AUDITORIA SAYCO

INDICE DE REFERENCIAS
A = Informe

B = MPA

C = Programa de trabajo

D = Planilla de deficiencias

Santa Cruz – Bolivia

Agosto 2019

EMPRESA MUNICIPAL DE ASEO SANTA CRUZ

EMACRUZ
 MEMORANDUM DE PROGRAMACION DE AUDITORIA SAYCO
SOBRE ACTIVOS FIJOS VEHICULOS DE EMACRUZ
CORRESPONDIENTE AL PERIODO, DEL 16/09/2017 AL 15/03/2018

INDICE GENERAL

1. TERMINOS DE REFERENCIA
1.1 Antecedentes, objetivos, objeto y alcance del examen
1.2 Metodología
1.3 Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo
del trabajo
1.4 Principales responsabilidades a nivel de emisión de informes
1.5 Actividades y fechas de mayor importancia

2. INFORMACIÓN SOBRE LOS ANTECEDENTES,

OPERACIONES DE LA INSTITUCIÓN Y SUS RIESGOS
INHERENTES
2.1 Antecedentes
2.2 Marco legal y estructura organizativa de la entidad
2.3 Principales segmentos de la entidad relacionados con el objeto de la
auditoría
2.4 Organismos y entidades vinculadas con el objeto de la auditoría
2.5 Fuentes de generación de recursos de la entidad
2.6 Estructura de gastos
2.7 Responsables de las operaciones objeto de la auditoría
2.8 Factores externos que puedan afectar las operaciones

3. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

4. AMBIENTE DE CONTROL

5. ENFOQUE DE AUDITORÍA ESPERADO

6. CONSIDERACIONES SOBRE SIGNIFICATIVIDAD

7. TRABAJOS REALIZADOS POR AUDITORÍA INTERNA,

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO O FIRMAS DE
AUDITORIA EXTERNA

8. APOYO DE ESPECIALISTAS

9. ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO

10. PROGRAMA DE TRABAJO

MEMORANDUM DE PROGRAMACION DE AUDITORIA SAYCO
SOBRE ACTIVOS FIJOS VEHICULOS DE EMACRUZ
CORRESPONDIENTE AL PERIODO, DEL 16/09/2017 AL 15/03/2018

1. TÉRMINOS DE REFERENCIA

1.1 Antecedentes, objetivos, objeto y alcance del examen

Antecedentes

En cumplimiento a la Programación de Operaciones Anual de la

Unidad de Auditoría Interna de la Empresa Municipal de Aseo
Santa Cruz, para la gestión 2018, efectuare la auditoría SAYCO
sobre los Activos Fijos vehiculos de EMACRUZ correspondiente
al periodo, del 16/09/2017 al 15/03/2018.

Objetivo

El objetivo de la auditoría, consistirá en la emisión de una opinión

independiente sobre la eficacia en el cumplimiento de norma básica
según el DS 181 referente al subsistema de manejo de los bienes
vehículos de EMACRUZ.

Objeto

El objeto de la auditoría, constituirán en el manejo de los activos

fijos vehículos según el subsistema del Sistema de Contratación,
Manejo y Disposición de los activos según el DS 181del 28 de
junio del 2009, que incluirán la revisión de los siguientes
documentos:

 Programa Operativo Anual y presupuesto aprobado de la gestión

2017.
 Programa Anual de Contrataciones, de la gestión 2018.
  Comprobantes Contables emitidos por el SIGEP (Sistema de
Gestión Pública)
 Base de datos de Activos de la Entidad.
 Acta de entrega y recepción de activos entregados a los
responsables del mantenimiento y custodia.
 Otra documentación relacionada con el objetivo y objeto de la
auditoría.

Alcance del Examen.

 Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno

Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de la
República (actual del Estado), mediante Resolución Nº CGR-
1/070/2000, de fecha 21 de septiembre de 2000.
 La auditoría comprenderá la revisión y análisis de la eficacia en el
cumplimiento de las NB-SABS del subsistema de manejo de
bienes vehículos del 09/2017 al 15/03/2018.

1.2 Metodología

Para el logro de los objetivos de la auditoría, se aplicarán técnicas y

procedimientos en las siguientes fases de auditoría:

De planificación

En esta fase se obtendrá conocimiento sobre las operaciones,

información y documentación relacionada con el manejo de bienes
vehiculos, el ordenamiento legal aplicable, las áreas que intervienen
y los servidores públicos responsables de las operaciones sujetas a
revisión. Sobre esta base se planificara el examen y se elaborara el
programa de trabajo para el cumplimiento de nuestro objetivo, por
el periodo del 16/09/2017 al 15/03/2018.

De ejecución

Etapa en la que, a partir del conocimiento de los procedimientos

descritos en el programa de trabajo, se obtendrá y se evaluará
evidencia suficiente y competente sobre la eficacia en el
 cumplimiento del Subsistema de Manejo de Bienes del 16/09/2017
al 15/03/2018.

La información y documentación será obtenida aplicando los

procedimientos y técnicas de auditoría, descritas en los
programas de trabajo.

