IT Superior de Lerdo

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y FUNCIÓN

INFORMATICA
Material Didáctico Oficial de la Asignatura.

La Informática en la
Tema 1 Organización
INTRODUCCIÓN
En la actualidad el rol de un profesionista en sistemas es muy importante debido a la gran gama
de habilidades que debe desarrollar. En este tema se muestra de forma general todas las diferentes
áreas que un profesionista de sistemas debe conocer y administrar.
Estas áreas son básicamente la administración de recursos en una empresa, el rol del CIO en su
departamento de sistemas, la planeación de una empresa con objetivos centrados en el negocio
utilizando todas las herramientas de tecnología de información, la alneación del área de
Informática en las organizaciones, los Recursos Humanos, Presupuestos, Adquisición de
Recursos Computacionales y conocer a los Usuarios Finales, el cómputo y necesidades.

Importancia de la 1.1
administración en la
unidad informática
y su función
La función 1.2
informática como
ventaja competitiva
en las
organizaciones
TI actuales en 1.3
Hardware, software,
datos y
comunicaciones,
calidad y procesos
informáticos
 ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS Y FUNCIÓN INFORMÁTICA
Tema 1 – Informática en la organización

1.1 Importancia de la administración en la unidad

informática y su función

Cuando se habla de la función informática se definen temas como son nuevas aplicaciones
tecnológicas, nuevos dispositivos y nueva forma de elaborar información consistente y la base
que lo hace posible es la información.
Puntos que se deben considerar en el significado que tiene la información dentro de la función
informática
1.- La información debe ser almacenada y procesada por computadora
2.- Debe ser confidencial para algunas personas
3.- Puede ser mal utilizada o divulgada
4.- Puede ser saboteada o verse afectada por fraude
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir, controlar, el uso de los
recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la
organización de manera eficiente y eficaz.

Funciones de la administración:
Planear. Consiste básicamente en elegir, fijar las misiones y los objetivos de la organización.
Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos,
presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de
decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. En pocas palabras, es
decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y como se va a lograr.

 Organizar. Consiste en determinar que tareas hay que hacer, quien las hace, como se
agrupan, quien rinde cuantas a quien y donde se toman las decisiones.
 Dirigir. Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.
 Controlar. Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional
para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del
desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las
normas y la contribución a la corrección de estas.

Actualmente en todas las empresas ya sea, micro, mediana, grande o transnacional, incluyen
el uso de tecnologías de información en sus procesos de administración, producción, manejo
de recursos humanos, capacitación, desarrollo de sistemas, etc.
A tal grado que si se suspende la función informática se paralizan automáticamente las demás
funciones de la empresa, e incluso puede afectar a otras empresas asociadas a esta.
Poco a poco se ha escapado de las manos el control del área de informática implicando un
gran problema al que debemos enfrentarnos a diario, ya que se está perdiendo la capacidad
técnica y las consecuencias toman niveles de deterioro informático peligroso,
espectacularmente costoso para las empresas, pudiendo concluir que el área de informática no

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Tema 1 – Informática en la organización
está administrada ni lo ha estado jamás por los gerentes, directivos o responsables de tal área.

Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el área de informática de

cualquier organización, en administración existe el concepto de la delegación de
responsabilidades, es decir el administrador no puede, ni debe hacer todo por sí mismo, él
debe designar a cada persona cuál es su función y ayudarla a que esta la realice de la mejor
manera.
En el área de informática también se aplica este concepto ya que es importante que el Lic. En
informática que generalmente funge como administrador de la función informática de las
organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnología, y entender que no se debe delegar la
propia tecnología (es decir, no se puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas o
lenguajes que quiera en sus PC) sino que se debe delegar es su uso de esos sistemas,
programas o paquetes, no siendo responsabilidad del administrador De la función informática
el uso de la tecnología pero si el desempeño y funcionalidad de la misma.

