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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA


COLEGIO UNIVERSITARIO DE CARACAS
TRYECTO II, TRIMESTRE III
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN ADMINISTRACIN
PROYECTO II:
SUPERVISIN Y CONDUCCIN TCNICA
DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
CODIGO: PRO700224
FACILITADOR: DAVID ANTONIO CASTAOS MONJE
P & C 2012

UNIDAD I

PROCEDIMIENTOS PARA LA SUPERVISIN Y CONDUCCION TCNICA DE


LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS QUE SE APLICAN EN LAS
DISTINTAS INSTITUCIONES

INTRODUCCIN

La administracin se orienta sobre la base de lograr los objetivos y metas que


previamente son establecidas por las Instituciones, reflejando los propsitos para las
cuales fueron creadas, contando adems, con una planificacin y Organizacin
adecuada, esfuerzo coordinado y mancomunado de cada una de las partes que la integra,
la asignacin adecuada de recursos todo ello con el propsito de alcanzar
satisfactoriamente su fin. Es por ello necesario que se cuente con un Sistema de Control
claro y eficiente, el cual permita verificar y reflejar la manera cmo se estn empleando
los recursos que se hayan asignado, los objetivos y metas alcanzadas, la adecuada
aplicacin de los planes de accin diseados, todo ello con fines especficos. Para
lograr los objetivos de las Organizaciones, de manera eficiente y eficaz, es que se ha
creado los Procesos Administrativos, los cuales permiten adems la simplificacin del
trabajo y la reduccin de esfuerzos innecesarios a travs de la aplicacin de ciertos
principios administrativos, de mtodos, tcnicas y procedimientos que ayudan realizar
una manera ms rapidez y efectividad las distintas actividades en la instituciones.

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La supervisin y conduccin tcnica de los procesos administrativos, se orienta
hacia el logro de de los objetivos y la correcta aplicacin y seguimiento de los planes de
accin, asi como de hacer un uso correcto y racional de los recursos asignados o
disponibles para el logro de los mismos, y de poder contar con una estructura Orgnica
adecuada, una direccin que sea capaz de orientar a las personas que trabajan en la
empresa para el logo de resultados deseados, la correcta coordinacin y distribucin de
las tareas y actividades que se deben desarrollar durante el trabajo, y un sistema de
control eficiente en las instituciones que permita reflejar los logros, detectar las fallas y
establecer los correctivos que sean necesarios.

EL PROCESO DE SUPERVISIN EN LA PLANIFICACIN:

El Proceso de Planificacin consiste en prever por adelantado los cursos de accin a


seguirse y los recursos que son necesarios para lograr objetivos y metas trazadas por las
instituciones. Estableciendo en ella los principios que habrn de orientarla para lograr
resultados eficientes y eficaces. A travs de la Planificacin se determina el tipo de
objetivos, los cursos de accin seguirse y los recursos que son necesarios para lograr los
objetivos y las metas.

La planificacin es necesaria como un componente fundamental para lograr las


metas y objetivos de una forma concreta. Es importante tambin para el establecimiento
de un sistema de control acorde con procedimientos administrativos y el uso de recursos
para la ejecucin de las operaciones de la institucin, de la empresa. La intencin final
de la planificacin es la de ponderar los resultados obtenidos, bien sean estos a corto,
mediano o largo plazo, permitiendo a su vez minimizar riesgos, reducir costos y lograr
la permanencia y durabilidad en el tiempo de la institucin.

Pasos en la Supervisin y Conduccin Tcnica durante el Proceso de Planificacin:

Establecer si fue viable la oportunidad en que se ejecuto el plan diseado.

Determinar con claridad los objetivos trazados y los logros alcanzados.

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Dar respuesta a las premisa o interrogantes planteadas

Evaluar el resultado de las alternativas que se aplicaron a travs de los cursos de


accin seguidos.

Comprobacin de los a la luz de las metas establecidas.

