Nombre del candidato Diana Verónica Aldana Bobadilla

Fecha de aplicación 24/05/2021

1. Que es un proceso.

Son todas las actividades o pasos que integran un proyecto encaminados a la consecución de un
resultado final.

2. Mencione las metodologías más utilizadas para la gestión por procesos y cuál de las
metodologías recomendaría.

Las metodologías mas comunes para la gestión de procesos son: BPM, Six Sigma o espina
de Pescado. La metodología recomendada de acuerdo con la necesidad del negocio
considero que es la BPM ya que esta permite:

 Identificar puntos críticos

 Simular tiempos
 Asignar recursos

3. . Que es la cadena de valor y cuáles son sus componentes mínimos, representarlos a

través de un ejemplo.

Cadena de Valor es un modelo a proceso establecido dentro de una empresa el cual describe los
procesos y ejecución de actividades de la organización.

Ejemplo:

Área infraestructura
Área Recursos humanos
Soporte
Área Desarrollo
Área compras
Organización
Operación Marketing Servicio
interna

4. Diagramar de forma breve el proceso de implementación estándar en una organización.

Si considera que el diagrama no es suficiente para la descripción del proceso, realizar
una propuesta de cómo lo complementaria; adicionalmente, plantear los indicadores de
proceso.
Proceso de Implementación Estándar BPO

Monitoreo
Inicio Planeación Ejecución Cierre
y control

5. Mencionar 3 beneficios de la gestión por procesos en la organización y 3 beneficios del

BPM

Beneficios Gestión por procesos.

 Reducción de costos
 Optimización de recursos
 Mayor rentabilidad del negocio

Beneficios BPM

 Automatización de recursos.
 Garantiza cumplimiento a las políticas de seguridad de la información
 Eficiencia
6. Diagrame el proceso que lleva a cabo desde la noche anterior hasta que inicia sus
labores diarias en la oficina, utilizando un flujo de proceso con nociones de BPMN.
7. Que es un proyecto y mencione sus etapas?

Proyecto: Es un esfuerzo temporal compuesto de diferentes fases y actividades con el fin de llegar
a un resultado final.

Etapas.

 Inicio
 Planificación
 Ejecución
 Seguimiento
 cierre

8. Realice la planeación de un proyecto utilizando una metodología ágil.

Nombre del proyecto:

Automatización validación ventas de seguros.

Objetivo: Incrementar la productividad de los agentes dedicados a la validación de las ventas

cantadas para la campaña de ventas de seguros ALFA.

Alcance: Se requiere el desarrollo de un modulo en CRM para un rol de asesor y un rol para la
persona que valida las ventas, en el modulo de asesor este debe capturar los datos del cliente
tales como Cedula, valor del seguro, inicio de vigencia de la póliza, fin de vigencia de la póliza y
nombre del asesor que realiza la venta, posterior a esto el asesor transfiere la llamada para el
proceso de validación y allí el validador de le debe habilitar el panel con los datos del cliente
capturados por el asesor, al habilitar este panel se CRM debe desplegar en el modulo del validador
el contrato de permanencia y autorización de habeas data para cerrar el proceso de venta
realizada por el asesor, este modulo debe incluir las siguientes tipologías.

Venta Efectiva

Venta no efectiva

Venta devuelta al asesor por información errada.

Finalmente, para la tipología venta efectiva se debe guardar gestión, para venta no efectiva y
venta devuelta se debe devolver nuevamente la gestión al asesor para que realice la gestión de
recuperación.

Cronograma Implementación
 Automatizacion Proceso validacion
24-May 3-Jun 13-Jun 23-Jun 3-Jul 13-Jul
Levantamiento de informaciòn
Documentaciòn y aprobaciòn del proyecto
kick off
Definir equipo de trabajo
Levantamiento del requerimiento
Estimaciòn de tiempos- desarrollo
Reunion de retroalimentaciòn
Realizar pruebas funcionales
Realizar pruebas de estrés
Salida a producciòn
Seguimiento salida a producciòn
cierre del proyecto

9. Mencione los aspectos más importantes para la adecuada gestión de un proyecto.

 Alcance: teniendo en cuenta este alcance se tiene la claridad de que es lo que se va a

implementar y las necesidades y requisitos para el producto final.
 Objetivo del proyecto: Teniendo el objetivo definido se da inicio con la planificación de
actividades.
 Kick-off: Con esta actividad de citan a los interesados con el fin de realizar la reunión de
presentación inicial del proyecto y se establece el grupo de trabajo.
 Diseño plan de trabajo: Definir el cronograma de implementación definiendo fases, Hitos
y actividades del proyecto.
 Estimar tiempos: Establecer con las áreas involucradas fecha de inicio y fin del proyecto.
 Reuniones diarias. Citar a las personas implicadas en el proyecto con una prioridad diaria
con el fin de realizar seguimiento a las actividades del proyecto.
 Pruebas: Realizar pruebas funcionales a medida que vaya avanzando el desarrollo.
 Seguimiento: Realizar seguimiento a la ejecución del proyecto durante el ciclo de proyecto
así como durante y después de la salida a producción.

