UABC Facultad de Ciencias de la Ingeniería, Administrativas y Sociales

Maestría en Administración
Administración

Actividad 3: Etapas de la Administración.

Autora: Maidelyn Piñero González

Profesora: Dr. Lourdes Evelyn Apodaca Del Angel

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Contenido

Proceso Administrativo.............................................................................................................3
1. Planificación...................................................................................................................5
2. Organización..................................................................................................................6
3. Dirección.........................................................................................................................7
4. Control.............................................................................................................................8
Importancia del proceso administrativo..................................................................................9
Bibliografía..................................................................................................................................9

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Proceso Administrativo

El proceso administrativo consiste en un conjunto de etapas “planificar, organizar,

dirigir y controlar” de las cuales se desprenden las funciones gerenciales para la
gestión eficiente de una organización, haciendo uso óptimo de los recursos para el
logro de los objetivos; siendo un proceso universal adaptable a cualquier tipo de
organización.

Cuenta con una serie de características que lo diferencian de otros y son las que
permiten que se alcancen los objetivos. A continuación, se muestran:

 Concepción sistemática: Las etapas en el proceso administrativo son vistas

como un ciclo y por lo tanto siguen un orden muy definido. Gracias a dicho
orden se genera una retroalimentación que ayuda a ver mejor el proceso. Es
decir, los elementos que forman parte de esta herramienta se relacionan entre
sí y dependiendo de su correcto funcionamiento se empezaran a percibir los
resultados.
 Orden lógico y secuencial: Esta característica se refiere a la capacidad que
tiene el administrador para analizar y generar soluciones para todas las
situaciones que se presenten dentro de la empresa.
 Simultaneidad: Este punto hace referencia a la capacidad que tiene el proceso
administrativo de desarrollar diferentes actividades relacionadas con las etapas
de esta herramienta al mismo tiempo y en diferentes lugares de la empresa. Un
ejemplo de esto podría ser cuando en el área financiera se elabora un
presupuesto, mientras que en el área de producción se está fabricando y
realizando el control de calidad correspondiente a productos específicos.
 Orden Cíclico: Cuando hablamos del orden cíclico nos referimos a la relación
que tiene las etapas entre sí, algunas personas también lo conocen como el
ciclo administrativo. En el proceso administrativo la etapa de control brinda
información a la de planificación para que se pueda dar inicio a la etapa de
organización y luego empezar nuevamente con el ciclo.
 Secuencialidad: Una de las características más resaltantes de esta herramienta
es el orden secuencial que se cumplen en las etapas de su aplicación. Ten
presente que las etapas del proceso administrativo son un proceso en sí y
posee su propia manera de realizarlo.
 Universalidad: Además de ser aplicado en organizaciones puede ser utilizado
en cualquier grupo de personas que deseen alcanzar un objetivo, en este caso
es necesario que se cree una coordinación de recursos para tener éxito.

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 Especifidad: El área de la administración está formada por diferentes ciencias

que ayudan a complementarla, sin embargo, su esencia no puede ser
cambiada ya que se considera única.

Además, se subdividen en la fase mecánica y fase dinámica. En la fase mecánica se

establece lo que se va a hacer y se dispone una estructura para hacerlo y en la fase
dinámica se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha estructurado
anteriormente.

El proceso administrativo tiene 4 pasos fundamentales para su correcto

funcionamiento, cada uno tiene relación con el siguiente y depende de su ejecución en
conjunto para el éxito del ciclo.

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1. Planificación

Es el primer paso, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la dirección a

seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién, cuándo y cómo lo va
a hacer. En este paso se definen los objetivos que se desean alcanzar bien sea a
corto, mediano o largo plazo. Es donde se generan las diferentes estrategias que se
consideren adecuadas para llegar a la meta. Se especifica cuáles serán las
actividades que se realizarán, cuáles son los recursos que se necesitan y el perfil de
las personas que participarán en dichas actividades.

La planificación responde a las siguientes preguntas:

 ¿Qué se quiere conseguir?

 ¿Qué se tiene que hacer para alcanzar nuestro objetivo?
 ¿Quién se va a encargar de cada parte del proceso para conseguir la
meta?
 ¿Cuándo y en qué plazos se va a realizar cada acción?
 ¿Qué recursos se necesitan?
 ¿Dónde se puede conseguir los recursos?
 ¿Cuál es el coste de dichos recursos?
 ¿Qué tipo de contratiempos se puede presentar y cómo se puede
solucionar si surgen?
 ¿Qué se realizará ante un contratiempo que no se había previsto?

Para ello se siguen algunas actividades más importantes como:

 Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como las 5
fuerzas de Porter y el análisis FODA).
 Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.
 Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.
 Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.
 Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.
 Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.
 Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
 Implantar las condiciones de trabajo.
 Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.
 Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de
desempeñar el trabajo.
 Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.