De Comunicación de Resultados

Sobre la base de los resultados que se obtengan de la aplicación de

los programas de trabajo, se elaborará el informe de auditoría
SAYCO, en el que se reportarán los hallazgos de auditoría con sus
respectivas recomendaciones orientadas al mejoramiento del control
interno y salvaguarda de los activos vehiculos.

1.3 Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el

desarrollo del trabajo

Las disposiciones legales y normativa a ser aplicables en el

desarrollo del trabajo, serán:

 Ley de Administración y Control Gubernamentales Nº 1178, de fecha

20 de julio de 1990.

 Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría

General de la República (actual del Estado), aprobado por Decreto
Supremo Nº 23215, de fecha 22 de julio de 1992.

 Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno

Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de la
República (actual del Estado), mediante Resolución Nº CGR-
1/070/2000, de fecha 21 de septiembre de 2000.

 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y

Servicios, aprobadas mediante Decreto Supremo N° 181, vigente
desde fecha 15 de julio de 2009., modificado mediante Decretos
Supremo Nrs. 0778, 843 0956, de fechas 26 de enero, 13 de abril y
10 de agosto de 2011, respectivamente.
  Resolución Ministerial Nº 262, de fecha 15 de julio de 2009, de
aprobación de los modelos de los Documentos Base de
Contratación (DBC).

 Resolución Ministerial Nº 263, de fecha 15 de julio de 2009, de

aprobación del Modelo del RE-SABS y Manual de Operaciones
del SICOES.

 Decreto Supremo Nº 0283, de fecha 2 de septiembre de 2009,

sobre racionalización del parque automotor de las entidades
públicas.

 Reglamento del Decreto Supremo Nº 0283, aprobado mediante

Resolución Administrativa SNPE/RA/DGE-014/2011, de fecha 5
de abril de 2011.

 Estatuto de EMACRUZ, aprobado mediante Resolución

Municipal No. 039-A/2000, de fecha 31 de julio de 2000.

 Reglamento General de EMACRUZ, aprobado mediante

Resolución Municipal No. 055-A/2000, de fecha 21 de noviembre
de 2000.

 Otras disposiciones legales relacionadas con el objeto de la

auditoría.

1.4 Principales responsabilidades a nivel de emisión de informes.

Nuestra responsabilidad, es emitir una opinión independiente sobre

la eficacia en el cumplimiento de normas respecto a los manejos de
bienes vehiculos , del 16/09/2017 al 15/03/2018.

De evidenciarse deficiente funcionamiento de controles en las

operaciones relacionadas con el objeto de auditoría, se informara de
los hallazgos más significativos, que incluyan recomendaciones para
mejorar el control interno existente en las operaciones efectuadas
para el manejo de los bienes vehiculos.
1.5 Actividades y fechas de mayor importancia.

A continuación se detallan las fechas de mayor importancia,

relacionadas con la planificación, ejecución y finalización de
nuestra auditoría:

Actividades Auditoría Especial

Inicio Finalización
Planificación (*) 26/03/2018 06/04/2018
Ejecución (*) 09/04/2018 15/05/2018
Emisión de informe(s) (*) 16/05/2018 21/05/2018
(*) Las fechas establecidas son tentativas y han sido
determinadas en base al desarrollo de tareas en
condiciones normales. Situaciones extraordinarias
(motivadas interna o externamente) pueden alterar el
cronograma previsto precedentemente.

2. Información sobre los antecedentes, operaciones de la

institución y sus riesgos inherentes.

2.1 Antecedentes

EMACRUZ, fue creada mediante Ordenanza Municipal Nº

160-A/2000, de fecha 28 de noviembre de 2000, como entidad
descentralizada del Gobierno Municipal Autónomo de Santa Cruz
de la Sierra, con jurisdicción equivalente a la sección de provincia,
personería jurídica propia reconocida mediante Resolución
Prefectural Nº 134/01 de fecha 8 de mayo de 2001, autonomía de
gestión técnica, administrativa y financiera, patrimonio propio y
objetivos orientados a normar, supervisar y planificar las
operaciones de la gestión de residuos urbanos municipales,
adecuándose a las normas legales vigentes que regulan sus
actividades.

Mediante Resolución Administrativa Nº 066/2002, de fecha 20 de

febrero de 2002, se autoriza a EMACRUZ, iniciar sus actividades a
partir del 1º de marzo de 2002, en estricta sujeción a su Estatuto
Orgánico aprobado por Resolución Municipal Nº 039-A/2000, de
fecha 31 de julio de 2000, así como de su Reglamento General
aprobado por Resolución Municipal Nº 055-A/2000, de fecha 21 de
noviembre de 2000, y Manuales Específicos y disposiciones legales
en actual vigencia.

El artículo 3 inciso c) del Estatuto Orgánico, establece que son

funciones principales de EMACRUZ, prestar los servicios de aseo y
tratamiento de los residuos urbanos y/o supervisarlos en forma
directa o en forma delegada, mediante concesión y/o contrato con
personas naturales y/o jurídicas, públicas o privadas, debidamente
calificadas, especial y legalmente constituidas para tal fin y con
sujeción a las normas legales.

Asimismo, el artículo 6 del Reglamento General, establece que

EMACRUZ es competente para celebrar toda clase de contratos con
personas naturales, otras entidades, órganos del estado y/o con
organismos internacionales en la concreción de sus fines, ciñéndose
a normas legales en actual vigencia, los cuales serán enviados al
Concejo Municipal para su aprobación.

