6 La contabilidad en nuestra empresa

1. Las obligaciones contables de la empresa

Cuando sabemos que nuestra empresa está obligada a llevar la contabilidad, tendremos que saber cuáles son
las obligaciones contables que debe cumplir. Estas obligaciones son anuales, es decir, se tienen que realizar
todos los años.
La empresa tiene dos obligaciones a nivel contable:

o Legalizar los libros obligatorios

o Depósito de cuentas anuales.

o Legalización de los libros obligatorios

Son DOS libros los que se tienen que legalizar todos los años en el Registro Mercantil de la provincia donde
esté ubicada la empresa. Estos libros son:

 Libro diario
 Libro de inventarios y cuentas anuales

Es un libro donde se registran día a día y ordenadas de forma cronológica todas las operaciones que afectan
a la empresa.
Para hacer el apunte de una operación se utilizan las cuentas del PGC que hacen referencia a la operación en
cuestión, el apunte completo de una operación se denomina ASIENTO
Ejemplo:

La llevanza (confección) del libro diario nos va a ocupar durante todo el año, desde que abrimos la
contabilidad de cada año el 1 de enero hasta que la cerramos el 31 de diciembre.

En la actualidad, los procesos contables están informatizados (programas contables), lo que hace que sea
más ágil su llevanza.

1
6 La contabilidad en nuestra empresa

LIBRO MAYOR:
Este libro no es obligatorio legalizarlo, pero lo tienen que llevar para poder conocer la situación
de cada cuenta y por tanto del patrimonio de la empresa.
El libro mayor es donde se recogen todas las cuentas y su movimiento. Aunque no es obligatorio
es imprescindible llevarlo
En estos ejemplos observamos los movimientos que ha tenido el dinero de caja, el capital de la
empresa y el mobiliario. En la columna de saldos sabemos el valor que queda en cada uno de
estos elementos de la empresa:

Se elaborarán el último día del ejercicio económico de la empresa tomando como base dicho periodo,
normalmente, el 31 de diciembre de cada año.
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un documento contable formado por los siguientes
documentos:
Documentos que forman el libro de Inventarios y Cuentas Anuales:
Documento Contenido

Balance de sumas y saldos Muestra el saldo de las cuentas del libro mayor.

Libro de inventario Relación detallada de los bienes y derechos de la sociedad.

Comprende con la debida separación, el activo, el pasivo y el

patrimonio neto de la empresa. A diferencia del balance de sumas y
Balance
saldos, este es un balance de situación, con información estática de
la empresa a final del ejercicio.

Cuenta de pérdidas y Recoge el resultado de la empresa, formado por los ingresos y

ganancias gastos del ejercicio.
CUENTAS
ANUALES Estado de cambios en Recoge los cambios en el patrimonio neto, variaciones en las
el patrimonio neto diferentes masas patrimoniales y las causas de dichas variaciones.

Estado de flujos de Informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios.

efectivo ESTE DOCUMENTO NO ES OBLIGATORIO EN EMPRESAS PYMEs

Documento que completa y amplía la información contenida en

Memoria
otros documentos que integran las cuentas anuales.

2
6 La contabilidad en nuestra empresa

o Proceso de legalización
La legalización no es otra cosa que depositar los libros contables obligatorios en el Registro Mercantil de la provincia donde
radique el domicilio social de la empresa, esta es una forma de “precintar” la contabilidad para evitar que se pueda modificar en
el futuro, una vez cerrado el ejercicio.

Proceso Contenido

Libros


Cuatro meses después del cierre del ejercicio económico. (normalmente del 1 de enero a 30 de abril después
Plazo de cerrar ejercicio)
Por ejemplo: Para presentar los libros del año 2019 se dispondrá desde el 1 de enero de 2020 al 30 de abril de 2020 para poderlos
legalizar en PLAZO, si los presentasen después aparecería la presentación FUERA DE PLAZO.

En el Registro Mercantil de la provincia donde se ubique el domicilio social del negocio.

