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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR


GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE


GUÍA DE APRENDIZAJE No. 6 “FORMALIZACIÓN EMPRESARIAL Y PARAMETRIZACIÓN DE
SOPORTES CONTABLES Y NO CONTABLES”

● Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE


OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS
● Código del Programa de Formación: 133146 V3
● Nombre del Proyecto: Creación de una empresa didáctica para aplicar criterios de
reconocimiento y medición de los hechos económicos.
● Fase del Proyecto: Planeación
● Actividad de Proyecto: (AP3) Constituir la empresa didáctica con base a la normativa legal
vigente.
● Actividad de Aprendizaje: (AA 6) Estructurar los documentos legales, administrativos,
contables requeridos para la constitución de la unidad productiva teniendo en cuanta la
normativa, las políticas de atención al cliente, de protección ambiental, a partir del
respecto a la dignidad humana.
● Competencia:
⮚ 210303022 reconocer recursos financieros de acuerdo con metodología y normativa.
⮚ 210201501 ejercer derechos fundamentales del trabajo en el marco de la constitución
política y los convenios internacionales
● Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
⮚ Componente Técnico
o 210303022-2 Preparar la Documentación e información contable de acuerdo
con la normativa vigente.
⮚ Componente Social
o 210201501-3 Reconocer el trabajo como uno de los elementos
primordiales para la movilidad social y la transformación vital.
o 210201501-1 Valorar la importancia de la ciudadanía laboral con base en el
estudio de los derechos humanos y fundamentales del trabajo.
● Duración de la Guía: 96 horas
● Créditos: 2

GFPI-F-019 V3
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GUÍA DE APRENDIZAJE

2. PRESENTACIÓN
Apreciado aprendiz:

Cada vez que un nuevo integrante llega a la familia, el primer


paso que realizan los padres es formalizar su nacimiento, a
partir de ahí se debe continuar con diferentes trámites ante las
entidades correspondientes que le den una identidad.

Así mismo, las organizaciones requieren formalizar su


existencia a través de unos formatos que deben solicitar con
las autoridades respectivas que le garanticen su sostenibilidad
y le facilite su planeación y ejecución de objetivos.

De la misma manera, las organizaciones requieren de unos


Imagen 1 – Tomado de: https://goo.gl/pnVHR7
documentos con los cuales pueden desarrollar sus actividades
diarias. A través de esta guía, usted obtendrá los conocimientos y habilidades necesarias para
lograr la formalización de una organización y parametrizar los diferentes documentos que se
requieren para el desarrollo de sus actividades.

Lo invitamos a que haga su plan de trabajo y lo ejecute de forma colaborativa en las actividades
que se requiera.

“Siempre sueña y apunta más alto de lo que sabes que puedes


lograr”
William Faulkner

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE


3.1 Reflexión Inicial
Duración: 4 Horas
Estimado aprendiz:

Todas las personas tenemos algún soporte que demuestra o certifica información relacionada con
habilidades o rasgos como persona, algunos de ellos pueden ser registro civil, cedula de
ciudadanía, libreta militar, constancias laborales, partida de matrimonio, entre otros; estos
documentos pueden demostrar nuestro nacimiento, estado civil, situación militar, estudios,
experiencia laboral y demás condiciones o habilidades adquiridas.

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Así mismo, las personas tienen algunos elementos que los


identifican a la hora de adquirir un compromiso, hacer un
acuerdo, entregar un testimonio o presentarse a una vacante
de empleo. Un ejemplo de ello es: su firma, huella dactilar,
fotografía, documento de identificación. Con esos elementos la
persona logra demostrar su rol como individuo en las
diferentes interacciones por la que atraviesa a lo largo de su
vida.

Querido aprendiz, teniendo en cuenta lo mencionado


anteriormente realice las siguientes actividades de forma
Imagen 2 – Tomado de: https://goo.gl/yV5PX1
individual y posteriormente socialícelas con el grupo de trabajo
conformados por su instructor, con integrantes diferentes a su
GAES, para finalmente compartir las principales ideas con el resto del grupo de trabajo bajo la
orientación de su Tutor. Elabore todas las actividades en computador en un documento de Word
y no olvide conservar las evidencias desarrolladas dentro de su portafolio individual.

3.1.1 Elabore un flujograma con los soportes que


usted cree debe tener una persona en el
transcurso de su vida desde su nacimiento
hasta obtener su título profesional, para
lograr una plena identificación y desarrollo
como individuo dentro de la sociedad.