10. Defina qué es:

a. Sponsor del Proyecto: Es la persona que patrocina y financia el proyecto.

b. Scrum Master: Es un método utilizado en la gestión de proyectos con el fin de resolver los
problemas de alta complejidad dentro del proyecto, en esta metodología se el equipo hace
propuestas enfocadas al éxito del proyecto.

c. Stakeholder : Son todas las personas involucradas o interesadas en el proyecto, estas personas
también aportan ideas en el desarrollo del proyecto y a su vez toman decisiones.
d. Product Owner: Es la persona encargada de garantizar que el equipo asignado para la ejecución
del proyecto aporte valor, representa a las partes implicadas en el proyecto por tal motivo debe
garantizar que se tenga el pleno conocimiento del alcance del proyecto y sus necesidades, no
necesariamente debe ser quien ejecute todas las actividades o fases del proyecto pero si debe ser
quien se encargue de que estas se cumplan dentro de los tiempos y de acuerdo a los establecido
en el alcance.

e. Hito: Un Hito es el referente de un evento o actividad importante de un proyecto, del hito se

desprenden todas las actividades relacionadas en las cuales se especifica fecha de inicio y fin, en
ocasiones y de acuerdo con el proyecto no se puede dar paso a la siguiente actividad sin estar
finalizado el Hito.

f. Reunión Daily: Hace referencia a las reuniones diarias que se ejecutan con el equipo implicado
en la ejecución del proyecto, en esta reunión se tratan temas del progreso del proyecto, se toman
decisiones encaminadas al cumplimiento del objetivo y los riesgos del proyecto de acuerdo con los
avances obtenidos.

g. Backlog: es una lista de todas las actividades y tareas pendientes dentro de la ejecución de un
proyecto, estas van priorizadas de acuerdo con su prioridad e importancia.

11. Cuáles considera son las características más importantes para ser un gestor de proyecto
sobresaliente. ¿Justifique su respuesta?

Un gestor de proyecto debe reunir las siguientes características.

Liderazgo: Es fundamental teniendo en cuenta que un gestor de proyecto debe manejar un equipo
de trabajo de diferentes áreas de la organización.

Comunicador asertivo: en este rol se tiene interacción con personas que desempeñan diferentes
actividades dentro de una compañía por tal motivo se requiere utilizar un lenguaje comprensivo
con las personas que se interactúa a diario teniendo en cuenta que no todas las áreas utilizan los
mismos conceptos.

Integralidad: Para este rol es necesario conocer todos los procesos que se ejecutan por área, por
tal motivo se requiere ser proactivo y estar actualizado con todos los procesos.

Escucha Activa: esta característica es fundamental desde el inicio del proyecto teniendo en cuenta
que es la primera persona que tiene interacción con los dueños del proyecto o proceso y con base
a esto es quien determina el alcance y posteriormente transmite información al equipo de
proyecto.

Proactividad: En la mayoría de los casos el gestor de proyectos esta trabajando bajo presión y con
varias actividades para ejecutar simultáneamente, por lo tanto esta persona debe estar en la
capacidad de tomar decisiones de manera rápida con el fin de que no se desvíen los tiempos del
proyecto.
Conocimiento: Esta característica es muy importante ya que es quien lidera el proyecto por lo
tanto es a quien se le realizan todas las preguntas referentes al desarrollo, producto, tiempos,
movimientos Etc.

Seguimiento: Este factor es importante ya que de este esta en la obligación de garantizar que se
cumplan los tiempos estimados del proyecto y evitar uso de recursos adicionales e incremento de
costos.

Trabajo en equipo: Factor importante ya que este debe confiar en las habilidades y conocimiento
de su equipo de trabajo así como también estar en la capacidad de delegar tareas.

12. Usted se encuentra a cargo de la gestión de un proyecto de gran impacto para la

organización, el cual contempla reemplazar todo el proceso de facturación manual por el
proceso de facturación electrónica, que por normativa debe estar implementado el 15 de marzo
de 2019. Faltando 20 días para cumplir la fecha de cierre del proyecto, se presentan las
siguientes situaciones:

● Los desarrollos tecnológicos no se encuentran listos

● La Gerencia de Riesgos identifica un nuevo riesgo de alto impacto, se analiza y estudia y se debe
hacer un cambio en los procesos y en la solución tecnológica Como Gestor del Proyecto cómo
actuaría frente a la situación presentada y que plan propone para cumplir el compromiso

Resolución inconveniente.

 Como primera medida citaría a una reunión con el equipo integral del proyecto con el fin
de identificar la causa raíz del problema y evaluar los impactos.
 Establecer la línea base del proyecto y colocar recursos adicionales para no alterar los
tiempos.
 Identificar los costos adicionales teniendo en cuenta el punto anterior.
 Teniendo en cuenta que de acuerdo al enunciado no se esté cumplimiento con los
tiempos, me basaría en un método ágil y realizo pruebas funcionales a medida que avanza
el desarrollo.
 Respecto al riesgo de alto impacto tomaría como opción establecer la forma de mitigar el
riesgo a medida que se vaya avanzando con el proyecto.
 Realizar seguimiento por medio de reuniones periódicas al inicio y fin de la jornada laboral
para medir el avance.