PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Gestión Administrativa

 Código del Programa de Formación: 122115
 Nombre del Proyecto: INTERVENIR EN LA APLICACION DE ESTRATEGIAS,
ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y FINANCIERAS, PARA EL MEJORAMIENTO
EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE UNA PYME EN LA CIUDAD DE
CARTAGENA.
 Fase del Proyecto: Analisis

Actividad de Proyecto Elaboración de Diagnostico

 Competencia: PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA
LEGISLACIÓN VIGENTE

-Verificar la Aplicación de las Normas Colombianas vigentes, para la elaboración y

presentación de Documentos Comerciales, Actos Administrativos y Los Documentos del
Proceso de Compra-Venta; las de la Organización y las de Gestión de la Calidad.
Gramaticales: Semántica, Morfología y Sintaxis; Las Normas Técnicas

 Duración de la Guía: 120 horas

GFPI-F-135 V02
PRESENTACIÓN

Estimado Aprendiz SENA:

Una de las funciones fundamentales de un tecnólogo en gestión administrativa, dentro
una empresa o institución, es la producción de documentos administrativos, este proceso
incluye la redacción, transcripción y digitación de Documentos organizacionales como
cartas, circulares, Curriculum Vitae, Actas, Certificaciones, Constancias.
La habilidad para redactar, transcribir y digitar no se adquiere por “ósmosis”, ni es correcto
suponerla como una destreza que viene de familia, ni tampoco nadie escribe lo suficiente
como para aprender a redactar por tanteo y error, pero si bien la agiliza, si vamos hacia el
terreno de las idealizaciones, la redacción como herramienta del “éxito” laboral debe
enseñarse a través de una enseñanza formal.
Reglas ortográficas, uso de sinónimos y antónimos, estilo, creatividad (para atraer al
lector) deberían enseñarse para poder tener éxito en la etapa práctica y para todo el resto
de la vida laboral, e incluso, personal.

GFPI-F-135 V02
La redacción no es solo un mecanismo de transmisión de información técnica, científica o
comercial; trae siempre consigo un pensamiento, ayuda también a desarrollarlo, y que,
como decía el filósofo, es parte del conocimiento científico.
Es por ello que una vez finalizada la guía de aprendizaje Usted como aprendiz del
presente programa en formación, estará en capacidad de redactar, transcribir y digitar
documentos administrativos con velocidad y precisión, utilizando la tecnología disponible y
conforme a las normas técnicas colombianas vigentes ayudando al mejoramiento continuo
de la administración documental.
GFPI-F-019 V03 es una aproximación Teórico- Práctica que busca entregar las
herramientas sarara estar un servicio de alta calidad desde un rol de Gestor
Administrativ
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividades de Reflexión inicial

Hace unos días estudiando Estructura Social y Educación, encontré entre los documentos de ampliación y
de interés para los futuros maestros, un documento que ya había manejado anteriormente, en el Grado
Superior de Educaciónl, y que realmente si no hubiera sido por los profesores que nos lo han
proporcionado no creo que hubiera llegado a mi conocimiento y del de otros alumnos. Es un documento
que me resulta sorprendente a la par que increíble y me gustaría compartir y que juzguen por ustedes
mismos.

DOCUMENTO DE 1923 Este es un acuerdo entre la señorita _________ maestra, y el Concejo de

Educación_______ por la cual la señorita ________acuerda impartir clases durante un periodo de ocho
meses a partir del ______de septiembre de 1923. El concejo de Educación acuerda pagar a la señorita
_____ la cantidad de 75 mensuales.

La señorita acuerda : 1. No casarse. Este contrato queda automáticamente anulado y anulado si la maestra
se casa.

2. No andar en compañía de hombres

3. estar en su casa entre las 08:00 de la tarde y las 06:00 de la mañana a menos que sea para atender una
función escolar.

4. No pasearse por heladerías del Centro de la Ciudad.

5. No abandonar la ciudad bajo ningún concepto sin permiso del presidente del Concejo de Delegados.

6. No fumar cigarrillos Este contrato quedará anulado.

7. No beber cerveza, vino, Whisky. Este contrato quedará anulado.

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8. No viajar en coche o automóvil con ningún hombre a no ser su padre o hermano.

9. No vestir ropas de colores brillantes.

10. No teñirse el pelo.

11. Usar al menos dos enaguas

12. No usar vestidos que queden que queden a más de cinco cms. arriba de los tobillos.

13. Mantener limpia el aula.

a. Barrer el suelo una vez al día

b. Fregar el suelo una vez por semana con agua cliente.

c. Limpiar la pizarra una vez al día.