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Tema 1 – Informática en la organización
Por lo que la nueva teoría sobre la Administración de la Función Informática (El factor AFI),
tiene como requisito indispensable la descentralización del área de Informática, aun en contra
de muchas personas dentro de la empresa que estarán reacios a aceptar su validez y su puesta
en marcha

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

Las Estrategias para la Informática

La introducción de las TIC y de los Sistemas de información (SI) al interior de una

organización puede conducir tanto a éxitos como a fracasos. Algunos de los fracasos tienen
relación con costos y tiempos de desarrollo descontrolados de algunos proyectos informáticos,
otros con la percepción negativa de los usuarios y empleados acerca del nuevo sistema
también pueden deberse a un exceso de mecanismos de monitoreo y control de las actividades
de clientes y empleados, o a la utilización de tecnologías no suficientemente maduras, entre
otros factores.

Peter Drucker atribuye el éxito de una organización a tres factores:

 conocimiento del medio externo de la organización

 desarrollo de estrategias (misiones) consistentes con el medio externo

 desarrollo de competencias de base, necesarias para cumplir con las misiones

Estos criterios deben servir también de guía en la búsqueda del éxito en la planificación de los
proyectos y servicios informáticos. En consecuencia, la planificación informática debe ser un
proceso para decidir las estrategias óptimas que sustenten adecuadamente el conocimiento del
medio externo, que apoyen el desarrollo de las estrategias organizacionales y que apoyen el
desarrollo de sus competencias para cumplir las misiones.

Esta debe ser la perspectiva que oriente un proceso exitoso de planificación informática en la
organización. Adicionalmente, una eficiente administración de la informática debe apuntar a
ejecutar adecuadamente las estrategias definidas para apoyar los planes de la organización.

Para que las estrategias informáticas se definan en forma perfectamente alineada con las
estrategias de la organización, es necesario iniciar el trabajo de planificación con un análisis
de los procesos organizacionales y las oportunidades para mejoras, cambios o invención de
nuevos procesos. En seguida, el análisis de las estrategias informáticas debe incluir un estudio
detallado de las necesidades de:

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Tema 1 – Informática en la organización
• Arquitectura de la información: para una adecuada recolección, organización,
almacenamiento, comunicación y uso de la información en la organización (modelos
de datos y de procesos, actuales y futuros);

• Arquitectura de los sistemas de información: determinación del portafolio de

aplicaciones (SI) existentes para ser operadas y mantenidas (perfeccionadas), junto
con la definición del portafolio de aplicaciones (SI) nuevas a ser desarrolladas
(construidas), compradas o arrendadas, para apoyar las diversas actividades de la
organización;

• Arquitectura de las TIC de base: estructura, estándares y capacidades de la

infraestructura de base (hardware, software, redes de video, voz y datos) y de los
servicios tecnológicos en la organización; (se debe incluir también un levantamiento
de la infraestructura existente y proyección de sus ampliaciones.)

El resultado práctico de la planificación informática será un documento (“plan informático”)

que describe las estrategias en estas tres áreas. Dichas estrategias debieran establecer la
consolidación y evolución de una infraestructura de largo plazo, que apoye efectiva y
eficientemente las estrategias de la organización. En particular, dichas estrategias deben
buscar la integración de recursos, productos y servicios, evitando la fragmentación,
redundancia e inconsistencia en los sistemas informáticos de la organización. Una buena
interoperabilidad de los sistemas informáticos reduce sustancialmente estos tres últimos
defectos. Para ello es necesaria una visión transversal (no parcelada) de toda la organización.

El Análisis de los Procesos Organizacionales

El análisis de los procesos organizacionales, desde una perspectiva de necesidades

informáticas, se debe realizar idealmente como la primera etapa de la planificación
informática, inmediatamente después de la definición de las estrategias de la organización.

Dicho análisis organizacional incluye lo siguiente:

 estudio de los sistemas informales de la organización.

 estudio de los objetivos generales y necesidades informáticas de la organización,

tanto internas como para su relación con el entorno.

 estudio de los procesos de negocio actuales y de alternativas, en cuanto a su manejo

de información, para mejoras, transformación o re-invención de procesos.

