Procedimiento de Programa de Mantenimiento Preventivo

2022
INDICE
PROCEDIMIENTO DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CORRECTIVO
Copia Nº: 1
Remitida a: Ing. Rubén Quintanilla Quispe
Cargo: Gerente General
CARGO NOMBRE FIRMA FECHA
ELABORADO POR: Coordinar SIG Melissa Reyes 04/01/2022
Supervisor de Franchesca
REVISADO POR: 04/01/2022
seguridad Carbajal
Rubén
APROBADO POR: Gerente General 04/01/2022
Quintanilla
Código: SIG-POD-MPC
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Versión: 01
Revisión: 01
“PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y F. Elaboración: 01/01/22
CORRECTIVO”
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1. OBJETIVO....................................................................................................................................3
2. ALCANCE.....................................................................................................................................3
3. NORMATIVIDAD.........................................................................................................................3
4. DEFINICIONES............................................................................................................................3
5. CONDICIONES GENERALES...................................................................................................4
6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD..........................................................................................5
6.1. Mantenimiento Preventivo y Correctivo................................................................................5
7. HISTORIAL DE CAMBIOS.......................................................................................................10
8. DOCUMENTOS REFERENCIALES.......................................................................................10
9. ANEXOS.....................................................................................................................................10
ANEXO 1 PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA EQUIPOS DE COMPUTO. . .11
ANEXO 2 FORMATO DE HOJA DE VIDA DE EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS...................13
ANEXO 3 FORMATO DE INVENTARIO DE EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS......................14
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos que se aplican en la Gerencia, para gestionar el
Prohibida la reproducción total o parcial de este documento sin la autorización del Representante de la Dirección SI
IMPRIME ESTE DOCUMENTO SERA COPIA NO CONTROLADA.
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mantenimiento de equipos que se encuentran asignados en las unidades

operativas, para el desarrollo integral en las instalaciones administrativas de
SYNERGY FACILITY & MANAGMENT.
2. ALCANCE
Aplica para gestionar el mantenimiento preventivo y/o correctivo de plataformas y
equipos vinculados al desarrollo integral en las instalaciones administrativas de la
organización de SYNERGY FACILITY & MANAGMENT.
3. NORMATIVIDAD
Tip Nro. Fecha Título

o
N.A. N.A. N.A. N.A.
4. DEFINICIONES
Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones:
- Plan de Mantenimiento Preventivo: Compuesto por un cronograma de

mantenimiento Preventivo y actividades o acciones correctivas y/o de
reparación.
El mantenimiento tiene por objetivo, prevenir el desgaste prematuro de piezas
vitales de funciones críticas en el proceso de trabajo, pronostica probables
daños o determina defectos en el funcionamiento, recomendando reparaciones
programadas con anticipación a la falla o inmediatas antes de la falla. Utiliza
materiales auxiliares de limpieza y lubricación, repuestos menores y herramienta
para montaje y desmontaje de partes.
- Mantenimiento preventivo: es prever, anticiparse, encontrar y corregir los
problemas menores antes de que estos provoquen fallas.
- Mantenimiento correctivo: Comprende el que se lleva a cabo con el fin de
corregir (reparar) una falla en la máquina y/o equipo.
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- Hoja de vida: Registro que contiene el resumen general de los datos de los
equipos o instalaciones, trabajos de mantenimiento que se le han realizado
durante la vida útil de los mismos por la Entidad.
- Falla: Irregularidad o desperfecto que hace que una máquina y/o equipo no se
encuentre en condiciones de operación.
5. CONDICIONES GENERALES
- El encargado de almacén es el responsable de llevar y actualizar la hoja de vida
de los equipos e inmuebles de la Organización, según el formato “Hoja de vida
equipos o inmuebles”.
- El encargado almacén es el responsable de consolidar las necesidades
particulares de mantenimiento por cada bien, las cuales deberán ser informadas
al Área administrativa quien elaborara el “Programa de Mantenimiento”.
- En julio de cada año el área administrativa se encargará de proyectar la
programación de mantenimientos preventivos de la vigencia siguiente para
equipos e inmuebles de la Organización.
- A partir del cronograma de mantenimiento elaborado, el área administrativa
elabora los requerimientos de contratación de los mantenimientos
especializados para cada tipo de bien y/o equipos. Estos requerimientos lo
realizarán el área administrativa quien de acuerdo a los procedimientos
aplicables tramitará los contratos requeridos.
- Se dará concepto al encargado de almacén sobre el mantenimiento preventivo y
correctivo de equipos de cómputo, impresoras y fotocopiadoras.
- El encargado de almacén debe realizar el seguimiento de los mantenimientos
solicitado o programados, de acuerdo al cronograma presentado por el área
administrativa y entregar la información necesaria para realizar el calculo de los
indicadores de gestión que se requieran.
- El encargado de almacén debe llevar el registro del sistema general de
proveedores de mantenimientos, previamente evaluados y seleccionados para
los servicios de mantenimiento y llevar el registro de calificación sobre los
servicios prestados, en los sistemas o bases habilitados para tal fin.
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- El manejo y conservación de los registros generados en la aplicación de este

