U2A Efectivo y Equivalentes - UDELAR

Unidad 2 A
EFECTIVO
y
EQUIVALENTES
UNIDAD ACADÉMICA
Contabilidades Generales
Contabilidad General 1
La Unidad 2 se divide en 4 temas:
Tema 2 - A: Operaciones de movimientos de fondos. Cobros y pagos. Caja tradicional y

sistemas de banco y fondo fijo.
Tema 2 - B: Endoso y descuento de documentos; sus distintos tratamientos contables.

Tema 2 - C: Registros auxiliares
Tema 2 - D: Arqueo de valores (de cierre de ejercicio).
Tema 2 - E: Conciliación Bancaria (de cierre de ejercicio)
UNIDAD ACADÉMICA
TEMA 2- A
¿Cuál es el concepto de Efectivo y Equivalentes?
El efectivo comprende tanto los billetes como los depósitos bancarios a la vista. Los
equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de alta liquidez mantenidas
para cumplir los compromisos de efectivo a corto plazo. Por tanto, una inversión así
será equivalente al efectivo cuando tenga vencimiento próximo, por ejemplo tres
meses o menos desde la fecha de adquisición (IASB, 2009).
El efectivo comprende dinero, cheques comunes y cheques diferidos vencidos.
No Criptomonedas!
UNIDAD ACADÉMICA
Características de Equivalentes de Efectivo:
• Tienen gran liquidez
• Son fácilmente convertibles en dinero
• Su vencimiento es a muy corto plazo (aproximadamente 3 meses)
UNIDAUNIDAD ACADÉMICA
¿Qué cuentas se pueden incluir en el capítulo Efectivo y Equivalentes?
• “Caja” o “Caja moneda nacional” y “Caja moneda extranjera” (esta última se puede subdividir en
varias subcuentas: “Caja dólares”, “Caja Euros”, etc. si la empresa utiliza diferentes monedas), en
las que se incluyen el dinero y los cheques simples o diferidos vencidos de terceros en poder de
la empresa.
• “Fondo Fijo” y “Cobranzas a depositar” se usan en el sistema de Banco y Fondo Fijo.
• “Banco cta. cte.” (una cuenta para cada banco), o “Banco cta. cte. Moneda nacional” y “Banco cta. cte.
Moneda extranjera” (esta última se puede subdividir en las diferentes monedas extranjeras con
que se trabaje ya que cada una, por banco, da lugar a una cuenta corriente diferente: Banco
cta.cte. Dólares, etc.)
• “Banco caja de ahorro” (en caso de no existir limitaciones para retirar fondos).
¿Cuáles son los sistemas que utilizamos para realizar movimientos de fondos?
En la asignatura “Conceptos Contables” se usó el sistema tradicional de Caja que
consiste en:
• Todas las cobranzas y algunos pagos se realizan mediante efectivo que se mantiene
en “Caja”,
• El resto de los pagos se efectúan con cheques o transferencias bancarias de las
cuentas bancarias que tiene la empresa en diferentes bancos.
Pero cuando la operativa de una empresa crece, muchas veces es necesario cambiar
este sistema por otro que asegure mayor eficiencia en cuanto a la seguridad y el
control.
Para la obtención de estos objetivos se suele cambiar el sistema tradicional de Caja
por el sistema de Banco y Fondo Fijo.
¿En qué consiste el procedimiento de Fondo Fijo y Banco?
a. Depositar íntegramente y en forma periódica todo el efectivo y los cheques comunes

recibidos por ventas y cobros. Esto hace que cuanto menor sea el tiempo en que se
mantengan el efectivo y los cheques en la empresa, mayor será la seguridad ante
errores, robos y fraudes. Estas situaciones hacen que sea aconsejable el depósito
diario.
b. Efectuar los pagos con cheques o mediante transferencia bancaria. Esto produce un
mayor control ya que la emisión de los cheques requiere de la firma de uno o dos
funcionarios de mayor responsabilidad. Para realizar transferencias se requiere el
uso de contraseñas o “llaves digitales”.
Otro elemento de control que surge al aplicar este sistema es que al
depositarse íntegramente todos los ingresos en el Banco y efectuarse los
pagos mediante cheques o transferencia bancaria se dispone de un
control ajeno a la empresa que es el Estado de Cuenta Bancario en el
que quedarán reflejados todos los movimientos.
Cuentas a utilizar:
El hecho de no manejar efectivo y de depositar periódicamente el dinero que ingresa

