UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA

FACULTAD DE CIENCIAS

ESCELA PROFESIONAL DE ENFERMERÍA

ASIGNATURA:

Administración de los Servicios de Enfermería y Salud

TEMA:

Sistematización e Informe Ejecutivo

DOCENTE:

Dra. Esperanza Melgarejo Valverde

ESTUDIANTE:

Simeón Ibáñez Jazmín Anais

CÓDIGO:

0201821041

CICLO:

VIII

Nuevo Chimbote – Perú

2024
INDICE
I. INTRODUCCIÓN
II. SISTEMATIZACION DE LA ADMINISTRACIÓN
II.1. Definición de la Sistematización
II.2. ¿Para qué sirve la sistematización?
II.3. Principios de la sistematización
II.4. El Sistema de Información (SI)
II.5. ¿Cómo sistematizar? ¿Qué es necesario identificar?
II.6. La actividad o procedimiento como centro del sistema
II.7. El éxito de un Sistema de Información Gerencial
II.8. Monitoreo de factores internos y externos
II.9. Fases del proceso de Sistematizar
II.9.1.
III. Informe Ejecutivo
III.1. Definición
III.2. Estructura del informe ejecutivo
III.3. Instrucciones para la redacción del informe ejecutivo
IV. CONCLUSIONES
V. BIBLIOGRAFÍA
1. INTRODUCCIÓN

La concepción de las organizaciones se ha desarrollado a la par de la evaluación

del pensamiento administrativo: desde una organización solo orientada a

producir, luego a ganar, vender y satisfacer necesidades hasta, finalmente,

tomando como referencia la teoría de sistemas, una conceptualización de las

organizaciones como sistemas abiertos conformados por subsistemas que se

interrelacionan (a nivel psicosocial, técnico, administrativo, estructural y

filosófico) y también con un entorno específico (clientes, proveedores,

competidores, sustitutos y nuevos competidores) y un entorno general (variables

políticas, legales, socio-culturales, económicas, tecnológicas y ecológicas).

Esto se ha convertido en un nuevo reto para las organizaciones, ya que se

gestionan como un todo integrado. Así, los procesos deben estar claramente

definidos y estructurados de manera que optimicen los recursos. Gestionar los

procesos es fundamental, debido a que se debe lograr una secuencia natural de

operaciones o eventos que toman tiempo, espacio u otros recursos para producir

resultados efectivos. Esto debido a que generan una entrada

(insumos/beneficios) y la convierten en una salida (productos/beneficios) con el

consiguiente valor agregado, que es lo que dará una de las ventajas competitivas

más importantes a la empresa y la diferenciará de otras que produzcan lo mismo.

La sistematización de los procesos se ha convertido en una herramienta

fundamental para gestionar de manera eficiente las organizaciones, ya que

integran el sistema cerrado de las mismas con el de los proveedores, clientes y

distribuidores, permitiendo identificar y planificar los recursos necesarios para

que una empresa pueda tomar, producir, enviar, contabilizar todo tipo de orden a

fin de que el producto salga al mercado a través de la integración de todas las

 áreas. El MRP ayuda a planificar la necesidad de materiales y recursos, en tanto

el ERP conduce a la organización desde un enfoque por procesos que lleva a la

integración de los elementos del entorno específico.

Finalmente, la sistematización como una herramienta para la gestión por

procesos beneficiará a las organizaciones ya que suministra información

disponible, integra los procesos, mejora la atención al cliente, genera

información en tiempo real y estandariza procesos. Motivos atractivos para que

las empresas decidan sistematizar sus procesos con el objeto de ser más

eficientes, eficaces y se posicionen en el mercado.

2. SISTEMATIZACION DE LA ADMINISTRACION

a. Definición de la Sistematización

La sistematización de los procesos es una herramienta fundamental para

gestionar de manera eficiente las organizaciones, ya que integran el

sistema cerrado de las mismas con el de los proveedores, clientes y

distribuidores, permitiendo identificar y planificar los recursos

necesarios para que una empresa pueda tomar, producir, enviar,

contabilizar todo tipo de orden a fin de que el producto salga al

mercado a través de la integración de todas las áreas.

Desde distintos autores, la sistematización ha sido definida de diversa

manera. Veamos a continuación algunas de sus definiciones más

importantes:

Para Luis Alejandro Acosta (2005) la sistematización es la organización

y ordenamiento de la información existente con el objetivo de explicar

los cambios sucedidos durante un proyecto, los factores que

intervinieron, los resultados y las lecciones aprendidas que dejó el

proceso.

