PLANIFICACIÓN, INDICADORES DE

GESTIÓN Y SEGUIMIENTO

Facilitador
Ing. Alfredo E. Flores F.
Septiembre 2011
BASAMENTO LEGAL
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
(Artículos 141, 299, 311 y 315)

Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular. Publicada en

Gaceta Oficial Nº 6.011 Extraordinario del 21/12/2010.

Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal. Publicada en Gaceta Oficial Nº 6.013 Ext. del
23/12/2010. (Artículos 5, 37 y 39)
BASAMENTO LEGAL
Decreto Nº 6.723 del Reglamento de Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Publicada en Gaceta Oficial Nº 39.240 del 12/08/2009. (Artículos 2,
10, 18, 36 y 38)
Decreto 8.414 con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial a
la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Público.
Publicada en Gaceta Oficial Nº 39.741 del 23/08/2011. (Artículo
131).
Reglamento Nº 1. de la Ley Orgánica de la Administración Financiera
del sector Público GO 5781 del 12/08/2005. Publicada en Gaceta
Oficial Nº 5781 del 23/08/2011. (Artículo 7).
BASAMENTO LEGAL (Cont.)

Ley Orgánica de la Administración Pública. Publicada en

Gaceta Oficial Nº5.890 Extraordinario del 31/07/2008.
(Artículos 18,19,20, 21)

Ley Contra la Corrupción, Publicada en Gaceta Oficial Nº5.890

Extraordinario del 31/07/2008 . (Artículos 6 y 12)

Decreto Nº 825 Gobierno electrónico Publicado en Gaceta

Oficial Nº 36.995 del 22/05/2000. (Artículos 1,2 y 3)
BASAMENTO LEGAL (Cont.)

Decreto 368 Ley sobre Simplificación de Trámites

Administrativos. Publicada en Gaceta Oficial Nº 5393
Extraordinario del 22/10/1999. (Artículo 5 y 6).

Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la

Administración Pública Publicada en Gaceta Oficial Nº 37.783
del 25/09/2003.
PLANIFICACIÓN
"Es el proceso de establecimiento de metas y elegir medios
para poder alcanzarlas " (Stoner, 1996).

"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo

que la organización hará para alcanzar sus objetivos"
objetivos (Ortiz,
s/f).

"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los

desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de
acción recomendado: un plan", (Sisk, s/f).
PLANIFICACIÓN (Cont.)

Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más

apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la
acción", (Goodstein, 1998).
"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones . Es un
proceso de decidir... antes de que se requiera la acción"
(Ackoff,1981).
"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer,
quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick,
1994). Se erige como puente entre el punto en que nos
encontramos y aquel donde queremos ir.
PLANIFICACIÓN (Cont.)

"Es el proceso de definir el curso de acción y los

procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas.
metas
El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado
final deseado" (Cortés, 1998).

Proceso de formulación de planes y proyectos con vista a su

ejecución racional y sistemática, en el marco de un sistema
orgánico nacional, que permita la coordinación, cooperación,
seguimiento y evaluación de las acciones planificadas ….
(LOPPP, 2010)
FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN

Prospectiva. Escenarios.
Integral. Variables.
Viabilidad. Factores.
Continuidad. Materialización.
Medición. Indicadores.
Evaluación. Seguimiento.
TIPO DE PLANIFICACIÓN

Planificación
Operativa
Planificación
Estratégica

Planificación
Organizacional

Largo Plazo Corto Plazo

SISTEMA INTEGRADO DE PLANES
 Sistema de
Plan Plan Presupuesto Indicadores
Estratégico Operativo
de Gestión
Misión
Objetivos

Visión Metas Ingresos

Gestión
Políticas Indicadores

Medios de
Gastos
Factores
Verificación

Principios
Institucionales Ejecución Física Resultado
Redistribución
Valores Asignación
Institucionales presupuestaria
 PLAN ESTRATÉGICO
Misión y Visión.
Visión. (Resolución 231 publicado en
Gaceta Oficial del Estado Mérida Nº Extraordinario del
03/
03/11/
11/2009
2009))

Políticas de Calidad.
Calidad.

Factores Claves de Éxitos.

Éxitos. (Talento humano,
Liderazgo, Infraestructura, Autoevaluación y
Responsabilidad Social)
 PLAN ESTRATÉGICO
Objetivos Estratégicos.
Estratégicos.

Principios Institucionales (Art..

