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MS-PROJECT
Aplicado a todo tipo de proyectos y planes
operativos
CONTENIDO
CAPITULO I: CONCEPTOS BASICOS.............................................................................4
INTRODUCCION
“MS Project, es un programa que diseña, analiza y administra todo tipo de proyecto, sin importar
su tamaño y/o especialización“.
Este curso permitirá al alumno introducirse al uso del “Ms Project”, utilizando una excelente
herramienta, que entre sus principales características pueden mencionarse:
Se puede definir un Proyecto como un conjunto de actividades que buscan conseguir un objetivo
y que esta sujeto a restricciones en cuanto se tienen que realizar en un período de tiempo
determinado, utilizando recursos y un presupuesto específico.
Propósito
Objetivos
Resultados Esperados
Recursos necesarios
Beneficiarios
Son gráficos de barras que muestran actividades en una escala de tiempo. Se usan en la
planeación de proyectos medianos, es también una herramienta para análisis de proyecto y
preparación de gráficos en presentaciones o reportes.
En este método, las actividades se definen con una duración precisa y las relaciones entre las
mismas definen la posición exacta de cada tarea en el tiempo. La secuencia de las
actividades críticas se conoce como la ruta crítica del proyecto.
La ruta crítica de un proyecto lo componen las tareas que causan que la fecha de terminación
de un proyecto sea extendida si existe un retraso. La palabra crítica no implica la importancia
de la tarea; una tarea es crítica si debe ocurrir tal y como se programó para que el proyecto
termine a tiempo.
• Definir la disponibilidad de las tareas en cuanto a sus prioridades, es decir que tareas tienen
posibilidades de ser desplazadas en el tiempo ocasionando menores problemas.
• Preparar un listado de todos los recursos necesarios, tomando en considerar que los
recursos van a ser asignados de manera individual a las tareas, se debe determinar por
tanto, la disponibilidad de cada recurso y el tiempo que puede dedicar a su proyecto.
• Es necesario verificar que se ha asignado la persona o equipo más apropiado para cada
actividad, y el número suficiente para cumplirla en el tiempo que se desea; además que se
cuenta efectivamente con el dinero necesario en el momento adecuado.
• Preparar, con respecto a los recursos, los costos de cada uno, por unidad de medida en el
tiempo que estemos utilizando; definir los costos que tendrán que ver con su utilización.
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Para iniciar el Ms Project debemos estar en Microsoft Windows, y debemos buscar el ícono de Ms
Project en algunos de los grupos de programas. Haga doble clic al ícono de Ms Project y se
introducirá al programa.
Hecho lo anterior, observará que se introduce a una pantalla que denominaremos la Pantalla
principal. Al lado izquierdo se observa la ventana “Nuevo Proyecto” que corresponde al panel
“Tareas de inicio”, la cual recomendamos cerrar (X), apareciendo en su lugar la ventana “Tareas”
que corresponde a la “Guía de Proyectos”, la cual también recomendamos cerrar (X).
Para que estas ventanas, panel de tareas de inicio y la guía de proyecto, se desactiven de forma
permanente, recomendamos hacer lo siguiente: Hacer clic al menú Herramientas y luego clic a
Opciones; en la ficha General, hacer clic a la casilla Mostrar Panel de tareas de inicio para
desactivarla; en la ficha Interfaz, hacer clic a la casilla Mostrar la Guía de Proyectos para
desactivarla. La próxima vez que se introduzca a Project estas ventanas no aparecerán.
También conviene activar la barra de vistas, la cual facilita el cambio de una vista a otra. Para
activar dicha barra hacer clic al menú Ver y luego clic a Barra de Vistas, apareciendo dicha barra
al lado derecho de su pantalla.
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Menú de
control
Tabla de
Barra de Entrada Área del Diagrama de
Vistas Gantt
En esta área aparecen los menús disponibles, y podrá ver que algunos menús que se presentan
en Ms Project se pueden encontrar en casi todas las aplicaciones del ambiente Microsoft Windows
y contienen opciones muy similares, las cuales se explican a continuación:
Ver Provee una serie de opciones para cambiar las vistas que
aparecen en la pantalla mostrando diferentes tablas y gráficos
de información relativos al proyecto.
Como en otras aplicaciones de Microsoft Windows, encontrará también una Barra de herramientas,
que facilitan un acceso rápido a los comandos más usados.
Esta barra de herramientas, igual que en otros programas ( Excel, Word ) presenta varios
“cuadritos” pequeños, llamados Botones, los cuales tienen en su interior un dibujo relacionado con
la actividad que ellos realizan, y si detiene unos segundos el puntero del Mouse sobre uno de ellos,
Ms Project le mostrará una breve descripción del botón.
Copiar la selección
Pegar el contenido del Portapapeles
Copiador de formato de texto
Deshacer trabajo anterior
Rehacer el trabajo anterior
Insertar hipervínculo (enlaces con otros archivos)
Encadenar actividades seleccionadas
Desencadenar actividades seleccionadas
Dividir una tarea de forma que se interrumpe y reanuda más
adelante
Solicitar información del elemento seleccionado.
Pegar nota al elemento seleccionado
Controladores de recursos
Asignación de recursos
Agrupar las tareas
Zoom de acortar unidad de tiempo y aumentar el tamaño del
diagrama.
Zoom de aumentar unidad de tiempo y disminuir el tamaño del
diagrama.
Ir a la actividad seleccionada.
Copiar imagen
Botón de Itálica
Botón de subrayado
En este espacio se escriben y/o reflejan los elementos del texto que entran a los diferentes campos
de las tablas de datos de Microsoft Project. Se activa colocando el puntero sobre el área blanca e
introduzca el dato. Si el campo que debe llenarse permite una selección entre elementos
previamente definidos, el botón de activar menú colgante ( flecha hacia abajo con una línea
horizontal) aparecerá a la derecha de la barra. Al hacer clic en él, se desplegará un menú de las
opciones posibles.
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Es una descripción del lugar y posición del cursor en la hoja y en el documento. Incluye la sección,
la altura, número de líneas y columnas. Además, muestra la hora del sistema y cinco indicadores
de estado.
Finalmente para salir de Ms Project y regresar a Windows, llevar el puntero al comando Archivo y
dar un clic, luego colocarlo en el comando Salir y dar otro clic.
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Si ya está trabajando en Ms Project, y desea abrir un archivo nuevo, puede utilizar la opción
Archivo - Nuevo o directamente con el Botón Nuevo de la barra estándar. No es necesario cerrar
la anterior ventana, Ms Project puede mantener hasta 19 ventanas abiertas.
