FASE III

MARCO TEORICO

ANTECEDENTES

Balestrini (2010) señala que “todo hecho anterior a la formulación del problema
que sirve para a aclarar, juzgar e interpretar el problema planteado, constituye los
antecedentes del problema”. Establecer los antecedentes del problema, de
ninguna manera es hacer un recuento histórico del mismo, sino se trata de hacer
una síntesis conceptual de las investigaciones y trabajos realizados sobre el
problema formulado, con el fin de determinar el enfoque metodológico de la misma
investigación.

A continuación, se presentan los antecedentes que servirán de soporte a esta

investigación:

Cuerva, Y. (2013) “Manual de Normas y Procedimientos Contables, en el

Proceso de Compras utilizando el Sistema Profit en la Empresa Ipeca
Construcciones, C.A”. Universidad José Antonio Páez para optar al título de
Licenciada en Contaduría Pública, Este informe fue llevado a cabo bajo la
modalidad de proyecto factible que se basa en una propuesta de sistema o
modelo que implica la realización de cambios en lo actual. Se utilizó como
estratégica metodológica el estudio de campo, la población objeto de estudio
estuvo representada por el personal que integra el Departamento Administrativo y
contable, es decir tres (3) personas, por lo que la muestra constituyo lo que la
población y como conclusión se obtuvo que el estudio realizado permitió detectar
fallas que afectan directamente al buen funcionamiento de los procesos de
compras de la empresa, ya que al no seguir pasos estructurados se afectaron los
lineamientos que contribuyen al desarrollo de la empresa, los manuales de normas
y procedimientos tanto administrativos como contables garantizaron la aplicación
de manera eficiente y eficaz de las actividades del departamento de compras
evitando perdida de tiempos y de esta manera alcanzar las metas establecidas por
la empresa.

Este antecedente, se vincula con el proyecto ya que la elaboración de un

manual de normas y procedimientos contables para optimizar el proceso de
inventario de mercancía que permita un mejor control interno del almacén de la
Distribuidora La Oveja Negra, C.A. permitirá claramente definir las actividades a
realizar en cada puesto, y los procedimientos para llevar a cabo una gestión de
compras de manera eficaz y eficiente, permitiendo al mismo direccionar de
manera correcta la información a la empresa asiéndole ver de igual manera la
importancia que juega dichos procedimientos dentro del plano institucional.
Vásquez, J. (2010) “Manual de Procedimientos para el Control de los
Gastos en función de Optimizar la Gestión en la Alcaldía del Municipio
Urdaneta Estado Trujillo” Universidad de Los Andes para optar al título de
Licenciado en Contaduría Pública En este trabajo de grado se observó la
inexistencia de un sistema de normas y procedimientos que resguardara los
recursos e informes vinculados a los gastos incurridos, aunado al hecho se utilizó
dinero en otras partidas que no fueron presupuestadas como gastos. Esto se
debió principalmente a que en la alcaldía no existía manual de normas y
procedimientos que le permitiera ejecutar internamente un control adecuado de los
gastos y a su vez lo haga fuerte y se centre en el acceso limitado de los registros,
separación de funciones y autorización de transacciones. En esta investigación se
llevó a cabo en la modalidad proyectiva con diseño de campo no experimental, la
población estuvo conformada por el personal que labora en la dirección de
hacienda municipal de la Alcaldía con una totalidad como muestra de once (11)
personas utilizando como instrumento un Cuestionario.

Este estudio se vincula con el proyecto socio integrador puesto que es

observada la carencia de un manual de procedimientos lo que dificulta el control
interno del departamento, allí la importancia de crear un manual de procedimientos
contables en la Distribuidora La Oveja Negra, C.A, que permita tener claramente
definido las actividades a realizar en cada puesto, y los procedimientos para llevar
a cabo una gestión de compras de manera eficaz y eficiente

González, y Granadillo, A. (2009) “Diseño de Manual de Normas y

Procedimientos del Departamento de Compras de la Empresa Inversiones
Ingemóvil, C.A” Universidad de Carabobo para optar al título de Licenciado
en Administración Comercial. La problemática presentada en esta investigación
estuvo basada en la carencia de información certera y oportuna de las condiciones
de compras, órdenes de compras y desorden en el correlativo de las facturas.
Adicionalmente resaltó la inadecuada selección de proveedores que conduce
frecuentemente a que la materia prima no se reciba en el tiempo y cantidades
acordadas, originando que se realicen paradas de plantas no planificadas.
Traduciéndose en un factor de insatisfacción de clientes pérdida de la compra y
hasta del cliente. Este trabajo de grado es una investigación de nivel descriptiva
porque se definió una situación como tal en la modalidad proyecto factible con una
población objeto de estudio de diez (10) personas, utilizando como técnica la
observación directa y la entrevista no estructurada con un cuestionario como
instrumento usando la Escala de Liker

