ESPAÑOL GRADO NOVENO ESTRUCTURACION TEMA: E LMEMORANDO

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¿Qué es un memorándum y para qué sirve?

Un memorándum es un mensaje escrito que se usa para comunicar algo de manera interna en una empresa; se trata de
un anuncio breve que sirve para recordar una actividad o un tema en específico a los empleados. Normalmente está
dirigido a muchas personas y representa intereses personales de la compañía. A menudo la gente suele referirse a
él como «memo», es decir, con su forma abreviada. 
Hay muchos tipos de formatos de memorándum, sin embargo, el objetivo es transmitir información de la manera más
rápida y efectiva posible. Aunque muchos especialistas en marketing ya están familiarizados con el término
memorándum, la realidad es que el significado y usos de este formato suelen confundir a más de uno.

Partes de un memorándum
1. Fecha y lugar de emisión
La fecha es muy importante, ya que permite ubicar al documento en tiempo y forma. 
2. Destinatario o destinatarios 
En ocasiones los memorandos van dirigidos a algunas personas en específico, ya sea jefes de área, gerentes o
proveedores. Por ello es importante indicar a quiénes está dirigido el mensaje para evitar cualquier tipo de confusión. 
3. Tema del cual trata 
Este elemento determina el lenguaje con el que vas a comunicar la información.
4. Mensaje 
Es el cuerpo del memorándum. Sé claro, breve y directo; recuerda que la intención es transmitir la información de la
manera más rápida y efectiva.
5. Firma o sello de validez 
Este elemento sirve para concluir de manera formal el comunicado, ya sea a través de una firma o sello que identifique a
tu compañía. 

Beneficios del memorándum

1. Asegura que la comunicación interna sea eficiente
Una comunicación eficiente requiere redacción clara, ya que de esto dependerá que la información sea transmitida de
manera correcta. Una de las principales características de este documento es que se solicita el registro de quien lo envía
y de quien lo recibe. Esto permite comprobar que la información ha sido comunicada a todas las partes involucradas en
una misma empresa. 
2. Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa
Los memorandos suelen utilizarse para hacer del conocimiento del receptor cierta información nueva o cambios en la
compañía.
3. Agiliza peticiones o solicitudes
También puede incluir otros temas, como realizar una solicitud o recomendar una acción de manera concisa; se trata de
un documento administrativo y oficial que contiene información interna de la empresa.
Para que un memorándum sea eficaz en tu comunicación interna es necesario que cumpla con las siguientes
características:
Cuándo usar un memorándum
Para reconocer cuándo usar un memorándum en lugar de un correo electrónico, deberás valorar la información que
necesitas comunicar: si se trata de una propuesta detallada, un informe importante, una recomendación seria, una
política nueva o una reunión extraordinaria importante. Una vez que hayas detectado el propósito de tu memorándum,
es momento de redactarlo.

Cómo hacer un memorándum en 4 pasos

1. Escribe el encabezado
En primer lugar, debes dejar claro a quién va dirigido el memorándum y el tema que va a tratar. Escribe la fecha y el
lugar desde el cual se emite este documento; también incluye la razón por la que estás escribiendo el memorándum.
Usa una línea de apertura que hable del motivo, facilitará que quien lo lea identifique de manera general lo que quieres
transmitir más adelante.
2. Describe el propósito
El estilo y el tono del memorándum son determinados por tu audiencia. Ya sea que lo dirijas a tus empleados o
proveedores, podrás usar un tono informal o formal, eso se establecerá por el tema y no por los lectores. También es
importante que proporciones los antecedentes necesarios, como algún tipo de actividad relacionada que tenga que
tenerse en cuenta antes de leer el documento. Indica el contexto y la intención por la cual estás enviando este
documento.
3. Agrega la información adicional
Aunque es un documento que debe incluir solo lo necesario, en algunas ocasiones es necesario agregar información
adicional. Luego de haber descrito el propósito del memorándum, puedes integrarla, ya sea que se trate de notas,
imágenes o datos generales.
4. Especifica la acción solicitada
En varias ocasiones los memorandos tienen como objetivo solicitar alguna acción a los destinatarios: pedir que
compartan información o que asistan a una reunión extraordinaria, por ejemplo; esta sección deberás escribirla de
manera clara. Menciona a las personas que deberán realizarla, especifica cómo tienen que hacerlo y añade el tiempo o
plazo en que deberán completar dicha acción.

Tipos de memorándum
1. Informativo
Este tipo de memorándum tiene una función principal: anunciar a la mayor cantidad de personas posible un cambio de
política, el ingreso de nuevo talento a la empresa o un acontecimiento o evento, como un día feriado o reunión
extraordinaria.
Por lo tanto, la comunicación debe ser clara, concisa y accesible. No debe dejar espacio para dudas, así que al redactarlo
es importante confirmar que contiene los datos necesarios: horario, lugar, fecha, involucrados, nombres, vigencia, etc.
2. De aclaración
Cuando es necesario atender una inquietud que varios colaboradores comparten o que los responsables de un área han
descubierto cierta información errónea sobre una política, un memorándum de aclaración puede ser la solución que
disipará cualquier duda. Incluso, en más de una ocasión tendrá que compartirse después de que un memorando
informativo hizo su primera ronda.
3. Social
Un memorándum social es más relajado y amigable, ya que su intención es anunciar un evento recreativo —como un
viaje para los empleados a modo de premio por su trabajo—, compartir buenas noticias de la vida fuera de la empresa
con consentimiento de las personas involucradas —alguien está por jubilarse o acaba de saber que será padre— o
recordar alguna fecha especial, como cumpleaños.
4. De directiva
Es el tipo de mensaje que comunica una instrucción, que no siempre está dirigida a varias personas al mismo tiempo. Se
envía en casos específicos, cuando se nota que no se siguen ciertos lineamientos ya establecidos o cuando se desea
recordar el procedimiento para llevar a cabo un proceso. Por ejemplo, un memo de este tipo es oportuno si una o varias
personas comienzan a llegar tarde a su puesto de trabajo. O también si un equipo regresa de un viaje de trabajo y es
momento de que entreguen comprobantes de sus gastos para solicitar un reembolso de viáticos.
5. De respuesta
Es el que se utiliza cuando se hace una consulta o una petición. Podría ser que se trate del seguimiento de un proyecto
—como confirmar si ya se entregaron los contratos al cliente— o si es posible cambiar de fecha una reunión por causas
de fuerza mayor.
6. De estado
Este memorándum no necesita que se haga una pregunta para enviarlo a las partes interesadas, sino que se redacta
para informar el estatus de una asignación o proyecto. Ayuda a mantener al tanto a las personas que están a cargo de
puestos de supervisión, y a llevar un registro de los aspectos importantes cada semana, por ejemplo, para entender
mejor el avance y lo que falta por hacer.