E SCU E L A D E G E S T IÓN P Ú BL IC A P L U RIN A C ION A L

| SUBTEMA 3 |

ESPECIALIZADO
CURSO
SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES
(SPO)

Vamos a continuar con este ciclo de exposiciones y ahora es el turno del Sistema de
Programación de Operaciones y con el Sistema de Programación de Operaciones va-
mos a entrar a lo que es la Gestión Institucional la micro gestión, pero para ello quiero
retomar lo último que dije de la presentación anterior, mostrábamos al SPIE con todos
los planes que regula este Sistema, desde la Agenda de Bicentenario hasta el POA. Por
favor les ruego tomar debida nota de esto que estamos mostrando porque luego voy a
partir de aquello para ver dónde ingresa el presupuesto y los otros Sistemas.

Lo primero que se nos viene a la mente es hablar del POA y cuando uno hace el POA
las preguntas más recurrentes son: ¿Qué es lo que vamos a hacer, por ejemplo, para el
2022?, entonces ya estoy pensando en mi POA, una primera pregunta es ¿qué vamos
a hacer?, una segunda pregunta es ¿cómo lo vamos a hacer? y una tercera pregunta
puede ser, (puede haber más preguntas) ¿con qué lo vamos a hacer?, son tres pre-
guntas que dan lugar para comenzar la explicación del Sistema de Programación de
Operaciones y en particular del POA.

La primera pregunta ¿Qué es lo que vamos a hacer el 2022 en las diferentes entidades
públicas?

Lógico es decir, ¿en función del Plan Estratégico Institucional 20 – 25?; ¿en función del
Plan Sectorial 20 – 25?; en función del PDES 20 – 25 ¿Qué vamos a hacer el 2022?.
La respuesta a esta pregunta antes la denominábamos objetivo, entonces tenemos
que comenzar a formular nuestros objetivos para el 2022 pero si agarramos tal cual
nuestra normativa se cambia el término de objetivo por acciones de corto plazo, para
evitar confusiones y discusiones que no tienen sentido vamos a decir que es lo mismo,
los objetivos son las acciones de corto plazo que pretendemos lograr alcanzar hasta
el 2021.

La segunda pregunta es ¿Cómo lo vamos a hacer?

La respuesta es cómo vamos a cumplir esas acciones, a través de operaciones, a tra-

vés de actividades, las operaciones o actividades, en este caso tomadas como sinóni-
mos nos van a permitir alcanzar los objetivos o acciones de corto plazo.

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Y la tercera pregunta es ¿Con qué lo vamos a hacer?

En esta parte tenemos que definir qué recursos vamos a necesitar para llevar adelan-
te estas actividades y así de esta manera poder alcanzar los objetivos, que recursos
vamos a necesitar; permítanme señalar algunos elementos, ¿Qué recursos vamos a
necesitar?, solo para fines didácticos, vamos a necesitar personal. Entonces en el POA
debiéramos decir ¿Cuánto personal vamos a necesitar?, ¿Cuántos ITEMS tenemos en
la Institución?, ¿Cuántos están acéfalos?, ¿Cuántos debiéramos cubrir en esta ges-
tión?, ¿Cuánto de recurso humano debiéramos necesitar?, reitero, más allá del termino
de recursos humanos. Pero el ¿Con qué hacer? no solo significa personas, porque tam-
bién vamos a necesitar recursos materiales, por ejemplo, vamos a necesitar muebles,
equipos de computación, algunos activos. Entonces, también hay que incorporar en el
POA, pero también vamos a necesitar recursos financieros, también tenemos que incor-
porar, como referencia la base para lo que va significar el presupuesto.

Entonces reitero son éstas tres preguntas las que de inicio son importantes para co-
menzar a hablar del Sistema de Programación de Operaciones, ¿qué vamos a hacer?,
objetivo de acción de corto plazo, ¿cómo vamos a hacer?, a través de actividades u
operaciones, ¿con qué vamos a hacer?, personal, recursos materiales, recursos finan-
cieros etc.