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Tema 1 – Informática en la organización
El Proceso de Planificación Informática

Hemos dicho que la planificación informática es el proceso de estudiar, analizar y decidir

sobre las mejores estrategias de incorporación y uso de los sistemas de información (SI) y de
las TIC en una organización; es decir, define los caminos a seguir en un cierto período de
tiempo futuro, en forma perfectamente alineada con la misión y estrategias de la organización.
En la siguiente figura se esquematizan los principales elementos que componen este proceso
de planificación.

Figura 1: El proceso de planificación informática

El análisis organizacional entrega información sobre los procesos de negocio actuales y sus
necesidades/oportunidades de mejoras, re-diseños, innovaciones y apoyos informáticos. El
análisis del entorno entrega información del ambiente externo de la organización, su estado
actual y evolución, las necesidades/oportunidades para las cadenas de valor de abastecimiento,
de clientes y para las relaciones con otras organizaciones. EL análisis de las TIC y SI en el
mercado entrega información sobre el estado actual y emergente de las tecnologías, que
podrían ofrecer nuevas oportunidades de mejoras, cambios e innovaciones para la
organización.

Como resultado del proceso de planificación, el plan informático define las estrategias,
alineadas con los planes de la organización, con las cuales se introducen, operan, mantienen y
evolucionan: la información, los sistemas de información y las TIC en la organización. Dichas
estrategias deben definir un plan de largo plazo para la infraestructura informática y su
evolución, de modo de soportar en forma eficiente y efectiva el funcionamiento de los
sistemas y servicios informáticos. Por sobretodo se debe favorecer la integración e
interoperabilidad (en redes Web/intranets y Web/extranets) de los sistemas informáticos y
evitar su fragmentación, redundancia e inconsistencia

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Tema 1 – Informática en la organización

1.2 La Función Informática como ventaja competitiva en las

organizaciones

Cualquier empresa, en algún momento, se encuentra inmersa en cierta fase de lo que se ha

llamado ciclo de crecimiento competitivo, dentro del cual la informática juega un papel
protagónico y definitivo.

Dependiendo de la fase por la cual la empresa esté pasando, la informática se puede

aprovechar de manera preponderante, siempre y cuando se esté preparado para hacerlo.

En este punto radica una gran deficiencia del área de informática, pues al encontrarse aislada
y ajena a los objetivos de negocio de la empresa, generalmente no puede actuar de manera
oportuna ni efectiva, y aunque apoya, en esencia esto no es solo lo que se quiere de ella.

El área de informática debe estar activa durante todo ese ciclo, no solo cuando su apoyo sea
urgente para resolver algún problema. Mientras la estructura organizacional interna del área
de informática se encuentre centralizada, vista como un simple apoyo (aunque ahora se acepte
como un apoyo fundamental) y no diseminada en toda la organización de manera
descentralizada, contempla como una función vital, esta deficiencia permanecerá
irremediablemente de manera indefinida.

El desarrollo tecnológico ha permitido que la computadora sea introducida en una gran

cantidad de organizaciones las cuales concentran la función informática en departamentos,
unidades o centros de procesamiento de datos que se encargan de proporcionar los servicios
de cómputo necesarios a la organización.

Dentro de estos centros de cómputo se encuentran, además del equipo y programas que se
procesan la información, los recursos humanos especializados, el factor más importante, de
cuya habilidad depende la satisfacción de las necesidades de cómputo de las organizaciones.

Existen muchas y diferentes formas de organización de los centros de cómputo así como del
enlace de las funciones de cada grupo personal que ahí labora.

La Informática y las organizaciones

Se ha demostrado que la introducción de las nuevas tecnologías trae consigo grandes

transformaciones no sólo infraestructurales sino, y mucho más preocupantes, psicosociales.
Es decir, tienen un gran impacto sobre las personas, la vida social y la sociedad en general, de
lo que no está ajeno el mundo de las organizaciones.

