Sprint 6

HU_PR_CREAR PLANTILLA DE ANEXO OFRECIMIENTO PLAN RETIRO A, AE, AE1

Yo como Administrador
Necesito contar con una plantilla del Anexo ofrecimiento Plan Retiro A, AE, AE1
Para que sea generada y diligenciada automáticamente por el sistema cuando se requiera realizar el
ofrecimiento.

Consideraciones generales
 Solo el rol definido por matriz de roles y perfiles tendrá la posibilidad de descargar el archivo
PDF. (En caso de realizar modificaciones a los datos personales, debe hacerse desde
Empleado Central)
 Por auditoría la descarga de la plantilla debe tener asociado el registro de una fecha, hora y
usuario del sistema.
 Los campos de la plantilla deben ser diligenciados automáticamente por la herramienta.
 El formato de la carta debe contar con encabezado, cuerpo.
 El formato Anexo ofrecimiento debe establecerse automáticamente por la herramienta para
los empleados que tengan asignado los planes A, AE, AE1.
 Revisar archivo de la plantilla. (GTH-F-521 - Contenido Plan de Retiro A)

Criterios de aceptación:

 Encabezado del documento

A continuación, se listan los campos que se deben visualizar en el encabezado de la carta. Estos
campos deben ser parametrizables, de tal forma que si cambian el nombre se pueda realizar en los
parámetros y no en la plantilla directamente.

o Título del documento: valor parametrizable

o Vicepresidencia responsable: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO VICEPRESIDENCIA
DE TALENTO HUMANO
o Código del documento: valor parametrizable
o Elaborado: fecha parametrizable
o Versión: valor parametrizable
o Icono Ecopetrol: imagen parametrizable

 Cuerpo del documento

Contiene todo lo que el empleado debe conocer sobre el plan de retiro para el plan favorable que le
corresponde. (valor parametrizable)
Crear plantilla de Anexo ofrecimiento Plan Retiro B
Yo como Administrador
Necesito contar con una plantilla del Anexo ofrecimiento Plan Retiro B
Para que sea generada automáticamente por el sistema cuando se requiera realizar el ofrecimiento.

Consideraciones generales
 Solo el rol definido por matriz de roles y perfiles tendrá la posibilidad de descargar el archivo
PDF. (En caso de realizar modificaciones a los datos personales, debe hacerse desde
Empleado Central)
 Por auditoría la descarga de la plantilla debe tener asociado el registro de una fecha, hora y
usuario del sistema.
 Los campos de la plantilla deben ser diligenciados automáticamente por la herramienta.
 El formato de la carta debe contar con encabezado, cuerpo.
 El formato Anexo ofrecimiento debe establecerse automáticamente por la herramienta para
los empleados que tengan asignado los planes B.
 Revisar archivo de la plantilla. (GTH-F-522 - Contenido Plan de Retiro A)

Criterios de aceptación:

 Encabezado del documento

A continuación, se listan los campos que se deben visualizar en el encabezado de la carta. Estos
campos deben ser parametrizables, de tal forma que si cambian el nombre se pueda realizar en los
parámetros y no en la plantilla directamente.

o Título del documento: valor parametrizable

o Vicepresidencia responsable: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO VICEPRESIDENCIA DE
TALENTO HUMANO
o Código del documento: valor parametrizable
o Elaborado: fecha parametrizable
o Versión: valor parametrizable
o Icono Ecopetrol: imagen parametrizable

 Cuerpo del documento

Contiene todo lo que el empleado debe conocer sobre el plan de retiro para el plan favorable que le
corresponde. (valor parametrizable)
HU-CREAR PLANTILLA DE ANEXO OFRECIMIENTO PLAN RETIRO C

Yo como Administrador
Necesito contar con una plantilla del Anexo ofrecimiento Plan Retiro C
Para que sea generada automáticamente por el sistema cuando se requiera realizar el ofrecimiento.