Con la actividad anterior y bajo las


indicaciones de su instructor socialice su
respuesta en una mesa Imagen 3 – Tomado de: Catálogo de estrategias y recursos didácticos.

redonda, donde todos Recuerda que un flujograma es un diagrama jerárquico que permite
discutirán al respecto. identificar un proceso, así como esquematizar procesos que requieren
una serie de actividades, subprocesos o pasos definidos y sobre los
cuales hay que tomar decisiones.
3.1.2 Visite tres tiendas de su barrio
y realice la siguiente encuesta, posteriormente en una hoja de Excel elabore un cuadro
con las respuestas conseguidas. Haga un

Tabla 1 – Elaboración Propia


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análisis detallado de las mismas y comparta las conclusiones con sus compañeros del
grupo de trabajo asignado:
⮚ ¿Hace cuánto tiempo tiene usted lleva funcionando su propio negocio?
⮚ ¿Conoce el proceso de formalización empresarial?
⮚ ¿Esta formalizado?
⮚ ¿Hace cuanto esta formalizado?
⮚ ¿Conoce los beneficios de formalizarse en Colombia?

A continuación, socialice las respuestas recolectadas con su grupo de trabajo, al finalizar


elabore un párrafo donde explique las conclusiones obtenidas en la socialización.

Recuerde tener las anteriores actividades resueltas dentro de su portafolio de


evidencias y esté atento a la retroalimentación de su instructor a las actividades
antes planteadas.

3.2 Contextualización e identificación de conocimientos


Duración: 8 Horas
Estimado aprendiz:

Tenga presente que su formación profesional integral


en el SENA es por proyectos, por lo tanto, lo invitamos
a que realice y aplique en su proyecto los diferentes
conocimientos teóricos y prácticos que se proponen en
esta guía, la cual tiene como objetivo bridarle las
herramientas que le permiten identificar los soportes
requeridos en el proceso de constitución de la
empresa, así como la definición y usos de los diferentes
Imagen 4 – Tomado de: https://goo.gl/EfdkrT
soportes contables y no contables que estará
manejando durante todo el ciclo contable según la normativa.

Para lograrlo, iniciaremos con distinguir la importancia que reviste este tema dentro de su
proyecto formativo y para ello realice las siguientes actividades de forma individual y
posteriormente socialícelas con su grupo de trabajo conformado por el instructor, con

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integrantes diferentes a su GAES, para finalmente compartir las principales ideas con el resto del
grupo bajo la orientación de su Tutor.

Elabore todas las actividades en computador en un documento de Word o en el


formato que se le indique en cada actividad y no olvide conservar las evidencias
desarrolladas dentro de su portafolio.

3.2.1 Explique con sus palabras en un párrafo de no menos de 5 renglones, ¿por qué considera
usted que es importante formalizar las empresas en Colombia?

3.2.2 Subsiguientemente se seleccionará algunos aprendices de forma aleatoria para que


compartan su opinión para finalizar con la retroalimentación de su instructor.

3.2.3 Desarrolle el siguiente emparejamiento de entidades del estado con las funciones que
usted considere le deben corresponder:

Entidad Funciones
1 Cámara de 1) Garantizar la salud de los colombianos y los extranjeros que viven en el país,
Comercio vigilando las fábricas y a las personas o empresas que traen productos de otros países,
como alimentos, medicamentos, productos de aseo. 2) Promover la participación
social en los procesos de gestión y vigilancia sanitaria.
2 DIAN 1) Legalizar los documentos que la Ley establece para su autenticación y trámite.
3 Secretaria 1) Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos.
de Hacienda 2) Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran
los contratantes. 3) Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares
correspondientes a su jurisdicción y certificar sobre la existencia de las recopiladas
4 Notaria 1) Es la entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones
tributarias, aduaneras y cambiarias en Colombia. 2) Facilita las operaciones de
comercio nacional e internacional.
5 INVIMA 1) Formular, orientar, coordinar y ejecutar las políticas tributarias, presupuestal,
contable y de tesorería. 2) Asesorar a la Administración en la priorización de recursos y
asignación presupuestal del gasto.

3.2.4 A continuación, explique con sus palabras sin hacer una búsqueda previa en el material de
apoyo o bibliográfico los siguientes términos que corresponden al proceso de
constitución:
TÉRMINO DEFINICIÓN
Homonimia

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Registro Único Tributario

Certificado de Sanidad

A continuación, con las dos actividades anteriores desarrolladas y bajo las indicaciones de
su instructor socialice su respuesta en un debate dirigido, donde todos discutirán al
respecto.