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Tema 1 – Informática en la organización
Son múltiples y diversas las aplicaciones tecnológicas que están incidiendo sobre los procesos
de trabajo y sobre las propias organizaciones de hoy día. Por lo que las nuevas tecnologías
informáticas afectan todos los aspectos de la vida laboral, lo que se puede comprobar en los
grandes cambios que han venido aparejados por su aplicación. De manera general podemos
encontrar:

1- Impacto sobre el puesto de trabajo y desempeño. Se han visto afectadas las

actividades y tareas que se realizan dentro de la organización (se requiere, entre otras
cosas, mayor flexibilidad), cambiando de esta forma los puestos de trabajo (más
autonomía, nivel de desafío, etc.). Por ende, las competencias requeridas para esos
puestos de trabajos no serán las mismas, hasta el entorno físico del trabajo se ve
afectado, para bien, por esos cambios.

2- Impacto por el bienestar psicológico y calidad de vida laboral: Aquí entra con fuerza
el concepto de “angustia tecnológica”. Esto surge a raíz de todas las transformaciones
psicológicas de que son partícipes los trabajadores con la introducción de la
informática (inseguridades, dependencias, desconocimientos, sensación de atraso,
entre otra

3- El impacto sobre las relaciones interpersonales y el trabajo en equipo. Sobre este

punto cabe destacar el valor y relevancia que ocupan la comunicación en el mundo de
hoy, pues es a través de ésta que se ejerce mayor influencia sobre las personas y se
propician los cambios.

4- Impacto sobre la estructura y procesos organizacionales. Es evidente que ya las

organizaciones no son las mismas, por tanto, así como deben cambiar las personas
también deben adaptarse a las nuevas condiciones la estructura organizacional, de
manera que facilite la incorporación de estos cambios en el ambiente de trabajo. La
“forma de hacer” las cosas, también debe asumir e incorporar a la tecnología como
centro del proceso.

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Tema 1 – Informática en la organización

1.3 TI actual en: hardware, software, datos y

comunicaciones, calidad, procesos informáticos

El gerente de servicios de información

El CIO (funcionario de información en jefe) para los nuevos tiempos debe dedicar tiempo al
negocio y a capacitarse en materia de negocios, pues ya no basta con que maneje los temas
tecnológicos, debe además manejar todo lo atinente a la actividad
comercial. Debe además concentrar sus esfuerzos en mejorar de manera continua los
procesos informáticos, y aumentar la eficiencia en el aprovechamiento de recursos dedicados
a sistemas.

El CIO debe estar totalmente imbuido de las nuevas necesidades y requerimientos de la

empresa, y de sus directivos y empleados, como así también de los
proveedores, clientes, consumidores e inversionistas, e inclusive de la comunidad toda. Ello
es así no sólo a raíz de las nuevas necesidades sino también como consecuencia de las
posibilidades de dar satisfacción a las mismas vía Internet e Intranet.

El CIO es una persona que tiene el deber de no dejarse llevar por modas tecnológicas,
conducentes simplemente a hacer las cosas como antes pero con la nueva tecnología, lo cual
sin lugar a dudas a de ser en la mayoría de los casos altamente ineficiente, y por otro lado
debe evitar cambiar el modo de hacer las cosas simplemente porque una nueva tecnología
exige hacerlas de otro modo.

Sistema de apoyo a decisiones

Una buena forma de definir al DSS es en función de sus objetivos:

• Ayudar a los gerentes a tomar decisiones para resolver problemas semiestructurados.

• Apoyar el juicio del gerente en lugar de tratar de reemplazarlo.
• Mejorar la eficacia del gerente en la toma de decisiones, más que su eficiencia.

Estos objetivos tienen una correlación directa con tres principios críticos del DSS que son: la
estructura del problema, el apoyo a decisiones y la eficacia de las decisiones.

En cuanto a la estructura de los problemas es muy difícil detectar problemas que puedan
calificarse de totalmente estructurados o totalmente carentes de estructura,
por cuanto sobresalen por ser en su casi totalidad semiestructurados. Ello significa que el
DSS se dirige al área en la que se encuentra la mayor parte de los problemas.

