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Depósito Legal:
MU-916-2005
Diseño Portadas:
Juan Manuel Carbonell Parra
PRESENTACIÓN
Estos manuales son fruto del esfuerzo de distintos equipos de profesionales que
trabajan con la Escuela de Administración Pública en diversas materias, expertos en
adaptar los contenidos al diseño del curso y a la didáctica del mismo.
Nuestra intención es ofrecer materiales con calidad, contenidos que respondan a las
espectativas formativas de la administración regional, materiales que pueden y deben
ser mejorados por quienes de una u otra manera participan en los planes de formación
de la Escuela de Administración Pública.
Deseamos que estos materiales sean el reflejo del trabajo y el buen hacer de todas
las personas que contribuyen a la mejora de la calidad de la formación.
PRÓLOGO
El objetivo de este manual es ayudarle a conocer y a utilizar la herramienta ofimática
Microsoft EXCEL. Se pretende, que una vez finalizada su lectura, pueda elaborar hojas
de cálculo para gestionar sus datos, crear gráficos y automatizar diversas tareas de
forma sencilla. El texto está destinado a usuarios que necesitan trabajar con esta
herramienta desde un primer momento y que no necesariamente tienen unos
conocimientos avanzados de ofimática, si bien es bastante aconsejable manejar con
soltura el entorno Windows. También está enfocado a aquellos que ya conocen esta
herramienta y necesitan una guía de referencia cómoda y manejable en donde repasar
o ampliar conocimientos.
La estructura de este manual está organizada de manera que pueda ir aprendiendo
progresivamente, de forma que se sea capaz de utilizar la herramienta e ir alcanzado
logros desde el inicio de su estudio. Además, es recomendable ir practicando en EXCEL
al mismo tiempo que se van adquiriendo los conocimientos.
El manual se divide en once módulos temáticos, los cuales van introducidos por un
breve comentario que indica los aspectos básicos y fundamentales del mismo, viniendo
a ser el resumen de los objetivos de conocimiento que se pretende. Asimismo, cada
módulo incluye diversos ejercicios para practicar los conocimientos adquiridos y una
bibliografía que permite profundizar en los conceptos desarrollados. Incluye, además,
un índice que posibilita la búsqueda de un tema concreto a consultar y un glosario con
algunos de los términos más usados en EXCEL para despejar dudas sobre la
terminología empleada.
El módulo 1, “Introducción a las hojas de cálculo”, comienza describiendo los
conceptos básicos, características, distintos elementos y operaciones más sencillas a
realizar en una hoja de cálculo.
En el módulo 2, “Introducción de datos en una hoja de cálculo. Manejo de
celdas, filas y columnas”, aprenderemos a introducir datos en una hoja de cálculo
en EXCEL, identificando los tipos de datos empleados y las operaciones que pueden
realizarse con ellos.
El módulo 3, “Formato”, describe los distintos tipos de formatos que se pueden
aplicar según el tipo de dato y enseña a utilizarlos para mejorar el aspecto de una hoja
de cálculo.
En el módulo 4, “Trabajo con fórmulas”, aprenderemos lo que es una fórmula en
EXCEL, los elementos que intervienen en ella y a introducir en la hoja de cálculo
fórmulas sencillas, practicando algunas operaciones que se pueden realizar.
Los módulos 5, 6 y 7, “Funciones (I), (II) y (III)”, describen las funciones
incorporadas en la hoja de cálculo EXCEL, las distintas categorías en que se agrupan, y
explican el significado y modo de usar algunas funciones desde las más sencillas hasta
las menos usuales o complejas. También muestran cómo trabajar con varias hojas
simultáneamente y cómo utilizar fórmulas y funciones en las que intervienen, como
argumentos, valores de distintas hojas de cálculo.
El objetivo de este primer módulo es explicar los conceptos básicos, características, distintos
elementos y operaciones más sencillas a realizar en una hoja de cálculo.
ÍNDICE MÓDULO 1
MÓDULO 1. Introducción a las hojas de cálculo.......................................... 9
1.1. Hoja de cálculo ................................................................................ 13
1.2. Libro de trabajo ............................................................................... 13
1.3. Concepto de celda, fila y columna............................................... 14
1.4. Concepto de Rango........................................................................ 15
1.5. Descripción del entorno de Excel............................................... 16
1.5.1. La ventana principal de Excel ................................................... 16
1.5.2. Barra de título.............................................................................. 16
1.5.3. Barras de herramientas, menús y comandos ........................ 16
1.5.4. Etiquetas de hojas ....................................................................... 17
1.5.5. Celda activa .................................................................................. 17
1.5.6. Barra de fórmulas........................................................................ 18
Cuadro de verificación ................................................................................ 18
Cuadro de cancelación................................................................................ 18
1.6. Las barras de herramientas personalizadas............................... 18
1.6.1. ¿Cómo mostrar una barra de herramientas concreta? ...... 19
1.6.2. ¿Cómo acoplar una barra de herramientas “flotante”
en la pantalla?.......................................................................................... 19
1.6.3. ¿Cómo prescindir de comandos en una barra
de herramientas?.................................................................................... 19
1.7. Movimiento dentro de una hoja de cálculo............................... 20
1.7.1. Movimiento con cursores y teclas de paginación ................ 20
1.7.2. Movimiento directo .................................................................... 20
1.8. Movimientos dentro del libro....................................................... 21
¿Cómo cambiar de hoja? ............................................................................ 21
1.9. Otros aspectos interesantes......................................................... 21
1.9.1. Extensiones de los archivos de Excel ..................................... 21
1.9.2. Haciendo más fácil nuestra tarea mediante las “Plantillas” 22
1.9.3. Trabajar con seguridad mediante el
“Guardado automático”....................................................................... 23
1.10. Uso de la “Ayuda” de Excel .......................................................... 24
1.10.1. Solicitar ayuda al Ayudante de Office ................................... 24
1.10.2. Ayuda de Microsoft Excel........................................................ 25
1.10.3. Otras formas de obtener ayuda ............................................ 26
1.11. Mapa conceptual del módulo........................................................ 27
1.12. Ejercicios ........................................................................................... 28
1.12.1. Crear un libro nuevo, recuperar y guardar libros
(guiado) .................................................................................................... 28
1.12.2. Moverse por el libro (guiado) ................................................ 30
1.12.3. Personalizar barras de herramientas .................................... 33
1.12.4. Manejo de la ayuda ........................................... 33
MÓDULO 1: Introducción a las hojas de cálculo.
Í Cuando hablamos de “hoja de cálculo” nos referimos a uno de los siguientes conceptos:
el referido al programa de ordenador que suele ir en mayúscula (por ejemplo “Hoja de
cálculo Excel”) o bien, el referido a un tipo de hoja que almacena el libro de trabajo en
Excel.
En la figura 1.2 podemos ver un ejemplo de hoja de cálculo en donde se muestra una
pequeña porción de la cuadrícula pues en realidad está formada por 256 columnas y
65.536 filas.
Así pues, una hoja de cálculo está formada por celdas organizadas en columnas y filas.
Í La intersección de una columna y una fila conforma una celda. Por ejemplo, en la figura
1.2 hemos destacado una celda formada por la intersección de la columna “C” y la fila 10.
Es importante saber qué nombre tiene una celda determinada dentro de la enorme
cuadrícula. Para ello es tan sencillo como emplear el nombre de la columna a la que
pertenece y a continuación el número de su fila. Por ejemplo, la primera celda pertenece a la
columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Í Los rangos son vitales en las hojas de cálculo, ya que todo tipo de operaciones se
realizan a base de rangos por su comodidad de uso. Por ejemplo, en la figura 1.2 sólo
mostramos de toda la hoja el rango A1:F18 que está compuesto por un total de noventa
celdas. Es mucho más cómodo y eficaz emplear el rango que tener que especificar una a
una las noventa celdas.
Barra de menús
Barra de fórmulas
Celda activa
Barra de
herramientas
de Dibujo
Los menús y barras de herramientas permiten dar instrucciones a Excel sobre lo que se
desea hacer. A estas instrucciones se les llama comandos (por ejemplo, el comando
“Nuevo” que podemos ver seleccionado en la figura 1.7).
Barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar
valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante
almacenado en la celda activa.
Barra de fórmulas
Cuadro de verificación
Cuadro de cancelación
Cuadro de verificación
Cuadro de cancelación
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda A1 CTRL+INICIO
Otra forma rápida de movernos por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda
donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el menú Edición.
Paso a Paso:
1. Seleccionamos el menú Edición.
2. Hacemos clic sobre la opción Ir a... o pulsamos la tecla F5.
3. Escribimos en el recuadro Referencia la dirección de la celda a donde
pretendemos desplazarnos.
4. Hacemos clic en Aceptar.
Botones de movimiento
Si hacemos clic sobre cualquier pestaña (ver figura 1.10) cambiaremos la hoja
activa, es decir, la hoja que se muestra para trabajar.
También podemos cambiar de hoja utilizando los botones de movimiento (ver
figura 1.10).
Podemos utilizar el teclado según describe la siguiente tabla:
MOVIMIENTO TECLADO
Según el formato de los datos guardados, el archivo tendrá una determinada extensión:
Libro Excel (.XLS)
Plantilla Excel (.XLT)
Datos separados por comas (.CSV)
Texto (.TXT)
Página Web (.HTM)
Las plantillas son libros que podemos emplear de partida para la creación de otros
libros y así evitamos realizar trabajos repetitivos. También tenemos plantillas para las
hojas de cálculo.
El usuario sólo ha de conformar un libro u hoja a su gusto y guardar su creación con la
extensión XLT usando el cuadro de diálogo Guardar como (ver figura 1.11).
Posteriormente, mediante el comando Nuevo del menú Archivo elegiremos la
plantilla que queremos usar para nuestro nuevo libro u hoja de cálculo.
Í Existen plantillas predeterminadas en Excel que son “Libro.xlt” y “Hoja.xlt” para los
libros y las hojas respectivamente de las que por defecto se crean cualquier libro u hoja.
Asimismo, disponemos de una serie de plantillas prediseñadas que nos ayudan a realizar
tareas como elaborar una factura, realizar un informe de gastos, etc. (ver figura 1.12)
Durante nuestro trabajo podemos minimizar el riesgo que supone una pérdida de
información debida a cualquier incidente como un corte de corriente eléctrica.
Para ello usaremos la función de Guardado automático:
1. En el menú Herramientas, elegir el comando Autoguardar.
3. En el cuadro minutos, introduzca la frecuencia con que desea que Microsoft Excel
guarde los libros.
Es una forma interactiva de solicitar ayuda cuando tengamos dudas acerca de cómo
realizar cierta tarea. Por ejemplo, para obtener ayuda sobre cómo crear un gráfico,
escribiremos Crear un gráfico en el Ayudante (ver figura 1.15).
Para ver una sugerencia útil sobre un botón de comando en una barra de
herramientas o una opción dentro de un menú cualquiera, haremos clic en ¿Qué es
esto? en el menú de ayuda (simbolizado por el cierre de interrogación “ ? ”) y, a
continuación, haremos clic en el elemento sobre el que desee obtener información.
- Celda
- Fila
Hoja de Cálculo - Columna
- Rango
Libro de trabajo: - Moverse por una
Crear, guardar y hoja de cálculo
recuperar
Moverse en un
libro
- Ventana
- Barra de título
Entorno - Barras de
herramientas
EXCEL - Menús
Introducción - Comandos
- Etiquetas
- Celda activa
- Barra de
Plantillas fórmulas
Obtener Ayuda en
Excel
1.12. Ejercicios
1 Si no está abierto Excel 2000, abrirlo para realizar el ejercicio. De manera automática
tenemos un nuevo libro para comenzar a trabajar.
2 Nos situamos en la celda A1 y escribimos Prueba de operaciones con archivos
en Excel2000.
3 Escribir El primer método consiste en guardar como en la celda A3.
Supongamos que ahora nos interesa guardar nuestro libro en la carpeta Mis
documentos del disco duro, y asignarle el nombre Pruebas.
4 Seleccionar el menú Archivo.
5 Elegir la opción Guardar como...
Nos aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como...
Observar cómo en el recuadro Guardar en aparece la carpeta Mis documentos,
donde se supone que deseamos guardar nuestro libro de trabajo.
En caso de no querer guardar la información en esta carpeta, habría que hacer clic
sobre la flecha de la derecha para que aparezca la unidad de disco o la carpeta
deseada. Si queremos guardar el libro de trabajo en una carpeta Mis documentos,
aparecerá en la parte inferior, y bastará con hacer doble clic sobre ésta para abrirla.
6 Escribir Pruebas en el recuadro Nombre de archivo.
Por defecto Excel le asignará como nombre Libro1, Libro 2,... dependiendo del libro en
el que estábamos.
Observar cómo en el recuadro Guardar como tipo pone Libro de Microsoft Excel,
esto hace que le asigne automáticamente la extensión XLS al libro.
7 Hacer clic sobre le botón Guardar.
Se guardará nuestro libro en la carpeta Mis documentos, y el nombre de éste
aparecerá ahora en la barra de título.
Ahora vamos a seguir trabajando con nuestro libro.
8 Escribir El segundo método consiste en guardar en la celda A5.
9 Seleccionar el menú Archivo.
10 Elegir la opción Guardar.
Parece que no se haya realizado ninguna operación, pero en realidad se ha guardado
el libro de trabajo completo con el mismo nombre que tenía Pruebas, y en la carpeta
Mis documentos.
11 Escribir También se puede guardar con el botón de la barra de
herramientas en al celda A6.
Observar cómo ahora nos encontraremos en la Hoja5, es decir, nos hemos desplazado
hasta la última hoja.
32 Hacer clic sobre el segundo botón de la barra de etiquetas.
Ahora hemos ido a la Hoja3, es decir, la hoja anterior a la que nos encontrábamos.
33 Hacer clic sobre el primer botón de la barra de etiquetas.
Nos vamos a la Hoja1, es decir, la primera de las hojas del libro de trabajo.
34 Hacer clic sobre el tercer botón de la barra de etiquetas.
Observar cómo nos situamos en la Hoja2, es decir, la hoja siguiente a la que nos
encontrábamos.
En este módulo aprenderemos a introducir datos en una hoja de cálculo en EXCEL, identificando
los tipos de datos empleados y las operaciones que pueden realizarse con ellos.
ÍNDICE MÓDULO 2
MÓDULO 2. Introducción de datos en una hoja de cálculo. Manejo
de celdas, filas y columnas................................................................................. 35
2.1. Introducción de datos alfanuméricos, numéricos, de tipo
fecha y fórmulas............................................................................................ 39
2.1.1. Introducir datos .......................................................................... 39
2.1.2. Modificar datos existentes ........................................................ 39
2.1.3. Cancelar la edición de dato ...................................................... 40
2.1.4. Datos que son valores constantes .......................................... 40
Valores numéricos........................................................................................ 40
Fechas y horas............................................................................................... 41
Datos alfanuméricos (texto)...................................................................... 42
2.1.5. Datos que son fórmulas..............................................................42
2.1.6. Alineación de texto y números .................................................43
2.2. Selección simple, múltiple de filas y múltiple de columnas .... 44
2.2.1. Selección simple de datos ......................................................... 44
2.2.2. Selección múltiple de datos ...................................................... 44
2.2.3. Resumen de teclas para la selección de datos ..................... 45
2.2.4. Nombres y cuadro de nombres de una selección............... 45
2.3. Selección celdas, filas y columnas no adyacentes ..................... 46
2.4. Añadiendo, eliminando y borrando filas y columnas ............... 47
2.4.1. Insertar filas/columnas ............................................................... 47
2.4.2. Eliminar filas/columnas ............................................................... 47
2.5. Uso de los comandos buscar y reemplazar .............................. 48
2.5.1. Comando Buscar......................................................................... 48
2.5.2. Comando Reemplazar................................................................ 48
2.6. Mapa conceptual del módulo........................................................ 50
2.7. Ejercicios ........................................................................................... 51
2.7.1. Introducir datos de tipo texto, numéricos y fechas ............ 51
2.7.2. Introducir fórmulas..................................................................... 55
2.7.3. Seleccionar una celda, varias celdas y la hoja entera........... 56
2.7.4. Copiar y mover los datos de un sitio a otro de la hoja
y del libro.
Arrastrar el contenido de celdas a otras celdas............................. 58
Copiar celdas .......................................................................................... 58
Mover celdas........................................................................................... 58
2.7.5. Borrar contenido de celdas ...................................................... 59
2.7.6. Deshacer y rehacer comandos ejecutados ........................... 59
2.7.7. Insertar nuevas filas y columnas y eliminarlas .............. 59
MÓDULO 2: Introducción de datos en una hoja de
cálculo. Manejo de celdas, filas y columnas.
Celda activa
Paso a paso:
1. Hacer clic o desplazarse a la celda que contenga los datos.
2. Activar la edición en la celda pulsando la tecla F2. También podemos editar la
celda mediante la Barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a
modificar.
Imaginemos que después de haber modificado los datos de una celda y antes
de validarla se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial.
Podemos actuar de dos formas igualmente eficaces:
Pulsar la tecla ESC
Hacer clic sobre el Cuadro de cancelación de la Barra de fórmulas
Valor constante (dato cuyo valor no cambia salvo cuando se modifica o elimina
directamente), puede ser cualquiera de estos tipos:
Números
Fechas u horas
Texto
Valores numéricos
Fechas y horas
Í Para introducir la fecha del día presente, presione CTRL+MAYÚS+; (punto y coma).
A diferencia del valor constante, una fórmula es una expresión de cálculo que hace
referencia a celdas, nombres, valores constantes, funciones y operadores cuya
combinación produce un resultado en función de los valores que toman los datos
referenciados y las operaciones realizadas.
