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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Código: MA-I04-F87
FICHA TÉCNICA INDICADORES SGC
Versión: 03

PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS RESPONSABLE: JEFE SECCIÓN COMPRAS Y CONTRATACIÓN

No. INDICADOR TIPO FÓRMULA META FRECUENCIA

Indice Ejecución del Plan de

1 Eficacia (Total ejecutado / Total aprobado) * 100 90% Anual
Compras

(Total de Proveedores evaluados como excelentes+buenos

2 Calidad de Proveedores Eficacia 85% Anual
/ Total de proveedores evaluados) *100

Oportunidad en los despachos por (Numero de Notas de Pedido entregadas en el plazo

3 parte del Proveedor (Revisar y Eficacia establecido/total de Notas de Pedido recibidas en el 80% Semestral
preguntar) semestre) X 100

Elaboración y Liquidación de (No. Contratos liquidados y finalizados+anulados / Total de

4 Eficiencia 70% Semestral
Contratos Contratos Elaborados)x100

OBSERVACIONES:
1.
2.
3.
4.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

HERMEL ALFONSO HUERTAS HERMEL ALFONSO HUERTAS HERMEL ALFONSO HUERTAS
FRANCISCO JAVIER ALZATE FRANCISCO JAVIER ALZATE FRANCISCO JAVIER ALZATE
FIRMA FIRMA FIRMA

FECHA FECHA FECHA

23 DE NOVIEMBRE DE 2009 24 DE NOVIEMBRE DE 2009 24 DE NOVIEMBRE DE 2009
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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Código: MA-I04-F88
ENTRADA DE DATOS INDICADORES SGC Versión: 03

PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS RESPONSABLE JEFE SECCIÓN COMPRAS Y CONTRATACIÓN

2008 2009 2010 2011 2012 2013

No. INDICADOR TIPO FÓRMULA NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR

Indice Ejecución del (Total ejecutado / Total aprobado) *

1 Eficacia 530,037,006 635,865,960 3,400,049,868 2,217,000,000 4,135,670,015 1,600,674,296
Plan de Compras 100

2006 2007 2008 2009 2010 2011

No. INDICADOR TIPO FÓRMULA NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR

(Total de Proveedores evaluados

2 Calidad de Proveedores Eficacia como excelentes+buenos / Total de 24 24 21 24 166 247 180 236 57 66
proveedores evaluados) *100

2009 2010 2011

No. INDICADOR TIPO FÓRMULA 1 SEMESTRE 2 SEMESTRE 1 SEMESTRE 2 SEMESTRE 1 SEMESTRE 2 SEMESTRE
NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR

(Numero de Notas de Pedido

Oportunidad en los
entregadas en el plazo
despachos por parte del
3 Eficacia establecido/total de Notas de 208 340 402 649 102 125 603 702
Proveedor (Revisar y
Pedido recibidas en el semestre) X
preguntar)
100
2008 2009 2010
No. INDICADOR TIPO FÓRMULA 1 SEMESTRE 2 SEMESTRE 1 SEMESTRE 2 SEMESTRE 1 SEMESTRE 2 SEMESTRE
NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR NUMERADOR DENOMINADOR

Elaboración y (No. Contratos liquidados y

4 Liquidación de Eficiencia finalizados+anulados / Total de 341 467 404 545 462 467 662 665 267 272 529 634
Contratos Contratos Elaborados)x100
 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Código: MA-I04-F89
INFORME COMPORTAMIENTO INDICADORES SGC Versión: 03

PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS RESPONSABLE JEFE SECCIÓN COMPRAS Y CONTRATACIÓN

ANÁLISIS OPORTUNIDADES DE MEJORA ANÁLISIS OPORTUNIDADES DE MEJORA

No. INDICADOR META TIPO FORMULA FRECUENCIA 2008 2009 2010 2011 2012
CORTE: 2010 CORTE: 2011
El indicador muestra que para el año 2010, 1. Exigir que los proyectos especiales
se ejecutó el 258% del Plan de Compras preserntes Plan de Compras, teniendo
que se presupuesto para esta vigencia, estadisticas historicas que se puedan
debido a que no se consideró las compras ajustar a la realidad.
Indice Ejecución del (Total ejecutado / Total realizadas por los Proyectos Especiales de 2, Realizar las adiciones al plan de
1 Plan de Compras
90% Eficacia
aprobado) * 100
Anual 83% 153% 258% #DIV/0! la Universidad. Iguamente se recibió compras cada vez que sea necesario.
solicitudes para adicion al plan de compras
las cuales no se registraron como tal