Consideraciones generales
 Solo el rol definido por matriz de roles y perfiles tendrá la posibilidad de descargar el archivo
PDF. (En caso de realizar modificaciones a los datos personales, debe hacerse desde
Empleado Central)
 Por auditoría la descarga de la plantilla debe tener asociado el registro de una fecha, hora y
usuario del sistema.
 Los campos de la plantilla deben ser diligenciados automáticamente por la herramienta.
 El formato de la carta debe contar con encabezado, cuerpo.
 El formato Anexo ofrecimiento debe establecerse automáticamente por la herramienta para
los empleados que tengan asignado los planes C, CE, CE1.
 Revisar archivo de la plantilla. (GTH-F-523 - Contenido Plan de Retiro C)

Criterios de aceptación:

 Encabezado del documento

A continuación, se listan los campos que se deben visualizar en el encabezado de la carta. Estos
campos deben ser parametrizables, de tal forma que si cambian el nombre se pueda realizar en los
parámetros y no en la plantilla directamente.

o Título del documento: valor parametrizable

o Vicepresidencia responsable: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO VICEPRESIDENCIA DE
TALENTO HUMANO
o Código del documento: valor parametrizable
o Elaborado: fecha parametrizable
o Versión: valor parametrizable
o Icono Ecopetrol: imagen parametrizable

 Cuerpo del documento

Contiene todo lo que el empleado debe conocer sobre el plan de retiro para el plan favorable que le
corresponde. (valor parametrizable)
HU_PR_ESTADOS FASE OFRECIMIENTO

Yo como usuario del sistema

Necesito que el sistema asigne automáticamente a cada empleado de la matriz de planeación el
estado que le corresponda según el proceso en que se encuentre
Para realizar un seguimiento del ofrecimiento actual a cada empleado en la matriz de planeación.

Criterios de aceptación
 El sistema debe asignar por cada empleado el estado que le corresponda: Asignar
ofrecedor, Por ofrecer, Ofrecido, Vencido, Aprobado, Rechazado.
 Por auditoría el paso por cada estado debe registrar fecha y hora. En caso de que ya exista
una fecha y hora registrada, al realizar la transición de un estado a otro se debe actualizar la
existente.
 La asignación del estado Asignar ofrecedor debe realizarse inmediatamente el registro sea
trasladado del módulo de caracterización al módulo de matriz de planeación.
(HU_PR_Caracterización vista Gerente de segmento)
 La asignación del estado Por ofrecer debe realizarse inmediatamente el registro se le sea
asignado un ofrecedor por el usuario administrador. (HU_PR_Asignar ofrecedor – usuario
Administrador)
 La asignación del estado Ofrecido debe realizarse inmediatamente el empleado con rol
ofrecedor envíe la documentación al trabajador y se registre automáticamente la "Fecha de
ofrecimiento" (HU_PR_Enviar ofrecimiento – usuario Ofrecedor)
 La asignación del estado Vencido debe tenerse en cuenta la "Fecha de vencimiento" del
empleado. Si pasado ese tiempo (15 días hábiles) y no se tienen fechas registradas para los
campos: "Fecha de aceptación de ofrecimiento" o "Fecha de rechazo de ofrecimiento" o
ninguna novedad de ampliación, se debe asignar el estado mencionado. Además se guardará
la fecha de vencimiento.
 La asignación del estado Aprobado debe realizarse inmediatamente el empleado con rol de
ofrecedor registre una fecha en el campo "Fecha de aceptación de
ofrecimiento" (HU_PR_Aprobar ofrecimiento – usuario Ofrecedor)
 La asignación del estado Rechazado debe realizarse inmediatamente el empleado con rol de
ofrecedor registre una fecha en el campo " Fecha de rechazo de
ofrecimiento" (HU_PR_Rechazar ofrecimiento – usuario Ofrecedor)
HU_PR_GENERAR DOCUMENTOS PARA OFRECIMIENTO – 1

Yo como Ofrecedor
Necesito generar por solicitud para cada empleado los documentos que hacen parte de su
ofrecimiento
Para enviarlos para que el trabajador pueda revisarlos y dar respuesta.

