El Acta

1. ETIMOLOGÍA. Proviene del latín acta ("actos, hechos; archivos, registros").

Acta es el plural de actum ("acto, acción").

2. CONCEPTO. Es un documento redactado durante una reunión de personas,

con la finalidad de registrar las incidencias y los acuerdos tomados, así como
los temas expuestos.
Toda institución pública o privada debe llevar un "LIBRO DE ACTA", el cual es
muy importante porque contiene la historia y la vida de una institución
certificando y dando fe legal de los actos y decisiones de una entidad o
sociedad. Formalmente, el Libro de Acta debe estar foliado y legalizado por un
Notario Público.
La redacción del Acta le corresponde un asistente o integrante de la
organización elegido para este fin, quien generalmente redacta el documento
en borrador para después pasarla al Libro de Actas y hacerlo firmar por todas
las personas asistentes a la reunión.

3. FUNCIÓN. El libro de actas es muy importante en la vida de una institución,

porque certifica y da fe legal de determinados actos y decisiones de una
empresa o sociedad, para su debido cumplimiento. En él se asientan todos los
puntos fundamentales como testimonio verídico.

4. USOS. Hacen uso de ella todas las instituciones que deseen darle valor legal
a sus actividades de carácter social, jurídico o político. Para ello el libro de
actas debe estar foliado y firmado, en la primera página, por un notario.

5. CLASES DE ACTAS
 Acta de Sesión. Contiene los acuerdos tomados en una reunión o
sesión Ordinaria o Extraordinaria. Aquí consta el testimonio de los
hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un órgano
deliberante. Se denomina "Sesión" a la reunión formal de un grupo de
personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta
determinadas leyes, estatutos o normas establecida en cada entidad sea
pública o privada.

 Acta de Comparendo. Contiene los acuerdos tomados por el juez

cuando quiera hacer justicia.
  Acta de Conciliación. Contiene los hechos ocurridos cuando dos partes
se reúnen y acuerdan conciliar en algún litigio.
 Acta de Inspección o Supervisión. Cuando se requiera redactar los
resultados de algunas de estar diligencias cumplidas.
 Acta de Fundación. Cuando quiere dejar constancia de la fundación o
inauguración de una entidad pública o privada, una ciudad, una región o
aspectos importantes de la vida de un país.
 Acta de Trabajo. Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en
la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaborados por el
secretario, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la
intervención de personas interesadas. Por ejemplo, se redacta esta
clase de acta al momento de evaluar a los postulantes de plazas de
trabajo, evaluar al personal, un proceso electoral, decomisar mercadería
ilegal o de dudosa procedencia.
 Acta de Embargo. Es aquel que se ordena en un juicio ejecutivo
mercantil derivado de la falta de pago de títulos de crédito (entre ellas
los documentos que conocemos como vouchers de las tarjetas de
crédito o deudas bancarias en general. El procedimiento es el mismo
para acreedores bancarios que comunes. Éste inicia con la demanda
que presenta el acreedor ante un tribunal. Si el juez encuentra la
demanda ajustada a derecho la admitirá y, como un acto precautorio,
ordenará el embargo de bienes del deudor que basten a garantizar el
adeudo, incluyendo principal e intereses.

6. PARTES DEL ACTA DE SESIÓN

a) Encabezamiento: Se especifica los siguientes datos: lugar, fecha, hora,

cantidad y nombre de los asistentes; aprobación o modificación del acta
anterior.

b) Cuerpo o texto. En esta parte se consideran las siguientes estaciones:

b.1. Despacho: Se da lectura a todos los documentos remitidos y
recibidos.
b.2. Informe: Se anotan todos los informes emitidos oralmente en la
sesión detallando el nombre del informante.
b.3. Pedidos: Se anotarán ordenadamente todos los pedidos que hagan
los asistentes. Cada persona hace uso de la palabra para enunciar su pedido
sin dar ninguna explicación.
b.4. Orden del día o Debate. Es la parte más importante del Acta y la
más extensa. Cada pedido formulado será fundamentado, debatido y aprobado
o rechazado por los distintos asistentes. Una vez comenzado el debate, el
presidente o quien dirija la sesión no aceptará nuevos pedidos.
Votación: Terminado el debate de un pedido el presidente de la asamblea
llamará a los asistentes a votar para ver si se aprueba el pedido. La aprobación
puede ser:
A = Mayor
B = Unanimidad
C = Aclamación

