Actividad #7 y #8

Asignatura: procesos administrativos

Presentada por: Tania Daniela Gutiérrez López

Gustavo Adolfo Wilches

ID:372650
ID:781291

Docente: Laura Yuliet Cárdenas García

Programa: adm en seguridad y salud en el trabajo

NRC: 5645

Universidad Minuto De Dios

Bogotá 17/08/2022
 Contenido
Introducción.......................................................................................................................................3
Control administrativo....................................................................................................................4
Análisis de los enfoques, elementos del control y su integración con el sistema de gestión en la
organización.......................................................................................................................................7
Cuadro de mando.............................................................................................................................10
Conclusión.......................................................................................................................................11
Bibliografías/Referencias.................................................................................................................12
 Introducción

En el siguiente informe hablaremos sobre el control administrativo, así como también

estudiaremos y se dará a conocer algunos conceptos básicos y los diferentes tipos que
encontramos al hacer el estudio, pues es el siendo el control el último de los procesos de la
administración es de pronto el proceso más importante pues aplicado de la forma correcta
se está en continuo contacto y verificación de las diferentes actividades de cada uno de
los procesos. El sistema Integral de evaluación de gestión es una herramienta que le permite
a la entidad de manera sistémica aplicar conceptos de control administrativo, indicadores de
gestión estableciendo estándares para dirigir y evaluar su desempeño en procesos internos y
externos de la empresa en aras de mejorar su efectividad y desempeño
aplicando herramientas de control. El presente documento evidencia los avances
alcanzados en dicho sistema, los cuales se estructuran en cuatro segmentos: En la parte
inicial, se presenta definición del concepto de control administrativo y su aplicación en
la organización, posteriormente, el segundo segmento representa un análisis de los
enfoques, elementos del control y su integración con el sistema de gestión en la
organización, la tercera parte hace referencia al uso del tablero de mando y las distintas
herramientas de control administrativo que maneja la organización. Por último, se
presentará un plan de mejora con recomendaciones a la organización para optimizar su
sistema de control haciendo énfasis en los indicadores de gestión.
 Control administrativo

consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes

impartidas y a los principios administrativos, es aquel en donde podemos medir si las
actividades que desarrolla en su cotidianidad la organización están acordes a las
establecidas y plasmadas en los objetivos. Dentro del proceso de control, seguimiento o
evaluación participan todas y cada una de las personas o el talento humano que se
encuentra inmerso en la organización, pero en niveles de responsabilidad diferentes los
cuales se establecen de acuerdo al cargo que desarrollan dentro de ella. El control como
proceso de la administración nos permite alinear los incentivos individuales con los
organizacionales para así poder corregir cualquier tipo de desviación o reducir el margen de
error y aplicar las correcciones necesarias a las fallas encontradas durante el desarrollo de
proceso. Hoy por hoy casi todas las organizaciones tienen diseñados indicadores de gestión
que permiten establecer control dentro de todos los procesos y actividades en desarrollo los
cuales permiten atacar las posibles alteraciones antes, durante y después de que el evento
ocurra.
CONTROL PRELIMINAR
Este tipo de control se desarrolla antes de que se comiencen a desarrollar las actividades,
estele permite a la organización dar forma a las diferentes políticas y establecer los
diferentes procedimientos y reglas que posteriormente serán tenidas en cuenta para asegurar
el correcto desarrollo de las actividades. Este tipo de control permite a la administración
evitar y prevenir problemas en lugar de tener que corregir, aunque es importante tener en
cuenta que para poder activar este tipo de controles necesario tener una amplia y precisa
información y llevarlo a cabo con bastante tiempo de antelación por lo que suele ser difícil.
CONTROL CONCURRENTE
Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la
dirección, vigilancia y sincronización de las actividades. la mejor forma de control concurrente
es la supervisión directa, cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado
de manera directa, este puede verificar las actividades desarrolladas por el empleado y
corregir los problemas que puedan presentarse. En otras palabras, este tipo de control ayuda
a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones
requeridas.
CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN O EVALUACIÓN
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores
para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. Tiene lugar sobre
procesos o actividades ya desarrolladas los cuales arrojan la información que después sirve
como base para llevar a cabo los diferentes análisis y establecer los controles necesarios y
tener mayor probabilidad de acierto en las decisiones tomadas y así también optimizar los
procesos de acuerdo a los resultados para una mejor competitividad empresarial.
ELEMENTOS DEL CONTROL
El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se
suceden:
 Establecimiento de estándares
: Es la primera etapa del control, que define los estándares o criterios de evaluación o
comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o
comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a
continuación:
• Estándares de cantidad:
Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materias primas,
números de horas, entre otros.
•Estándares de calidad:
Como control de la calidad de la materia prima recibida, control de calidad de producción,
especificaciones del producto, entre otros.
•Estándares de tiempo:
Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias
de un producto terminado, entre otros.
• Estándares de costos
Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.
● Evaluación del desempeño
Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
● Comparación del desempeño con el estándar establecido
Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como
estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al
desempeño esperado.
● Acción correctiva
Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al
estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación
de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.
 Análisis de los enfoques, elementos del control y su integración con el sistema de
gestión en la organización