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 Modificar los planes basados en el resultado del control.

2. Organización

En este paso es importante la coordinación de todo lo que se ha planificado

anteriormente, ya que se lograran dirigir adecuadamente los esfuerzos hacia objetivos
más concretos. Es significativo que durante la organización se asignen los recursos
necesarios para cumplir con las actividades y ya se tengan seleccionadas las
personas que realizarán el trabajo adecuadamente. Algunas preguntas a resolver en
es esta etapa del proceso administrativo son:

 ¿En qué orden se realizarán las tareas?

 ¿Quién se va a encargar de cada tarea?
 ¿Se realizarán las tareas de forma conjunta o cada uno se va a encargar de
una determina?
 A la hora de tomar decisiones, ¿Se tomarán de forma democrática?
 ¿La jerarquía será horizontal o vertical?

Durante esta etapa se establece cómo se organiza todo, ejecutando los principios
organizativos se siguen. Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la
empresa, incluye fijar las tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las
decisiones y a quién deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer
lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando
las actividades y proporcionando los recursos necesarios.

La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada

actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de
satisfacción.

Las actividades más significativas de la organización son:

 Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los

diferentes puestos.
 Subdividir las tareas en unidades operativas.
 Escoger una potestad administrativa para cada sector.
 Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
 Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por
departamento.
 Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.

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 Suministrar facilidades personales y otros recursos.

 Ajustar la organización basado en los resultados del control.

3. Dirección

En esta etapa se ejecuta todo lo que se organizó anteriormente. Se lleva a cabo la

ejecución de los planes, la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para
alcanzar las metas de la empresa. La dirección, al contrario que muchas personas
piensan, no tiene por qué estar a cargo de una sola persona. También podría estar a
cargo de un grupo directivo. No obstante, la dirección se encarga de ayudar, intervenir,
respaldar o motivar el trabajo que se está ejecutando. Es importante que el encargado
de dirigir todo el proceso logre tener una buena relación con los integrantes del equipo
de trabajo y sea capaz de recordar siempre los objetivos por los que se están
trabajando.

Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su
funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante la influencia interpersonal que
todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos.

La dirección se puede ejercer a través de:

 El liderazgo
 La motivación
 La comunicación.

Las actividades más significativas de la dirección son:

 Ofrecer motivación al personal.

 Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
 Considerar las necesidades del trabajador.
 Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.
 Permitir la participación en el proceso de decisiones.
 Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
 Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e
intelectual.
 Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el
reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
 Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los resultados
del control.

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4. Control

Este es el último paso del proceso administrativo, se miden los resultados que se han
obtenido para definir si es necesario realizar algunos cambios que mejoren lo que no
esté funcionando adecuadamente. El control de las actividades desarrolladas en la
empresa ofrece un análisis de los altos y bajos de las mismas, para luego basado en
los resultados hacer las diferentes modificaciones que sean factibles llevarse a cabo
para corregir las debilidades y puntos bajos percibidos. La principal función del control
es efectuar una medición de los resultados obtenidos, compararlos con los resultados
planeados para buscar una mejora continua.

En caso de ser necesario cambiar algún aspecto se procede a iniciar nuevamente el

ciclo, partiendo una vez más desde la planeación, pero tomando en cuenta los errores
que se han cometido. Este paso es de suma importancia para reconocer los puntos
que se deben cambiar a medida que avanza el proceso administrativo.

Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación del
desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de garantizar que
el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor administrativa que debe
ejercerse con profesionalidad y transparencia.

Por ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir las
desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados. Luego
contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones correctivas que
mantengan el sistema orientado hacia los objetivos.

Las actividades más importantes del control son:

 Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

 Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
 Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
 Definir e Iniciar acciones correctivas.
 Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
 Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
 Transferir información detallada que muestre las variaciones y comparaciones
efectuadas.
 Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.

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Importancia del proceso administrativo

El proceso administrativo es de gran importancia, pues define un proceso secuencial

que establece un conjunto de actividades que permiten alinear objetivos y metas de la
empresa, para de esta forma mantener la eficiencia del sistema y por ende
la rentabilidad y beneficio económico. Además, posibilita la previsión de los hechos
futuros y el control adecuado de los recursos en forma ordenada. Para su
cumplimiento es necesario que en cada proceso se apliquen las reglas, políticas y las
actividades de manera correcta. Permite la mejora continua, para el mejoramiento de
casa proceso ya que cuando se finaliza el control se decide si es recomendable seguir
utilizando la misma estrategia o si se fijan nuevas metas que funcionen mejor con los
resultados que se esperan obtener.

Bibliografía

https://economipedia.com/definiciones/etapas-del-proceso-administrativo.html

https://www.webyempresas.com/proceso-administrativo/

https://es.linkedin.com/pulse/proceso-administrativo-qu%C3%A9-es-etapas-planeaci
%C3%B3n-y-carina-mari%C3%B1o