Esta propuesta constituye un aporte muy valioso al proyecto socio integrador,

porque establece la importancia y las ventajas de un adecuado manejo y control
de inventario, y manera acertada es la elaboración del Manual de Procedimiento
Contable, garantizando la solución de problemas concretos que afectan a la
organización, en este caso permitirá llevar un mejor revisión de la entrada y
salida de mercancía, donde se pueda evidenciar el registro y la existencia real de
la misma, esto traerá como beneficio a la empresa un mejor control interno del
almacén, el fácil recuento físico de la mercancía en caso de que sea necesario,
reducción de costos y un mejor servicio al cliente..
 FUDAMENTOS TEORICOS

Manuales de Normas y Procedimientos

Para dar inicio a las bases teóricas de la investigación es necesario conocer en

un principio la definición de lo que vendría siendo el eje teórico de la investigación,
como lo es el manual de Normas y Procedimientos que se puede entender como
un documento donde se explican y detallan las actividades que se desarrollaran
por cada puesto o unidad de la organización para que las personas que realizan
las actividades tengan definidos cada paso a ejecutar y se logren de la forma más
apropiada para la empresa. La definición de un manual de normas y
procedimientos según Franklin, E. (2009) es definido como:

Un documento técnico que incluye información sobre la sucesión

cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí que
se constituyen en una unidad para la realización de una función,
actividad o tarea específica en una organización. La descripción de
los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las
actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia
la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la
productividad. (pág. 245).

Otra definición encontrada cuya autoría proviene de Álvarez, M. (2006;50) lo

establece como “manuales que documentan las actividades y procesos que
desarrolla cada una de las áreas de la organización. Es conveniente que cada
área autorizada tenga su propio Manual de Políticas y Procedimientos”.

Con esta definición se agrega algo importante de que cada área funcional o
departamento de la empresa debe tener un manual de políticas y procedimientos
ya que con esto se pueden definir y separar de forma más clara las actividades y
procesos que realizara cada uno y establecer las responsabilidades.

Todo conocimiento de lo que es un manual de procedimiento es importante ya

que el proyecto socio integrador se basa en el diseño de un manual de
procedimientos de inventario para la Distribuidora Oveja Negra C.A,
 Objetivos de los Manuales

Otro aspecto importante son los objetivos de la elaboración de los manuales de

normas y procedimientos ya que se debe entender la finalidad por todas las
personas que integran la organización para que conozcan el uso y por qué de su
realización, ya que esto también ayudara a considerarlo un elemento
indispensable para la realización de las actividades de cada cargo o puesto.
Según Franklin, E. (2009) los objetivos son:

x Presentar una visión de conjunto de la organización.

x Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
x Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos que la componen.
x Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la
repetición de instrucciones y criterios de actuación.
x Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de
negocios.
x Coadyuvar la correcta realización y uniformidad de las labores
encomendadas a todo el personal.
x Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.
x Fortalecer la cadena valor de la organización.
x Facilitar el reclutamiento, selección, inducción socialización, capacitación y
desarrollo del personal.
x Servir como una fuente de información para conocer la organización.
x Funcionar como medio de relación y correlación con otras organizaciones.
x Constituir un vehículo de orientación e información a los proveedores de
bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la
organización. (pág. 244)
 Al analizar los objetivos se evidencia una vinculación con el proyecto socio
integrador ya que ayuda en la mejora de las relaciones entre los departamentos y
personas ya que se definen las actividades de cada una, se ahorra tiempo, cada
persona conocerá que hacer en determinadas áreas sin esperar órdenes de un
superior, facilita el reclutamiento de personal por la definición de actividades y filtra
la búsqueda en cuanto a conocimientos de determinadas áreas lo que permite ser
más competente y genera un aprovechamiento de los recursos en la organización.
Provee la normalización y estandarización de los procesos, indiferentemente de la
persona que la realice se obtendrá el mismo resultado. Los objetivos son
innumerables y añaden valor agregado a los procesos donde se implementen
dentro de esta y cualquier organización independientemente de su tamaño,
estructura o actividad productiva.

Características

Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema, ya que no son de

aplicación general, sino que dependen de la labor a realizar en la organización, la
funciones a desempeñar en el puesto y el tamaño o burocracia dentro de la
organización, no son de aplicación general, los procedimientos varían a partir de
las necesidades de la organización y pocas veces son aplicables en otras
organizaciones, deben tener cierta estabilidad sin dejar de ser flexibles y elásticos,
son una norma a seguir pero esta se debe adaptar también a los cambios en los
procesos y actualizaciones de las empresas, son de gran aplicación en trabajos
que se hacen de forma constante y repetitiva, facilita la aplicación sistemática y
normalizada de las actividades, por último se caracteriza por no ser una actividad
específica, sino que los procedimientos constan de varias actividades
interconectadas entre sí e incluso realizadas por diferentes personas.
Estructura de un Manual de Normas y Procedimientos

El siguiente paso importante cuando se busca elaborar manuales y

procedimientos en la empresa, es definir la estructura de lo que deben contener
los manuales, debe aplicarse y usarse también para todos los manuales y
procedimientos de las diferentes áreas o procesos en las organizaciones,
ayudando a contribuir con la uniformidad de los documentos que se manejarán en
la empresa y al fácil y rápido entendimiento por parte de las personas que usaran
la información que contienen.