Hemos definido inicialmente estos elementos, por tanto iniciaremos el proceso directamente :
• Los tres primeros elementos, “Fecha de comienzo”, “Fecha de fin” y “Programar a partir
de”, están relacionados entre sí, tal como se explica a continuación:
Fecha de hoy que automáticamente dará la fecha actual del sistema, sin embargo
puede escribirse cualquier fecha y se asumirá como la actual sin
tener en cuenta la del sistema.
Fecha de estado MS-Project utiliza la fecha de estado para realizar cálculos del valor
acumulado, identificar el trabajo completado hasta la fecha; se
refiere específicamente a la fecha en que se haya efectuado la
última actualización de actividades en el Proyecto.
• Al terminar el trabajo en esta área puede escogerse entre los siguientes botones:
Aceptar la información introducida se toma como verdadera y se graba
dentro de los archivos del proyecto.
Cancelar sale del cuadro de diálogo sin tener en cuenta los cambios
ejecutados.
• Existe además una posibilidad adicional para guardar información básica del proyecto, en
la opción Archivo - Propiedades, donde aparece un cuadro de diálogo compuesto por
cinco fichas con información general del proyecto :
Ficha Resumen Recibe datos de información básica que luego puede utilizarse en
agrupaciones, clasificaciones o búsquedas. Los datos posibles son
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Ficha Estadística Ofrece información general del archivo de proyecto, fecha de creación,
modificación, etc. No es posible editar y/o introducir información.
Personalizar Recibe datos para personalizar el proyecto, tales como Nombre, Tipo y
Valor.
Ficha Vista
Ficha calendario
La definición de estas “preferencias” es muy importante pues con ellas se realizan los
cálculos de costos y los procesos de asignación de recursos, afectando los resultados
finales con respecto a los costos.
f. En el calendario, seleccione los días que desee cambiar. Para cambiar un día de la
semana en todo el calendario, seleccione el día que aparece en la parte superior del
calendario.
h. Si en el paso anterior hizo clic en Período laborable, escriba las horas en las que desea
que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo
termine en los cuadros Hasta.
• Dejar marcado a donde dice Hacer una copia del Estándar y clic a Aceptar.
• Clic a la ficha Semanas Laborables
• Clic al botón Detalle
• Seleccionar de Lunes a Viernes
• Clic al botón Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos
• En el Desde y el Hasta introducir por ejemplo:
Desde Hasta
08:00 a.m. 12:00 p.m.
01:00 p.m. 05:00 p.m.
Después que se ha definido el calendario, se inicia el procedimiento de introducir las tareas y/o
actividades.
En la pantalla inicial de forma directa se pueden introducir las Tareas que previamente se han
definido ( en el trabajo de escritorio ), existen además varias formas para introducir los datos de
tareas, sin embargo la más directa y práctica es desde la pantalla inicial :
• El cursor se coloca mediante el Mouse o las flechas del teclado en la primera fila de la
columna Nombre de Tarea y se escribe el nombre,
• Se presiona la tecla Tab para pasar el cursor al campo Duración ( o se coloca el cursor en
el campo Duración mediante el mouse ), y se escribe la duración de la tarea seguido de la
letra que indica las unidades en que se esta trabajando ( m=minutos, h=horas, d=días,
s=semanas )
• En caso que no se introduzca la letra que indica las unidades, automáticamente se definirá
de acuerdo a la unidad predeterminada que se ha escogido en la ficha de preferencias de
calendario.
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En la pantalla del Diagrama de Gantt, se podrá ver en la mitad izquierda las columnas de Nombre
de la Tarea y Duración, si mueve con el Mouse la flecha inferior derecha podrá observar que
aparecen además otras columnas que se van llenando automáticamente en la medida en que se
introducen los datos de Nombre de la Tarea y Duración, estas columnas son :
La última columna se llena automáticamente hasta que se introducen los datos de recursos :
Esta serie de columnas que se ven desde la pantalla inicial del Diagrama de Gantt, es lo que se
denomina Hoja de Tareas, y se puede visualizar de forma completa para introducir datos desde el
Menú Ver - Más Vistas - Hoja de Tareas, dando clic en el botón Aplicar.
Esta hoja es similar a una hoja electrónica de Excel, sin embargo se recomienda introducir los
datos desde esta hoja, cuando se conoce más a fondo el programa. Por ahora se introducirán los
datos desde la pantalla inicial del Diagrama de Gantt, siguiendo las instrucciones del Profesor.
Estas fichas además de poder introducir datos referentes a las tareas, se actualizan
automáticamente en la medida que se introducen datos desde otras opciones y permite en todo
momento tener la información total de cada tarea y de actualizarlas. Por ahora nos limitaremos a
introducir datos de cada tarea desde la Pantalla inicial del Diagrama de Gantt, y usaremos la
opción de Información de la Tarea, para tener como referencia la información completa de cada
Tarea, y en opciones que veremos posteriormente.
Hasta ahora, se han definido las tareas y los tiempos de duración de cada una de ellas, pero
debemos planear en el tiempo el orden en que las tareas deben completarse. Como se podrá
observar en el Diagrama de Gantt , todas las tareas automáticamente comienzan en la fecha de
inicio del proyecto; por tanto debemos ahora organizarlas en el tiempo.
A menos que específicamente desee fijarse una actividad en el tiempo, se recomienda no definir
“fechas de inicio o final para las actividades”, ya que el programa no desplazará jamás una tarea
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que tenga fecha; por tanto lo recomendable es definir relaciones de dependencias entre las tareas,
lo que hace más controlable el proyecto.
Para crear este tipo de relación, el cursor se coloca sobre la actividad “predecesora” , se presiona
la tecla Ctrl y se lleva el puntero, con el mouse, sobre la actividad sucesora, por último se hace clic
sobre la herramienta de Vincular tareas en la barra principal de herramientas.
Se seguirán las instrucciones del Profesor, para vincular las tareas del ejercicio que se está
realizando.
Hasta ahora vinculamos las tareas, relacionadas y automáticamente las tareas quedan
relacionadas con el tipo FC, finaliza la “predecesora” e inicia la “sucesora”.
Sin embargo no todas las tareas requieren ser de este tipo, en algunos casos tendremos lo
siguiente :
• Tareas que hemos vinculado pero que deberán iniciar al mismo tiempo.
• Tareas que hemos vinculado pero que deberán terminar al mismo tiempo.
• Tareas que hemos vinculado pero que no iniciarán inmediatamente después de la
“predecesora”.
