1 MANEJAR EFICAZMENTE LOS COMPROMISOS INTERNOS

Frente Abierto → cualquier cosa que no encaje en el lugar en el que se encuentra tal y
como es, es un frente abierto que llamará su atención.

1.1 Gestión de compromisos:

1. Cualquier cosa inacabada en algún sentido ha de quedar integrada en un sistema fiable
exterior a su mente (cubo de recogida), que revisará de forma regular.
2. Aclarar exactamente cuál es su compromiso (resultado deseado), y decidir qué ha de
hacer (acciones físicas), si es el caso, para progresar hacía su consecución (lista de
cosas hechas).
3. Una vez decididas las acciones a llevar a cabo, debe mantener los recordatorios de las
mismas (medidas y resultados requeridos), bien organizados, en un sistema que revise
con regularidad.

“Piensa como un hombre de acción. Actúa como un hombre de pensamiento.” (H. Bergson)
“No basta con tener visión, ha de combinarse con atrevimiento. No basta con mirar los
peldaños, hemos de subir las escaleras.” (Vaclav Havfl)

1.2 Gestión vertical y horizontal de las acciones

Control HORIZONTAL → mantiene la coherencia en todas las actividades en las que se

participa.
Requiere un buen sistema que:
• Registre cuantas más cosas mejor.
• Proporcione toda la información que se pida sobre ellas.
• Permita cambiar el centro de atención de una cosa a la siguiente de forma fácil y
rápida.

Control VERTICAL → dirige las subidas y bajadas del pensamiento por la escalera
individual de asuntos propios y proyectos individuales.

Gestión de proyectos: se trata de centrarse en un solo objetivo, situación o persona, y

desarrollar cualquier idea, detalle, prioridad o secuencia de acontecimientos necesarios para
encargarse de ello.

1
2 CONTROLE SU PROPIA VIDA

5 pasos para administrar el flujo de trabajo (gestión horizontal):

1. Recopilamos cosas que nos llaman la atención.
2. Procesamos lo que significan y lo que tenemos que hacer con ellas.
3. Organizamos los resultados.
4. Evaluamos las opciones.
5. Decidimos qué opciones hacer.

El sistema es tan débil como el eslabón más débil de estos 5.

2
2.1 Recopilación
¿Qué se tiene que recopilar?
Recordatorios y representaciones de todas las cosas que considere incompletas en su
mundo (con una obligación interna de cambiar) → Inventario de frentes abiertos.
Deben recogerse en contenedores de elementos en suspenso, hasta que se disponga
de un momento para decidir qué son y qué hacer al respecto.
Los contenedores deben vaciarse de forma regular para asegurar que continúan
siendo herramientas de recopilación viables.
Herramientas de recopilación: bandejas, hojas en blanco, libretas de notas, aparatos
electrónicos de notas o de voz, correo electrónico, etc.
¿Cómo hacerlo del modo más efectivo posible?
Requisitos para el buen funcionamiento de la fase de recopilación:
1. Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación.
2. Mantener el mínimo de cestos de recopilación.
3. Vaciarlos periódicamente (no es necesario llevar a cabo el trabajo ahora).

2.2 Procesamiento
¿Qué son las cosas? → Lo primero es averiguar de qué trata una cosa realmente.
¿Requiere acción?
NO → existen 3 posibilidades:
1. Es deshechable, innecesario → papelera
2. No es necesario actuar ahora, pero sí más tarde (incubar)
→ algún día / quizás (archivo de seguimiento o agenda)
3. Es información útil en potencia que podría ser necesaria para algo más
adelante (consulta) → referencia (sistema de archivos de consulta)
SÍ → hay que determinar dos cosas:
¿A qué proyecto o resultado se ha comprometido?
Si es sobre proyecto, debe recogerse en una lista de proyectos.
¿Cuál es la acción siguiente que requiere?
Actividad física que debe realizarse para avanzar la realidad presente
hacia su compleción.
Una vez decidida la acción física, hay 3 opciones:
1. Hacerlo → si la acción lleva menos de 2 minutos.
2. Delegarlo → ¿soy la persona adecuada para llevarla a cabo? Si
la respuesta es no, hay que delegarla.
3. Posponerlo → si lleva más de 2 minutos, y yo soy la persona
adecuada para hacerlo, habrá que posponerla anotándola en
una o más listas de acciones siguientes.