(Art 26 de la
LRPLCGRSNCF)

Valores Institucionales (Resolución 231 publicado

en Gaceta Oficial del Estado Mérida Nº Extraordinario
del 03/
03/11/
11/2009
2009..)
PLAN OPERATIVO

Economía
Eficiencia
Eficacia
Efectividad
De Riesgos
Calidad
NIVELES DE LA GESTIÓN PÚBLICA
RELACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN
Y EL CONTROL
Fase de Planificación
•Establecimiento del equipo de trabajo.
•Definición de los escenarios, objetivos, metas y de los
recursos necesarios para su ejecución.

Fase de Ejecución
•Conjunto de tareas, acciones y actividades.
•Realización propia del proyecto.

Fase de Entrega de Resultados

•Análisis del progreso (Control).
•Estándares de Mediciones (Indicadores).
¿POR QUÉ MEDIR?
Descripción general de los avances
realizados en relación con lo proyectado:
proyectado:
Que actividades están adelantadas.
adelantadas.
Que actividades están con retraso.
retraso.
Que áreas están al díadía..
Cuales han sido los retrasos o problemas no
previstos..
previstos
Entender los procesos.
procesos.
Orienta a definir y distribuir responsabilidades.
responsabilidades.
Identificar iniciativas y acciones necesarias.
necesarias.
Facilitar la delegación.
delegación.
Mejorar el control.
control.
 ¿POR QUÉ MEDIR?

“Si no se mide lo que se hace no se puede

controlar, y si no se puede controlar no se
puede dirigir, y si no se puede dirigir no se
puede mejorar”
mejorar”.
LA MEDICIÓN

Comunicar

Sistema
Compensar de Entender
medición

Orientar
 MEDICIÓN

Es el proceso de
recolección y análisis de
datos e información con
el propósito evaluar, la
ejecución de los planes,
proyectos y políticas en
el marco de productos y
logros a través de la
medición de objetivos
establecidos.. (Acevedo,
establecidos
2007))
2007
 INDICADORES
Relación entre las variables cuantitativas y cualitativas, que permite observar la
situación y las tendencias de cambios generadas en el objeto o fenómeno
observado, respecto de objetivos y metas previstos e influencias esperadas.
esperadas.
(Beltran
Beltran,, 1998)
1998).
Son la medida del estado y desempeño de un macroproceso o actividad en un
momento determinado e indican el grado en que se están logrando los
objetivos.. (Serna, 2005)
objetivos 2005).
Magnitud asociada a una actividad, proceso o sistema que permite medir o
comparar los resultados obtenidos.
obtenidos. (Mendoza, 2009)
2009).
Permiten relacionar variables internas, externas, cualitativas y cuantitativas
para determinar su comportamiento y su inherencia en el logro de los objetivos
y metas previstos.
previstos. (Gutiérrez, 2009)
2009)
Indicadores de gestión:
gestión: relación de variables que permiten medir desempeño
en un órgano o ente.
ente. (RPLCGRSNCF, 2010
2010))
CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES

1) Dimensión o Valoración de la
realidad..
realidad
2) Tipo de Medida o procedimiento
para su obtención
obtención..
3) Propósitos y Naturaleza de los
esquemas de evaluación.
evaluación.
TIPOS DE INDICADORES
Cuantitativos y Cualitativos.
Cualitativos. Rendimiento.
Rendimiento.
Positivos o Negativos.
Negativos. Productividad..
Productividad
Directos o Indirectos Objetivos..
Objetivos
Insumos..
Insumos Satisfacción..
Satisfacción
Proceso..
Proceso Entorno..
Entorno
Producto..
Producto Excelencia..
Excelencia
Ejecución..
Ejecución Evaluación..
Evaluación
Utilización..
Utilización Cumplimiento..
Cumplimiento
Estructura..
Estructura Financieros..
Financieros
Estratégicos
Gestión.
Gestión.
Resultados.
Resultados.
 TIPOS DE INDICADORES

Indicadores de Gestión:
Gestión: partiendo que gestión tiene que ver
con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer
realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados.
Estos indicadores están relacionados con los ratios que nos
permiten administrar realmente un proceso.