Criterios de aceptación:

 El sistema debe permitir al rol de ofrecedor la generación de todos los documentos para el
ofrecimiento.
 Los documentos deben generarse con base en cada una de las plantillas creadas para cada
documento y deben ser almacenados en un repositorio de la plataforma. Si se deben
descargar de nuevo, deben ser reemplazados.
 Los documentos deben generarse completamente diligenciados con los datos del empleado.
 Los documentos que se deben generar cuando sea solicitado por acción del ofrecedor son:
1. Carta Oferta: depende del plan del empleado calculado en la planta:
 Si el plan de retiro asignado es el A, se debe generar (HU_PR_Crear plantilla
de carta del ofrecimiento plan A)
 Si el plan de retiro asignado es el AE, AE1, se debe generar (HU_PR_Crear
plantilla de carta del ofrecimiento plan A – Excepción)
 Si el plan de retiro asignado es el B, se debe generar (HU_PR_Crear plantilla
de carta del ofrecimiento plan B)
 Si el plan de retiro asignado es el C, CE, CE1 se debe generar (HU_PR_Crear
plantilla de carta del ofrecimiento plan C)

2. Anexo ofrecimiento: depende del plan del empleado calculado en la planta:

 Si el plan de retiro asignado es el A, AE, AE1 se debe generar (HU_PR_Crear
plantilla de Anexo ofrecimiento Plan Retiro A, AE, AE1)
 Si el plan de retiro asignado es el B, se debe generar (HU_PR_Crear plantilla
de Anexo ofrecimiento Plan Retiro B)
 Si el plan de retiro asignado es el C, CE, CE1 se debe generar (HU_PR_Crear
plantilla de Anexo ofrecimiento Plan Retiro C, CE, CE1)
ALERTA DÍAS DE PLAZO PARA ACEPTACIÓN PLAN RETIRO

Yo como usuario ofrecedor

Necesito registrar en el sistema la fecha en el que se envían los documentos a cada empleado
Para que el sistema tenga en cuenta el plazo que se tiene parametrizado para determinar la fecha de
vencimiento.

Criterios de aceptación:

 Cuando se guarde la “Fecha de ofrecimiento” el sistema debe calcular y almacenar el valor

para el campo "Fecha de vencimiento". Para esto debe sumarle a la fecha de ofrecimiento el
valor del parámetro 15 (días), teniendo en cuenta que se debe sumar días hábiles (lunes a
sábado).
 Si la fecha obtenida después de la sumatoria es un día no laboral (domingo y festivos), se
debe almacenar como fecha de vencimiento el día siguiente, en caso contrario se debe
almacenar la fecha obtenida.
 La fecha de vencimiento calculada anteriormente no puede ser modificada a menos que se
radique la novedad en (HU_PR_ Ampliación plazo ofrecimiento – usuario Ofrecedor) y sea
aprobada como por el gerente.
 El sistema avisará al usuario los días transcurridos luego de enviado el ofrecimiento de
acuerdo con las siguientes condiciones.

o Ofrecido (verde): aparecerá partir del día que fue enviado el ofrecimiento de 15 a 8
días faltantes días hábiles (lunes a sábado): “A + número de días faltantes para fecha
de vencimiento de vencer el plazo” (tooltip)
o Ofrecido (amarillo): aparecerá faltando 7 días, de 7 a 4 días faltantes días hábiles
(lunes a sábado): “A número de días faltantes para fecha de vencimiento de vencer el
plazo” (tooltip)
o Ofrecido (rojo): aparecerá faltando 3 días, de 3 a 1 día faltantes días hábiles (lunes a
sábado): “A número de días faltantes para fecha de vencimiento de vencer el plazo”
(tooltip)
HU_PR_CREAR PLANTILLA FORMATO HABEAS DATA

Yo como Administrador
Necesito contar con una plantilla del formato Habeas Data
Para que sea generada y diligenciada automáticamente por el sistema cuando se requiera realizar el
ofrecimiento.