En toda empresa deben existir personas responsables de la verificación,

revisión, aprobación, difusión e impresión de estos documentos y ellas serán las
que velaran por el mantenimiento de la uniformidad y actualización continua de
estos documentos. Por ende a continuación la estructura que posee un manual de
normas y procedimientos según Franklin, E. (2009) se detalla:

La identificación, ésta a su vez consta de: Logotipo de la

organización, nombre de la organización, denominación y extensión
del manual (General o Específico). Si corresponde a una unidad en
particular, debe anotarse el nombre de esta, lugar y fecha de
elaboración, numeración de páginas, sustitución de páginas
(actualización de información), unidades responsables de su
elaboración, revisión y/o autorización, clave del formulario; en primer
término se deben escribir las siglas de la organización; y segundo,
las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar la
forma; en tercero, el número consecutivo del formulario, en cuarto, el
año. (pág. 253)

Este punto es un modelo a seguir sin embargo, cada empresa puede hacer
adaptaciones de forma en algunos aspectos de la identificación, pero en términos
generales deben considerarse estos parámetros. El próximo elemento que
conforma la estructura es el prólogo o introducción, la cual es la exposición de
motivos de lo que es el manual el propósito con el que se realizará, su ámbito de
aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente, también se podrá mencionar un
poco la estructura de lo que contiene. Luego se tiene índice el cual contiene la
relación de los capítulos que constituirán el documento.

A seguir, el contenido lista de procedimientos que contienen el manual, esto en

caso de ser un manual general para un departamento, en la que cada
procedimiento debe contener la siguiente información: objetivo, explicación el
propósito que se pretende cumplir con el procedimiento; área de aplicación, hasta
que área o proceso tiene acción el manual; los responsables, donde se
establecerán las personas que tienen a cargo la realización de las actividades o
procedimientos; políticas o normas:

Rigen las operaciones que se van a realizar con el fin de orientar en líneas
generales. Concepto, Definición de una serie de términos técnicos para agilizar la
comprensión de términos a las personas que usaran el manual; procedimiento,
este paso es de mayor importancia, aquí se describirá de forma narrativa y
secuencial las operaciones que realizaran las personas involucradas, usando
formato que contenga el número de la operación para llevar un orden de la
primera operación y sucesivas, el área responsable de llevar a cabo la operación y
la descripción de la actividad como tal llevada a cabo. Registro donde se
mencionará el formulario/formato a usar (en caso de que exista) como constancia
de que la actividad fue realizada

Otro elemento fundamental de la estructura de los manuales de normas y

procedimientos es el diagrama de flujo representación visual del flujo de datos a
través de sistemas de tratamiento de información

Diagramas de Flujo

Es la representación gráfica de las actividades requeridas por el departamento,

la explicación del recorrido de información o materiales e identificación de las
áreas administrativas que intervienen, deben ser empleados símbolos específicos
a mencionar en un punto específico del esquema. Para finalizar la estructura
consta de formularios e instructivos, en el caso de los formularios principalmente
se usan para llevar un seguimiento de la realización de actividades, los instructivos
en cambio son usados específicamente para el manejo de equipos o materiales de
la empresa. El diagrama de flujo de sistemas según Whittington O. y Pany K.
(2005) se define como:
Símbolo Nombre Significado
Documento Manipulación de cualquier
documento o papel
Proceso manual Cualquier operación manual

Proceso Cualquier operación que se

realice manualmente desde
una operación mecánica o
por computadora
Almacenamiento fuera de Cualquier archivo o medio
línea donde se almacenan el
papel o registro ya sea en
papel o en computadora
Línea de flujo Dirección en la que fluye la
información
Conector Conecta una página con
otra de un mismo diagrama
Decisión Toma de decisión,
afirmativa o negativo

Mediante la representación gráfica se busca que la persona que va a usar el

manual comprenda más rápido cada paso que debe dar para la ejecución de un
proceso, esto es de gran ayuda ya que viene a complementar el paso anterior del
procedimiento. Permiten también establecer límites entre los departamentos ya
que se detalla hasta donde llega la actividad que le corresponde a cada
departamento. También constituye excelente referencia para establecer controles
y medición de los procesos, así como objetivos concretos para las distintas
operaciones llevadas a cabo, esto ayudara a que la organización mejore
continuamente ya que identificará las necesidades de mejora más fácilmente.