Las fórmulas comienzan siempre con el signo de igual (=) y su valor no es constante.
Por ejemplo, si modificamos el valor de una celda a la que la fórmula esté haciendo
referencia, el resultado de la fórmula varía automáticamente.
Ejemplos de fórmulas:
=5-6+7
=(5+3*A1)*4
=Suma(A3:B5)
Veamos cómo podemos seleccionar los siguientes elementos dentro de una hoja de
cálculo: celdas, rangos, filas y columnas.
Por ejemplo, si nos percatamos de una errata en una hoja de cálculo que afecta a una
multitud de datos, usaremos este comando para enmendar el error de una manera
muy eficiente pues sólo escribiremos una vez el texto correcto.
Para emplear este comando (ver figura 2.7):
1. Usar CTRL+L o el menú Edición opción Reemplazar tras lo que Excel mostrará
un cuadro de diálogo.
2. En el cuadro de diálogo Reemplazar especificaremos el texto que deseamos
cambiar y el texto nuevo con el que se reemplazará.
3. Podemos especificar una serie de opciones interesantes:
a. La dirección de la búsqueda, es decir, si buscamos fila a fila o columna a
columna.
b. Nos puede interesar buscar el texto donde las letras mayúsculas y
minúsculas son importantes para localizar la información deseada. Para ello
marcaremos la opción “Coincidir mayúsculas y minúsculas”.
c. En términos generales, la búsqueda se realiza en el interior de las celdas. Si
queremos localizar celdas cuyo valor sea el buscado, podemos especificar la
opción “Buscar sólo celdas completas”
4. Haremos clic en el botón “Reemplazar” para localizar y reemplazar la siguiente
ocurrencia del patrón de texto especificado.
5. Alternativamente al paso anterior, podremos usar el botón “Reemplazar todas”
para reemplazar todas las ocurrencias del texto buscado en la hoja de cálculo.
- Alfanuméricos
Tipos - Numéricos
- Fechas y horas
Introducir y - Fórmulas
modificar datos
- Izquierda
Alinear texto y - Derecha
números - Centrada
- Selección simple
de datos
Seleccionar - Selección
HOJA DE múltiple de datos
CÁLCULO: - Nombrar una
Introducción y selección
manejo de - Seleccionar filas,
datos columnas y celdas
Añadir / Eliminar no adyacentes
Filas y Columnas
Buscar y
Reemplazar
2.7. Ejercicios
16 Pulsar ENTRAR
Excel también admite decimales en los porcentajes, pero en la celda le asignará dos
dígitos para los decimales.
17 Situarse en la celda A9 y escribir 1200 pta
18 Pulsar ENTRAR
Excel visualizará en la celda el valor tal como se introdujo, añadiendo el punto de los
miles, pero en la Barra de fórmulas el valor será 1200, recuerda que para comprobar
el valor en la Barra de fórmulas basta con volver a situarse en la celda y mirar arriba
en la Barra de fórmulas. El símbolo monetario (pta) deberá escribirse correctamente,
sino Excel lo tomará como dato tipo texto y lo alineará a la izquierda.
19 Situarse en la celda A10 y escribir 12/12
20 Pulsar ENTRAR
Queríamos introducir la fracción 12/12; Excel lo ha tomado como una fecha y visualiza
la fecha correspondiente a la fracción introducida. Para escribir una fracción, hay que
colocar un 0 y un espacio en blanco delante. Si no dejamos el espacio en blanco, Excel
lo tomará como un texto.
Como el valor introducido no es correcto, para sustituirlo por otro valor basta con
situarse sobre la celda a modificar e introducir el nuevo valor
21 Sin moverse de celda, escribir 0 12/12
22 Pulsar ENTRAR
Excel calcula automáticamente el valor de la fracción. Si el resultado de la fracción
corresponde a un número entero, Excel coloca dicho valor en la celda y en la Barra de
fórmulas.
23 Situarse en la celda A11 y escribir 0 1/3
24 Pulsar ENTRAR
Excel escribirá en la celda la fracción (1/3), pero en la Barra de fórmulas aparecerá
el resultado final de la fracción (0,333333333333).
25 Situarse en la celda A12 y escribir 0 12/24
26 Pulsar ENTRAR
En caso de poder simplificar la fracción, Excel lo hará automáticamente para
visualizarla en la celda, es decir, en la celda colocará la fracción simplificada (1/2) y en
la Barra de fórmulas, el resultado de la fracción (0,5).
27 Situarse en la celda B1 y escribir 1/1/1900
28 Pulsar la tecla ENTRAR
Este es un dato de tipo fecha. Verás que al introducirlo en la celda se alineará también
a la derecha, como los números.
29 Situarse en la celda B2 y escribir 12-12-1900
30 Pulsar ENTRAR
Verás que al introducirlo en la celda, por defecto le asignará como formato dd/mm/aa,
es decir, dos dígitos para el día, dos para el mes y dos para el año, todos ellos
separados por la barra inclinada.
31 Situarse en la celda B3 y escribir 1/1/2000
32 Pulsar ENTRAR
Parece que Excel no distinga entre los años de siglo distintos con el formato de fechas
asignado por defecto, pero más adelante veremos que sí los distingue, es solamente
un efecto de visualización, ya que si observas la Barra de fórmulas, verás como el
contenido real sigue siendo 1/1/2000.
33 Situarse en la celda B4 y escribir 12/13/1994
34 Pulsar ENTRAR
Como no existe el mes 13, Excel introduce la fecha como si fuese un texto, no una
fecha, por esto lo alinea a la izquierda.
35 Situarse en la celda B5 y escribir 30-02-1994
36 Pulsar ENTRAR
Al ser una fecha errónea, Excel lo introduce también como un texto.
37 Situarse en la celda B6 y escribir 12-MAYO
38 Pulsar ENTRAR
Excel colocará en la celda la fecha introducida pero usando únicamente los tres
primeros caracteres del mes. Y en la Barra de fórmulas colocará la fecha con el
formato dd-mm-aaaa tomando como año el del sistema del ordenador.
39 Situarse en la celda B7 y escribir 12-mayo-2005
40 Pulsar ENTRAR
En la celda aparecerá la fecha introducida con dos dígitos para el día, los tres primeros
caracteres para el mes y dos para el año.
41 Situarse en la celda B8 y escribir mayo-2005
42 Pulsar ENTRAR
En la celda aparecerá los tres primeros caracteres del mes y dos para el año, y en la
Barra de fórmulas aparecerá la fecha introducida tomando como día el 1.
43 Situarse en la celda C1 y escribir 0:0
44 Pulsar ENTRAR
Este es un dato de tipo hora. También se alinea automáticamente a la derecha.
45 Situarse en la celda C2 y escribir 12:30:12
46 Pulsar ENTRAR
47 Situarse en la celda C3 y escribir 22:12
48 Pulsar ENTRAR
49 Situarse en la celda C4 y escribir 10 pm
50 Pulsar ENTRAR
En la celda aparecerá 10 PM, pero en la Barra de fórmulas aparecerá la hora con el
formato 22:00:00.
51 Situarse en la celda C5 y escribir 10AM
52 Pulsar ENTRAR
Cuidado, si no dejamos el espacio entre la hora y el símbolo, Excel lo tomará como un
texto.
53 Estando situado en la celda C5, escribir 10 Am
54 Pulsar ENTRAR
55 Situarse en la celda C7 y escribir 1/1/95 1:1
56 Pulsar ENTRAR
Verás como Excel también admite la introducción de una fecha y hora
simultáneamente, aunque muchas veces no nos quepa todo en la celda.
57 Situarse en la celda C8 y escribir 12/12/95 12:30
58 Pulsar ENTRAR
59 Situarse en la celda D1 y escribir Casa
60 Pulsar ENTRAR
Este es un dato de tipo texto que Excel alinea automáticamente a la izquierda.
61 Situarse en la celda D2 y escribir La Hoja de Cálculo Excel
62 Pulsar ENTRAR
Al introducir el texto verás como en la Hoja ocupa más de una celda, la D2 y la E2. Los
datos tipo texto pueden ocupar más de una celda en la Hoja mientras no se escriba
nada en las celdas que ocupa.
63 Situarse en la celda E2 y escribir Hombre
64 Pulsar ENTRAR
Parece que se borre parte del texto de la celda D2, pero no es cierto, lo que ocurre es
que el contenido de E2 oculta parte del texto de D2 pero no lo borra. Si nos situamos
sobre la celda D2 y observamos su contenido en la Barra de fórmulas, veremos
como no se ha borrado. Para solucionar dicho problema bastará con ampliar la anchura
de la celda D2, pero esto lo veremos más adelante.
65 Situarse en la celda D3 y escribir grande
66 Pulsar FLECHA ABAJO
El cursor se moverá automáticamente a la celda inferior D4.
Observa como aparece la concatenación del contenido de las dos celdas mencionadas.
Resultaría más real si dejáramos un espacio en blanco entre las dos celdas.
11 Escribir =C1&" "&C2 en la celda C4.
12 Escribir =C1&" gran "&C2 en la celda C5.
También se pueden concatenar con valores numéricos.
13 Escribir =C2&A4 en la celda C7.
14 Escribir =C1&12 en la celda C8.
Pasaremos a estudiar los operadores relacionales.
15 Escribir =10>12 en la celda B3.
Excel nos devolverá el valor VERDADERO si es cierta la operación o el valor FALSO en
caso contrario. En nuestro ejemplo, le preguntamos si el valor 10 es mayor que el valor
12, lo cual es Falso. Éste será el valor que aparecerá en la celda.
15 Escribir =A1>1 en la celda B4.
El resultado será cierto ya que el contenido de A1 (1000) es mayor que 1, en la celda
aparecerán el valor Verdadero.
16 Escribir =A1=A4 en la celda B5.
Excel comprobará si el valor de la celda A1 (1000) es igual al valor de la celda A4
(12), lo cual es FALSO.
2.7.4. Copiar y mover los datos de un sitio a otro de la hoja y del libro. Arrastrar el
contenido de celdas a otras celdas
Copiar celdas
Mover celdas
Si sabemos como copiar celdas, casi sabremos mover celdas ya que sólo
hemos de cambiar el paso 2. En este caso debemos usar el comando Cortar.
Alternativamente, podemos efectuar esta operación arrastrando las celdas
seleccionadas en el paso 1. Para ello, haremos clic sobre el marco de la
selección y sin soltar el botón izquierdo del ratón, podemos hacer copia en
otro lugar sin más que desplazarnos al lugar deseado y soltando el ratón.
Podemos practicar el borrado del contenido de celdas con una hoja de cálculo.
Para borrar el contenido de la/s celda/s usaremos la tecla SUPR una vez
seleccionada/s la/s celda/s.
El alumno practicará cómo deshacer o rehacer comandos de forma libre en una hoja
de cálculo.
En ciertos casos nos ocurre que llevamos a cabo operaciones que producen un efecto
no deseado. Por ejemplo, si al usar el comando Reemplazar especificamos
incorrectamente qué buscamos, puede que reemplacemos más de la cuenta y eso
afecte a gran parte de la hoja de cálculo.
Para paliar esta situación, podemos dar marcha atrás, con el comando Deshacer. Para
ello, tenemos varias posibilidades:
Menú Edición, opción Deshacer
Combinación de teclas CTRL + Z
Barra de herramientas Estándar, botón
En caso de querer repetir la misma operación varias veces, es útil usar el comando
Repetir:
Menú Edición, opción Repetir
Combinación de teclas CTRL + Y
Barra de herramientas Estándar, botón
Este módulo describe los distintos tipos de formatos que se pueden aplicar según el tipo de
dato y enseña a utilizarlos para mejorar el aspecto de una hoja de cálculo.
ÍNDICE MÓDULO 3
MÓDULO 3. Formatos ..................................................................................... 61
3.1. Formato de celda: número, alineación, fuente, borde, trama
y protección................................................................................................... 63
3.1.1. Número......................................................................................... 63
3.1.2. Alineación...................................................................................... 66
3.1.3. Fuente ............................................................................................ 66
3.1.4. Borde ............................................................................................. 68
3.1.5. Trama.............................................................................................. 68
3.1.6. Protección..................................................................................... 69
3.2. Formato fila, columna, hoja............................................................ 70
3.2.1. Ocultar y mostrar....................................................................... 70
3.2.2. Dimensiones de filas y columnas ............................................. 71
3.2.3. Ajuste automático de dimensiones ......................................... 71
3.2.4. Ancho estándar de las columnas.............................................. 71
3.2.5. Fondo de hoja .............................................................................. 71
3.3. Estilo y Autoformato ...................................................................... 72
3.3.1. Menú Formato, opción Estilo.....................................................72
3.3.2. Menú Formato, opción Autoformato .......................................72
3.4. Formato condicional....................................................................... 74
3.4.1. Expresar una condición...............................................................74
3.4.2. Establecer el formato asociado a una condición...................74
3.5. Mapa conceptual del módulo........................................................ 76
3.6. Ejercicios ........................................................................................... 77
3.6.1. Cambiar el aspecto de una hoja de cálculo alineando
texto y números, cambiando formatos y asignando diferentes
tipos de letra y tamaños....................................................................... 77
3.6.2. Resaltar celdas con bordes y tramas personalizadas .......... 78
MÓDULO 3: FORMATOS.
3.1.1. Número
Excel trabaja principalmente con números que pueden representarse de muy diversas
maneras a las que Excel denomina Categorías.
Para escoger entre las distintas categorías, usaremos el cuadro de diálogo Formato
de celdas, accesible desde el menú Formato o bien presionando en el teclado la
combinación de teclas CONTROL + 1 y elegiremos la pestaña Número. En la figura
3.1, mostramos este cuadro de diálogo con la lista de categorías.
Cada categoría determina para la(s) celda(s) seleccionada(s) el formato de
presentación de la información almacenada en dicha(s) celda(s). Es de gran utilidad
observar en la parte derecha la explicación y la muestra de cada categoría para
hacernos una idea muy aproximada del aspecto final.
Para el caso de las fechas, también podremos personalizar de forma más específica de
qué manera queremos que se muestren. La manera de hacerlo es eligiendo la
categoría “Fecha”. Por ejemplo, en algunos casos querremos que se muestre sólo el
mes y el año, sin que se muestre el día. En la figura 3.3 vemos la lista de posibles
formatos de fecha.
Algo similar a las fechas ocurre con las horas. Es posible personalizar la forma en la
que las horas se muestran a través de la categoría “Hora”. En la figura 3.4. podremos
ver la lista de formatos de hora disponibles, más que suficiente para poder personalizar
a nuestro gusto el formato de presentación, incluido el formato AM/PM.
3.1.2. Alineación
En la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas (ver figura 3.5),
podremos establecer el lugar que ocupará el texto dentro de la celda y cambiar la
orientación habitual por otra personalizada (texto en vertical por ejemplo).
¿Qué ocurre cuando el texto es más grande que la celda que lo contiene?
El texto se extiende ocupando una o más celdas adyacentes por la derecha, es decir,
se desborda de su celda. Para evitar este efecto aplicaremos según convenga las
opciones Control del texto del cuadro de diálogo Formato de celdas:
x Ajustar el texto a su celda (opciones Ajustar texto y Reducir hasta
ajustar).
x Emplear varias celdas de forma predeterminada (opción Combinar celdas).
3.1.3. Fuente
Í Para establecer una fuente predeterminada para los nuevos libros, bajo el menú
Herramientas, opción Opciones, cambiaremos los campos “Fuente estándar” y “Tamaño”
en la pestaña “General”, tal como indicamos en la figura 3.7.
3.1.4. Borde
Es posible personalizar las líneas tanto del contorno como del interior de las celdas,
estableciendo su forma, grosor y color. Usaremos la pestaña “Bordes” siguiente:
3.1.5. Trama
3.1.6. Protección
El formato de protección de una celda sirve para evitar que dicha celda pueda ser
modificada por el usuario (opción Bloqueada) o bien que su fórmula no se muestre al
usuario (opción Oculta). En la figura 3.11 podemos ver estas opciones.
Figura 3.11. Formato de celdas (Proteger)
Figura 3.12. Cuadro de diálogo Proteger hoja
Es posible ocultar y mostrar filas, columnas y hojas enteras. Para efectuar esta operación de
ocultar o mostrar, existe la opción Ocultar y la opción Mostrar en el menú Formato.
También es posible realizar esta operación usando el ratón sobre la fila o columna, mediante
el menú emergente que se obtiene con un clic en el botón derecho. Las hojas sólo pueden
ocultarse mediante el menú Formato, Hoja, Ocultar.
El alto de las filas y el ancho de las columnas es posible establecerlos mediante el menú
Formato, Fila, Alto y Formato, Columna, Ancho respectivamente.
Podemos pedir a Excel realice un ajuste automático del alto de las filas como del ancho de
las columnas. Para ello, emplearemos el menú Formato, Fila, Autoajustar y Formato,
Columna, Autoajustar a la selección respectivamente.
Í Hay una manera más directa de realizar esta operación de ajuste del ancho o alto.
Basta con hacer doble clic en el encabezado de las filas o columnas, sobre la línea de
separación.
Para cambiar el ancho estándar de las columnas de una hoja en un solo paso, emplearemos
Formato, Columna, Ancho estándar.
Dado que tenemos varias opciones de formato, es posible modificar cada opción de
manera independiente, así como prescindir totalmente de cualquiera de ellas. Para
prescindir de una opción de formato, desmarcaremos la casilla de verificación a la
izquierda de la etiqueta de opción.
Í Es posible incorporar a un libro los estilos que contiene otro libro. Para efectuar esta
operación, usaremos el botón Combinar del cuadro de diálogo Estilo, pero sólo funcionará
si tenemos abierto el libro de donde queremos copiar los estilos.
