CÓDIGO: CA-DE-001

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
VERSIÓN: 05

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS FECHA: 14-07-2020

PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ALCANCE

El proceso de Direccionamiento Estratégico está orientado a definir la ruta estratégica que guiara la Aplica al establecimiento de políticas, planes, programas y proyectos de la Universidad.
gestión institucional, a través de un buen gobierno, y en concordancia con las dinámicas del entorno,
satisfacer las necesidades y expectativas de usuarios y partes interesadas, así como fortalecer su
confianza y legitimidad.
Este proceso es liderado e integrado por la alta dirección, como Gobierno Institucional, y por ello, es
responsable de fijar las políticas, planes, programas y proyectos para garantizar condiciones de
gobernanza, que faciliten la gestión estratégica de la Universidad de Cartagena, su desarrollo y
sostenibilidad.

RESPONSABLE: Rector

CORRESPONSABLES: Vicerrectores, Secretaria General, Jefe Oficina Asesora de Planeación.

RESPONSABLES VINCULADOS POR OPERACIÓN: Decanos, Jefe División de Calidad y Mejoramiento Institucional, Responsables de procesos y subprocesos.

OBJETIVO ESTRATÉGICO DE CALIDAD ASOCIADO

Gestionar la Institución en condiciones y recursos de gobernabilidad que permitan un gobierno transparente, eficiente, eficaz y con enfoque participativo de sus actores, en el desarrollo de sus funciones sustantivas y
procesos institucionales.

ENTRADAS
EMISOR
• Procesos Institucionales.
• Entes gubernamentales
• Órganos de control.
• Instituciones de educación
superior.
• Consejos Superior y Académico.
• Organización Internacional de
Estandarización ISO.
• Instituto Colombiano de Normas
Técnicas y Certificación ICONTEC.
SALIDAS
ENTRADAS SALIDAS RECEPTORES
• Políticas gubernamentales de carácter • Políticas • Todos los procesos de la
nacional, departamental y distrital. • Objetivos Universidad de Cartagena
• Directrices del Consejo Superior. • Planes • Usuarios y grupos de
• Requisitos legales, estatutarios y • Programas interés
normativos a la organización y al • Proyectos • Entes gubernamentales, no
proceso. • Estrategias gubernamentales y de control.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
• Requisitos del Sistema Integrado de • Resoluciones
Gestión de la Universidad de • Acuerdos
Cartagena. • Actos honoríficos
• Contexto Estratégico. • Proyección financiera
• Convenios. • Rendición de cuentas
• Informes de auditorías internas y • Estructura Organizacional
externas. • Plataforma Estratégica
• Propuestas de mejoramiento continuo. Institucional.
• Informes de gestión. • Plan de Desarrollo Institucional.
• Solicitudes de reconocimiento • Proyecto Educativo Institucional.
honorífico. GESTIÓN DIRECTIVA
• Necesidades de recursos y cambios.
• Peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias.
• Necesidades y Expectativas de
usuarios y grupos de interés.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROL: Alta Dirección

RESPONSABILIDADES
RECTOR - LÍDER DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
• Liderar el Sistema de Gestión de Calidad
• Informar al Consejo Superior lo relacionado al Sistema de Gestión de la Calidad
• Aprobar todo lo relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad (cambios del Sistema de Gestión de la Calidad, Mapa de procesos, procedimientos, entre otros)

ALTA DIRECCIÓN:
• Revisar el Sistema de Gestión de la Calidad a intervalos planificados, para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua con la dirección estratégica de la organización
• Demostrar liderazgo y compromiso con respecto al Sistema de Gestión de la Calidad
• Rendir cuentas con relación a la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad
• Asegurarse de que se establezcan la política de calidad y los objetivos de la calidad para el Sistema de Gestión de la Calidad y que sean compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la institución
• Asegurarse de la integración de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad en los procesos de la organización
• Promover el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos
• Asegurarse de que los recursos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad estén disponibles
• Comunicar la importancia de una gestión de la calidad eficaz y conforme con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad
• Asegurarse de que el Sistema de Gestión de la Calidad logre los resultados previstos
• Comprometer, dirigir y apoyar a las personas, para contribuir a la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad
• Promover la mejora
• Apoyar todos los roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique a sus áreas de responsabilidad
• Demostrar liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente
• Determinar, comprender y cumplir regularmente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables
• Determinar y considerar los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la conformidad de los productos y servicios y a la capacidad de aumentar satisfacción del cliente
• Mantener el enfoque en el aumento de la satisfacción del cliente
• Establecer, implementar y mantener una política de la calidad que sea apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye su dirección estratégica
• Proporcionar un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad
• Incluir un compromiso de cumplir los requisitos aplicables
• Incluir un compromiso de mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad
• Asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización
• Asegurarse de que el Sistema de Gestión de la calidad es conforme con los requisitos de la norma ISO 9001:2015
• Asegurar de que se promueva el enfoque al cliente en toda la organización
• Asegurarse de que la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad se mantiene cuando se planifica e implementa cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad

ROL: Estructura de Alto Nivel

RESPONSABILIDADES DE RESPONSABLES DE PROCESOS, SUBPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES
• Elaborar, actualizar, modificar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.
• Identificar los riesgos y oportunidades inherentes a cada proceso, con el fin de asegurar un adecuado y funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad.
• Determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al Sistema de Gestión de Calidad.
• Determinar y seleccionar las oportunidades de mejora e implementar cualquier acción necesaria para cumplir con los requisitos del cliente y aumentar la satisfacción del cliente.
 CÓDIGO: CA-DE-001
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
VERSIÓN: 05

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS FECHA: 14-07-2020

DESPLIEGUE ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

RECURSOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES INTERACCIÓN DE PROCESOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