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Tema 1 – Informática en la organización
Ahora bien, el DSS no pretende suplantar al gerente. Ello es así pues la computadora sólo
puede aplicarse a la porción estructurada del problema, pero sólo el gerente puede hacerse
cargo de la porción no estructurada. Así la suma del gerente y la
computadora permiten resolver problemas que pertenecen al área semiestructurada.

El objetivo del DSS no es hacer el proceso de toma de decisiones lo más eficiente que sea
posible. El tiempo del gerente es valioso y no debe desperdiciarse, pero el principal beneficio
de usar un DSS es tomar mejores decisiones, o sea lograr la mayor eficacia.

Los DSS se consideraron como una oportunidad de hacer mejor las cosas, y lo han logrado.
Durante los últimos veinticinco años el DSS ha sido la aplicación de las computadoras en
los negocios que más éxito ha tenido, a pesar de lo cual el mismo es aún desconocido en las
empresas tradicionales, tanto a nivel gerencial como a nivel de sus responsables y asesores en
informática.

Las labores de oficina

La automatización tuvo su inicio con los procesos productivos,

para propagarse posteriormente a las áreas de oficinas, con el interés de ayudar a mejorar
la performance de las secretarias y empleados administrativos.

Con el tiempo la enorme capacidad para facilitar la comunicación tanto formal como
informal, ya sea con personas dentro como fuera de la empresa atrajo a
los gerentes y profesionales como usuarios de ésta tecnología. Todos estos trabajadores
de oficina usan la OA (automatización de oficina) para aumentar su productividad.

La oficina automatizada, como concepto, utiliza tres de los grandes logros

de la humanidad: la escritura, las comunicaciones estáticas y el ordenador, para hacer
posible una intensa mejora de las condiciones de trabajo en la oficina, donde transcurre más
de la cuarta parte de la vida de muchas personas, ayudándonos en una mejor planificación,
distribución y ejecución de una actividad consustancial a la especie humana: el trabajo.

Gracias a las notables mejoras en materia de comunicación (tanto en velocidad, calidad, como
en costos) se ha hecho factible que ciertos empleados realicen una parte de su trabajo, o todo,
en cualquier sitio. Cada vez más empleados están trabajando en casa y comunicándose con su
oficina por medio de sistemas de comunicación electrónica como correo electrónico (e-mail)
y transmisión de facsímil (fax). Cuando una organización realiza su trabajo de oficina de esta
forma, el lugar de trabajo recibe el nombre de oficina virtual.

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Tema 1 – Informática en la organización
La capacidad de la OA para vincular a las personas electrónicamente ha abierto nuevas
posibilidades en la forma como se lleva a cabo el trabajo de oficina. Dicha capacidad incluso
ha hecho innecesario que el trabajo de oficina se realice en una oficina. En vez de ello, ese
trabajo puede efectuarse en cualquier lugar en el que el empleado se encuentre.

El nombre que se da a esta capacidad es la antes enunciada como oficina virtual, término que
sugiere que el trabajo de oficina puede efectuarse virtualmente en cualquier lugar en tanto el
sitio de trabajo esté vinculado con uno o más de los sitios fijos de la empresa por medio de
algún tipo de comunicación electrónica.

El trabajo a distancia y el concepto de oficina virtual se han popularizado tanto entre los
empleados como entre sus organizaciones. En 1995, se estimó que aproximadamente el 30%
de la fuerza de trabajo de Estados Unidos dedicaba un promedio de seis a ocho horas a la
semana al trabajo a distancia.

Entre las ventajas de la oficina virtual cabe destacar: el menor costo de instalaciones, la
notable reducción en materia de costos de equipo, la generación de una
red formal de comunicación, un menor nivel de interrupciones en el trabajo y la
posibilidad para la empresa de contratar personal que de otra manera no tendrían
posibilidades de trabajo (discapacitados, ancianos, padres con hijos pequeños).