Misión

“Mantener la Ciudad Limpia. Utilizando para ello tecnologías

amigables con el Medio Ambiente”.

Visión

“EMACRUZ, es auto sostenible financiera y operativamente y ha

logrado la confianza de la población por la capacidad demostrada en
el desempeño de sus funciones”.

Objetivos de Gestión 2017-18

 Objetivo General Institucional

Realizar la gestión integral de los residuos sólidos urbanos,

manteniendo la ciudad limpia con inclusión social, valorando los
residuos reciclables y garantizando una fiscalización de la
recolección, transporte y entierro de los RSU, que se utilice
tecnología amigable con el medio ambiente, para mejorar la
calidad de vida del ciudadano cruceño.
  Objetivos Específicos

 Lograr una ciudad limpia, proteger la salud y el medio

ambiente así como la imagen pública y urbana de la ciudad.
 Fiscalizar el Tratamiento y disposición final de acuerdo a
normas ambientales vigentes concernientes al manejo y
disposición de los residuos sólidos de la ciudad.
 Definir y aplicar alternativas que permitan el aprovechamiento
de los materiales contenidos en los residuos sólidos, que se
disponen en el relleno sanitario, con la finalidad de incrementar
la vida útil de éste.
 Diseñar un plan de educación ciudadana progresiva y constante
dirigido a la población sobre el manejo adecuado de RSU.
 Brindar servicios de recolección y entierro sanitario a usuarios
con residuos industriales peligrosos voluminosos y otros
generados por el comercio y la industria local.
 Desarrollar un sistema de gestión de calidad, medio ambiente,
seguridad y salud ocupacional para su implementación a través
de la identificación de riesgos y cumplimiento de requisitos
legales de seguridad, salud ocupacional y ambiental.

2.2 Marco Legal y Estructura Organizativa de la Entidad

La estructura organizativa de EMACRUZ durante la gestión 2017-

18, de acuerdo al Título II artículo 25 del Estatuto de EMACRUZ,
aprobado por Resolución Municipal Nº 039-A/2000, de fecha 31 de
julio de 2000 y Resolución de Directorio de EMACRUZ Nº
103/2011, de fecha 22 de noviembre de 2011, EMACRUZ, es la
siguiente:

a) Nivel Normativo y de Fiscalización: Constituido por el

Directorio, el cual es un cuerpo colegiado reconocido como el
órgano superior de dirección de la institución, y se encuentra
conformado por cinco miembros con derecho a voz y voto, con
participación municipal y representantes de la sociedad civil
cruceña, de acuerdo al artículo 27º del Estatuto de EMACRUZ,
se encuentra conformado por los siguientes Directores:
  El Honorable Alcalde Municipal, como miembro nato y
Presidente
 El Oficial Mayor de Desarrollo Económico y Medio
Ambiente.
 Un representante de la Prefectura Departamental (actual
Gobernación).
 Un representante de la Sociedad de Ingenieros de Bolivia.
 Un representante del Comité de Vigilancia de Santa Cruz.
 El Gerente de EMACRUZ, oficiará como Secretario.

b) Nivel Ejecutivo: Constituido por el Gerente General, el cual es

la Máxima Autoridad Ejecutiva de EMACRUZ, debiendo
responder por sus acciones ante el Directorio. Todos los
empleados y servidores públicos de EMACRUZ, están
directamente subordinado al Gerente General, con exención del
Auditor Interno. Junto con el Presidente del Directorio son los
representantes legales de la empresa.

Dentro de las atribuciones del Gerente General, es de proponer

al Directorio, para su aprobación las políticas, estrategias y
planes referidos al desarrollo de la entidad; También deberá
presentar los POA, Presupuestos y Estados Financieros para su
posterior ejecución, dirigir y controlar los recursos humanos,
cumplir con las disposiciones legales, firmar contratos y
cheques, asistir a las sesiones del Directorio como Secretario.

c) Nivel Funcional y Operativo, conformado por las siguientes

Gerencias y Departamentos:

 Gerencia Administrativa y Financiera, bajo cuya

dependencia se encuentran los Departamentos de Finanzas;
de Bienes y Servicios; de Sistemas; y de Servicios
Especiales.

 Gerencia Técnica y de Operaciones, bajo cuya dependencia

se encuentran los Departamentos de Gestión Técnica y
Relleno Sanitario; de Respuesta Inmediata; y de Operaciones
y Supervisión
 d) Nivel de Asesoramiento, conformado por:

 Unidad de Auditoría Interna

 Asesor de Gerencia General
 Asesor Jurídico
 Coordinador de Recursos Humanos.
 Jefe del Departamento de Comunicación;
 Coordinador General
 Coordinador Institucional

2.3 Principales segmentos de la entidad relacionados con el objeto

de la auditoria

Los principales segmentos que están relacionados con el objeto de la

auditoria son:

- Gerencia General
- Gerencia Administrativa y Financiera
- Jefe del Departamento de Finanzas
- Jefe del Departamento de Planificación y Presupuestos
- Jefe del Departamento de Bienes y Servicios
- Jefe del Departamento de Activos Fijos
- Jefe del Departamento de Sistemas