. Inventarios.

Definición: Para (Hernández, 2007) “El inventario es una parte fundamental de

todo sistema logístico, es una cantidad almacenada de materiales que se utilizan
para facilitar la producción o para satisfacer la demanda del consumidor”. Desde el
punto de vista contable, los inventarios se consideran como un activo con el que
cuenta una empresa, que pueden tenerse en efectivo o en forma material, y que le
pueden generar un rendimiento a las empresas y son un eslabón importante en la
cadena logística.
Para (Guerrero, 2009) “los inventarios comprenden las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de
bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios, empaques,
envases y los inventarios en tránsito.
” “El objetivo del inventario es proveer o distribuir adecuadamente los materiales
necesarios a la empresa, colocándolos a disposición en el momento indicado para
así evitar aumento de costos perdidos de los mismos, permitiendo satisfacer
correctamente las necesidades reales de la empresa a las cuales debe
permanecer constantemente adaptado. Es por esta razón que la gestión de
inventarios debe ser atentamente controlada” (Roux, 1997).

Importancia de los inventarios.

El manejo de inventarios es uno de los principales problemas de la

administración de empresas debido a que es un componente fundamental de la
productividad. Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar
a una empresa a tener problemas de liquidez financiera, ya que un inventario
"parado" inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en funciones más
productivas de la organización. Además, el inventario "parado" tiende a tornarse
obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el riesgo de dañarse. Por otro lado, según
(Fillet, 2003) “si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no
atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reducción de
ganancias y pérdida de mercado”.

Es vital para toda empresa, industria y comercio llevar inventarios sanos, ya

que esto garantizará una mayor confiabilidad en el proceso diarios de movimiento
de sus productos dentro de los almacenes.

Hay varios riesgos que amenazan los inventarios, los más significativos
pueden ser: Catástrofes naturales, incendios, accidentes de tránsito y otros
accidentes; mala manipulación; deterioro y mermas; pérdidas por hurto, malos
envíos, derrame o vencimiento; desarrollo de nuevas tecnologías entre otros.

Funciones del inventario

Para toda empresa la decisión acerca del inventario es una alternativa entre el
servicio que se debe prestar y los costos que él genera, por lo que toda decisión
sobre los mismos tiene una esencia económica y trata de establecer un balance
adecuado entre esos dos elementos. El inventario tiene, entre otras, las funciones
siguientes: (Hernández, 2007)
 Garantizar un determinado nivel de servicio al cliente.
 Ajustar las curvas de oferta y demanda dando cierta estabilidad a la primera
ante una flexibilidad de la segunda.
 Evitar rupturas de inventario por la incertidumbre en el pronóstico de
demanda, en los períodos de entrega o en la calidad y cantidad de
productos recibidos.
 Protección ante situaciones imprevistas. El inventario permite asegurar la
oferta en circunstancias inusuales que pueden conducir a un incremento de
 la demanda o a la disminución de la oferta o ambos.
 Protección contra los incrementos de precio.
 Hacer frente a posibles errores en la gestión de compras que puede llevar a
un estado de desabastecimiento de insumos.
 Asegurar el flujo logístico garantizando el suministro en la producción o el
consumo. Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben
hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario, estas
decisiones se deben tomar de forma individual para cada uno de los
artículos en el inventario:
 Qué cantidad de un artículo hay que ordenar cuando el inventario de este
ítem se va a reabastecer.
 Cuando reabastecer el inventario de este artículo.

Tipos de inventarios

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general y varía

ampliamente entre los distintos grupos de industrias. Los inventarios pueden
clasificarse bajo diferentes puntos de vista:
 De acuerdo con su naturaleza. Pueden ser: de materias primas y
materiales, de productos en proceso, de productos terminados, de
materiales y suministros.
 De acuerdo con la velocidad de rotación. Podrán clasificarse en:
Inventario corriente, Inventario de lento movimiento, Inventario ocioso,
Inventario obsoleto.
 De acuerdo con el nivel de acceso: Se Clasifican en: Inventario de
reserva e Inventario en Previsión.
 De acuerdo con su posición en el proceso logístico: Se clasifican en,
Inventario en existencia e Inventario en tránsito.
 De acuerdo con su funcionalidad: Pueden ser: Inventario normal,
Inventario de seguridad e Inventario disponible.
 La demanda que lo genera: Los sistemas de inventario que se
 generan son: Inventario de Fluctuación, Inventario de Anticipación,
Inventario de lote o de tamaño de lote, Inventarios estacionales.
 De acuerdo con la capacidad de almacenamiento: Se clasifican en:
Inventario máximo o Inventario mínimo:
 El lapso de tiempo en el que se toma: Se clasifican en: Inventario
periódico, Inventario permanente o perpetuo e Inventario Cíclico: Como se
puede ver “los sistemas son muy variados para que los empresarios
puedan elegir el sistema que mejor se adapte a la naturaleza de la empresa
y a sus necesidades”. (Sena, 2011)