90% 90% 90% 90%

ANÁLISIS OPORTUNIDADES DE MEJORA ANÁLISIS OPORTUNIDADES DE MEJORA
No. INDICADOR META TIPO FORMULA FRECUENCIA 2006 2007 2008 2009 2010
CORTE:2009 CORTE:2010
La evaluación de proveedores durante el 1. analizar las causas que probocaron La evaluación de proveedores durante el 1. Establecer mecanismos que permitan
2009, mejoró respecto al año 2008 como evaluaciones regulares y malas para 2010, siguio por la senda de mejoramiento hacerle un seguimiento mas continuo al
consecuencia de las modificaciones que se establecer correctivos. alcanzando la meta establecidad, pero aquí cumplimiento de los parametros exigidos
(Total de Proveedores realizaron en los criterios de evaluacion hay que tener en cuenta que el numero de por la Universidad.
Calidad de evaluados como proveedores evaluados es inferior en un
2 Proveedores
85% Eficacia
excelentes+buenos / Total de
Anual 100% 88% 67% 76% 86% 72%.
proveedores evaluados) *100

85% 85% 85% 85% 85%

2009 2010 2011 ANÁLISIS OPORTUNIDADES DE MEJORA ANÁLISIS OPORTUNIDADES DE MEJORA
No. INDICADOR META TIPO FORMULA FRECUENCIA 1 SEM 2 SEM 1 SEM 2 SEM 1 SEM 2 SEM CORTE: DIC 2010 CORTE: JUN DE 2011
La oportunidad en el cumplimiento del Seguir llevando un control y constante
plazo de entrga por parte de los contacto con los proveedores , influenciado
(Numero de Notas de Pedido
Oportunidad en los
entregadas en el plazo proveedores mejoró sustancialmente, al
despachos por parte
3 del Proveedor
80% Eficacia establecido/total de Notas de Semestral 61% 62% 82% 86% #DIV/0! #DIV/0! para que tengan un cumplimiento en las
Pedido recibidas en el semestre) pasar en promedio del 61,5% en el año
(Revisar y preguntar)
X 100
2009 al 84% en el año 2010, estando por entregas de acuerdo a lo ofertado por ellos
encima de la meta establecida mismos.
80% 80% 80% 80%
2008 2009 2010 ANÁLISIS OPORTUNIDADES DE MEJORA ANÁLISIS OPORTUNIDADES DE MEJORA
No. INDICADOR META TIPO FORMULA FRECUENCIA 1 SEM 2 SEM 1 SEM 2 SEM 1 SEM 2 SEM CORTE:DIC DE 2010 CORTE:JUN DE 2011

Elaboración y (No. Contratos liquidados y El comportamiento se debe a que hay Se esta requiriendo a los supervisores para
4 Liquidación de 70% Eficiencia finalizados+anulados / Total de Semestral 73% 74% 99% 99.5% 98.2% 83.4% pendiente de liquidar contratos del año que agilicen el proceso de liquidación de
Contratos Contratos Elaborados)x100 2010. los contartos de la vigencia 2010.

70% 70% 70% 70% 70% 70%

Ejecución del Plan de Compras Calidad de Proveedores

300% 120%

250% 100%
80%
200%
60%
150%
40%
100% 20%
50% 0%
0% 2010
2009
2010 2008
2009 2007
2008 2006
INDICADOR 1 META INDICADOR 2 META

Oportunidad en el Trámite de Ordenes de Compra Elaboración y Liquidación de Contratos

100%
120%
90%
80% 100%
70% 80%
60%
50% 60%
40% 40%
30% 20%
20%
10% 0%
0% 2 SEM
2 SEM 2010 1 SEM
2010 1 SEM 2 SEM
2 SEM 2009 1 SEM
2009 INDICADOR
1 SEM 3 META 2 SEM
2008 1 SEM INDICADOR 4 META