La Editorial Economía (2014) denomina la sistematización como

“proceso por el cual se pretende ordenar una serie de elementos, pasos,

etapas, etc, con el fin de otorgar jerarquías a los diferentes elementos”

un ejemplo de sistematización es la representación gráfica de la

estructura de la empresa, conocida como organigrama. Toda empresa

busca opciones de mejora, orden y éxito, es por esto que es importante

trazar un camino claro el cual aporte a poder alcanzar sus metas y no es

solo mencionar a donde se quiere llegar, sino que también plantear los

pasos para llevar a cabo un objetivo, para ello se tiene en cuenta el

concepto de planeación estratégica en la cual uno de sus pasos es definir

su identidad es decir tener interiorizada la misión, visión y la serie de

valores que representan a la organización. Hoy en día como se sabe, los

clientes siempre se encuentran en la búsqueda de buenos y confiables

proveedores, que se desempeñen de la mejor manera en sus

requerimientos o exigencias, satisfaciéndolas por medio de un producto

o servicio de calidad, por esto es valioso efectuar técnicas eficientes y

bien empleadas las cuales den resultado. Por este motivo es conveniente

documentar las buenas técnicas que se manejan. Las prácticas

cometidas tanto del gerente como de los colaboradores son valiosas

pues cooperan a la consolidación de las experiencias. El triunfo

depende de la efectividad del conjunto de técnicas que se vienen

empleando cotidianamente para alcanzar los resultados, es la base de la

cual partir para seguir creciendo y desarrollándose.

 Alonso (2007) menciona que “no es posible llegar a ser una empresa

institucional estandarizada y competitiva si no se tienen documentadas

las instrucciones, reglas, lineamientos, normativas, principios,

estrategias y caminos que lleven al éxito”.

Recientemente, Zúñiga, Mejía y otros (2015) señalan claramente que

“sistematizar implica hacernos preguntas de fondo sobre nuestras

prácticas, preguntas que parecen obvias, pero que por ser obvias más

aprendizaje nos van a dejar. Estas preguntas pueden plantearse desde la

descripción, como: ¿qué pasó?, ¿quién se involucró, ¿qué resultados se

obtuvieron?, ¿qué decisiones tomamos?, ¿qué tensiones y

contradicciones se vivieron? También podemos plantear preguntas de

carácter interpretativo que tengan relación con los ejes de

sistematización definidos, como por ejemplo ¿por qué se presentaron

estas contradicciones y no otras?, ¿por qué tomamos esas decisiones y

no otras?, ¿en qué medida estos cambios contribuyeron al logro del

objetivo?”.

b. ¿Para qué sirve la sistematización?

Específicamente, podemos señalar que los beneficios principales de la

sistematización son los siguientes:

 Mejora la práctica de los equipos de trabajo. Siendo un proceso

de construcción colectiva, en el que participan los miembros del

equipo, la sistematización permite optimizar el trabajo del grupo

además de mejorar la comunicación interna del equipo. Al

analizar colectivamente una experiencia y proponer mejoras de

manera conjunta, la sistematización aporta directamente a la

 mejora de la comunicación, cohesión y acción conjunta de estos

equipos.

 Desarrolla la capacidad de aprendizaje en las organizaciones y

favorece el cambio. La sistematización es un ejercicio de

aprendizaje en sí mismo. En este sentido, una organización que

aprende de sus errores y aciertos, que es capaz de registrar,

analizar y comunicar sus experiencias, que reconoce y respeta a

sus equipos de trabajo; desarrolla su capacidad de aprendizaje y

potencia su aptitud hacia el cambio y la experimentación de

nuevos caminos y estrategias.

 Fortalece las organizaciones. El proceso de sistematización se

convierte también en un espacio de capacitación y de evaluación

de la práctica realizada. Es en este sentido que la organización

que sistematiza fortalece su quehacer y sus equipos de trabajo. Al

igual que la planificación, la evaluación y el seguimiento, la

sistematización constituye una herramienta que consolida a la

organización y la fortalece.

 La finalidad es obtener información conveniente, para el

funcionario o trabajador que la necesita, en el momento

adecuado, con el propósito de llegar a tomar la mejor decisión.

Los datos pueden ser producidos de manera interna entre las

actividades cotidianas, obtenidos de manera externa de la cual se

pueda sacar provecho e información que es compartida al

exterior. La información es 1valiosa para una empresa, pues se

considera como un recurso, producto y hasta un activo, esta se

 usa en múltiples acciones y destrezas profesionales que permiten

la creación de contenidos. Un aspecto importante a tener en

cuenta es la manera en la cual se difunde o se transmite el

conocimiento a través de los canales de información, en este

existe la entrada, el almacenamiento, procesamiento y salida de

información.

c. Principios de la sistematización

La sistematización como método y espacio de conocimiento debe

respetar ciertos principios básicos para alcanzar sus objetivos y ser útil

a las personas y a la organización que la promueve. En sus múltiples

dimensiones como metodología, forma de conocimiento y acción

colectiva la sistematización es participativa, democrática, integral,

solidaria y transformadora.

Es un esfuerzo colectivo que se basa en los aportes de todo el

Participativa
equipo.

En el entorno de la sistematización es muy importante el respeto a la

Democrática
diversidad de opiniones.