Para acceder a este tipo especial de dependencia, se hará doble clic sobre la flecha que
representa la relación que quiere modificarse dentro del Diagrama de Gantt, y se obtendrá el
cuadro de diálogo de Dependencia entre Tareas, donde siguiendo las instrucciones del Profesor
con el ejemplo que estamos trabajando, escogeremos el tipo de dependencia y en el campo de
“posposición” estableceremos en unidades de tiempo iguales a las usadas para la duración de la
actividad, el tiempo que se define entre una actividad “predecesora” y una actividad “sucesora”; la
unidad de tiempo en el campo de “posposición” puede ser también en porcentaje de la actividad
“predecesora”.
Este tipo de dependencias se pueden establecer también mediante el uso del formulario
“Información de la tarea” en la ficha “Predecesora” el procedimiento es muy similar, o también
en la “Hoja de Tareas” sin embargo hasta no conocer más a fondo el programa, se recomienda
usar el formulario “Dependencia entre tareas” o “Información de la tarea”.
Basta con llevar el Mouse hasta la actividad deseada ( desde cualquiera de las hojas de
presentación del Proyecto , Información acerca de la Tarea, Hojas de Tareas, etc. ), o usar el
comando Edición - Ir a o presionar la tecla F5, en este caso aparecerá una ventana que le dará la
opción de buscar la actividad deseada a través del identificador, donde introducirá el número de
la fila donde está ubicada la actividad que desea, y/o la Fecha del proyecto en la que desea
ubicarse en la actividad respectiva. Una vez localizada, puede ejecutar los cambios que sean
necesarios.
Si es necesario por presentación o relación, cambiar una actividad de posición, se usa el mismo
procedimiento de otros programas de ambiente Windows:
Se procede de la misma forma que otros programas del ambiente Windows, se marca la actividad
a eliminar, y luego se usan las herramientas de edición :
Una vez configurada la programación inicial y después de realizar las comprobaciones necesarias,
o simplemente corregir errores, incoherencias u otros problemas, probablemente encontrará que
necesita introducir nuevas tareas entre las ya incluidas; para esto es suficiente hacer lo siguiente:
Una vez definido las actividades que llamaremos subordinadas y promovidas entonces con las
instrucciones del Profesor procederemos a lo siguiente :
a. Botones de esquema
El resultado de este manejo de actividades se traduce en una nueva visualización del proyecto en
el Diagrama de Gantt. Las actividades superiores o promovidas agrupan a las subordinadas y tiene
una presentación diferente.
Esta presentación diferente puede ser también diseñada por el usuario, dando un clic sobre la
barra de señalización de la duración de la actividad en el Diagrama de Gantt, y aparecerá una
ventana de opciones para diseñar la barra de señalización, ( tamaño, color, etc. ); este diseño
puede ayudar a visualizar mejor la organización de las actividades y su planeación en el tiempo.
Se puede además utilizar otras opciones para una mejor organización y/o ordenamiento de las
Tareas :
b. Números de Esquema
En el momento que el campo de Códigos EDT tenga información personalizada los códigos no se
actualizarán automáticamente al agregar, mover, eliminar o reorganizar tareas, y se deberán
ajustar manualmente.
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d. Ordenar tareas
Se puede ordenar las tareas en función de criterios diferentes a la forma en que fue diseñado
originalmente al introducir los datos, puede ordenarse de acuerdo al código personalizado EDT, o
de acuerdo a la fecha de inicio de tareas, etc.
Con las instrucciones del Profesor, se procederá a realizar diferentes formas de ordenamiento de
tareas.
Las Tareas en relación a los recursos se pueden clasificar en tres tipos, Unidades Fijas, Trabajo
Fijo y Duración Fija, cuando se trabaje la introducción de Recursos, se especificará cada uno de
los tipos de tareas, por ahora utilizaremos la opción Duración Fija.
Si la tarea no se repite a intervalos regulares, se especifica como se haría con cualquier otra tarea
cada vez que ocurre. Si se repite a intervalos regulares, especifíquela como una tarea repetitiva,
por ejemplo supervisiones, reuniones, etc.
Se puede especificar la duración para cada vez que se realice, cuándo se realizará y cuántas
veces o durante cuanto tiempo se repetirá.
La Tarea Repetitiva, funciona como una Tarea de Resumen, es decir se sub-divide en tareas con
las mismas características y con una periodicidad determinada.
La Sub-Actividad 3.2. que es una Tarea Repetitiva, en nuestro ejemplo, aparecerá con una
duración de 11 días, ya que funciona como una Tarea de Resumen donde la cantidad de
repeticiones de esta tarea es de 3 veces en todo el Proyecto, el Proyecto abarca un período de 4
semanas y la última semana no incluye el día Viernes (día en el que debe darse la tarea
repetitiva), por tanto calcula la duración global de la Tarea de la siguiente forma:
Por tanto el total la duración de la Tarea Repetitiva, es de 11 días, aún cuando en la realidad se
desarrolla en tres días hábiles que corresponde a la cantidad de repeticiones estipuladas.
Se muestra un indicador para identificar las tareas repetitivas.
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Notas:
− Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de
Gantt hasta que entre en contacto con la otra parte.
Tipo de delimitación ofrece opciones para el tipo de delimitación que podrá aplicar
cuando programe una tarea, es decir cuando debe iniciar o finalizar la tarea en
referencia. ( Debe comenzar el, Debe finalizar el, etc. ). Las opciones son:
La Vista Hoja de Tareas, muestra información acerca de cada tarea (como la duración de la tarea,
las fechas de comienzo y de fin, y el costo) en un formato similar al de las hojas de cálculo. Se
encuentra seccionada por grupos de información de tal manera que en el menú Ver, opción
Tablas, aparece una lista de opciones que reflejan grupos de información homogénea.
Todas las Tablas a las que hacemos referencia, se encuentran en el menú Ver, opción Tablas,
Más Vistas, independientemente de su visualización de forma directa en el menú Ver-Tablas.
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Para introducir los datos sobre recursos, se usará la Hoja de Recursos, que se obtiene desde el
menú Ver-Hoja de recursos. La visualización de la pantalla es similar a la de una hoja de excel :
Para ingresar datos, se coloca el cursor en el campo deseado y se inicia la fase de introducción de
datos, de acuerdo a las columnas siguientes :
Nombre del Recurso Se aceptan todos los caracteres del teclado y todos se
tienen en cuenta para distinguir un recurso de otro.
Tasa horas extras Es el costo del recurso por unidad de tiempo en tiempo
extra.
Costo/uso Costo por uso del recurso para aquellos que se pagan
cada vez que se usan.
En esta fase se seguirán las indicaciones del profesor para introducir los datos.
En la Hoja de Recursos, se han introducido los recursos, pero también es posible utilizar el botón
de Información de Recursos, con la pantalla de Información de Recursos que contiene las
siguientes fichas:
Costos Ofrece opciones sobre qué Tabla de tasas de costo hay que
utilizar para el recurso en una asignación. Puede utilizar hasta
un máximo de cinco tablas de tasas de costo diferentes por
recurso.