Si hablamos del Sistema de Programación de Operaciones la Ley 1178 en el Artículo

sexto de manera precisa hace referencia al Sistema de Programación de Operacio-
nes, este Artículo fue ajustado en función de la aprobación de la Ley 777 del SPIE y
en cuanto a normas básicas se refiere, por favor aquí ya voy a entrar con un carácter
mucho más específico, cada Sistema tiene una norma entonces, la norma básica para
el Sistema de Programación de Operaciones es el Decreto Supremo No. 3246, quien
quiera conocer más de este Sistema acuda a la norma básica puede entrar al internet
bajar la norma Decreto Supremo 3246 y de esta norma voy a recuperar tres elementos
principales: uno el concepto del Sistema que está en el Artículo primero de esta norma,
el Objeto del Sistema que está en el Artículo segundo y con la misma lógica que aborde
los Subsistemas, los Subsistemas de la SPO están en el Capítulo tercero de esta nor-
ma básica de este Decreto Supremo y los vamos a abordar viendo estos artículos, con
la misma lógica como planteamos el resumen del caso del SPIE lo voy a hacer para el
Sistema de Programación de Operaciones.

Según la Ley 1178 el Sistema de Programación de Operaciones tiene que ser concor-
dante o tiene que partir de los Planes de Desarrollo del SPIE, lo que habíamos señalado
anteriormente, tiene que partir del Plan Estratégico Institucional y en ese marco el Artí-
culo sexto señala que este Sistema lo que nos plantea es, traducir todo ello, los Planes
de Desarrollo, el Plan Estratégico Institucional en qué, de manera concreta, en tareas
específicas a ejecutar, en procedimientos a emplear, en medios y recursos a utilizar, en

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tiempo y espacio a definir, en resumen traducir todo eso que es, Plan de Desarrollo, eso
que es Plan Estratégico en un POA. Más simple en el ámbito institucional, el Plan Estra-
tégico Institucional es como la mano con sus cinco dedos, un dedo cada año la idea de
la SPO es agarrar el primer dedo que mostraría el primer POA, al segundo POA el Plan
Institucional entonces está dado por cinco POAS, eso de manera específica significa
traducirlo en términos de tareas, procedimientos, medios, recursos, tiempo y espacio.

Entonces dice traducirlo en un POA y aquí estamos hablando de operaciones que es la

respuesta al cómo pretendemos alcanzar los objetivos, las operaciones son el cómo
pretendemos alcanzar el objetivo o acción y hablamos de dos tipos de operaciones,
Operaciones de Funcionamiento y Operaciones de Función bajo una lógica de integra-
lidad.

¿Qué quiere decir operación de funcionamiento?

Son aquellas operaciones que normalmente llevamos todos los días en la institución,
que permite que la institución pueda trabajar con la capacidad de instalada existente,
éstas en términos de presupuesto ya lo mostraremos que luego se traduce en gasto
corriente.

Por su parte, las Operaciones de Inversión son de mejorar la capacidad productiva más
adelante se traduce en gasto de inversión.

Entonces las Operaciones pueden ser de dos tipos, las de funcionamiento que permite
que prestemos nuestro servicio con la capacidad instalada existente y las de Inversión
que permiten mejorar nuestra capacidad instalada, en términos del concepto de Siste-
ma de Operaciones y eso lo dice la norma, es un conjunto de normas, de principios, de
procesos, de instrumentos que regulan el Sistema de Programación de Operaciones.

¿Cuál es el objeto de la norma básica del Sistema de Programación de Operaciones?

El objeto de esa norma, dice para qué exista esa norma es regular la aplicación de este
Sistema para que en función de aquello las entidades puedan elaborar su POA.

Y ¿Qué significa elaborar el POA?