Í Otra forma de borrar un formato es mediante el menú Edición -> Borrar ->
Formatos.
- Número
- Alineación
Formato de celda - Fuente
- Borde
- Trama
- Ocultar / Mostrar
Formato fila, - Dimensionar filas
columna y hoja y columnas
- Ajustar autom.
las dimensiones
FORMATOS - Ancho estándar
de las columnas
- Poner fondo de
Estilo y hoja
Autoformato
Formato
Condicional
3.6. Ejercicios
4 Establecer dos formatos condicionales para las cantidades de la columna E. Uno para
las cantidades mayores de 50.000 y otro para las cantidades entre 15.000 y 50.000. El
formato deberá ser similar al que se muestra en la imagen anterior.
En este módulo aprenderemos lo que es una fórmula en EXCEL, los elementos que intervienen
en ella y a introducir en la hoja de cálculo fórmulas sencillas, practicando algunas operaciones
que se pueden realizar.
ÍNDICE MÓDULO 4
MÓDULO 4. Trabajo con fórmulas................................................................. 79
4.1. Introducción a las fórmulas........................................................... 81
4.1.1. Esquema de una fórmula en Excel........................................... 81
El signo “=” .................................................................................................... 81
Los operandos .............................................................................................. 81
Los operadores............................................................................................. 82
El orden de ejecución de las operaciones .............................................. 83
Detalle del esquema de una fórmula sencilla......................................... 83
4.1.2. Como introducir fórmulas en Excel ....................................... 84
4.1.3. La barra de fórmulas................................................................... 84
4.1.4. Usar referencias a celdas........................................................... 85
Celdas dependientes de una celda ........................................................... 86
Celdas precedentes a una celda................................................................ 86
4.1.5. Tipos de Referencias................................................................... 86
Referencias relativas .................................................................................... 86
Referencias absolutas .................................................................................. 87
Referencias mixtas ....................................................................................... 87
4.1.6. ¿Cuándo se calcula el valor? ..................................................... 87
4.1.7. Cambiar cuándo y cómo se calculan las fórmulas ............... 87
4.2. Expresiones con formulaciones básicas .................................... 88
4.2.1. Operaciones aritméticas básicas.............................................. 88
Sumar y restar............................................................................................... 88
Multiplicar ...................................................................................................... 88
Dividir 89
Potencias..........................................................................................................89
Porcentaje ...................................................................................................... 89
4.2.2. Operaciones de comparación .................................................. 89
Comparar dos valores ................................................................................ 89
4.3. Mover formulas................................................................................ 89
4.3.1. Copiar fórmulas........................................................................... 89
4.3.2. Mover o cortar y pegar fórmulas. ........................................... 90
4.3.3. Llenado automático de fórmulas. ............................................ 90
4.4. Mapa conceptual del módulo........................................................ 91
4.5. Ejercicios ........................................................................................... 92
4.5.1. Trabajo con fórmulas paso a paso............................................ 92
4.5.2. Calculo de áreas. ......................................................................... 94
4.5.3. Calculo sobre renta ........................................... 95
MÓDULO 4: Trabajo con fórmulas
Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica, u orden, que incluye un
signo igual (=) seguido de los elementos con los que se van a realizar los cálculos
(los operandos), que están separados por operadores de cálculo.
El signo “=”
Para Excel entienda que lo que estamos introduciendo en la celda activa es una
fórmula siempre debemos comenzar la misma escribiendo un signo igual “=”
Los operandos
Son los valores o elementos de la hoja que van participar en las operaciones de la
fórmula. Como operandos podemos utilizar:
Los operadores
Son símbolos o signos que especifican el tipo de cálculo (como suma, resta o
multiplicación) que se va a ejecutar entre los elementos de una fórmula. Los
operadores pueden ser:
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Potencia
% Porcentaje
= Igual a (A1=B1)
> Mayor que (A1>B1)
< Menor que (A1<B1)
>= Mayor o igual que (A1>=B1)
<= Menor o igual que (A1<=B1)
<> Distinto de (A1<>B1)
Cuando en una fórmula hay más de un operador las operaciones que forman parte de
una fórmula se ejecutan en un orden específico establecido por el orden de
precedencia de operadores definido en Excel, si hay dos operadores con el mismo
orden de precedencia se ejecutarán de izquierda a derecha. El orden de precedencia
de operadores es el siguiente:
Orden de
Operador Descripción
precedencia
, (coma)
3 % Porcentaje
4 ^ Exponenciación
Í Cuando estamos editando una fórmula podemos incluir referencias a celdas haciendo
clic sobre la celda que queremos referenciar. Excel escribirá una referencia a esa celda en la
fórmula. De igual modo si queremos referenciar un rango, seleccionamos el mismo y Excel
colocará una referencia al rango donde estuviera el punto de edición.
Cuando la celda activa contiene una fórmula Excel nos muestra el resultado de la
fórmula en la celda, y la fórmula en la barra de fórmulas.
Observando la figura podemos ver: que la celda activa es B5 (como vemos en la parte
izquierda de la barra de fórmulas), que en la celda se muestra el resultado (47) de
una fórmula que podemos ver la barra de fórmulas =B3 +E3.
Í Podemos conseguir que Excel muestre las fórmulas en las celdas activando la opción
“Fórmulas” en le menú Herramientas, Opciones, Ver.
Podemos usar una referencia a una celda o un rango de celdas como operando en una
fórmula, ésta indicará a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores que se
utilizarán para calcular el resultado de la fórmula.
Supongamos que tenemos los siguientes valores en una hoja de cálculo:
Según la hoja de arriba podemos poner las dos fórmulas siguientes y obtener el mismo
resultado:
a) =30+70+110
b) =B2+C2+D2
¿Cuál es la diferencia entre ambas?
La primera fórmula utiliza valores constantes y por tanto su resultado siempre será el
mismo y no se verá afectado por los cambios que se produzcan en otras celdas de la
hoja de cálculo. El resultado no depende de ninguna otra celda.
Sin embargo la segunda fórmula utiliza referencias a celdas (B1, B2, B3) lo que
significa que Excel para calcular el resultado de la fórmula debe ir a las celdas
referenciadas para encontrar los valores que contienen y con ellos realizar las
operaciones de la fórmula. El resultado será dependiente de los valores de otras
celdas, las referenciadas en la fórmula (en el ejemplo B1, B2, B3).
Aparecen pues los dos siguientes nuevos conceptos:
Son las celdas cuyo valor (resultado de la fórmula que contienen) se verá afectado
por los cambios que se produzcan dicha celda.
Son las celdas cuyos valores intervienen en el cálculo del valor de la celda actual.
Í Excel nos permite ver de modo gráfico las celdas precedentes y dependientes de la
celda activa utilizando la barra de herramientas de Auditoría.
Referencias relativas
Una referencia en una fórmula, escrita como A1 (letra de columna y número de fila),
se llama referencia relativa porque por que se basa en en la posición relativa de la
celda referenciada respecto a la celda donde se está escribiendo la fórmula.
Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si
copiamos la fórmula en otra celda, la referencia se ajusta automáticamente.
Pongamos un ejemplo:
Si en la celda C5 utilizamos una referencia relativa a la celda B6 estaremos haciendo
referencia a celda que está 1 columna a la izquierda y 1 fila hacia abajo.
Si copiamos la celda C5 y la pegamos en la celda H20 la referencia relativa se
adaptara a su nueva posición y pasará ser G21 (una columna a la izquierda de la H y
una fila hacia debajo de la 20).
Referencias absolutas
Una referencia absoluta a una celda en una fórmula, escrita como $A$1, siempre
hace referencia a una celda en una ubicación fija. Si se cambia la posición de la
fórmula, la referencia absoluta no cambia.
Una celda se convierte en absoluta añadiendo antes de la letra de la columna, y antes
del número de la fila el signo dólar ($).
Referencias mixtas
Una referencia mixta es aquella que tiene una parte absoluta y la otra relativa.
Podremos usar referencias de columna absoluta con la forma $A1 y referencias
de fila absoluta adopta la forma A$1. Si copiamos la fórmula a otra celda se cambia
la parte relativa de la referencia y se mantiene fija la parte absoluta de la fórmula.
Í Si pulsamos F4 cuando el punto de edición está tras una referencia irá cambiado el tipo
de la misma entre los cuatro posibles: Relativa, Absoluta, Columna Absoluta, Fila Absoluta.
Se puede cambiar el instante en el que realizar los cálculos cambiando las opciones
predeterminadas:
En el menú Herramientas, elegir Opciones y, a continuación, hacer clic en
la ficha Calcular.
En esta ficha Calcular se puede decidir si se quiere realizar el cálculo de
modo “Automático” o “Manual”.
El cambio de esta opción afecta a todos los libros abiertos.
Í Presionando F9 Se calculan las fórmulas que han cambiado desde el último cálculo y
las fórmulas que dependen de ellas en todos los libros abiertos.
Sumar y restar
Multiplicar
Dividir
Potencias
Porcentaje
Tres fórmulas para calcular el 15 por ciento del valor que haya en la celda A1:
=A1*15/100
=A1*0,15
=A1*15%
Si copiamos fórmulas y las pegamos en otra celda las referencias relativas cambian
para adaptarse a la nueva posición. Las referencias absolutas permanecen idénticas.
Cundo realizamos llenados automáticos con celdas que contienen referencias las que
son relativas cambian para adaptarse a su nueva posición. Las absolutas permanecen
fijas.
- El signo “=”
Esquema de una - Operandos
fórmula - Operadores
- Orden de ejecución de
las operaciones
Referencias y - Relativas
tipos - Absolutas
- Mixtas
FÓRMULAS
- Operaciones
Formulas básicas
aritméticas básicas
(suma, resta, producto,
división potencias,
porcentaje)
- Operaciones de
comparación
Mover fórmulas y
llenar automát.
4.5. Ejercicios
A B C D E
1 Presupuesto del Club deportivo Olimpia
2
3 Ingresos Gastos
4 Cuotas de socios 2500 Inscripcion competiciones 1200
5 Subvencion municipal 1800 Material deportivo 2200
6 Aportacion patrocinador 3000 cutoas federativas 2000
7 Otros ingresos 1500 Otros gastos 3000
8
9 TOTAL
10
11
13. Colocar el cursor en la celda A11 y escribir el texto: RESULTADO DEL EJERCICIO:
14. Colocar el cursor en la celda B11 y escribe la siguiente fórmula: =B9-D9
15. Pulsar Intro veremos el resultado.
16. Guardar el libro con el nombre Club_Olimpia.xls
Partiendo de una columna con valores para el radio o lado que aumentan de 0,5 m en
cada fila y van desde 5 a 20 metros. Crear cuatro columnas más con los valores:
- Longitud del círculo con ese radio: 2S * r
- Área de la circunferencia con ese radio: S * r 2
- Perímetro del cuadrado con ese tamaño de lado: 4*lado
- Área del cuadrado con ese tamaño de lado: lado* lado
Aplicar formato a la hoja a discreción.
Sugerencias:
- Escribir el valor 5 en una celda, en la celda de abajo escribir 5,5 y después utilizar
llenado hacia abajo para rellenar.
- Escribir las fórmulas en la primera fila (en la cual “lado o radio” tiene el valor 5) y
hacer llenado hacia abajo.
- El aspecto final de la hoja debe ser similar a:
A B C D
1
2 Porcentaje Importe
3 SALARIO BRUTO 22.150,00 €
4 SEGURIDAD SOCIAL 6% 1.329,00 €
5 RETENCIONES 15% 3.322,50 €
6 INGRESOS EXENTOS 2% 443,00 €
7
8
9 BASE IMPONIBLE 20.378,00 €
10
11 CUOTA INTEGRA 2.302,78 €
12 DEDUCCIONES 350,00 €
13
14 CUOTA DIFERENCIAL -1.369,72 €
15
16
17 NETO PERCIBIDO 17.498,50 €
En este módulo se describen las funciones incorporadas en la hoja de cálculo EXCEL, las distintas
categorías en que se agrupan, y se explican el significado y el modo de usar algunas funciones
más sencillas.
ÍNDICE MÓDULO 5
MÓDULO 5. Funciones (I) ............................................................................... 97
5.1. Concepto de función ................................................................... 101
5.1.1. Definición.................................................................................... 101
5.1.2. Estructura ................................................................................... 101
5.2. Parámetros o argumentos........................................................... 102
5.2.1. Funciones anidadas ................................................................... 102
5.3. Categorías o tipos de funciones ................................................ 102
5.4. Asistente de funciones................................................................. 104
5.4.1. Cómo invocar al asistente para funciones .......................... 104
5.4.2. Encontrar la función que queremos usar ............................ 104
5.4.3. Elegir el nombre de la función ............................................... 105
5.4.4. Asignar valores a los argumentos.......................................... 105
5.4.5. Modificar fórmulas que contienen funciones...................... 107
5.5. Algunas funciones básicas............................................................ 108
5.5.1. Función SUMA........................................................................... 108
Autosuma..................................................................................................... 108
5.5.2. Función PROMEDIO................................................................ 109
5.5.3. Función MAX............................................................................. 110
5.5.4. Función MIN .............................................................................. 110
5.6. Mapa conceptual del módulo ..................................................... 111
5.7. Ejercicios ......................................................................................... 112
5.7.1. Trabajo con funciones paso a paso........................................ 112
5.7.2. Supuesto práctico ..................................................................... 114
MÓDULO 5: Funciones (I)
5.1.1. Definición
5.1.2. Estructura
Para que Excel interprete lo que estamos escribiendo como una función debe cumplir
una Estructura. La estructura de una función en Excel es la siguiente:
El nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la
función separados por punto y coma “;” y un paréntesis de cierre.
Además si la está al principio de una fórmula debe escribirse un signo igual (=)
delante del nombre de la función.
La estructura o sintaxis de cualquier función es:
=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Si la función no tiene argumentos después del nombre de la misma se pondrá el
paréntesis de apertura y el de cierre sin nada dentro de ellos. Así pues la sintaxis de
una función sin argumentos es:
=nombre_función()
Se puede usar una función como un argumento de otra es lo que se llama funciones
anidadas. Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el
mismo tipo de dato que el solicitado para el argumento en cuestión.
Límites: Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones
anidadas
En el Anexo I podemos ver una lista con todas las funciones de Excel2000 agrupadas
por categorías.
Una vez que nos aparece la pantalla del asistente para funciones debemos encontrar la
función que queremos utilizar. Como Excel dispone de tantas funciones para encontrar
las que queremos habrá que ir acotando el número de funciones y para ello debemos
elegir a qué categoría pertenece nuestra función en el recuadro Categoría de la
función.
Además de las categorías de funciones que hemos comentado al principio del módulo
el asistente proporciona dos grupos más que resultan bastante útiles:
Una vez que en el recuadro Nombre de la función aparece visible la función que
vamos a utilizar hay que seleccionarla haciendo clic sobre su nombre.
Observar que una vez que seleccionamos una función, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta.
Una vez elegida la función pulsaremos el botón ACEPTAR y nos aparecerá un cuadro
de diálogo como el de la figura 5.3 en el cual podremos completar los valores para
cada uno de los argumentos que la función necesite.
Figura 5-3. Asistente para funciones: Cuadro diálogo Argumentos (Paleta de fórmulas)
Este cuadro tendrá tantas cajas de texto como argumentos para rellenar su valor.
Conforme vayamos colocando el cursor sobre cada uno de los argumentos de la
función iremos obteniendo en el mismo cuadro información concreta sobre ese
argumento.
Si queremos usar como argumento referencias a celdas o rangos de la hoja podemos
escribirlas directamente en la caja de texto habilitada para ese argumento, o podemos
seleccionar esa referencia usando el ratón. El procedimiento para seleccionar con el
ratón es el siguiente:
Conforme vamos completando los argumentos la función en la parte baja del cuadro
de diálogo podremos ver el resultado que va tomando la fórmula.
En la barra de fórmulas vemos como va quedando escrita la fórmula.
Í En funciones que puedan tener más argumentos de los que muestra inicialmente el
cuadro de dialogo de argumentos, al colocar el cursor en el último argumento visible
inmediatamente aparecerá una nueva caja de texto para rellenar un argumento más.
Podemos modificar una fórmula con funciones escrita en una celda editándola en la
barra de fórmulas como cualquier dato de la hoja, pero también podemos utilizar la
paleta de fórmulas (es igual que la pantalla de argumentos del asistente para
funciones).
Para que aparezca la paleta de fórmulas, haga clic en el botón Modificar fórmula en
la barra de fórmulas.
En la paleta aparecerá la primera función de la fórmula y cada uno de sus argumentos.
Si queremos modificar otra función de la misma fórmula, tendremos que hacer clic en
la barra de fórmulas sobre la función que queramos modificar.
La Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función que se esta
modificando, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada
argumento, el resultado de la función editada y el resultado de toda la fórmula.
La función que se está modificando se verá en negrita en la barra de fórmulas.
Sin duda una de las funciones má utilizadas en Excel es la función Suma, esta
función tiene como resultado es las suma de todos los valores que sean números
entre la lista argumentos que haya recibido.
Sintaxis:
SUMA(número1;número2; ...)
Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números cuya suma desea
obtener
Permite usar como argumento referencias a rangos y celdas
Si un argumento es una referencia, sólo se considerarán los números incluidos en esa
referencia. No se tendrán en cuenta celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de
error en la matriz o en la referencia..
Sin embargo si se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de
números que escriba directamente en la lista de argumentos.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números
causarán errores.
Ejemplos:
SUMA(8; 4) es igual a 12
SUMA("8"; 4; VERDADERO) es igual a 13, ya que el valor lógico
VERDADERO se traduce como 1.