La sistematización incorpora todas las dimensiones de la

Integral
experiencia, buscando integrarlas en el análisis.

La sistematización se orienta a la acción transformadora, a cumplir

Solidaria
los objetivos de las organizaciones y a promover el cambio.

La sistematización tiene entre su objetivo difundir sus resultados y

Transformador
lecciones aprendidas, de forma que todos los colectivos que lo
a
necesiten puedan aprender de ella.
d. El Sistema de Información (SI)

“El sistema de información (SI) puede ser definido como una colección

de personas, procedimientos y equipos diseñados, construidos, operados

y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y

visualizar información” (García, 1993). En este sistema se encuentran

una serie conformada de redes de información:

 Dato: elementos objetivos sujetos a análisis subjetivo, es decir al

momento de analizar, clasificar, ordenar, relacionar o

interpretarlos permiten adquirir información.

 Información: conjunto de datos procesados y ordenados para su

entendimiento, lo cual aporta al individuo nuevos conocimientos.

 Conocimiento: adquisición de información para la comprensión.

 Comunicación: proceso en el que se transmiten datos e

información hacia un individuo u organización.

Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades

interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de

materiales o información, dan lugar a una o varias salidas también de

materiales o información con valor añadido. Los procesos deben estar

correctamente gestionados empleando distintas herramientas de la

gestión de procesos.

 La entrada de información: puede ser desde canales de

comunicación lógicamente confiables, activos y/o seguros, es

donde se adquieren datos los cuales pueden ser a partir de

diferentes fuentes, ya sean internas o externas. Estos datos son

 necesarios para dar inicio al desarrollo o proceso de la

información.

 El almacenamiento de información: en esta actividad es guarda y

son almacenados los datos, es de importancia pues al momento de

requerir de estos es posible su recordación o búsqueda, los tipos

de almacenaje pueden ser por medio de una herramienta

tecnológica o físicamente en el archivo correspondiente.

 El procesamiento de información: en esta tarea la información es

transformada, trabajada según el caso para que con su ayuda

poder tomar una decisión, controlar o planificar.

 Salida de información: momento en el que se determina que

información o datos se darán a conocer, posiblemente ya en la

ocasión en el que estos ya hayan sido operados. Figura 3. El

sistema de procesamiento de datos.

Un concepto que ha marcado importancia es la calidad, en donde las

organizaciones deben seguir ciertos estándares y normatizaciones, cuya

entidad encargada de la creación de dichos estándares internaciones es la

Organización Internacional de Normatización “creada con el objetivo de

ayudar a las empresas a establecer unos niveles de homogeneidad en

relación con la gestión, prestación de servicios y desarrollo de productos

en la industria”. Cuyo objetivo es la mejora de los resultados y

satisfacción de los clientes, dos de sus primeros pasos son: realizar el

diagnóstico inicial de la situación de la empresa con el fin de conocer su

funcionamiento y la elaboración de la documentación.

 Según Incontec Internacional (2015) “la adopción de un sistema de gestión

de la calidad es una decisión estratégica para una organización que le

puede mejorar su desempeño global y proporcionar una base sólida para

las iniciativas de desarrollo sostenible”. Como beneficios se encuentra la

posibilidad de proveer productos o servicios que cumplan con las

exigencias de los clientes, tratar a tiempo los riesgos, esta normativa

emplea el enfoque a procesos, adjunta el ciclo de planificar, hacer,

verificar y actuar (PHVA), sentido que permite a la empresa planificar sus

procesos y relación. (Incontec Internacional, 2015) Como beneficios se

encuentra la posibilidad de proveer productos o servicios que cumplan con

las exigencias de los clientes, tratar a tiempo los riesgos, esta normativa

emplea el enfoque a procesos, adjunta el ciclo de planificar, hacer,

verificar y actuar (PHVA), sentido que permite a la empresa planificar sus

procesos y relación. (Incontec Internacional, 2015)

e. ¿Cómo sistematizar? ¿Qué es necesario identificar?

 Para sistematizar debemos emprender la creación de un sistema y

así poder observar nuestra organización en funcionamiento.

 Lo primero por realizar comprende identificar las tareas.

 Sin duda puede ser una oportunidad irrepetible para optimizar lo

que hacemos, revisar, rediseñar y elegir bien, qué queda y qué no.

 Luego de identificar las tareas, los recursos necesarios y los

objetivos (salidas) podremos ver todo en "modo proceso".

 Para que el "Sistema" quede configurado, requerimos analizar

aspectos de integración de áreas, evitar duplicidad de funciones,

 tener claro cómo producimos "información" y ser capaces de

presentarla en forma coherente.

 Los últimos puntos por realizar tienen que ver con la Toma de

decisiones, parte inherente del sistema tanto como el proceso de

Feedback y corrección.

