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BASE DE
DATOS en
excel
ÁREA Computación
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BASE DE DATOS DE EXCEL

Excel es una herramienta ampliamente utilizada para el almacenamiento y análisis de datos, y

puede funcionar como una base de datos para muchas aplicaciones más pequeñas y menos
complejas.

Una base de datos permite gestionar la información y consultarla para acceder a un conjunto
de datos fácilmente, con el fin de nutrir las diferentes áreas de la empresa o de un
emprendimiento. En Excel, una base de datos generalmente se refiere a una colección de
información ordenada y estructurada en forma de tabla.

Una tabla de datos es una herramienta informática que permite analizar grandes cantidades
de datos ordenados en una cuadrícula que distribuye la información en filas y columnas. Cada fila
representa un registro o una entrada en la tabla, y cada columna representa un atributo que
describe ese registro. De esta manera, el conjunto de datos se condensa en un solo lugar, lo que
permite realizar modificaciones rápidas sobre el mismo.

Estructura de una tabla

Al trabajar con tablas en Excel las filas reciben la denominación de registros y las columnas
serían los campos de los registros. Para trabajar de manera correcta los datos, es recomendable
que la primera fila sirva para poner el encabezado a cada campo de la tabla.

La capacidad de Microsoft Excel para el manejo de bases de datos es mucho más limitada que
las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar
bases de datos.

Las tablas generalmente se interpretan como listas; y por listas se hace referencia a un
conjunto de filas que contienen datos (no se tiene en cuenta el encabezado).

Una lista está compuesta por registros, que tienen la misma estructura. La estructura viene
dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla.

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En resumen, cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.

Tener en cuenta que:

- Los nombres de campos ocupan una sola celda.

- No debe haber filas en blanco en la lista, ya que Excel entendería esto como el final de la
lista.

- Si se realizaran cálculos, por lo dicho anteriormente debería haber una línea en blanco
antes.

Creación de tablas

A continuación, se describen los pasos para la creación de tablas en Excel:

Paso 1: Organiza tus datos en una tabla

• Abre Excel y crea un nuevo libro o utiliza uno existente.

• Organiza tus datos en columnas, donde cada fila representa un registro o una entrada
en la base de datos, y cada columna representa un campo o atributo del registro.

• Asegúrate de que cada columna tenga un encabezado que describa claramente el

contenido de esa columna. Por ejemplo, si estás creando una base de datos de clientes,
podrías tener columnas como "Nombre", "Apellido", "Email", "Teléfono", etc.

Paso 2: Convertir el rango de celdas en una tabla

• Selecciona cualquier celda dentro de tu rango de datos.

• En la pestaña "Insertar" en la cinta de opciones, haz clic en "Tabla". También puedes

presionar "Ctrl + T" como acceso directo.

• Asegúrate de que la opción "Mi tabla tiene

encabezados" esté marcada si tus datos
tienen encabezados en la primera fila.

• Haz clic en "Aceptar". Ahora, tus datos se

convertirán en una tabla de Excel.

Paso 3: Trabajar con la base de datos

Una vez que tienes una tabla, puedes filtrar, ordenar y analizar fácilmente los datos.

• Para filtrar, haz clic en la flecha junto al encabezado de una columna y selecciona los
valores que deseas ver.
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• Para ordenar, haz clic en el triángulo en el encabezado de una columna y elige si deseas
ordenar ascendente o descendente.

• Puedes usar fórmulas y funciones de Excel para realizar cálculos y análisis en los datos
de la tabla.

Es importante tener en cuenta que aunque Excel puede funcionar como una base de datos
simple, tiene sus limitaciones en comparación con sistemas de bases de datos más robustos, como
SQL o Access. Para proyectos más complejos o con mayores volúmenes de datos, es posible que
desees considerar utilizar una base de datos dedicada en lugar de Excel.

Operaciones sobre tablas

Estas tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy fácil y cómoda.

Entre las operaciones que se pueden realizar con una base está:

- Ordenar

- Filtrar

- Utilizar fórmulas con algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos

Ordenamientos de la Tabla

Para ordenar la tabla de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de
la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente
todos los registros de la base de datos.

Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de

los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.

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Filtrado

Los filtros permiten seleccionar los registros de la lista que satisfagan ciertas condiciones.
Cuando el filtro esté aplicado sólo se verán en la lista esos registros. (Por supuesto, el resto de los
registros siguen estando ahí, aunque ocultos.)

Los filtros nos permiten centrarnos tan sólo en esos registros que cumplen las condiciones,
por ejemplo, para buscar un dato.

Los filtros se aplican mediante la opción filtro del menú Datos (o el botón correspondiente de
la barra de herramientas).

Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para cada campo con los distintos
valores encontrados. Al mismo tiempo utiliza el contenido de la celda actual para filtrar por su
valor, de forma que sólo se vean los registros con ese valor.

Los filtros son acumulativos así que si ya hemos aplicado un filtro y luego elegimos otro campo
sobre el cual filtrar este filtro se realizará sobre los datos que nos brindó el filtro anterior.

Referencias estructuradas de una tabla

Una de las ventajas más importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de utilizar
las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias estructuradas las
cuales hacen uso del nombre de la tabla así como de los nombres de las columnas para hacer
referencia a los datos.

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Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se actualizan
automáticamente al insertar nuevos datos en la tabla o al removerlos.

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