procedimiento este dado en la “Hoja de vida de Equipos o Inmuebles, Registro
de Proveedores y Programa de Mantenimiento”.
- El encargado de almacén deberá tener actualizado los inventarios de equipos e
inmuebles de la Organización.
- Los grupos de bienes que se deben incluir dentro del programa de
mantenimiento preventivo son:
 Inmuebles
 Archivadores
 Fotocopiadora
 Alarma
 Proyector de multimedia
 Servidores
 Computadores
 Portátiles
 Escáner
 Monitores
 CPU
6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
6.1. Mantenimiento Preventivo y Correctivo

Nro. Nombre de la Descripción Responsable Registro
actividad
1 Elaborar El mes de julio elabora el Área Programa de
cronograma de cronograma con las actividades de administrativa/ Mantenimiento
mantenimiento mantenimiento preventivo para Encargado de Cronograma
preventivo realizar en el año siguiente. La almacén
actividad debe considerar garantías
de los bienes, el inventario de
bienes y equipos, contratos de
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mantenimiento vigentes, fechas de

ejecución de últimos
mantenimientos, información de
equipos existentes que requieran
mantenimiento, fechas de ejecución
de últimos mantenimientos,
necesidades identificadas por los
encargados de equipos e
instalaciones. El documento soporte
es Cronograma de mantenimiento.
2 Elaborar y Elaborar y presentar programa Área Programa de
presentar general de mantenimiento administrativa/ Mantenimiento
programa preventivos de la siguiente vigencia Encargado de Cronograma
general de incluyendo las actividades a realizar almacén
mantenimiento en el cronograma de mantenimiento,
preventivo los bienes sobre los cuales se
realizarán dichas actividades, el
presupuesto establecido de acuerdo
con sondeos de mercado vigentes a
la fecha de elaboración; y las
necesidades de recursos para su
ejecución (herramientas, software
especializado, servicios
especializados, etc.)
3 Revisar y Revisar programa incluyendo Contabilidad
aprobar el presupuesto y actividades de
presupuesto de mantenimiento a realizar. Solicita
mantenimiento ajustes del caso y aprueba.
Aprobado el informe, el área
administrativa traslada al contador
de presupuesto para consolidar.
4 Revisión de Revisar la existencia de contratos de Área
contratos mantenimiento preventivo vigente.
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vigentes y Establecer los plazos de ejecución administrativa

requerimientos para realizar requerimientos de
de nuevos nuevos contratos, que permitan
contratos ejecutar la totalidad de actividades
del cronograma de mantenimiento.
5 Identificación y Definidos los contratos de Contrato de
programación mantenimiento el área administrativa mantenimiento
de actividades elabora un diagnóstico de las
mantenimientos necesidades de mantenimiento
preventivos reportadas y procede a preparar la
programación detallada de la
prestación de los servicios de
mantenimiento para cada una de las
áreas que la registra el Programa de
mantenimiento. Esta programación
se entrega detallada (técnico, hora,
contratista y fecha) por parte de
quien la elabora.
En caso el área administrativa no
supervise un contrato de
mantenimiento en particular, el
supervisor de dicho contrato deberá
coordinar e informar de toda la
programación de las actividades de
mantenimiento previstas con gestión
administrativa antes de dar inicio a
las mismas, con el fin de garantizar
la gestión de permisos y el
cumplimiento del Programa de
Mantenimiento.
6 Informar Informa a las partes involucradas Área Correo
programación sobre la realización de actividades administrativa electrónico
de programadas de mantenimiento
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mantenimiento preventivo y socializa