3
2.3 Organización
8 categorías diferentes para organizar todo lo que esté en el sistema de recopilación
(bandeja):
No requiere acción:
• Papelera → dónde se deshecha lo no necesario. Si se guardara esta información, se
minaría el sistema.
• Algún día / tal vez → lista de cosas que se querrían realizar en algún momento, pero
no ahora. Se trata de aparcar proyectos que no se pueden llevar a cabo ahora, pero de
los que no se quiere olvidar por completo. Se puede dividir en subcategorías como
“libros para leer”, “películas para ver”, “seminarios a los que asistir”, “planes con mi
pareja”, etc.
Archivo de seguimiento, de continuación o en suspenso → versión más funcional
para recoger asuntos y revisarlos. La agenda puede servir (para enviar recordatorios
a sí mismo de que se acerca una fecha con algún requerimiento especial).
• Material de consulta → dónde se archivan cosas que no requieren acciones, pero
que tienen un valor intrínseco en tanto que información. Los sistemas de consulta
suelen tener dos formas:
◦ Almacenamiento por tema y área específica.
◦ Archivos de consulta general → para almacenar información específica que no
pertenezca a ningún área predeterminada.
Requiere acción:
• Lista de proyectos → índice para poder evaluarlos con la regularidad suficiente que
asegure que se han definido las acciones siguientes para cada uno de ellos.
• Material de apoyo del proyecto → carpetas separadas con detalles, planes e
información de apoyo de cada proyecto.
Categorías de acciones siguientes:
• Agenda o Calendario → acciones que hay que realizar a una hora determinada
(citas) o en un día determinado. También puede almacenar información que puede
resultar útil un día determinado
• Lista de acciones siguientes → acciones que lleven más de dos minutos, y que no se
pueden delegar y que no tienen que realizarse en un momento determinado. Esta lista
puede subdividirse en categorías (por ejemplo según el lugar: trabajo, casa).
• Lista de cosas a la espera → lista con acciones que no se pueden llevar a cabo aún,
porque necesitan que se cumpla algún requisito pendiente.

Proyecto → cualquier resultado deseado que requiere una acción de más de un paso (si
con un paso no se completa algo, hay que dejar alguna marca que nos
recuerde que aún queda algo por hacer).
Un proyecto no se hace, lo que se hacen son los pasos de las acciones relacionadas con él.
Cuando se hayan realizado todos los pasos de las suficientes acciones adecuadas, se habrá
creado una situación que concuerde lo bastante con la idea inicial del resultado.

4
2.4 Evaluación
Se trata de examinar todas las acciones y opciones definidas, lo que aumenta radicalmente la
eficacia de las elecciones a realizar sobre lo que se esté haciendo en cualquier momento.

REVISIÓN SEMANAL:
• Proyectos (frentes abiertos).
• Planes de proyectos activos.
• Lista de próximas acciones
• Agenda (orden del día).
• A la espera.
• Tal vez / algún día (opcionalmente).

2.5 Hacer

2.5.1 Modelo de 4 criterios para escoger acciones en el momento

4 criterios aplicables en este orden:
1. Situación → aunque existen acciones que se pueden realizar en cualquier lugar, la
mayoría requieren una localización específica (casa, oficina), o tener alguna
herramienta de productividad a mano (teléfono, ordenador).
2. Tiempo disponible.
3. Energías disponibles → algunas acciones a realizar requieren reservas de energía
mental fresca y creativa; otras pueden requerir un gran esfuerzo físico.
4. Prioridad → una vez realizados los filtros anteriores, se debe confiar en la intuición.