Consideraciones generales
 Solo el rol definido por matriz de roles y perfiles tendrá la posibilidad de descargar el archivo
PDF. (En caso de realizar modificaciones a los datos personales, debe hacerse desde
Empleado Central)
 Por auditoría la descarga de la plantilla debe tener asociado el registro de una fecha, hora y
usuario del sistema.
 Los campos de la plantilla deben ser diligenciados automáticamente por la herramienta con
base en la información de cada empleado en Empleado central.
 El formato de la carta debe contar con encabezado, cuerpo y firma.
 El formato Habeas Data debe establecerse automáticamente por la herramienta para los
empleados que tengan asignado los planes A, AE, AE1, B, C, CE, CE1.
 Revisar archivo de la plantilla. (GTH-F-525 - Formato Autorización y transferencia a
Protección)

Criterios de aceptación:

 Encabezado del documento

A continuación, se listan los campos que se deben visualizar en el encabezado de la carta. Estos
campos deben ser parametrizables, de tal forma que si cambian el nombre se pueda realizar en los
parámetros y no en la plantilla directamente.

o Título del documento: valor parametrizable

o Vicepresidencia responsable: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO VICEPRESIDENCIA
DE TALENTO HUMANO
o Código del documento: valor parametrizable
o Elaborado: fecha parametrizable
o Versión: valor parametrizable
o Icono Ecopetrol: imagen parametrizable

 Cuerpo del documento

Contiene todo lo que el empleado debe conocer sobre el tratamiento de datos personales.
Adicionalmente debe presentar los siguientes campos:

 Mensaje de la carta con la autorización de tratamiento de datos personales valor

parametrizable
 Nombre completo del empleado
 Cédula
  Registro SAP

 Sección firma
 Firma del empleado: debe emplearse firma digital
 Nombre completo: relacionar nombre completo del empleado
 Cedula de ciudadanía: relacionar el número de cedula de ciudadanía del trabajador.

HU-ENVIAR OFRECIMIENTO – USUARIO OFRECEDOR

Yo como usuario Ofrecedor

Necesito enviar el ofrecimiento a cada empleado seleccionado en la matriz de planeación
Para llevar un seguimiento.

Dado que como usuario Ofrecedor

Cuando ingreso a la aplicación
Entonces podré visualizar una opción para ingresar a la “Matriz de planeación”

Dado que como usuario Ofrecedor

Cuando ingreso al panel de Matriz de planeación

Entonces podré visualizar la opción “Enviar ofrecimiento", el sistema debe realizar las siguientes
acciones:

Criterios de aceptación:

 La opción “Enviar ofrecimiento" se activará solo si el registro seleccionado tiene el estado

“Por ofrecer”. La acción se hará de manera individual por registro.
 El sistema al pulsar sobre la opción “Enviar ofrecimiento", se especificará el registro al cual se
le enviará el ofrecimiento y mostrará los formatos para ofrecimiento: (HU_PR_ Generar
documentos para ofrecimiento)
o Carta Oferta
o Anexo ofrecimiento
o Formato aceptación
 El sistema permitirá descargar los documentos de forma individual o masiva.
 El sistema presentará la opción "Enviar ofrecimiento" que permitirá enviar por correo
electrónico dentro del aplicativo los documentos al trabajador elegido:
o De: el sistema traerá automáticamente el correo electrónico del usuario ofrecedor
logueado en el aplicativo.
o Para: el sistema traerá automáticamente el correo electrónico del trabajador
seleccionado por el ofrecedor previamente.
o Asunto: el sistema traerá automáticamente el asunto del correo electrónico con
posibilidad de edición si así lo desea el ofrecedor.
o Cuerpo del correo: el sistema traerá automáticamente el mensaje definido en el
cuerpo del correo electrónico con posibilidad de edición si así lo desea el ofrecedor
 o Adjuntos: se cargarán automáticamente los documentos generados. (HU_PR_
Generar documentos para ofrecimiento)

 El sistema generará automáticamente un mensaje notificando acción realizada cada vez que
se realice la acción.
 El sistema generará automáticamente un No. de ofrecimiento una vez el usuario complete
la acción de enviar ofrecimiento.(dicho campo podrá ser consultado en reportes generados
por el aplicativo).
 Se guardará la fecha actual del sistema automáticamente en el campo “Fecha de
ofrecimiento” una vez el usuario complete la acción de enviar ofrecimiento y además
guardará un soporte del correo electrónico enviado.
 Los registros que se les envíen el ofrecimiento cambiarán de estado automáticamente de
“Por ofrecer” a “Ofrecido”
 El sistema presentará la opción "Cancelar" para no realizar la acción y volver a la pantalla
inicial.