3.2.5 Recuerde el o los documentos que le han entregado cuando usted o algún miembro de su
familia o conocido ha realizado alguna de estas operaciones:
⮚ Compra en un supermercado.
⮚ Realiza transacción en alguna entidad financiera (apertura, depósito, retiro, etc.)
⮚ Entrar a cine a ver cualquier película.
⮚ Comer en algún restaurante.
⮚ Ir a un parque de diversiones.

3.2.5.1 Identifique que tienen en común los soportes que le entregan de cada una de esas
operaciones. Elabore una lluvia de ideas con lo identificado.

3.2.5.2 A través de una mesa redonda se consolidarán las características que deben tener
dichos soportes y su instructor realizará la retroalimentación acerca de la
importancia de esas características.

Recuerde tener las anteriores actividades resueltas dentro de su portafolio de


evidencias y esté atento a la retroalimentación de su instructor a las actividades
antes planteadas.

3.3 Apropiación - Teorización o conceptualización


Duración: 40 Horas

Apreciado aprendiz:

Ya que ahora puede reconocer la importancia que reviste


el contenido de esta Guía, lo invitamos a construir

Imagen 5 – Tomado de: https://goo.gl/oYgAf9


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Imagen 6 – Tomado de: https://goo.gl/oYgAf9

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conocimiento alrededor de ella en colaboración de sus compañeros e instructor, por medio del
desarrollo de las siguientes actividades:

Por medio de una lectura comprensiva y desescolarizada del material de apoyo dispuesto para tal
fin y otros textos de consulta que se encuentre a su alcance, indague y responda en computador
a través de un documento de Word a los siguientes interrogantes:

3.3.1 ¿Cómo es el proceso de formalización de una empresa en Colombia?, ¿cuáles son los
pasos que debe seguir y los trámites que debe realizar para tal fin? Para resolver esta
actividad apóyese en el siguiente video “Pasos para crear una empresa en Colombia”
3.3.2 youtube.com/watch?v=pd8uXsN8wsA el cual podrá encontrar en el material de apoyo.

Mediante una mesa redonda y bajo la orientación de su instructor socialice las respuestas
y concluya sobre el proceso de formalización.

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3.3.3 E l a b o r e l a

Imagen 7 – Elaboración Propia

ruta de formalización empresarial que dé respuesta a los principales documentos que


debe tramitar una empresa al momento de formalizarse en Colombia. Para resolver esta
actividad apóyese en el video “10 pasos para crear empresa en Colombia” el cual podrá
encontrar en el material de apoyo.

Recuerda que una ruta es un esquema gráfico en forma de mapa donde se


indican los pasos en orden consecutivo de una actividad.

3.3.4 Desarrolle una matriz apoyándose en el material de apoyo dispuesto para ello, donde
indique la definición, función, entidad ante la que se tramita y otras ideas que considere

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relevantes de los siguientes documentos y trámites que intervienen en el proceso de


constitución:

Trámite o Definición Función ¿Dónde se Tramita?


Documento
Homonimia Existencia de dos permite que el registro de Para el
comerciantes, con nombres nombres de sociedades y diligenciamiento de
idénticos. establecimientos de los formularios el
comercio sea controlado usuario debe
registrarse en el
portal.
Escritura de Éste es el acto en el cual los Debiendo adjuntarse en este trámite en Cámara
Constitución o socios fundadores proceden a momento la certificación del de comercio
documento privado la firma de la Escritura de Registro Mercantil Central,
constitución ante notario sección denominaciones
previamente obtenida.
RUES – Registro es una Red Nacional de integra y centraliza el Cámara de comercio
Único Empresarial Servicios Registrable registro mercantil y el
registro de proponentes que
administran las 57 Cámaras
de Comercio
Certificado de El instrumento por el cual se Según el certificado de Cámara de comercio
Constitución y forma una empresa privada, existencia y representación
Gerencia conforme a los estatutos legal expedido por la
generales cámara de comercio de
Bogotá
RUT – Registro El RUT sirve para avalar e Sirve como mecanismo que Dian
Único Tributario identificar la actividad identifica, ubica y clasifica a
económica a terceros según las personas y entidades.
se tenga una relación
comercial, laboral o
económica.
Solicitud Efectos legales soporta Dian
Expedición que una factura transacciones de
Facturación en papel, se venta bienes y/o
expide y recibe en servicios y que
formato operativamente
electrónico tiene lugar a través