2.5.2 Modelo triple para evaluar el trabajo diario

3 tipos de actividades:
1. Realizar un trabajo predefinido → seguir las listas de acciones siguientes.
2. Realizar el trabajo a medida que surge → cada día surgen cosas inesperadas, y a
muchas de ellas habrá que dedicarles tiempo y energía.
3. Definir el trabajo → ordenar la bandeja de entrada, el correo, las notas sobre
reuniones y proyectos, y desglosarlo todo en pasos sujetos a la acción.

5
2.5.3 Modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo
6 perspectivas diferentes para definir prioridades:
1. Acciones actuales (Pista de aterrizaje) → lista de acciones siguientes.
2. Proyectos actuales (3.000 m) → resultados a corto plazo (muchos proyectos
consisten en desarrollar una serie de acciones que ya están establecidas).
3. Área de responsabilidad (6.000 m) → áreas clave en las que se quiere alcanzar
resultados y mantener unos estándares (puede entrañar obligaciones implícitas como
la planificación estratégica, apoyo administrativo, investigación de mercado, etc.).
4. Objetivos anuales o bianuales (9.000 m) → a menudo satisfacer los objetivos del
trabajo requiere poner más énfasis en el enfoque del trabajo, integrando nuevas áreas
de responsabilidad.
5. Perspectiva de 3 a 5 años (12.000 m) → obliga a pensar en categorías superiores:
estrategias de organización, circunstancias personales y profesionales.
6. Vida (15.000 m o más) → visión general: ¿por qué existe su empresa? ¿por qué
existe usted? Se trata de la descripción del quehacer; todos los objetivos, visiones,
proyectos y acciones derivan de dicha descripción y van a para a ella.

6
3 PONER EN MARCHA LOS PROYECTOS DE FORMA
CREATIVA

Elementos clave del control relajado (enfoque horizontal):

1. Resultados de los proyectos claramente definidos y acciones siguientes para
realizarlos.
2. Recordatorios colocados en un sistema de confianza y que se revise regularmente.

3.1 Potenciar el enfoque vertical

El enfoque horizontal es todo lo necesario en la mayoría de situaciones y la mayor parte del
tiempo. Sin embargo, a veces puede necesitar más rigor y precisión para controlar un proyecto,
identificar una solución, o asegurarse de que se han determinado todos los pasos adecuados.
OBJETIVO → despejar la mente de proyectos y situaciones, pero sin perder ninguna
idea potencialmente útil.

3.2 Modelo de planificación natural

5 pasos (que sigue la mente para realizar prácticamente cualquier tarea):
1. Definir propósitos y principios.
2. Visualizar los resultados.
3. Generar una lluvia de ideas.
4. Organizar.
5. Identificar las acciones siguientes.

3.2.1 Propósitos
Preguntar “¿por qué?” puede mejorar casi cualquier cosa que se esté haciendo simplemente
prestando una mayor atención al nivel superior del enfoque:
• Define el éxito → si no se tiene claro el propósito de lo que se hace, no se tiene
ninguna posibilidad de ganar. El propósito es el punto de referencia primario a partir
del cual realizaremos cualquier inversión de tiempo y energía.
• Genera criterios para la toma de decisiones → a menudo, la única forma de tomar
una decisión difícil, es volviendo al propósito.
• Distribuye los recursos → según lo que queremos conseguir, el porqué.
• Motiva → si no hay una buena razón para hacer algo, no vale la pena hacerlo.
• Clarifica el enfoque → al definir el propósito general de lo que estamos haciendo,
todo queda más claro, está más enfocado.
• Hace aumentar las opciones → amplía las posibilidades de pensamiento creativo.
Para que un propósito esté bien definido, la pregunta “¿cómo sabré si me estoy apartando
del objetivo?” debe tener una respuesta clara.

7
3.2.2 Principios
“Los propósitos y principios simples y definidos dan lugar a un compartimiento inteligente
y complejo. Las reglas y normas complejas dan lugar a un comportamiento simple y
estúpido.” (Dee Hock)
Definir principios → completar la frase “daré a los demás carta blanca para hacer
algo siempre y cuando...”
→ “¿Qué comportamiento puede arruinar lo que estoy haciendo y
qué puedo hacer para evitarlo?
Mientras que establecer el propósito proporciona la fuerza y la dirección, los principios
comunes definen los parámetros de acción y los criterios para la óptima realización de la
tarea.