2.4 Organismos y entidades vinculadas con el objeto de la auditoria

No corresponde la vinculación de entidades para el objeto de la

presente auditoría.
2.5 Fuentes de generación de recursos de la entidad

De acuerdo al Título I Capítulo IV artículo 22 del Estatuto

Orgánico, aprobado por Resolución Municipal Nº 039-A/2000, de
fecha 31 de julio de 2000, se cobrará una Tasa (recurso propio),
como contraprestación del servicio de aseo, pudiendo EMACRUZ
realizar el cobro directamente o en forma delegada, mediante
contrato o convenio con personas naturales públicas o privadas.
 De acuerdo a los reportes de Ejecución Presupuestaria de Recursos
emitidos por el SIGEP Sistema de Información y Gestión de Empleo
Público, los importes de los recursos estimados y percibidos por la
empresa durante la gestión 2017, son los siguientes:

Presupuesto Presupuesto
Rubro Denominación Aprobado Ejecutado
Bs Bs
15000 Tasas Derechos y Otros Ingresos (*)138.062.917,0
88.912.883,62
0
Totales 138.062.917,00 88.912.883,62
Fuente: Estado de Ejecución Presupuestaria de Recursos,
proporcionado por el Departamento de Finanzas de la
Empresa Municipal de Aseo de Santa Cruz.
(*) Los ingresos de EMACRUZ se encuentran consolidados con los
del Gobierno Municipal de Santa Cruz, por lo que no es posible
obtener estados de ejecución presupuestaria de recursos
solamente de la entidad.

2.6 Estructura de gastos

Durante la gestión 2017, la estructura de los gastos de EMACRUZ,

de acuerdo al reporte de Ejecución Presupuestaria de Gastos,
emitidos por el SIGEP Sistema de Información y Gestión de Empleo
Público son los siguientes:

Presupuesto Presupuesto
Grupo Denominación Aprobado Ejecutado
Bs Bs
10000 Servicios Personales 12.945.724,12 12.227.061,12
20000 Servicios No Personales 73.602.851,57 69.822.217,51
30000 Materiales y Suministros 1.830.759,73 1.590.527,53
40000 Activos Reales 46.849.496,00 40.403.002,44
60000 Servicio de la Deuda Pública 4.255.015,19 4.255.015,19
70000 Transferencias 1.120.000,00 1.120.000,00
80000 Impuestos, Regalías y Tasas 52.110,00 52.008,73
90000 Otros Gastos 1.992.027,43 1.013.499,57
Totales 142.647.984,0 130.483.332,0
4 9
 Fuente: Estado de Ejecución Presupuestaria de Gastos,
proporcionado por el Departamento de Finanzas de la
Empresa Municipal de Aseo de Santa Cruz.

2.7 Responsables de las operaciones objeto de la auditoria

Los servidores públicos que intervinieron de las operaciones

efectuadas para llevar a cabo los procesos de contratación de bienes
y servicios, son los siguientes:

Período Nº Doc.
Nombre y apellidos Cargo
Del Al Designación
06/04/ A la R.E.
Pepe Mosca Gerente General a.i.
2011 fecha Nº036/2011
Gerente
Rosa Maria Rojas 02/08/ A la Contrato
Administrativo y
Malita 2010 fecha Nº32/2010
Financiero a.i.

Fuente: Dirección de Recursos Humanos de la Empresa Municipal

de Aseo de Santa Cruz - EMACRUZ

2.8 Factores externos que puedan afectar las operaciones

Entre algunos factores externos que puedan afectar las operaciones

de EMACRUZ, mencionamos los siguientes:

 Injerencia política e influencia sindical hacia los trabajadores de

niveles de coordinación y operativos, quienes pueden acatar
huelgas, paros y otros, aspecto que perjudicaría el normal
desarrollo de las actividades y operaciones realizadas, afectando
negativamente a la consecución de los objetivos.
 Rotación de personal, principalmente en niveles ejecutivos y de
dirección, como consecuencia de cambios políticos; situación
que afecta el normal desarrollo de las operaciones y el ejercicio
del control posterior.

3. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

 A partir de la gestión 2015, EMACRUZ registra sus operaciones
contables y presupuestarias en el SIGEP Sistema de Información y
Gestión de Empleo Público, del Gobierno Municipal Autónomo de
Santa Cruz de la Sierra, como unidad ejecutora, por lo que los
Estados Financieros de EMACRUZ, se encuentran consolidados con
los del Gobierno Municipal, sin embargo en el Departamento de
Finanzas de EMACRUZ se pueden obtener los siguientes reportes:
 Estados de la Ejecución Presupuestaria de Recursos
 Estados de la Ejecución Presupuestaria de Gastos

4. AMBIENTE DE CONTROL

En razón a que se trata de una auditoría SAYCO sobre la eficacia en

el cumplimiento de las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios, respecto al manejo de bienes
vehiculos, corresponde realizar la evaluación del ambiente de
control, relacionado con las operaciones efectuadas para llevar a
cabo el manejo de los bienes vehiculos.