La compra de un software resulta ideal luego de tener claro todos estos

enfoques, de modo que adecuamos el software a nuestros objetivos y no al

revés, desvirtuando nuestra estrategia central (ese modo especial de hacer

la cosas).

f. La actividad o procedimiento como centro del sistema

Cada actividad importante en la organización, debe estar listada y

detallada y cada actividad sin importante, debe apuntar a ser eliminada,

de modo tal, que la organización se optimice. Es por ello que la

"actividad" o "procedimiento" o "proceso" es el centro del sistema.

A continuación, proponemos una definición de Actividad desde el punto

de vista de qué elementos debería comprender. Una lista útil para la

etapa de levantamiento de información dentro de la sistematización de

las organizaciones:

1. Responsable(s)

2. Objetivos

2.1. Por plazo

2.2. Por resultados

3. Actividades de preparación o previas

4. Ingreso de información (input)

5. Lista de tareas (corazón de la actividad)

 6. Actividades complementarias

7. Actividades de cierre

8. Procesos de validación

9. Procesos de control

10. Otras actividades complementarias

11. Salida de información

g.El éxito de un Sistema de Información Gerencial

El éxito de un SIG tiene relación directa con el valor que agrega al

cliente de cada proceso y, por ende, el valor resultante que todas las

actividades añaden a la organización.

Sabiendo lo anterior, el otro lado de la moneda, en cuanto al éxito de un

sistema de información gerencial tiene que ver con su capacidad de

integración y el nivel de fluidez que propone al ejecutarse.

Las actividades que brindan soporte al éxito de un SIG, entre otras que

podrían ser específicas, son estas:

 La validación permanente o feedback (que debe

institucionalizarse)

 El análisis de la información (que debe materializarse como un

flujo de prevención en la gestión)

 La duplicidad de funciones (que debe evitarse a toda costa)

 La optimización del organigrama (que debe adecuarse al

crecimiento y desarrollo permanentemente)

 El uso de recursos (que debe optimizarse entre las áreas para

evitar costos acumulados no ejecutados)

  La toma de decisiones y el factor humano (que debe integrarse o

vincularse a nivel gerencial)

 La velocidad de las operaciones (que debe mirarse desde el punto

de vista de la conveniencia comercial y la efectividad y eficiencia

de cada operación).

 Un enfoque de calidad para un proceso de optimización de tareas

que no puede detenerse.

h.Monitoreo de factores internos y externos

Hoy el cambio es acelerado. Es por ello importante que la

sistematización considere revisar de forma permanente las definiciones

del Sistema para entender si existen factores dentro o fuera de la

organización que pueden rediseñarse o tal cual nuevas estrategias,

incorporarse.

Cambios en el mercado, en el cliente o en los grupos de interés, nuevas

contrataciones, nuevas exigencias, fusiones, consorcios. De un modo u

otro, mucho puede afectar las operaciones y por ende, los

procedimientos. El reto consiste en validar si los conceptos y niveles de

éxito inclusive, pueden seguir siendo los mismos.

Un factor interno clave en el proceso de sistematización de las

organizaciones tiene que ver con la aceptación y ejecución del propio

sistema dentro de la organización.

El consejo aquí tiene que ver con los niveles de participación y aporte,

que todos los colaboradores deben tener en él, gracias a las vinculaciones

y el trabajo en equipo para definirlo, de allí que procesos como éste sean
 claras oportunidades para la integración social dentro de las

organizaciones.

i. Fases del proceso de sistematizar

 Registro y Documentación en la Sistematización

Uno de los elementos fundamentales en el proceso de

sistematización es el registro y la documentación meticulosa de

las actividades, eventos o procesos que se desean analizar y

comprender en profundidad. Esta fase es esencial para recopilar

la información necesaria que permitirá realizar un análisis

reflexivo y extraer lecciones significativas.

La documentación en la sistematización abarca una amplia

variedad de medios, incluyendo documentos escritos, fotografías,

videos, entrevistas y cualquier otra forma de registro que sea

relevante para el contexto específico. Cada uno de estos

elementos desempeña un papel crucial en la construcción de una

imagen completa y precisa de la experiencia o proyecto en

cuestión.

Los documentos escritos pueden incluir informes, memorias,

registros de reuniones o cualquier otro tipo de archivo que

registre detalles importantes relacionados con el proceso o

actividad. Las fotografías y videos proporcionan un componente

visual que puede ayudar a ilustrar situaciones, resultados y

eventos clave.
 Además, las entrevistas con personas involucradas en el proyecto

o actividad permiten obtener perspectivas directas y testimonios

que enriquecen la comprensión global. Las conversaciones y

comentarios de las partes interesadas son valiosos para

contextualizar la información y capturar aspectos subjetivos que

pueden pasarse por alto de otro modo.

Entonces, el registro y la documentación en la sistematización no

solo son una práctica esencial, sino que también garantizan la

integridad y la objetividad de los datos recopilados. Estos

elementos forman la base sólida sobre la cual se construye el

proceso de análisis y reflexión que caracteriza a la

sistematización como una herramienta valiosa para el aprendizaje

y la mejora continua.