Indicadores de Resultados:
Resultados: Son los más relacionados con las
finalidades y las misiones de las políticas públicas.
 INDICADORES DE GESTIÓN
Indicadores de Economía:
Economía: evalúa la capacidad de una institución
para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para el
cumplimiento de sus objetivos.
objetivos. Concretamente, es la relación entre
el número de recursos empleados con los disponibles.
disponibles. Miden la
austeridad, oportunidad y mesura en la adquisición de bienes y
servicios..
servicios
Indicadores de Eficiencia:
Eficiencia: tiene que ver con la actitud y la
capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo
gasto de tiempo.
tiempo. Están relacionados con la proporción que nos
indica el tiempo invertido en la consecución de tareas y/o trabajos.
trabajos.
Consiste en lograr los objetivos y metas con el uso adecuado de los
recursos (humanos, financieros, tecnológicos, físicos) E= P/R
 INDICADORES DE GESTIÓN
Indicadores de Eficacia:
Eficacia: teniendo en cuenta que eficaz tiene que ver
con hacer efectivo un intento o propósito.
propósito. Los indicadores de eficacia
están relacionados con las relaciones que nos indican capacidad o
acierto en la consecución de tareas y/o trabajos.
trabajos. Es eficaz o efectivo
cuando se logra lo que se propone.
propone. Se refieren a las relaciones entre
lo realizado con lo programado, para cualquiera de los niveles del
proceso productivo.
productivo.
Indicadores de Efectividad:
Efectividad: Es la relación entre los resultados
logrados y los resultados propuestos, o sea nos permite medir el
grado de cumplimiento de los objetivos planificados.
planificados.
Indicadores de Calidad:
Calidad: cuando se mide la capacidad de cumplir
adecuadamente con los requisitos de satisfacción del producto que
esperan los usuarios.
usuarios.
 INDICADORES DE RESULTADOS
Indicadores de Efecto:
Efecto: miden las consecuencias del uso de los
productos en cierta población beneficiaria.
beneficiaria. Están relacionados con
las contribuciones del proyecto a resolver directamente problemas y
necesidades de la población destinataria.
destinataria.
Indicadores de Impacto:
Impacto: miden la consecuencia de los efectos de un
proyecto o política sobre la comunidad.
comunidad. Su carácter es de mayor
permanencia y evidencia cambios importantes en la tendencia
histórica.. Están relacionados con las contribuciones de los proyectos
histórica
y programas al cumplimiento de las políticas, misión u objetivo
superior de la institución y /o del grupo.
grupo.
 PROPIEDADES INDICADORES
Pertinencia:: No todo lo que puede ser medido, debe serlo.
Pertinencia serlo. Tiene que ver
con evaluar lo correcto, de tal forma que antes de definir los indicadores se
debe conocer el proceso de producción que se mide.
mide.
Independencia:: Se debe evitar usar indicadores que puedan estar
Independencia
condicionados en sus resultados por factores externos, o la actividad
conexa de terceros, sean estos públicos o privados.
privados. Costo Razonable:
Razonable: La
información para su elaboración debe ser recolectada a un costo razonable
dentro de la confiabilidad necesaria.
necesaria.
Carácter Participativo:
Participativo: Que involucre en el proceso de preparación a todos
los actores relevantes como una forma de asegurar la legitimidad y reforzar
el compromiso con las metas e indicadores resultantes.
resultantes.
 PROPIEDADES INDICADORES
Públicos:: Deben ser conocidos y accesibles a todos los niveles de la
Públicos
institución, así como al público usuario y a la Administración Pública en
general..
general
Homogeneidad:: Para su preparativo se debe usar el mismo parámetro o
Homogeneidad
unidad de medida:
medida: asesorías legales, inspecciones, atenciones médicas,
etc
etc..
Confiabilidad:: Se debe contar con datos suficientes y demostrables, lo cual
Confiabilidad
implica generar indicadores que provienen de registros, estadísticas, y
sistemas de información disponibles.
disponibles.
Específicos y sensibles:
sensibles: Significa que los indicadores deben evidenciar los
cambios que se desean medir.
medir.
METODOLOGÍA PARA ESTABLECER INDICADORES

Diagnóstico.
Diagnóstico.
Conocer los procesos
medulares y de
apoyo..
apoyo
Recursos..
Recursos
Instrumentos de
Control interno.
interno.

Tomado de: (Beltran,1998)

ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
 MODELO DE GESTIÓN Y RESULTADOS
Gestión Resultados

Entrada Insumo proceso Producto Efecto Impacto

Valores de
Demandas Ejecución de Nivel de Corto y
recursos Largo Plazo
de servicios los procesos respuesta Mediano
utilizados
Plazo

Los indicadores son elementales para evaluar, dar seguimiento y predecir

tendencias de una situación.
EFECTO/IMPACTO

¿Que incidencia tiene el producto?.

Nivel de repercusión originado a
partir de los productos resultantes
Corresponde a la Población
demandante u objetivo.
Explican el problema intermedio
¿Que incidencia tiene el efecto?.
Propósito último de la organización.
Corresponde a la Población demandante u
objetivo.
Explican el problema final.
 ESTRUCTURA DE REDACCIÓN

Sustantivo en
Total, plural con o Verbo en Indicador
Número, de sin participio Primer
Cantidad complemento pasado Nivel
(UM)

Indicador de Primer Nivel

 EJEMPLOS

Total de Trabajadores contratados

Número de Contralores Escolares elegidos

Cantidad de horas--vehículos
horas utilizados
 EJEMPLOS
Cantidad de horas-
horas-hombre utilizados en la actuación fiscal.
fiscal.