Inventario físico. También llamado Inventario real, para (Guerrero,

2009) “consiste en pesar, medir, y anotar todas y cada una de las diferentes
clases de mercancías que se hallen en existencia en la fecha del inventario
y evaluar cada una de dichas partidas. Se relaciona como una lista
detallada y valorada de las existencias para confrontarla con la existencia
anotada en los ficheros de existencias (FE) o en el banco de datos sobre
materiales”.

Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata

de una estadística física o palpable de aquello que hay en existencia en la
empresa. El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el
cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En
esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las
secciones, en el depósito, entre otras.

De lo anterior se puede vincular el proyecto socio integrador ya que conocer

el costo de inventarios en una entidad comercial y una industrial o de
transformación, repercuten de manera directa sobre la obtención de utilidades en
una empresa.
Control interno
 Al respecto Múnich y García (1990) establecen que el control Implica la
medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las
desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el
plan la medición y corrección de la realizaciones de los subordinados con el fin
de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para
alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente. (p.59) Bernal,

C. (2000), describe el Control Interno como un proceso ejecutado por los

directores, la administración y otro personal de la entidad, esta actividad de
control interno es, por lo tanto la actividad más importante y clave, en una
perspectiva estratégica, una de las ventajas de esta actividad del sistema de
Control Interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que le parecen
a cada quien, sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones

En virtud a esto se dice que el término Control Interno, son los pasos
que sigue una empresa para evitar los fraudes del personal. En realidad, tales
medidas son una pequeña parte de este. En resumen el control interno, está
formado por todos los medios utilizados para proporcionarle a la
administración la seguridad de que todo está funcionando correctamente de
acuerdo a lo planificado.

El Control Interno abarca funciones contables y financieras ; su

aplicabilidad es tan diversa como propia organización y todas las actividades
que en ella se realizan incluye los medios a través de los cuales la
administración delega autoridad y asigna responsabilidad, también incluye
programas para preparar, verificar y distribuir a los diversos niveles de
supervisión y análisis comunes que capacitan al ejecutivo para mantener el
control sobre actividades y funciones que constituyen una empresa

El Control se ha concedido como una serie de procedimientos complicados que

se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los
planes una vez que han sucedido en una empresa para proteger sus
activos, verificar la exactitud y contabilidad de sus datos contables,
desarrollar la eficiencia de las operaciones y estimular la adhesión a las
políticas administrativas prescritas por la gerencia

Los principales elementos que constituyen el control interno puede decirse que
son los siguientes:
La organización: es el elemento del control interno, que identifica y determina
las funciones y las responsabilidades de la unidad que componen la estructura
organizativa. La problemática presentada en esta investigación estuvo basada en
la carencia de información certera y oportuna de las condiciones de compras,
órdenes de compras y desorden en el correlativo de las facturas. Adicionalmente
resaltó la inadecuada selección de proveedores que conduce frecuentemente a
que la materia prima no se reciba en el tiempo y cantidades acordadas, originando
que se realicen paradas de plantas no planificadas. Traduciéndose en un factor de
insatisfacción de clientes pérdida de la compra y hasta del clientea empresa y sus
actividades asigna la autoridad de los niveles jerárquicos, fijando las
responsabilidades a los recursos humanos que integran la organización para el
logro de los objetivos. Los procedimientos: estos son los elementos de
control interno que representan la formulación y aplicación de principios y
métodos uniformes, en la realización de una actividad, es decir; describen la forma
de hacer las cosas. Por ejemplo, existen procedimientos para: cancelar factura,
proteger los activos, comprar mercancías, aprobar pedidos de la clientela, etc.
El personal: este es uno de los elementos de control interno más
importantes, dentro de cualquier organización; está constituido por el que se
conoce con el nombre de recursos humanos y es tal su importancia que se
requiere hacer estudios y evaluaciones constantes, a fin de colocar a cada
persona en el puesto adecuado logrando así el mayor rendimiento posible. La
calidad del personal depende de las políticas de selección contratación y a veces,
de la ubicación de la persona en el campo de acuerdo a sus habilidades
personales.
Supervisión: este elemento no es más que la vigilancia constante, que debe
ejercer sobre el cumplimiento de las normas y procedimientos preestablecidos,
para la realización de las actividades desarrolladas por la empresa. La acción es
ejercida por el auditor interno de la organización, quieren además debe
proporcionar los medidas correctivas, de acuerdo a las necesidades y exigencias
de la misma

Características del control interno

Las principales características del Control Interno son las siguientes:
Está conformado por los sistemas contables, de planeación, de
verificación, información y operacionales de la respectiva organización
Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el control interno, que debe
adicionarse a la naturaleza la estructura, las características y la misión de la
organización.
 Es inherente al desarrollo de las actividades de la organización.
 Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
 Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las
actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y
realización de conciliaciones estén debidamente separados.
 Los mecanismos de control se deben encontrar en relación de todas las
normas de la organización.
 No mide desviaciones, permite identificarlas.
 Su ausencia es una de las causas de sus desviaciones.