 Análisis Reflexivo en la Sistematización

La sistematización es un proceso que va más allá de la simple

recopilación de información. En su núcleo, implica un análisis

profundo y reflexivo de los datos y experiencias acumulados. Este

análisis es fundamental para comprender verdaderamente por qué

ocurrieron ciertos eventos, cuáles fueron sus implicaciones y qué

lecciones valiosas se pueden extraer de ellos.

El análisis reflexivo en la sistematización no se limita a la

observación superficial de los hechos. Más bien, busca explorar las

causas subyacentes que llevaron a la ocurrencia de eventos

específicos. Esto implica cuestionar las decisiones tomadas, los

 factores que influyeron en ellas y cómo estas decisiones afectaron

el resultado final.

Además de examinar las causas, el análisis reflexivo también se

enfoca en las implicaciones de los eventos o acciones. Se busca

entender cómo estas experiencias afectaron a las personas

involucradas, a la organización o al contexto en el que tuvieron

lugar. Esto puede incluir consideraciones sobre el impacto a corto y

largo plazo.

El objetivo final del análisis reflexivo en la sistematización es

extraer lecciones valiosas y aplicables. ¿Qué se puede aprender de

las experiencias pasadas? ¿Cómo se pueden utilizar estos

aprendizajes para mejorar futuras acciones o decisiones? Estas son

preguntas centrales que guían el proceso.

 Lecciones Aprendidas en la Sistematización

Uno de los objetivos fundamentales de la sistematización es

identificar y documentar las lecciones aprendidas. Este proceso

implica una evaluación profunda de las experiencias pasadas para

comprender qué funcionó de manera efectiva y qué no. La

finalidad principal de esta búsqueda de conocimiento es aplicar

estas lecciones en futuros proyectos o actividades similares,

contribuyendo así a la mejora continua.

La identificación de lecciones aprendidas comienza con la revisión

detallada de los datos y evidencias recopiladas durante la

sistematización. Se busca analizar los resultados obtenidos, los

 desafíos enfrentados y los factores que influyeron en el éxito o el

fracaso de la actividad o proyecto en cuestión.

Es importante destacar que el proceso no se limita a señalar los

errores o fracasos, sino que también reconoce y celebra los éxitos y

las mejores prácticas. Identificar qué funcionó bien es tan valioso

como comprender lo que no funcionó, ya que proporciona un

modelo a seguir en futuros emprendimientos.

Una vez que se han identificado estas lecciones, se documentan de

manera sistemática para que estén disponibles como recurso de

aprendizaje para la organización o los individuos involucrados.

Esta documentación puede incluir informes, recomendaciones

específicas, y otros materiales que faciliten la aplicación práctica

de estas lecciones en proyectos futuros.

 Documentación Clara en la Sistematización

La documentación clara es un pilar fundamental en el proceso de

sistematización. Implica la presentación organizada y precisa de la

información recopilada durante el análisis y reflexión de

experiencias. La finalidad principal de esta práctica es facilitar la

comprensión y el acceso a los resultados, resumiendo las

principales conclusiones y recomendaciones.

En el contexto de la sistematización, la documentación clara suele

tomar la forma de informes o documentos que condensan de

manera concisa los hallazgos clave del proceso. Estos informes

están diseñados para ser accesibles y útiles para un público amplio,

 ya sean miembros de la organización, socios, o cualquier persona

interesada en aprender de las experiencias pasadas.

La organización de la información desempeña un papel crítico en la

documentación clara. Se busca estructurar los informes de manera

lógica, utilizando encabezados y secciones para abordar diferentes

aspectos del proceso sistematizado. Esto facilita la navegación y la

búsqueda de información específica dentro del documento.

Además de presentar hallazgos y conclusiones, la documentación

clara también incluye recomendaciones concretas. Estas

recomendaciones se derivan de las lecciones aprendidas y tienen

como objetivo guiar futuras acciones y decisiones. Se formulan de

manera precisa y se relacionan directamente con los desafíos y

oportunidades identificados durante la sistematización.

Resulta obvio que, la documentación clara en la sistematización es

esencial para compartir y aplicar el conocimiento adquirido a partir

de experiencias pasadas. Garantiza que los hallazgos y

recomendaciones sean comprensibles y accesibles, lo que a su vez

contribuye a la mejora continua y al aprendizaje organizacional.

 Mejora Continua en la Sistematización

La sistematización no se limita a la revisión retrospectiva de

experiencias pasadas; también tiene un enfoque hacia el futuro.

Uno de sus principales objetivos es utilizar el conocimiento

adquirido a partir de la reflexión y el análisis para impulsar la

mejora continua en futuras acciones y decisiones.

