Conoce las fases y claves para un

Proceso de Compras exitoso

Lograr ganancias en términos de productividad, se está convirtiendo cada vez más

en un enfoque estratégico clave del proceso de compras. Para seguir siendo
exitosos, las empresas tienen un gran interés en aprovechar este universo
competitivo de las adquisiciones.

En este artículo te hablaremos sobre cuáles son los procesos de compra de una
empresa y cuál es su importancia. Su esquema, fases, claves para hacerlos más
exitosos y por qué cada vez se hace más necesario automatizarlos.

¿Cuál es el proceso de compras en una empresa y cuál

su importancia?

El principal beneficio de un proceso de compra es evitar el gasto debido al fraude,

las adquisiciones no programadas, el gasto deshonesto, el robo y otras trampas
financieras que acompañan a los hábitos de compra no programados.

Pero debido a que las compras se encuentran en el corazón del proceso de creación
de valor de la empresa, formalizar y optimizar tu proceso de compras también es
importante para:
• Crear un proceso de compra eficiente y eficaz, no solo para el gasto directo sino
también para el gasto indirecto.
• Gestión exitosa de relaciones con proveedores.
• Gestión óptima de la cadena de suministro y abastecimiento estratégico.
• Agilizar el ciclo de compras y todos sus subprocesos.
• Proporcionar una pista de auditoría sólida para revisión interna y externa.
• Establecer un modelo para la gestión de procesos empresariales que se pueda
aplicar en toda la organización.
El proceso de compra es un ciclo y cada paso requiere el intercambio de
información y varias aprobaciones para avanzar. Cada empresa tendrá sus propias
variaciones, pero en términos generales, sigue un patrón bien establecido.

La automatización de los procesos de compras le permite al

gerente llevar a cabo estrategias claves para aumentar las
ganancias del departamento.
Estos son los pasos básicos y esenciales de todo proceso de compras:

1. Identificación de los bienes y servicios que se necesitan.

2. Creación de la solicitud de compra.
3. Revisión y aprobación de la solicitud de compra.
4. Solicitud de propuesta a los proveedores.
5. Negociación del contrato y aprobación.
6. Envío y recibo del producto o servicio solicitado.
7. Revisión y comparación con lo solicitado.
8. Aprobación y pago de facturas.
9. Actualización de registros contables.

Fases Más Importantes del Proceso de Compras

A continuación te explicamos los pasos claves e importantes de un proceso de
compras exitoso:

1. Solicitud de compra / requisición

Esta fase trata de identificar la necesidad, qué comprar, cuánto y cuándo se
necesita. La solicitud probablemente pasará por un proceso de aprobación mediante
el cual se otorga la autorización para comprar el artículo.
2. Selección de proveedores
Es posible que los compradores ya sepan a qué proveedor comprar el artículo que se
solicita. De lo contrario, se puede iniciar un proceso de licitación o solicitud de
cotización para identificar un proveedor, precio y plazo de entrega.

3. Orden de compra
Se envía una orden de compra al proveedor. Aquí se identificarán los artículos que
se adquieren, la cantidad requerida y el precio que se paga, así como los datos de la
empresa.

4. Entrega y recibo
A continuación, el proveedor enviará la mercancía a la organización compradora.
Una vez que las mercancías llegan, normalmente pasarán por algún tipo de proceso
de recepción para garantizar que coincidan con lo que se pidió y que sean de la
calidad correcta.

5. Factura / pago del proveedor

En el momento del envío, el proveedor suele emitir una factura, que acompaña a la
mercancía o se envía por separado. Esto será recibido por el departamento de
cuentas por pagar.
 ATRIBUCIÓN: IMAGEN DE SNOWING EN FREEPIK.ES BAJO LICENCIA CCO.

Proceso de compra: ejemplo práctico en una empresa

de retail
Las empresas de la industria retail son muy competitivas. Operan con márgenes de
ganancia ajustados, lo que dificulta la tarea para los gerentes. El departamento de
compras necesita diseñar estrategias efectivas de abastecimiento y compras para
lograr escasos ahorros, aumentar el ROI y obtener más ganancias para agregar a los
ingresos generales.