De acuerdo con el relevamiento de información practicado y

emergente de la aplicación de procedimientos de indagación y
entrevistas, se ha establecido lo siguiente:

 No cuenta con Manuales de Funciones y procedimientos

vigentes, debidamente aprobados, ni instructivos del área objeto
del examen.
 No se ha aprobado, el reglamento específico del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios.
 No existe un código de ética que rija el comportamiento moral
de todos los servidores públicos en EMACRUZ.

5. ENFOQUE DE AUDITORÍA ESPERADO

Nuestro enfoque de auditoría, estará dirigido a la eficacia en el

cumplimiento de las Normas Básicas del Sistema de Administración
de Bienes y Servicios, respecto al manejo de bienes, efectuados
durante la gestión del 16/09/2017 al 15/03/2018.
.
 A este efecto, en función de los objetivos específicos de la auditoría,
en los respectivos programas de trabajo, se han diseñado
procedimientos considerando los siguientes factores de riesgo y
enfoque de auditoría.

6. CONSIDERACIONES SOBRE SIGNIFICATIVIDAD

Considerando la naturaleza y objeto de nuestro examen,

efectuaremos la revisión de una muestra representativa de los
activos vehiculos , se sacara de la base de datos de los activos fijos
de la entidad.

7. TRABAJOS REALIZADOS POR AUDITORÍA INTERNA,

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO O FIRMAS DE
AUDITORIA EXTERNA

Nuestro Departamento, la Contraloría General de Estado ni la

Dirección de Auditoría Interna del Gobierno Municipal Autónomo
de Santa Cruz de la Sierra, no hemos ejecutado trabajos de auditoría
relacionados con el objeto del presente examen. Asimismo, no se
realizaron contrataciones de firmas privadas de auditoría externa,
para la realización de algún tipo de auditoría sobre las operaciones
sujetas a revisión.

8. APOYO DE ESPECIALISTAS

Por la naturaleza de la auditoría a realizar, no es necesario el apoyo

de especialistas.

9. ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO

El personal y presupuesto de tiempo asignado para la ejecución de

la auditoría, es el siguiente:

Nombres y Horas
Cargo Costo Bs
apellidos asignadas
 Lic. . Responsable. de 312 14.252.94
Auditoría Interna

Total horas/costo 312 14.252.94

10. PROGRAMA DE TRABAJO

Para alcanzar los objetivos de la auditoría, se obtendrá evidencia competente,

suficiente, necesaria y válida, mediante la aplicación de los procedimientos que
se detallan en el programa de trabajo desarrollado a la medida, el mismo que es
parte del presente Memorándum de Planificación.

PROGRAMA DE TRABAJO (P/T)

PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORIA SAYCO SOBRE ACTIVOS

FIJOS VEHICULOS DE EMACRUZ CORRESPONDIENTE AL PERIODO
DEL 16/09/2017 al 15/03/2018.

I.- OBJETIVO GENERAL

Realizar una Auditoria del SAYCO en EMACRUZ en el Subsistema Manejo

de Bienes a fin de determinar el grado de eficacia y cumplimiento a las
disposiciones de control interno y establecer resultados que permitan sugerir
acciones dirigidas a mejorar el actual sistema.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Evaluar y analizar el Diseño de Control Interno del Subsistema Manejo de

Bienes como lo establece el DS 181 respecto a la ADMINISTRACIÓN DE
ACTIVOS FIJOS VEHICULOS.

Efectuar la comprobación del funcionamiento del Subsistema Manejo de

Bienes mediante pruebas de cumplimiento.

Elaborar el informe de auditoría para proponer medidas correctivas a fin de

que la MAE implemente en la entidad.
 II.-PROCEDIMIENTO Ref. a Hecho
P/T por

1. Establecer si la entidad cuenta con el RE-SABS

y que el mismo esté debidamente implementado.

2. Verificar la entrega de bienes para la

custodia de los servidores público se
realicen en forma escrita, en la que el
servidor público receptor exprese su
conformidad mediante firma.

3. Comprobar que la Unidad o Responsable

de Activos Fijos cuente con un sistema
de identificación interna, mediante
códigos, claves o símbolos de los
diferentes activo.

4. Confirmar la incorporación de bienes

VEHICULOS al activo fijo de la entidad
mediante su registro físico.

5. Verificar que los activos fijo vehículos y

otros motorizados deben estar
registrados su derecho propietario a
nombre de la entidad en las instancias
 correspondientes

6. Verificar que los activos fijos vehículos de

EMACRUZ cuenten con el debido
mantenimiento correspondiente y exista
presupuesto.

7. Constatar que los activos cuenten con el seguro

correspondiente, como también la existencia de
control interno de salida e ingresos de los
mismos.

8. Evidenciar que los activos no sean utilizados en

beneficio particular o privado.

III.-CONCLUSION

Basado en el análisis y los procedimientos

precedentes emitir una conclusión sobre la eficacia
de Control Interno del Subsistema Manejo de Bienes
Según el DS 181 art. 141 a 157, periodo del
16/09/2017 al 15/03/2018.

PREPARADO POR: Lic. ………………………… FECHA: 29/03/2018

Inicio 26/03/2018.
Finalización 21/05/2018
 AUDITORIA SAYCO SOBRE ACTIVOS FIJO VEHICULOS DE
EMACRUZ CORRESPONDIENTE AL PERIODO, SEGUNDO SEMESTRE
DE LA GESTION DEL 16/09/2017 al 15/03/2018.

