ACTA

¿QUÉ ES UN ACTA?

La palabra acta viene del latín y significa “los hechos”; luego, un acta no es
más que un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier
circunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea de miembros de una
comisión directiva de cualquier entidad, una certificación del nacimiento de
una persona, etc. Es decir, hechos que se asientan por escrito y que resulta
importante registrar y conservar.
Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de
lo sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia
que lo amerite como ser la reunión de un consorcio, la elección de una
persona para un cargo que puede ser público o privado, la reunión del
directorio de una empresa u organización, la constancia de un nacimiento o
cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación
legal de algo como ocurrido por la importancia y porque en el futuro, de
mediar la necesidad, puede servir como prueba en un juicio.
Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una
persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus
temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos
que han resultado adoptados luego de dicha reunión.
Existen algunos elementos en común que poseen todas las actas: por
ejemplo, todas ofrecen una visión o estructura general de lo ocurrido en la
reunión, quienes han sido los participantes o asistentes, el detalle de las
diferentes cuestiones o temas planteados, cuáles han sido los debates, y
las conclusiones de los mismos, determinando si tanto los convocantes
como los convocados han arribado a un acuerdo, o no, acerca de las
cuestiones que han sido planteadas durante su celebración.

PARTES

 Título: El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en
el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo. Este título se
 escribe así: ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o también
ACTA DE SESIÓN DEL 27.05.2012.

 Introducción: La introducción del acta es una fórmula de apertura que

comprende: lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los
nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presidente
y de secretario, si los que concurren son muchos, sólo se hace una
referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo.

 Texto: Éstas deben contener solamente la siguiente información; los

asuntos tratados en la sesión, la forma y el resultado de las votaciones
en cada caso y los acuerdos adoptados. Además, cuando lo solicitaban,
deben contener las constancias que los presentes desean dejar sobre
sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión Y nada más, Concreto y
preciso.

 Cierre de Acta: Es una fórmula hecha que se usa por costumbre e indica
que la sesión ha terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto.

 Firmas de los que aceptan el acta: Según lo determinen las normas de

cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por
todos los asistentes por sólo el presidente y el secretario

CLASIFICACIÓN DE LOS TIPOS DE ACTAS

1. Actas policiales: Es el documento donde se establece de manera

escrita un hecho punible, donde se especifica el o los autores del
hecho, y las evidencias recogidas.
2. Actas de nacimiento: Es el documento que se redacta para hacer
constancia de un nuevo nacido en un país determinado. Se suelen
realizar en recién nacidos así como también en adultos nunca antes
inscritos, donde se especifica el nombre completo de la persona, la
fecha y lugar de nacimiento, así como también, el nombre completo
de los padres y su domicilio. Es conocida como un acta de identidad,
ya que sin esta se le hace imposible realizar ciertos transmites que
necesiten la autorización del estado.
3. Actas de matrimonio: Es el documento realizado para dar constancia
de que una pareja acepta casarse de manera legal. Esta acta es
llevada a cabo por un Juez de Registro Civil, en presencia de la
pareja, de sus respectivos padrinos, y de ciertos testigos, quienes
deberán firmar en la misma, la cual se mantiene integrada a un libro
de registro con una numeración determinada. El acta se puede llevar
a cabo en una oficialía del estado, así como también en cualquier otro
espacio decidido por la pareja, donde se deberá pagar mucho más,
porque el oficial irá al lugar de la ceremonia hacer constancia de la
unión de ambos de manera escrita. Aquellas parejas que unen sus
lazos y que se inscriben en esta acta matrimonial, no pueden volver a
casarse al menos que este documento se disuelva, creando un acta
de divorcio, donde para ello se requerirá el consentimiento de ambos;
o con la muerta de alguno de ellos, donde se deberá de entregar ante
el juez civil el acta de defunción.
4. Acta de divorcio: Es el acta donde se especifica que una pareja está
divorciada de manera formal. En esta se escriben los nombres de
cada integrante de la pareja y la fecha en que se casaron.

5. Acta de defunción: Refiere al tipo de acta que se realiza al momento

de fallecer una persona. Esta acta es suscrita y validada por el juez
civil, y en ella se especifica el nombre completo del occiso, las causas
de su muerte, y su fecha de nacimiento. Esta acta es fundamental a la
 hora de disolver un acta de nacimiento, para cobrar una herencia,
para cobros de seguro de vida, etc.

6. ACTAS ADMINISTRATIVAS

Existen tres modalidades básicas de actas administrativas:

1. De hechos: también llamadas constancias de hechos. Se trata de una

modalidad de reporte o relatoría, por esto deberán remitirse a una
autoridad superior, emitiendo una opinión sobre el asunto particular y
solicitando instrucciones para actuar en consecuencia.
2. Actas administrativas: que equivalen a una diligencia de
comparecencia del presunto responsable y los correspondientes
testigos de cargo y de descargo en presencia de la representación
sindical. Deberá ser remitida en original a la Dirección de Calificación
de Actas de la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la
Secretaría de Educación Pública, con copia para la Dirección de
Educación Especial, por la autoridad que la haya instrumentado.
3. De abandono de empleo: deberá remitirse en original ala Dirección
de Calificación de Actas de la Dirección General de Asuntos Jurídicos
de la Secretaría de Educación Pública, con copia para la Dirección de
Educación Especial por la autoridad que la haya instrumentado.