Determinacin de la efectividad de los planes derivados y de apoyo ejecutados.

Establecer si el presupuesto designado para el proyecto fue suficiente

Poder tomar las medidas y acciones necesarias para la elaboracin y ejecucin


de planes futuros.

Tipos de Planes:

Es importante que se considere una serie de planes aplicados por las


instituciones, como son:

Los Objetivos o fines hacia los cuales se dirige los esfuerzos de las instituciones con el
fin de alcanzar el propsito para el cual fue diseada. Representa no solo el objetivo
final de la planificacin, sino hacia donde se encamina la institucin como tal, el
personal que la conforma, la direccin y el control necesario para garantizar un
resultado optimo de sus operaciones.

Las Polticas, que son planes en el sentido de que constituyen declaraciones e


interpretaciones necesarias para encausar el pensamiento y acciones de las personas que
trabajan en las instituciones, durante los procesos en los cuales le toque tomar
decisiones. Las polticas, son primordiales para la planificacin, por el hecho de poder
definir el grado de autoridad y responsabilidad, que tienen las personas en la realizacin
de sus tareas y actividades cotidianas en el trabajo, y las mismas deben siempre estar
orientadas y concatenadas con los objetivos y metas previstos. Una poltica jams
deber estar aislada de los propsitos que persigue una Institucin.

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Los Procedimientos que permiten establece la metodologa que debe seguirse para
alcanzar los objetivos y metas, a travs de la ejecucin de ciertas actividades
obligatorias para lograr los resultados deseados. En un sentido ms amplio se
consideran como series cronolgicas de acciones requeridas para garantizar el xito de
la institucin.

Ventajas de la Supervisin y Conduccin Tcnica en el Proceso de Planificacin:

Se requiere de realizar actividades con un orden especfico y con un propsito


claro.
Permite detectar los cambios que sean necesarios realizar en el presente sobre la
marcha y previsiones para el futuro.

Ayuda a contesten ciertas interrogantes a travs de premisas.

Proporciona la base para un sistema de control acorde con las necesidades sobre
las actividades a controlar.

Crea un sentido de responsabilidad sobre el cumplimiento y alcance de las metas


y objetivos.

Permite una visualizacin conjunta de la institucin y componentes que la


integran.

Desventajas:

La planificacin podra estar limitada por falta de informacin y por fuerzas


macro ambientales desconocidas o no previstas.

La planificacin puede tener un alto costo en dinero, esfuerzo y tiempo para ver
los resultados deseados, ya que muchos cambios no se observan de la noche a la
maana.

La planificacin puede presentar ciertas barreras psicolgicas que hay que


vencer y superar.

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La planificacin puede obstaculizar la iniciativa de muchas personas si no est
bien diseada o clara para su ejecucin lo que conlleva a demorar muchas
acciones.

EL PROCESO DE SUPERVISIN EN LA ORGANIZACIN:

El Proceso de Organizacin: consiste en poder contar con una estructura orgnica


adecuada, en donde deben estar claras las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de una
organizacin social, con el propsito de alcanzar la mxima eficiencia de los planes y el
logro de los objetivos establecidos.

Organizar en un sentido general consiste en agrupar de manera lgica, ordenada


y concatenadas todas las actividades que se realizan en la institucin para lograr los
objetivos y metas, asignar a cada grupo de personas ciertas funciones, tareas y
actividades a realizarse con propsitos especficos y debidamente definidos y
planificados con anterioridad. Para ello, se recomienda que se designe, a una persona
con conocimiento, experiencia y suficiente autoridad para que coordine y supervise las
actividades que realizan las personas bajo su mando, bien sea esta a nivel vertical u
horizontal de acuerdo a nivel que ocupe dentro de la estructura de la institucin.

La organizacin debe tener un carcter continuo, es decir que jams podr


decirse que ha terminado, dado que la institucin y sus recursos, estn siempre sujetos a
constantes cambios a travs del tiempo y de las circunstancias que se tengan que vivir.