3.2.3 Visión / Resultado

Imagen clara de qué supondría el éxito.
El propósito y los principios proporcionan el impulso y la supervisión, pero la visión
permite avanzar una proyección real del resultado final. Se trata de “¿qué?” en lugar de
“¿por qué?”.
El enfoque que damos a las cosas en nuestra mente condiciona tanto lo que percibimos como
el modo de actuar. Lo interesante es proporcionar un modelo de enfoque que sea dinámico y
práctico.
3 pasos fundamentales a la hora de desarrollar un visión:
1. Visualizar el proyecto mucho después de la fecha de finalización.
2. Visualizar un “ÉXITO ROTUNDO” (Descartar los “sí, pero...”).
3. Registrar los nuevos rasgos, aspectos y valores que imagina.

3.2.4 Lluvia de ideas

Una vez sabemos el qué y el porqué, entra en juego el “¿cómo?”.
Cuando nos identificamos con una imagen mental que es distinta de nuestra imagen actual,
automáticamente se comienzan a llenar los espacios en blanco → lluvia de ideas.
La mente intentará llenar loes espacios en blanco en un orden aleatorio → registrar las ideas.
Premisa → permitir retener y expresar cualquier idea, y más adelante ver cómo encaja y
qué se debe hacer con ella.
MAPA MENTAL → idea básica en el centro.
ideas asociadas distribuidas alrededor de forma libre.

Principios básicos de la lluvia de ideas:

• No juzgue, pondere, evalúe ni critique.
• Busque la cantidad, no la calidad.
• Deje en un segundo plano el análisis y la organización.

8
3.2.5 Organizar
Una vez se han extraído de la cabeza todas las ideas, automáticamente se percibirán las
relaciones y las estructuras naturales → planificación de proyectos.
La planificación de un proyecto identifica los resultados menores, que solo entonces pueden
planificarse de forma natural.
Una vez percibida la estructura básica, su mente tratará de rellenar los espacios en blanco,
pudiendo dar lugar a la aparición de nuevos elementos.
Pasos clave:
1. Identificar las partes significativas.
2. Organizarlas (por uno o más de los siguientes elementos):
◦ Componentes.
◦ Secuencias.
◦ Prioridades.
3. Detallar tanto como sea necesario.

3.2.6 Acciones siguientes

Decisiones relativas a la distribución y redistribución de los recursos materiales para hacer
que el proyecto avance.
Activar las partes móviles → un proyecto está lo suficientemente planificado para llevarse a
cabo cuando se han decidido con antelación las próximas acciones en todos los
frentes que pueden avanzar sin tener que completar previamente ningún otro
componente.
En algunos casos, habrá solo un aspecto que se pueda activar, y todo lo demás
dependerá de los resultados derivados de ahí.
¿Más cosas que planificar? → realizar una acción de proceso: ¿cuál es el siguiente paso
para seguir con la planificación?
Cuando la acción siguiente depende de otra persona → lista de acciones a la espera.

3.2.7 ¿Hasta qué punto debo planificar?

El proyecto sigue estando en su cabeza → aún quedan cosas que planificar.

80% de proyectos → lista de resultados y acciones siguientes (el modelo de planificación

completo se seguirá solo en su mente).
15% de proyectos → requieren algún tipo de lluvia de ideas externa.
5% de proyectos → requiere la aplicación de una o más de las cinco fases del modelo de
planificación natural.

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3.2.8 ¿Necesita más claridad?
Desplace su pensamiento hacia arriba en la escala de planificación natural:
• Si no hay directrices claras de acción → aplicar un plan o crear uno
(organización).
• Si falta claridad en la organización → realizar más lluvias de ideas para producir
un inventario de ideas que genere confianza en el plan organizativo.
• Si la sesión de lluvia de ideas se atasca → trasladar la atención a la visión del
resultado deseado.
• Si la visión del resultado no está clara → volver a realizar un análisis minucioso de
los motivos por los que está vinculado a esta situación (propósito).

