Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información

está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar
información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas
y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una hoja de
Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho
tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.

Diseño de bases de datos en Excel

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos
de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear
una base de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.

Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un catálogo de sus libros en
Excel así como tener una lista de sus clientes y las órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en
Excel comenzaremos por crear el diseño.

Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos

Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que ocuparemos
para organizar la información. Para nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:

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Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las agrupaciones
naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática analizada. En este
caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.

Paso 2: Determinar los campos de las tablas

Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada una de sus columnas
(campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las
propiedades de un elemento de la tabla.

Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN, el título, el autor y el precio.

Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición para ser ingresada en la
base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o negocios tendrán interés en capturar más información
sobre sus clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los mostrados en el ejemplo
anterior.

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Paso 3: Identificar la llave o clave primaria de cada tabla

Una llave o clave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las tablas.
En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria ya que es un código único internacional para
cada libro publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.

En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número consecutivo que identificará de
manera única cada una de las filas.

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Paso 4: Identificar datos repetidos en tablas

Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de datos, es importante hacer
un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar
las decisiones adecuadas para evitarlos.

Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o más títulos escritos por el
mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el nombre y apellido del autor en varios registros de la
tabla.

Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la información de
los autores y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave tal como se muestra en la siguiente
imagen:

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En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras
aplicaciones, generalmente de un archivo plano generado en alguna aplicación diferente de Excel. Un
Archivo Plano no es más que un documento de texto (como los creados en el Bloc de Notas), en cual cada
uno de los campos está separado por algún símbolo (, ; | / - etc).

Ejercicio # 1
Para el ejemplo que vamos a realizar, vamos a crear un archivo plano en el bloc de notas en el cual los
Nombres, Apellidos, Teléfono y Celular están separados por el signo punto y coma ( ; ) (Este archivo lo
guardamos en el escritorio del computador).

Nos ubicamos en una Hoja en blanco de Excel. Activamos el menú “Datos” y en el grupo “Obtener datos
externos” seleccionamos “Desde Texto”. Allí seleccionamos el archivo plano que guardamos en el
escritorio y pulsamos en “Importar”:

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Aparecerá un Asistente para Importar texto. En el paso 1 seleccionamos “Delimitados – Caracteres como
comas o tabulaciones separan campos.” Pulsamos en Siguiente:

Luego en el paso 2, seleccionamos el signo usado en el archivo plano para separar cada uno de los
campos. Por lo general es el punto y coma (;) pero en algunos casos puede se coma, tabulación o espacio.
En caso tal que no sea ninguno de estos, activamos la casilla “Otro:” y escribimos el signo en el recuadro
(si el separador es - / | etc). Pulsamos en siguiente

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En el paso 3 dejamos seleccionado el formato de los datos “General” y pulsamos en “Finalizar”

Por último, seleccionamos la celda en la cual deseamos iniciar la ubicación de los datos, en nuestro caso
seleccionamos la celda A1, y pulsamos en Aceptar.

Así quedará el resultado de la importación de la base de datos.

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TEXTO EN COLUMNAS:

Vamos a separar los apellidos de la base de datos, de tal forma que quede el primer apellido y el segundo
Apellido en columnas diferentes. Para esto insertamos una nueva columna dando clic derecho sobre la
columna C y seleccionando la opción “Insertar”.

Seleccionamos todos los Apellidos y en el menú “Datos” seleccionamos “Texto en

Columnas”.

En el paso 1 del asistente dejamos activo “Delimitados” y luego en siguiente.

En el “Paso 2” activamos el carácter que separa los apellidos, en este caso sería el espacio. Luego
pulsamos “Finalizar”.

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Así quedará la Base de Datos una vez hecha la separación los apellidos en las columnas.

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 La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son
los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos. Para aplicar
una validación a una celda.

1. Seleccionamos la celda o conjunto de celdas que queremos validar.

2. Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. En él podremos escoger remarcar los
errores con círculos o borrar estos círculos de validación. Pero nos vamos a centrar en la opción
Validación de datos....

Nos aparece un cuadro de diálogo “Validación de datos” como el que vemos en la imagen donde
podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

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 Permitir Datos
Número entero
Solo deja
ingresar
números sin
decimales. Hay
que indicar cual
es el valor
mínimo y el valor
máximo que se
admite en la
celda.

Decimal
Deja ingresar
números con
decimales,
indicando un
valor mínimo y
un valor máximo.

Lista
Permite crear
una lista
desplegable con
valores. En este
caso, cada uno
de los valores
debe separarse
con ; ó con ,
dependiendo de
como esté
configurado el
separador de
listas en el
sistema.

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 En la pestaña “Mensaje de entrada” podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda.
Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.

En la pestaña “Mensaje de error” podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al
usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo dos
recomendaciones:

- Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.

- Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales
están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la
cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si

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colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que
alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.

Ejercicio # 2
1. Digitar los siguientes datos en una hoja de Excel (Solo los nombres de campos y el primer registro de
ejemplo)

2. Ubicarse sobre la celda A1, y seleccionar en menú INSERTAR, TABLA. Luego pulsar en ACEPTAR.

3. Ubicarse en la celda del género D2 para crear una validación de datos que solo permita seleccionar
entre Masculino o Femenino:

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4. Ubicarse en la celda de la EDAD (F2) y crear una validación que solo permita números enteros entre 0 y 120.

