OBJETIVOS DE LA CLASE

 El objetivo de la clase 03 es comenzar a profundizar en las herramientas de Excel y avanzar con

aquellas que son más complejas pero también muy útiles, con especial énfasis en la política de
carga de datos.

 El contenido de la clase de hoy se estructura sobre la base de los siguientes puntos:

1) Introducción a datos masivos: Tablas.

2) Duplicación de datos.
3) Ordenar datos.
4) Buscar y reemplazar datos.
5) Filtros de datos.

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MÓDULO 01 INTRODUCCIÓN A
DATOS MASIVOS
INTRODUCCIÓN A DATOS MASIVOS

 En el trabajo suelen emplearse gran cantidad de datos, generalmente en tablas grandes, lo que
se denomina datos masivos.
 Los datos a analizar deberían cumplir una serie de condiciones sobre la base de ciertas
convenciones de bases de datos.
 Excel considera Tablas de datos a las regiones de datos contiguos que cumplen dicha serie de
condiciones.
 Cuando estas condiciones básicas no se cumplen, los resultados que devuelven estas
herramientas garantizan resultados confusos o inciertos.
CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LAS TABLAS
 Comienzan y terminan en cuanto aparece una fila o columna completamente vacía.
 En esa región de datos, debe haber una fila de títulos en la parte superior y en cada columna
debería haber datos de un mismo tipo.
 La tabla debe tener cada celda individualizable como una serie de coordenadas de forma
similar a la cartesiana. Es decir, se espera que en toda la tabla no haya celdas combinadas.

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CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LAS TABLAS

 Los datos dentro de una tabla se dividen entonces en tres partes elementales:

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CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LAS TABLAS

1) Los datos verticales (las columnas), serán llamados Campos.

2) La fila superior de la tabla será considerada Títulos de campos.
3) Los demás datos horizontales (contiguos) serán registros de la tabla.
 Podrá haber registros con pocos datos, pero al menos una celda debe tener datos . Con los
campos pasa algo similar. El hecho de tener título, ya da continuidad a la tabla. Aunque un
registro con un solo dato y un campo que solo tiene título y ningún dato debajo parezca algo
poco útil, al menos da continuidad a los datos.
 Los títulos deberán ser todos diferentes y se recomienda evitar títulos vacíos.
 De no cumplir simplemente alguno de estos tópicos ya no se puede garantizar que funcionen
correctamente herramientas como Ordenar o Filtros y/o tablas dinámicas y muchas de las
funciones que se basan en matrices o tablas, todas estas, herramientas muy necesarias para
cualquier análisis de los datos.
Nota: Como se vio en el Módulo 01, los datos de Valores Constantes son de 3 tipos:
Número, texto y lógico. Estos tipos de datos no deberían variar en el mismo campo. Se
espera por ejemplo, que si un campo es tipo Fecha, lo sea durante todo el campo, tolerando
únicamente los vacíos como única variable exceptuando a las fechas.
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POLÍTICA DE CARGA DE DATOS

 Se recomienda que la generación de datos tenga ciertas reglas o convenciones para evitar así
duplicados innecesarios o variables donde la repetición debería ser exacta. Estos problemas
son frecuentes en los campos de tipo texto cuando no hubo políticas de carga.
1) Uso de acento ortográfico: Su uso exige que todos los generadores de datos conozcan
cabalmente las reglas ortográficas de acentuación según el idioma. También existe la
posibilidad de que el teclado en uso no esté configurado correctamente y, por tanto, los
acentos no salgan en pantalla como debieran (á, à, ä, â, etc).
2) Abreviaturas y siglas: Generalmente se piensa en el sentido común para ahorrar algunas
explicaciones. En el caso de Excel lo ideal sería que ante un escenario donde múltiples usuarios
generan datos, se tenga una idéntica convención de las abreviaturas y/o siglas para, por
ejemplo, no incurrir en diferencias tales como: Municipio
General Pueyrredón
Gral. Pueyrredón
Gral Pueyrredon
General Pueyrredon

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MÓDULO 02 DUPLICACIÓN DE
DATOS
DUPLICACIÓN DE DATOS

 A continuación se hará hincapié en algunas de las operaciones típicas a realizar sobre los datos.
ELIMINAR FILAS DUPLICADAS
 Frecuentemente, cuando se trabaja con un gran volumen de información o se recopilan datos
desde varios orígenes diferentes, aparecen en el libro de trabajo filas idénticas.
 La mayoría de las veces no interesa tener duplicados, porque no aportan información adicional
y pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas basadas en los datos.
 Por ejemplo, si se dispone de un listado de trabajadores y se quiere saber la media de edad, el
cálculo se vería comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.
 Para eliminar filas duplicadas:
 Se debe tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si existen
varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos.
Se visualizará un marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por la
comprobación.

