMIENTO OPERATIVO NEGOCIOS IT-OPN-CSN-01 2.1 DIGITAL

OPN FASE 1.5

Revisó Aprobó Inicio Vigencia

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Copia Oficial del documento se encuentra disponible en http://sgi.coasin.cl

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PROCEDIMIENTO OPERATIVO NEGOCIOS IT-OPN-CSN-01 2.1 DIGITAL

 Se agrega una función de expansión y contracción de las secciones/Tabs. El ícono se ubica

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PROCEDIMIENTO OPERATIVO NEGOCIOS IT-OPN-CSN-01 2.1 DIGITAL

• Crear OPN, cargar Docs.

Un reporte consistente depende de la correcta aplicación de los estados y fases de cada

Cancelada por Coasin x x x x

 Si el AM desea solicitar apoyo de preventa, el sistema validará que la OPN se encuentre

 Si el AM pasa a la fase “Negociar”, el sistema validará la existencia de a lo menos una

 Si el AM desea cambiar el estado a “Ganada”, el sistema exigirá la fase en “Adjudicar”.

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PROCEDIMIENTO OPERATIVO NEGOCIOS IT-OPN-CSN-01 2.1 DIGITAL

1. WORKFLOW FASE 1.5

Crear Ficha OPN:

- Cargar Docs. Interesados (AM,

Coasin͟o ͞Anulada por Cliente͟) Preventa)

Colaborar en OPN: - Agregar líneas de producto

Al presionar el botón “Crear OPN” tendrá la siguiente vista:

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PROCEDIMIENTO OPERATIVO NEGOCIOS IT-OPN-CSN-01 2.1 DIGITAL

1.1. Caso de uso: creación de una OPN con solicitud de preventa

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PROCEDIMIENTO OPERATIVO NEGOCIOS IT-OPN-CSN-01 2.1 DIGITAL

1.2. Caso de uso: solicitud de preventa post creación de la OPN

Nota: El resto de los botones de acción se describen en la introducción del punto 1.

Al presionarlo, activará el workflow y la notificación correspondiente a la tarea pendiente del

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1.3. Caso de uso: asignación de ingenieros de preventa

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1.4. Caso de uso: carga de documentos

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1.5. Caso de uso: registro de líneas de producto

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