Su importancia radica en el hecho de ser un medio a travs del cual se establece


la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

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Por establecer mtodos que permiten el desempeo de actividades de manera
eficiente con un mnimo de esfuerzo.

Atravs de ella se puede evitar la ineficiencia en las actividades, reducirlos


costos innecesarios e incrementar la productividad.

Ayuda a reducir o eliminar la duplicacin de esfuerzos, permite delimitar


funciones y ayuda a establecer responsabilidades con mayor claridad.

En el proceso de organizacin, la estructura de la institucin debe reflejar con


claridad los objetivos y planes, ya que de ellos se deriva el tipo de actividades que se
requieren.

Tambin deben reflejar el tipo de autoridad, bien sea est centralizada o


descentralizada. La autoridad es concebida como un derecho social que tienen las
personas para ejercer poder, aplicando un juicio de valores y tomar decisiones de
manera racional.

La estructura de la Institucin, debe reflejar un ambiente acorde y armonioso con


relacin a la planificacin.

Como una institucin est se encuentra integrada por personas, por un


agrupamiento o reunin de actividades y relaciones de autoridad dentro de la estructura
organizacional, y en la cual tambin se debe considerar las limitaciones y costumbres
que prevalecen entre las personas que la conforman.

El proceso de organizacin est conformado por los siguientes pasos:

a) Establecer los objetivos de la empresa.

b) Formular objetivos, polticas y planes de apoyo.

c) Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos.

d) El agrupamiento de dichas actividades de los recursos humanos y materiales


disponibles, y mejor manera de usarlos, segn sea el caso.

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e) Delegar en cada jefe de grupo la autoridad que sea necesaria para el desempeo
eficiente de las actividades.

f) Relacionar los distintos grupos de trabajo bien en forma horizontal o vertical,


mediante un vnculo de relacin de autoridad y los flujos de informacin.

EL PROCESO DE SUPERVISIN EN LA DIRECCIN:

Ya se ha sealado en temas anteriores de esta Unidad Curricular de la carrera del


PNFA, que la Direccin debe considerarse como un aspecto interpersonal de la
administracin, que implica guiar u orientar a las personas que trabajan en las empresas,
para que realicen esfuerzos mancomunados y orientados hacia el logro de los objetivos
y metas que han sido previstas en la planificacin.

La Direccin es un proceso que pretende influir sobre las personas para que
estas traten de alcanzar los objetivos de la institucin.

La Importancia del Proceso de Direccin radica en el hecho de:

Poner en marcha los lineamientos establecidos durante la fase de planificacin y


organizacin.

Lograr una conducta deseada en la organizacin.

Una direccin eficiente es determinante sobre una conducta llena de principios y


valores ticos y morales en los empleados, lo que incide sobre su motivacin y
productividad.

Su calidad se refleja en el logro de objetivos, la implementacin de mtodos de


organizacin y una mayor eficacia en los sistemas de control.

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La Direccin debe lograr un ambiente armonioso en el trabajo para lograr
mejores resultados.

En el Proceso de Direccin es importante que se considere y se aplique una


supervisin adecuada sobre los siguientes componentes:

Motivacin en el personal: la motivacin es una de las labores ms importantes que


debe llevar a cabo la direccin, adems de ser la ms compleja, ya que a travs de ella,
que se logra muchas veces la ejecucin de tareas tendientes a lograr los objetivos
acordes con los estndares o patrones de referencia deseados. Diversas son las teoras
que hacen referencia sobre la importancia de motivacin como un medio para lograr
muchos de los objetivos deseados.

Dos de estas Teoras se citan a continuacin:

Teora del contenido:

En ella se seala el porqu del comportamiento de muchas personas, basado en


impulsos reflejo de sus necesidades y deseos internos.

En la Jerarqua de las necesidades de Abrahn Maslow, se establece que la


naturaleza humana posee, en orden prioritario, cinco tipos de necesidades bsicas,

Fisiolgicas: son aquellas que surgen de la naturaleza fsica, como la necesidad de


alimento, reproduccin, sueo, etc.