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Se han definido todos los recursos necesarios para el Proyecto, se procederá ahora a asignarlos a
cada actividad.
Para asignar los recursos se colocará en el campo de la primera actividad en la cual vamos a
trabajar y se puede proceder de dos formas :
• Dando doble clic sobre el campo donde aparecerá la ventana de Información de la Tarea
en la carpeta de Recursos o
• Presionando la herramienta Información de Recursos
En nuestro caso utilizaremos la herramienta de Asignar Recursos y aparecerá entonces una
pantalla como la siguiente:
En esta ventana podrán introducirse todos los recursos por actividad ( se llenará una ventana por
actividad ); se seguirán las instrucciones del Profesor para introducir los datos.
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Microsoft Project no asigna tiempo extra a los recursos. Si uno de ellos debe trabajar más allá de
su disponibilidad, el programa lo marca como “sobre asignado”, pero mantiene la distribución.
Se han definido los recursos y se han asignado, sin embargo hay algunos recursos de nuestro
ejemplo que no iniciarán a trabajar desde el inicio de la actividad y otros que no trabajarán hasta el
final de la misma; por tanto se hace necesario realizar estos reajustes.
Para reajustar los datos en nuestro Ejemplo seguiremos las instrucciones del Profesor.
De acuerdo al ejemplo que se está siguiendo, cuando se necesita información sobre los recursos
de una actividad, se puede recurrir a:
pero también se puede producir información acerca de los recursos, en gráficos en la pantalla.
Esto permite un análisis visual de las asignaciones de recursos, observando las asignaciones de
recursos en unidades versus tiempo del Proyecto. Está es la gráfica principal de Recursos, sin
embargo el menú Formato - Detalles ofrece otras variaciones de está misma gráfica.
La ventana de la derecha muestra en un histograma, el nivel de asignación del recurso para cada
período de tiempo según la escala que se encuentra en la parte superior de la ventana , y la barra
de deslizamiento de esta sección permite visualizar la distribución del recurso durante toda la vida
del proyecto.
Hasta ahora, se han introducido los recursos necesarios al Proyecto por actividad, pero después
del análisis de la gráfica por Recursos, se pueden encontrar algunos problemas de sobre
asignación de los mismos, es decir Recursos que están asignados más tiempo del disponible, de
acuerdo a los tiempos de trabajo que se han estipulado.
Si se observa la Barra de estado, desde la pantalla del Diagrama de Gantt, se notará que
especifica un mensaje de error con el nombre del último recurso sobre asignado.
El control de este tipo de problemas es una decisión de administración del proyecto, y por tanto al
utilizar las opciones del Ms Project se debe tener cuidado en decidir a priori las medidas
administrativas necesarias. Las posibles medidas podrían ser :
• Subir la capacidad máxima del recurso, es decir conseguir mayor disponibilidad del recurso
sobre asignado, esto implica costos adicionales.
• Cambiar un recurso por otro, más eficiente o que se tenga más disponibilidad.
• Permitir que el recurso trabaje Horas extras.
• Mover las actividades en el tiempo, con el fin de eliminar los cruces de actividades que usan
el mismo recurso.
Para el caso del ejemplo que se esta trabajando, seguiremos las instrucciones del Profesor para
recomponer las tareas que tengan recursos sobre asignados.
Nivelar o redistribuir Recursos, es una herramienta que ofrece Ms Project, para ayudar en la
solución de los problemas de sobre asignación de recursos. Esta herramienta es útil si el proyecto
está bien definido y sobre todo las actividades no tienen exceso de restricciones en el tiempo; sin
embargo en vista que es una redistribución de los recursos desde el Programa puede tener
algunos problemas en cuanto a que la redistribución efectuada por el Programa sea
correspondiente con las decisiones administrativas. El funcionamiento es el siguiente :
Redistribuir proyecto completo Especifica que se puede redistribuir todas las tareas
de un proyecto.
Una vez definidos los criterios que se van a aplicar, se presiona el botón Aceptar para guardar las
nuevas definiciones o sobre Cancelar para salir sin modificar las opciones. Posteriormente se
llama de nuevo el cuadro de diálogo y se presiona el botón de Redistribuir ahora.
Es importante tener en cuenta que al usar esta herramienta debe revisarse con cuidado el
resultado y tomar las acciones que se necesiten, a fin de reajustar el proyecto.
Ms Project permite también resolver las sobreasignaciones de recursos de forma manual después
de haber identificado los problemas en la programación, sin embargo permite también resolver
automáticamente las sobre asignaciones de recursos mediante la redistribución.
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El campo de Trabajo de Horas Extras contiene la cantidad de horas extra que deberá realizar un
recurso en una tarea, distribuida en el transcurso del tiempo, y que se cargará a la tasa de horas
extra del recurso.
Cuando se hace una asignación por primera vez, el campo Trabajo de horas extra estará en
blanco. A medida que indique el trabajo de horas extra programado en la parte de hoja de las
vistas Uso de Tareas y/o Uso de Recursos para la asignación, se calculará y distribuirá el trabajo
de horas extra programado en el período de tiempo adecuado (de forma proporcional), e indicará
los números en los campos de fase temporal.
Puede mostrar el trabajo de horas extra en una asignación, agregando el campo de Trabajo de
horas extra, en las Vistas Uso de Tareas y/o Uso de Recursos, solamente es posible modificar
el trabajo de horas extra en el campo de la asignación Trabajo Horas Extras total.
Desde cualquier vista de tareas puede abrir el cuadro de diálogo Información del Recurso
haciendo doble clic en el recurso en el cuadro de diálogo Asignar Recursos.
Las Tablas de tasas de costo pueden utilizarse para asignar a los recursos hasta cinco grupos de
tasas de pago para poder utilizar diferentes tarifas en función de los distintos tipos de trabajo.
Puede especificar hasta 25 tasas de pago de recursos diferentes en cada una de las cinco tablas
de tasas de costo para poder establecer aumentos y reducciones en las tasas de pago de recursos
iniciales.
En los campos de tasas de las talas de tasas de costo puede incluir aumentos o reducciones de
tasas escribiendo tasas nuevas o porcentajes, por ejemplo, + 10% o – 10%. Cuando se escriban
los porcentajes Ms Project calculará la nueva tasa.