De acuerdo a los enfoques que se manejan en la organización con los objetivos y

estrategias establecidas, es importante evaluarlas y retroalimentarse para así desarrollar y
dar cumplimiento con el control correspondiente, considerando que algunas son claves para
el logro de los objetivos.
● Control anticipado o correctivo
● Control durante u ocurrente
● Control posterior o de retroalimentación

los elementos de control, los principales criterios que se manejan en el proceso de

control administrativo, puesto que, manejando de forma organizada y rotativa, los objetivos
establecidos tienen altas posibilidades de cumplirse y conseguir el logro. Con los sistemas
de gestión dentro de la organización, se pueden cumplir con los objetivos, ya que dentro
de estos sistemas se evalúan, se miden y se monitorean continuamente, dando respuesta
oportuna con las acciones para su efectividad y no llegar a convertirse en una amenaza para
la organización, con la identificación y la medición de los indicadores que muestran los
sistemas de gestión y los cuales forman parte clave para la toma de decisiones en la
administración de la organización, mejorando el desempeño y dando cumplimiento a
los objetivos encontrados en la misión, visión y políticas establecidas en la organización.
Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control administrativo que maneja
la organización. Es un enfoque de cómo incorporar los objetivos estratégicos en el sistema
administrativo a través de los mecanismos de medición del desempeño. El Balanced
Scorecard traslada la visión y la estrategia, al método que motiva al seguimiento de las
metas establecidas a largo plazo.

Perspectiva financiera: mide de forma precisa y actualizada el desempeño financiero de la

organización en función de su comportamiento.
Perspectiva del cliente: mide la relación con los clientes y las expectativas que ellos tienen
de los bienes o servicios que ofrece la organización para satisfacer sus expectativas.
Perspectiva interna o de proceso de negocios: que procesos son relevantes y con ventaja
competitiva, para la satisfacción de sus accionistas y clientes.
Perspectiva de la innovación y el aprendizaje: es la identificación, medición o evaluación
De gestión específica: presentar a tiempo los informes de cada proceso para su revisión y
correspondiente observación, antes de la presentación a junta directiva.
De gestión de presupuesto: se recomienda que cinco días antes de la fecha estipulada, se
envíe una solicitud de pre aprobación, para no generar sobrecostos y/o reprocesos en la
operación.
De eficiencia: continuar con la presentación de informes, sin omitir ningún imprevisto y así
poder dar solución oportuna y continuidad a la operación.
De productividad: es la más importante ya que la empresa depende de que este indicador
no genere impactos, puesto que se presentan a diario eventos en la operación, por ello se
recomienda generar más compromiso en cada actividad y proceso, para mitigar
estos impactos que se puedan generar.
De competitividad: aprovechar las ventajas competitivas que se mantienen con
la prestación y la calidad del servicio, la innovación y el crecimiento de la organización,
para continuar en el mercado y continuar con el cubrimiento a nivel nacional.
De impacto: crear más compromiso y sentido de pertenencia con cada área de proceso y
con el personal, para la mitigación de este indicador.
De actividad: promover la motivación en cada proceso para la entrega eficaz y oportuna,
para no generar reprocesos e incumplimiento.
 Cuadro de mando