A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene "8" y B1 contiene
VERDADERO, entonces:
SUMA(A1; B1; 4) es igual a 12, ya que las referencias a valores no
numéricos de las referencias no se traducen.
Si las celdas A1:A5 contienen 50; 1; 100; 20 y 10:
SUMA(A1:C5) es igual a 181
SUMA(A1:A5; 20) es igual a 201
Autosuma
Cuando se trabaja en Excel es muy común el uso de la función suma para sumar los
valores de un rango por ello en Excel han preparado en la barra de herramientas
estándar una herramienta llamada Autosuma que nos facilita la creación de
funciones suma con rangos.
3. La herramienta nos propone un rango para sumar enmarcado por unos bordes de
línea discontinua parpadeante, si es el que nos interesa vamos al paso siguiente, si
no lo es seleccionamos el rango que queramos sumas.
4. Aceptamos la función propuesta (pulsando INTRO por ejemplo).
Otra función sencilla similar a la anterior es la función promedio que devuelve como
resultado el promedio (media aritmética) de los argumentos.
Sintaxis:
PROMEDIO(número1;número2; ...)
Ejemplos:
PROMEDIO(A1:A5)
PROMEDIO(A1:A5; 5)
Figura 5.8
- El signo “=”
Esquema de una - Operandos
fórmula - Operadores
- Orden de ejecución de las
operaciones
- Matemáticas y
trigonométricas
- Estadísticas
Categorías - Financieras
- De texto
FUNCIONES - De fecha y hora
(I) - Lógicas
- De base de datos
- De búsqueda y - referencia
Usar el - De información
asistente - De ingeniería
- Operaciones aritméticas
Funciones básicas básicas (suma, resta,
producto, división potencias,
porcentaje)
- Operaciones de comparación
5.7. Ejercicios
20 Nos vamos a la celda A6 para calcular en ella la media de los cuatro valoresA1:A4.
21 Hacemos clic sobre el botón de la barra de herramientas.
22 En el cuadro de dialogo pegar función en Categoría de la función seleccionamos el
grupo Estadísticas.
23 Elegir PROMEDIO en el recuadro Nombre de la función.
24 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
25 Realizar los pasos 16-18 para indicar que el primer argumento Número1 es A1:A4.
26 Hacer clic sobre le botón Aceptar.
Siguiendo el mismo método:
27 En la celda A7 queremos que muestre el valor máximo del rango A1:A4. Función
MAX
28 En la celda A8 queremos que muestre el valor máximo del rango A1:A4. Función
MIN
Ahora vamos a realizar las mismas operaciones en la columna B pero sin utilizar el
cuadro de diálogo Pegar función.
29 Situarse en la celda B5 y escribir =SUMA(B1:B4)
30 Situarse en la celda B6 y escribir =PROMEDIO(B1:B4)
Ahora vamos a utilizar un método más rápido para la introducción de referencias a
celdas dentro de fórmulas. Este método también se hubiera podido utilizar para las
funciones anteriores.
31 Situarse en la celda B7 y escribir =MAX(
32 Seleccionar el rango B1:B4, situándose en la celda B1 y manteniendo pulsado el
botón del ratón, arrastrar hasta la celda B4.
Observa como se está modificando el argumento de la función.
33 Escribir ) para terminar la función.
34 Pulsar INTRO para introducir la función.
35 Utilizando el método anterior, escribir en la celda B9 =MIN(B1:B4)
Utilizar Autosuma para calcular la suma de A1:B4 en la celda D1.
36 Situarse en la celda D1.
37 Hacer clic sobre el botón Autosuma de la barra de herramientas.
Aparecerá directamente la fórmula =SUMA(A1:C1).
38 Como el rango que aparece por defecto no es correcto, seleccionar el rango A1:B4,.
39 Pulsar INTRO para introducir la función. Observa el resultado.
40 Guardar el libro de trabajo .
Ventanilla Enero Febrero Marzo Abril Total por ventanilla Media por ventanilla
Solución:
A B C D E F G
Consejería de Economía y Hacienda
1 Instancias recibidas en el primer cuatrimestre de 2005
2
3 Ventanilla Enero Febrero Marzo Abril Total por ventanilla Media por ventanilla
4
5 Ventanilla 1 15200 18000 19000 21600 =(SUMA(B5:E5)) =(PROMEDIO(B5:E5))
6 Ventanilla 2 10000 15000 17500 20000 =(SUMA(B6:E6)) =(PROMEDIO(B6:E6))
7 Ventanilla 3 15300 17000 20000 21500 =(SUMA(B7:E7)) =(PROMEDIO(B7:E7))
8 Ventanilla 4 9500 12000 11000 15000 =(SUMA(B8:E8)) =(PROMEDIO(B8:E8))
9
10 Total Mensual =SUMA(B5:E8) =SUMA(C5:C9) =SUMA(D5:D9) =SUMA(E5:E8)
11 Máximo del mes =MAX(B5:B8) =MAX(C5:C8) =MAX(D5:D8) =MAX(E5:E8)
12 Mínimo del mes =MIN(B5:B8) =MIN(C5:C8) =MIN(D5:D8) =MIN(E5:E8)
13
14
15 Numero total de instanc =SUMA(B5:E8)
Este módulo enseña a escribir algunas fórmulas, que incluyen distintas funciones de EXCEL,
para realizar operaciones que probablemente nos resulten menos familiares, hasta ahora, que
las típicas operaciones matemáticas.
ÍNDICE MÓDULO 6
MÓDULO 6. Funciones (II)............................................................................ 115
6.1. La función SI ................................................................................... 117
Algunos ejemplos de uso de la función SI ............................................ 117
6.2. Generación de números aleatorios .......................................... 118
Función ALEATORIO ................................................................................ 118
Función ALEATORIO.ENTRE.................................................................. 118
6.3. Eliminar cifras decimales.............................................................. 119
Función REDONDEAR ............................................................................ 119
Función TRUNCAR ................................................................................... 120
6.4. Funciones para contar valores ................................................... 121
6.5. Funciones que manejan valores de tipo texto........................ 121
Convertir texto a mayúsculas o minúsculas ........................................ 122
Comprobar si una celda contiene texto............................................... 122
Combinar texto de varias celdas............................................................ 123
Combinar texto y números..................................................................... 123
Combinar texto con fechas u horas...................................................... 124
Comparar el contenido de las celdas.................................................... 125
6.6. Funciones que manejan fechas ................................................... 126
Insertar la fecha y la hora actuales en una celda................................. 126
Aumentar o disminuir días....................................................................... 126
Componer una fecha partiendo de los valores de mes, día y año.. 126
Componer una fecha partiendo de los valores de mes, día y año.. 127
6.7. Funciones de información ........................................................... 127
6.8. Mapa conceptual del módulo ..................................................... 129
6.9. Ejercicios ......................................................................................... 130
6.9.1. Supuesto práctico 1.................................................................. 130
6.9.2. Supuesto práctico 2.......................................... 132
MÓDULO 6: Funciones (II)
6.1. La función SI
Esta función nos va a permitir elegir el resultado entre dos valores dependiendo de que
se cumpla una condición o no.
Su sintaxis es la siguiente:
SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)
e) Para realizar una operación sólo si una celda toma un valor determinado.
En el ejemplo si el valor de la celda C10 es 100 haremos la suma de todos
los valores del rango A1:A100, y si no la dejaremos en blanco.
=SI(C10=100; SUMA(A1:A100);’ ’ )
Devuelve como resultado un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1.
Cada vez que se calcula la hoja de cálculo, se devuelve un número aleatorio nuevo. No
necesita ningún argumento
Su sintaxis es
=ALEATORIO()
Ejemplos:
Generar un número aleatorio mayor o igual que 0 pero menor que 100 con decimales
=ALEATORIO()*100
Función ALEATORIO.ENTRE
Esta función devuelve un nuevo número entero aleatorio entre dos límites, cada
vez que se calcula la hoja de cálculo.
Su sintaxis es:
ALEATORIO.ENTRE(inferior;superior)
Necesita dos parámetros:
El primer parámetro (Inferior) es el menor número entero que la función
ALEATORIO.ENTRE puede devolver.
El segundo parámetro (Superior) es el mayor número entero que la
función ALEATORIO.ENTRE puede devolver.
Ejemplos:
Para generar números al azar entre 25 y 150 utilizaríamos la función
=ALEATORIO.ENTRE(25;150)
Figura 6.1
Función REDONDEAR
Comportamiento de la función:
Si el argumento núm_de_decimales es mayor que 0 (cero), número se
redondeará al número de lugares decimales especificado.
Si el argumento núm_de_decimales es 0, número se redondeará al entero
más próximo.
Si el argumento núm_de_decimales es menor que 0, número se
redondeará hacia la izquierda del separador decimal y sustituyendo por tantas
posiciones como indique el valor absoluto de núm_de_decimales
Ejemplos
Función TRUNCAR
Ejemplos
TRUNCAR(PI()) es igual a 3
Ejemplos:
Figura 6.2
Ejemplos:
Suponiendo que tenemos los siguientes datos en una hoja:
A B C
1 pedro pereda
2
Figura 6.3
A B C
1 pedro pereda
2 22/10/2005
3
Figura 6.4
Ejemplos:
A B C
1 pedro pereda
2
Figura 6.5
Para poder combinar texto con números en el resultado de una fórmula Excel tiene que
convertir previamente los números a tipo texto, para hacer esto Excel utiliza el valor
efectivo sin formato.
Si necesitamos algún formato de número la función TEXTO nos permitirá convertir un
valor numérico en texto con un formato de número (o fecha) específico.
Sintaxis:
TEXTO(valor; formato)
Valor es un valor numérico, o una fórmula con resultado numérico o una referencia a
una celda que contenga un valor numérico.
Formato es un formato de número, en forma de texto, indicado en el cuadro
Categoría en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas. El
argumento formato no puede contener un asterisco (*) y no puede ser el formato de
número General.
Ejemplos:
=TEXTO(3,943; "0,00 €") es igual a "3,94 €"
=TEXTO("15/11/2001", "dd mmmm, aaaa") es igual a "15 noviembre, 2001"
A B C
1 Puntos conseguidos
2 Pedro 30
3 Juan 25
4 Antonio 35
5
6 Total puntos 90
7
Figura 6.6
La función TEXTO también nos permite combinar texto con valores tipo fecha u hora
en el formato que indiquemos. Para comprender vamos a ver unos ejemplos.
Suponemos que la celda B1 tiene el valor 12/10/2005
="Fecha inicio actividad: "&TEXTO(B1, "dd-mmm-aaaa") dará como resultado
12-oct-2005
Í Para copiar el código de formato de número utilizado en una celda y usarlo como
argumento de la función TEXTO ir al menú Formato elegir Celdas hacer clic en la ficha
Número. En el cuadro Categoría, hacer clic en Personalizada y copiar el contenido del
cuadro Tipo para el formato deseado. Ver figura:
Figura 6.7
Para comparar si el contenido de dos celdas con valores texto es el mismo podemos
utilizar la función IGUAL que compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO
si son exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL distingue mayúsculas y
minúsculas.
Su sintaxis es:
IGUAL(texto1;texto2)
Texto1 es la primera cadena de texto, entre comillas (o una referencia a celda con
valor texto).
Texto2 es la segunda cadena de texto, entre comillas(o una referencia a celda con
valor texto).
Ejemplos:
IGUAL("maravilloso";"maravilloso") da como resultado VERDADERO
IGUAL("Maravilloso";"maravilloso") da como resultado FALSO
IGUAL("m aravilloso";"maravilloso") da como resultado FALSO
Las funciones AHORA() y HOY() nos proporcionan la hora y fecha actuales. La fecha
y la hora las toma del reloj del equipo por lo que no necesitan parámetros.
Sólo cambian cuando se calcula la hoja de cálculo (no cada vez que cambia el reloj del
sistema).
Ejemplos:
=HOY()
Si en A2 ponemos el valor 31/12/2010 la fórmula =A2-HOY() tendrá como
resultado el número de días desde la fecha actual hasta el fin del año 2010 y como al
abrir un libro de trabajo se recalculan las fórmulas cada día que abramos el libro nos
mostrará un valor distinto.
Recordemos que Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie
secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1
de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de
serie 39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Teniendo esto
en cuenta cuando queramos aumentar una fecha en N días sumaremos N a esa fecha.
La función FECHA partiendo de tres parámetros de tipo número nos devuelve como
resultado un valor de tipo fecha (internamente un número)
Sintaxis:
FECHA(año, mes, día)
Año Especifica el año de la fecha.
x Si el año está entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel agrega ese valor a
1900 para calcular el año. Por ejemplo, FECHA(100,1,2) devuelve la fecha
2 de enero del 2000 (1900+100).
x Si el año está entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel utiliza ese valor como
año. Por ejemplo, FECHA(2000,1,2) devuelve la fecha 2 de enero del
2000.
x Si el año es inferior a 0 o superior a 10000, Excel devuelve el valor de
error #¡NUM
Mes es un número que representa el mes del año. Si el mes es superior a 12, el mes
agrega ese número de meses al primer mes del año especificado. Por ejemplo,
FECHA(1998,14,2) devuelve el número de serie que representa la fecha 2 de febrero
de 1999.
Día es un número que representa el día del mes. Si el día es superior al número de
días del mes especificado, día agrega ese número de días al primer día del mes. Por
ejemplo, FECHA(1998,1,35) devuelve el número de serie que representa la fecha 4 de
febrero de 1998.
Para hacer operación contraria a la anterior disponemos de tres funciones que reciben
como argumento un valor tipo fecha y nos dan como resultado la parte que pidamos
según la función utilizada:
DIA(valor_fecha)
MES(valor_fecha)
AÑO(valor_fecha)
Ejemplos:
Si en A2 tenemos el valor 10/03/2000
Función SI
Función para generación de
números aleatorios
Funciones redondear y truncar
FUNCIONES Funciones que manejan
Otras funciones valores de tipo texto
(II)
Funciones que manejan fechas
y horas
Funciones de información
6.9. Ejercicios
A C M E S .A .
Resultado de las Pruebas para la selección de un
auxiliar Administrativo
1
2 Nota para el aprobado 4
3
4
5 Aspirante Prueba 1 Prueba 2 Prueba 3 Resultado
Solución al supuesto 1:
B C D
5 Prueba 1 Prueba 2 Prueba 3
E
5 Resultado
6 =SI(Y(B6>=$B$2;C6>=$B$2;D6>=$B$2);PROMEDIO(B6:D6);"No apto")
7 =SI(Y(B7>=$B$2;C7>=$B$2;D7>=$B$2);PROMEDIO(B7:D7);"No apto")
8 =SI(Y(B8>=$B$2;C8>=$B$2;D8>=$B$2);PROMEDIO(B8:D8);"No apto")
A B C D
Nota media de la prueba
30 =PROMEDIO(B6:B28) =PROMEDIO(C6:C28) =PROMEDIO(D6:D28)
Nota máxima de la prueba
31 =MAX(B6:B28) =MAX(C6:C28) =MAX(D6:D28)
Nota minima de la prueba
32 =MIN(B6:B28) =MIN(C6:C28) =MIN(D6:D28)
33
Numero de aprobados
34 =CONTAR.SI(B6:B27;">=5") =CONTAR.SI(C6:C27;">=5") =CONTAR.SI(D6:D27;">=5")
Numero de suspensos
35 =CONTAR.SI(B6:B27;"<5") =CONTAR.SI(C6:C27;"<5") =CONTAR.SI(D6:D27;"<5")
A B C D E F G
A C M E S .A .
Sección de personal
Listado de empleados
1
2 Fecha 30/05/2005
3
4
5 Datos personales
6 Nombre Fecha Nacimiento El día que nacío Edad Fecha de Ingreso Dias en la empresa Trienios
1. En la celda B2 aparecerá la fecha del día actual que se recalculará cada vez que
abramos el libro de trabajo.
2. Los valores de Nombre, Fecha de nacimiento y Fecha Ingreso son valores fijos, el
resto de columnas están calculados con fórmulas.
3. Las celdas de A1:G1 están combinadas en una única celda que contiene varias
líneas de texto con distinto formato de texto en cada una.
4. Mejorar el formato que aparece en la figura a gusto del alumno.
Solución al supuesto 2:
A B C D E F G
A C M E S .A .
Sección de personal
Listado de empleados
1
2 Fecha =HOY()
3
4
5 Datos personales
6 Nombre Fecha Nacimiento El día que nacío Edad echa de Ingre Dias en la empresa Trienios
Hemos supuesto 365 por año al calcular la edad y los días por no complicar en exceso
las fórmulas.
En este módulo veremos cómo trabajar con varias hojas de cálculo simultáneamente y como
utilizar fórmulas y funciones en las que intervienen como argumentos valores de distintas hojas
de cálculo. También se explicará cómo proteger las fórmulas en una hoja para que no sean
modificadas por error o, incluso, para que nos se puedan ver.