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DUPLICACIÓN DE DATOS

ELIMINAR FILAS DUPLICADAS

 Las filas marcadas con recuadros en la tonalidad de los azules, son las que se repiten. Se
desea mantener sólo una fila de cada tipo.

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DUPLICACIÓN DE DATOS

ELIMINAR FILAS DUPLICADAS

 Para eliminar las filas repetidas:

 En la pestaña Datos, pulsar Quitar duplicados.
 Aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:

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DUPLICACIÓN DE DATOS

ELIMINAR FILAS DUPLICADAS

 Como los datos no tienen encabezados, es decir, no hay una fila que corresponda a un título
de los datos, el botón de la derecha “Mis datos tienen encabezados” no debe estar tildado.
 Luego, se deben seleccionar todos los datos presionando sobre el botón “Seleccionar todo” o
tildando todas las columnas (o las que correspondan según el caso).
 Por último, hacer clic sobre Aceptar.
 Los datos quedarán como se muestra en la figura a continuación.
 Tal como puede observarse, se eliminaron 4 filas que se encontraban repetidas.

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DUPLICACIÓN DE DATOS

ELIMINAR DATOS DUPLICADOS

 También puede suceder que existan datos idénticos.

 Nuevamente, pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas basadas en los datos.
 Por ello es conveniente eliminarlos. Continuando con el ejemplo anterior…
 Los datos marcados en azul se repiten.
 Para eliminar datos duplicados:
 Posicionarse sobre uno de ellos
 En la pestaña Datos, hacer clic en “Quitar duplicados”.

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DUPLICACIÓN DE DATOS

ELIMINAR DATOS DUPLICADOS

 Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Debe presionarse sobre el botón

“Seleccionar todo” o sobre las
columnas que se quieran revisar, en
este caso, la Columna A.

 Luego se presiona Aceptar y los datos repetidos se eliminan, quedando un rango de datos
como el siguiente:

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MÓDULO 03 ORDENAR DATOS
ORDENAR DATOS

ADMINISTRACIÓN DE VENTANAS

 Previo a presentar el ordenamiento de datos, se brinda una breve noción sobre la

administración de ventanas que puede facilitar el manejo de las hojas de cálculo.
 Cuando se requiere trabajar con varios archivos a la vez, es necesario organizarse para resolver
las tareas de forma óptima.

 Muchas veces se necesita ir de un archivo Excel a otro para revisar datos, realizar vínculos
entre los archivos o consultar información.
 Otras veces puede necesitarse trabajar en una parte de la hoja y visualizar otra parte distinta
de la misma hoja.
 Para poder realizar todas estas tareas de forma eficiente, Excel tiene varias opciones
disponibles.

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ORDENAR DATOS

ADMINISTRACIÓN DE VENTANAS: INMOVILIZAR PANELES

 Inmovilizar o fijar paneles es una herramienta de Excel que permite congelar o dejar fija una
parte de la pantalla mientras se trabaja en otra sección de la hoja.
 Esto es muy útil cuando se tienen planillas muy largas o muy anchas que no pueden ser
visualizadas íntegramente en la pantalla y en las que se pierden de vista los títulos y
encabezados de las filas o columnas al desplazarse.
 Para utilizar estas herramientas debe seleccionarse la ficha Vista y, dentro del grupo Ventana,
seleccionar la opción Inmovilizar paneles.
 Dentro de este comando se encuentran las siguientes opciones:
 Inmovilizar paneles: permite visualizar tanto filas como columnas que se encuentren por
encima y a la izquierda de la selección actual. De esta forma, pueden visualizarse encabezados
de filas y de columnas al desplazarse por otra parte de la hoja.
 Inmovilizar fila superior: sólo congela la primera fila de la hoja.
 Inmovilizar primera columna: sólo congela la columna A.

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ORDENAR DATOS

ADMINISTRACIÓN DE VENTANAS: INMOVILIZAR PANELES

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ORDENAR DATOS

ADMINISTRACIÓN DE VENTANAS: NUEVA VENTANA

 Cuando se debe trabajar en dos partes diferentes de un mismo archivo es de utilidad crear
una copia de la visualización actual.
 Esta opción se encuentra en la ficha Vista, en el grupo Ventana, bajo el nombre de Nueva
Ventana.
 De esta manera se puede visualizar y modificar dos partes de un mismo archivo.
 Se pueden crear tantas ventanas como la potencia de la computadora lo permita.
 Para trabajar con más de una ventana es necesario organizar su presentación, como se verá a
continuación.