CEDULA ANALITICA

FECHA………………………… ELABORADO POR………………………

DEL PUNTO 1 DEL P/T

T/R

Según relevamiento de información mediante cuestionarios y entrevistas al

Gerente Administrativo de la entidad se constato que el RE-SABS se está
elaborando, el mismo está en la fase de revisión para que posteriormente sea
aprobado por el directorio y consiguientemente sea enviado a la unidad de
normas del Ministerio de Economía y Finanzas Publicas para su
compatibilización como lo establece el art. 27 de la ley 1178, como también lo
establece el art. 9 inciso d, del DS 181, y así mismo será implementado en la
entidad. Ver en…………………………..

CONCLUSIÓN DEL PUNTO 1 DEL P/T

Según el procedimiento de auditoria desarrollado se evidencia la no

implementación del RE-SABS en la entidad, como se describe
precedentemente.
CONCLUSION GENERAL
En razón de la aplicación de los procedimientos de auditoria se evidencia
algunas desviaciones al cumplimiento del control interno, observaciones o
deficiencias que deberán ser subsanadas por los involucrados, ver en….
PUNTO 2, 3,4,5,6,7 DEL P/T

AUDITORIA SAYCO SOBRE ACTIVOS FIJOS VEHICULOS DE

EMACRUZ CORRESPONDIENTE AL PERIODO SEGUNDO SEMESTRE
DE LA GESTION DEL 16/09/2017 al 15/03/2018.

CEDULA ANALITICA

FECHA………………………… ELABORADO POR………………………

DEL PUNTO 2 DEL P/T

T/R

Se entrevisto al responsable de los activos fijos de la entidad el cual

demostró que efectivamente se cuenta con una base de datos de los activos
fijos, en el mismo se registra también al nombre del responsable del
manejo y custodia de los activos fijos, como también existen actas de
entrega a cada servidor público responsable del manejo y custodia de los
diferentes activo, como por ejemplo la fotocopiadora minolta fue entregada
según acta a la señorita secretaria de recursos humano, en la cual se
evidencia la firma respectivamente de conformidad. Ver
en…………………………..
CONCLUSIÓN DEL PUNTO 2 DEL P/T

Según el procedimiento de auditoria aplicado se evidencia la entrega de

bienes para la custodia de los servidores público, la misma se
realiza en forma escrita, en la que el servidor público receptor
expresa su conformidad mediante firma, ver en…………….

AUDITORIA SAYCO SOBRE ACTIVOS FIJOS MUEBLES DE

EMACRUZ CORRESPONDIENTE AL PERIODO SEGUNDO SEMESTRE
DE LA GESTION DEL 16/09/2017 al 15/03/2018.

CEDULA ANALITICA

FECHA………………………… ELABORADO POR………………………

DEL PUNTO 3 DEL P/T

T/R

Se verificaron algunos activos fijos adquiridos en octubre y noviembre

del 2017 según la base de datos de activos no cuentan con sus
 respectivos códigos ni logo de la entidad, entre ellas dos motocicletas,
tres acondicionadores de aire, dos computadoras portátiles y una
fotocopiadora, el responsable de activos fijos expreso no fueron
codificados esos activos por la recargadas laborares y que
posteriormente harán la codificación correspondiente. Ver
en…………………………..

CONCLUSIÓN DEL PUNTO 3 DEL P/T

Según el procedimiento de auditorìa aplicado, se evidencia que los activos
fijos: dos motocicletas, tres acondicionadores de aire, dos computadoras
portátiles y una fotocopiadora no tienen código ni identificación de la entidad.

AUDITORIA SAYCO SOBRE ACTIVOS FIJOS MUEBLES DE

EMACRUZ CORRESPONDIENTE AL PERIODO SEGUNDO SEMESTRE
DE LA GESTION DEL 16/09/2017 al 15/03/2018.
CEDULA ANALITICA

FECHA………………………… ELABORADO POR………………………

DEL PUNTO 4 DEL P/T

T/R

Los activos fijos adquiridos en diciembre del 2017 según comprobantes

contables de compras de bienes, se confronto con la base de datos que
maneja el responsable de activos fijos evidenciándose que los activos
dos motobomba, un compresor de aire, una fotocopiadora y dos
acondicionadores de aire no han sido registrados en la base de datos de
activos fijos, los mismos que ya fueron entregados a los usuarios
correspondientes según acta de entregas, el responsable de activos fijos
indico que posteriormente realizara el respectivo registros
correspondiente. Ver en…………

CONCLUSIÓN DEL PUNTO 4 DEL P/T

En lo analizado, de los puntos anteriores se pudo evidenciar que dos

motobombas, un compresor de aire, una fotocopiador y dos acondicionadores
de aire no han sido registrado en la base de datos del área de activos fijos ,
habiendo sido ya entregados al usuario.
 AUDITORIA SAYCO SOBRE ACTIVOS FIJOS MUEBLES DE
EMACRUZ CORRESPONDIENTE AL PERIODO SEGUNDO SEMESTRE
DE LA GESTION DEL 16/09/2017 al 15/03/2018.