La utilización de una tabla de tasas de costos, esta en relación directa con cada actividad, y por
tanto se específica por cada una de ellas:
Se puede también, seleccionar una Tabla de Tasas de Costo, insertando la columna para el
campo Tabla de Tasas de Costo, desde una vista de hoja Uso de Tareas y/o Uso de Recursos,
y en el cuadro Nombre de Campo especifica la Tabla que se requiere utilizar.
c) Actualización de Costos
Se puede además ajustar los Costos, sobre la marcha del proyecto, de tal forma que aún cuando
se haya ejecutado parte de la actividad se actualice los costos restantes, utilizando los campos de
Costo, Costo real y Costo Restante.
El campo Costo muestra el costo de fase temporal programado para la asignación de un recurso, a
partir de los costos contraídos por el trabajo realizado por el recurso en una tarea, así como de los
costos planeados para el trabajo restante de la asignación. Este valor también se denomina Costo
estimado al finalizar. Este campo muestra el costo de la asignación distribuido en el transcurso
del tiempo.
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Cuando se hace una asignación por primera vez, el costo es el mismo que el costo restante que
consiste en multiplicar el valor del trabajo restante por el costo del recurso. Cuando se notifica
trabajo real en la asignación, Ms Project calcula el costo agregando el costo real al costo restante.
Esta cifra se distribuye en la duración programada de la asignación.
Es conveniente entonces agregar el campo Costo en la vista Uso de Tareas o Uso de Recursos
para mostrar el costo total de una asignación, combinando los costos reales y restantes sobre la
marcha.
El Costo se calcula a partir de los valores de Tasa Estándar, Tasa de Horas extra, Costo por uso y
Costo acumulado del recurso y de la cantidad de trabajo asignada al recurso para la tarea.
Cualquier costo por uso de los recursos también se agrega a este campo.
Para el seguimiento y monitoreo del Proyecto, es necesario siempre tener el Plan original
estructurado y realizar las valoraciones del desarrollo del Proyecto en comparación con ese Plan
original. Ms Project, pone a disposición del usuario una herramienta especial para guardar el Plan
original, usando el menú Herramientas-Seguimiento-Establecer Línea de Base (Baseline). La
línea de base es una grabación o “instantánea“ tomada en un momento especifico del proyecto. La
ventana de diálogo presenta las siguientes opciones:
Finalmente se presiona Aceptar para guardar o Cancelar para salir sin guardar. En nuestro caso
se adoptará la opción de Guardar Línea de Base con el Plan definitivo del Proyecto que hemos
elaborado.
Periódicamente, deben introducirse los avances del proyecto en sus actividades, para esto se
cuenta con la opción del menú Herramientas - Seguimiento - Actualizar Tareas… que presenta
un cuadro de diálogo que da acceso a los campos importantes en el proceso de avance de las
tareas :
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• Nombre y Duración, son informativos y presentan los datos referentes a las actividades que
están siendo actualizadas.
• Si la actividad no ha iniciado, puede llenarse el campo de % completado con 0
• Si la actividad ha terminado, se llena el campo de % completado con 100, o se llenan los
campos de Estado Real - Comienzo - Fin con las fechas correspondientes; también se
puede llenar el campo Duración real con la duración de la tarea, si es igual o mayor a la
duración planeada.
• Si la actividad está en proceso, el procedimiento es similar al anterior, con la diferencia que
el % de completado corresponderá al ejecutado hasta la fecha.
Para actualizar las Tareas del ejemplo, seguiremos las instrucciones del Profesor.
Por porcentaje completado 100 % para las tareas que finalizaron antes de la fecha
de corte.
0 % para las tareas que inician después de la fecha de
corte.
0 a 100 % para las tareas en proceso (iniciadas antes
de la fecha de corte y finalizan después de la fecha de
corte), el cálculo se hará según la posición de la fecha.
Solo al 0 % o al 100 % Solo afectará con 100 % a las actividades que terminan
antes de la fecha de corte.
Una vez que ha configurado el proyecto y se ha iniciado el trabajo, puede realizar el seguimiento
de las fechas reales de comienzo y de fin, el porcentaje completado de las tareas y el trabajo rea.
El seguimiento de los valores reales muestra cómo los cambios afectan a otras tareas y, en última
instancia, a la fecha de fin del proyecto. Esta información detallada también puede proporcionarle
datos reales para planear proyectos futuros.
Es importante encontrar lo antes posible aquellas tareas que se desvían del plan previsto, de modo
que se puedan ajustar las dependencias entre tareas, reasignar o eliminar algunas tareas para
cumplir las fechas límite; por tanto el primer paso es Comprobar si las tareas se están
realizando de acuerdo con el Plan.
Debe de haberse guardado una línea de base, para controlar evidentemente las variaciones, esto
se hace con el siguiente procedimiento :
Las variaciones advierten acerca de las áreas del proyecto que no se están desarrollando como
estaba planeado. Las variaciones pueden ser tanto favorables como desfavorables, dependiendo
de la gravedad de la variación. El hecho de que una tarea empiece o termine antes de lo
programado, por ejemplo, es normalmente una buena noticia, pero también puede indicar que los
recursos no están asignados de la forma más eficaz.
que puedan comenzar antes, ya que dichos recursos pueden estar asignados a otras tareas al
mismo tiempo.
Para actualizar las fechas de inicio y de fin del proyecto, se establecen las fechas reales de las
tareas, con los siguientes procedimientos:
En todo Proyecto es necesario, analizar el estado real del Proyecto y su comparación con respecto
a aquello que se previo, para esto Ms Project ofrece una serie de herramientas que permiten el
análisis de los resultados; para nuestro ejemplo utilizaremos las más importantes que nos puedan
permitir realizar un análisis : Visualización del Plan, Tiempos de las actividades y Costos referidos.
Se obtendrá un Diagrama de Gantt, con doble barras en cada actividad; la barra superior muestra
el estado actual de la actividad, mientras que la inferior define la actividad tal como quedó en el
plan inicial.
Opción Ver - Más Vistas…- localizar Hoja de Tareas, posteriormente aplicar la opción Ver - Tabla
- Variación.
Se obtendrá una hoja con las tareas y sus cálculos de variación de tiempos con respecto a las
fechas referidas a las originales del Plan.
Para aquellas tareas que tengan una duración relativamente corta, quizás no se sea necesario
controlar el progreso con tanto detalle; sin embargo, para las tareas de larga duración, la
información del porcentaje completado le ayudará a controlar el progreso con respecto al plan
previsto.
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Ms Project calcula el porcentaje completado de una tarea de resumen según el grado de progreso
de sus sub-tareas, pero también se puede escribir el porcentaje completado en una tarea de
resumen.
• Herramientas-Seguimiento-Actualizar Proyecto
Para indicar el progreso de una tarea repetitiva de forma manual, no puede hacerse con las
opciones de Botón de Información y Herramientas-Seguimiento-Actualizar Tareas, debe
ubicarse en la Hoja de Tareas o el Diagrama de Gantt, y hacer lo siguiente:
Con la ayuda del Profesor se procederá a realizar los procedimientos de actualización de Tareas.