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ORDENAR DATOS

ADMINISTRACIÓN DE VENTANAS: ORGANIZAR VENTANA

 Se emplea cuando es útil visualizar en un mismo archivo varios ya abiertos o cuando se crea
una copia de visualización en una nueva ventana.
 Para ello seleccionar dentro de la ficha Vista en el grupo Ventana la opción Organizar todo.

 Existen diferentes opciones que organizan las ventanas de distinta manera:

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ORDENAR DATOS

ADMINISTRACIÓN DE VENTANAS: ORGANIZAR VENTANA

 Mosaico: divide la ventana según la cantidad de archivos que se encuentren abiertos.

 Horizontal: es ideal para planillas anchas.
 Vertical: es mejor para planillas con listas largas.
 Cascada: permite ver fácilmente el nombre de cada archivo.

 Si se coloca un tilde en la casilla “Ventanas del libro activo”, la organización que se esté
realizando sólo afectará a las ventanas de ese libro y el resto quedará abierto detrás de estos

ADMINISTRACIÓN DE VENTANAS: DIVIDIR

 Dentro de la ficha Vista, grupo Ventana existe la opción Dividir, que divide a la ventana en
sectores ajustables del libro para poder trabajar con libertad en varias partes de la hoja a la
vez.

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ORDENAR DATOS

ADMINISTRACIÓN DE VENTANAS: DIVIDIR

 Sin recurrir a la barra de opciones ni a sus grupos, se puede realizar esta tarea si se arrastra
hacia el centro de la pantalla, los pequeños indicadores que se visualizan entre las barras de
desplazamiento, tanto vertical como horizontal.

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ORDENAR DATOS

ADMINISTRACIÓN DE VENTANAS: DIVIDIR

 La ventana quedaría como muestra la figura…

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ORDENAR DATOS

ADMINISTRACIÓN DE VENTANAS: OCULTAR Y MOSTRAR

 Por último, es posible ocultar y mostrar ventanas presionando los íconos correspondientes
dentro de la ficha Vista y del grupo Ventana de la barra de opciones.

 Puede usarse esta herramienta cuando se trabaja con muchos archivos y existen algunos que
no se están utilizando en ese momento pero se desea que continúen abiertos.

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ORDENAR DATOS

ADMINISTRACIÓN DE VENTANAS: OCULTAR Y MOSTRAR

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ORDENAR DATOS

 Cuando se dispone de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio.
Esta ordenación puede hacerse de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar
por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.
 Al ordenar tablas, Excel interpreta que en una tabla debe ordenar cada registro en una
posición relativa a un campo. Por ejemplo, si se le indica que ordene por el tercer campo de
una tabla, primero analizará el tipo de dato y luego, según si se indicó orden ascendente o
descendente ordenará todos los registros de la tabla, según los datos que contenga ese campo.
 Por ello no es necesario seleccionar la tabla entera. Alcanza para indicar, activar una sola celda
del campo a ordenar.
 En la pestaña Datos , se encuentra el grupo de botones Ordenar y filtrar .

Ascendente Personalizado
Descendente

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ORDENAR DATOS

 Para hacer una ordenación simple hay que posicionarse en la columna que se quiere ordenar y
presionar el botón de Ordenación Ascendente o Descendente según corresponda, desde la
pestaña Datos y la sección Ordenar y filtrar.
 También se puede pulsar sobre Ordenar y escoger el criterio de ordenación, aunque en este
caso esta opción es menos rápida. Esto ordenará todo el conjunto de la fila.
 Tomando como ejemplo los datos utilizados en los trabajos prácticos:

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ORDENAR DATOS

 Se desea ordenar la tabla por el Id. de producto.

 Para ello hay que posicionarse en cualquier celda de la tabla y presionar el botón de Orden
Ascendente. Se obtiene la siguiente tabla…

 Tal como puede apreciarse, se movió el registro completo, según el orden de menor a mayor
del campo Id. de producto.

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ORDENAR DATOS

 Para el caso de requerir un orden encadenado o jerárquico por más de un campo de la tabla,
se utiliza orden personalizado.
 Al pulsarlo, aparece un cuadro de diálogo donde se pueden seleccionar los campos por los que
se desea ordenar.