Sistemas de Información Gerencial

Uno de los autores sobresalientes en el tema de los Sistemas de Información Gerencial (MIS)
es John Rockart, quien considera como objetivo fundamental de este tipo de sistemas el
permitir el monitoreo y seguimiento por parte del ejecutivo, de los factores críticos del éxito
del negocio. Estos factores críticos están conformados por el conjunto de
variables de una organización, los cuales son necesarios monitorear y dar seguimiento a
los efectos de asegurar el éxito de la empresa.

El sistema de información gerencial tiene por principal propósito

satisfacer las necesidades de información de todos los gerentes de la empresa. El MIS
refleja el deseo de los ejecutivos de poner la computadora a disposición de todos los que
resuelven los problemas de la organización. Una vez el MIS está implementado ayuda a los
gerentes y demás funcionarios o personal de la empresa a identificar y comprender los
problemas.

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Tema 1 – Informática en la organización
Entre los factores de éxito de un MIS se tienen:

 Que se vea bien. Para que un MIS se vea bien debe de estar orientado al uso gráfico
de las pantallas, lo cual habilita a los ejecutivos a acceder a la
información relevante sin entrenamiento previo.

 Que sea relevante. Un MIS debe dar a los ejecutivos acceso a

los datos que son

 importantes para la organización y que se han identificado como críticos para el éxito
de la empresa.

 Que sea rápido. Se necesitan tiempos de respuestas cortos, de lo contrario los

ejecutivos dirán que están perdiendo su tiempo.

 Que la información esté disponible y actualizada. Un MIS debe

proporcionar a los ejecutivos la información en el momento oportuno, es decir,
cuando ellos la requieren. Además, la información que se presente al ejecutivo debe
de estar actualizada para que tenga validez, ya que no sirve utilizar información que
ya no es vigente.

El sistema de información gerencial puede definirse como un sistema

basado en computadoras que proporcionan información a usuarios que tienen necesidades
similares. Los usuarios generalmente constituyen una entidad organizacional formal. La
información describe a la empresa o a uno de sus principales sistemas en términos de lo que
ha sucedido en el pasado, lo que está sucediendo en el presente y lo que es probable que
suceda en el futuro.

Generalmente se presenta en forma de informes periódicos, informes especiales y salidas de

simulaciones matemáticas. La información producida es utilizada tanto por gerentes como por
no gerentes para tomar decisiones que resuelven los problemas de la empresa.

La simulación otorga a las empresas y gerentes la fuerza para aceptar el

riesgo, experimentar, fallar y volver a hacer un nuevo intento. La misma
permitirá hacer cosas extraordinarias en tiempos cada vez más comprimidos.
Se trata pues de enormes estímulos puestos al servicio de la creatividad y la
innovación.

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Tema 1 – Informática en la organización
Informática aplicada a la producción

En las áreas de manufactura se están aplicando las computadoras con dos

objetivos primordiales que son: como sistemas físicos y como sistemas de información. Así
tenemos que el diseño asistido por computadoras (CAD), la manufactura asistida por
computadoras (CAM) y la robótica se usan en el sistema de producción físico para realizar
mejor ciertas actividades y reducir costes. En tanto que en materia de información, la
utilización de los medios informáticos comenzó con el control y la gestión de los inventarios,
los cuales incluían el punto de pedido, para pasar luego al moderno concepto de la
planificación de necesidades de materiales (MRP).

Más recientemente las empresas de alta competitividad incorporaron a sus sistemas de

computación el concepto de la producción “just in time”. Este nuevo sistema de producción
sumada a la nueva ola en materia de calidad y productividad llevó a las empresas a la
imperiosa

necesidad de contar con sistemas destinados a la aplicación eficiente y eficaz del TQM
(Gestión de Calidad Total). Entre las necesidades más acuciantes se encuentra la aplicabilidad
del SPC (Control Estadístico de Procesos), los cuales debido a las revolucionarias ideas de
Deming en materia de calidad y administración se aplicaron también a la mejor gestión de las
empresas (SMC – Control Estadístico de Gestión).