Determinar acciones, procedimientos, medios, recursos, tiempo y espacio en otras pa-

labras en preguntas ¿qué hacer? ¿Cómo hacer? ¿Cuándo hacer? ¿Con qué hacer?
¿Dónde hacer?, ya eso pensando en un corto plazo y todo eso en función del Plan Es-
tratégico Institucional y los Planes de Desarrollo del Sistema de Planificación Integral
del Estado. Entonces, este Sistema regula la elaboración de POAS en función del Plan
Estratégico y en función de los Planes de Desarrollo, aquí hay algo que subyace y es

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importante señalar, eso gradualmente con la construcción de normas tendrá que pre-
cisarse, la Ley del SPIE regula desde los Planes de Desarrollo hasta el POA y cuando
hablo de la Ley 1178 estoy diciendo que el POA está en el marco de la Ley 1178. En-
tonces, tengo un POA que tiene dos papás por un lado el SPIE y por otro lado la 1178,
eso gradualmente tenemos que ir arreglando.

En la misma lógica este Sistema tiene dos Subsistemas: un primer Subsistema que
se refiere a la Formulación del POA, segundo Subsistema el Seguimiento y Evaluación
a los POAS, a la ejecución de los POAS. En función a la formulación del POA diríamos
que este Sistema regula la planificación de corto plazo, POA corto plazo la formulación
y el seguimiento.

Por ejemplo, hablando de formulación del POA, en este momento estamos en el mes de
mayo, junio, julio y agosto, son los meses que tenemos que trabajar el POA correspon-
diente a la gestión 2022, entonces para eso yo necesito contar con el Plan Estratégico
Institucional 20 – 25, con esos cinco dedos, para ahora yo abocarme al primer dedo
para decirlo en términos simples y ese primer dedo, ese primero POA tiene que ser su-
jeto de seguimiento y evaluación, eso es el Sistema de Programación de Operaciones.

Los aspectos específicos, el Artículo sexto de la Ley 1178, dice esto que ya está ajusta-
do con la Ley 777 el Sistema de Programación de Operaciones, por favor eso para que
lo puedan leer, les voy a mostrar la parte donde ya estamos explicando el Sistema de
Programación de Operaciones, dice se traducirá en función del Plan Estratégico institu-
cional y este a su vez concordante con los planes generados por el SPIE, vale decir por
los Planes de Desarrollo, traducir ese plan estratégico en un POA y que significa tareas,
procedimientos, medios, recursos, tiempo, espacio, programación integral, operaciones
de funcionamiento, operaciones de inversión. En simple, este Sistema regula la elabo-
ración de POAS en función de Planes Institucionales y Planes de Desarrollo, entonces
eso nos señala el Artículo sexto de la Ley 1178.

Con la misma lógica también ahora voy a entrar a ver la Norma Básica del Sistema de
Programación de Operaciones: el Decreto Supremo 3246 que muestra en el Artículo
primero la norma básica su definición, en el artículo segundo el objeto de la norma
básica, si lo explicamos diríamos lo siguiente, vamos a partir por la definición, la norma
básica del SPO. El Sistema de Programación de Operaciones está conformado por prin-
cipios, disposiciones, normas, procesos, instrumentos técnicos, que regulan el Sistema
de Programación de Operaciones, o sea que la norma tiene como propósito regular el
Sistema de Programación de Operaciones como tal ese documento regula el Sistema
de Programación de Operaciones y eso que quiere decir, regula la programación de
acciones a corto plazo, lo que también le pueden llamar la programación de objetivos
a corto plazo y en función de aquello los procedimientos, los medios, los tiempos etc.
Entonces, que es la norma, es un instrumento que regula la implantación del SPO.

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Vayamos al objeto la norma básica tiene como propósito regular el Sistema de Progra-
mación de Operaciones, regular esa programación de acciones a corto plazo en función
del Plan Estratégico Institucional y en función de los planes de mediano plazo. Ya suena
reiterativo señalar esto, pero creo que es importante para que vayamos recuperando
algunos temas que tienen que ver con planificación anual.

En términos de Subsistemas diríamos que son dos los Subsistemas, Subsistema de

Formulación del POA y Subsistema de Seguimiento y Evaluación, vayamos a ver el pri-
mero.

