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Capacitacin

La Auto-organizacin

Una persona organizada improvisa menos y, adems, improvisa mejor.

Rafael Hernamprez Martn

Objetivo de la capacitacin

Que los participantes reflexionen sobre la importancia de la organizacin.


Que los participantes reflexionen sobre la organizacin como un proceso
activo cotidiano.
Que los participantes analicen sobre la organizacin como un proceso que
puede mejorarse, innovarse e implementarse y supervisarse.
Los participantes reflexionen sobre la organizacin como un proceso de
interrelacin de actitudes, conocimientos y acciones.

La Organizacin - Orden
2. amb. Concierto, buena disposicin de las cosas entre s.

En el quehacer diario del trabajo acumulamos correos, llamadas, pedidos, notas,


tareas, compromisos, etc. A cada momento cambia la prioridad, la urgencia o la
importancia. Se mezcla lo laboral con lo personal. Las planificaciones se vuelven
ineficientes e inservibles. Se terminan ejecutando las tareas por reaccin, segn
se requiera o segn sea la prioridad en ese momento, sin una visin clara del
objetivo ni de lo que queda por hacer, con la sensacin de no saber qu se est
haciendo ni por qu se hace.
Habitualmente, aprendemos a organizarnos de forma reactiva y por instinto, ante
las circunstancias que surgen. A base de ensayo y error, creamos nuestro propio
sistema de organizacin para que afecte lo menos posible a nuestro mundo, no
para mejorarlo.

Sistema de organizacin
Existen tcnicas, mtodos y sistemas de organizacin y constituyen una
herramienta que facilita el desarrollo de los procedimientos tanto personales como
administrativo, optimizando los recursos. Nos permite desarrollar el control
sistemtico introduciendo cambios a las actividades y mejorando las tareas cuya
finalidad es asegurar el mximo de eficiencia y emprender nuevas metas.
El beneficio de aplicar un sistema de organizacin personal es inestimable, y los
resultados mejoran sustancialmente nuestra productividad y la calidad de todo
cuanto pensamos y hacemos.
El GTD (Getting Things Done (o Tener las Cosas Hechas)), creado por David
Allen, es un mtodo de organizacin sencillo y eficiente. Una de las principales
premisas de GTD consiste en liberar la mente de todo aquello que hay que
recordar, delegando la memoria a un "cajn para todo". Liberando a la mente de la
tarea de recordar permite poner ms foco en la ejecucin de las acciones. Pero
GTD va mucho ms all del mero hecho de apuntar algo para que no olvidar. GTD
se enfoca tambin en cmo organizar, planificar y realizar las cosas, de tomar el
control de nuestra vida, de decidir cundo y cmo han de acometerse los
proyectos, de planificar el da y la semana, de decidir qu tareas son las mejores
candidatas a ejecutarse en un momento dado.
Los principios bsicos de GTD son los siguientes: Recopilar: Captura todas las
cosas que van surgiendo y que necesiten una atencin posterior, depositando
recordatorios en una bandeja de entrada llamada tambin inbox, canasto o cesto.
Se libera la mente para que se centre en lo que hay que hacer, no en lo que hay
que recordar. Procesar: Analiza cada una de las cosas que hay en la bandeja de
entrada, decidiendo qu hacer con ellas. Organizar: Clasifica en listas las cosas
que se han procesado, a fin de llevar un seguimiento de las mismas. La
organizacin propone cundo acometer las tareas de la manera ms eficiente,
segn nuestro criterio en ese momento. Revisar: Es el principio ms importante
de todos. Comprueba las listas con frecuencia, para reorganizar las mismas de
acuerdo a las circunstancias y a las necesidades de ese momento, eliminando de
las listas las tareas concluidas. Hacer: Ejecuta las tareas.

Conductas a promover:

Mantener el espacio de trabajo limpio: Promover pautas para que el


colaborador tienda despejar su rea y administrar cada documento que
tengan que consultar. Promover que la estructura de su oficina sea correcta
y de sensacin de amplitud.
Leer y clasificar el correo electrnico Promover que cada da dediquen
parte de su tiempo a revisar todos los correos que reciben y a clasificarlos
o, en su defecto, eliminarlos.
Investigar y buscar: Promover la actividad de bsqueda de informacin
para planear tareas y solucionar problemas.
Programar procesos de tareas, actividades y responsabilidades:
Promover la conducta de seguir un calendario que establezca pasos a
seguir acorde a sus compromisos.
Realizacin de un control de seguimiento de s mismos: Promover que
cada da tengan un intervalo de tiempo donde repasen el trabajo que tienen
que hacer en el da o en la semana y vayan actualizando el contenido para
que no olviden ningn detalle.

Habilidades a promover.
-Anlisis de tareas, responsabilidades e informacin (Habilidades analticas):
Promover que la persona examine cada una de las partes de sus tarea,
responsabilidades y proyectos y busqu coherencia y precisin.
-Anlisis de situaciones: Promover el desarrollo de la habilidad de procesar la
informacin en orden y de manera completa.
Promoviendo preguntas sobre la situacin como:
De qu se est hablando? ---------------------- Tema
Qu te preocupa de eso? ------------------------- Problema
T qu piensas al respecto?----------------------- Hiptesis
Qu ests presuponiendo? ------------------------ Trasfondo
En qu te basas para pensar as? --------------- Argumento
Puedes darme un ejemplo? ----------------------- Ejemplo
Qu piensas del siguiente ejemplo? ------------ Contraejemplo
Las preguntas anteriores se constituyen en siete movimientos clave en la
comprensin.
-Promover la comunicacin efectiva: Promover el uso de vocabulario lgico,
preciso.

Actitudes a analizar:
-Actitud Disciplinada
-Actitud de Aprendizaje
-Actitud de Compromiso
-Actitud Colaborativa
- Actitud Autocorreccin analtica
-Actitud Seguridad y Confianza

Recomendaciones para fomentar la auto organizacin


-Recomiende el no tener en su escritorio o rea de trabajo cosas en desuso,
cuanto menos cosas tenga ms fcil le ser limpiar y ordenar.
- Recomiende que se tenga un lugar determinado para cada cosa.
- Recomiende que hagan espacio para cada rea de su vida.
-Recomiende que la disciplina ayuda a muchas reas de su vida: Salud, social,
familiar y laboral.
- Recomiende organizar tambin los documentos en su computadora y as podrn
tener fcil acceso a ellos sin tener que ocupar mucho tiempo en bsquedas
- Reforzar comportamientos organizados y estructurados con algn cumplido o
felicitndolo.