Desactivar la casilla de verificación, hace que los recursos no se actualicen al darle porcentajes de
avance a la tarea, sin embargo si se especifica una ejecución total de la tarea, entonces el trabajo
de los recursos se actualiza automáticamente en el mismo porcentaje.
Se puede Actualizar el trabajo real diariamente, utilizando los campos de fase temporal, este
método puede resultar útil para mantener el proyecto actualizado diaria o semanalmente, puesto
que podrá escribir información de un día concreto en la programación.
Para indicar los valores reales de una asignación de tarea, seleccione la columna del día que
desee y escriba un valor en el campo de la tarea.
Se puede utilizar también actualización del trabajo de los recursos de una tarea, escribiendo en la
columna de Trabajo real, del recurso, el total de trabajo hasta la fecha, y en este caso se
distribuirá en el tiempo de acuerdo a la asignación establecida.
Si no importa qué recursos asignados a la tarea realizan el trabajo, escriba un valor para el trabajo
combinado realizado por todos los recursos en el campo Trabajo real correspondiente a la tarea, y
se dividirá el trabajo real y el trabajo restante entre los recursos en función de dónde estén
programados en la tarea y del trabajo restante de cada asignación.
Si desea asegurarse de que ningún trabajo está programado para fechas pasadas, puede
reprogramar el trabajo no completado para que comience en la fecha actual en las tareas
seleccionadas o en todo el proyecto. Esto puede ser útil si el proyecto va retrasado con respecto a
lo programado y desea que refleje con precisión la cantidad de trabajo que aún es necesario
realizar para completarlo.
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La reprogramación del trabajo restante puede quitar las delimitaciones de tareas. Por ejemplo, si
una tarea tiene una delimitación Debe finalizar el, y la reprogramación del trabajo restante en la
tarea desplazaría la fecha de fin más allá de la fecha de delimitación, se redefinirán las
delimitaciones a Lo antes posible. Si existiesen otras delimitaciones de tareas que deseara
conservar, tendría que reprogramar el trabajo restante manualmente.
En el caso de tareas que están parcialmente completadas, Ms. Project divide automáticamente la
tarea entre el trabajo completado y el trabajo restante. La reprogramación del trabajo restante
en una tarea parcialmente finalizada puede crear una brecha entre las dos partes de la tarea,
que aparecería en el Diagrama de Gantt como una tarea dividida.
Con la ayuda del Profesor se procederá a realizar los procedimientos de actualización del Trabajo.
Opción Ver - Más Vistas…- localizar Hoja de Tareas, posteriormente aplicar la opción Ver - Tabla
- Costo.
Se obtendrá una hoja con las tareas y sus cálculos de variación de costos con respecto a los
costos originales del Plan.
Ms Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa,
según el método de acumulación que haya configurado. Primero debe desactivar la actualización
automática de los costos reales y luego, si desea indicar un costo real propio para una asignación
de recurso, podrá hacerlo cuando el tiempo restante de trabajo sea cero.
Puede definir el costo fijo de una tarea para que se acumule al principio, al final o para que se
prorratee en la duración de la tarea. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y a
Microsoft Project Instituto Nicaragüense de Computación-INC 44
De la misma forma que se puede actualizar el trabajo real diariamente, se puede actualizar los
costos reales diariamente, utilizando los campos de fase temporal de Ms. Project:
Se puede utilizar también actualización de los costos de los recursos de una tarea, escribiendo en
la columna de Costo real, del recurso, el total de trabajo hasta la fecha, sin embargo el método de
acumulación de costos es diferentes.
Con la ayuda del Profesor se procederá a realizar los procedimientos de actualización de Costos.
Para mantener los costos de acuerdo al presupuesto, deseará identificar los problemas de costos
revisando totales y variaciones de costos en el transcurso del tiempo, a fin de realizar ajustes allí
donde sea necesario. A continuación se presentan algunas soluciones a los diferentes problemas
de costos:
• Si el importe del costo total de una tarea es mayor que la suma calculada de los costos fijos,
los costos basados en la tasa y los costos por uso, puede deberse a que un recurso se
encuentre asignado a la tarea más de una vez. Por ejemplo, un recurso puede estar
asignado a una sub-tarea y a su tarea de resumen haciendo que los costos del recurso se
dupliquen. También es posible que no haya tenido en cuenta un costo fijo, por ejemplo, un
costo por material o suministros, asignado a la tarea que también se encuentra incluida en el
costo total de la tarea.
• Si el costo total de una tarea cambia repentinamente, podría deberse a la entrada en vigor
de una aumento o reducción de una tasa fechada, establecida con anterioridad en la
asignación de un recurso.
• Si el costo de un recurso que asignó a una tarea tiene valor cero, podría deberse a que
aplicó una tabla de tasas cuyos valores son cero.
• Las diferencias en los métodos de acumulación de costos.
• Tal vez se espera que los costos totales incluyeran las tasas por horas extra especificadas.
Sin embargo, Ms Project calcula de forma predeterminada las tasas normales para cualquier
cantidad de trabajo requerida para completar una tarea. Para incluir las tasas por horas extra
en el costo total de una tarea, asigne trabajo por horas extra a los recursos de la tarea.
• Debido a que Ms Project calcula automáticamente los costos reales de forma
predeterminada, no podrá actualizar estos valores a menos que desactive el cálculo
automático de los costos reales.
Microsoft Project Instituto Nicaragüense de Computación-INC 45
Para adecuar una vista Diagrama de red a sus necesidades, puede personalizar su aspecto o
crear nuevas versiones personalizadas. Cuando se guarda el proyecto, la vista personalizada
también se guarda con el proyecto. Al personalizar la vista Diagrama de red, puede:
• Ajustar los cuadros del Diagrama de red para que contengan la información más importante
de cada tarea y recurso. Por ejemplo, en lugar de mostrar las fechas programadas de
comienzo y de fin, puede incluir el trabajo y los costos.
• Aplicar una forma o estilo de borde de Diagrama de red diferente a una categoría de tareas,
como por ejemplo tareas de resumen criticas.
• Cambiar el aspecto de las líneas que conectan los cuadros del Diagrama de red o
etiquetarlas, e impedir que éstos crucen los saltos de página.
• Aplicar formato a información específica para distinguirla del resto. Por ejemplo, puede dar
formato de cursiva al texto de todas las tareas de resumen y formato de negrita al de todas
las tareas hito.
• Aplicar un filtro a la vista del Diagrama de red como cualquier otra vista para mostrar la
información en la que desee centrarse.