3.2.9 ¿Necesita que ocurran más cosas?

Desplace su pensamiento hacia abajo en la escala de planificación natural.

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4 EMPEZAR A PRACTICAR LA PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS

Si piensa en las cosas adecuadas en el momento adecuado y dispone de las herramientas

para retener sus pensamientos de valor, su productividad y creatividad experimentaran un
crecimiento exponencial.

4.1 Preparar el espacio

Debe disponer de un lugar de trabajo fijo en casa, en la oficina y, si es posible, también para
sus desplazamientos.

4.2 Dotarse de las herramientas necesarias

Herramientas básicas de procesamiento:
• Bandejas para papel (3 por lo menos) → bandejas de entrada y salida, para los
documentos de apoyo del trabajo en marcha y para la pila de “Leer/Revisar”.
• Paquete de hojas de papel DIN-A4 → siempre disponible para recoger la
información que pueda surgir en cualquier momento.
• Pósits, Clips, Grapadora, Cinta adhesiva, Gomas elásticas → útiles a la hora de tratar
y almacenar los documentos en formato papel.
• Impresora de etiquetas.
• Archivadores → el sistema de archivo de material debe ser fácil de manejar.
• Calendario o agenda.
• Papelera.

4.3 El factor fundamental de un sistema de archivo

Si su sistema de archivo no es rápido, funcional y divertido, se resistirá a aplicar todo
el proceso.
Los archivos de referencia general deben incluir cualquier cosa que desee conservar
por su interés, o por la utilidad de los datos que contiene, pero que no encaje en su sistema
de archivos especializado, y no merezca un lugar propio en una estantería.
Factores para archivar con éxito:
• Tenga sus archivos de consulta general al alcance de la mano.
• Un solo sistema alfabetizado → todo se archiva por tema, proyecto, persona o
empresa.
• Tenga siempre carpetas por estrenar.
• Mantenga los cajones a menos del 75% de su capacidad.
• Etiquete sus carpetas con una impresora de etiquetas.
• Haga limpieza de sus archivos al menos una vez al año.

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5 RECOPILACIÓN
Recopilar el trabajo en el cesto de cosas por hacer es el primer paso para alcanzar el “estado
de la mente como el agua”. Solo se sentirá bien por lo que no está haciendo cuando sepa qué es lo
que no está haciendo.

5.1 Preparado, listo...

Razones para recopilarlo todo antes de procesarlo:
1. Útil para hacerse una idea del volumen de material al que deberá enfrentarse.
2. Permite saber dónde está el final el túnel.
3. Con todo lo que requiere atención reunido en un mismo lugar, se puede trabajar en
ello con un estado de concentración y de control intensificados.

5.2 ...Adelante

5.2.1 Recopilación física

Buscar en el entorno físico todo aquello que esté permanentemente fuera de lugar, o que no
esté bien, y colocarlo en la bandeja de entrada.
¿Qué se queda donde está?
• Suministros → todo lo que se necesita porque se usa habitualmente.
• Material de consulta → aquello que se guarda porque contiene información útil.
• Objetos de decoración.
• Aparatos.
Todo lo demás debe meterse dentro del cesto.
Varios factores a tener en cuenta:
1. Elemento demasiado grande para la “bandeja de entrada” → si no cabe
físicamente, escriba algo en una hoja que lo represente. Asegúrese de ponerle fecha.
2. Todas las cosas no caben en una sola bandeja de entrada → formar diferentes pilas
junto a la bandeja de entrada.
3. Eliminación instantánea → si encuentra algo que ya no le sirve para nada, tírelo en
cuanto lo vea. Si no esta seguro, métalo directamente en el “cesto”, más tarde se
podrá decidir qué hacer con ello (en la fase de procesamiento).
4. Eso no se me puede perder → formar una pila dedicada a las emergencias.

