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2. Definición de objetivos:
Los objetivos son los fines o metas a los que se dirige toda actividad, ellos
conforman la base estructural de la planeación y dan sentido y orientación a todo
el proceso pues señalan el fin hacia el cual hay que dirigirse.
Los objetivos en capacitación deben fijarse en función de los objetivos de la
organización y debido a la satisfacción, solución o reducción de los problemas,
carencias o necesidades detectadas en la fase de DNC.
La especificación de objetivos conduce al diseño del plan de capacitación,
de ahí que habrá que diferenciar entre los objetivos generales del plan, los
objetivos particulares de cada uno de los programas que integran el plan y los
objetivos instruccionales, que a su vez se dividen en objetivos terminales para
cada uno de los cursos que conforman un programa y los objetivos específicos por
cada unidad o temas comprendidos en un curso.
4. Presupuesto.
Un presupuesto es un enunciado de los resultados esperados expresados
en términos numéricos, puede ser de carácter financiero, en términos de horas-
hombre, horas-máquina, o cualquier otro que permita su expresión numérica.
Para que el encargado de administrar un proceso de capacitación se
considere como tal, deberá manejar el presupuesto asignado al departamento de
capacitación, conocer los reglamentos bajo los cuales administrará el presupuesto
asignado, partidas presupuestales a su cargo y techo presupuestal en cada una
de ellas, ya que con esta información, él podrá hacer una planeación con bases
reales, teniendo al finalizar su programación un avance normal, evitando así las
recalendarizaciones y cancelaciones de eventos.
Cada departamento de capacitación tiene asignado un presupuesto, es
responsabilidad del administrador hacer que éste se vea reflejado en los
resultados obtenidos por la organización. Dentro del apartado de presupuesto,
también se puede considerar el costo - beneficio de la capacitación.
ORGANIZACIÓN
Dentro del proceso administrativo, la etapa de organización es la que
establece la estructura que soporta la realización de las actividades y el alcance
de los objetivos. La fase de organización del proceso de la capacitación es aquella
por medio de la cual se sostiene el sistema de entrenamiento para lograr los
cambios de conducta determinados en los objetivos y encaminados a reducir,
eliminar o contrarrestar los problemas y necesidades detectadas en la etapa de
planeación.
Por medio de la organización se determinan las funciones, se delimitan las
responsabilidades, se definen las líneas de comunicación y se establecen los
sistemas y procedimientos que canalizarán adecuadamente los insumos que
absorba el sistema de capacitación
En esta parte del proceso de capacitación se sostiene el sistema de
entrenamiento para lograr los cambios de conducta determinados en los objetivos
y que están encaminados a reducir o eliminar los problemas y necesidades que se
detectaron en la etapa de planeación En pocas palabras, en la fase de
organización se responde al cómo se va a hacer y al con que se va a llevar a cabo
EJECUCIÓN
La ejecución es poner en marcha el sistema de capacitación e implica la
coordinación de intereses, esfuerzos y tiempos del personal involucrado en la
realización de los eventos, así como los instrumentos y formas de comunicación
para supervisar que lo que se está haciendo se haga según lo planeado. La
ejecución consta de 4 fases: Contratación de servicios, Desarrollo de programas,
Coordinación de eventos y Control administrativo y presupuestal
EVALUACIÓN
En esta fase se mide y se corrigen todas las intervenciones para asegurar
que los hechos se ajustan a los planes, implica comparar lo alcanzado con lo que
se planeó y comprende el proceso instruccional, el seguimiento y la ponderación
de resultados.
La evaluación es una parte fundamental del proceso de capacitación,
porque en esta etapa se lleva a cabo el análisis y la ponderación de los resultados
de la capacitación. Es el proceso que sirve para obtener información útil para
retroalimentar el sistema de capacitación y normar la toma de decisiones, con el
propósito de mejorarlo. Implica la comparación de lo alcanzado con lo planeado.
En la evaluación se identifican dos niveles: la microevaluación, donde se
ubica la evaluación del aprendizaje y la macroevaluación, donde se evaluará la
función y el impacto de la capacitación en sus resultados organizacionales.
Comisiones mixtas:
La Ley Federal del Trabajo también señala que en cada empresa se
constituirán Comisiones Mixtas de Capacitación y Adiestramiento, integradas por
igual número de representantes de los trabajadores y del patrón, las cuales
vigilarán la instrumentación y operación del sistema y de los procedimientos que
se implanten para mejorar la capacitación y el adiestramiento de los trabajadores,
y sugerirán las medidas tendientes a perfeccionarlos.
Existe un formato formal para la presentación del informe relativo a la
constitución de la comisión mixta de capacitación y adiestramiento ante la
secretaría del trabajo y previsión social el cual se denomina Informe sobre la
constitución de la comisión mixta de capacitación y adiestramiento (forma DC-1), y
otro para la actualización de los integrantes de la misma forma DC-1A.
Registro de planes y programas.
Los formatos que se utilizan para cubrir con esa disposición son:
Selección de instructores
De acuerdo con Pinto Villatoro, para una selección adecuada de los instructores
que se encargarán de la capacitación, es conveniente considerar los siguientes
aspectos:
Que quiera: que realmente desee compartir con los participantes lo mejor
de sus conocimientos y experiencias, es decir, que sea capaz de transmitir
más allá de sólo los conocimientos y el manejo de la tecnología.
Que sepa qué: los instructores deben dominar la materia que van a enseñar
y aunque no necesariamente debe ser quien más conozca de la materia
que imparte, sí debe conocer y haber experimentado la que trata de
enseñar.
Que sepa cómo: que conozca cómo aprenden los adultos, Su resistencia al
cambio, cómo motivarlos e involucrarlos para que aprendan. Que sepa
cómo diseñar una guía didáctica, cómo redactar los objetivos susceptibles
de evaluar y cómo estructurar los contenidos de los cursos que vaya a
impartir
Que tenga una personalidad adecuada: que sea un líder que guie y
conduzca al grupo hacia el alcance de los objetivos planificados, que tenga
capacidad para influir en los demás, que transmita credibilidad y que
disfrute de dar y compartir con los otros lo mejor de su experiencia.
Diseño de cursos
Que desarrolle las habilidades para conducir un grupo, que conozca las
características de las personas y su comportamiento en un proceso de
instrucción y que sepa cómo enfrentar situaciones imprevistas.
De esta manera, conocerá la situación real del curso que ha de conducir. Según la
situación, las técnicas se dividen en técnicas de aprendizaje dirigido (aquellas
cuyo aprendizaje está centrado en el instructor y el grado de aprendizaje depende
directamente de él), y técnicas de aprendizaje delegado (el aprendizaje está
centrado en el grupo, propiciando el intercambio de conocimientos y experiencias,
favoreciendo la discusión y el análisis para generar el aprendizaje a través del
intercambio y el descubrimiento. El instructor se convierte en facilitador del
proceso de aprendizaje).
Seguimiento y Evaluación.
De resultados
Para poder aplicar este método, la gerencia debe estar consciente de la necesidad
de lo que es un plan maestro de capacitación, para el cual se requiere la
participación de los jefes o supervisores quienes son los que conocen las
principales fallas de la organización en cuanto a competencias y saberes.