Recientemente la evolución en los procesos de gestión de calidad han incorporado la

necesidad de aplicar los sistemas informáticos en el cálculo de los niveles en sigma para los
diferentes procesos y componentes o servicios generados por una empresa
(Sistema Seis Sigma).Todo este proceso de desarrollo continúa expandiéndose para llegar
hoy al revolucionario concepto de la fábrica flexible y su Sistema de Manufactura Integrada
por Computador (CIM).

Las empresas que pretendan mantenerse al margen de ésta evolución se verán pronto con
graves inconvenientes a la hora de competir. Es como un ejército que pretende atacar con
caballería a una brigada de tanques modernos en pleno avance.

Sistemas de información financiera

El término sistema de información financiera (CBIS) permite proporcionar a personas y

grupos tanto de dentro como de fuera de la empresa de información relacionada con los
asuntos financieros de la misma. Esta información consiste tanto de informes periódicos,
como especiales, más resultados de simulaciones matemáticas, comunicaciones electrónicas y
consejos de sistemas expertos.

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Tema 1 – Informática en la organización
La posibilidad de efectuar controles de gestión y presupuestaria, administrar el flujo de
fondos (cash flow), y realizar pronósticos son algunas de las novedosas e importantes
aplicaciones informáticas en materia financiera.

Así, el subsistema de administración de fondos ayuda a la gerencia no sólo a rastrear el flujo

de dinero a través de la empresa, sino a influir en ese flujo. El modelo de flujo de efectivo se
usa para simular el efecto de decisiones alternativas sobre el flujo.

El flujo de efectivo que sale de una empresa es afectado por el presupuesto operativo. Los
gerentes de todas las áreas de la organización usan el presupuesto como mecanismo de
control. Los informes de presupuesto mensual durante el ejercicio fiscal indican a los gerentes
qué tan bien se están desempeñando en relación con lo presupuestado. Los gerentes también
usan relaciones para comparar el desempeño de sus unidades con estándares establecidos
por la empresa, la industria a la que pertenece la empresa y el mundo de los negocios en
general. Para todo ello el sistema informático debe dar propuestas y soluciones novedosas,
creativas e innovadoras, que permitan mejorar el control sobre la marcha de la empresa.

Sistemas de información para ventas y marketing

Conformado por el subsistema de producto el cual suministra información acerca de los

productos de la empresa, el subsistema de colocación el cual genera información vinculada
a la red de distribución de la empresa, el subsistema de promoción encargada de informar
acerca de las actividades de publicidad y ventas del personal de la empresa, el subsistema de
precios, el cual ayuda al gerente en la adopción de decisiones concernientes a dicho aspecto, y
el subsistema de mezcla integral que permite el desarrollo de estrategias que tomen en
consideración todos los aspectos del marketing.

Una importancia creciente dentro de la estrategia empresaria lo tiene la utilización de

software destinado a la predicción de ventas, como así también al análisis paretiano de la
rentabilidad por producto, línea de productos o servicios, zonas o regiones, formas de
distribución, formas de pago, tamaño de las ventas, clientes y tipos de consumidores entre
muchas otras.

Sistemas de información de Recursos Humanos

Todos los aspectos concernientes a la más eficaz y eficiente administración

de los recursos humanos mediante el manejo de nuevos y poderosos
recursos informáticos resultan clave y fundamentales. Entre los aspectos a considerar
tenemos:

 Control de asistencia de personal.

 Ubicación de personal en la planta.
 Control de productividad laboral.

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Tema 1 – Informática en la organización
 Recepción de currículum.
 Sistema de información interna.
 Liquidación de sueldos y administración de vacaciones, permisos y otros eventos
 Inventario de recursos humanos.
 Sistema para la comunicación y posterior gestión de sugerencias del personal.
 Sistema para el aviso de alertas (sistema de prevención).
 Gestión del Conocimiento.

MRP II

Los problemas de déficit de materiales, elevado inventario, baja calidad, mal servicio al
cliente, baja productividad y mala gestión de caja están fuertemente
relacionados. La clave para solucionar estos problemas es identificar y eliminar las
causas que los generan.