La mejora continua es un concepto clave en la sistematización, ya

que reconoce que el aprendizaje no tiene un punto final. En lugar

de eso, se trata de un proceso dinámico y constante que busca

perfeccionar las prácticas y resultados a lo largo del tiempo. Una

vez que se han identificado las lecciones aprendidas y se han

documentado las conclusiones, se pasa a la fase de aplicación. Esto

implica tomar medidas concretas para integrar el conocimiento

adquirido en la toma de decisiones y en la planificación de futuros

proyectos o actividades.

La mejora continua también involucra un ciclo de

retroalimentación. Después de implementar cambios o ajustes

basados en las lecciones aprendidas, se sigue monitoreando y

evaluando el desempeño para verificar si se están obteniendo

mejores resultados. Si es necesario, se realizan correcciones

adicionales para seguir mejorando.

Este enfoque en la mejora continua es especialmente valioso en

entornos dinámicos donde las circunstancias cambian con el

tiempo. La sistematización permite adaptarse a nuevos desafíos y

oportunidades de manera más efectiva al basarse en un aprendizaje

constante y una toma de decisiones informada.

La sistematización no solo es un proceso de reflexión y análisis

retrospectivo, sino que también tiene un fuerte componente

orientado hacia el futuro. La mejora continua es esencial para

garantizar que las lecciones aprendidas se traduzcan en acciones

concretas que impulsen el éxito en futuros proyectos y actividades.

 Participación Activa en la Sistematización

Un aspecto crucial de la sistematización es la participación activa

de las personas involucradas en la actividad o proyecto que está

siendo analizado. Sus perspectivas y experiencias desempeñan un

papel fundamental en este proceso, ya que aportan conocimientos

directos y valiosos que contribuyen a una comprensión más

completa de la situación.

La participación activa en la sistematización implica involucrar a

quienes han estado directamente implicados en la actividad desde

el principio. Esto puede incluir a miembros del equipo,

beneficiarios, colaboradores y otras partes interesadas clave. La

idea central es que nadie conoce mejor los detalles, desafíos y

logros de la actividad que quienes han participado activamente en

ella.

Las personas involucradas aportan sus perspectivas, opiniones y

testimonios, lo que enriquece la recopilación de datos. Sus

experiencias personales y observaciones ayudan a contextualizar

los hechos y aclarar las circunstancias en las que se desarrolló la

actividad. Esto, a su vez, permite un análisis más completo y

preciso de las lecciones aprendidas.

La participación activa también fomenta un sentido de propiedad y

responsabilidad compartida en el proceso de sistematización. Las

personas involucradas se sienten más comprometidas con la

reflexión sobre las experiencias y la aplicación de las lecciones

aprendidas en futuros proyectos.

 Así, podemos afirmar que la participación activa en la

sistematización es esencial para garantizar que se capturen todas

las perspectivas relevantes y se obtenga una comprensión completa

de las experiencias pasadas. Esta colaboración directa con las

partes involucradas enriquece el proceso y aumenta la efectividad

de la sistematización en la generación de conocimiento y

aprendizaje organizacional.

 Contexto y Entorno en la Sistematización

La sistematización no se limita a la mera recopilación de datos y

experiencias, sino que también presta una atención especial al

contexto y entorno en el que se desarrollaron estas experiencias.

Este enfoque contextual es fundamental para comprender de

manera completa por qué ciertas cosas funcionaron o no en un

proyecto o actividad específica.

El contexto se refiere a las circunstancias y condiciones específicas

en las que se llevó a cabo la actividad o proyecto. Esto puede

incluir factores como la ubicación geográfica, el contexto cultural,

las condiciones socioeconómicas y políticas, entre otros. Todos

estos elementos influyen en cómo se desarrollaron las experiencias

y en los resultados obtenidos.

El entorno, por su parte, engloba todos los elementos que rodearon

la actividad, incluyendo las interacciones con otras organizaciones,

la disponibilidad de recursos, las relaciones con los beneficiarios y

 cualquier otro factor relevante. El entorno puede tener un impacto

significativo en el éxito o fracaso de una iniciativa.

La consideración del contexto y el entorno permite una evaluación

más precisa de las lecciones aprendidas. Ayuda a responder

preguntas cruciales como: ¿Cómo afectó el contexto a la

implementación del proyecto? ¿Qué desafíos específicos surgieron

debido a las condiciones del entorno? ¿Qué oportunidades se

presentaron gracias a ciertos factores contextuales?

En última instancia, comprender el contexto y el entorno en el

proceso de sistematización contribuye a una toma de decisiones

más informada en el futuro. Permite adaptar estrategias y enfoques

en función de las realidades específicas de cada situación,

mejorando así las posibilidades de éxito en proyectos similares.

 Flexibilidad y Adaptación en la Sistematización

Un principio fundamental en el proceso de sistematización es la

flexibilidad y la capacidad de adaptación a las necesidades

específicas de cada situación. No existe un enfoque único que

funcione de manera universal, ya que cada proyecto o actividad

tiene sus particularidades y desafíos propios.