ÍNDICE MÓDULO 7
MÓDULO 7. Funciones (III)........................................................................... 135
7.1. Formulación avanzada .................................................................. 137
7.1.1. Usar valores de otras hojas en una fórmula....................... 137
7.1.2. Usar valores de otros libros................................................... 138
7.1.3. Referencias 3D .......................................................................... 138
Comportamiento de las referencias 3D cuando se mueven,
copian, insertan o eliminan hojas de cálculo ................................. 139
Cómo escribir una referencia 3D utilizando el ratón ....................... 140
7.2. Trabajar con varias hojas en un mismo libro .......................... 140
7.2.1. Selección de hojas..................................................................... 140
7.2.2. Introducción de datos en hojas agrupadas.......................... 141
7.2.3. Desagrupar hojas ...................................................................... 141
7.3. Protección de Celdas y fórmulas............................................... 142
7.4. Proteger libro................................................................................. 143
7.5. Mapa conceptual del módulo ..................................................... 145
7.6. Ejercicios ......................................................................................... 146
7.6.1. Trabajo con múltiples hojas y referencias entre ellas........ 146
7.6.2. Supuesto práctico sobre múltiples Hojas y referencias
entre ellas ............................................................ 148
MÓDULO 7: Funciones (III)
Excel 2000 nos permite utilizar referencias a celdas de otra hoja. Las referencias a otra
hoja tienen el siguiente formato:
Nombre_de_la_hoja!Referencia_celda_o_rango
Consta pues de tres partes:
Para utilizar una referencia a celdas de otra hoja podemos hacerlo escribiendo
directamente la referencia o también podremos hacerlo utilizando el ratón. Utilizando
el ratón debemos hacer lo siguiente:
Ejemplos:
=Hoja2!A1* B7+10
Multiplica el valor de la celda A1 de la Hoja2 por el valor de la celda B7 de la hoja en
la cual está la fórmula.
=SUMA(DatosGenerales!A1:B7; B6:C12)
Suma los valores del rango A1:B7 en la hoja DatosGenerales y los del rango
B6:C12 de la hoja donde se escribe la fórmula.
También podemos utilizar referencias a celdas de otra libro. Las referencias a otro libro
tienen el siguiente formato:
[Tablas_multiplicar.xls]Nombre_de_la_hoja!Referencia_celda_o_rango
Consta pues de tres partes:
Libro abierto:
=[Tablas_multiplicar.xls]Hoja1!$D$9 * B15 +23
Libro cerrado
='C:\excel\[Tablas_multiplicar.xls]Hoja1'!$D$9 + D9
7.1.3. Referencias 3D
Si deseamos utilizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en
varias hojas de cálculo dentro de un libro, podemos utilizar una referencia 3D.
Una referencia 3D consta de dos partes: la referencia de celda o de rango,
precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo.
Sintaxis:
HojaInicial:HojaFinal!referencia_celda_o_rango
Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la
referencia.
Ejemplo:
=SUMA(Hoja3:Hoja10!C6)
suma todos los valores contenidos en la celda C5 de todas las hojas de cálculo
comprendidas entre la Hoja 3 y la Hoja 10, ambas incluidas.
Las referencias 3D a las celdas de otras hojas se pueden utilizar en fórmulas medique
contengan las siguientes funciones:
Hay que dejar claro que una referencia 3D incluye todas las hojas que haya entre las
dos hojas que nombramos en la referencia (HojaInicial y HojaFinal), así que cualquier
movimiento de hojas dentro del libro podrá afectar a las fórmulas que incluyan
referencias 3D.
En los ejemplos siguientes vemos lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o
eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D.
Se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5
desde la hoja 2 hasta la hoja 6.
Insertar o copiar hojas: Si insertamos o se copiamos hojas entre la Hoja2 y la Hoja6
del libro (HojaInicial y HojaFinal en el ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los
cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan
agregado.
Eliminar hojas: Si eliminamos hojas de las que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel
eliminará los valores de esas hojas del cálculo.
Mover hojas: Si movemos hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una posición
situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del cálculo
sus valores.
Si se mueve la Hoja2 (HojaInicial) o la Hoja6 (HojaFinal) a otra ubicación en el
mismo libro, Excel ajustará el cálculo para que incluya el nuevo rango de hojas que
exista entre ellas.
Para seleccionar hojas hay que hacer uso de la barra donde aparecen las etiquetas de
las hojas y de los botones de desplazamiento que hay en la misma.
Las hojas seleccionadas tendrán su etiqueta de color blanco. En la Figura 7.2 podemos
ver que las hojas Hoja1, Hoja3, Hoja4, Hoja6 están seleccionadas.
Cuando tenemos más de una hoja seleccionada diremos que esas hojas están
agrupadas.
Todas las operaciones de introducción de datos, fórmulas, formato ... que llevemos a
cabo en la hoja activa se harán también en el resto de hojas agrupadas.
Í Cuando tengamos hojas agrupadas hay algunas operaciones que no se pueden realizar
como por ejemplo crear gráficos o insertar imágenes.
Para cancelar una selección de varias hojas en un libro, hacer clic en cualquier hoja no
seleccionada.
Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, hacer clic con el botón derecho del
ratón en la etiqueta de una hoja seleccionada. A continuación, hacer clic en
Desagrupar hojas en el menú contextual.
Para poner una celda en uno de los estados anteriores es preciso realizar dos tareas:
1. Seleccionar las celdas de que se trate, aplicar Formato Celdas y en la ficha
Proteger especificar cuales son las celdas en las que:
i. Se permitirán cambios. (Desmarcar la opción Bloqueada)
ii. Se ocultará su fórmula. (Marcar la opción Oculta)
Í Por defecto todas las celdas están marcadas como Bloqueadas y por ello una vez que
se bloquea la hoja las únicas celdas modificables son aquellas a las que previamente se les
desactivó la opción Bloqueada.
Proteger las ventanas evita que las ventanas se muevan o se cambien de tamaño.
- Seleccionar hojas
- Introducir datos en hojas
Trabajar con agrupadas
FUNCIONES
varias hojas de un - Desagrupar hojas
(III)
mismo libro
- Celdas
Proteger - Fórmulas
- Libro
7.6. Ejercicios
x Debe tener una hoja de cálculo para cada tienda, con el nombre de la
misma (Tienda1, Tienda2, Tienda3 y Tienda4).
x Debe crear una última Hoja con los datos Totales de todas las tiendas.
x Las 5 hojas deben tener un formato común similar al siguiente:
x Realizar en cada hoja un gráfico de barras para comparar las ventas los
distintos modelos mes a mes.
x Realizar en cada hoja un gráfico de tarta para comparar el porcentaje total
de ventas de cada modelo en todo el año.
Se pretende crear un libro para registrar las temperaturas máximas del año 2004
agrupadas por meses y realizar el análisis de las mismas.
Para ello se propone:
1.- Crear un libro nuevo y guardar con el nombre Temperaturas2004.
2.- Insertar hojas en el libro hasta 12 hojas y cambiarles el nombre de manera que
tengamos una hoja para cada mes del año cuyo nombre sea el del mes Enero,
Febrero, …, Diciembre.
3.- Diseñar de una sola vez las 12 hojas (agruparemos las 12 hojas para trabajar
simultáneamente en todas) para que tengan:
a.- Una tabla con la fecha y la temperatura máxima para cada uno de los días
del mes:
En este módulo se estudiarán las diversas opciones que existen a la hora de imprimir, así como
la forma de elegir la parte del libro de trabajo que queramos obtener en papel. También se
verá la forma de convertir los datos de una hoja de cálculo en un gráfico para que nos muestre
la información de forma visual.
ÍNDICE MÓDULO 8
MÓDULO 8. Impresión y Gráficos .............................................................. 149
8.1. Impresión ........................................................................................ 151
8.1.1.Vista preliminar .......................................................................... 151
8.1.2. Configurar página...................................................................... 154
Página 155
Márgenes...................................................................................................... 155
Encabezado y pie de página ..................................................................... 156
Hoja 157
8.1.3. Imprimir ...................................................................................... 159
8.2. Gráficos ........................................................................................... 160
8.2.1. Crear un gráfico ........................................................................ 160
Concepto de gráfico.................................................................................. 160
8.2.2. Asistente para gráficos............................................................. 160
Paso 1: Tipo de Gráfico ...................................................................... 160
Paso 2: Datos de origen ..................................................................... 161
Paso 3: Opciones de gráfico.............................................................. 163
Paso 4: Ubicación del Gráfico ........................................................... 167
8.2.3. Modificar un gráfico ya existente .......................................... 167
8.2.4. Elementos más esenciales de un gráfico. Formatos. ......... 168
8.3. Mapa conceptual del módulo ..................................................... 170
8.4. Ejercicios ......................................................................................... 171
8.4.1. Elaborar de una hoja y varios tipos de gráficos ................. 171
8.4.2. Supuesto práctico sobre Incremento poblacional año
2.004. ................................................................. 172
MÓDULO 8: Impresión y Gráficos
8.1. Impresión
Una de las posibilidades más interesantes de Microsoft Excel 2000 es la impresión
de tablas y gráficos. Vamos a estudiar las diferentes técnicas relacionadas con la
impresión de datos, como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista
preliminar para ver el documento antes de mandarlo a la impresora y por supuesto la
operación misma de imprimir los datos.
Microsoft Excel 2000 nos proporciona tres maneras de ver y ajustar el aspecto de la
hoja de cálculo ante de ser impresa:
x Vista normal. Es la vista predeterminada, la que utilizamos para ver y
trabajar en pantalla.
x Vista preliminar. Muestra la página impresa y permite ajustar fácilmente
las columnas y los márgenes de nuestra hoja.
x Vista previa de salto de página. Muestra los datos que van a aparecer en
cada página y permite ajustar rápidamente el área de impresión y los
saltos de página.
Í Podemos cambiar la vista para ver los efectos de los cambios realizados en la hoja
antes de imprimirla.
La vista preliminar es una opción del Menú Archivo que nos permite visualizar nuestra
hoja antes de mandarla a la impresora. No siempre se imprime tal como aparece en
pantalla durante la elaboración de la hoja de cálculo.
Una vez seleccionada nos aparecerá la siguiente pantalla:
Í Existen dos formas de elegir la vista preliminar: Desde el menú Archivo, elegimos la
opción Vista preliminar o bien, hacer clic sobre el botón Vista preliminar de la barra
de herramientas.
Si lo que vamos a imprimir consta de varias páginas, podemos movernos para ver
también el aspecto de las demás páginas pulsando los botones Siguiente y Anterior.
Í Si nuestra hoja sólo tiene una página los botones Siguiente y Anterior estarán
desactivados.
Al situarnos sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte
en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte
de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a
visualizar la página entera.
Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón Zoom.
Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto en cuanto a orientación
del papel (horizontal/vertical), márgenes o encabezado y pie de página, pulsaremos el
botón Configurar... .
El botón Márgenes muestra u oculta los controladores de margen que podemos
arrastrar para ajustar los márgenes de página, de encabezados y pies de página, así
como el ancho de las columnas.
Í Los saltos de página establecidos por el usuario son líneas azules sólidas y los saltos de
página que establece automáticamente Microsoft Excel 2000 son las líneas discontinuas.
Í Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo en vista normal después de haberla editado
con Vista preliminar, aparecen unas líneas discontinuas que nos indican donde hará
Microsoft Excel 2000 los saltos de página. Estas líneas no se imprimen.
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Microsoft Excel 2000 nos permite modificar
factores que afectan a la presentación de las páginas impresas. La configuración de
cómo se imprimirán las páginas se realiza desde el menú Archivo, opción Configurar
página (o bien, como ya vimos antes, a partir de la vista preliminar) en donde se
nos muestra un cuadro diálogo como el de la figura 8.6.
En este cuadro encontramos cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie
de página y por último Hoja. Desde cada una de ellas es posible acceder a la vista
preliminar, y poder ir observando los cambios que vamos realizando, también
podemos imprimir directamente la hoja si consideramos que los cambios son los
oportunos o bien ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.
Vamos a analizar cada una de las fichas con sus diferentes opciones.
Página
Í Una página de ancho por una de alto significa que vamos a imprimir en una sola hoja.
Márgenes
Aquí podremos modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las
hojas a imprimir. Por defecto todos están a cero.
Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también nos permite indicar a cuántos
centímetros del borde del papel queremos que se sitúe.
También podemos conseguir que las hojas queden centradas en la página tanto
horizontal como verticalmente con sólo activar las casillas de verificación
Horizontalmente y/o Verticalmente.
Tanto el encabezado como el pie de página se utilizan para incluir información que se
desea aparezca en todas las páginas, tal como número de página, fecha, nombre de la
hoja, nombre del libro o nombre del autor. Microsoft Excel 2000 ofrece un conjunto
de opciones predefinidas tanto para el pie de página como para el encabezado, pero
también permite personalizar estos valores.
Í Los encabezados y los pies de página sólo se muestran cuando se aplica una vista
previa y cuando se imprimen.
Consejos de uso:
Si queremos incluir en el encabezado “Hotel & Restaurante” debemos escribir
Hotel && Restaurante.
Para empezar la numeración de las páginas con un número diferente del 1,
podemos sumar o restar al campo página el número deseado. Por ejemplo si
queremos que la primera página empiece por 4, utilizaremos &[Página]+3.
No se pueden insertar gráficos o referencias de celda en un encabezado o pie
de página.
Hoja
Imprimir títulos. Esta opción se utiliza para que aparezca en todas y cada
una de las páginas a imprimir una(s) determinada(s) columna(s) y/o fila(s) de
la hoja de cálculo. Esta información es posible indicarla o bien seleccionando
la(s) fila(s)/columna(s) con el ratón directamente sobre la hoja (usando
entonces el botón ), o bien indicando un rango absoluto de filas o
columnas ($1:$2;$A:$B).
Imprimir. En esta parte disponemos de varias opciones: líneas de división
(para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja), blanco y negro
(por si tenemos la hoja con colores), calidad de borrador (para realizar una
impresión rápida) y títulos de filas y columnas (para imprimir los números de
fila y letras de columna en cada página).
Figura 8.12. Ejemplo de impresión con líneas de división y con títulos de filas y columnas.
8.1.3. Imprimir
Una vez que nuestra hoja de cálculo ya tiene el aspecto deseado, podemos pasar a
imprimirla directamente pulsando el botón de la barra de herramientas estándar,
pero si previamente queremos seleccionar las opciones de impresión elegiremos la
opción Imprimir… del menú Archivo.
8.2. Gráficos
Concepto de gráfico
Antes de hacer el gráfico, hay que seleccionar los datos que se quieren representar. La
selección puede ser de datos no adyacentes que se tratan como un rango rectangular
sencillo. Una vez seleccionados los datos de origen, éstos quedan vinculados al gráfico
de tal manera que el gráfico se actualiza al actualizar los datos de la hoja de cálculo.
Una vez seleccionados los datos, seleccionamos del menú Insertar la opción
Gráfico… (o bien pulsando directamente el botón de la barra de herramientas
estándar) y nos aparece en pantalla el primer paso del asistente para gráficos.
A la hora de crear un gráfico, Microsoft Excel 2000 dispone de un asistente que nos
guiará en la creación de éste de forma que nos resulte más fácil.
Vamos a analizar cada uno de los pasos de creación de un gráfico.
Es el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En él tenemos que decidir que tipo de
gráfico queremos utilizar para la representación de los datos. Primero seleccionamos
de qué grupo queremos el gráfico y dentro de sus subtipos seleccionamos a la derecha
uno en concreto, tal como aparece en la figura 8.15.
Í Si no tenemos muy claro la diferencia entre los subtipos, en la parte inferior del
recuadro aparece una breve descripción de éste.
Podemos ver en lugar de los subtítulos una muestra de nuestro gráfico si pulsamos
sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantenemos pulsado.
Existe otra ficha, Tipos personalizados, en donde existen más tipos de gráficos.
Í Con el botón Finalizar, salimos del asistente creando el gráfico con las opciones por
defecto.
En este paso tenemos que definir los datos que queremos que aparezcan en el gráfico.
Dispone de dos fichas: Rango de datos y Serie.
En la primera ficha aparecerá el rango seleccionado antes de llamar al asistente.
Podemos modificarlo al hacer clic sobre el botón de manera que el asistente se
convierte en una barra como la de la figura 8.16:
Sobre esta barra introducimos el nuevo rango a representar y hacemos clic sobre el
botón para volver al asistente de gráficos.
En la ficha Serie aparece cada una de las series de datos representadas en nuestro
gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,…. Para cambiar el nombre de cada serie, la
seleccionamos y en el recuadro Nombre, escribimos directamente el nombre, o si éste
está en alguna celda de la hoja de cálculo es mejor indicar la celda utilizando el botón
de del recuadro. De esta forma nos garantizamos que si cambiamos el valor de la
celda que contiene el nombre, automáticamente queda reflejada la serie en el gráfico
sin necesidad de tener que editar el gráfico para modificarlo.
En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a
representar para esta serie de datos.
Í Cuando en la hoja de cálculo tenemos los nombres de las series si las seleccionamos
formando parte del rango de datos antes de llamar al asistente de gráficos, éstas ya
aparecen establecidas por el asistente sin necesidad de tener que ir definiéndolas una por
una.
Disponemos de los botones Agregar y Quitar para añadir o eliminar alguna serie de
datos respectivamente.
El recuadro Rótulos del eje de categorías (X): se utiliza para darle nombre a cada
punto de las series de datos. Por defecto se utilizan los valores 1,2,3,... Para asignarles
nombre podemos utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien
escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por
punto y coma.
Í Al igual que ocurría con las series, si los rótulos se encuentran en la hoja de cálculo y
hacemos que formen parte del rango de datos, el asistente se encarga de ubicarlos dentro
del gráfico.
Este paso consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.
Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.
Pasamos a analizar una a una todas las fichas:
La primera es la ficha Títulos. En ella vamos a poder especificar: el título del gráfico,
el título que queremos asignar al eje de categorías (eje X) y el título que queremos
asignar al eje de valores (eje Y). Una vez establecidos estos valores, podemos pasar a
la ficha siguiente pulsando el botón Siguiente >.
En la ficha Eje podemos activar las casillas para la visualización del eje de categorías
y del eje de valores. Junto con el eje de categorías podemos especificar la escala
utilizada para ver los rótulos. Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los
rótulos del eje sean fechas.