Principios del Control Interno

 Competencia del personal: se refiere a las políticas y procedimientos
que tiene una empresa para controlar, supervisar y entrenar al
personal con el objetivo de que este se encuentre suficientemente
capacitado para el desarrollo de su trabajo.
 Delimitación de responsabilidades: Este principio establece que un
 adecuado sistema de control interno debe tener segregadas las actividades
que realiza cada grupo de empleados en la empresa y su
ámbito de responsabilidades.
 Establecimiento de niveles de autorización: La tercera condición sobre la
cal descansa un sistema de control interno se refiere al
establecimiento de niveles de autorización el cual requiere que las
operaciones procesadas en el sistema contable. Estén autorizadas por un
funcionario competente.
 Segregación de Funciones: La segregación de funciones establece que
un empelado o departamento no puede realizar funciones que por su
naturaleza sean incompatibles.
 Conciencia de control: La gerencia de toda empresa es la responsable de la
presentación de los estados financiaros, esta presentación está sujeta
a la confiabilidad de la estructura de control interno, representa la actitud
que tiene la gerencia y los empelados responsables de hacer cumplir
los controles y su efecto global en el ambiente de control interno.
 Canales de comunicación: son todos los medios que la gerencia
utiliza
para hacer conocer sus objetivos, políticas, normas y procedimientos.
Estos canales están representados por memorándums, manuales
circulares y otro tipo de documentos.
 Objetivos del Control Interno Según Normas y Procedimientos de Auditoria
(1995:57) tiene como objetivos:
a) Salvaguardar los bienes contra pérdidas por siniestros,
deterioro, desperdicios y sustracciones.
b) Localizar errores administrativos y contables, de manera que se
establezcan las acciones correctivas necesarios y se efectué un
seguimiento continuo.
c) Estimular a eficiencia del personal.
d) Evitar fraudes y actos dolosos.
e) Reducir al mínimo los desperdicios, tanto de insumos como de tiempo.
 f) Comprobar la veracidad de los informes y estados financieros.
g) Reducir los gastos operativos

Almacén

Para (Hernández, 2007)

“El almacén es un elemento importante en la cadena logística pues si es bien

gestionado puede ser capaz de estabilizar la producción con la demanda ya que
intenta sincronizar las distintas carencias entre la fabricación y la demanda,
además supone un suministro permanente de materia prima para el proceso de
fabricación”.

Concepto.

El almacén para (Sánchez, 2012) se puede definir como “el recinto donde se
realizan las funciones de recepción, manipulación, conservación, protección y
posterior expedición de productos” (pg 38) Así mismo, establece que los
almacenes brindan entre otras las siguientes ventajas:

 Permiten una mejor organización en la distribución de las mercancías

Posibilitan una correcta conservación de los productos

 Posibilitan una utilización racional de la técnica (con la concentración de los

almacenes)

 En algunos casos son parte del proceso productivo (para el añejamiento de

bebidas)

Funciones del almacén

Todo almacén dependiendo de la clase, del tipo de productos, etc.,

desempeña las estas funciones:
Recepción de productos: Abarca el conjunto de tareas que se realizan antes de
la llegada de los productos al almacén, desde la entrada hasta después de su
llegada. (Hernández, 2007) establece que la recepción se divide en las siguientes
fases:

a) Antes de la llegada: Se debe disponer de los documentos donde se describen

las cantidades y las características de los pedidos; la lista de los proveedores; los
documentos para las devoluciones.

b) Llegada de los productos: En esta etapa se verifican los pedidos cotejando lo

que llegó con lo que consta en los documentos de pedido. Aquí también se
diligencian las devoluciones a los proveedores en caso de ser necesario.

c) Después de la llegada: Se hace control e inspección de los productos recibidos

en cuanto a calidad, se le asignan los códigos internos del almacén, si se utilizan y
se le asigna una ubicación.