3. Cierre del Acta y Firmas: Al término del debate se procede a cerrar el acta
con la siguiente fórmula:
"No habiendo otro asunto más que tratar y siendo a las 8:pm., se dio por
finalizada la sesión firmando los presentes el Acta"
O también una similar…

7. EL ACTA DEBE REDACTARSE DIRECTAMENTE EN LIBRO DE ACTAS

El acta de una sesión debe ser redactada por el secretario o por quien hace
sus veces directamente en el libro de actas, en la misma sesión, para que sea
aprobada al término de ella. Sólo en forma excepcional, podrás se redactada
en borrador para ser pasada luego al libro en plazo no mayor de 10 días; en
este caso el acta será aprobada por una comisión especial por delegación de
facultades.

8. EL QUÓRUM DE LAS SESIONES

"Quórum" es una palabra latina que se refiere al número necesario de

miembros que debe estar presente para que se instale y funcione formalmente
la sesión de un órgano deliberante.

El quórum de ley necesario para este fin lo constituye la presencia de más de la

mitad de los miembros que conforman legalmente el órgano deliberante. Por lo
tanto, el quórum mínimo está constituido por la concurrencia de la mitad más
uno de tales miembros. Por ejemplo, si un órgano está integrado por 20
miembros, su quórum mínimo lo constituirán 11 personas.

Sin embargo, si el número legal de miembros de un órgano es impar, su

quórum mínimo viene a ser el número entero inmediato superior al de la mitad
de aquél. Por ejemplo, si su órgano está compuesto legalmente por 9
miembros, su quórum mínimo lo constituye la presencia de sólo 5 miembros.
La ley del estatuto deberá precisar si para la determinación del quórum debe
tomarse en cuenta al número total de miembros de un órgano o solamente al
número de sus miembros hábiles. En algunas entidades, para la determinación
del quórum, no consideran miembros hábiles a los que no están al día en sus
aportaciones o cotizaciones, a los que están enfermos o ausentes con licencia
concedida legalmente y a los suspendidos en el ejercicio de sus funciones.

9. ADOPCIÓN DE ACUERDOS

Los acuerdos en las sesiones se adoptan por votación. Por más que exista
opinión favorable unánime con relación a una propuesta, se debe de votar, por
la formalidad que exigen las leyes. Los acuerdos se adoptarán por el voto
conforme de la mayoría absoluta de los presentes en la sesión. Es decir, por el
voto de más de la mitad de los miembros asistentes. En consecuencia, la
mayoría absoluta mínima está representada por el voto de la mitad más uno de
los concurrentes. Por ejemplo, si los presentes son 15 miembros, un acuerdo
se adoptará con el voto de 8 miembros, como mínimo.
La ley o el estatuto pueden exigir que los acuerdos, en ciertos casos, se tomen
por mayoría más alta (llamada "mayoría calificada"), pero nunca por un número
de votos menor a la mayoría absoluta, porque serían ilegales y, por ende, nulos
ipso jure.

10. VOTO DIRIMENTE

Cuando en una votación ordinaria o nominal se ha producido igualdad de votos

a favor de dos o más propuestas, y en el estatuto o norma interna o se ha
previsto como resolver el empate, éste deberá resolverse mediante el "voto
dirimente" del presidente. Se conoce como tal al segundo se ha generado
empate en la votación referida líneas arriba. Es este caso el presidente vota
una vez más y dirigirme o rompe el empate.