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de sistemas
computacionales
Resoluciones Es toda persona Cumplen con Dian
(Facturación, jurídica características
Gran catalogada como definidas en cuanto a
contribuyente, tal mediante ingresos, el monto
Autor retenedor) Resolución por el pagado de impuestos
Subdirector de y su actividad
Gestión y económica.
Asistencia al Cliente
RIT – Registro de Es Dar a conocer Secretaria
Información el mecanismo el funcionamiento de distrital de
Tributaria de identificación, los establecimientos hacienda
ubicación y comerciales
clasificación de
los
contribuyentes
del Impuesto de Industria y
Comercio, Avisos
y Tableros
Certificado de Es se revisan las condiciones Sin resultados.
Bomberos la apreciación técnica emitida de seguridad humana,
por el riesgos de incendio,
Cuerpo Oficial de Bomberos materiales peligrosos y
de Bogotá D.C. sistemas de protección
contra incendios que se
presentan en un
establecimiento comercial
Inscripción Libros Son documentos en los que Las sociedades mercantiles Cámara de comercio
Oficiales constan las decisiones de: están obligadas a llevar una
Los órganos colegiados de serie de libros oficiales
las sociedades, tales como
juntas de socios
o asambleas de accionistas,
así como las juntas directivas.
Licencia Sanitaria Es un tipo de Permite a una Sin resultados.
autorización legal. persona pública o
privada, el realizar en

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un establecimiento
una actividad
relacionada con la
salud humana.
Licencia de Es Autoriza el inicio de Sin resultados.
Funcionamiento la certificación la actividad en dicho
Alcaldía Local expedida a nivel establecimiento.
municipal por el
ayuntamiento
para
el lugar
donde
se ubica el
establecimiento
de la
empresa

● Consulta Homonimia ● Resoluciones (Facturación, Gran


● Escritura de Constitución o documento contribuyente, Autor retenedor)
privado ● RIT – Registro de Información Tributaria
● RUES – Registro Único Empresarial ● Certificado de Bomberos
● Certificado de Constitución y Gerencia ● Inscripción Libros Oficiales
● RUT – Registro Único Tributario ● Licencia Sanitaria
● Solicitud Expedición Facturación (Virtual) ● Licencia de Funcionamiento Alcaldía Local

A continuación, con la actividad anterior desarrollada y bajo las indicaciones de su instructor se


realizará una socialización a través de una exposición donde cada uno de los aprendices le
será asignado uno de los trámites. Los aprendices que hagan falta se les asignará
exposición de una actividad posterior.

3.3.5 Elabore en un cuadro comparativo donde mencione: definición, diferencia y semejanzas


entre:
Titulo Valor Documento Comercial Soporte Contable
Definición Es un documento Son son los documentos que
necesario para ejercer el documentos permiten sirven de base para registrar
derecho literal y controlar las las operaciones comerciales
autónomo expresado en operaciones practicadas de una empresa
el mismo título por la empresa o el

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comerciante y la
comprobación de los
asientos de contabilidad
Diferencias El documento consta en Son varios documentos Son documentos originales
el derecho de una que se encargan de de la empresa que son para
empresa controlar los registrar el comercio que
movimientos que se ejerce la empresa
hagan entre la empresa
o/y comerciante
Semejanza Son documentos de la Son varios documentos Registran operaciones
empresa para demostrar que se enfocan en comerciales ,las cuales
y tener pruebas ,asi procesos comerciales de pueden ser de utilidad para
como de llevar la la empresa los otros documentos
contabilidad de las
cosas producidas y
adquiridas por esta

⮚ Título valor, ⮚ Soportes contables


⮚ Documentos comerciales,

Para desarrollar la anterior actividad de aprendizaje (3.3.4) lo invitamos a que revise el Código de
Comercio Colombiano Título III. DE LOS TÍTULOS VALORES – Art. 619 al Art. 733 (Ver Material de
Apoyo).

Mediante un panel y bajo la orientación de su instructor socialice las respuestas y


concluya sobre el proceso de formalización.

3.3.6 A continuación, elabore un cuadro sinóptico donde evidencie la clasificación de los


distintos documentos soportes teniendo en cuenta diferentes criterios:
⮚ contables / no contables;
⮚ internos / externos;
⮚ quien compra / quien vende;
⮚ salida dinero / entrada dinero, sin movimiento de dinero;
⮚ Negociables / no negociables

El instructor seleccionará la metodología adecuada para la socialización de la presente


actividad.