en la empresa, hace que la cuenta “Caja” deje de existir y se utilice otra llamada
“Cobranzas a Depositar”.
El saldo de la cuenta Cobranzas a Depositar representa todos los valores que la
empresa tiene en su poder para ser depositados.
Esta cuenta se debitará cada vez que se produzca un ingreso de efectivo o cheques de
terceros y se acreditará cuando se depositen esos fondos en la cuenta bancaria, por
ejemplo
al finalizar la jornada.
Ejemplo de registración de operaciones:
a. Cobranza a un deudor
---------------- --------------------
Cobranzas a depositar
Deudores por Ventas
----------------- ------------------
b. Vencimiento de un cheque diferido a cobrar
----------------- -------------------
Ch. diferidos a cobrar
---------------- ------------------
c. Venta de mercaderías al contado
--------------- ----------------
Ventas
IVA Ventas
----------------- -------------
d. Cobro de un conforme
---------------- -----------------
Conformes a cobrar
----------------- ----------------
e. Depósito de la Cobranza en forma periódica
------------------- -------------------
Bco. X cta. cte.
------------------- -------------------
La cuenta Cobranzas a Depositar servirá de control y mostrará si se está aplicando
correctamente el procedimiento establecido por la empresa.
Por ejemplo, si se decidió depositar íntegramente las cobranzas en forma diaria, la
cuenta Cobranzas a depositar debería tener saldo CERO al finalizar la jornada. En caso
contrario se debe solicitar la explicación de por qué no se efectuó el depósito, o si el
mismo se hizo, entonces por qué no fue contabilizado.
¿A qué denominamos Fondo Fijo?
Señalamos que los pagos se realizan con cheques o transferencia bancaria y que el efectivo se maneja
cuando cobramos y es depositado en su totalidad.
En la práctica se plantea un problema ya que las empresas deben hacer frente a gastos menores, tales
como gastos de locomoción, compra de útiles de escritorio o útiles de limpieza, etc. que por su monto no
ameritan ser realizados con cheques o transferencia.
Se denomina “Fondo Fijo” a un importe fijo en efectivo que mantiene la empresa para pagar aquellos
gastos menores, por lo general se establece un tope para estos desembolsos.
Movimientos de la cuenta Fondo Fijo
Esta cuenta se debitará cuando:
1. Se crea el Fondo Fijo (por ejemplo por $ 10.000)
Se formulará un asiento tipo 1 por $ 10.000
2. Se quiera incrementar el Fondo Fijo (por ejemplo a $ 15.000)
Se formula un asiento tipo 1 por $ 5.000
---------------- -------------------
Fondo Fijo
Banco X cta. cte. Asiento tipo 1
según C. interno
----------------- -------------------
Movimientos de la cuenta Fondo Fijo (cont)
Esta cuenta se acreditará cuando:
1. Se disminuya el Fondo Fijo. Por ejemplo si se advierte que es excesivo el monto que se
mantiene en la empresa para los gastos que realiza, se decide disminuirlo a $ 7.000 y se
deposita el dinero en la cuenta bancaria – Se formula un asiento tipo 2 por $ 8.000.
2. Cuando se cancela el Fondo Fijo se deposita el dinero en la cuenta bancaria y se decide volver
al sistema tradicional de Caja – Se formula un asiento tipo 2 por $ 7.000 (SE TRATARÁ MÁS
ADELANTE)
---------------- --------------------
Banco c/c
Fondo Fijo Asiento tipo 2
Según boleta de depósito
------------------ --------------------
Ejemplo de procedimiento para establecer el Fondo Fijo
• Se crea un Fondo Fijo por $10.000 para pagar aquellos gastos menores a $2.000.
• Los pagos mayores a ese importe se efectuarán con cheque o transferencia bancaria
• Se repondrá el Fondo Fijo cuando se llegue a un saldo de $ 1.500.
No obstante la empresa puede realizar pagos menores a $ 2.000 con cheque o transferencia
bancaria, o puede pagar un monto superior a los $ 2.000 en efectivo cuando hubiera
correspondido pagarlo con cheque.
En el último caso se estaría incumpliendo con el procedimiento establecido y estaría perdiendo