11. SALVAMENTO DE VOTO

Los miembros de los órganos deliberantes son solidariamente responsables de

los acuerdos que adoptan en las sesiones. Pero estarán exentos de
responsabilidad administrativa y penal quienes "salven su voto",
inmediatamente después de haberse producido el acuerdo que a juicio de ellos
es contrario a la ley o las normas internas establecidas. Una persona, "salva su
voto" cuando solicita al presidente que conste en el acta su oposición expresa
al acuerdo tomado, o cuando le envía una carta, generalmente notaria, con el
mismo propósito.

12. RECONSIDERACIÓN DE ACUERDOS

En algunas instituciones del Sector Público, se acostumbra solicitar la

reconsideración de acuerdos en cuanto han sido tomados o en la próxima
sesión, cuando todavía no han sido publicados o no se ha notificado
formalmente a las partes interesadas. La ley no se opone a esta costumbre, por
lo que las instituciones la consienten a fin de agilizar la solución de sus
problemas.
Esta reconsideración puede ser solicitada por uno o más miembros del órgano
que ha tomado el acuerdo, y pueden hacerlo en forma verbal o por escrito. Se
formula cuando se considera que el acuerdo que se observa ha sido adoptado
en forma apresurada, arbitraria, injusta, sin los elementos de juicio necesario, o
en contra de la ley o de las normas internas establecidas.
Para que un acuerdo sea reconsiderado (es decir, para que sea anulado o
enmendado), se requiere el voto conforme de por lo menos los 2/3 de los
miembros presentes en la sesión a favor de ella; en caso contrario, la
reconsideración no procede y es desestimada, continuado vigente el acuerdo
que se observó.

13. IMPUGNACIÓN DE ACUERDOS

Los acuerdos de los órganos de gobierno de las entidades privadas

considerados contrarios a la ley o a sus normas internas, o que pueden dañar
gravemente sus intereses, podrán ser impugnados judicialmente. En cambio,
en las instituciones del Sector Público, están impugnación tiene lugar primero a
nivel de instancias administrativas, cuando los acuerdos han sido publicados
mediante resolución.

14.REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN EXTRAORDINARIA

Se denomina sesión extraordinaria a aquélla que se lleva a cabo en cualquier

fecha del año, a iniciativa del que dirige el órgano deliberante o pedido escrito
de un número determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas
internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha
normal o los intereses de la institución del órgano respectivo. Se convoca con
la anticipación que señala la norma y con la especificación de la agenda a ser
tratada.
El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta sólo cuatro estaciones
o momentos de la sesión que son: control de asistencia, lectura de la agenda,
orden del día y aprobación del acta.

15. ACREDITACIÓN MEDIANTE ACTA

En ciertos casos, la ley exige que los que han sido elegido representantes
legales se acrediten como tales con la presentación del acta de la sesión en la
cual se adoptó el acuerdo correspondiente, debidamente aprobada. Para ello
será suficiente que el interesado presente una copia legalizada de la referida
acta. Por ejemplo, esta acreditación es obligatoria para los representantes
legales de las organizaciones sindicales en los actos de comparecencia que
promueve el Ministerio de Trabajo en casos de conflicto con el empleador.

16. INSCRIPCIÓN DE ACTAS EN LA OFICINA REGISTRAL

Las actas de las sesiones en las que consten los acuerdos sobre la forma del
estatuto de una sociedad o asociación, la selección de sus representantes
leales, así como la renovación o variación de sus mandatos, y en los casos
previstos por ley, deben ser inscritas obligatoriamente en la Oficina Registral de
la sede institucional, a fin de dar seguridad jurídica a tales actos.
Dicha inscripción deberá realizar luego de la aprobación del acta y en el plazo
establecido. Para cuyo efecto será suficiente la presentación de copias
fotostáticas de la misma, debidamente legalizados por notario público.
Esta inscripción es de suma importancia, ya que tales acuerdos adquieren
vigencia legal recién a partir de ella. En consecuencia, cuando se trate de la
adopción de esta clase de acuerdos, no bastará que las respectivas actas de
sesión estén debidamente aprobadas, sino que requerirán, además, de su
inscripción en los registros correspondientes para tener plena vigencia legal.