Seguridad: que es la necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del


medio ambiente.

Sentido de pertenencia o amor: que son deseos de relaciones afectivas con otras
personas.

Estimacin: la necesidad de confianza en si mismo, el deseo de fuerza, logro,


competencia y la necesidad de estimacin ajena, que se manifiesta en forma de
reputacin, prestigio, reconocimiento, atencin, importancia, etc.

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Auto-realizacin: es la necesidad de lograr y alcanzar metas en la vida y posicin en el
trabajo (Cargos o puestos ms importantes)

Teora del enfoque externo

Llamadas tambin de aprendizaje o modificacin de la conducta organizacional,


que parte del supuesto de que la conducta observada en las organizaciones, as como, las
consecuencias que esta trae, son la clave para lograr la motivacin; relacionando los
efectos que ejerce el medio ambiente sobre el comportamiento de las personas.

Utilizar un liderazgo efectivo: otro aspecto importante que debe ser considerado en el
proceso de direccin es el liderazgo, el cual puede proporcionar la dinmica necesaria
en las personas para lograr los objetivos. En dicha funcin confluyen todas las etapas de
direccin, y cuyo resultado radica en lograr una supervisin efectiva sobre el trabajo que
realizan las personas, en aspectos tales como los que se mencionan a continuacin:

Productividad del personal para lograr los objetivos.

Observancia de la comunicacin.

Relacin entre jefe-subordinado.

Correccin de de desviaciones y errores en el trabajo.

Observancia de la motivacin y del marco de referencia formal de disciplina.

El liderazgo est estrechamente relacionado con la supervisin, y vara de


acuerdo con el estilo de liderazgo prevaleciente en la empresa, incidiendo a su vez sobre
el grado de eficiencia y productividad de las personas.

Mantener un excelente sistema de comunicacin: es muy importante que se


establezca y mantenga una buena comunicacin en la institucin, ya que de esta manera
se podr garantizar un mejor resultado en el proceso de direccin.

La comunicacin se define como el proceso por el cual se transmite y se recibe


informacin dentro de un grupo social.

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El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita contar con un sistema de
comunicacin eficaz; ya que, cualquier informacin desvirtuada podra originar
confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en
detrimento del logro de los objetivos.

El Proceso de comunicacin consta de tres elementos bsicos:

Emisor, en donde se origina la informacin a ser transmitida.

Transmisor, medio a travs del cual fluye la informacin hacia l receptor.

Receptor, quien recibe y debe comprender la informacin para su posterior accin.

Cualquier mnima falla que se produzca en esta red de comunicacin implicara


la distorsin de la informacin. Con el fin de facilitar la comprensin de comunicacin,
se menciona a continuacin su clasificacin su clasificacin:

Formal: aquella que se origina dentro de la estructura formal de la institucin, fluyendo


a travs de los canales regulares de la empresa.

Informal: que surge de los grupos informales de la empresa y no sigue los canales
formales establecidos en la misma.

Este tipo de comunicacin tiene una gran importancia, ya que por tener un
carcter no formal, podra llegar a influir ms que la comunicacin formal e, inclusive,
ir en contra de esta. La Gerencia, debe tratar de lograr que los canales de comunicacin
formal se apoyen sobre las redes informales.

Estos dos tipos de comunicacin a su vez pueden ser a su vez del tipo:

Vertical: que fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior, o viceversa. Por
ejemplo: quejas, reportes, sugerencias, rdenes, instrucciones.

Horizontal: se da en niveles jerrquicos semejantes. Por ejemplo: memorndum,


circulares, juntas, etc.

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Verbal: la que se transmite oralmente a travs de la palabra hablada como son por
ejemplo las rdenes impartidas.

Escrita: mediante material escrito o grfico.