Estos son generalmente los pasos en el proceso de compras en el sector retail:

• Investigar las preferencias de los clientes y el desempeño de las ventas anteriores.

• Identificación de fabricantes, productos y marcas.
• Ir “al mercado” para encontrar productos y materiales.
• Negociar con proveedores.
• Emitir órdenes de compra.
• Recepción de materias primas y bienes.
• Seguimiento del rendimiento.
• Negociaciones continuas con proveedores para mejorar las ventas y los márgenes.
 Claves y consejos para montar un proceso de compras
exitoso en tu departamento de compras
A continuación te ofrecemos algunos consejos para optimizar y maximizar tus
procesos de compras en tu departamento:

Lo que debes hacer previo al proceso de compras:

• Identifica las necesidades.
• Selecciona el producto que necesitas.
• Asigna un personal encargado para el procedimiento.
• Establece las condiciones de entrega.

Realiza una investigación de mercado y ten en cuenta estos

aspectos:
• Disponibilidad y existencia de los proveedores en el mercado.
• Situación geográfica de los proveedores.
• Desarrollo de los proveedores.
• Capacidad de almacenamiento de la empresa.
• Tipo de proveedor.
• Tamaño de la empresa.

Durante la preselección de proveedores:

En esta etapa se deben elegir los proveedores que más satisfagan tus necesidades
y cumplan los requisitos previamente acordados. Cada potencial proveedor debe
presentar ciertos requisitos que deben ser revisados y aprobados por el
departamento de compras.

Petición de ofertas:
Aquí debes realizar una actividad de comprobación y análisis por medio de la
solicitud y recepción de precios y demás condiciones que quedaron establecidas
previamente durante la fase anterior.

Negociación y fases. Esta etapa debe incluir:

• Contacto inicial con el proveedor.
• Presentación de ofertas.
• Proposición y negociación de concesiones.
• Cierre de la negociación.

Adjudicación del suministro

Esta es la última fase del proceso de compras donde se realiza la entrega del
suministro o servicios mediante las pautas establecidas y la elección de los
productos finalmente seleccionados.

La importancia de la automatización del proceso de

compras
Los flujos de trabajo manuales y el mantenimiento de registros en papel ya no son
suficientes para las empresas que desean un rendimiento óptimo de su inversión en
compras o una cadena de suministro estratégica y saludable.

La automatización y la inteligencia artificial hacen mucho para eliminar o mitigar

los desafíos que conllevan estas metodologías obsoletas.

Conocer a tu proveedor es uno de los aspectos más importantes

en tu esquema de compras. De allí dependerá la calidad de
suministro que recibirás.
La automatización del proceso de compras aporta una serie de beneficios a
cualquier organización. Los ahorros de costos aumentan al tiempo que se reducen
los gastos fuera de contrato.

Se puede administrar más actividad, incluido el gasto final y el equipo de compra

tiene una visibilidad mucho mayor de todas sus funciones, lo que te permite
maximizar la eficiencia y los recursos.

El ERP de e-Procurement de Mercado Eletrônico automatiza todo el proceso de

compra, desde la solicitud hasta el pago. Todos los datos se concentran en una
única herramienta en línea, disponible las 24 horas del día, lo que garantiza mayores
ahorros, cumplimiento, colaboración y velocidad.
 ATRIBUCIÓN: IMAGEN DE FREEPIK EN FREEPIK.ES BAJO LICENCIA CCO

Conclusiones
Las empresas pueden encontrarse en una posición mucho mejor si están armadas
con habilidades efectivas para realizar un mejor proceso de compras.

La implementación de una estrategia de compra eficaz, aunada con un proceso

automatizado, ayuda a las empresas a tomar decisiones acertadas e inteligentes y
aumentar sus ventas.

En Mercado Eletrônico estamos para ayudarte en el proceso de automatización de

tu departamento de compras, gracias a las soluciones tecnológicas que te podemos
ofrecer. Ponte en contacto con nosotros y comienza a gozar de los beneficios que te
brindan nuestras herramientas digitales.