14. Encender el fuego a las 07.00 para que este el salón caliente cuando lleguen los niños.

15. No usar polvos faciales

¿Qué les ha parecido?

Mi opinión es que a la mujer se la ha maltratado y menospreciado por muchos años, pero que este tipo de
documentos y situaciones que en aquellos momentos, sorprendentemente cercanos, eran reales. La vida
de la mujer, si se le puede llamar así, quedaba totalmente supeditada a su empleo, por el que estoy segura
que sentía una tremenda devoción, qué razón sino justificaría ese tipo de sumisión y vida de carencias. A
pesar de ello, no encuentro motivo alguno por el que una persona deba anularse de esa manera ante
ningún tipo de fuerza. Imagino que los motivos con los que lo intentaban justificar era que la maestra debe
dar ejemplo, puesto que los niños y las niñas la toman de referencia cómo modelo a seguir, pero… ¿y los
padres y madres de esos niños?

Estoy convencida de que no practicaban ni la mitad de las obligaciones que debía cumplir la maestra, y qué
pasa, ¿que los padres no son un ejemplo para sus hijos?

 Elabore un escrito donde usted haya sido protagonista o haya oído de alguna disposición similar a la del
contrato de la maestra.

 Transcriba el documento y complételo con un nombre ficticio.

 Investigue en qué año se dio la emancipación de la mujer.

 ¿Cuál es la importancia de un documento para que prevalezca durante el transcurso del tiempo?

 ¿Qué hace valioso un documento para ser conservado?

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3.1 Actividad de Reflexión No. 2

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Realizo mi auto diagnóstico diligenciando el cuadro presentado tomando como referencia la elaboración de
documentos comerciales. ¿Qué sé sobre estos documentos? ¿Qué no sé para investigar? ¿Por qué necesito
saber esto?  ¿Cuáles parecen ser los documentos más importantes en una oficina? ¿Por qué son tan
importantes?  ¿Qué entiende por documento?  ¿Cuál es la diferencia entre una carta personal y una
comercial?  ¿Qué tipo de documento era el de la maestra?

¿Qué sé sobre estos ¿Qué no sé para investigar? ¿Por qué necesito saber esto?
documentos?

 ¿Cuáles parecen ser los documentos más importantes en una oficina?

 ¿Por qué son tan importantes?

 ¿Qué entiende por documento?

 ¿Cuál es la diferencia entre una carta personal y una comercial?

 ¿Qué tipo de documento era el de la maestra?

3.2 Actividad Apropiación No. 3:

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). La finalidad de esta guía
es conocer la elaboración de los documentos comerciales, que reconozcan las características esenciales a
partir de los requerimientos de los contextos productivos y sociales en el mundo y, en Colombia la GUÍA
TÉCNICA COLOMBIANA 185. Recordar:  Utilizar hojas blancas tamaño carta.  Redactar en forma clara,
breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural.  Distribuir el texto
de acuerdo a la extensión.  Tratar un solo tema.  Utilizar letra Arial 12 o 11.  Se sugiere no utilizar
negrilla. ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL  Código, lugar y fecha, datos
del destinario, asunto, texto, datos de remitente, líneas especiales. Redactor, transcriptor Documentos,

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 al final deberán hacer una relación entre cada uno de estos conceptos y su importancia
para la redacción.

Para desarrollar y cumplir con todo lo anterior, se deberán continuar los siguientes pasos:
1. Conformar equipos de trabajo de 6 integrantes máximo
2. Cada equipo de trabajo se reúne para realizar la indagación de los temas acordados y
distribuidos a cada equipo
3. Cada equipo de trabajo se reúne para preparar y presentar sus evidencias en físico y
elaborar el mural de conceptos
4. Refuerzo por parte del instructor de los temas desarrollados
5. ACTIVIDAD 1
Participo en la exposición realizada por mi instructor sobre circulares.  Escribo cinco (5) proposiciones en
donde expreso mi comprensión del tema:
a. _____________________________________________________________________________________
b. _____________________________________________________________________________________
c. _____________________________________________________________________________________
d. _____________________________________________________________________________________
e. _____________________________________________________________________________________
Participo en la clase del instructor, con base en la lectura de la Guía 185 sobre constancias y certificados.
Argumento mediante la elaboración de estos documentos. ACTIVIDAD 2 Estudio con detenimiento los
documentos que contiene la explicación de memorandos por lo tanto, conformo un equipo de tres
integrantes e intercambio los siguientes memorandos que elaboro: 1. El Gerente desea solicitar
información sobre los preparativos adelantados por el Departamento de Ventas de la feria que comenzará
en 10 días. 2. El Jefe de Ventas responde al Gerente sobre los preparativos. 3. El Gerente felicita al personal
por el éxito de la Feria. ACTIVIDAD 3 Diligencio el siguiente cuadro en donde describo brevemente los
conceptos..
3.2 Actividad Apropiación No. 5:

DOCUMENTO CARACTERÍSTICAS PARTES ANEXOS OTRAS

PRINCIPALES

CARTA

CIRCULAR
EXTERNA

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CIRCULAR
INTERNA

CONSTANCIA

CERTIFICADO

MEMORANDO

ACTA INFORME

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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Con base en todos los conocimientos construídos y los resultados del cuadro refuerzo mi conocimiento
elaborando un mentefacto documental

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

Aprendizaje de Evaluación

Evidencias de Video.
Conocimiento :
Interpreta cuidadosamente Grafías,
Signos Y Símbolos durante el Proceso
de Transcripción, para Lograr fluidez
Y exactitud.
 Elabora taller sobre la
oración y sus elementos
 Elabora Taller sobre los Tècnica: Formulaciòn de
Elementos Modificadores Preguntas
 Realiza Taller sobre escrito
Evidencias de de su Biografìa Cuestionario
Desempeño  Realiza Taller sobre
construcción lógica
Realiza Taller sobre Normas
Gramaticales

Reproduce de Manera responsable

los Documentos solicitados, teniendo
en cuenta el Conducto Regular.
Redacta y elabora de Manera
responsable documentos Empresariales

-Video donde se evidencie a cada

aprendiz realizando el ejercicio de Informe escrito.
digitación y transcripción de un

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 documento en un tiempo determinado. Lista de chequeo.
Informe final

memorandos, actas, informes, mensajes

electrónicos; certificados y constancias;
hojas de vida corporativa y tarjetas
protocolarias. aplicando las normas
gramaticales, de sintaxis y las de
redacción.  Asumir la postura
ergonómica requerida para el ejercicio
de la digitación durante todo el proceso.
 Digita con precisión y velocidad
documentos aplicando las técnicas de
digitación.

 Opera los equipos de digitación de

Evidencias de acuerdo con los manuales de usuario y
Producto: las normas de seguridad

Realiza la limpieza de los equipos para

su conservación de acuerdo con el
manualResultado de la entrega taller
sobre oración y elementos

5. GLOSARIO DE TERMINOS
ACENTO : Es la mayor intensidad con que se pronuncia una sílaba.

ACRÓNIMO : Tipo de sigla que se pronuncia como una palabra

ANEXOS Adjuntos.

ANTÓNIMO Se dice de las palabras que expresan ideas opuestas o contrarias.

MEMORANDO: Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre
diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna
recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN : Documento que contiene información válida y

clasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de una

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organización. Su contenido son organigramas y descripción departamental, de funciones y
de productos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS : Documento que contiene información válida y

clasificada sobre la estructura de producción, servicios y mantenimiento de una
organización ORACIÓN: Palabra o conjunto de palabras con que se expresa un sentido
gramatical completo.

ORTOGRAFÍA: Conjunto de normas que regulan la escritura de una lengua

ORGANIZA R: Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una

organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación.

PÁRRAFO : División de un escrito señalada por letra mayúscula al principio del renglón y
punto y aparte al final del trozo.

REDACCION: proceso mediante el cual se estructura un discurso escrito.

SÍLABA Sonido o sonidos articulados que constituyen un solo núcleo fónico entre dos
depresiones sucesivas de la emisión de voz.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

 Guia Técnica Colombia GTC NO actualizada (2013)

 Operatoria de Teclados, Pedro Jarillo y otros. Ed. Mc Graw Hill, 1998  ABC de la
Redacción. Eric Araya. Ed. Océano Express.

 Transcripciones en la Computadora, Aida Santiago y otro. Ed. Mc Graw Hill, 1999

 Correspondencia Comercial, Iborra Gómez, Sonia; Editorial: Agata, 2000.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependenci Fecha
a

Autor Sandra Milena Pérez Instructor Coord. 07-03-2020

(es) Velásquez Sena Programas

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8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependenci Fecha Razón del

a Cambio

Autor Jairo Alberto Instructor Coordinación 15- Actualización

(es) Castillo Romerin Sena Misional Agosto-

Belia López Instructor CCyC

Bolívar Actualización

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