La flexibilidad se manifiesta en la capacidad de ajustar el proceso

de sistematización para adaptarse a la naturaleza de la experiencia

o proyecto que se está analizando. Esto implica considerar factores

como el alcance, la complejidad, los recursos disponibles y el

objetivo final de la sistematización.

 No todos los proyectos son iguales, y, por lo tanto, no se pueden

aplicar los mismos métodos y herramientas en todos los casos. La

adaptación es esencial para garantizar que el proceso de

sistematización sea relevante y efectivo en la recopilación de datos

y la generación de conocimiento útil.

La sistematización debe ser capaz de ajustarse a las dinámicas

cambiantes y a las necesidades emergentes a medida que se avanza

en el proceso. Esto puede implicar la revisión y la modificación de

los enfoques y metodologías a medida que se adquiere un mejor

entendimiento de la situación.

La capacidad de adaptación también se extiende a la incorporación

de nuevas perspectivas y voces a medida que se desarrolla el

proceso de sistematización. Es importante estar dispuesto a integrar

retroalimentación y contribuciones adicionales de personas

involucradas y partes interesadas, lo que puede enriquecer

significativamente el análisis.

La flexibilidad y la adaptación son principios clave en la

sistematización. Estos aspectos aseguran que el proceso sea

relevante y efectivo, permitiendo que se ajuste a las necesidades

específicas de cada situación y que evolucione a medida que se

obtiene un mayor conocimiento y comprensión de las experiencias

pasadas.

 Aplicación Práctica en la Sistematización

Uno de los objetivos fundamentales de la sistematización es

asegurar que los conocimientos y lecciones aprendidas se apliquen

de manera efectiva en la práctica. Este proceso no se trata solo de

reflexionar y analizar experiencias pasadas, sino de utilizar ese

conocimiento para mejorar la toma de decisiones y el diseño de

futuros proyectos o actividades.

La aplicación práctica en la sistematización implica traducir las

lecciones aprendidas en acciones concretas. Esto se logra

identificando recomendaciones claras y relevantes basadas en los

hallazgos de la sistematización. Estas recomendaciones deben estar

directamente relacionadas con los desafíos y oportunidades

identificados durante el análisis.

Una vez que se han formulado estas recomendaciones, es esencial

que se integren en la toma de decisiones y en la planificación de

futuros proyectos. Esto implica que las organizaciones y los

individuos deben estar dispuestos a adaptar sus enfoques y

estrategias en función de las lecciones aprendidas.

La aplicación práctica también incluye la comunicación efectiva de

los resultados y las lecciones aprendidas a todas las partes

interesadas pertinentes. Esto garantiza que el conocimiento

generado durante la sistematización llegue a quienes pueden tomar

decisiones informadas y utilizarlo en la implementación de futuros

proyectos.

El ciclo de mejora continua se cierra cuando se observa el impacto

de las recomendaciones aplicadas. Se debe realizar un seguimiento

constante para evaluar si las acciones basadas en las lecciones

 aprendidas están generando resultados positivos y, si es necesario,

realizar ajustes adicionales para optimizar el desempeño.

Es claro que, la sistematización va más allá de la reflexión y el

análisis; busca asegurar que el conocimiento adquirido se convierta

en acciones concretas y mejora efectiva en futuros proyectos o

actividades. La aplicación práctica es esencial para maximizar el

valor de la sistematización y fomentar un aprendizaje continuo y

una toma de decisiones informada.

3. INFORME EJECUTIVO

a. Definición

El informe ejecutivo es una presentación general y breve de un

documento, informe o propuesta sobre un tema específico. Sintetiza

datos complejos de forma coherente, lo cual permite al tomador de

decisión o al lector conocer puntos claves de la argumentación que se

encuentra en el documento sobre el cual se elabora.

El informe ejecutivo es un resumen de otro documento más extenso y

detallado, que sirve para brindar un panorama concreto y puntual sobre

un proyecto. Al concentrar las claves del documento original facilita su

lectura y su enfoque en lo esencial.

b. Estructura del informe ejecutivo

 El informe ejecutivo no requiere que dividas el contenido con títulos o

subtítulos; puedes hacerlo con una redacción fluida, pero centrándote en

una idea por párrafo.

Fecha y ciudad: es un elemento que ubica en el día y la ciudad donde se

presenta el informe ejecutivo. No requieres más que una línea en la parte

superior derecha de tu hoja.

A quién se dirige: como todo documento que presentas a alguien, debes

incluir el nombre, cargo, empresa o área de la persona a la que te diriges.

Cuerpo: este es el texto del informe, aquí va su esencia. De él depende

que despiertes el interés, tanto como para que acepten tu propuesta o para

que quieran echarle un vistazo al documento original. Es importante que

delimites tus párrafos, porque si no lo haces corres el riesgo de

extenderte demasiado.

Despedida: esta debe ser directa en una frase breve o en un par de

palabras, manteniendo el tono que has utilizado en todo tu texto.