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Pueden ser en:


Cheque, pagare y
Efectivo ,Cheque ,Comprobante de
Facturas,letra de cambio
venta y Tarjeta débito o crédito recibos y
vales

Es la nota que da un vendedor al comprador


Comprobante de diario
I . saldos bancarios ,donde se detalla la mercancía que adquirió
Nota de contabilidad
Orden que da una persona a un tercero
Se utilizan cuando la empresa necesita
Es laun
entrada
para quedepague
recursos económicos
a favor de otro por
Origen de compra
Resivo de caja comprobante de pagos la venta de los productos

Son utilizados para la propia


factura contabilidad de la empresa
Tienen el fin de cumplir un
compromiso de pago

No contables
contables

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Contables/no Internos externos Salida de dinero


entrada de dinero Negociables
no negociables
contables

Documentos

3.3.7 Desarrolle una matriz de conceptos donde indique la definición, función, clasificación (de
acuerdo con lo desarrollado en la actividad 3.3.5) de los siguientes documentos:

• Cotización • Letras de cambio


• Factura de venta • Consignación
• Recibo de caja menor • Recibo de caja
• Documento equivalente • Remisión
• Orden de Compra • Nota débito o nota crédito comercial
• Cheque • Nota débito o nota crédito bancario
• Comprobante de egreso • Kardex
• Planilla de nómina • Reembolso de caja menor
• Extracto Bancario • Cuenta de cobro

Para ampliar sus conocimientos sobre este tema apóyese en el siguiente video “Soportes
Contables” https://www.youtube.com/watch?v=97-4jLdJmK8 el cual podrá encontrar en
el material de apoyo.

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Tome como ejemplo el cuadro presentado a continuación para continuar desarrollando


los siguientes soportes y títulos valores.

Documento Soporte Definición Función Clasificación


Factura de Venta Es un título Valor que el vendedor o Soportar la venta de un bien o Titulo Valor
prestador del servicio podrá entregar servicio. Negociable
al comprador del bien o servicio. Soporte Interno
Lo emite quien vende

A continuación, con la actividad anterior desarrollada y bajo las indicaciones de su


instructor se realizará una socialización a través de una exposición donde cada uno de los
aprendices que no participaron en la actividad 3.3.3 le será asignado uno de los
documentos.

Documento Definición Función Clasificación


Soporte
Factura de Es un título Valor que el Soportar la venta de un bien o Titulo Valor Negociable
Venta vendedor o prestador del servicio. Soporte Interno Lo emite
servicio podrá entregar al quien lo vende
comprador del bien o
servicio.
Cotización Cotización, es también Poner precio a algo, estimar a Cotizaciones de acciones,
conocido como un alguien o algo en relación con cotizaciones de títulos
documento, de carácter un fin, pagar una cuota. públicos, cotizaciones
informativo, que establece oficiales y cotizaciones de
el precio de un bien o granos y semillas
servicio.
Recibo de caja Es un soporte de los gastos Para manejar pequeños -Fecha
menor pagados en efectivo. desembolsos, y se asigna a una -Número de orden
persona como responsable de -Datos de quien recibe el
su manejo pago
-Importe
-Concepto del pago -Forma
de pago

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Documento Documento soporte que Se debe elaborar cuando se -Los tiquetes de máquina
equivalente reemplaza a la factura, en adquiere un producto o servicio
registradora.
las operaciones a una persona que no está -Las boletas de ingreso a
económicas. obligada a expedir factura espectáculos
públicos.
-Los tiquetes de transporte
de pasajeros.
-Los recibos de pago de
matrículas y pensiones
expedidos por
establecimientos de
educación reconocidos por
el Gobierno
Orden de Es un documento que un Este documento acredita la Al tema, la cantidad, precio,
Compra comprador entrega a un relación comercial entre ambas fecha de entrega esperada,
vendedor para solicitar partes el precio por unidad
ciertas mercaderías
Cheque El cheque es un título valor El cheque es un documento - Cheque personal
que consiste en la orden de pagadero cuando se presenta y - Cheque bancario
pago que se libra contra un tiene que hacerse efectivo sin -Cheque conformado
banco a favor de una restricción alguna -Cheque de viaje
persona o empresa.
Comprobante Es un documento contable Es el documento encargado de
de egreso que sirve para poder mantener el registro de todos
registrar el pago de los los gastos que se realizan en
distintos compromisos que una empresa o negocio
una entidad económica
adquiere
Planilla de Una nómica es el registro El término nómina indica la Nómina semanal: Se emite
nómina financiero que una empresa cantidad pagada a los todas las semanas. -Nómina
realiza sobre los salarios de empleados por el trabajo que quincenal: Cada dos
sus empleados, han hecho en la empresa semanas el trabajador recibe
bonificaciones y durante un período su nómina. -Nómina
deducciones. determinado de tiempo, mensual: Es la nómina más
normalmente mensual o común, se realiza el pago al
trimestral finalizar el mes
Extracto es un documento de cobro En donde se ordena el pago de -Letras de cambio giradas a
Bancario una determinada suma de un día fijo.