• Elegir entre las distintas tramas de diseño y alinear los cuadros del Diagrama de red
rápidamente para dar al proyecto un aspecto ordenado.
• Expandir o contraer el Diagrama de red al nivel que desee ver, mostrando u ocultando las
subtareas o tareas de resumen.
• Crear una vista combinada para que el del Diagrama de red muestre información adicional
acerca de las tareas que se muestran en la vista Diagrama de red o de los recursos
asignados a las tareas.
Microsoft Project Instituto Nicaragüense de Computación-INC 46
Con el Diagrama de Red es posible revisar, crear o editar el proyecto, de manera similar que
desde el Diagrama de Gantt.
Los desplazamientos en el Diagrama de Red se realizan utilizando las barras, botones y flechas
de desplazamiento, así como las teclas RePag y AvPag para bajar y subir en el despliegue de
pantalla.
Para cambiar alguna tarea de lugar se coloca el mouse en el borde del nodo de la tarea y se
mueve a la nueva posición.
Si se desea vincular tareas, se da un clic sostenido sobre la primera tarea, desplazando el mouse,
simulando el dibujo de una flecha, hasta llegar a la tarea que se desea vincular.
En cada nodo, se puede editar y/o cambiar de campo en un nodo seleccionado, usando la tecla
Tab para moverse entre campos, y para editarse usando la barra de edición.
El Diagrama de Red, es una herramienta visual del Proyecto y por tanto es muy importante su
presentación y forma, el Formato al Diagrama de red es importante entonces, en cuanto puede
ayudar al análisis de una manera rápida e identificando todos los elementos del Proyecto, que
interesa sean visualizados.
Utilizaremos la opción Formato - Estilo de Cuadros, que nos mostrará el cuadro de diálogo
siguiente :
En este cuadro se define la presentación de los nodos o cuadros para cada una de las tareas. A
continuación se explican las diferentes opciones:
• Relacionar tareas, generando una línea desde el centro de la caja de una tarea hasta el
centro de la caja de la otra, arrastrando el mouse entre las dos posiciones.
• Si quiere ajustar el encadenamiento entre tareas, dar doble clic sobre la flecha que las
relaciona y utilizar el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas.
Otra forma de visualizar el Diagrama de Red, es a través del Diagrama de Relaciones, cuya
función es mostrar las relaciones que tiene alguna tarea particular, en el menú Ver-Más Vistas-
Diagrama de Relaciones.
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Si administra más de un proyecto o un proyecto individual que forma parte de un plan más grande,
puede consolidarlos en un archivo con el fin de ver y administrar toda la información de una sola
vez. Puede insertar un proyecto en cualquier nivel del esquema de otro proyecto para reflejar en
qué forma se relacionan.
Cuando trabaja con varios proyectos, algunas tareas de su proyecto pueden depender de tareas
en otro proyecto. Sólo necesita vincular las tareas de los archivos individuales para actualizar éstos
cuando se produzcan cambios. También puede vincular tareas entre proyectos que forman parte
de un proyecto consolidado o de proyectos independientes.
Una de las mejores formas de organizar proyectos grandes o complejos consiste en utilizar
proyectos consolidados. Un proyecto consolidado se crea insertando un proyecto en otro. El
proyecto insertado aparecerá entonces como una tarea de resumen dentro del proyecto
consolidado, que puede contener uno o varios proyectos insertados.
De este modo puede controlar mejor los proyecto compuestos de un gran número de tareas,
porque el proyecto que usa con mayor frecuencia, el proyecto consolidado, es más pequeño y
resulta más fácil trabajar con él.
Los proyectos consolidados son potentes y flexibles. Se trabaja con ellos igual que con un proyecto
individual. Puede crear vínculos aplicar formato a información y contraer y expandir las tareas
exactamente igual que en un proyecto individual.
Como ayuda en la organización la información, también puede crear vínculos entre proyectos y
una jerarquía de éstos dentro del proyecto consolidado.
• Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios del archivo de proyecto
original, o que los cambios del subproyecto se muestren en el archivo de proyecto original,
desactive la casilla de verificación Vincular al proyecto.
Mantener la información actualizada es muy importante cuando las copias de los proyectos
individuales contenidos en el proyecto consolidado se vinculan a sus proyectos originales, los
cambios que se realicen en la información del archivo del proyecto consolidado también se
realizarán automáticamente en los correspondientes archivos originales. Del mismo modo, si
cambia la información de un archivo original, la información correspondiente del archivo
consolidado también cambiará automáticamente.
Crear rápidamente un proyecto consolidado para imprimirlo, si no desea que los cambios
realizados en el archivo de proyecto consolidado afecten a los archivos de origen, cree y guarde un
archivo de proyecto consolidado en el que las copias de cada proyecto no estén vinculadas a sus
archivos de origen. Esto puede ser conveniente, por ejemplo, si se combinan proyectos con el
propósito de generar un informe rápidamente. También se pueden desvincular los archivos de
origen después de crear el archivo de proyecto consolidado o consolidar copias de ellos desde un
principio.
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Si tiene varios proyectos y las tareas de unos dependen de las tareas de otros, puede crear
dependencias entre las tareas de los distintos proyectos. Al vincular las tareas, Microsoft Project
muestra una tarea externa en cada proyecto para indicar la dependencia entre tareas. La tarea
externa no se puede modificar.
Si inserta o pega un proyecto debajo de otro proyecto insertado que sólo muestra las tareas de
resumen del proyecto, el proyecto o tarea que inserte se agregarán al mismo nivel que dicho
proyecto. No obstante, si inserta o pega debajo de un proyecto insertado que muestra todas las
tareas, el proyecto que inserte o pegue se convertirá en subproyecto del proyecto insertado.
Si el proyecto original al que está vinculado un proyecto insertado se ha movido a otra carpeta o a
otra ubicación del directorio es necesario buscar su nueva ubicación.
Con Ms Project, puede compartir recursos en los archivos de proyecto de un solo fondo de
recursos. Agrupando todos los recursos en un fondo de recursos común, puede:
Los archivos de proyecto no necesitan estar vinculados ni consolidados en modo alguno para crear
un fondo de recursos común.
Al trabajar con varios proyectos distintos, los proyectos pueden estar compartiendo parte o todos
los recursos de que disponen. En estos casos, puede haber sobre asignaciones entre proyectos
que no son identificadas hasta que tienen lugar las tareas solapadas.
• Crear un nuevo archivo de proyecto que contenga sólo información de recursos (no de
tareas) y hacer que todos los proyectos utilicen ese fondo de recursos comunes.
• Designar un proyecto existente como proyecto “ fondo” y especificar que todos los
proyectos utilicen sus recursos. De este modo, se combinan todos los recursos del proyecto
fondo y de los proyectos que comparten recursos, quedando disponibles para ambos.