Contacto: finalmente agrega tus datos de contacto, lo cual es

indispensable. Incluye tu nombre, cargo, empresa, logotipo, email,

teléfono y tu sitio web si lo crees conveniente.

c. Instrucciones para la redacción del informe ejecutivo

1. Extrae los puntos clave del documento original

Tu documento original será la base para que puedas hacer un informe

ejecutivo del mismo. Es importante que desde dicho material tengas una

estructura clara y bien explicada de lo que estás presentando, ya que así

será más fácil resumirlo.

Identifica los puntos clave del documento original, es decir, qué se

propone, cómo se hará, los beneficios, los objetivos, el alcance, entre

otros aspectos.

2. Incluye tu fecha y ciudad

Pudiera parecer una formalidad; pero, más allá de eso, indicar la fecha

pone en contexto a quien está leyendo el informe ejecutivo sobre la

vigencia o actualidad del documento.

3. Agrega los datos de la persona a la que te diriges

Una propuesta personalizada siempre tendrá más impacto. Si el

interlocutor mira que este informe no establece a quién te diriges puede

dar por hecho que el mismo informe ejecutivo lo estás presentando a más

personas. Recuerda que si tratas de buscar apoyo es un buen punto de

partida hacer sentir especial a quien está leyendo tu documento.

4. Redacta tu párrafo de introducción

El primer párrafo debe explicar el objetivo de este documento y exponer

los motivos de lo que se está proponiendo. Recuerda que debes ser breve,

directo y claro.

5. Establece un segundo párrafo con el impacto del proyecto

Tu segundo párrafo debe mostrar un impacto positivo de lo que

propones, lo cual será un detonante para lograr la participación que estás

buscando. En el ejemplo, se resalta la necesidad que hay en el mercado y

se menciona el rápido retorno de inversión cuando se invierte en una

tecnología de ese tipo.

6. Crea un tercer párrafo de contexto

En este párrafo puedes dar un poco de contexto, establecer una situación

o algo particular del mercado, que incluso pueda representar un desafío o

un riesgo. Demuestra que ya lo anticipaste para tomar acciones al

respecto. En el ejemplo, la empresa sabe que hay un problema de

imagen, pero es consciente de que si una flota prueba su tecnología en

verdad puede obtener ventajas. Así que dará una demostración por

tiempo limitado en la etapa del lanzamiento.

7. Destina el penúltimo párrafo para objeciones y soluciones

Ya casi terminas tu informe ejecutivo, así que en este penúltimo párrafo

trata de abarcar algunas consideraciones importantes o establece alguna

de las objeciones para las que ya tienes una solución.

8. Escribe tu conclusión

El párrafo de conclusión ya no argumenta más sobre el proyecto, más

bien te enfocas en dar los puntos esenciales en cuanto a costos, y te

tomas unas líneas para reafirmar la invitación a que participen en el

proyecto.

9. Despídete

Es el momento de hacer una despedida formal y agradecimiento por

haberte leído. Una frase simple y directa será un buen cierre como en

nuestro ejemplo.

10. Anota tus datos de contacto

Este paso es fundamental; si bien ya atrapaste el interés de quien te está

leyendo, es posible que la persona quiera tener posteriormente algún tipo

de contacto contigo. Si olvidas incluir tus datos podrías perder una gran

oportunidad.
 11. Revisa tu informe ejecutivo

Listo, ya tienes tu informe ejecutivo. No olvides leerlo en voz alta,

revisarlo dos o tres veces antes de que lo presentes.

4. CONCLUSIONES

 Sistematizar es un proceso para ordenar una serie de elementos y etapas,

otorgándoles jerarquías, para descubrir cómo se sucedió la experiencia

determinada y sirve para comprender lo ocurrido, recuperando

experiencias y uniéndolas, para identificar sus componentes, explicar

logros y anticipar dificultades, con el objetivo de replicarlas. La

sistematización brinda certeza en el correcto ejecutar de las actividades,

ya que ofrece los pasos y etapas para lograr un objetivo determinado.

 La sistematización tiene como su objetivo principal, la difusión y

replicación de experiencias para lograr resultados similares, por ejemplo,

cuando una empresa sistematiza su sistema de ventas, con esto busca que

todos sus vendedores repliquen experiencias exitosas de venta, con el fin

de incrementar el número de cierres de tratos y con ello el ingreso de la

empresa misma. Sistematizar sirve también para lograr mejoras

sustanciales, con base en experiencias pasadas, aprendiendo de los

errores y aciertos vividos.

 Existen distintos tipos de informes que resultan cruciales para llevar las

riendas de una empresa, y uno de ellos es el informe ejecutivo o resumen

ejecutivo. Este consiste en sintetizar los aspectos más considerables de

un informe de mayor extensión, simplificando su lectura a la dirección de

un proyecto o la compañía. Aquí, básicamente se ponen ideas principales

que sirvan de recomendación o líneas de actuación para que se conozca

el panorama general de la corporación.

5. BIBLIOGRAFÍA

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