C.

CARTA DEL PROYECTO

CÓDIGO [1-2020]
versión 1.0
Contrato FEMSA Venta de 60.000 Dulces de Tequila para comercializarlos
PROYECTO
en Panamá y Ecuador]
PATROCINADOR Carlos Panche – Gerente General FEMSA
Georgina Álvarez – Jefe de Producción FECHA 01 02 20
PREPARADO POR:
Mazatanes
Carlos Beltran – Director de nuevos negocios FECHA 17 02 20
REVISADO POR:
Mazatanes
Jhon Gómez Restrepo – Gerente de Ventas FECHA 20 02 20
APROBADO POR:
Mazatanes

REVISIÓN FECHA
DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR)
(Correlativo) (de la revisión)
(Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó)
01 Preparación de Acta de Constitución (Georgina Álvarez) 1 02 20
02
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
(Características, funcionalidades, soporte entre otros)
El presente proyecto busca determinar, a través de un Outsoursing, subcontratar los procesos
de terminado del dulce de Tequila para cumplir con el compromiso de producción de 60.000
dulces para el 15 de junio de 2020 y lograr expandir los negocios de Mazatanes en nuevos
mercados a través de una alianza comercial con FEMSA. Con ello, se busca mantener la
producción para el consumo interno y enfocar esfuerzos al contrato con FEMSA.

Al finalizar el proyecto, el director de nuevos negocios, tendrá las cantidades necesarias para
el cumplimiento del contrato con FEMSA sin descuidar la producción para el consumo local.

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO

1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA 2. PROPÓSITO DEL PROYECTO
ORGANIZACIÓN (Beneficios que tendrá la organización una vez que el
(A qué objetivo estratégico se alinea el proyecto) producto del proyecto esté operativo o sea entregado)
2.1. Tercerización de procesos. Con el
1.1. Producir dulces con estándares de calidad aumento de pedidos por encima de la
que satisfagan las expectativas de los clientes. capacidad de producción de la fábrica, se
1.2. Reducir Costos en procesos de obliga a contratar los procesos de terminado,
fabricación. reduciendo costes altos por bajas cantidades
1.3. Llevar los productos de de producto que se terminan en este
Mazatanes a nuevos mercados proceso. Con el fin de enfocar esfuerzos en
multinacionales. aumentar la producción para el cumplimiento
del contrato con FEMSA.
2.2 Mayor producción, menores costos, Al
tener una concentración de trabajo en el
proceso principal de producción que es la
preparación del dulce, La maquinaria trabaja
igual con mayor cantidad de unidades
procesadas.
2.3 Explorar nuevos mercados. Más que un
negocio con FEMSA, este proyecto resultará
en una alianza estratégica que nos permitirá
mejorar las condiciones de operación que son
de gran valor en mejorar el control de
 producción y permitir llevar productos de
calidad para posicionar el producto en nuevos
mercados multinacionales.
3. OBJETIVOS DEL PROYECTO
(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance, calidad)

3.1. Producir 60.000 dulces

3.2. Finalizar el proyecto en un máximo de 4 meses
3.3. Entregar proyecto finalizado con todos los estándares de calidad exigidos por el cliente y la
Fabrica.
3.4 Lograr el éxito en dos mercados en Sur América.
4. FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO
(Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso)
4.1. Propuesta RFP para los procesos de terminado del producto dentro de los plazos
establecidos y las características requeridas.
4.2. Diseño de empaque acorde a los requerimientos de la parte interesada (stakeholder).
4.3.Los involucrados estén al día con los
reportes periódicos del avance. , acorde a los requerimientos de la parte interesada
(stakeholder).
4.4. El acuerdo con Oxxo estipula que el cliente debe ser consultado para las promociones y
los diseños preliminar y final.
5. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
(Principales condiciones y/o capacidades que debe cumplir el producto o servicio y la Gestión del Proyecto)