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dinero en la fecha de -Letras libradas a la vista.


vencimiento. Se utiliza como -Letras giradas a un plazo
medio de pago y garantía desde la fecha
financiera. -Letras libradas a un plazo
desde la vista
Recibo de caja Es un soporte de En el cual constan los ingresos -Recibo de caja de ingreso:
contabilidad en efectivo o en cheque certifica la recepción de una
recaudados por la empresa. El cantidad que se adeudaba,
recibo de caja se contabiliza generalmente en efectivo.
con un débito a la cuenta de -Recibo de caja de egreso:
caja y el crédito de acuerdo con certifica el desembolso en
su contenido o concepto del efectivo por la compra de
pago recibido bienes o servicios al contado
Remisión La nota de remisión es un Permite al comprador la Expresa, voluntaria, real,
documento mercantil confrontación de la mercancía tacita, de descargo.
interno de las compañías. reciba con la solicitada en el
pedido. Este documento solo es
informativo.
Nota débito o Es un documento comercial Permite a las empresas, de una
nota crédito que emite el vendedor y en manera sencilla, corregir
comercial el cual se desglosan los errores en sus facturas
conceptos por los que un emitidas, otorgando un saldo a
comprador dispone de un favor de sus clientes.
crédito a su favor en su
relación comercial con el
vendedor
Nota débito o Es un documento emitido Se informa al cliente que ha - cliente
nota crédito por el banco. sido descontadas, debitadas o - Banco
bancario disminuidas una cierta cantidad
de dinero de su cuenta
corriente, generalmente los
débitos se producen por estado
de cuenta corriente, por
intereses y comisiones
Kardex Es un documento, tarjeta o Utilizado para mantener el - Método UEPS (Últimas
registro control de la mercadería entradas Primeras salidas). -
cuando se utiliza el método de Método PEPS (Primeras
permanencia en inventarios, entradas – Primeras salidas)

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con este registro podemos - Método Promedio


controlar las entradas y salidas Ponderado
de las mercaderías y conocer
las existencias de todos los
artículos que posee la empresa.
Reembolso de Es el reintegro que se Por el monto de los pagos
caja menor realiza a un fondo fijo hechos por este medio, de
asignado a un departamento acuerdo a lo indicado en las
de la empresa. facturas y recibos presentados,
para así completar de nuevo su
monto inicial en dinero en
efectivo.
Cuenta de Puede tener un formato Función de comprobante de la Cuentas a cobrar a corto
cobro custodiado dependiendo de realización de un pago plazo (menos de 12 meses)
quien la realice. -cuentas a cobrar a largo
plazo (más de 12 meses).

3.3.7 A continuación, en grupos no mayores a 3


aprendices elaboren una lotería que contenga 5
tableros de trabajo de 3x2 con imágenes donde
se evidencien los formatos de formalización de
las empresas en Colombia y los soportes
contables y no contables que se trabajaron en
la presente guía. No deben incluir ninguna
palabra en el tablero, y en las fichas que
recortan deben indicar el nombre y el dibujo
del formato o soporte.

En cada uno de los tableros debe aparecer formatos y Imagen 8 – Tomado de: https://goo.gl/AxKnPK
soportes diferentes, no pueden repetirse los dibujos de
formatos o soportes entre uno y otro tablero. Para desarrollar la actividad apóyese en el siguiente
video “Tutorial de Lotería de frutas”: https://www.youtube.com/watch?v=yvX4Tc3TR3c que puede
encontrar en el material de apoyo.

Cuando tenga elaborado todos los elementos de la lotería, preséntela a su instructor para que el
valide que cumple con los requisitos aquí presentados, y cuando lo apruebe invite a tres
compañeros diferentes para probar el juego. Posteriormente, guarde todos los insumos del juego
en su portafolio de evidencia.