5. Seguir ingresando la demás información:

En la tabla anterior vemos que hay un dato que se repite y corresponde al código 102 de Diana Jiménez.
Si queremos eliminar valores duplicados en una tabla mucho más grande, podemos hacer lo siguiente

1. Ubicamos el cursor en cualquier dato de la tabla. Luego n el menú DATOS, seleccionamos el botón
QUITAR DUPLICADOS.

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2. Activamos el campo que contiene la llave o clave principal, este es el que me permite saber si un dato
está duplicado o no. En este caso el código debe ser único para cada persona, por lo cual no puede haber
varias personas con el mismo código. Luego pulso ACEPTAR.

3. Una vez finalice la búsqueda, saldrá un mensaje el cual indica cuantos registros duplicados fueron
eliminados de la tabla.

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 Ejercicio # 3
1.1. ORDENAR
Se puede ordenar la información por uno o varios criterios según los campos (por referencia, por nombre
De Artículo o por Precio). Por ejemplo, dar clic sobre el campo artículo y ordenarlo de menor a mayor (A-Z)

El ordenamiento también puede ser obedeciendo a 2 ó más campos, para eso usamos el orden
Personalizado, seleccionando el primer criterio y Agregando los niveles necesarios para ordenar:

1.2 FILTRAR INFORMACIÓN.

Permite mostrar solo la información que cumpla con cierta característica, por ejemplo un nombre o
Apellido determinado, artículos que comiencen con una letra, precios mayores a un valor determinado, etc.

Para hacer esto, seleccionamos los nombres de los campos, y en el menú Datos, seleccionamos Filtro.

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En cada campo queda una lista desplegable que permite filtrar la información.

Por ejemplo, mostrar solo el artículo Algodón:

Para quitar el filtro, selecciono la lista desplegable que aparece con el embudito y activamos “Seleccionar
Todo”

Mostrar artículos que comiencen con la letra A:

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Mostrar Artículos con precio entre 1000 y 1500:

1.3 DAR NOMBRE A LA BASE DE DATOS.

Asignar nombre a un conjunto de celdas me va a permitir simplificar muchas operaciones, ya que no habría
necesidad de poner la referencia de celdas, sino que nos referimos a ellas con una leyenda. Por ejemplo,
en lugar de poner “=A1*B1” pondríamos “=Cantidad*Valor” que sería mucho más descriptivo.

Para este ejemplo seleccionamos las tres columnas que tienen los nombres de los campos:

En el menú Fórmulas, seleccionamos Escribo el nombre que tendrá el rango de datos y pulso en aceptar.

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En la barra de fórmulas se podrá ver el nombre asignado al rango de datos:

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 Las funciónes BDMAX y BDMIN de excel devuelven el valor máximo o mínimo respectivamente, de las
entradas seleccionadas de la base de datos y según los criterios indicados.

La sintaxis general es:

=BDMAX (Base_de_datos ; “Nombre del Campo” ; criterios)

=BDMIN (Base_de_datos ; “Nombre del Campo” ; criterios)

Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una
lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos.
La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada columna.

Nombre de campo indica el campo que se utiliza en la función. Nombre_de_campo puede ser texto con el
rótulo encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo “Edad” o “Campo”, o como un número que
represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así
sucesivamente.

Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango
en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y por lo menos una celda
debajo del rótulo de columna que especifique una condición de columna.

Usen la función BDMAX cuando trabajen con bases de datos y quieran extraer el máximo valor de esta y
que cumpla con los criterios que se requieran.

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Ejercicio # 4
Para mayor claridad veremos un ejemplo en el que se pretende obtener la edad máxima o edad mínima
según el género de la persona:

En este ejemplo vemos que se hace referencia a la base de datos A1:F8, el nombre del campo donde
queremos mostrar el máximo o mínimo es “Edad”, según los criterios de H1:H2, vemos que se usan como
criterios el nombre del campo y el nombre de la marca de la que se quiere obtener el máximo valor, quedando
las fórmulas de la siguiente manera.

En este caso, la función BDMAX mostraría la edad máxima para los criterios indicados en las celdas H1:H2
(es decir, Género Femenino).

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La función BDCONTAR en Excel cuenta los registros dentro de una columna numérica que permanecen
después de aplicar un grupo de criterios sobre los datos. La función se puede utilizar sobre cualquier rango
de celdas siempre y cuando se incluya un nombre para cada columna.

Sintaxis de la función BDCONTAR

=BDCONTAR (Base_de_datos ; “Nombre del Campo” ; criterios)

• Base_de_Datos (obligatorio): El rango de celdas que compone la base de datos en donde haremos
la consulta. La primera fila del rango contiene los nombres de cada columna.

• Nombre_de_campo (obligatorio): La columna, que contiene datos numéricos y sobre la cual se

hará la cuenta de registros. Es posible escribir el nombre de la columna o el número que represente
la posición de la columna dentro del rango.

• Criterios (obligatorio): El rango de celdas donde están especificadas las condiciones que deben
cumplirse. El rango de criterios debe tener en la primera fila el nombre de la columna a la cual se
aplicará el criterio.

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Ejercicio # 5
En la siguiente imagen podrás observar una base de datos en el rango A4:F11 que contiene información
de personas. Deseo contar los registros que cumplan las tres condiciones indicadas (Género=Masculino,
Ciudad=Medellín y Edad>=18

Las condiciones a cumplir están indicadas en el rango A1:C2 los cuales tienen un título de columna idéntico
al título de la tabla donde están los datos. La función digitada en la celda de resultado D2 sería la siguiente

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BIBLIOGRAFIA

http://exceltotal.com/

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