5.1. Todos los productos de Mazatanes cuentan con sellos de calidad.

5.2. La empresa Contratista de terminado debe estar certificadas o en proceso de certificación
de las normas ISO.

EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

6. ETAPAS DEL PROYECTO 7. PRINCIPALES ENTREGABLES
(Agrupamiento lógico de actividades relacionadas (Un único y verificable producto, resultado o
que usualmente culminan elaborando un entregable capacidad de realizar un servicio que debe ser
principal. Cada Fase se ejecutará como un proyecto. elaborado para completar un proceso, una fase o un
Al fin de fase se puede tomar la decisión de continuar proyecto)
o no con las siguientes fases)
Etapa I – Administración del proyecto Fase de Iniciación:
Gestión de Integración:
- Acta de constitución del proyecto.
Gestión de Comunicaciones:
- Registro de Interesados

Fase de Planificación:
Gestión de Integración:
-Plan para la Dirección del Proyecto
Gestión del Alcance:
- Plan de Gestión del Alcance.
-Plan de gestión de requisitos.
-Declaración de alcance del proyecto.
-Estructura de Desglose de Trabajo - EDT.
-Diccionario de la Estructura de Desglose de
Trabajo - EDT
Gestión de Tiempo:
Plan de Gestión del Tiempo.
- Matriz de Asignación de
 Responsabilidades (RAM).
- Requerimiento de Recursos del
Proyecto - Estimación de Tiempos de los
Entregables.
- Cronograma del Proyecto.
- Documento de Hitos.
Gestión de Costos:
- Plan de Gestión del Costo - Estimación
de Costos.
- Presupuesto del Proyecto (Línea Base
del Costo)
Gestión de Calidad:
- Plan de Gestión de Calidad
Gestión de RRHH:
- Plan de Gestión de Personal
Gestión de Comunicación:
- Plan de Gestión de Comunicaciones
Gestión de Riesgos:
- Plan de Gestión de Riesgos
-Plan de Respuesta de Riesgos.
Gestión de Adquisiciones:
- Plan de Gestión de Adquisiciones

Fase de Realización:
Gestión de Calidad:
- Normas de Calidad
-Procedimientos de Aseguramiento de Calidad
de los Entregables.
Gestión de RRHH:
- Matriz de Asignación de
Responsabilidades (RAM).
- Desarrollo del Equipo del Proyecto -
Organigrama del Equipo del Proyecto

Gestión de Adquisiciones:
- Enunciado del Trabajo (SOW) - Modelo
de Contrato

Gestión de Calidad:
- Lista de Verificación de Entregables -
Acciones Preventivas y Correctivas

Gestión de Comunicación:

Fase de Cierre:
- Evaluación Del Proyecto
- Documentación
- Archivo
Etapa II – Contenido - El equipo de trabajo del proyecto deberá
decidir los contenidos de cada punto, luego
crear el diseño del producto. Deberán realizar
las actividades de cumplimiento y recordar
administrar efectivamente el proyecto durante
toda su duración.
 - El diseño del producto implica
realizar un diseño preliminar y uno final.
Mazatanes tendrá que estar de acuerdo
en tener un grupo de enfoque para que
critique el diseño preliminar, y así
obtener información para el diseño final.

- El equipo deberá producir el

producto y hacer borradores para el
diseño del empaque.. Tendrán que
crear un calendario de producción para
saber qué deben hacer y diseñar la
mercadotecnia necesaria.

Etapa III – Requerimientos (Solicitud de Preparación de Requisitos, entregables, criterios

propuesta RFP) de aceptación, Aprobaciones requeridas, tipo de
contrato, fecha límite, términos de pago para
subcontratar el proceso de terminado del
producto así:
- MOLDEADO
De acuerdo a diseño aprobado por
OXXO

- CLASIFICACIÓN
Control de calidad de acuerdo a los
criterios de aceptación

- ENVOLTURA
De acuerdo a diseño aprobado por
OXXO

- PESADO
Control de calidad de acuerdo a los
criterios de aceptación

- EMPAQUE

Etapa IV – Cumplimiento - El proceso de producción de los dulces

durante la realización de este proyecto se
realizara hasta la etapa de la preparación de la
esencia obtenido de la concentración por
cocción del jugo o pulpa del agave tequilana
Weber, sanos y libres de cualquier sustancia
eventualmente nociva, variedad azul, con la
adición de edulcorantes y aditivos permitidos.