preventivo recomendaciones específicas a
tener en cuenta dentro de cada
actividad.
7 Reporta Informa a Gerencia a través de Gerencia/ Correo
necesidades correo electrónico enviado las Responsables electrónico
mantenimiento necesidades específicas de de procesos
correctivo reparación requeridas, en cada área/
inmediatamente esta sea contratista de
identificada. aseo y
mantenimiento
8 Recibir El mismo día que es recibida la Área
requerimientos, solicitud, analiza el daño reportado y administrativa
verificar estima pertinencia, de la reparación,
solicitud y requerimientos de elementos y
programar tiempo estimado de la solución. Si el
mantenimientos mantenimiento correctivo se realiza
correctivos por garantía el área administrativa
solicitará al proveedor el servicio
para la reparación y/o cambio de
elementos o repuestos. Si no aplica
la garantía se solicita y coordina con
el supervisor de programación del
servicio para la realización del
mantenimiento y se informa de su
ejecución al área encargada.
9 Supervisar el Una vez ejecutado el Área Informes de
servicio de mantenimiento, el supervisor recibe administrativa/ mantenimiento
mantenimiento informe del servicio de encargado de del contratista
mantenimiento realizado por el supervisión
proveedor y lo certifica. Remite al
área administrativa el informe.
El encargado de supervisión de
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cada contrato de mantenimiento o el

área administrativa, verifica que se
hayan ejecutado las labores
solicitadas y revisa que se haya
resuelto la causa del problema
detectado en caso de
mantenimientos correctivos.
Después de un mes de realizadas
las tareas de mantenimiento el área
administrativa verifica y refrenda con
los usuarios que los bienes y/o
equipos objeto de mantenimiento no
estén presentando fallas por el
mantenimiento realizado.
10 Recepción de Recibe reporte de mantenimiento de Encargado de
reportes de las áreas de la entidad. Actualiza almacén
mantenimiento Hoja de vida de equipos o
y registro inmuebles. El documento soporte de
la hoja de vida es Cód. SIG-FOR-
HDV FORMATO DE HOJA DE VIDA
DE EQUIPOS Y/O
HERRAMIENTAS
11 Informes de A través de informes de ejecución Área Informe

seguimiento de mantenimientos y reportes del administrativa trimestral de
aplicativo se generan informes de: seguimiento al
Cumplimiento trimestral del cumplimiento
programa de mantenimiento, del programa
oportunidad en la atención e de
implementación de acciones de mantenimientos
mejora.
7. HISTORIAL DE CAMBIOS
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Nro. Ver. Rev. Fecha Resumen del cambio

001 01 01 01/01/22 Generación del documento
8. DOCUMENTOS REFERENCIALES
Cód. SIG-FOR-IEH FORMATO DE INVENTARIO DE EQUIPOS Y/O
HERRAMIENTAS
9. ANEXOS
Cód. SIG-PLA-MAP PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO EQUIPOS DE
COMPUTO
Cód. SIG-FOR-HDV FORMATO DE HOJA DE VIDA DE EQUIPOS Y/O

HERRAMIENTAS
Cód. SIG-FOR-IEH FORMATO DE INVENTARIO DE EQUIPOS Y/O

HERRAMIENTAS
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ANEXO 1 PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA EQUIPOS DE

COMPUTO
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ANEXO 2 FORMATO DE HOJA DE VIDA DE EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS

Código: SIG-FOR-HDV
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
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FORMATO DE HOJA DE VIDA DE EQUIPO Y/O HERRAMIENTAS F. Vigencia: 01/01/2022
Página: 1 de 1
RESPONSABLE DEL EQUIPO