Un cuadro de mando es una herramienta que te permite conocer en un golpe de vista la

situación global de tu negocio o de una parte de tu negocio para un momento dado. Es
importante tener en cuenta que dentro de la conformación de un cuadro de mando deben
existir unos indicadores de rendimientos y que generalmente está también en la mayoría de
ocasiones suele estar acompañado o plasmado en representaciones gráficas. Los orígenes de
los cuadros de mando están atados a una perspectiva financiera interna de la organización,
por eso es importante que dentro de un cuadro de mando se maneje la información de forma
automática y que este esté permanentemente actualizado con el fin de que facilite tomar las
decisiones adecuadas y poder identificar de una forma rápida los puntos que deben estar
sujetos a cambios de acuerdo a dichas decisiones. Es importante tener en cuenta que un
cuadro de mando nos da soporte y basados en el y teniendo claras las decisiones tomadas y
ejecutándose de forma correcta podemos concluir que nos da claridad y nos permite
optimizar los procesos siendo a su vez más prácticos y estratégicos en el desarrollo de
procesos como Producción, Calidad, logística y sobre todo marketing y ventas.
 Conclusión

Es evidente que dentro de una organización la toma de decisiones es algo que sin duda
toma gran relevancia pues de ser precisos y acertados en ellas depende la estabilidad de ella
misma, es por ello que si bien la fase del control no es la única dentro de los procesos
administrativos de una compañía si es la de mayor relevancia teniendo en cuenta que es
dentro de ella que están inmersos todos los resultados obtenidos de cada una de las
diferentes actividades de la compañía y que con base en ellos se determina y se llevan a
cabo la toma de decisiones de acuerdo a la conveniencia y siempre alineados al
cumplimiento de los objetivos de la organización De acuerdo a lo anterior, se puede decir
que el propósito y la naturaleza del control fundamental garantizar que todos los planes
tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar
acciones, con el fin de poder corregir cualquier desviación no deseada. La comparación
de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye una
medición de la efectividad del control durante un período determinado, el cual constituye la
base para una eficaz retroalimentación. Los hechos que se muestran en un informe de
desempeño no se pueden cambiar, pero si puede conducir a un mejoramiento del control en
un futuro.
 Bibliografías/Referencias

●Asorey, C. (2010). El Sistema de Control Interno: garantía del logro de los

objetivos. MEDISAN.

●Bernal, C. y Sierra H. (2008). Proceso administrativo para las organizaciones del

siglo XXI. México: Pearson.

●Control administrativo (2019). Recuperado de Enciclopedia Económica

(https://enciclopediaeconomica.com/control-administrativo/).

●Hitt M., Stewart, B., & Lyman, P. (2006). Administración. Pearson Educación.

https://cuatrimestral1.aulasuniminuto.edu.co/mod/url/view.php?id=634237
https://www-ebooks7-24-com.ezproxy.uniminuto.edu/stage.aspx?il=6926&pg=&ed=
http://adminis3cion.blogspot.com/2012/08/aplicaciones-de-control.html
ACTIVIDAD N° 8

JUSTIFICACION

Los indicadores de gestión a nivel administrativo aparte de ser una forma de medir la
eficacia y eficiencia de los objetivos de la compañía, se basa específicamente en que
debemos o podemos mejorar día a día en la misma, es por esto que se establecen ciertos
indicadores a cumplir en cada área para al final en una junta general validar cuales son los
puntos débiles y fuertes de la estrategia empresarial, es la forma en la que podemos medir
el nivel de aprendizaje y programar así mismo procesos de capacitación y modificación en
la gestión de cada área o proceso de la compañía, nos va a permitir poder tomar de forma
más sensata decisiones, la forma más sensata de toma de decisiones y control sobre cada
proceso y resultado, que nos permita tener y optar por favorecer la compañía con la ventaja
competitiva de la organización.
 Cuadro de indicadores