Como, actualmente, solo se pueden presentar los libros de forma digital se ha

habilitado una plataforma para hacer más fácil su presentación

En la página que han habilitado para su presentación (plataforma en Internet donde están todos los
Lugar
Registros Mercantiles que hay en España: R.M. Madrid; RM Toledo; RM Jaén, etc)

Página Web:

https://www.registradores.org

Este sistema de legalización de libros en formato electrónico y presentación por vía

telemática es de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de
ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor
la ley aplicable actualmente.
Por tanto, respecto de los ejercicios iniciados desde 2014, NO es posible la legalización
de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados
por vía telemática.

LEGALIZACIÓN En vez de imprimir los libros desde el programa informático que tenemos
Procedimiento
TELEMÁTICA instalado en la empresa (o el que tiene la gestoría), lo que haremos es crear unos
ficheros que guardaremos en un formato determinado (por ejemplo Excel, Word,
Pdf, Open Office), de tal manera que tendremos un archivo en formato electrónico,
La empresa tendrá que descargarse un programa, denominado Legalia2 donde
cargará sus dos libros que tiene en pdf., Word, etc.
Una vez cargados sus documentos, el programa creará un fichero ZIP
(comprimido y adaptado a la plataforma de www.registradores.org) que se enviará
para su legalización online.
Se nos enviará por correo electrónico un justificante de la presentación.

3
6 La contabilidad en nuestra empresa

La segunda obligación que tiene la empresa es la confección y el depósito de las

cuentas anuales.
De las cuentas anuales ya sabemos que existe un libro obligatorio que las recoge, no obstante, las
tenemos que volver a obtener del programa para generar su depósito, por tanto, las mismas cuentas se
legalizan en su libro y después se depositan (dos trámites con las mismas cuentas)
En este caso nuestro programa informático de contabilidad las elabora automáticamente y las guarda
en un archivo (Word, Excel, doc,…)para su legalización.
¿Qué sentido tiene cumplimentar de nuevo los datos de las cuentas anuales?
Las cuentas anuales nos muestran la información económica fundamental de la empresa, como ya
sabemos. Es el propio Registro quien las guarda cuando esas cuentas anuales se depositan allí, de tal
forma que cualquier persona o empresa que estuvieran interesados en conocer la «salud económica»
de una empresa podría pedir una copia de las cuentas anuales de la mencionada empresa en el Registro
Mercantil. Por tanto, la información de la empresa es pública desde el momento que se depositan sus
cuentas en el Registro.

 En la práctica tendremos que descargarnos el programa D2 desde la página web

https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do
y, una vez instalado ese programa en nuestro ordenador, tendremos que cumplimentar datos
referentes a las cuentas anuales, finalizada la entrada de datos crea un archivo zip que se envía al
Registro para su depósito.

Proceso Contenido

Documentos  Cuentas anuales

 Un mes después como máximo desde la celebración de la junta de accionistas o socios

donde se aprueban las cuentas anuales. (plazo máximo 31 de julio año posterior al
ejercicio a presentar)
Plazo
 Tenemos que recordar que las juntas generales de socios tienen que realizarse dentro de los
seis meses posteriores al cierre del ejercicio económico.
Por ejemplo: Si los socios realizasen la junta general ordinaria el 25 de mayo, tendrían para depositar las cuentas como máximo hasta
el 24 de junio.

El programa D2 nos permite imprimir todas las

cuentas anuales, que se presentan en una En persona en el Registro
Procedimiento En papel carpeta que compramos en el propio Registro Mercantil de la provincia en la
Mercantil. Además de las cuentas se tendrán que esté dada de alta la empresa
que presentar otros documentos.

4
6 La contabilidad en nuestra empresa

Proceso Contenido

En este caso las cuentas anuales se presentan

en un DVD/CD, copiando un fichero que nos
En persona en el Registro
genera el programa D2. Además, se presentan
En DVD o CD Mercantil de la provincia en la
otros documentos en soporte papel. Todo se
que esté dada de alta la empresa
mete en una carpeta como la que hemos
indicado antes y se presenta el Registro.

El programa D2 nos genera un archivo que

enviamos directamente por internet, sin
tenernos que desplazar al Registro provincial. Página Web:
Telemático Es la forma más cómoda, ya que solo necesita
que la empresa tenga certificado digital, así la https://www.registradores.org/
entrega se haría desde la propia oficina, sin
desplazamientos innecesarios.