 En el desplegable Ordenar por se elige la columna correspondiente. Si los datos tienen un

encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna
(columna A, columna B, ...).
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ORDENAR DATOS

NOTA: Si la casilla “Mis datos tienen encabezado” está vacía, la tabla se ordena por columna
en lugar de nombre de campo; por lo que los títulos pasan a ser un registro ordinario y son
ordenados junto al resto. Esto suele ser la causa de perder los títulos de la primera fila entre
los demás de la tabla.

 Debe indicarse en qué se basa la ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre tener en
cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo o su ícono.
 Y cuál es el Criterio de ordenación: si ascendente (A a Z), descendente (Z a A) o bien si se trata
de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...
 Cuando se ha completado un criterio, puede incluirse otro pulsando Agregar nivel, como se
muestra en la imagen de la siguiente filmina. De forma de que se puede ordenar, por ejemplo,
por stock y en caso de que dos o más registros tengan el mismo monto, por Id de producto.

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ORDENAR DATOS

 La tabla ordenada por estos criterios queda como se muestra en la siguiente filmina…

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ORDENAR DATOS

 De esta forma se ordenó por Stock en orden ascendente y cuando encontró un valor repetido,
sub-ordenó esos registros por Id. de producto en orden descendente.

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ORDENAR DATOS

 En la parte superior derecha de la figura de la filmina número 50, se encuentra el botón

Opciones, que sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación donde se puede especificar
más opciones en el criterio de la ordenación.

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MÓDULO 04 BUSCAR Y
REEMPLAZAR
DATOS
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

 Cuando se maneja una cantidad importante de datos en ocasiones se necesita localizar en el

libro un dato concreto. Para esta tarea existe la herramienta de búsqueda en la pestaña Inicio;
luego Buscar y seleccionar.
 También pueden presionarse las teclas Ctrl+B en simultáneo.
 En ambos casos se abrirá un cuadro de diálogo que permite introducir el dato que se desea
encontrar.

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BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

 Al hacer clic en Buscar siguiente se irá pasando de una celda a otra. Buscará a partir la celda
activa por lo hay que situarse en la primera celda para que busque en toda la hoja. Además, si
existen varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas.
 También se puede pulsar Buscar todos para mostrar en la propia ventana un listado con la
localización de cada una de las celdas en que se encuentra el dato buscado. La lista de
resultados será un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos lleva a
la celda en cuestión.
 El botón Opciones permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra. Se puede
elegir dónde buscar (si en la hoja activa o en todo el libro), si se busca únicamente las celdas
con un formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas con formato de moneda), entre otras
opciones.

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BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

 En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana o bien en la opción Reemplazar del botón
Buscar y seleccionar o presionando las teclas Ctrl+L se puede realizar una sustitución de los
datos, cambiando un valor original por otro.
 La opción de reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede referirse a
formatos. Por ejemplo, se podría buscar todas las celdas que contengan el valor 0 en formato
moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda rojo, para destacarlos.

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BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

 La opción Ir a... (teclas Ctrl+I) permite situarse en una celda en concreto. La ventaja que tiene
frente a otras formas de desplazarse entre las celdas es que guarda un historial de las celdas
que se van visitando, de forma de que si se va a trabajar con las mismas celdas todo el tiempo,
es posible que sea apropiado utilizar esta opción.
 Luego existe una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato condicional, Constantes,
Validación de datos, Seleccionar objetos que permiten seleccionar todas las celdas que
contengan este tipo de información a la vez. Es decir, seleccionar todas las fórmulas del
documento, por ejemplo.

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MÓDULO 05 FILTROS DE DATOS
FILTROS DE DATOS

 Filtrar una lista no es ni más ni menos que seleccionar de todos los registros almacenados en
una tabla aquellos que se correspondan con algún criterio fijado.
 Mientras más grande la tabla, más difícil encontrar datos.
 Un filtro ayuda a despejar todos los datos que no son de interés, dejando a la vista
únicamente los registros que cumplen con las características deseadas.
 Esta es una herramienta sumamente intuitiva.

 Excel ofrece dos formas de filtrar una lista:

1) Utilizando el Filtro (Autofiltro).

2) Utilizando Filtros Avanzados.

