SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

Actividad Evaluativa numero 2

VALOR 25%
CASO TIPO ESTUDIO
Lectura:

La compañía ALIMEX, que se encuentra en la industria alimentaria, es una empresa tamaño mediana, que hasta antes de 1990 no
contaba con tecnologías de información de apoyo a sus procesos organizacionales. En 1990 la dirección general comenzó a analizar la
posibilidad de implementar nuevas formas operativas, pues existían muchas actividades que debían realizarse varias veces debido a que cada
departamento trabajaba en forma aislada, lo cual significaba que la información generada no era uniformemente distribuida en toda
organización. Los ejecutivos se percataron de esta situación y llegaron a la conclusión que era necesario invertir en sistemas de información
computarizados.

En 1993, la empresa tomo la decisión de implantar un sistema de información para lo cual se formó un comité que evaluaría la mejor
alternativa de adquisición. Concluido este proceso se optó por contratar a una casa especializada en SOFWARE, quien se daría la tarea de
hacer un “traje a la medida”. El equipo de cómputo de ese entonces era subutilizado, pues por lo general solo se empleaba como procesador
de palabras. Cabe mencionar que para el desarrollo del proyecto hubo una completa integración y cooperación entre la casa del SOFWARE y
los distintos departamentos involucrados en la tarea de automatizar sus procesos. La solución a la que se llego fue una red NORVEL y una
serie de módulos desarrollados en FOX PRO PARA DOS. Los módulos que se establecieron fueron ventas, embarques, cuentas por cobrar,
producción, control de calidad, compras, inventarios de materia prima, inventarios de producto terminado, inventarios de refracciones,
contabilidad, nómina y cuentas por pagar. Los primeros módulos que se desarrollaron fueron; contabilidad, nómina y ventas, debido a que
eran la únicas áreas semiautomatizadas aunque en forma independiente. Una vez puestas en funcionamiento estas áreas prosiguió con el
resto. Durante este tiempo se revisaron muchas de las actividades llevadas a cabo en los departamentos lo cual dio como resultado la
simplificación de procesos y en algunos casos la reubicación de personal. Debido a la automatización de procesos se produjo un cambio
sustancial en la empresa. Por ejemplo antes de la implantación de sistemas de información computarizadas, el departamento de compras
elaboraba las órdenes de compra a máquina, en las cuales vaciaba los datos requeridos (número de orden, nombre del proveedor, condiciones
de pago, fecha de entrega, precio unitario, subtotales, impuestos totales).Una vez llenada la orden, era enviada al proveedor para que este la
surtiese.

Almacén recibía el material, elaboraba manualmente la entrada de las mercancías en formato pre impreso y follado. En dicho el
almacenista escribía el nombre del proveedor, la cantidad recibida de materiales, se firmaba y se enviaba a contabilidad. La sección de
costos de este departamento revisaba las formas recibidas y hacia una evaluación de los costos de cada uno de los materiales. De aquí
enviaba la relación al área de cuentas por pagar, en donde hacia una programación semanal para la tesorería. Finalmente esta capturaba
todos los datos de la factura en el sistema para la emisión de cheques.

Como resultado de la automatización de procesos, la empresa ha cambiado drásticamente su forma de trabajar, en la actualidad el
departamento de compras recibe en forma automática las requisiciones (orden de compra) como parte del almacén, cuando el material ha
llegado a un punto de reorden (debido al eficiente trabajo de inventario). En el sistema de inventarios se registra que cuenta contable
afectara cada uno de los materiales que se adquiere, lo cual ahorra efectúa trabajo a contabilidad. Compras efectúa la cotización de
materiales, captura en la orden de compra el precio y las condiciones de pago, y luego la envía al proveedor que suministrara los materiales. el
proveedor hace su entrega en el almacén, en donde se verifica lo que se va a entregar con la orden que tiene en el sistema, luego se firma de
recibido, y revisado y envía a contabilidad la papelería. La sección de costos de contabilidad solo verifica que almacén haya firmado, pues los
datos de control ya están en el sistema. Cuentas por pagar únicamente programa la factura para ser pagada en la fecha de vencimiento, para
lo cual modifica la fecha de pago en el sistema y efectúa el asiento contable. Finalmente tesorería únicamente imprime los cheques de
acuerdo con el programa de pagos definidos por cuentas por pagar.

Recientemente se ha puesto en marcha un proyecto para evaluar la alternativa de cambiar los sistemas de información existentes,
básicamente se contemplan dos alternativas adquirir un sistema integral de administración o cambiar a una base de datos central y convertir
las aplicaciones a un lenguaje de cuarta generación.

La implantación de sistemas en ALIMEX le ha permitido ser mucho más eficiente, ahorrar en costos de operación, pero sobre todo
contar con información para tomar decisiones.

PREGUNTAS A DESARROLLAR:

1. Qué tipo de sistema de información se identificara en la empresa. Explique su respuesta.

Con lo anteriormente leído el sistema de información que mejor se adaptaría a lo que la empresa Alimex que está buscando es el Sistemas de
Información Ejecutiva, ya que es uno de los sistemas base fundamental para las empresas, proporcionan un acceso rápido a la información
interna y externa, presentada a menudo en formato gráfico, pero con la capacidad de presentar datos básicos más detallados si es necesario
te ayuda a clasificar y ordenar las transacciones diarias de la empresa facilitando así la entrega de pedidos y mejor manejo entre los
empleados y gerentes para realizar una mejor toma de decisiones.

2. Que ventaja le ha traído a la empresa los nuevos desarrollos tecnológicos

Al momento de adquirir un sistema de información computarizado son muchas las ventajas y beneficios que trae para la empresa como:

 Automatización del flujo de trabajo.

 Aumento de la productividad.
 Mejoría de relación con los clientes y empleados.
 Mejora de la comunicación y la colaboración entre empleados.
 Reducción de costos.
 Favorece la movilidad en las empresas.

La tecnología digital está transformando casi todos los dominios en los negocios. Muchas empresas ya se han beneficiado con el uso de estas
tecnologías en sistemas y han mejorado la eficiencia, la productividad y las perspectivas de crecimiento.

3. Considera necesario cambiar la plataforma de sistema de la empresa

Si lo considero necesario ya que la tecnología va avanzando constantemente y si queremos receptividad positiva en la empresa con los
consumidores y empleados, lo mejor es ir actualizándose, al momento de utilizar los métodos computarizado la empresa facilita el manejo de
información sobre sus ventas, inventario, facilita el proceso de cobranzas y pagos etc... Es por ello que el cambio de plataforma que se le
realizo en Alimex ha mejorado no solo la forma de trabajo sino la calidad de los productos ofrecido.

4. Explique los 3 objetivos básicos que se persiguen a través de los sistemas de información.

1. Automatizar procesos operativos: Su función primordial se basa en procesar las transacciones de pago, cobros, ventas, pólizas, entradas
y salidas de la empresa.

2. Proporciona la información que sirve de apoyo al proceso de toma de decisiones: Este sistema se encarga en apoyar los procesos de
toma de decisiones, ya que son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas
Expertos, de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos, lo que mejora la calidad de los servicios en la
empresa.

3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso: Por otra parte, el tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u
objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas
competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
Rosemary Cañizalez C.I: 26.920.261 Sección: 109M1