Requisitos necesarios para el logro de una supervisin y conduccin tcnica en una


comunicacin efectiva:

Claridad: la comunicacin debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la
manera de transmitirla, debe ser accesible para quien va dirigida.

Integridad: la comunicacin debe servir como lazo integrador entre los miembros de la
empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperacin que sea necesaria para la
realizacin de los objetivos.

Aprovechamiento de la organizacin informal: la comunicacin es ms efectiva


cuando la administracin utiliza la organizacin informal para suplir canales de
informacin de la organizacin formal.

Equilibrio: todo plan de accin administrativo debe acompaarse del plan de


comunicacin para quienes resulten afectados.

Moderacin: la comunicacin debe ser la estrictamente necesaria y lo ms concisa


posible, ya que el exceso de informacin puede accionar burocracia e ineficiencia.

Difusin: toda la comunicacin formal de una empresa debera efectuarse por escrito y
pasar solo a travs de los canales estrictamente necesarios, evitando el papeleo excesivo.

Evaluacin: los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse y peridicamente


para realizar los cambios que sean necesarios.

ELPROCESO DE SUPERVISIN COMO CONTROL:

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El Control, es una funcin de la administracin que se estable para evaluar el
desempeo de las personas en el cumplimiento de sus obligaciones y un adecuado uso
de los recursos que se les haya asignado para el logro de metas establecidas,
permitiendo a su vez establecer y aplicar medidas correctivas sobre desviaciones en el
desempeo y cumplimiento de los planes.

El Control permite medir los resultados logrados y poder corregir desviaciones en el


desempeo de las funciones por parte de los individuos que trabajan en la institucin,
asegurando de esta forma el logro o cumplimiento de las metas y objetivos de la
organizacin.

El control es esencial para llevar el buen desempeo de las actividades. El


control nunca debe ser considerado como algo negativo, es decir como un obstculo o
impedimento, puesto que su fin es el de garantizar de que las cosas se hagan bien en la
empresa.

Proceso de Control:

El proceso bsico de control, sin importar en donde se encuentra, ni el rea que


controla, comprende tres pasos:

1) Establecimiento de Estndares: debido a que los planes son los puntos de


referencia con respecto a los cuales los administradores establecen los controles. El
primera paso lgico en el proceso de control seria elaborar planes.

Los estndares son criterios de desempeo, que trata de puntos seleccionados en


un programa de planificacin, en el que se realizan mediciones sobre el desempeo, con
el fin de saber cmo van las cosas, de tal manera que no sea necesaria la supervisin de
cada paso en la ejecucin de los planes.

2) Medicin del desempeo: aunque este tipo de medicin, no siempre resulta prctico,
es importante comparar el desempeo con relacin a los estndares, con el fin de que las
desviaciones puedan ser detectas antes de que estas ocurran y se puedan evitar mediante
la aplicacin de acciones correctivas apropiadas.

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Si los estndares se establecen en una manera adecuada, se podr conocer con
exactitud qu es lo que estn haciendo y logrando los empleados.

3) Correccin de las desviaciones: los estndares deben reflejar los diversos puestos o
cargos existentes dentro de la estructura organizacional. Si el desempeo, se mide de
acuerdo con ello, ser ms fcil poder corregir las desviaciones que se produzcan a
tiempo.

Los Gerentes y administradores saben exactamente en donde se tiene que aplicar


las medidas correctivas para una correcta asignacin y evaluacin de tareas individuales
o de grupo.

La correccin de las desviaciones, es el punto en el que el control se puede ver


como una parte del sistema completo de la administracin, y se puede relacionar con las
dems funciones de los procesos administrativos.

Algunos Tipos de Control que son llevados por las empresas e instituciones tanto
pblicas como privadas son los siguientes:

Entre los tipos de control ms comunes podemos nombrar:

Controles preliminares: que son aquellos previos al inicio de un trabajo, tarea o


proyecto.