HU ACEPTACIÓN OFRECIMIENTO – USUARIO OFRECEDOR

Yo como usuario Ofrecedor

Necesito aprobar el ofrecimiento a cada empleado seleccionado en la matriz de planeación
Para llevar un seguimiento.

Dado que como usuario Ofrecedor

Cuando ingreso a la aplicación
Entonces podré visualizar una opción para ingresar a la “Matriz de planeación”

Dado que como usuario Ofrecedor

Cuando ingreso al panel de Matriz de planeación
Entonces podré visualizar la opción para la aceptación ofrecimiento, el sistema debe realizar las
siguientes acciones:

Criterios de aceptación:

 La opción para la aceptación ofrecimiento se activará solo si el registro seleccionado tiene el

estado “Ofrecido”. La acción se hará de manera individual por registro.
 Se especificará el registro y No. de ofrecimiento del trabajador que se seleccione para
realizar la acción.
 El sistema mostrará la “Fecha de registro ofrecimiento” y la “Fecha de vencimiento” del
trabajador que se seleccione para realizar la acción.
 El ofrecedor al seleccionar la opcion aceptación ofrecimiento el sistema cargará la fecha
actual del sistema automáticamente en el campo destinado para tal fin con posibilidad de
editar y solicita al usuario adjuntar un soporte.
 Una vez el usuario complete la acción de aceptación ofrecimiento debe cargar lo formatos
diligenciados por el trabajador.
 El sistema presentara la opción "Aceptar ofrecimiento" para completar la acción y "Cancelar"
para no realizar la acción. Ambas volverán a la pantalla inicial.
  Los registros que se les acepte el ofrecimiento cambiarán de estado automáticamente de
“Ofrecido” a “Aprobado”
 El sistema generará automáticamente un mensaje notificando acción realizada cada vez que
se realice la acción.

HU-RECHAZO OFRECIMIENTO – USUARIO OFRECEDOR

Yo como usuario Ofrecedor

Necesito rechazar el ofrecimiento a cada empleado seleccionado en la matriz de planeación
Para llevar un seguimiento.

Dado que como usuario Ofrecedor

Cuando ingreso a la aplicación
Entonces podré visualizar una opción para ingresar a la “Matriz de planeación”

Dado que como usuario Ofrecedor

Cuando ingreso al panel de Matriz de planeación
Entonces podré visualizar la opción para el rechazo ofrecimiento, el sistema debe realizar las
siguientes acciones:

Criterios de aceptación:

 La opción para el rechazo ofrecimiento se activará solo si el registro seleccionado tiene el

estado “Ofrecido”. La acción se hará de manera individual por registro.
 Se especificará el registro y No. de ofrecimiento del trabajador que se seleccione para
realizar la acción.
 El sistema mostrará la “Fecha de registro ofrecimiento” y la “Fecha de vencimiento” del
trabajador que se seleccione para realizar la acción.
 El ofrecedor al seleccionar la opcion rechazo ofrecimiento el sistema cargará la fecha actual
del sistema automáticamente en el campo destinado para tal fin con posibilidad de editar
y solicita al usuario adjuntar un soporte.
 El sistema presentara la opción "Rechazar ofrecimiento" para completar la acción y
"Cancelar" para no realizar la acción. Ambas volverán a la pantalla inicial.
 Los registros que se les rechace el ofrecimiento cambiarán de estado automáticamente de
“Ofrecido” a “Rechazado”
 El sistema generará automáticamente un mensaje notificando acción realizada cada vez que
se realice la acción.