17. COPIA CERTIFICADA DE ACTA DE SESIÓN

Cualquier miembro de un órgano deliberante, por más que no asista a sesión, o

su representante, tiene derecho a solicitar copia certificada del acta de la
sesión que indique, de toda el acta o sólo de la parte o partes que señale.

18. ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA O ASOCIACIÓN

El acta de constitución de una empresa o de una asociación es su partida de

nacimiento. Es el documento inicial, el primero que se elabora formalmente a
nombre de una entidad, a partir de la cual se escribirá su historia, porque no
hay que olvidar que las actas vienen a ser verdaderos testimonios de la vida de
las instituciones.
El acta de constitución es la primera acta que se escribe en el libro respectivo,
una vez que éste ha sido legalizado por la correspondiente.
El acta de constitución y el estatuto conforman los dos documentos básicos
para constituir legalmente una empresa o asociación.

18.1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA

Se denomina empresa a toda sociedad constituida de acuerdo con las leyes de

nuestro país. ¿Y qué es una sociedad? Una sociedad es una agrupación de
personas naturales y/o jurídicas que se han unido formalmente para dedicarse
a una actividad productiva, comercial o de servicios con fines de lucro, es decir,
para obtener ganancias o utilidades en beneficio mutuo.
Una persona natural es aquélla que tiene existencia física, real como
cualquiera de nosotros; mientras que una persona jurídica es aquélla
constituida legalmente por dos o más personas naturales y/o jurídicas, distinta
a todas ellas.

18.2. ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA ASOCIACIÓN

La asociación es una organización estable de personas naturales y/o jurídicas

que, a través de una actividad común, persigue un fin no lucrativo, mientras
que la empresa suele perseguir un fin lucrativo.
Una asociación puede ser de carácter gremial, profesional, cultural, educativo,
deportivo o social, como un club, una asociación de vivienda. Las asociaciones
se rigen por las normas del Código Civil, su estatuto y reglamentos internos.

El acta de constitución de una asociación debe precisar:

 1. El lugar, día, mes y año, así como la hora y el domicilio donde se reúnen
los que van a constituir la asociación.
2. La nómina de los que se reúnen:

a) Si son personas naturales, sus nombres y apellidos, documentos de

identificación y domicilio.

b) Sin son personas jurídicas: sus denominaciones o razón social y los

nombres y apellidos de quienes las representan.

1. La denominación de la asociación que se constituye.

2. Sus fines, y la elección del primer consejo directivo de la asociación.

Estructura del Acta de sesión

Encabezamiento
Acta de la Junta General Ordinaria de Accionistas de la Sociedad Mercantil «La
Industria, S.A.»
En [localidad], a [fecha] y en el domicilio social de la compañía mercantil sita en
[cítese clase de vía pública y número], siendo las ____ horas se celebra Junta
[General Ordinaria / Extraordinaria] con asistencia de los socios que se
relacionan:
[Relación nominal de socios, número de acciones y porcentaje de participación]
Y actuando como Presidente D./Dña.
........................................................................................................................,
Presidente del Consejo de Administración
y como Secretario D./Dña.
..............................................................................................................................,
Secretario/a del Consejo de Administración,
se pasa a dar lectura del Orden del día [se escribe el Orden del día que figura
en la convocatoria]

Cuerpo
Abierta la sesión por el Sr. Presidente se pasa a deliberar los asuntos
relacionados en el Orden del día
[a continuación se redactan los temas debatidos].
Se adoptan por [unanimidad o votos a favor y en contra] los siguientes
acuerdos:
1.
2.

Cierre
Se suspende por unos momentos la sesión para proceder a la redacción de la
presente Acta, que leída por el Secretario de la Junta, constituida de nuevo, es
aprobada por unanimidad de los asistentes.
Al no haber más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las ____ horas en el
lugar y fecha arriba mencionados.

V.ºB.º V.ºB.°
EL PRESIDENTE EL ADMINISTRADOR
Fdo.: .......................................... Fdo.: ..........................................