Control concurrente: son controles que se realizan durante la ejecucin de


actividades, tareas o proyectos, y que permiten detectar desviaciones y
corregirlas antes de su culminacin.

Control permanente: es el caso de los controles de calidad que permiten


detectar a tiempo cualquier desviacin que se produzca durante el proceso de
trabajo, o en la produccin de bienes de consumo a nivel industrial, entre otros.

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Control directo; que se realizan sobre las actividades y tareas que ejecutan los
empleados y obreros durante sus jornadas laborales, y que son responsabilidad
directa de los Gerentes o Supervisores.

Control de retroalimentacin: son aquellos relacionados con resultados de


ventas, produccin, distribucin en el mercado para la satisfaccin de la
demanda, entre otros

Control Presupuestario: son los que permiten establecer un correcto


cumplimiento del presupuesto de gastos asignados, inversiones en materia
prima, nomina de personal, gastos en publicidad, entre otros.

Los Estados Financieros: son los que reflejan la situacin financiera actual de
la empresa

Punto de equilibrio: el cual permite establecer la cantidad mnima en que


puede operar una empresa y en donde los gastos sean iguales a los ingresos, es
decir en donde no hay prdidas ni ganancias para la empresa.

Control de Inventario de mercanca: el que permite establecer las unidades


disponibles, que es lo que ha entrado, salido y lo que queda en existencia.

Controles sobre cantidad producida de bienes: son los que permiten


establecer el nmero de unidades producidas durante en perodo

Control de Tiempo requerido sobre cada actividad: es el que permite


establecer el tiempo que se demora o es necesario para realizar una actividad o
producir una cierta cantidad de bienes, o en realizar un proyecto.

Control de Costo de Produccin: es la cantidad que hay que invertir en tiempo


y dinero para producir un bien o realizar una tarea.

Control de Calidad: son aquellos controles que se llevan a cabo en las


empresas para garantizar un ptimo resultado de las actividades o en la
produccin de bienes o prestacin de servicios.

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Control de personal: son los tipos de control que son llevados por ejemplo por
los departamentos de personal o recursos humanos de las empresas sobre las
personas que trabajan como son: su asistencia y permanencia en la empresa,
permisos, reposos, descuentos, prstamos, nomina, pagos de sueldo, vacaciones,
prestaciones, liquidaciones, entre otros.

Auditorias Administrativas: se llevan a cabo para establecer el correcto uso de


los recursos financieros y materiales en la empresa.

Auditorias de Sistemas: es un tipo de control que permite mejorar el uso y


aplicacin de los procesos administrativos que son realizados por los empleados
de la empresa durante sus jornadas laborales, adems, permiten establecer los
tipos de cambio que sean necesarios sobre la manera de realizar las actividades
con el fin de crear un ambiente armonioso amigable en el trabajo, y de esta
manera poder alcanzar un mayor provecho de los recursos y tiempo con mejores
resultado beneficio tanto para la empresa como para sus trabajadores, entre
otros.

Para concluir, podemos sealar que ser cada empresa o institucin, quien decida
el tipo de control que le sea ms conveniente o adecuado para garantizar resultados
ptimos y acordes a los planes diseados para lograr sus objetivos y metas establecidas
durante el proceso de planificacin.

BIBLIOGRAFA

Chiavenato, I. (2002). Administracin en los Nuevos Tiempos. Bogot: Mc Graw Hill.

Chiavenato, I. (2000). Introduccin a la Teora General de la Administracin (5. ed.),


Mxico: Mc Graw Hill.

Hellriegel, D., Jackson, S. y Slocum, J. (2009), Administracin, un enfoque basado en


competencias. (11.ed.), Mxico: CENGAGE Learning.

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Rodrguez, J. (2007), Introduccin a la Administracin con enfoque sistmico. (4.ed.),
Mxico: THOMSON.

Koontz, H. y Weihrich. H. (2004) Administracin, Una perspectiva Global (12.ed.),


Mxico: Mc Graw Hill.

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