el objetivo de control buscado.
Pero de las dos situaciones antes detalladas, la que sí hay que

considerar como grave es pagar en efectivo importes mayores a los previstos, porque podría
tener como origen un hecho doloso.
UNIDAD ACADÉMICA
El procedimiento debe ser flexible en cuanto a que:
• Si se debe reponer el Fondo muy seguido significará que hay que aumentar su
importe.
• Si los movimientos del Fondo son muy esporádicos habrá que disminuir su
monto porque se está contradiciendo el hecho de mantener la menor cantidad
de efectivo posible en la empresa.
Planilla de Fondo Fijo
El funcionario que maneja el Fondo Fijo deberá llevar una planilla (extra contable) para
controlar las operaciones del mismo. En esa planilla anotará el detalle de los pagos y el
saldo de efectivo que queda en el fondo luego de realizados los desembolsos.
Una planilla tipo podría ser la siguiente:
Observaciones sobre la planilla del ejemplo:
• Para cada fecha se debe cumplir que la suma del saldo en efectivo + el saldo de los
comprobantes pagados debe ser igual al monto del Fondo Fijo.
• El pago efectuado al BPS supera el máximo que se podría pagar con el Fondo Fijo.
En este caso no se cumple con el procedimiento fijado por la empresa.
• La empresa debe contabilizar en base a los comprobantes, los hechos económicos
que realmente sucedieron, sin considerar lo que debió haber sucedido.
La Planilla de Fondo Fijo sirve como soporte administrativo, para luego registrar los movimientos en
la contabilidad.
El custodio del fondo es el encargado de:
• entregar el dinero para pagar el gasto
• recibir el comprobante correspondiente (mantiene todos los comprobantes en su poder hasta que
se reponga el Fondo Fijo).
• proceder a anotar el gasto en la Planilla y determinar los saldos del efectivo y de los
comprobantes.
Al hacer la reposición del Fondo Fijo se cierra la Planilla vigente y se comienza otra con el total del
saldo estipulado para el Fondo.
¿Cuándo se registran los comprobantes que surgen de la Planilla de Fondo Fijo?
Se contabilizan en el momento en que se repone el Fondo Fijo.
El asiento a formular implica debitar todas las cuentas que surgen de los comprobantes
anotados en la planilla del Fondo y acreditar la cuenta bancaria por el cheque que se emite
para reponer los pagos realizados.
---------------- ----------------
Gastos Generales 1.200
Acreedores por Compras 2.000
BPS 3.500
Mercaderías 1.500
IVA 300
Banco cta.cte. 8.500
------------------- -------------------
Importante:
• Al realizar el asiento de reposición recién quedan registradas las operaciones de
egresos de dinero realizadas por la empresa.
• La cuenta “Fondo Fijo” no se acredita cuando SE REPONE EL FONDO FIJO.
• La cuenta Fondo Fijo se utiliza en un asiento cuando se crea, aumenta o disminuye el
Fondo. A fecha de balance también se puede acreditar (ver Fondo Fijo a Cierre de
Balance).
• El saldo de esta cuenta refleja el importe creado por la empresa para manejar los
“gastos menores”.
Controles a realizar al reponer el Fondo Fijo:
• Se realiza un recuento (arqueo) del dinero existente (generalmente lo hace el Tesorero), se suman los
comprobantes y se controla que se cumpla que el total de comprobantes más el efectivo existente sea
igual al valor del Fondo creado.
• Se emite el cheque (generalmente a dos firmas: Tesorero y por ejemplo Gerente Financiero), para
reponer el Fondo, por el importe de los comprobantes.
• Se envía una copia de la Planilla y los comprobantes a Contaduría quien procede a su registración.