Los paquetes de software MRP II tienen frecuentemente éxito en la

resolución de problemas donde otras aplicaciones han fallado, muchas veces debido a que
las mismas resultan difíciles de usar y de mantener, fallando a la hora de aportan información
oportuna y precisa a los usuarios.

El MRP II es una de las herramientas más importantes que tiene una empresa a su disposición
para implementar el “Just in Time”. Características del MRP II, tales como
nivelación posterior, compensación del plazo de entrega, montajes fantasmas y programas
de producción asistida, ayudan a las empresas a reducir el inventario y el trabajo indirecto.

El sistema MRP II facilita más soluciones y ventajas a la empresa que

cualquier otra solución única de aplicación para fabricantes. Ello se debe a que MRP II
contiene módulos que auxilian a casi todas las partes de la empresa. Muchas
empresas y consultores industriales consideran a MRP II como el
fundamento básico para la implementación de la fabricación integrada por
ordenador.

Sistemas basados en el conocimiento

La Inteligencia Artificial (AI) se está aplicando actualmente en los negocios en forma de

sistemas basados en el conocimiento, que utilizan conocimiento humanos
para resolver problemas. El tipo más popular de sistema basado en el conocimiento es el
sistema experto. Un sistema experto es un programa que intenta representar los conocimientos
de expertos humanos en forma heurística.

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 ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS Y FUNCIÓN INFORMÁTICA
Tema 1 – Informática en la organización
Una de las aplicaciones más importantes de estos sistemas en las empresas tienen lugar a la
hora de entrenar a gerentes en materia de tácticas y estrategias, sobre todo en lo concerniente
a temas de marketing y finanzas.

Entre los múltiples usos de la AI se tienen temas concernientes al

mantenimiento predictivo y preventivo, la fijación de precios, la preparación de presupuestos,
el análisis crediticio, el análisis de ratios, detección rápida de eventos y detección de fraudes
entre otras muchas y variadas aplicaciones.

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 ADMINISTRACÓN DE LOS RECURSOS Y LA FUNCIÓN INFORMÁTICA
Tema 1 – Informática en la organización

Conclusiones del Tema.

Vivimos en una era marcada por la velocidad. Ello es consecuente con la gráfica de estos
tiempos, una gráfica simbolizada por una curva de pendiente cada vez más pronunciada
(de manera ascendente), símbolo del incremento creciente en la velocidad a la cual
aumenta la población, la polución, las comunicaciones, la cantidad de información, la
variedad de productos, el acortamiento de los ciclos de vida de los productos, la velocidad
de respuesta ante la solicitud de servicios entre muchos otros.

Durante milenios podemos apreciar un curva prácticamente plana o semi-plana,

respondiendo la velocidad de la información a esta curva, ante un cambio tan dramático en
la curva, la velocidad de información debe acelerarse para responder a las crecientes
necesidades de control y resolución de problemas. Cada día las decisiones deben adoptarse
más rápida y eficazmente. Los sistemas informáticos cuyo diseño respondían a un cambio
moderado ya no son viables dentro del nuevo contexto.

La velocidad de respuesta tanto en el diseño y programación de software, como en su

posterior puesta en funcionamiento, y sumado a ello la rapidez con que los mismos
generan información y permiten adoptar decisiones, es clave en los actuales momentos.
Proyectos que tardan demasiado tiempo corren el riesgo de comenzarse a implementar
bajo condiciones que han cambiado y que por tanto hagan inviable o escasamente
satisfactorio al sistema como tal.

El paradigma en materia informática ha sufrido numerosos e importantes cambios, de un

enfoque centrado en la venta de software se ha pasado a uno enfocado a la venta de
información, de un diseño para ser gestionado por especialistas se ha pasado a un diseño
enfocado en las necesidades específicas de cada integrante de la organización. De un
enfoque dirigido a un uso restringido se pasa a la generación de información amplia y
flexible

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 NOMBRE DE LA ASIGNATURA
Tema X - Nombre del Tema

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