Area encargada:
Nombre del encargado:
Cargo: Fecha:
Firma:
Nombre del Equipo:
Foto de identificación del

equipo
Ubicación del equipo:

Marca:
Modelo:
Serie:
Fecha de puesta en
funcionamiento:
DATOS DEL PROVEEDOR
Fabricante y Lugar de origen:
Fecha de adquisición:
Nombre de proveedor y
Dirección:
Datos de contacto E-mail,

teléfono:
Posee catálogo de manejo u

operación (Debe anexarse al
presente registro y
conservarse debidamente).
Mantenimiento indicado por
el fabricante:
Condiciones de operación:
CARACTERISTICAS METROLOGICAS DEL EQUIPO
Medición a realizar:
Frecuencia de Calibración:
Frecuencia de Verificación:
Fecha de Fecha de
Garantía: SI____ NO_____
Inicio: Terminación:
CONTROL DE ACTIVIDADES
C: Calibración, V: Verificación, M: Mantenimiento.
FECHA C V M DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Versión: 01
Revisión: 01
CORRECTIVO”
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ANEXO 3 FORMATO DE INVENTARIO DE EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS
Código: SIG-FOR-IEH
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
Versión: 01
Revisión:01
FORMATO DE INVENTARIO DE EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS F. Vigencia: 01/01/2022
Página: 1 de 1
DOCUMENTACIÓN TÉCNICA FICHAS DE MANTENIMIENTO

NOMBRE DE
CÓDIGO AÑO
EQUIPO Y/O FABRICANTE MODELO SERIE
AVM FABRICACIÓN
HERRAMIENTAS
MF MO P FT C LR MA MM ME CL HM
MF = MANUAL FABRICANTE FT = FICHA TÉCNICA MA = MANTENIMIENTO AUTÓNOMO CL = CARTA DE LUBRICACIÓN

MO = MANUAL DE OPERACIÓN C = CATÁLOGOS MM = MANTENIMIENTO MECÁNICO HM = HISTORIA MÁQUINAS Y EQUIPO
P = PLANOS LR = LISTA DE REPUESTOS ME = MANTENIMIENTO ELÉCTRICO

Procedimiento de Programa de Mantenimiento Preventivo

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2022

Remitida a: Ing. Rubén Quintanilla Quispe

Cargo: Gerente General

CARGO NOMBRE FIRMA FECHA

ELABORADO POR: Coordinar SIG Melissa Reyes 04/01/2022

mantenimiento de equipos que se encuentran asignados en las unidades

Tip Nro. Fecha Título

Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones:

- Plan de Mantenimiento Preventivo: Compuesto por un cronograma de

- El manejo y conservación de los registros generados en la aplicación de este

6.1. Mantenimiento Preventivo y Correctivo

mantenimiento vigentes, fechas de

vigentes y Establecer los plazos de ejecución administrativa

mantenimiento preventivo y socializa

cada contrato de mantenimiento o el

11 Informes de A través de informes de ejecución Área Informe

Nro. Ver. Rev. Fecha Resumen del cambio

Cód. SIG-FOR-HDV FORMATO DE HOJA DE VIDA DE EQUIPOS Y/O

Cód. SIG-FOR-IEH FORMATO DE INVENTARIO DE EQUIPOS Y/O

ANEXO 1 PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA EQUIPOS DE

ANEXO 2 FORMATO DE HOJA DE VIDA DE EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS

RESPONSABLE DEL EQUIPO

Nombre del Equipo:

Foto de identificación del

Ubicación del equipo:

Datos de contacto E-mail,

Posee catálogo de manejo u

ANEXO 3 FORMATO DE INVENTARIO DE EQUIPOS Y/O HERRAMIENTAS

DOCUMENTACIÓN TÉCNICA FICHAS DE MANTENIMIENTO

MF = MANUAL FABRICANTE FT = FICHA TÉCNICA MA = MANTENIMIENTO AUTÓNOMO CL = CARTA DE LUBRICACIÓN

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