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3.3.8 Elabore un mapa conceptual teniendo en cuenta la “Ley 594 de 2000”, el video
“Conservación de la información contable” https://www.youtube.com/watch?v=e-
QIXmrTzDI y otros textos de consulta que se encuentre a su alcance, que contenga:

a. Los archivos administrativos, definición, clases y características.


b. Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas
financieras y contables de las empresas.
c. Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el internet,
las redes sociales, los correos electrónicos y al acceso de información disponible.

Ley 549 del 2000

Trata de las reglas y principios


que regulan 19
la función
archivistas del estado
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Archivo histórico Manejo autorizado Archivo central intermedio


permanente

Se pueden hacer consultas Se encarga de gestionar los


Se encarga de custodiar y
desde cualquier punto sin archivos que provienen de
conservar los
tener mayor complicación los documentos centrales
documentos clasificados
como permanentes

Para la organización de los


Custodia y gestiona fondos documentos utiliza la lógica Se encarga de administrar
documentales para la como factor principal ,conservar y custodiar
siguiente etapa

Este corresponde al comité de


archivos para conservarse Se encarga de los
permanentemente documentos del tipo
administrativo legal

Los permanentes pueden


ser transferidos a oficinas o
entidades

El instructor seleccionará la metodología adecuada para la socialización de la presente


actividad.

Apreciado aprendiz:

Luego de realizar las actividades propuestas, su instructor a través de una intervención magistral
socializará los temas trabajados y aclarará las inquietudes presentadas frente al proceso de

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formalización empresarial y la elaboración de los soportes contables y no contables de acuerdo


con la reglamentación.

Estimado Aprendiz: Es pertinente recordarle que debe mantener las


anteriores actividades en su portafolio de evidencias, teniendo en cuenta la
retroalimentación de su instructor ya que se constituye en un insumo
importante para su proceso formativo de aprendizaje.

3.4 Transferencia de conocimiento


Duración: 42 Horas
Felicitaciones estimado aprendiz, luego de haber construido
toda una serie de conocimientos teóricos, en conjunto con
sus compañeros e instructor, es momento que demuestre
todo lo que ha asimilado acerca de esta Guía.

Por lo tanto, desarrolle el taller práctico “Formalización


empresarial y parametrización de soportes contables y no
Imagen 9 – Tomado de: https://goo.gl/S91inb contables” propuesto por su instructor dando respuesta a su
proyecto formativo y consérvelo dentro de su portafolio de
evidencias. Este atento a la estrategia de revisión y valoración que plantee su instructor.

● Ambiente Requerido: Ambientes en Centro de Formación o móvil, dotado de


equipos de cómputo, aplicativos, recursos de papelería, marcadores, borradores, y
herramientas ofimáticas para el desarrollo de la formación de acuerdo a la región (urbana
o rural).

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● Materiales: Memoria USB. - Marcador permanente, borrables y resaltador. Folder,


carpeta y ganchos legajadores. - Saca Ganchos, cosedora, gancho clip y mariposa. -
Perforadora. - Esferos. - Tijera común, cartulina. - Block papel rayado. - Sacapuntas,
borrador y regla.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e
Instrumentos de
Evaluación

Evidencias de ● Indica los pasos en la Conocimiento:


Conocimiento: legalización de la Instrumento:
organización, según Cuestionario
● Tramites de legalización
normativa. Técnica: Formulación
(DIAN, Cámara de
● Reconoce los títulos de Preguntas
comercio Secretaria de
valores, y documentos
Hacienda y otras
contables según
entidades)
normativa.
● Documentación contable
● Identifica requisitos
y no contable.
legales de los soportes
● Títulos valores como
contables y títulos valores
soporte contable,
en las transacciones
(Concepto de
comerciales, según
instrumento financiero,
normativa.
clasificación).
● Clasifica los documentos
● Archivo y conservación
de acuerdo con
de documentos: Ley
normativa.
general de archivos,
● Aplica las tablas de
consecutivos,
retención documental
cronológicos, por
según normativa.
asuntos.
Evidencias de Desempeño Desempeño:
Instrumento: Lista de
● Identifica y explica el
chequeo
proceso de

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formalización Técnica: Observación


empresarial en Sistemática
Colombia.
● Diligencia los
documentos requeridos
en el proceso de
formalización
empresarial en
Colombia por las
entidades de vigilancia
y control.
● Diligencia los
documentos
comerciales, de
acuerdo con los
requerimientos
organizacionales.
● Precisar e interpretar
las normas relativas a
los documentos
comerciales.
● Archivar y conservar los
documentos
comerciales, de
acuerdo con las normas
y procedimientos
institucionales y las
normas legales en
Colombia.
● Clasificar grupos de
documentos contable,
no contables y títulos
valores.
Evidencias de Producto: Producto:
Instrumento: Lista de
● Diligencia de forma
chequeo