La siguiente ficha es sobre las Líneas de división del gráfico. Las líneas de división
son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los
marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.
La ficha destinada a la Leyenda nos permite mostrar u ocultar la leyenda. Por defecto
Microsoft Excel 2000 nos muestra la leyenda en la parte derecha del gráfico pero
podemos ubicarla en distintas posiciones (Abajo, Esquina, Arriba, Derecha e Izquierda)
siempre y cuando tengamos la casilla de mostrar leyenda activada.
La ficha siguiente, Rótulos de datos, permite asociar diferentes tipos de rótulos a los
marcadores de datos. Si seleccionamos cualquiera de ellos, a excepción de Ninguno, se
nos permite activar la casilla Clave de la leyenda junto a rótulo para que aparezca
junto con el rótulo el color de la serie representada.
La última ficha, Tabla de datos, nos permite incluir una tabla de datos junto con el
gráfico. Para incluirla activamos la casilla Mostrar tabla de datos. Si ésta está
activada se nos permite activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda para
ver o no el color del a serie de datos en la tabla.
Cuando el gráfico ha sido creado como objeto dentro de una hoja de cálculo podemos
modificar su posición en la hoja, para ello sólo tenemos que pinchar sobre el gráfico
y, sin soltar, arrastramos hasta donde deseemos colocarlo.
Para cambiar su tamaño situamos el puntero del ratón sobre cualquiera de los
indicadores alrededor del cuadro del gráfico, como si quisiéramos cambiar de tamaño
una ventana.
Una vez creado el gráfico, es posible modificarlo. Para ello disponemos del menú de
Gráfico a partir del cual podemos ir accediendo de forma directa a cada uno de los
diferentes pasos del asistente para gráficos.
Otra opción disponible en este menú es la de Agregar datos... al gráfico que nos
permite añadir una nueva serie.
- Vista preliminar
- Configurar página (márgenes,
Realizar impresión encabezado, pie y hoja)
- Imprimir (copias, impresora, e
intervalo de páginas)
IMPRESIÓN Y
GRÁFICOS
8.4. Ejercicios
Crear una hoja de cálculo que recoja los datos de la siguiente imagen sobre el correo
enviado con acuse de recibo automático.
Realizar las actuaciones pertinentes para, con estos datos, generar los siguientes
gráficos dentro de la misma hoja de cálculo.
Con estos datos vamos a crear tres hojas de gráfico para habitantes nacidos en 2.004,
fallecidos en 2.004 e incremento de población en 2.002, conforme las siguientes
figuras.
En este módulo se explica la forma de mover información y establecer vínculos entre diferentes
hojas de cálculo EXCEL. Además, trabajaremos con distintos tipos de datos y otra información
procedente de diferentes aplicaciones.
ÍNDICE MÓDULO 9
Cuando se copia información entre Microsoft Excel 2000 y otro programa como, por
ejemplo, Microsoft Word, puede copiarse la información como un objeto vinculado o
como un objeto incrustado.
Í Para que dos programas puedan compartir información, es necesario que ambos
admitan OLE (Tecnología de integración de aplicaciones que puede utilizarse para
compartir información entre aplicaciones).
Objeto vinculado
Objeto incrustado
Í Para modificar un objeto incrustado, sólo tenemos que hacer doble clic en el objeto
para abrirlo y modificarlo en el programa de origen (el cuál deberemos tener instalado en
nuestro equipo).
Menú Edición
Í Para que esté activa la opción Pegar vínculos, es necesario que tengamos algún
objeto copiado en el portapapeles.
Menú Insertar
El comando Objeto y la mayoría de los comandos del submenú Imagen del menú
Insertar, también insertarán la información como objetos vinculados u objetos
incrustados.
Con Imagen desde archivo podemos insertar una imagen existente en el punto de
inserción del archivo activo. Tanto en el caso anterior como en éste, cuando tenemos
la imagen seleccionada, se nos activará la barra de herramientas Imagen, que me
permitirá poder cambiar las características de la imagen. Por ejemplo el color, el
contraste, el brillo, etc.
Con el último comando del submenú Imagen, Desde escáner o cámara, podremos
cargar una imagen con un escáner o con una cámara digital y, a continuación, insertar
la imagen resultante en nuestra hoja de cálculo.
El resultado de haber insertado todas las opciones anteriores lo podemos visualizar en
la figura siguiente:
Disponemos de dos fichas, una para crear un objeto nuevo y otra para crear de un
archivo. Cuando creamos un objeto nuevo éste es un objeto incrustado en nuestro
archivo. Podemos presentar el objeto en pantalla como un icono, para ello sólo
tenemos que activar la casilla de verificación Mostrar como icono. Para que aparezca
el objeto sólo tendremos que hacer doble clic sobre el icono.
Podemos escribir directamente el nombre del archivo, o bien seleccionarlo de una lista
pulsando el botón Examinar.
Si queremos crear un objeto vinculado, activamos la casilla de verificación Vincular.
Si ésta permanece desactivada, estaremos creando un objeto incrustado. Igual que
antes, podemos asignar un icono al objeto.
Í Con el comando Objeto no podemos insertar gráficos. Tendremos que usar en el menú
Insertar el submenú Imagen, opción Crear desde un archivo.
Figura 9.14 Diferencia entre insertar un archivo como Objeto o como hipervínculo.
Vamos a ver un ejemplo de vínculo entre Microsoft Word y Microsoft Excel 2000.
Creamos en Microsoft Word una tabla de 4 filas por 5 columnas, que recogerá el
nombre, los apellidos, el DNI, la fecha de nacimiento y el título de los alumnos según
se muestra en la figura 9.17. Lo guardamos y le damos el nombre de TABLA
WORD.doc.
Abrimos un nuevo libro en Microsoft Excel 2000 y en una hoja de cálculo copiamos
el contenido del portapapeles (Menú Edición-Comando Pegar). Quedando la hoja
como se muestra en la figura 9.19.
Y por último, volvemos a copiar el contenido del portapapeles con la opción Pegar
vínculos de Pegado Especial:
Vamos a nuestra hoja Excel y, para actualizar los vínculos, pulsamos en el menú
Edición la opción Vínculos, apareciéndonos la siguiente ventana:
En esta pantalla podemos observar todos los archivos sobre los que tenemos
información vinculada (en este caso sólo uno). Si pulsamos Actualizar ahora se
actualizarán todos los vínculos que tengamos seleccionados.
Í Cuando abrimos un libro Excel que contiene vínculos, Microsoft Excel 2000 nos pedirá
si queremos que se actualicen todos los vínculos a los que hace referencia el libro que
acabamos de abrir. Tenemos la opción de no querer actualizarlos, que es útil, por ejemplo,
cuando el vínculo es a un libro en Internet y en ese momento no estamos conectados.
Utilizaremos esta opción de menú cuando queramos cambiar el nombre del archivo, su
ubicación o su formato de archivo.
Si guardamos un libro de Excel con otro formato de archivo, los formatos y las
características exclusivos de Microsoft Excel 2000 no se conservarán.
Cabe distinguir dos tipos de formato de archivo Texto: Unicode y delimitado por
tabulaciones.
Ambos guardan el texto y los valores como aparecen en las celdas de la hoja de
cálculo activa. No obstante, cuando intentamos abrir un archivo en formato texto
Unicode utilizando un programa que no soporta Unicode, los datos se perderán.
Con el formato delimitado por tabulaciones, las columnas de datos se separan
mediante tabulaciones y cada fila termina en un retorno de carro.
Todo el formato, gráficos, objetos y cualquier otro contenido de la hoja de cálculo se
perderán.
Vamos a guardar en formato de texto la siguiente hoja de cálculo:
También guarda el texto y los valores como aparecen en las celdas de la hoja de
cálculo activa.
Si una fila de celdas contiene más de 240 caracteres, los posteriores al 240 se enviarán
a una nueva fila al final del archivo convertido, no a la fila siguiente. Por ejemplo si las
filas de la 1 a la 3 contienen más de 240 caracteres, el texto restante de la fila 1 se
colocará en la fila 4, el de la fila 2 en la fila 5 y el de la 3 en la 6.
Todo el formato, gráficos, objetos y cualquier otro contenido de la hoja de cálculo se
perderán.
Al igual que los anteriores formatos, guarda el texto y los valores de la hoja pero no el
formato, los gráficos y los objetos.
Las columnas de datos se separan mediante comas y cada fila termina en un retorno
de carro.
Este formato de archivo mantiene todos los datos de la hoja de cálculo, formatos,
macros, gráficos y otras características disponibles en Microsoft Excel 2000.
Utilizaremos este formato cuando queramos que la hoja pueda ser visualizada desde
un navegador:
Í Podemos modificar los datos de nuestra página Web a partir de Microsoft Excel con
tan solo pulsar el botón . Una vez efectuados los cambios en la hoja de cálculo, para
verlos reflejados en el navegador debemos pulsar F5.
IMPORTACIÓN
Y
EXPORTACIÓN
DE DATOS
- Texto (*.txt)
Texto con formato (*.prn)
Guardar con CSV, delimitado por comas
diferentes formatos Plantilla (*.xlt)
Página WEB (*.htm, *.html)
9.4. Ejercicios
350
300
250
200
150
100
50
0
LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO
DIAS DE LA SEMANA
En este décimo módulo aprenderemos a trabajar con listas en EXCEL, así como a realizar
operaciones de insertar, eliminar, mover y copiar filas. También aprenderemos a realizar
búsquedas, a aplicar filtros y ordenación personalizados.
ÍNDICE MÓDULO 10
MÓDULO 10. Representación tabular........................................................ 197
10.1. ¿Qué es una base de datos en Excel? .......................................... 199
10.1.1. Normas para crear listas....................................................... 199
10.1.2. Formato de la lista.................................................................. 200
10.2. Formularios de introducción de datos ........................................ 201
10.2.1. Agregar un registro a una lista usando un formulario
de datos ................................................................................................. 201
10.2.2. Otras operaciones con registros ........................................ 202
Buscar 202
Modificar ...................................................................................................... 203
Eliminar......................................................................................................... 204
10.2.3. Dar formato a la lista. Autoformato ................................... 204
10.3. Ordenar, filtros, subtotales y validación....................................... 205
10.3.1. Ordenar los datos de una lista ............................................ 205
10.3.2. Filtros......................................................................................... 206
Autofiltro ..................................................................................................... 206
Filtro avanzado............................................................................................ 208
10.3.3. Quitar filtros de una lista...................................................... 208
10.3.4. Subtotales ................................................................................. 208
Crear informes y gráficos de resumen.................................................. 209
10.3.5.Validación .................................................................................. 210
10.4. Importar datos. Ejemplo de importación de un archivo
de texto........................................................................................................ 211
10.5. Mapa conceptual del módulo......................................................... 214
10.6. Ejercicios ............................................................................................ 215
10.6.1. Elaboración de una hoja a partir de un archivo csv ..... 215
MÓDULO 10: Representación tabular
Para facilitar el análisis y la administración de los datos de una lista por parte de
Microsoft Excel 2000, tenemos que seguir una serie de instrucciones.
Debemos utilizar sólo una lista por hoja de cálculo.
Los elementos de una columna deben ser similares.
Es aconsejable mantener la lista separada de manera que exista, como
mínimo, una columna y una fila en blanco entre la lista y los demás datos de
la hoja de cálculo.
No tenemos que tener filas o columnas ocultas cuando introducimos cambios
en la lista. Es posible que se eliminen datos por equivocación.
Para facilitar el que Microsoft Excel 2000 reconozca nuestra lista como una base de
datos, debemos dar un formato coherente a la lista.
Crearemos rótulos de columna con formato en la primera fila de la lista. Este
formato debe ser distinto al formato que asignemos a los datos de la lista.
Í Microsoft Excel 2000 utiliza los rótulos para generar informes así como para
buscar y organizar los datos.
Para que los datos de la lista tengan el mismo formato y éste también se
mantenga al agregar nuevas filas de datos al final de una lista, tenemos que
tener seleccionada la opción Extender formatos de lista y fórmulas del
menú Herramientas, Opciones, ficha Modificar. Para poder ser
extendidos, los formatos y las fórmulas deben aparecer al menos en tres de
las cinco filas de lista anteriores a la nueva fila.
Figura 10.3 Ejemplo de introducción de los rótulos de columna y primera fila de datos de una lista
Después, estando sobre una celda de la lista, seleccionamos del menú Datos, el
comando Formulario. Nos aparece el formulario de introducción de datos de la lista,
tal como se muestra en la figura 10.4.
Para seguir introduciendo datos tenemos que hacer clic en el botón Nuevo. Una vez
introducidos los datos, presionamos ENTER para agregar el registro. Cuando ya
hayamos introducido todos los registros, haremos clic en Cerrar para agregar el
último y cerrar el formulario de introducción de datos. Si se agrega un registro que
contenga una fórmula, ésta no se calcula hasta que pulsamos ENTER o bien pulsamos
el botón Cerrar.
De esta forma podemos ir introduciendo todos los registros de la lista de manera que
el resultado final sea similar a la figura 10.6.
Buscar
Una de las más importantes es la de poder buscar un registro. Para desplazarnos por
la lista de registros podemos utilizar o bien las flechas de la barra de desplazamiento, o
bien los botones Buscar siguiente (para desplazarnos al registro siguiente) y Buscar
anterior (para movernos al registro anterior).
Los criterios de comparación se definen a partir del botón Criterios. En los campos de
texto, podemos utilizar caracteres comodín:
x ?: un único carácter en la misma posición que el signo de interrogación.
Por ejemplo, Cop? buscará “Copa” y “Copo”.
x *: Cualquier número de caracteres en la misma posición del asterisco. Por
ejemplo, Procesa* buscará “Procesar” y “Procesador”.
x ~ seguida de ?,* o ~: para que el valor del carácter no sea sustituido por
lo que representa. Por ejemplo, short~? buscará “short?”.
Como ejemplo, podemos buscar en la lista los televisores de coste menor a 1.200 €.
Modificar
Eliminar
A partir del menú Datos, comando Ordenar, podemos organizar la información de las
listas seleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas.
Al ordenar una lista, Microsoft Excel 2000 organiza las filas en función del contenido
de la columna que elijamos: la columna Ordenar por.
Además podemos ordenar las filas en orden ascendente o descendente en función del
contenido de una, dos o más columnas.
También podemos establecer opciones de ordenación, como por ejemplo distinguir
entre mayúsculas y minúsculas. O bien ordenar de izquierda a derecha para ordenar
columnas en función del contenido de filas.
10.3.2. Filtros
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de
datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio
que se especifique para una columna. Microsoft Excel 2000 proporciona dos
comandos para aplicar filtros a las listas:
x Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples.
x Filtro avanzado, para criterios más complejos.
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no deseemos mostrar.
Autofiltro
Es la manera más rápida de seleccionar sólo los elementos que deseamos mostrar de
una lista.
Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se muestra una lista con todos los
elementos visibles y únicos de la columna. Si seleccionamos un elemento, podemos
ocultar inmediatamente todas las filas que no contengan el valor seleccionado.
Filtro avanzado
Filtra los datos de una lista para mostrar sólo las filas que cumplen una condición
especificada mediante un rango de criterios.
Cuando se usa un filtro avanzado, las flechas desplegables de Autofiltro no aparecen.
Para cambiar la forma en que se filtran los datos, hay que cambiar los valores del
rango de criterios y volver a aplicar el filtro a los datos.
Para quitar un filtro de una columna de lista, haremos clic en la flecha situada junto a
la columna y después en Todos.
Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccionaremos Filtro en
el menú Datos y haremos clic en Mostrar todo.
Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccionaremos Filtro en el menú Datos
y haremos clic en Autofiltro.
10.3.4. Subtotales
Siempre que queramos quitar los subtotales de una lista sólo tendremos que pulsar el
botón Quitar todos.
Se puede crear un informe de resumen haciendo clic en los símbolos del esquema para
ocultar los detalles y mostrar sólo los subtotales. Y a la vez podemos representar los
datos del resumen en un gráfico, tal como se muestra a continuación.
UNIDADES
Total ELBE
Total SONY
Total IBM
Total EPSON
Total SONY
Total SABA
Total ROLEX
Total AIRTEL
10.3.5. Validación
A través del menú de Datos, comando Validación, podemos definir qué datos son
válidos para celdas individuales o rangos de celdas. Este comando restringe la entrada
de datos a un tipo concreto, como números enteros, números decimales o texto, y
establece límites para las entradas válidas.
Antes de ejecutar el comando es necesario que tengamos seleccionada la celda o
rango de celdas sobre las que queramos hacer la validación.
Í Si lo hacemos sobre sólo una celda, podemos extender la validación a las demás
con tan solo seleccionarlas y ejecutar el comando de nuevo. Microsoft Excel 2000
detecta que la selección contiene algunas celdas sin configuración para validación de
datos y nos pregunta si queremos extender la validación de datos a esas celdas.
- Agregar registros
Formularios - Buscar, modificar y
eliminar filas
- Autoformato
REPRESENTACIÓN
TABULAR DE
DATOS
- Ordenar datos
Operaciones - Poner / quitar filtros
con listas - Crear subtotales
- Validación de datos
- Obtener datos
Importar datos externos desde archivos
de texto (*.txt, *.cvs,
*.prn)
10.6. Ejercicios
Hemos recibido las ventas semanales de nuestra tienda en un fichero separado por
comas llamado VentaFruta.csv que contiene los siguientes datos:
Con esos datos tenemos que hacer los siguientes gráficos comparativos:
1.- Gráfico de Reparto del Importe total de las ventas de cada fruta.
2.- Gráfico comparativo de los valores medio, mínimo y máximo de cada fruta.