AREA INDICADOR OBJETIVO META FRECUENCIA DE MEDICION OPTIMO TOLERABLE DEFICIENTE FORMULA RESULTADO ACCION DE MEJORA
Nª ventas actual - Nª ventas anterior / Nª ventas
Financiero Crecimiento en ventas Validar de forma comparativa con periodos anteriores el estado de las ventas 20% MENSUAL 20% 11% 10% 20 Cumplido
anterior
Validar el estado de entrega de los pedidos dentro de los tiempos estipulados y bajo Nº de pedidos entregados a tiempo / Nª total de
Produccion y Logistica Eficacia entrega pedidos 20% TRIMESTRAL 20% 11% 10% 20 Cumplido
las condiciones establecidas pedidos recibidos

Aunque es tolerable el estado de las garantias

es necesario hacer un segumineto a cada
Calidad Garantias Alcanzar el menor numero posible de garantias, para asi agilizar procesos. 15% MENSUAL 15% 9% 8% Nº de garantias / Nº total de produccion 13
proceso, para mantener los indices de
satisfaccion y cumplimiento al cliente

Establecer un limite y ejercer control sobre el

Identificar y validar que tanto nos afectan las hora de ausentismo de trabajadores ausentismo que se presenta y recibir apoyo
Gestion Humana Ausentismo 10% MENSUAL 10% 6% 5% Nº de horas hombre perdidas/ Nº de horas trabajadas 5
para mejorar procesos y tiempos. por parte de los jefes de area para grantizar el
tiempo de trabajo

Trabajar en constante mejora atenta,

validando procesos de calidad de los
Nª de quejas recibidas / Nª de ordenes de compra
Marketing Nivel de satisfaccion (quejas) Establecer de que forma podemos satisfacer de forma agil y con calidad al cliente 25% BIMESTRAL 25% 14% 13% 23% productos para de esta forma disminuir la
generadas
cantidad de quejas, haciendo segumiento y
generando respuesta oportuna al cliente

Generar de forma mas constante e influyente

la evalucion a los colboradores para verificar
Validar la cantidad de trabajadores que cumplen las metas propuestas par comparar Nª de trabajadores con metas cumplidas/ Nª Total de
Produccion y Logistica Desempeño del personal 10% ANUAL 10% 6% 5% 8% que estrtegias podemos plantear en pro de la
niveles de produccion trabajadores evaluados
mejora del proeso y cumplimiento de metas
organizacionales.
 CONCLUSION
En conclusión, todos los indicadores son un indicio importante del estado de la compañía,
que nos permite tomar decisiones basadas en los resultados obtenidos y en los límites
tolerables de los mismos, se toman decisiones desde la dirección y por área dependiendo de
qué tan favorable o no sea cada uno y que tanto está influyendo, se trabaja y se proponen
planes de mejora que permitan abogar y adicionalmente capacitar y establecer nuevos
parámetros y alcanzar las metas ya propuestas, seguir la ruta establecida y dar cabida a los
planes de mejora nos va a permitir establecer la compañía en un lugar y tomar ventaja a
nivel competitivo con otras, pero para poder hacer esto es necesario tener claro que cada
área debe hacerse responsable de cumplir sus indicadores.
 Bibliografía
Granero, D. (2012). CASH Trainers. Obtenido de 151 Ejemplos de indicadores de Gestión Cuadro
Mando Integral.

Retos en Supply Chain. (21 de Abril de 2021). EAE Business School. Obtenido de https://retos-
operaciones-logistica.eae.es/indicadores-de-gestion-la-importancia-de-contar-con-ellos/