EL PROCESO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1. PLANIFICACIÓN

La transición involucrada en la implementación de un Sistema de Gestión Documental

(Document Management System o DMS) debe ser llevada a cabo progresivamente, es decir,
empezando ordenadamente por un área en la organización que se beneficiaría en gran
manera con un sistema como este. A medida que se va refinando las prácticas y
procedimientos se puede seguir implementando en más áreas y convertirla en una filosofía
dentro de la compañía. Un buen proceso de planificación puede seguir el siguiente camino:

1. Justificar la importancia de implementar un sistema de gestión documental en base

a las necesidades de la empresa y conseguir la aprobación de la gerencia para llevarlo
a cabo.

2. Escoger el área piloto que servirá para implementar inicialmente el sistema en dónde
se pueda ver beneficios inmediatos.

3. Elegir el equipo de trabajo líder que guiará el proceso de implementación y definirá

inicialmente los objetivos y responsabilidades.

4. Plantear estrategias de capacitación en la compañía, un DMS debe convertirse en una

filosofía más que en una herramienta.

5. Finalmente plantear estrategias de revisión del rendimiento y llevar a cabo la

implementación del sistema.
 2. IMPLEMENTACIÓN

Corresponde a la aplicación del sistema de gestión documental, los pasos que se siguen sin
los siguientes:

1. Identificar los archivos que se van a gestionar: documentos físicos o documentos

digitales.

2. Elegir e implementar un sistema de archivo para organizar las gavetas: alfabético,

numérico, por asunto o geográfico.

3. Establecer tiempos de almacenamientos de documentos.

4. Diseña diagrama de flujo entrada y salida de documentos.

3. EVALUACIÓN

Esta es la última etapa para el diseño de un Sistema de Gestión Documental en el que se

establece un proceso de evaluación de la funcionalidad del sistema, cada determinado
tiempo se deben aplicar los siguientes puntos:

1. Contar con instrumentos de evaluación y registro de destrucción de documentos.

2. Evaluar la calidad de implementación del sistema, es decir, realizar una revisión en
físico de la correcta implementación.
3. Identificar que el tiempo asignado para la destrucción de los documentos sea el
determinado en el sistema.
4. Valorar si el sistema de gestión documental funciona como se estableció o es
necesario re-organizarlo.
RECURSOS BÁSICOS DEL ARCHIVO

1. FICHEROS Y TARJETEROS
Las fichas o tarjetas se colocan horizontal o verticalmente, se desplazan, las unas en relación
con las otras, por un espacio constante que asegura la visibilidad de las referencias y la
señalización.

2. CLASIFICADORES
Los clasificadores se fabrican en distinto tamaño, modelos y materiales. Sus usos son
diversos, por ejemplo para organizar tarjetas, fichas, correspondencia, cheques, facturas,
talonarios, puede realizarse por cualquier sistema de ordenamiento que utilice la empresa.
Para esto hay clasificadores con rótulos en blanco que se utilizan de acuerdo con las
necesidades de cada organización. Clasificador de Acordeón.

3. CARPETAS
Son dos hojas de cartulina o manila, cartón prensado o fibra, con pliegues adicionales o
dobleces marcados que permiten ampliar su capacidad. La proyección de la tapa posterior
se llama pestaña y viene de diferentes tamaños. La rotulación o marcación de la carpeta se
hace sobre la pestaña y es el nombre que adquiere la carpeta. Una carpeta tiene capacidad
máximo para 100 documentos conservando su forma original.

USO DE CARPETAS DE ACUERDO A SU CAPACIDAD DE ALBERGUE:

 Abertura normal. Se amplía a medida que se introducen los documentos. El papel se

ondea si la abertura se rompe prematuramente. Si la abertura se abre de manera
natural, alberga hasta 100 hojas.
 4. BOLSAS
Llamadas también sobre o fundas. Un ejemplo claro son las historias clínicas, los registros
médicos y de personal. Las que más se usan tienen separadores o compartimentos dentro
de ellas. Se elaboran en plástico, cartón, tela y hule.

5. LEGAJOS
Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. En cuanto
a los documentos que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el primero o el más
actualizado al principio o al final. En el caso de las hojas de vida, se prefiere que al final se
queden las recibidas de último.

El legajo se identifica con los siguientes datos:

•Identificación de la empresa
•Nombre de la dependencia a la cual pertenece
•Título para el archivo
•Año al cual pertenecen los documentos

6. RÓTULOS O MARBETES
Son las tiras de cartulina o las cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas, para
titular las carpetas. Se consiguen en tiras perforadas, y gran variedad de colores. Eje:

ÍNDICE
Es una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta. Se coloca en el portaíndice
que tiene cada gaveta y se acostumbra protegerlo con un pedazo de acetato.

7. GUÍAS
Son cartulinas o cartones para separar distintos grupos de documentos dentro de una
carpeta. Pueden ser simples o complejos.