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correcta la documentación Técnica: Taller


para la formalización proyecto formativo
empresarial de su
proyecto formativo.
● Presenta el esquema de
los documentos
contables y no contables
que necesita en el
desarrollo de su
proyecto con los
requisitos legales y
organizacionales.
● Elabora y diligencia los
documentos contables y
no contables, títulos
valores de acuerdo con
las operaciones
comerciales de su
empresa

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

● CLASIFICAR: Ordenar o poner por clases o conjuntos de elementos con características


comunes.
● CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo,
sin alterar su contenido.
● DOCUMENTOS COMERCIALES: Los documentos comerciales son todos los comprobantes
extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en
la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley.
● INFORMALIDAD: Llevar a cabo un negocio o actividad económica sin estar sujetos a las
normas del Estado, como tener el registro mercantil, afiliar a los trabajadores a la

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seguridad social, pagar impuestos, entre otros; y por lo tanto no obtener los beneficios
que brinda el Estado y las diversas instituciones económicas tanto públicas como privadas.
● ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Se define como el conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte
integral de los procesos archivísticos.

6. REFERENTES BIBLIOGRAFICOS
BIBLIOGRAFÍA:

● Cámara de Comercio de Bogotá. (2009). Conoce los pasos para crear empresa. Bogotá.
Recuperado el 30 de Agosto de 2017, de
http://www.empresario.com.co/recursos/be/portalninos/contenido/doc3conocelospasospar
acrearempresa.pdf
● Cámara de Comercio de Bogotá. (s.f.). Fortalecimiento Empresarial. Recuperado el 28 de
Agosto de 2017, de http://www.ccb.org.co/Preguntas-frecuentes/Fortalecimiento-
Empresarial/Formalizacion-Empresarial
● encolombia. (s.f.). Guía para el Trámite de Creación y Formalización de Una Empresa.
Recuperado el 28 de Agosto de 2017, de
https://encolombia.com/economia/economiacolombiana/emprendimiento/guiaparaeltramit
edecreacion/
● Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones”. Recuperado de:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275
● Luzardo, A. M. (17 de Enero de 2017). EN 2017 PUEDES FORMALIZAR TU EMPRESA CON ESTAS
HERRAMIENTAS DIGITALES. Recuperado el 28 de Agosto de 2017, de Enter.co:
http://www.enter.co/especiales/empresas-del-futuro/en-2017-puedes-formalizar-tu-
empresa-con-estas-herramientas-digitales/
● Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. (s.f.). ABC de la Formalización. Recuperado el 30
de Agosto de 2017, de Colombia se Formaliza: http://colombiaseformaliza.com/abc-de-
formalizacion/
● Resolución 8934 del 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio: “Por la cual se
establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que
deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercial”: Recuperado
de: http://www.sic.gov.co/sites/default/files/normatividad/Resolucion_8934_2014.pdf

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WEBGRAFÍA:

● Página Biblioteca SENA: http://www.biblioteca.sena.edo.co


● Página Cámara de Comercio de Bogotá: http://www.ccb.org.co
● Página Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: http://www.mincit.gov.co/
● Página Superintendencia Financiera: http://www.superfinanciera.gov.co
● Página Secretaria de Hacienda Distrital: http://www.shd.gov.co/shd/
● Página Superintendencia de sociedades: http://www.supersociedades.gov.co

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha


Autor (es) EDWARD FABIÁN ESCOVAR INSTRUCTOR SENA - CSF – ARTICULACIÓN 01/12/2017
CAROL HEGLETH GÓMEZ INSTRUCTORA SENA - CSF – ARTICULACIÓN 01/12/2017
RUTH CONSTANZA JIMÉNEZ INSTRUCTORA SENA - CSF – ARTICULACIÓN 01/12/2017
Revisión SONIA LILIANA TEJEDOR INSTRUCTORA SENA - CSF – Contabilidad y Finanzas
YULI AVIVLA VARGAS INSTRUCTORA SENA - CSF – Contabilidad y Finanzas 6 y 7 de
MIGUEL MARULANDA INSTRUCTOR SENA - CCyS - Contabilidad diciembre
FRANKILL SALAZAR INSTRUCTOR SENA - CDA de 2017
JAIRO PEREZ INSTRUCTOR SENA - CSF – Contabilidad y Finanzas
Aprobació
n

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)


Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es)
Revisión
Aprobació
n

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