• Físicos Los Riesgos son gestionados a través del Mapa de A continuación se describen los procesos que se encuentran por El seguimiento y medición a los procesos se
• Tecnológicos Riesgos, el cual se encuentra ubicado en la plataforma relación directa para llevar a cabo el proceso de realiza de manera semestral a través del Plan
• Financieros SIGUC. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: Operativo, el cual es consolidado a través del
• Humanos Las oportunidades son determinadas a través del Plan • Todos los procesos Plan de Acción Institucional. Esta
• Demás recursos requeridos por el Estratégico Institucional, el cual se encuentra ubicado información se encuentra contenida en "Planes",
proceso. en "Planes", del link de transparencia y acceso a la Igualmente, dentro del Mapa de Procesos se evidencia los procesos del link de transparencia y acceso a la
información, ubicada en página web de la Universidad de que se encuentran relacionados indirectamente, el cual se encuentra información, ubicada en página web de la
Cartagena. disponible en la plataforma SIGUC. Universidad de Cartagena.

REQUISITOS

Legales De los usuarios y grupos de interés De la Organización

Requisitos Normativos: NORMA ISO 9001:2015

Numeral Requisito Numeral Requisito Numeral Requisito

4 Contexto de la Organización 6.2 Objetivos de la calidad y planeación para lograrlos 7.5.2 Creación y actualización

4.1 Comprensión de la organización y su contexto 6.3 Planificación de cambios 7.5.3 Control de la información documentada
Comprensión de las necesidades y expectativas de partes
4.2 7 Apoyo 9 Evaluación del desempeño
interesadas
Determinación del alcance del sistema de gestión de la
4.3 7.1 Recursos 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
calidad
4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos 7.1.1 Generalidades 9.1.1 Generalidades

5 Liderazgo 7.1.2 Personas 9.1.2 Satisfacción del cliente

5.1 Liderazgo y compromiso 7.1.3 Infraestructura 9.1.3 Análisis y evaluación

5.1.1 Generalidades 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos 9.3 Revisión por la dirección

5.1.2 Enfoque al cliente 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 9.3.1 Generalidades

5.2 Política 7.1.6 Conocimiento de la organización 9.3.2 Entradas para la revisión por la dirección

5.2.1 Establecimiento de la política de la calidad 7.2 Competencia 9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección

5.2.2 Comunicación de la política de la calidad 7.3 Toma de Conciencia 10 Mejora

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 7.4 Comunicación 10.1 Generalidades

6 Planificación 7.5 Información documentada 10.2 No conformidad y acción correctiva

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades 7.5.1 Generalidades 10.3 Mejora Continua

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

División de Calidad y Mejoramiento Institucional

Rector
Dirección Intermedia Estratégica de Calidad
Vicerrectores Rector - Líder del Sistema de Gestión de Calidad
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Secretaria General
Alta Dirección

FECHA CREACIÓN DEL DOCUMENTO: 01/12/2009

CONTROL DE CAMBIOS
TIPO DE CAMBIO VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE DE APLICACIÓN DE LOS CAMBIOS

Inclusión de los lineamientos para acreditación institucional en

Fondo 00 27/08/2013 requisitos legales. Se eliminó color amarillo. Se utiliza escudo blanco y Jefe de la División de Calidad y Mejoramiento Institucional
negro vectorizado.

Forma 01 24/09/2015 Se suprimieron las firmas digitales del documento. Jefe División de Calidad y Mejoramiento Institucional

Se elimina el subproceso de Internacionalización, que pasa a ser un

proceso. Se modifica el subproceso Gestión Estratégica y cambia a
Fondo 02 29/05/2017 Jefe División de Calidad y Mejoramiento Institucional
Planeación Estratégica. Se actualizan los cargos según la nueva
estructura organizacional.

En atención a cambios surtidos en el manual de procedimiento MP-

AC/GQ-001, se modifica la estructura del encabezado de normalización
del presente documento, aplicando enfoque por procesos y definiendo
en la parte central del encabezado nombre del proceso y subproceso
Forma 03 13/07/2018 (en caso de que se requiera). Jefe División de Calidad y Mejoramiento Institucional
En la parte superior izquierda se reemplaza el escudo por el logo oficial
– lineal de la Universidad de Cartagena.
En la parte superior del cuadro de control de cambios, se describe
fecha de creación del documento.

Se incluye: Corresponsables, Responsables vinculados por

operación, Objetivo estratégico de calidad asociado, Roles y
Responsabilidades, Despliegue estratégico el cual contiene: recursos;
interacción de procesos; riesgos y oportunidades; seguimiento y
medición. Estos dos últimos, pasan de la caracterización de
subprocesos a caracterización de procesos.
- Los requisitos declarados en las caracterizaciones de subprocesos,
pasan a caracterización de procesos. Se establecen de la siguiente
manera: Requisitos legales, normativos (ISO 9001:2015), de la
organización, y de los usuarios y grupos de interés.
- Se incluye tipo de cambio en el cuadro de control de cambios.
Fondo 04 14/07/2020 Se estandariza entradas tales como: Requisitos legales, estatutarios y Jefe División de Calidad y Mejoramiento Institucional
normativos a la organización y al proceso, Plataforma Estratégica
Institucional, Plan de Desarrollo Institucional, Proyecto Educativo
Institucional, Requisitos del Sistema Integrado de Gestión de la
Universidad de Cartagena, Contexto Estratégico, Necesidades y
Expectativas de usuarios y grupos de interés.
Se modifica: Objetivo del proceso, por Descripción del proceso.
- En el cuadro de control de cambios se reemplaza responsable de
aprobación, por responsable de aplicación de los cambios.
Se elimina:
- Cuadro de dependencias asociadas.
- Nombres de los responsables de elabora, revisa y aprueba.