CEDULA ANALITICA

FECHA………………………… ELABORADO POR………………………

DEL PUNTO 5 DEL P/T

T/R

Según revisión de la información contenida en la base de datos de los

activos fijos se constató que dos motocicletas adquiridas en el mes de
octubre del 2017 no cuentan con su carnet de propiedad a nombre de la
entidad, como también una camioneta adquirida en agosto del 2017,
documentación que demuestre su derecho propietario, el responsable de
activos fijos indico que dada las recargadas labores no fue posible aun
el registro en las instancias correspondientes y que posteriormente
realizaran esos procesos administrativos. Ver
en…………………………..
CONCLUSIÓN DEL PUNTO 5 DEL P/T

En los puntos realizados anteriormente, se evidenció que hay activos fijos que
no cuentan con la documentación que demuestre el derecho propietario, de las
dos motocicletas adquiridas en octubre de 2017, como también una camioneta
adquirida en agosto del mismo año.

El encargado informó que se realizará con posterioridad el registro.

AUDITORIA SAYCO SOBRE ACTIVOS FIJOS MUEBLES DE

EMACRUZ CORRESPONDIENTE AL PERIODO SEGUNDO SEMESTRE
DE LA GESTION DEL 16/09/2017 al 15/03/2018..

CEDULA ANALITICA

FECHA………………………… ELABORADO POR………………………

DEL PUNTO 6 DEL P/T

T/R
 Se verifico que la entidad no cuenta con presupuesto para el mantenimiento
de los acondicionadores de aires de la entidad y por consiguiente no se
contrato el servicio de mantenimiento como corresponde a alguna empresa
especializada del medio, indicando el responsable de activos fijos que para
la gestión 2018 se harán las modificaciones presupuestarias para contar con
recursos para el mantenimiento de estos activos. Ver
en…………………………..

CONCLUSIÓN DEL PUNTO 6 DEL P/T

Según el procedimiento de auditoría aplicado, se evidencia que no se cuenta

con presupuesto para el mantenimiento de acondicionadores de aire y no se
contrató una empresa especializada, siendo que es importante para su buen
funcionamiento.

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EMACRUZ CORRESPONDIENTE AL PERIODO SEGUNDO SEMESTRE
DE LA GESTION DEL 16/09/2017 al 15/03/2018.

CEDULA ANALITICA

FECHA………………………… ELABORADO POR………………………

DEL PUNTO 7 DEL P/T

T/R

Se constato no se cuenta con seguro vigente para los activos fijos, el contrato
de seguro que se tenía, venció en mayo del 2017 y hasta la fecha de la
auditoria según el responsable de activos fijos indico no se renovó este
servicio en razón de no haber presupuesto, sin embargo hará las acciones
necesarias para contar con presupuesto para este servicio tan importante,
asimismo se verifico que la unidad administrativa cuenta con el control
interno para las salida mediante un formulario que es autorizado por la unidad
correspondiente. Ver en…………………………..

CONCLUSIÓN DEL PUNTO 7 DEL P/T:

Se ha verificado que los seguros de los activos fijos, no están vigentes desde
mayo 2017, con el riesgo de no poder resarcir los daños, en caso de un
siniestro.
 AUDITORIA SAYCO SOBRE ACTIVOS FIJOS MUEBLES DE
EMACRUZ CORRESPONDIENTE AL PERIODO SEGUNDO SEMESTRE
DE LA GESTION DEL 16/09/2017 al 15/03/2018.

CEDULA ANALITICA

FECHA………………………… ELABORADO POR………………………

DEL PUNTO 8 DEL P/T

T/R

Se evidencio que al salir un bien de la entidad, en la portería el portero exige

y recepciona el formulario debidamente autorizado de salida de los bienes
tanto de los motorizados como de otros bienes, acción que al regresar o
ingresar todo activo a la entidad el portero lleva un control de registros de los
mismos, también se evidencio que todo motorizado que sale el chofer lleva
una hoja de ruta la cual es sellada por las diferentes usuarios o empresas
visitadas. Ver en…………………………..

CONCLUSIÓN DEL PUNTO 8 DEL P/T:

Segùn el procedimiento de auditorìa aplicado, se evidencia que se tiene un

buen manejo en el control, tanto en salida como entrada de los bienes. Ya que
el portero cumple con el formulario de ingreso y salida de motorizados y otros
bienes.

Elaborado por:
Fecha:

AUDITORIA SAYCO SOBRE ACTIVOS FIJOS VEHICULOS DE

EMACRUZ CORRESPONDIENTE AL PERIODO, SEGUNDO SEMESTRE
DE LA GESTION DEL 16/09/2017 al 15/03/2018.
 PLANILLA DE DEFICIENCIAS
R
ef FALTA DE IMPLEMENTACION DEL RE-SABS EN LA ENTIDAD.
P/
T Según procedimiento de auditoría aplicado se constató que el Reglamento
Específico de Administración de Bienes no está implementado, el mismo está en
su fase de elaboración según información y documentación proporcionada por el
Gerente Administrativo.

Según la Ley 1178 en su Art. 27 establece que cada entidad debe elaborar su
Reglamento Especifico, este Reglamento debe ser compatible con la Norma
Básica emitida por el Órgano Rector.