Para ello abrimos un nuevo libro de Excel 2000 y realizamos los siguientes pasos:
1.- Importamos el archivo VentaFruta.csv a través del menú Datos, submenú
Obtener datos externos, el comando Importar archivo de texto (utilizamos como
separador el “;”). Una vez importado lo guardamos como VentaFruta.xls.
4.- Añadimos una columna Importe total e insertamos una fórmula con el Importe
Total de cada día.
5.- Ir a una hoja nueva y crear una tabla como la siguiente con los datos de ventas:
Cerezas
Manzanas
Naranjas
Plátanos
3,5
2,5
Cerezas
2 Manzanas
1,5 Naranjas
Plátanos
1
0,5
0
Precio Máximo Precio Mínimo Valor Medio
En este módulo se estudiarán las macros, para qué sirven, cómo pueden crearse, así como,
las diversas maneras que tenemos para ejecutarlas. Además conoceremos algunas herramientas
de Microsoft Excel 2000 que complementan y ayudan a optimizar el trabajo.
ÍNDICE MÓDULO 11
MÓDULO 11. Macros y otras utilidades .................................................... 219
11.1. Introducción a las macros ........................................................... 221
11.1.1. Creación de una macro......................................................... 221
Nombrar una macro .................................................................... 222
Asignación a una tecla rápida ..................................................... 222
Ubicación ........................................................................................ 223
Descripción .................................................................................... 223
11.1.2. Grabar macros y detener grabación .................................. 223
11.1.3. Modificar las opciones, eliminar y ejecutar una macro .. 224
11.1.4. Edición de macros .................................................................. 225
11.1.5. Macros automáticas ............................................................... 225
Asignar una macro a un botón................................................... 225
Asignar una macro a un objeto gráfico .................................... 227
11.1.6. Macros y seguridad................................................................. 228
11.2. Otras utilidades ............................................................................. 228
11.2.1. Poner comentarios a celdas ................................................. 228
11.2.2. Auditoría (referencias circulares) ........................................ 229
11.3. Mapa conceptual del módulo ..................................................... 232
11.4. Ejercicios ......................................................................................... 233
11.4.1. Crear las macros “LimpiarHoja” y “PonerSerie” ........ 233
MÓDULO 11: Macros y otras utilidades
Í Es muy difícil crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero en la
mayoría de las ocasiones es muy fácil entender lo que Excel escribe de forma automática y
lo que significa cada sentencia, sobre todo si sabemos las operaciones que realiza la macro.
Lo primero que tenemos que tener claro es lo que deseamos que realice la macro y
cómo debe hacerlo, es decir, tenemos que saber exactamente a dónde queremos
llegar y debemos saber cómo llegar de forma manual a nuestro objetivo.
Lo primero que debemos hacer es darle nombre a la macro. El nombre de una macro
debe comenzar por una letra, y sólo puede contener letras, números y el carácter
subrayado (_).
Para separar las palabras del nombre de la macro utilizaremos el carácter subrayado o
bien escribiremos la primera letra de cada palabra con mayúsculas y el resto con
minúsculas, así son nombres de macro válidos MiPrimeraMacro, o bien
mi_primera_macro. Es conveniente que el nombre de la macro sea orientativo de la
acción que realiza. Si por ejemplo creamos una macro que establezca el ancho de
todas las columnas a 12 puntos y el alto a 15 podríamos darle el nombre
PonerAnchoYAltoALasCeldas.
Lo siguiente que podemos hacer en el cuadro de diálogo que se nos muestra es indicar
si queremos que la macro se ejecute pulsando la tecla de CTRL y una letra, para ello
debemos escribir dicha letra en la casilla correspondiente.
Í Ojo, si en esta casilla escribimos una letra que ya tenga una función
predeterminada (por ejemplo CTRL + C = copiar) dejará de realizarse la opción
predeterminada. Como la mayoría de las letras tienen ya una función predeterminada junto
con la tecla CTRL se aconseja no hacer uso de esta posibilidad.
Ubicación
La siguiente opción se nos presenta bajo una lista desplegable, y se utiliza para elegir
el lugar en el que queremos que se grabe la macro.
Si deseamos que la macro esté disponible siempre que se utilice Microsoft Excel
2000, almacenaremos la macro en el libro de macros personal en la carpeta de
inicio de Microsoft Excel 2000. Este libro es utilizado para guardar macros de uso
cotidiano.
Libro nuevo se utiliza para guardar macros que sólo utilizaremos en determinados
libros, y que abriremos únicamente cuando sea necesario y por último la opción Este
libro se utiliza para macros que son específicas del libro en el que estamos trabajando.
En el caso que nos ocupa, como es una macro genérica la grabaremos en el libro de
macros personal.
Descripción
Tras pulsar Aceptar nos aparece una nueva barra de herramientas con un botón
cuadrado azul para detener la grabación.
A partir de ahora, y hasta que pulsemos el botón azul (o elijamos la opción detener
macro del submenú Herramientas Macro) todo lo que hagamos se grabará en la macro
y podrá repetirse de forma automática.
En este momento podemos ir haciendo las acciones que deseemos que realice nuestra
macro; en nuestro caso primero seleccionaremos toda la hoja haciendo clic en el
cuadrado de la esquina superior izquierda que está encima del número 1 y la izquierda
de la letra A. Luego pondremos el alto de las filas a 15 puntos y el ancho de las
columnas a 12, nos posicionamos en la celda A1 y haremos clic en el botón cuadrado
azul para detener la grabación.
La macro ha quedado grabada en un libro que se llama Personal.xls que está oculto.
Si se seleccionan celdas mientras se está ejecutando una macro, ésta seleccionará las
mismas celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer
lugar, ya que graba referencias absolutas de celda. Si lo que queremos es tener
una macro para seleccionar celdas independientemente de la posición que tenga la
celda activa cuando se ejecute la macro, debemos configurar el grabador de
macros para que grabe referencias relativas de celda. En la barra de herramientas
Detener grabación, hacemos clic en el botón de referencias relativas . De esta
forma continuaremos grabando la macro con referencias relativas hasta que
termine la sesión con Excel o hasta que hagamos clic otra vez en el botón.
Í En una misma macro podemos mezclar las referencias absolutas y las referencias
relativas con tan sólo ir pulsando el botón en la barra de herramientas Detener
grabación.
Í Como podemos apreciar en la figura 11.6 podemos reasignar una tecla de método
abreviado a la macro, o bien cambiar su descripción. Pero lo que no podemos hacer es
cambiarle el nombre.
Si hacemos clic en el botón Modificar podremos ver las sentencias VBA a las que
Microsoft Excel 2000 ha convertido las operaciones que hemos ido grabando:
Figura 11.7 Vista del editor de VBA de la macro que acabamos de realizar
Í La parte izquierda de la pantalla nos sirve para poder navegar por el resto de macros
que hayamos escrito en el resto de los libros que tengamos abiertos y para modificar
algunas propiedades de éstos.
En la anterior sección estuvimos viendo que a través del menú Herramientas opción
Macro, comando Macros... podíamos ejecutar una macro con tan sólo elegirla y
pulsar el botón Ejecutar.
También podemos ejecutarla a través de una tecla rápida (CTRL+tecla_asignada),
siempre que la hallamos definido con esta propiedad.
Existen otras dos maneras de ejecutar una macro: asignar macro a un botón y
asignar macro a un objeto gráfico.
Í También podemos ejecutar la macro desde un botón que se encuentre ubicado en una
barra de herramientas integrada o desde una barra de herramientas personalizada.
3.- Para asignar una macro al objeto gráfico, escribimos el nombre de la macro en el
cuadro Nombre de la macro y, a continuación, hacemos clic en Aceptar. Para
grabar una nueva macro y asignarla al objeto gráfico seleccionado, hacer clic en
Grabar.
Í Para imprimir los comentarios ya sea al final de la hoja, o como en la hoja, debemos
especificarlo en el cuadro Comentarios del menú Archivo, opción Configurar página,
ficha Hoja.
Al auditar una hoja de cálculo, podemos rastrear los precedentes (las celdas que
proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que
dependen del valor de una celda específica).
Una flecha de rastreo de color azul muestra que las celdas F2 y G2 son precedentes de
la celda H2, que contiene la fórmula =F2+G2. Las otras flechas de rastreo azules
muestran que la celda B6 es dependiente de las celdas H12,H13 y H14.
Cuando en una fórmula se utiliza un rango, éste se rastrea como grupo, tal como
sucede con la figura 11.17:
Si una fórmula muestra un error, como #¡DIV/0!, podemos usar la opción Rastrear
error para buscar todas las celdas que proporcionan datos a la fórmula (flechas en
azul) así como también podemos rastrear el error que provoca la celda que tiene el
error sobre otras celdas (flechas en rojo).
También podemos buscar las celdas que crean una referencia circular. Una referencia
circular se produce cuando una celda forma parte, directa o indirectamente, de la
fórmula que contiene. Para localizar las celdas con referencia circular debemos utilizar
la barra de herramientas Referencia circular. A través de esta barra podemos revisar la
referencia pulsando en el cuadro Explorar referencia circular hasta conseguir corregirla
(ya no aparecerá en la barra de estado “Circular: A1”).
Crear y
ejecutar
Grabar y
detener
Trabajar con
macros Operaciones Opciones
sencillas
Edición y
MACROS seguridad
Y
OTRAS
UTILIDADES Macros
automáticas
- Poner comentarios a
Utilidades
celdas
sencillas
- Auditoría (referencias
circulares)
11.4. Ejercicios
Vamos a crear dos macros una para borrar la hoja de cálculo en la que me encuentro y
otra para poner una serie con los días de la semana, que llamaremos respectivamente
LimpiarHoja y PonerSerie. Asignaremos la primera a un botón y la segunda a una
imagen. Ejecutaremos ambas macros desde menú y desde las imágenes asociadas.
Pasos a seguir.
LimpiarHoja: Seleccionar toda la hoja y pulsar el botón suprimir.
PonerSerie: Situarnos en una celda. Escribir Lunes y arrastrar hacia abajo hasta
Domingo. Hay que tener en cuenta que en este caso debemos tener pulsado el botón
de referencias relativas para que la serie se rellene a partir de la celda donde estemos
situados.
Ahora sólo tenemos que situarnos encima de los objetos y pinchar para que se
ejecuten o bien hacerlo desde el menú Herramientas, submenú Macro, opción
Macros, comando Ejecutar.
ANEXOS
Anexos 235
Anexo I: Funciones disponibles en EXCEL 2000....................................... 237
Matemáticas y trigonométricas............................................................... 237
Estadísticas................................................................................................... 239
Financieras. .................................................................................................. 242
De texto....................................................................................................... 244
De fecha y hora. ......................................................................................... 245
Lógicas. ......................................................................................................... 246
De base de datos. ...................................................................................... 246
De búsqueda y referencia. ....................................................................... 247
De información........................................................................................... 248
Ingeniería...................................................................................................... 248
Estadísticas.
Financieras.
De texto.
ASC Cambia letras inglesas o katakana de ancho completo (bit doble) dentro de una
cadena de caracteres a caracteres de ancho medio (bit sencillo)
TEXTOBAHT Convierte un número en texto, usando el formato de moneda ß (baht)
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código
DESPEJAR Elimina caracteres que no se pueden imprimir
CODIGO Devuelve el número de código del primer carácter del texto
CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo
MONEDA Convierte un número en texto, usando el formato de moneda $ (dólar)
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son exactamente iguales
ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre mayúsculas y
minúsculas)
DECIMALES Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales
JIS Cambia letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una
cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes)
IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de
texto
LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
MINUSC Convierte texto en minúsculas
EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto,
empezando en la posición que especifique
FONETICO Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto
NOMPROPIO Escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra de un valor de
texto
REEMPLAZAR Reemplaza caracteres dentro de texto
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces
DERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de
texto
HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue entre mayúsculas y
minúsculas)
SUSTITUIR Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de texto
T Convierte los argumentos en texto
TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto
ESPACIOS Elimina espacios del texto
MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas
VALOR Convierte el argumento de un texto en un número
De fecha y hora.
Lógicas.
De base de datos.
De búsqueda y referencia.
DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una única celda en la hoja de
cálculo
AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia
ELEGIR Elige un valor en una lista de valores
COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda
indicada
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un documento
almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet
INDICE Utiliza un índice para elegir un valor a partir de una referencia o matriz
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto
BUSCAR Busca los valores en un vector o matriz
COINCIDIR Busca los valores en una referencia o matriz
DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de una referencia
determinada
FILA Devuelve el número de fila de una referencia
FILAS Devuelve el número de filas de una referencia
RDTR Recupera datos en tiempo real de un programa que sea compatible con
automatización COM
TRANSPONER Devuelve la traspuesta de una matriz
BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para
devolver el valor de una celda
De información.
Ingeniería
Presione Para
Teclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda
o hacia la derecha
Presione Para
Presione Para
CTRL+` (comilla simple izquierda) Alternar entre mostrar valores o fórmulas en las celdas
CTRL+' (apóstrofo) Copiar una fórmula de la celda situada sobre la celda activa
en la celda o en la barra de fórmulas
Presione Para
CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de
apertura) Mostrar filas
CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de
cierre) Mostrar columnas
Presione Para
Presione Para
Presione Para
Presione Para
CTRL+F7 Ejecutar el comando Mover (menú del icono del libro, barra
de menús) o utilizar las teclas de dirección para mover la
ventana
BARRA ESPACIADORA Ejecutar la acción asignada al botón activo (el botón con el
punto subrayado), o activar o desactivar la casilla de
verificación activa
Tecla de letra que corresponda a la Desplazarse a una opción en un cuadro de lista desplegable
primera letra en el nombre de opción
que desee (si un cuadro de lista
desplegable está seleccionado)
ALT+letra, donde letra es la tecla Seleccionar una opción o activar o desactivar una casilla de
correspondiente a la letra subrayada verificación
en el nombre de opción
Teclas para trabajar con los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como
Presione Para
ALT+1
Ir a la carpeta anterior ( )
ALT+4
Eliminar la carpeta o archivo seleccionado (botón Eliminar )
nueva carpeta )
ALT+6 Alternar entre las vistas Lista, Detalles, Propiedades y Vista previa
Presione Para
Presione Para
Presione Para
GLOSARIO DE TÉRMINOS
A continuación se muestran algunos de los términos más usados en EXCEL:
Etiqueta de columna Es el nombre que tiene asignado cada columna de una hoja de
cálculo (p. e. A, B, C, AA, AB, etc.).
Etiqueta de fila Es el nombre que tiene asignado cada fila de una hoja de
cálculo (p. e. 1, 2, 3, 4, 5, etc.).
Importar datos Es la acción que nos permite traer datos externos a una hoja de
cálculo desde cualquier archivo de texto.
Línea de entrada Es la zona de la hoja en donde se introducen los datos que van
a ir a la celda activa.
Suele estar situada debajo de la barra de herramientas.
Líneas de división Son las líneas que se entrecruzan formando las celdas en un
hoja de cálculo. Excel permite ocultarlas o visualizarlas.
Vínculo entre hojas Es la relación que creamos entre dos hojas de cálculo, de
manera que si se cambia un dato en la primera se actualizará
automáticamente los datos vinculados en la segunda.
BIBLIOGRAFÍA
Guía Visual de Excel 2000, Ed. Anaya Multimedia, Elvira Yebes lópez y otro
En este libro resulta muy útil para iniciados, ya que encontrarán una manera rápida de
aprender el funcionamiento de esta herramienta ofimática. Como valor añadido al texto
cabe decir que contiene gran cantidad de imágenes y gráficos comentados para
aprender a manejarse y desarrollar hojas de cálculo de forma fácil y eficaz.
Guía práctica para usuarios de Excel 2000, Ed. Anaya Multimedia, Francisco
Charte Ojeda y otro
Este libro comienza con nociones básicas para ir profundizando poco en conceptos más
avanzados. No es un libro recomendado para hacerse un experto, pero es ideal para
conocer el potencial de esta herramienta y aprender muy rápidamente a realizar
informes, presupuestos y gráficos permite realizar Excel.
Manual Avanzado de Excel 2000, Ed. Anaya Multimedia, Lino Floriano y otro
Este libro está dirigido fundamentalmente al usuario con un nivel medio que quiere
profundizar en esta herramienta y ampliar sus conocimientos. Explica comandos y
opciones que siempre quedan fuera de muchos manuales, además de otros temas
como el uso de escenarios, análisis estadísticos, Bases de Datos, VBA, tablas dinámicas
y listas y compartir y proteger documentos. Sin duda es un libro muy recomendable
para ir aprendiendo con esta potente herramienta. Contiene CD-Rom.
Funciones con Excel 2000, Ed. Prentice Hall , Patrick Blattner
Este libro ofrece la oportunidad de profundizar en el conocimiento de la funciones
incorporas en Excel. Contiene gran cantidad de ejemplos e información detallada de las
funciones y la forma de usarlas. No se trata de una simple descripción de funciones si
no más bien de una explicación eminentemente práctica de todas ellas. Contiene un
CD-Rom con información y casos prácticos.
Excel 2000. Herramientas avanzadas, macros y programación VBA, Ed.
Fundación Confemetal, Gema Fernández Pascual y otro
Este libro está recomendado para usuarios que ya conocen los procedimientos básicos
en Excel, de manera que se centra en desarrollar usos más avanzados del programa
con un lenguaje claro. Contiene multitud de ejemplos que hacen de este libro un
manual único e indispensable para todos aquellos usuarios que buscan ampliar su
formación y conocer todas las posibilidades que brinda Excel. Con el aprenderemos a
trabajar con funciones, gráficos, Bases de Datos, Informes de tablas dinámicas,
controles, formularios de Visual Basic, objetos de acceso a bases de datos y conexión
con otros programas.
