INSTITUTO TÉCNICO COMERCIAL DOCENTE:VANESSA ALIAGA V.

INCOS – EL ALTO
TEMA 4

PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA ARCHIVAR

Introducción

El archivo de oficina está formado por los documentos producidos o recibidos por una unidad
administrativa en el desarrollo de las funciones y actividades que tiene encomendadas. Corresponde
a la primera etapa de la vida de los documentos, y en ella deben permanecer mientras dura la
formación de los expediente e incluso al terminar ésta, si las necesidades de consulta por la propia
unidad son continuas. El documento administrativo es el mismo desde que se produce en la oficina,
como soporte físico de una gestión determinada hasta que es depositado en un archivo. Lo que
cambia a lo largo del recorrido que atraviesa es el tratamiento que recibe y el uso que se hace del
mismo. La organización que se le dé en esta primera etapa determinará, dado el volumen de los
documentos que se genera en la Universidad, las posibilidades de tratamiento que reciba más tarde.

Procedimientos para archivar

Inspeccionar

Cerciorarse de que la correspondencia está aprobada y lista para archivar. Verificar en el sello
radicador de correspondencia recibida, si está firmada por quien la tramitó. Retirar ganchos de
cosedora y clips de los documentos

Clasificar

Determinar el nombre, número o fecha con la cual se organizarán los documentos que se van a
archivar, se colocan en grupos homogéneos de acuerdo con la entidad productora y con el sistema
de organización que tenga la empresa.

Codificar

En cada documentos se coloca o indica un código que señala donde será archivado

Distribuir

Definida la forma de clasificar de los documentos, se separan los grupos, de acuerdo con las
agrupaciones documentales, enseguida se organizan dentro de cada grupo, según el sistema de
ordenamiento para cada serie o subserie.
INSTITUTO TÉCNICO COMERCIAL DOCENTE:VANESSA ALIAGA V.
INCOS – EL ALTO
Archivar

Por último, se colocan los documentos dentro de las unidades de conservación (carpetas), teniendo
en cuenta el Principio de Orden Original.

Es colocar las cartas en los respectivos fólderes, carpetas o archivadores de palanca.

Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:

1. Archivar sobre la marcha.

2. Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.

3. Usar separadores.

4. Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.

5. Sujetar los papeles con grapas.

6. Unir las copias de las respuestas.

INSTITUTO TÉCNICO COMERCIAL DOCENTE:VANESSA ALIAGA V.
INCOS – EL ALTO
7. Alinear los bordes de los papeles que se archivan.

8. No recargar cajones.

9. Archivar la correspondencia por asuntos.

10. Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.

11. Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.

12. Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.

13. Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar material.

14. Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.

15. Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.

16. Destinar un sitio a cada cosa.

Todas las normas establecidas para los métodos manuales son aplicables a los procedimientos
informáticos.