Según explicación del Gerente Administrativo indico que el Reglamento

Especifico esta en elaboración para su posterior remisión a la unidad de norma del
Ministerio de Economía Finanzas Publicas para su compatibilización y posterior
implementación en la entidad.

Lo descrito precedentemente de no haber establecido el Reglamento Especifico

puede darse la situación de malos manejos por el posible vacio de la norma
general.

Se recomienda a la MAE dar celeridad a la elaboración del Reglamento

Especifico a fin de tener esta normativa que dará más viabilidad a los procesos
administrativos de la entidad.

ALGUNOS ACTIVOS FIJOS SIN CODIFICACION NI LOGO DE LA

ENTIDAD

Según procedimientos de auditoría aplicados se constató los siguientes activos no

cuentan con la codificación y logo de la entidad, Dos motocicletas, tres
acondicionador de aire, dos computadoras portátiles, y una fotocopiadora.

Según el art. 149 del DS 181, establece que el responsable de activos fijos, debe
asignar una codificación adecuada, que permita identificar los diferentes bienes.

El encargado de activo fijo, indicó que se hará el trabajo posteriormente.

La falta de codificación, pone en riesgo la conservación y control de los activos
fijos no codificados.

Se recomienda a la M.A.E., ejercer mayor control sobre el encargado de activo

fijo, para que no sucedan están falencias, implementando una verificación
programada o sorpresa.

VARIOS ACTIVOS FIJOS NO ESTAN REGISTRADOS EN LA BASE DE

DATOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

Según procedimiento de auditoria aplicado, se evidencia que algunos activos

fijos, adquiridos en octubre y noviembre de 2017, no están registrados en la
base de datoss de la entidad, entre ellos: dos motocicletas, tres
acondicionadores de aire, dos computadoras portátiles y una fotocopiadora.

Segùn el art. 150 , del D.S. 181, establece que el responsable de los activos
fijos, debe mantener un registro actualizado de todos los activos fijos de la
entidad.

El encargado de activos fijos, indicó que no se registraron dichos activos por

el recargo laboral que este funcionario presenta en sus labores y que
posteriormente hará el registro correspondiente.

Un mal registro de datos genera importantes y variados problemas que afectan

a la entidad a muy distintos niveles desde el deterioro de la imagen
corporativa por la ineficiente toma de decisiones al descenso de servicios con
una mala gestión, lo cual no se tendría un control adecuado, entre otras
consecuencias habituales como el incumplimiento de normativas.

Se recomienda tener un mayor control sobre el trabajo del personal que tiene
a disposición todos los activos fijos de la entidad para así no tener ningún tipo
de fallas o pérdidas a futuro. Es por eso que también se recomienda dar
capacitación al personal para que tenga más conocimiento del registro en la
base de datos.

ALGUNOS ACTIVO FIJOS NO CUENTAN CON EL REGISTRO DE

DERECHO PROPIETARIO.

Se evidenció que los activos fijos (dos motocicletas): no cuentan con los
documentos necesarios que demuestren su derecho propietario a la entidad.

El art. 128 del D.S. 181, establece los documentos que se deben solicitar
como respaldo al ingreso de activos fijos a la entidad.

El encargado indica que cuando ingresó también observó esta falta y se está
movilizando para tenerla al día y evitar cualquier problema posterior.

La falta de documentación, puede afectar a la entidad para respaldar gastos

referentes a ese activo y reclamos en caso de siniestros.

Se recomienda a la M.A.E. solicitar un informe o detalle de la documentación

de derecho propietario trimestralmente, para así poder llevar un mejor control
de los activos que tiene la entidad.

FALTA DE PRESPUESTO PARA EL MANTENIMIENTO DE LOS

ACTIVOS FIJOS VEHICULOS.

Se evidenció que los activos fijos muebles no cuentan con su respectivo

mantenimiento, debido a la falta de presupuesto.

El D.S. 181, capìtulo 3 art. 141 establece la obligatoriedad del mantenimiento

de activos fijos.
 El encargado de activos fijos informó que no hay presupuesto para el
mantenimiento de activos fijos, puesto que existen varios archiveros que
requieren su reparación.

La falta de mantenimiento de los activos fijos acorta la vida útil y disminuye

la calidad de los mismos, mostrando el deterioro de la imagen institucional.

Se recomienda a la M.A.E. prever el presupuesto para el mantenimiento de

los activos fijos muebles y así lograr el cumplimiento con su objetivo de
confiabilidad y por ende ampliar su vida útil.

CARENCIA DE PRESUPUESTO PARA EL SEGURO DE LOS ACTIVOS

FIJOS.

Se evidenció que los activos fijos vehículos, no se encuentras protegidos ante

posibles contingencias, accidentes de tránsito y no cuentan con las condiciones
indispensables que garanticen su seguridad e integridad física.

El D.S. 29190, el art. 118, indica que se debe salvaguardar los bienes ante
posibles pérdidas, robo, daños y accidentes.

Se evidenció que el encargado de activo fijo no hizo los procedimientos de

contratar un seguro por la falta de presupuesto.

Esta situación puede ocasionar la pérdida total del activo o la falta de respaldo
ante posibles daños.

Se recomienda a la M.A.E. la verificación del anteproyecto presupuestario de las

partidas correspondientes a la contratación de seguros.