También se propone vistar las siguientes páginas Web en donde se puedrán encontrar
una gran variedad de cursos gratuitos de Excel y ejercicios de todo tipo:
http://www.abcdatos.com/tutoriales/ofimatica/excel.html
http://www.solocursosgratis.com/cursos_gratis_excel-slckey14419.htm
35(6(17$&,Ï1
35Ï/2*2
0Ï'8/2 ,QWURGXFFLyQDODVKRMDVGHFiOFXOR
+RMDGHFiOFXOR
/LEURGHWUDEDMR
&RQFHSWRGHFHOGD¿OD\FROXPQD
&RQFHSWRGH5DQJR
'HVFULSFLyQGHOHQWRUQRGH([FHO
/DYHQWDQDSULQFLSDOGH([FHO
%DUUDGHWtWXOR
%DUUDVGHKHUUDPLHQWDVPHQ~V\FRPDQGRV
(WLTXHWDVGHKRMDV
&HOGDDFWLYD
%DUUDGHIyUPXODV
&XDGURGHYHUL¿FDFLyQ
&XDGURGHFDQFHODFLyQ
/DVEDUUDVGHKHUUDPLHQWDVSHUVRQDOL]DGDV
¢&yPRPRVWUDUXQDEDUUDGHKHUUDPLHQWDVFRQFUHWD"
¢&yPRDFRSODUXQDEDUUDGHKHUUDPLHQWDV³ÀRWDQWH´
HQODSDQWDOOD"
¢&yPRSUHVFLQGLUGHFRPDQGRVHQXQDEDUUDGHKHUUDPLHQWDV"
0RYLPLHQWRGHQWURGHXQDKRMDGHFiOFXOR
0RYLPLHQWRFRQFXUVRUHV\WHFODVGHSDJLQDFLyQ
0RYLPLHQWRGLUHFWR
0RYLPLHQWRVGHQWURGHOOLEUR
¢&yPRFDPELDUGHKRMD"
2WURVDVSHFWRVLQWHUHVDQWHV
([WHQVLRQHVGHORVDUFKLYRVGH([FHO
+DFLHQGRPiVIiFLOQXHVWUDWDUHDPHGLDQWHODV³3ODQWLOODV´
7UDEDMDUFRQVHJXULGDGPHGLDQWHHO³*XDUGDGRDXWRPiWLFR´
8VRGHOD³$\XGD´GH([FHO
6ROLFLWDUD\XGDDO$\XGDQWHGH2I¿FH
$\XGDGH0LFURVRIW([FHO
2WUDVIRUPDVGHREWHQHUD\XGD
0DSDFRQFHSWXDOGHOPyGXOR
(MHUFLFLRV
&UHDUXQOLEURQXHYRUHFXSHUDU\JXDUGDUOLEURV JXLDGR
0RYHUVHSRUHOOLEUR JXLDGR
3HUVRQDOL]DUEDUUDVGHKHUUDPLHQWDV
0DQHMRGHODD\XGD
0Ï'8/2,QWURGXFFLyQGHGDWRVHQXQDKRMDGHFiOFXOR0DQHMRGHFHOGDV
¿ODV\FROXPQDV
,QWURGXFFLyQGHGDWRVDOIDQXPpULFRVQXPpULFRVGHWLSRIHFKD
\IyUPXODV
,QWURGXFLUGDWRV
0RGL¿FDUGDWRVH[LVWHQWHV
&DQFHODUODHGLFLyQGHGDWR
'DWRVTXHVRQYDORUHVFRQVWDQWHV
9DORUHVQXPpULFRV
)HFKDV\KRUDV
'DWRVDOIDQXPpULFRV WH[WR
'DWRVTXHVRQIyUPXODV
$OLQHDFLyQGHWH[WR\Q~PHURV
6HOHFFLyQVLPSOHP~OWLSOHGH¿ODV\P~OWLSOHGHFROXPQDV
6HOHFFLyQVLPSOHGHGDWRV
6HOHFFLyQP~OWLSOHGHGDWRV
5HVXPHQGHWHFODVSDUDODVHOHFFLyQGHGDWRV
1RPEUHV\FXDGURGHQRPEUHVGHXQDVHOHFFLyQ
6HOHFFLyQFHOGDV¿ODV\FROXPQDVQRDG\DFHQWHV
$xDGLHQGRHOLPLQDQGR\ERUUDQGR¿ODV\FROXPQDV
,QVHUWDU¿ODVFROXPQDV
(OLPLQDU¿ODVFROXPQDV
8VRGHORVFRPDQGRVEXVFDU\UHHPSOD]DU
&RPDQGR%XVFDU
&RPDQGR5HHPSOD]DU
0DSDFRQFHSWXDOGHOPyGXOR
(MHUFLFLRV
,QWURGXFLUGDWRVGHWLSRWH[WRQXPpULFRV\IHFKDV
,QWURGXFLUIyUPXODV
6HOHFFLRQDUXQDFHOGDYDULDVFHOGDV\ODKRMDHQWHUD
&RSLDU\PRYHUORVGDWRVGHXQVLWLRDRWURGHODKRMD\GHOOLEUR
$UUDVWUDUHOFRQWHQLGRGHFHOGDVDRWUDVFHOGDV
&RSLDUFHOGDV
0RYHUFHOGDV
%RUUDUFRQWHQLGRGHFHOGDV
'HVKDFHU\UHKDFHUFRPDQGRVHMHFXWDGRV
,QVHUWDUQXHYDV¿ODV\FROXPQDV\HOLPLQDUODV
0Ï'8/2)RUPDWRV
)RUPDWRGHFHOGDQ~PHURDOLQHDFLyQIXHQWHERUGHWUDPD\SURWHFFLyQ
1~PHUR
$OLQHDFLyQ
)XHQWH
%RUGH
7UDPD
3URWHFFLyQ
)RUPDWR¿ODFROXPQDKRMD
2FXOWDU\PRVWUDU
'LPHQVLRQHVGH¿ODV\FROXPQDV
$MXVWHDXWRPiWLFRGHGLPHQVLRQHV
$QFKRHVWiQGDUGHODVFROXPQDV
)RQGRGHKRMD
(VWLOR\$XWRIRUPDWR
0HQ~)RUPDWRRSFLyQ(VWLOR
0HQ~)RUPDWRRSFLyQ$XWRIRUPDWR
)RUPDWRFRQGLFLRQDO
([SUHVDUXQDFRQGLFLyQ
(VWDEOHFHUHOIRUPDWRDVRFLDGRDXQDFRQGLFLyQ
0DSDFRQFHSWXDOGHOPyGXOR
(MHUFLFLRV
&DPELDUHODVSHFWRGHXQDKRMDGHFiOFXORDOLQHDQGRWH[WR
\Q~PHURVFDPELDQGRIRUPDWRV\DVLJQDQGRGLIHUHQWHVWLSRVGHOHWUD
\WDPDxRV
5HVDOWDUFHOGDVFRQERUGHV\WUDPDVSHUVRQDOL]DGDV
0Ï'8/27UDEDMRFRQIyUPXODV
,QWURGXFFLyQDODVIyUPXODV
(VTXHPDGHXQDIyUPXODHQ([FHO
(OVLJQR³ ´
/RVRSHUDQGRV
/RVRSHUDGRUHV
(ORUGHQGHHMHFXFLyQGHODVRSHUDFLRQHV
'HWDOOHGHOHVTXHPDGHXQDIyUPXODVHQFLOOD
&RPRLQWURGXFLUIyUPXODVHQ([FHO
/DEDUUDGHIyUPXODV
8VDUUHIHUHQFLDVDFHOGDV
&HOGDVGHSHQGLHQWHVGHXQDFHOGD
&HOGDVSUHFHGHQWHVDXQDFHOGD
7LSRVGH5HIHUHQFLDV
5HIHUHQFLDVUHODWLYDV
5HIHUHQFLDVDEVROXWDV
5HIHUHQFLDVPL[WDV
¢&XiQGRVHFDOFXODHOYDORU"
&DPELDUFXiQGR\FyPRVHFDOFXODQODVIyUPXODV
([SUHVLRQHVFRQIRUPXODFLRQHVEiVLFDV
2SHUDFLRQHVDULWPpWLFDVEiVLFDV
6XPDU\UHVWDU
0XOWLSOLFDU
'LYLGLU
3RWHQFLDV
3RUFHQWDMH
2SHUDFLRQHVGHFRPSDUDFLyQ
&RPSDUDUGRVYDORUHV
0RYHUIRUPXODV
&RSLDUIyUPXODV
0RYHURFRUWDU\SHJDUIyUPXODV
/OHQDGRDXWRPiWLFRGHIyUPXODV
0DSDFRQFHSWXDOGHOPyGXOR
(MHUFLFLRV
7UDEDMRFRQIyUPXODVSDVRDSDVR
&DOFXORGHiUHDV
&DOFXORVREUHUHQWD
0Ï'8/2)XQFLRQHV ,
&RQFHSWRGHIXQFLyQ
'H¿QLFLyQ
(VWUXFWXUD
3DUiPHWURVRDUJXPHQWRV
)XQFLRQHVDQLGDGDV
&DWHJRUtDVRWLSRVGHIXQFLRQHV
$VLVWHQWHGHIXQFLRQHV
&yPRLQYRFDUDODVLVWHQWHSDUDIXQFLRQHV
(QFRQWUDUODIXQFLyQTXHTXHUHPRVXVDU
(OHJLUHOQRPEUHGHODIXQFLyQ
$VLJQDUYDORUHVDORVDUJXPHQWRV
0RGL¿FDUIyUPXODVTXHFRQWLHQHQIXQFLRQHV
$OJXQDVIXQFLRQHVEiVLFDV
)XQFLyQ680$
$XWRVXPD
)XQFLyQ3520(',2
)XQFLyQ0$;
)XQFLyQ0,1
0DSDFRQFHSWXDOGHOPyGXOR
(MHUFLFLRV
7UDEDMRFRQIXQFLRQHVSDVRDSDVR
6XSXHVWRSUiFWLFR
0Ï'8/2,PSUHVLyQ\*Ui¿FRV
,PSUHVLyQ
9LVWDSUHOLPLQDU
&RQ¿JXUDUSiJLQD
3iJLQD
0iUJHQHV
(QFDEH]DGR\SLHGHSiJLQD
+RMD
,PSULPLU
*Ui¿FRV
&UHDUXQJUi¿FR
&RQFHSWRGHJUi¿FR
$VLVWHQWHSDUDJUi¿FRV
3DVR7LSRGH*Ui¿FR
3DVR'DWRVGHRULJHQ
3DVR2SFLRQHVGHJUi¿FR
3DVR8ELFDFLyQGHO*Ui¿FR
0RGL¿FDUXQJUi¿FR\DH[LVWHQWH
(OHPHQWRVPiVHVHQFLDOHVGHXQJUi¿FR)RUPDWRV
0DSDFRQFHSWXDOGHOPyGXOR
(MHUFLFLRV
(ODERUDUGHXQDKRMD\YDULRVWLSRVGHJUi¿FRV
6XSXHVWRSUiFWLFRVREUH,QFUHPHQWRSREODFLRQDODxR
0Ï'8/2,PSRUWDFLyQ\H[SRUWDFLyQGHGDWRV
9tQFXORVHQWUHGLIHUHQWHVKRMDV\HQWUH([FHO\RWUDVDSOLFDFLRQHV
2EMHWRYLQFXODGR\REMHWRLQFUXVWDGR
2EMHWRYLQFXODGR
2EMHWRLQFUXVWDGR
9LQFXODURLQFUXVWDUXQREMHWR
0HQ~(GLFLyQ
0HQ~,QVHUWDU
0HQ~,QVHUWDUVXEPHQ~,PDJHQFRPDQGR,PiJHQHVSUHGLVHxDGDV
0HQ~,QVHUWDUVXEPHQ~,PDJHQFRPDQGR,PDJHQGHVGHDUFKLYR
0HQ~,QVHUWDUVXEPHQ~,PDJHQFRPDQGR$XWRIRUPDV
0HQ~,QVHUWDUVXEPHQ~,PDJHQFRPDQGR2UJDQLJUDPD
0HQ~,QVHUWDUVXEPHQ~,PDJHQFRPDQGR:RUG$UW
0HQ~,QVHUWDUVXEPHQ~,PDJHQFRPDQGR'HVGHHVFiQHURFiPDUD
0HQ~,QVHUWDUFRPDQGR2EMHWR
0HQ~,QVHUWDUFRPDQGR+LSHUYtQFXOR
(MHPSORGHYLQFXODUREMHWRV3HJDGRHVSHFLDO
*XDUGDUFRQGLIHUHQWHVIRUPDWRV
0HQ~$UFKLYRRSFLyQ³*XDUGDU&RPR´
)RUPDWRGHWH[WR W[W
)RUPDWRGHWH[WRFRQIRUPDWRGHOLPLWDGRSRUHVSDFLRV SUQ
)RUPDWR&69GHOLPLWDGRSRUFRPDV FVY
)RUPDWRGHSODQWLOOD [OW
)RUPDWR3iJLQD:HE KWP\ KWPO
0DSDFRQFHSWXDOGHOPyGXOR
(MHUFLFLRV
9LQFXODFLyQGH:RUGFRQ([FHO
0Ï'8/25HSUHVHQWDFLyQWDEXODU
¢4XpHVXQDEDVHGHGDWRVHQ([FHO"
1RUPDVSDUDFUHDUOLVWDV
)RUPDWRGHODOLVWD
)RUPXODULRVGHLQWURGXFFLyQGHGDWRV
$JUHJDUXQUHJLVWURDXQDOLVWDXVDQGRXQIRUPXODULRGHGDWRV
2WUDVRSHUDFLRQHVFRQUHJLVWURV
%XVFDU
0RGL¿FDU
(OLPLQDU
'DUIRUPDWRDODOLVWD$XWRIRUPDWR
2UGHQDU¿OWURVVXEWRWDOHV\YDOLGDFLyQ
2UGHQDUORVGDWRVGHXQDOLVWD
)LOWURV
$XWR¿OWUR
)LOWURDYDQ]DGR
4XLWDU¿OWURVGHXQDOLVWD
6XEWRWDOHV
&UHDULQIRUPHV\JUi¿FRVGHUHVXPHQ
9DOLGDFLyQ
,PSRUWDUGDWRV(MHPSORGHLPSRUWDFLyQGHXQDUFKLYRGHWH[WR
0DSDFRQFHSWXDOGHOPyGXOR
(MHUFLFLRV
(ODERUDFLyQGHXQDKRMDDSDUWLUGHXQDUFKLYRFVY
0Ï'8/20DFURV\RWUDVXWLOLGDGHV
,QWURGXFFLyQDODVPDFURV
&UHDFLyQGHXQDPDFUR
1RPEUDUXQDPDFUR
$VLJQDFLyQDXQDWHFODUiSLGD
8ELFDFLyQ
'HVFULSFLyQ
*UDEDUPDFURV\GHWHQHUJUDEDFLyQ
0RGL¿FDUODVRSFLRQHVHOLPLQDU\HMHFXWDUXQDPDFUR
(GLFLyQGHPDFURV
0DFURVDXWRPiWLFDV
$VLJQDUXQDPDFURDXQERWyQ
$VLJQDUXQDPDFURDXQREMHWRJUi¿FR
0DFURV\VHJXULGDG
2WUDVXWLOLGDGHV
3RQHUFRPHQWDULRVDFHOGDV
$XGLWRUtD UHIHUHQFLDVFLUFXODUHV
0DSDFRQFHSWXDOGHOPyGXOR
(MHUFLFLRV
&UHDUODVPDFURV³/LPSLDU+RMD´\³3RQHU6HULH´
$QH[RV
$QH[R,)XQFLRQHVGLVSRQLEOHVHQ(;&(/
0DWHPiWLFDV\WULJRQRPpWULFDV
(VWDGtVWLFDV
)LQDQFLHUDV
'HWH[WR
'HIHFKD\KRUD
/yJLFDV
'HEDVHGHGDWRV
'HE~VTXHGD\UHIHUHQFLD
'HLQIRUPDFLyQ
,QJHQLHUtD
$QH[R,,$OJXQDVWHFODVGHPpWRGRDEUHYLDGR
7HFODVSDUDPRYHUVH\GHVSOD]DUVHSRUXQDKRMDGHFiOFXORRXQOLEUR
7HFODVSDUDLQWURGXFLUGDWRVHQXQDKRMDGHFiOFXOR
7HFODVSDUDWUDEDMDUHQODVFHOGDVRODEDUUDGHIyUPXODV
7HFODVSDUDDSOLFDUIRUPDWRDORVGDWRV
7HFODVSDUDPRGL¿FDUGDWRV
7HFODVSDUDLQVHUWDUHOLPLQDU\FRSLDUXQDVHOHFFLyQ
7HFODVSDUDPRYHUVHGHQWURGHXQDVHOHFFLyQ
7HFODVSDUDVHOHFFLRQDUFHOGDVFROXPQDVR¿ODV
7HFODVSDUDYHQWDQDV
7HFODVSDUDFXDGURVGHGLiORJR
7HFODVSDUDWUDEDMDUFRQORVFXDGURVGHGLiORJR$EULU\*XDUGDUFRPR
7HFODVSDUDYHURLPSULPLUXQGRFXPHQWR
7UDEDMRHQYLVWDSUHOLPLQDU
7HFODVSDUDWUDEDMDUFRQKRMDVGHFiOFXORJUi¿FRV\PDFURV
*/26$5,2'(7e50,126
%,%/,2*5$)Ë$