Total de horas-
horas-hombre utilizados en la evaluación de
expedientes..
expedientes
Cantidad de informes de actuaciones fiscales consignados
oportunamente..
oportunamente

Cantidad de informes de actuaciones fiscales programados

GENERACIÓN DE INDICADORES DE SEGUNDO
NIVEL
Variable Económica:
Económica: característica cuantitativa o
cualitativa representada en Bolívares, costos, gastos,
inversión, ingresos, devoluciones, entre otros.
otros.

Variable Cronológica:
Cronológica: característica cuantitativa o
cualitativa que describe magnitudes de tiempo disponible
disponible..

Variable Física:
Física: representa elementos tangibles
susceptibles de ser cuantificados o cualificados de
acuerdo a su uso.
uso.
GENERACIÓN DE INDICADORES DE SEGUNDO
NIVEL

Es una relación de numerador a denominador

estructurado con un nivel de complejidad, con la finalidad
de verificar el nivel de cumplimiento.
cumplimiento.

a Total de horas-
horas-máquinas suspendidas
Total de horas-
horas-máquinas empleadas
GENERACIÓN DE INDICADORES DE SEGUNDO
NIVEL
ESTRUCTURA
Estructura de un Indicador de Gestión
Nombre: Identificación
Diccionario: Explicación de lo que se mide.
Tipología del indicador Estratégicos, Táctico, Operativos
Por su Naturaleza: Eficacia, Eficiencia, Efectividad
Fórmula de Cálculo: Cuantitativo; Cualitativo
Expresión de Valor: Términos Absolutos, Relativos, Porcentual.
Por su Naturaleza: Eficacia, Eficiencia, Efectividad
Significado: Como se interpreta
Rango de Gestión: Mínimo, Aceptable y Máximo.
FICHA TÉCNICA (DEPPPP)
PRODUCTO:
FUNCIONARIO RESPONSABLE:
NOMBRE DEL INDICADOR:
DESCRIPCION DEL INDICADOR:
DEFINICION DEL NUMERADOR
DEFINICION DEL DENOMINADOR
INTERPRETACION DEL RESULTADO
RANGO DEL RESULTADO:
FRECUENCIA DE CALCULO:
DESCRIPCION
Coloque el nombre del Producto para el cual se describe los componentes del
indicador.
Es el Funcionario designado para la formulación y logro de los productos metas
mediante la utilización eficaz de los recursos asignados. (Art. 14 de de
Administración Financiera del Sector Público del Estado Mérida.)
Coloque el nombre del Indicador.
Mencione de manera clara, precisa y concreta lo que se pretende medir con el
indicador
Describa lo que se pretende medir con la variable del numerador
Describa lo que se pretende medir con la variable del denominador
Describa el significado del resultado obtenido en la aplicación de la formula.
Es el Resultado máximo o mínimo en que debe fluctuar el indicador.
Mensual, trimestral, anual.
DISEÑO DE HOJA DE CALCULO

Ítems Unidad Tipo de Variables Descripción Formula Expresión Período Resultado Tendencia Criterios
Administrativa Indicador de de del Valor de la de
Indicadores Cálculo Medición Aceptación

3
INDICADOR/ELEMENTOS
SEGUIMIENTO

Evaluación de
Gestión y Resultados

Análisis e
interpretación

Relación de los
Indicadores
 CONCEPTOS BÁSICOS
Analizar:: proceso de categorización, ordenación y descripción del comportamiento
Analizar
de uno o más indicadores de gestión y/o resultados, con la finalidad de conocer la
direccionalidad de una determinada unidad de Análisis.
Análisis. (Acevedo, 2008)
2008)

Interpretar:: proceso explicativo a partir de análisis confiables de indicadores de

Interpretar
distinto tipo, complejidad, jerarquía y categoría que permiten estimar o determinar
relaciones causa – efecto y repercusiones en cadena para evaluar y decidir en base
a un plan
plan.. (Acevedo, 2008
2008))

Evaluación:: es un proceso selectivo que intenta valorar de manera sistemática y

Evaluación
objetiva los progresos hacia un efecto y su realización.
realización. Es un ejercicio que implica
análisis de alcance y profundidad diferentes, que se lleva a cabo en distintos
momentos como respuesta a las necesidades cambiantes de conocimiento.
conocimiento.
 CONCEPTOS BÁSICOS
Seguimiento: puede definirse como una función continua cuyo principal objetivo es
proporcionar a los principales interesados, en el contexto de una intervención en
curso, indicaciones tempranas de progreso, o de la falta de progreso en el logro de
resultados..
resultados

Control:: actividad dirigida a verificar el cumplimiento de los planes, programas,

Control
políticas, normas y procedimientos e identificar posibles acciones correctivas
correctivas..