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FILTROS DE DATOS

AUTOFILTROS

 Si se va a filtrar una tabla (no un simple listado), las tablas deben cumplir con todos los
requisitos explicados en el Módulo 01 de esta clase (títulos, registros, campos), ya que si la
tabla no los cumple, no puede garantizarse el resultado del filtro.
 La forma rápida de activar los filtros de una tabla, es estando posicionado en una celda dentro
de una región de datos y pulsar Ctrl+Shift+L
 También pueden activarse yendo a la pestaña Inicio, dentro del grupo Modificar, presionar
Ordenar y filtrar y luego, Filtro.

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FILTROS DE DATOS

AUTOFILTROS

 También se encuentra en la pestaña Datos, grupo Ordenar y filtrar, Filtro.

 Una vez activado este comando, cada campo tendrá un cuadro combinado o “combo” para
mostrar las opciones al filtrar, como se muestra en la siguiente figura.

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FILTROS DE DATOS

AUTOFILTROS

 En cada campo, aparece un “combo”, una flecha para desplegar opciones de filtrado. Estas son
las opciones más comúnmente necesitadas.
 En la imagen anterior, se supone que se requiere solo a dos proveedores de la lista. Para ello,
simplemente se destilda la casilla “Seleccionar todo” y se marca únicamente las opciones
deseadas.
 Por ejemplo, si se tilda únicamente los proveedores “Barley Liquids” y “Tokyo Traders”, se
mantendrán todos los registros que los contengan y las demás filas “desaparecerán” de la lista.

 Otra opción es usar los Filtros de texto de ese mismo menú, donde se despliegan una serie de
opciones, como se muestra en la figura de la siguiente filmina:

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FILTROS DE DATOS

AUTOFILTROS

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FILTROS DE DATOS

AUTOFILTROS

 En cualquier opción se accede a una ventana donde pueden elegirse dos condiciones de filtro
de texto y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con
el texto que se escriba, y si se cumple, mostrará la fila.
 En este ejemplo se mostrarán los registros que comienzan con la letra B y terminan con
cualquier letra que no sea la A.
Para quitar el filtro hay que volver a
desplegar la lista y elegir la opción
Seleccionar Todo. Así reaparecerán
todos los registros de la lista.

También se puede quitar el filtro

pulsando Borrar filtro en la
pestaña Datos/Ordenar y filtrar.
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FILTROS DE DATOS

FILTRO AVANZADO

 Si se quiere filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, se utiliza el cuadro
de diálogo Filtro avanzado. Previamente se debe tener en la hoja de cálculo, unas filas donde
se indiquen los criterios del filtrado.
 Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsar en la sección Ordenar y filtrar
de la pestaña Datos.

Rango de la lista: aquí se especifican los registros de la

lista a aplicar el filtro.
Rango de criterios: aquí se selecciona la fila donde se
encuentran los criterios de filtrado (la zona de
criterios).

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FILTROS DE DATOS

FILTRO AVANZADO

 También se puede optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la
opción Copiar a otro lugar. En este caso se completa el campo Copiar a: con el rango de celdas
que recibirán el resultado del filtrado.
 Si se marca la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente
los mismos valores) desaparecerán.
 Para volver a visualizar todos los registros de la lista:
 Acceder a Mostrar todo dentro del grupo Filtro del menú Datos

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FILTROS DE DATOS

COMODINES DE BÚSQUEDA

 Muchas veces las búsquedas requieren combinaciones de criterios más complejas que los
ejemplos previos y es allí donde no siempre existe una opción que permita filtrar exactamente
en función de las necesidades.
 Existen comodines que pueden usarse tanto en el cuadro de búsqueda o en los filtros
personalizado y que permiten refinar la búsqueda. Ellos son los siguientes símbolos:
 *y?
 * Es un comodín que simboliza una cadena de caracteres indeterminada.
Por ejemplo:
Arg* , devolverá: Argentina, Argelia
*n* , devolverá: Gastón , Nicolás, Carolina
*e , devolverá: Septiembre , Octubre , Noviembre , Diciembre
G*, devolverá: General Pueyrredón, Gral. Pueyrredón, Gral Pueyrredón, Gen. Pueyrredón.

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FILTROS DE DATOS

COMODINES DE BÚSQUEDA

 ? Es un comodín que especifica cantidad de caracteres.

Por ejemplo:

Garc?a, devolvería: García, Garcia, Garcìa  En este caso reemplaza un solo carácter

M?????a, devolverá: Mariela, Martina, Micaela  Em este caso reemplaza 5 caracteres

Bah?ia Blanca, devolverá: Bahía Blanca, Bahia Blanca  Em este caso reemplaza un solo
carácter

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