Un fondo de recursos es un conjunto de recursos disponible para asignarlos a las tareas del
proyecto. El fondo de recursos puede ser utilizado exclusivamente por un proyecto o estar
compartido por varios.
Crear un nuevo archivo de proyecto que contenga sólo información de recursos (no de tareas) y
hacer que todos los proyectos utilicen ese fondo de recursos comunes.
Se tendrá entonces que abrir el archivo que contiene la información de Fondos de Recursos y el
archivo donde se desea utilizar la información del Fondo
• Abra cada archivo que contenga los recursos que desea enviar a un nuevo fondo de
recursos
• En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.
• Compruebe el nombre de los recursos de cada archivo para asegurarse de que no hay
diferentes nombres de recursos en diferentes archivos, por ejemplo, JuliaC y JCeballos, y
resuelva los conflictos que hubiera.
• En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto.
• Si desea programar a partir de la fecha de comienzo, anote la fecha de comienzo del
proyecto de cada archivo; si desea programar desde la fecha de fin, anote las fechas de
finalización del proyecto.
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A partir de este momento, los recursos están disponibles en el archivo de proyecto activo y puede
asignarlos de la misma forma que asignaría cualquier otro recurso. Si su proyecto ya tenía sus
propios recursos, se combinarán los recursos de ambos proyectos.
Cuando usted abra el archivo que contiene el Fondo de Recursos, le aparecerán las siguientes
opciones:
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• Abrir el fondo de recursos como sólo lectura para permitir a otras personas para trabajar en
proyectos conectados a dichos fondos.
• Abril el fondo de recursos en modo lectura-escritura para poder realizar cambios en la
información de los recursos aunque esto no permitirá que otras personas actualicen el fondo
con nueva información.
• Abrir el fondo de recursos y todos los demás archivos que comparten para ver todas las
tareas de todos los proyectos que comparten los mismos recursos.
Cuando usted abra el archivo que esta utilizando un archivo de Fondo de Recursos, le aparecerán
las siguientes opciones:
• Abrir el fondo de recursos para ver las asignaciones contenidas en todos los archivos que
comparten.
• Abrir el fondo de recursos y todos los demás archivos que comparten para ver todas las
tareas de todos los proyectos que comparten los mismos recursos.
• No abrir los otros archivos.
Una vez realizados los cambios en la información de recursos de su proyecto, es necesario
actualizar el fondo con la última información, de modo
- Designar un proyecto existente como proyecto “ fondo” y especificar que todos los proyectos
utilicen sus recursos. De este modo, se combinan todos los recursos del proyecto fondo y de
los proyectos que comparten recursos, quedando disponibles para ambos.
Gantt de redistribución Una lista de tareas, información sobre los retrasos y las
demoras de las tareas y un diagrama de barras que
muestra los efectos anteriores y posteriores a la
registración. Utilice esta vista de tareas para comprobar
la magnitud del retraso de la tarea.
Informe de Barras Una lista de las tareas de resumen con etiquetas para
todas las subtareas. Utilice esta vista con la macro
Formato_Resumen para ver todas las tareas
correctamente etiquetadas sobre las barras de tareas de
resumen.
Informe de fechas de hitos Una lista de las tareas de resumen con etiquetas para
todas las subtareas. Utilice esta vista con la macro
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Informe de hitos Una lista de las tareas de resumen con etiquetas para
todas las subtareas. Utilice esta vista con la macro
Formato _Resumen para ver todas las tareas
correctamente etiquetadas con las marcas de hito en las
barras de tareas de resumen.
Uso de Tareas Una lista de tareas que muestra los recursos asignados
agrupados bajo cada tarea. Utilice esta vista para ver qué
recursos se encuentran asignados a tareas específicas y
para definir el perfil de los recursos.
Si ninguna de las vistas predefinidas cumple las necesidades del proyecto, puede crear vistas
personalizadas. Project tiene dos tipos de vistas: vistas individuales ( o de sección única ) y vistas
combinadas. Una vista individual combina una pantalla, tabla y filtro para crear una vista. Una vista
combinada, combina dos vistas individuales en una ventana dividida en secciones, con una vista
en la sección superior y otra vista en la sección inferior. Las vistas personalizadas pueden incluir
elementos predefinidos y personalizados.
• Pulse la flecha abajo del cuadro Pantalla y luego pulse Hoja de Tareas, la pantalla
de la vista Hoja de tareas será aplicada a la nueva vista.
• Pulse la flecha abajo del cuadro Tabla y luego pulse el nombre de la Hoja.
• Pulse la flecha abajo del cuadro Grupo y especifique el filtro que desea utilizar.
• Pulse la flecha abajo del cuadro Filtro para resaltar tareas o recursos que cumplen
los criterios del filtro
• Pulse Aceptar
Ms Project, ofrece una serie de posibilidades para presentar la información del Proyecto, es posible
por ejemplo imprimir todos los despliegues de pantalla, con excepción de los Formularios y la
Gráfica RED descriptiva; los procedimientos de impresión son similares a los de otras
aplicaciones de Microsoft Windows. Además tiene un sistema de control de informes por grupos,
denominado Galería de Reportes.
Reportes sobre
tareas o actividades
Informes generales
del proyecto.
Reportes sobre
control de recursos Personalización de
los diseños
existentes o creación
de nuevos informes.
. Asignaciones de trabajo
planeadas, ejecutadas y
pendientes.
Para seleccionar un grupo, se coloca el mouse dando un doble clic sobre el grupo de interés, o
simplemente se escoge el botón seleccionar, posteriormente aparecerá un nuevo menú gráfico o
un cuadro de diálogo para el caso Personalizados.
Cualquier cambio posible en los Informes predeterminados, deben realizarse de la siguiente forma:
Crear un informe personalizado y modificar un informe existente son tareas similares, la única
diferencia es la plantilla que se utiliza. Al modificar un informe existente, está cambiando un
informe que se definió previamente para proporcionar cierta información, como tareas críticas, flujo
de caja o uso de recursos, todos los informes de Ms Project y todos los informes personalizados
creados por el usuario están basados en una de las cuatro plantillas siguientes: tareas, recursos,
general y calendario mensual.
• Para crear un informe general personalizado se utiliza la plantilla de informes general. Esta
plantilla permite combinar información de tareas y de recursos con opciones de formato y
ordenación para crear un informe que responda a sus necesidades. Una vez creado el
informe general personalizado, puede modificarlo del mismo que lo haría con un informe
predefinido. Todos los informes personalizados se muestran en la lista de informes del
cuadro de diálogo y se guardan en el archivo del proyecto.