Gestión:: acción y efecto de administrar los recursos humanos, tecnológicos y

Gestión
financieros de una organización, con la finalidad de cumplir los objetivos y metas de
la misma.
misma.

Control de Gestión:
Gestión: actividad gerencial que se desarrolla dentro de las
organizaciones dirigidas al cumplimiento de su misión, objetivos, de sus planes,
programas y metas, de las disposiciones normativas que regulan su desempeño y
que la gestión sea eficaz, eficiente y económica que tenga calidad e impacto.
impacto.
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Capacidades Responsables

Experiencia Ajustes

Toma de
decisiones
PARA UN BUEN SEGUIMIENTO
Roles de responsabilidad.
responsabilidad.
Recolección de los datos.
datos.
Diseño del plan de acciones.
acciones.
Centrados en resultados y acciones posteriores.
posteriores.
Visitas de campo.
campo.
Mecanismos participativos
participativos:: aceptación, consenso
de los indicadores seleccionados
Análisis y Comparación de los resultados.
resultados.
Reportes o Informes.
Informes. (Medidas correctivas,
Conclusiones y Recomendaciones)
Empleo de Cuadros y/o Gráficos,
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Se verifica el indicador para medir el resultado de la meta.
meta.
Se corroborar el resultado indicado en el plan evaluado.
evaluado.
Se constatan los medios de verificación sobre la ejecución
de las metas indicadas en la planificación y sus controles
internos establecidos.
establecidos.
Recomendaciones in situ sobre aspectos desarrollados
conforme a lo observado en el seguimiento.
seguimiento. Se efectúan
notas y las certificaciones por los actores y/o
responsables involucrados en dicho proceso de cada una
de las dependencias respectivas.
respectivas.
 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
PLANIFICADO CONTROL INTERNO DE LO EJECUTADO ACCIONES CORRECTIVAS

EJECUCIÓN EN INFORMACIÓN ESTADO DE LA INDICAR LO

ELABORANDO
DESCRIPCIÓN DE LA EL TRIMESTRE ORGANIZADA EJECUCIÓN ALCANZADO PRODUCTO
OBJ. METAS INDICADORES MEDIO DE VERIFICACIÓN OTROS ASPECTOS
META (ANUAL) PARCIA EN LA FINAL FECHA DE
ENE FEB MAR SI NO TOTAL N/A SI NO
L REVISIÓN ENTREGA

1
 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
ESTADO EN QUE SE ENCUENTRA

Nº Observación
ACTUACIÓN SEGÚN EL INFORME ANUAL DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL
ALCAN-
ELABORANDO
ZADO
PRODUCTO
ESPERADO FECHA A
CÓDIGO DESCRIPCIÓN ESTADO AL CIERRE AÑO SI NO NO SI
TERMINAR
 Facilitador: Ing. Alfredo E. Flores F.
Contraloría del estado Mérida
Dirección Técnica de Planificación y Control de Gestión.
Teléfonos: 0274 263 4936 / 5076 Ext. 109
Correos Electrónicos:
contraloriaestadomerida@gmail.com
webmaster@contraloriaestadomerida
Twitter:: @ControlMerida
Twitter @ControlMerida

Muchísimas gracias por su atención

Objetivo 1: Mejorar la calidad del proceso de las actuaciones fiscales en el
control, vigilancia y fiscalización de los recursos públicos, coadyuvando a la
consolidación del Sistema Nacional de Control Fiscal en el estado Mérida.
Objetivo 2: Fortalecer el bienestar social y capacitación del talento humano de
la Contraloría en el marco de nuestras competencias.
Objetivo 3: Perfeccionar los procesos administrativos, jurídicos, seguridad,
técnico, logístico y el desempeño organizacional de la Contraloría.
Objetivo 4: Consolidar de manera efectiva los sistemas de comunicación
internos y externos así como las relaciones públicas en el estado Mérida.
Objetivo 5: Contribuir a minimizar la impunidad, estableciendo
responsabilidades administrativas con justicia, objetividad y legalidad.
Objetivo 6: Promover la formación de ciudadanos y ciudadanas y comunidades
organizadas en el control, vigilancia y denuncia de la gestión gubernamental.