1.

Cómo se realiza un acta

QUÉ ES UN ACTA?
Es un documento escrito, donde consta la síntesis de los asuntos tratados y las decisiones adoptadas por un órgano colegiado de una entidad (Asamblea de Asociados, Junta de Socios, Asamblea de accionistas, Cooperados o Corporados, Consejo de Administración, etc.) de una Entidad. Documento que debe cumplir los requisitos mínimos de la ley para la existencia, validez y eficacia de las decisiones.

QUÉ REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA?

A.  EL ACTA DEBE CONTENER POR LOS MENOS LOS SIGUIENTES REQUISITOS GENERALES:

1. NOMBRE Y NIT de la empresa a la cual pertenece

2. NÚMERO DEL ACTA (Las actas deben llevar una numeración cronológica. Si se lleva en un solo libro de actas del máximo órgano – asamblea – y del organo de administración – junta directiva – el consecutivo debe ser independiente para cada órgano. Si se pasa de un año a otro o el libro se cambia por agotamiento, el consecutivo continua).

3. ÓRGANO QUE SE REÚNE (Asamblea de accionistas, Junta de socios, juntas directivas, consejos de administración, juntas de vigilancia, etc.)

4. CLASE DE LA REUNIÓN (Ordinaria – Extraordinaria – universal, de derecho propio, de segunda convocatoria, reunión no presencial o decisiones tomadas a vuelta de correo)

5. CIUDAD DONDE SE DESARROLLÓ LA REUNIÓN. Son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones desarrolladas por fuera del domicilio de la sociedad, salvo en la reunión universal.

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LA FECHA Y LA HORA de la reunión.1. QUIEN CONVOCO Y EN CALIDAD DE QUÉ. para las reuniones del máximo órgano (Ej. y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz. salvo en la reunión universal. Son ineficaces las decisiones adoptadas en  reuniones que no se cumplieron las condiciones establecidas en los estatutos o la ley para la convocatoria. EL LUGAR. DE IGUAL FORMA DEBE CONTENER POR LO MENOS LOS SIGUIENTES REQUÍSITOS ESPECÍFICOS EN DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA: 1. y son nulas las decisiones adoptadas en una reunión que no hubo quórum. El deliberatorio  se demuestra. el monto del capital que representan o número de cuotas o acciones de cada uno y el total del capital de la sociedad (si concurren a través de apoderado. indicando el número y nombre de los socios que están presentes o representados en la reunión. en las demás. B. Asamblea de accionistas). se demuestra indicando para cada decisión que se someta a aprobación. El decisorio de cualquier órgano. si la reunión es extraordinaria o de segunda convocatoria de una extraordinaria. Son ineficaces las decisiones del máximo órgano adoptadas en una reunión que no hubo quórum deliberatorio estatutario o legal. 7. y el término de antelación de la misma o fecha en que se convocó. Los temas establecidos en el orden del día de la convocatoria. se expresará el nombre de este. (Ej. 3. Se debe demostrar el quórum deliberatorio para le desarrollo de la reunión y el decisorio para cada uno de los temas aprobados en las misma. o los aprobados en la reunión para desarrollar en la misma. se indicará en que calidad actúa su representante) Para el órgano de administración. Nombres de las personas designadas para presidir la reunión (Presidente y Secretario) 2. el medio utilizado para convocar a la reunión. el número de votos emitidos a favor. Junta directiva). en contra y en blanco. estatutario o legal. Cómo se realiza un acta 6. se debe indicar el nombre completo de cada directivo presente en la reunión. 2/4 .

Valores. El original del acta debe firmarse. por parte del órgano que actuó o de la comisión designada en la reunión. La constancia de aprobación del acta. Economía Solidaria para las Cooperativas con Sección de Ahorro y Crédito. etc) los elegidos. 4. se deben posesionar previamente ante dicha entidad. de Vigilancia. Si los nombramientos son de personas jurídicas anexar fotocopia de los respectivos NIT de cada empresa o entidad nombrada. Cómo se realiza un acta 4. Fotocopia legible de la cédula de todos los dignatarios elegidos. De los elegidos que no aceptaron el nombramiento durante la reunión. para el posterior registro del nombramiento ante la Cámara. RECOMENDACIONES: 3/4 . Si la entidad es sin animo de lucro y realiza una actividad que esta regulada por la ley especial y por ende la vigila una entidad de control estatal (Superintendencia Bancaria. según el acta. por quienes actuaron  como PRESIDENTE Y SECRETARIO de la reunión en señal de cierre. QUÉ ANEXOS SE DEBEN PRESENTAR CON EL ACTA?: 1. 5. o en su defecto del revisor fiscal. 2. quienes deben firmarla en señal de aprobación. para lo cual deberán allegar la autorización de la mencionada posesión. Fecha y hora de cierre de la reunión. se debe enviar la constancia de aceptación con su firma. 3. 6. principales y suplentes.1. para el efecto.

para garantizar su digitación 4. Cómo se realiza un acta 1. Verifique que el nombramiento lo realice el órgano competente según estatutos para efectuar el mismo 2. 4/4 . La copia del acta que se remita debe ser totalmente legible. Compruebe que los nombramientos realizados correspondan a cargos previstos en los estatutos o en la ley 3.1. Si existe reformas estatutarias confirmar que exista quórum para deliberar y tomar decisiones.

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