Subsistema de Formulación del POA, voy a ir a explicar de izquierda a derecha, en fun-

ción del marco estratégico, eso que dijimos en la parte inicial el PGDES, el PDES, el
Plan Sectorial, el Plan Territorial y lo que está en la parte de derecha inferior del Plan
Estratégico institucional, en función del marco legal, en función de todo esto que es el
contexto de la planificación diríamos, vamos a hacer un análisis de situación, vamos a
definir acciones, acciones de mediano plazo, acciones de corto plazo como es el POA,
que vamos a programar acciones de corto plazo, vamos a programar objetivos de corto
plazo que son la respuesta a la pregunta que queremos lograr el 2022. En función de
aquello vamos a determinar las operaciones de funcionamiento inversión ya lo expliqué
también, las operaciones de inversión que nos permitan alcanzar esas acciones de cor-
to plazo, y en función de aquello también vamos a determinar los recursos que vamos
a requerir, recursos humanos, recursos materiales, recursos financieros etc. Para que
esto se pueda ejecutar en adelante.

Entonces, esta es la explicación del Subsistema de Formulación del POA, en que con-
siste el proceso de formulación del POA, número uno definir acciones de corto plazo,
número dos las operaciones que nos permitan alcanzar esas acciones, número tres
los recursos que vamos a requerir y todo esto en función de que, de las acciones que
fueron definidas en el plan estratégico institucional, en función de análisis de situación,
un diagnóstico, en función de un marco estratégico y en función de un marco legal. La
idea es que comencemos a trabajar nuestro Plan Operativo Anual.

Segundo Subsistema Seguimiento y Evaluación, obviamente lógico es decir que parti-

mos del Plan Operativo Anual y que vamos a agarrar del POA, esas acciones de corto
plazo, esos objetivos de gestión y en función de aquello la norma dice qué deberíamos
generar ya durante la gestión un informe de ejecución del POA de todo lo que nos
hemos trazado en el POA como acciones, como objetivos, como actividades cuanto
estamos ejecutando, cuánto estamos cumpliendo un informe de ejecución del POA, en
función de aquello deberíamos hacer un seguimiento, seguimiento a la ejecución del
POA y que es ese seguimiento, no es más que una verificación del cumplimiento de
las acciones de corto plazo, es una verificación del cumplimiento de los objetivos de
gestión, cuánto de lo que dijiste estás alcanzando, cuánto has hecho de lo que te has

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trazado como objetivo, como acción.

En función de aquello se debería realizar una evaluación periódica, porque puede ser
trimestral, semestral dependiendo mucho de la naturaleza institucional y eso qué sig-
nifica, que aquí adquiere vital importancia la evaluación, una valoración cuantitativa y
cualitativa de las acciones de corto plazo ¿cuánto de esas acciones en términos cuanti-
tativos hiciste?, ¿cuánto en términos cualitativos? y ahí necesitaremos de indicadores,
necesitaremos contar con un Sistema de indicadores que nos permitan medir la conse-
cución de esas acciones, vital los indicadores. Alguien decía, los indicadores permiten
establecer mediciones, porque lo que se mide se administra y lo que se administra se
mejora, los indicadores son la base para que podamos mejorar nuestra gestión.

En función de aquello diremos nuestros objetivos, nuestras acciones estaban yendo en

este sentido, ahora veremos si hay desviaciones, determinación de desviaciones luego
medidas correctivas y que esto por ahí es lo más importante del seguimiento evalua-
ción, el producto del seguimiento y evaluación deberían ser la generación de medidas
correctivas, en función de aquello ver el grado de consecución ahora de los resultados,
la contribución a los resultados del Plan Estratégico Institucional y del Plan Sectorial y
del Plan de Desarrollo Económico y Social en esa lógica de subir de lo especifico a lo
general.

Entonces el seguimiento no es más que una verificación del cumplimiento de las accio-
nes, en cambio la evaluación ya es una valoración cuantitativa y cualitativa, que nos va
generar propuestas de medidas correctivas.