Fondo Fijo a cierre de balance:
A la fecha de Balance deben estar registrados todos los comprobantes cuya fecha corresponda al
ejercicio que se cierra.
Pero puede pasar que hasta ese momento no se hayan efectuado gastos suficientes como para llegar
al mínimo fijado que lleve a reponer el fondo.
En este caso se registran los hechos económicos ocurridos en el ejercicio aunque no se reponga el
Fondo.
Procedimiento a cierre de ejercicio
• Se podría efectuar una reposición del Fondo Fijo a fecha de balance a efectos de asegurar que se
registren todos los gastos del ejercicio, pero en este caso no se respetaría el procedimiento en lo que
respecta a los mínimos establecidos.
• Se podría debitar todos los gastos que figuran en la Planilla y acreditar Fondo Fijo.
Supongamos que se hubieran realizado “gastos de locomoción” por $ 1.000. El asiento a formular a fecha
de balance sería:
--------------- -----------------
Gastos de locomoción 1.000
Fondo Fijo 1.000
----------------- -------------------
De esta forma se respetaría el procedimiento y en los Estados Financieros el saldo de la cuenta Fondo
Fijo reflejaría, no el importe destinado por la empresa para gastos menores, sino el efectivo que
realmente está en poder de la empresa a esa fecha.
¿Qué pasaría si la empresa decidiera volver a utilizar el sistema de “Caja Tradicional”?
La empresa podría considerar complejo el uso del sistema de Fondo Fijo y Bancos para el tipo de
operativa que realiza, y puede decidir volver al sistema de Caja Tradicional.
Esto implica no utilizar más las dos cuentas propias de este sistema: Cobranzas a Depositar y Fondo Fijo.
El saldo de la cuenta “Cobranzas a Depositar”, que debería representar las cobranzas del día no
depositadas se entregan al cajero y pasan a ser de “Caja”.
A su vez hay que cerrar la cuenta “Fondo Fijo” cuyo saldo representa el importe por el cual fue creado o
ampliado dicho fondo, sin tener en cuenta lo que se gastó. Este saldo también se destinará a la cuenta
“Caja”.
¿Cuál es el asiento que se formularía?
----------------- -----------------
Caja
Fondo Fijo
-------------------- ---------------------
¿Qué sucede con los comprobantes de la planilla de Fondo Fijo que no estaban contabilizados?
Supongamos que en poder del custodio hubiera un único comprobante por
gastos de combustibles por $500, que figura en la planilla.
Como todos los fondos se encuentran ahora en Caja, el comprobante se
deberá registrar de la siguiente forma:
---------------------- ---------------------
Gastos de combustibles 500
Caja 500
--------------------- ------------------------

U2A Efectivo y Equivalentes - UDELAR

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

U2A Efectivo y Equivalentes - UDELAR

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Unidad 2 A

Tema 2 - A: Operaciones de movimientos de fondos. Cobros y pagos. Caja tradicional y

Tema 2 - B: Endoso y descuento de documentos; sus distintos tratamientos contables.

Tema 2 - D: Arqueo de valores (de cierre de ejercicio).

Tema 2 - E: Conciliación Bancaria (de cierre de ejercicio)

• “Fondo Fijo” y “Cobranzas a depositar” se usan en el sistema de Banco y Fondo Fijo.

a. Depositar íntegramente y en forma periódica todo el efectivo y los cheques comunes

El hecho de no manejar efectivo y de depositar periódicamente el dinero que ingresa

En el último caso se estaría incumpliendo con el procedimiento establecido y estaría perdiendo

Pero de las dos situaciones antes detalladas, la que sí hay que

También podría gustarte