5.2.2 Recopilación mental: un barrido cerebral

No permita que las cosas no tan importantes consuman toda su energía.
Una vez recopilados todos los objetos físicos de su entorno, deberá recopilar todo lo que
resida en su cerebro → escribir cada pensamiento, cada idea, cada proyecto que merezca
atención en una hoja aparte (es mejor excederse que quedarse corto, luego siempre habrá
tiempo de desechar cosas).
Lista de recordatorios:

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• Profesionales:
◦ Proyectos empezados y no terminados. Proyectos que aún debe empezar.
◦ Obligaciones/promesas para con otras personas.
◦ Comunicaciones pendientes (internas o externas) → iniciar o responder llamadas
telefónicas, mensajes del contestador, emails, cartas, etc.
◦ Otros escritos por terminar/enviar → informes, evaluaciones, revisiones,
propuestas, artículos, materiales de promoción, manuales, reescrituras.
◦ Reuniones que hay que fijar/pedir.
◦ Lecturas, revisiones oportunas.
◦ Cuestiones financieras (presupuestos, predicciones/proyecciones, balances, etc.)
◦ Planificación/organización de proyectos en marcha, proyectos inminentes,
planes, propuestas de organización, reuniones, presentaciones, cambios en las
instalaciones, instalación de nuevos sistemas, viajes, etc.
◦ Administración → asuntos legales, bancos, seguros, persona, políticas.
◦ Marketing / Promoción / Ventas.
◦ Sistemas → teléfonos, ordenadores, equipamiento de oficina, otros.
◦ Suministros de oficina → organización, mobiliario, decoración.
◦ A la espera de… → información, tareas/proyectos delegados, finalización de
proyectos críticos, respuestas a llamadas, notas, emails, propuestas, etc.
◦ Desarrollo profesional → formación, seminarios, cosas que aprender, cosas que
comprobar, habilidades que practicar.
◦ Formación externa. Investigación (tengo que buscar...).
• Personales
◦ Acontecimientos próximos → ocasiones especiales, cumpleaños, aniversarios,
bodas, graduaciones, vacaciones, viajes, escapadas fin de semana, eventos, etc.
◦ Cosas por hacer → lugares a donde ir, personas con quien reunirse, atracciones.
◦ Administración → económica, seguros, asuntos legales, documentos.
◦ A la espera de.. → email, reparación, reembolso, objetos prestados, etc.
◦ Casa/hogar → muebles, calefacción/aire, fontanería, electricidad, decoración,
paredes/suelo/techos, bombillas, cocina, tv, vídeo, música, cámaras/películas,
teléfonos, equipamiento deportivo, ropa, maletas, etc.
◦ Ordenadores → software, hardware, conexiones, etc.
◦ Salud → médicos, dentistas, medicamentos.
◦ Aficiones → libros, discos, películas.
◦ Recados → mercado, banco, papelería, etc.
◦ Asuntos cívicos.

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6 PROCESAMIENTO

6.1 Vaciar el cesto

Identificar cada elemento y decidir qué es, qué significa y qué se va a hacer con él.
Cuando haya terminado de procesar el contenido del cesto habrá:
1. Eliminado lo innecesario.
2. Completado las acciones que requieren menos de dos minutos.
3. Confiado a otros las tareas que se pueden delegar.
4. Colocado en el sistema organizativo recordatorios sobre acciones de más de dos
minutos.
5. Identificado cualquier compromiso mayor (proyecto) que tenga.

6.2 Reglas de procesamiento

• Procese en primer lugar el elemento que esté arriba del todo → todo debe procesarse por
igual. Procesar algo no significa dedicarle tiempo, sino simplemente determinar su
naturaleza, que acción requiere y despacharlo adecuadamente.
• Procesar los elementos de uno en uno → debemos preocuparnos únicamente del elemento
en el primer lugar de la bandeja de entrada, y no pasar al siguiente hasta que ese esté
organizado.
• Lo que sale del cesto no vuelve a él → ocuparse de cada cosa una sola vez.

6.3 ¿Cuál es la acción siguiente?

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