- Para El proceso de terminado se preparó una

solicitud de propuesta RFP para subcontratar
desde el moldeado hasta el empaque.

- La entrega de las cantidades contratadas se

realizará con fecha máxima 15 de junio para ser
enviadas a los países escogidos por OXXO para
iniciar la prueba en el mes de julio.
8. INTERESADOS CLAVE
(Persona u organización que está activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados
positiva o negativamente por la ejecución del proyecto o por el producto que elabora)

1. El Gerente General Grupo FEMSA

2. El Gerente General de OXXO
3. El Director de compras de OXXO
4. El director de nuevos negocios de Mazatanes
5. La administradora del proyecto en Mazatanes
6. El gerente de producción de Mazatanes
7. El director creativo de Mazatanes
8. El gerente de ventas de Mazatanes
9. El ejecutivo de cuenta de Mazatanes
10. Accionistas OXXO
11. Accionistas Mazatanes
12. Outsourisng

9. RIESGOS
(Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto)

9.1 No hay diseñadores de moldes externos

9.2 Diseño retrasado
9.3 Retraso con los moldes
9.4 Resultados negativos del grupo de enfoque
9.5 Los contadores no conocen las leyes de Panamá y Ecuador

10. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

(Un evento significativo para el proyecto)

10.1El acuerdo con Oxxo estipula que el cliente debe ser consultado para las promociones y los diseños
preliminar y final.
10.2La directora de producción debe estar enterada de las actividades de producción; también debe ser
consultada acerca de los diseños preliminar y
final
10.3El director de nuevos negocios está a cargo de la promoción, y debe estar informado acerca de los
diseños preliminar y final
10.4El Inicio del proceso de terminado con el Outsoursing, debe iniciar con la etapa de producción interna y
máximo hasta el 14 de junio
10.5La Distribución de los productos terminados a OXXO debe darse el 15 de junio

11. PRESUPUESTO DEL PROYECTO

(La estimación aprobada para el proyecto o cualquier otro componente de la estructura de desglose de trabajo, u
otra actividad del cronograma)

El costo del proyecto será asumido en un 100% por el Patrocinador (Alta Dirección - Grupo
FEMSA).

12. REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

(Quién evalúa los FCE, decide el éxito del proyecto y quien cierra el proyecto )
 FCE EVALUADOR FIRMA EL CIERRE DEL
(VER PUNTO 4) PROYECTO
4.1. Propuesta RFP para los procesos
de terminado del producto dentro de Oscar Paez –
los plazos establecidos y las Director creativo de Mazatanes
características requeridas.
4.2. Diseño de empaque acorde a los
requerimientos de la parte interesada Oscar Paez –
(stakeholder). Director creativo de Mazatanes Jhon Gómez Restrepo –
4.3. Los involucrados estén al día con
Gerente de Ventas Mazatanes
los reportes periódicos del avance, Carlos Cortés –
acorde a los requerimientos de la Gerente de Producción
parte interesada (stakeholder).
Mazatanes
4.4. El acuerdo con Oxxo estipula
que el cliente debe ser consultado Nestor Ruiz de la Peña -
para las promociones y los diseños Director de compras de Oxxo
preliminar y final.

13. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO

(Nombres apellidos y cargo de la persona asignada como gerente del proyecto)

El Gerente del Proyecto será Carlos Portillo Saenz - Ejecutivo de cuenta Mazatanes

14. AUTORIDAD ASIGNADA

(Autoridad asignada al gerente del proyecto para el uso de recursos)

El encargado de los recursos del patrocinador será el Gerente General OXXO

Patrocinador : CARLOS PANCHE Gerente General Grupo FEMSA

Autoridad Asignada : DIEGO MONROY Gerente General OXXO