En términos de lo que avanzamos en el seguimiento y evaluación, aquí tenemos que

trabajar mucho. Ustedes han visto en muchas propagandas si me permiten el término
institucionales, propagandas de carácter político muchos muestran la evaluación, pero
la evaluación presupuestaria, entonces tanto así que algunas autoridades que dicen
nosotros hemos cumplido el 97% de nuestro presupuesto, yo les pregunto no sería
más importante que eso, decir, ¿Cuántos de los objetivos han alcanzado?, ¿Cuánto de
las acciones han alcanzado?. Ahí nos falta trabajar muchísimo, porque con el presu-
puesto es fácil, no es mucho esfuerzo es jalar del SIGEP en función de cuanto tienes
presupuestado, cuanto tienes ejecutado, en muchas de las instituciones se ha visto
que cuando nos desmarcamos del objetivo y decimos hay que ejecutar el presupuesto
revisamos nuestra institución vemos que es lo que podemos cambiar, porque hay que
ejecutar el presupuesto y ejecutemos por ejecutar y esa no es la idea.

Cuán importante sería que una autoridad sea del nivel en que se encuentre nos pueda
decir somos el mejor gobierno, somos la mejor administración, porque hemos cumplido
el 100% de nuestros objetivos no de nuestro presupuesto, no digo que éste mal pero
más importante que la ejecución presupuestaria es el cumplimiento de objetivos, eso

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es el seguimiento y evaluación. Y en función de aquello surgirán las modificaciones al
POA. Ahora es importante decir que en el tema de las modificaciones deberían ir orien-
tadas a de qué manera podamos, (sino cumplimos los objetivos) cumplir y eso puede
requerir de algunos ajustes o algunas modificaciones en el POA, pero no es sano decir,
si en objetivo me he trazado algo, lo más lógico es decir como que estaba en inercia los
primeros trimestres, ahora voy a ejecutar solamente un 70%, debería quedarse lo que
hemos dicho en el objetivo y solo justificar el por qué no lo estamos alcanzando; la idea
no es justificar lo que hemos alcanzado recortando los objetivos, que la modificación no
sea un argumento para recortar objetivos, eso es el seguimiento evaluación.

Ahora retomando la lógica del orden sistémico, veamos lo que dijimos del SPIE y sobre
esa base vamos a complementar con el Sistema de Programación de Operaciones, el
SPIE desde los planes de la Agenda del Bicentenario hasta el POA. Ahora decimos,
dónde está el SPO como tal, el POA significa definir objetivos acciones de corto plazo,
operaciones y recursos, eso fue lo que dijimos, en ese marco diríamos el Sistema de
Programación de Operaciones regula los POAS en función del PI y en función de los Pla-
nes de Desarrollo. Aquí ya de manera concreta ingresa el POA en el marco de los siste-
mas de la Ley 1178 con las acciones, con las operaciones y con los recursos. Cuando
digo acciones, son acciones de corto plazo. Es importante señalar también que cuando
hablamos de acciones, de objetivos eso debería bajar del Plan Estratégico institucio-
nal, donde debería mostrarse lo siguiente: que las acciones de corto plazo respondan
a la producción institucional, o a la inversa la producción institucional responda a las
acciones de corto plazo, quiero decir lo siguiente, no depende mucho de que productos
finales genere la institución.

Si la institución como la universidad genera un primer producto final porque gracias

a aquello fue creado, que es la formación profesional, entonces ese es un objetivo,
entonces esa es una acción a corto plazo y si ese es el único producto que genera la
universidad, por tanto, ese es el único objetivo que tiene la institución. Porque si no a
todo le llamamos objetivo, o acción de corto plazo, hay instituciones que tienen entre
veinte y treinta objetivos pero para que, cuando uno le pregunta cuantos productos
finales generas, eso para ir relacionando con el presupuesto, si la universidad genera
tres productos no se pues de un profesional número uno, número dos investigación,
número tres extensión social son tres productos, déjenme decir son tres objetivos, son
tres acciones de corto plazo, y en su plan estratégico son tres acciones y con esas
tres acciones deberíamos responder al plan sectorial, debiéramos responder al PDES y
debiéramos responder al PGDES, es aquí donde ingresa el Sistema de Programación de
Operaciones, por eso déjenme decir que el Sistema de Programación de Operaciones
es un sistema para el ámbito de la micro gestión, regula la planificación de corto plazo
en función del mediano, en función de los planes de desarrollo, todo aquello en función
del largo plazo.