Almacenaje y manutención:

a) Almacenaje: es la actividad principal que se desarrolla en el almacén y

consiste en mantener con un tratamiento especializado los productos,
sistemáticamente y con un control de largo plazo. Esta función no añade valor
al producto pero requiere de una serie de recursos que generan una serie de
costos: La inversión en maquinaria e instalaciones; la obsolescencia o
depreciación de los productos almacenados; el inmovilizado o valor del
espacio que ocupa el almacenamiento; coste financiero, relacionado con el
capital empleado para la compra de materiales; (Coral, 2010) aclara que
“estos costes informáticos de gestión del almacén, pueden representar
alrededor del 5%”.
b) Manutención: o manejo de mercancías, se refiere a la función que
desempeñan los operarios del almacén, empleando los equipos e
instalaciones para manipular y almacenar los productos optimizando tiempo y
espacio Las operaciones de manutención pueden ser simples, cuando se
 realizan manualmente, o complejas cuando se manejan grandes volúmenes y
se utiliza maquinaria para su manipulación.

Preparación de pedidos:

Este proceso también se conoce por el término inglés picking y se refiere

principalmente a la separación de una unidad de carga de un conjunto de
productos, con el fin de constituir otra unidad correspondiente a la solicitud de
quien hace el pedido; esta preparación del pedido tiene proporcionalmente el
costo más elevado entre las actividades que se desarrollan en el almacén.

 Expedición: Consiste en el acondicionamiento de los productos con el fin

de que éstos lleguen en perfecto estado y en las condiciones de entrega y
transporte pactadas con el solicitante.
 Organización y control de existencias: Dependerá del número de
referencias a almacenar, de su rotación, del grado de automatización de
información de los almacenes etc. Independientemente de esto, para una
buena organización y control se debe tener en cuenta donde ubicar la
mercancía y cómo localizarla para: minimizar los costos por manejo de
mercancías; maximizar la utilización del espacio; utilizar de manera efectiva
controles de seguridad para la manipulación de las mercancías.

Principales zonas del almacén

El espacio destinado al almacén se divide en distintas áreas, en las que se

desarrollan unas actividades específicas, según el tipo y el tipo de almacén
habrá unas zonas u otras, las más habituales son: “zona de descarga, zona de
control de entrada, zona de envasado o reenvasado, zona de cuarentena,
zona de almacenamiento, zona de consolidación, zona de embalaje para la
expedición, zona de control de salida, zona de espera, zona técnica, zona
administrativa, zona de servicios.” (Hernández, 2007)

Tipos de almacenes
 Para (Hernández, 2007), Toda actividad empresarial “requiere la existencia
de almacenes. Cada tipo de almacén tiene una serie de características
diferentes, que sirven para poder clasificarlos y agruparlos atendiendo a una
relación de criterios” como los siguientes:

Según su función en la red logística: se pueden separar en almacén de

consolidación. Y almacén de división de envíos o de ruptura.

Según su situación geográfica y la actividad que realicen: Se pueden

distinguir entre: almacén central, almacén regional y almacén de tránsito.

Según el tratamiento fiscal que reciben los productos almacenados:

Tenemos los siguientes tipos de almacenes: almacén con productos en
régimen fiscal general, y las zonas francas.

Según el recinto del almacén: Estos almacenes son del siguiente tipo:
almacén abierto y almacén cubierto.

Según el grado de mecanización: Hay varios tipos: almacén convencional,

almacén mecanizado.

Según la propiedad del almacén como inmueble: Pueden ser: almacén en

propiedad, Alquiler de espacio y leasing.

BASES LEGALES

Las bases legales se encuentran constituidas por todas aquellas leyes que
sobre la materia de estudio se han dictado en el país. En relación a lo señalado
por Palella, S. y Martins, F. (2004) las bases legales “Se refiere a la normativa
jurídica que sustenta el estudio, desde las leyes, reglamentos, normas,
resoluciones y decretos, entre otros.”
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (CRBV), la cual es
la legislación suprema en Venezuela, y consagra los principios generales que
ordenan y especifican las leyes restantes. Publicada en Gaceta Oficial del jueves
30 de diciembre de 1999, N° 36.860, en su capítulo III expresa lo siguiente en su
artículo

Artículo Nº 62.- Todos los ciudadanos y ciudadanas tienen el derecho de

participar libremente en los asuntos públicos, directamente o por medio de sus
representantes elegidos o elegidas

Significa entonces que la participación del pueblo en la formación ejecución y

control de la gestión pública es el medio necesario para lograr el protagonismo
que garantice su completo desarrollo, tanto individual como colectivo. Es
obligación del Estado y deber de la sociedad facilitar la generación de las
condiciones más favorables para su práctica.

Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta (2003). Este reglamento

se considera importante en la investigación puesto que se refiere a los registros
que deben mantener los contribuyentes en relación a los inventarios y en su
artículo Art 177 cita lo siguiente:

Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a llevar y

mantener en el domicilio fiscal o establecimiento a través de medios
manuales o magnéticos cuando la Administración Tributaria lo autorice,
la siguiente información relativa al registro detallado de entradas y
salidas de mercancías de los inventarios, mensuales, por unidades y
valores, así como, los retiros y autoconsumo de bienes y servicios.
(pág.111).
Por lo tanto en este artículo la responsabilidad de la organización como
contribuyente y responsable de velar porque en los casos del registro de las
entradas de inventarios existan los debidos soportes para lo cual es vital la
definición de procedimientos, cómo se efectuaran las compras y los pasos
subsiguientes para que estos documentos, como por ejemplo las facturas lleguen
a las manos correctas en el tiempo debido y se pueden realizar los registros
correspondientes que en materia tributaria están señalados. De no mantener estos
registros la organización puede estar expuesta a sanciones diversas dependiendo
del ilícito en el que haya incurrido.

x Reglamento de la Ley del IVA (2007)

x Providencia 0071 Normas sobre Emisión de Facturas y Otros Documentos.

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público,

publicado en Gaceta Oficial N° 37.606 de fecha 09 de enero de 2003 establece
en sus artículos lo siguiente:

Artículo 2.- La administración financiera del sector público

comprende el conjunto de sistemas, órganos, normas y procedimientos
que intervienen en la captación de ingresos públicos y en su aplicación
para el cumplimiento de los fines del Estado, y estará regida por los
principios constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia,
transparencia, responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación
macroeconómica.

Artículo 131.- El sistema de control interno tiene por objeto

asegurar el acatamiento de las normas legales salvaguardar los recursos y
bienes que integren el patrimonio público, asegurar la obtención de
información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna
para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y
lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en
concordancia con la política prescrita y con los objetivos y metas
propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas

Artículo 132.- El sistema de control interno de cada organismo será

integral e integrado, abarcará los aspectos presupuestarios
económicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión, así
como la evaluación de programas y proyectos, y estará fundado en
criterios de economía, eficiencia y eficacia.

Estos artículos se vinculan con el proyecto socio integrador ya que establecen

el requerimiento de las normas y procedimientos donde se aseveran los
recursos patrimoniales al obtener información administrativa, promoviendo la
eficiencia de las operaciones y cumpliendo con los objetivos propuestos
garantizando así un control interno general en lo administrativo

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

Sistema Nacional de Control Publicado en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela No. 6.013 Extraordinario del 23 de diciembre de
2010 en su Capítulo II del control interno establece en sus artículos lo siguiente:

Artículo 35.- El Control Interno es un sistema que comprende el plan

de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos
adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía
y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las
políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y
metas.

Artículo 36.-Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada

ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el
sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza,
estructura y fines del ente.

Artículo 37.- Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las
normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las
normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de
rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el
funcionamiento del sistema de control interno.

Artículo 39.- Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de

departamento, sección o cuadro organizativo específico deberán ejercer
vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales,
de los planes y políticas, y de los instrumentos de control interno a que
se refiere el artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y
actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las
mismas, bajo su directa supervisión.

Artículo 40.- Sin perjuicio de las funciones de la Contraloría General de

la República y de lo dispuesto en el artículo 36, corresponde a las unidades de
auditoría interna de las entidades a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al
11, de esta Ley, evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado
de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información
gerencial, así como el examen de los registros y estados financieros, para
determinar su pertinencia y confiabilidad, y la evaluación de la eficiencia,
eficacia y economía en el marco de las operaciones realizadas.

Artículo 41.- Las unidades de auditoría interna en el ámbito de sus

competencias, podrán realizar auditorías, inspecciones, fiscalizaciones,
exámenes, estudios, análisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier
naturaleza en el ente sujeto a su control, para verificar la legalidad, exactitud,
sinceridad y corrección de sus operaciones, así como para evaluar el
cumplimiento y los resultados de los planes y las acciones administrativas,
 la eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto de su gestión.

La vinculación que nos enseña estos artículos con el proyecto socio integrador
es que se refleja que las empresas tanto públicas como privadas deben evaluar
los resultados y coadyuva a la dirección en el proceso de rendición de cuentas,
es decir, es la base o soporte sobre el cual descansa la confiabilidad de
las operaciones que realiza la organización, generando con claridad el
control interno como plan, jerarquizando las responsabilidades, dictando
normas para la ejecución de las actividades y así determinar la confiabilidad y la
eficiencia.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

 Almacén García, (2005). Es una unidad de servicio en estructura

orgánica y funcional de una empresa, cuyo objetivo es proteger,
custodiar, controlar y abastecer materiales

 Control Fayol, H (2009) El control es el proceso que verifica el

rendimiento mediante su comparación con los estándares establecidos

 Diseño Según Reswich (1982), "El diseño es una actividad creativa que
supone la existencia de algo nuevo y útil sin existencia
previa". Según Archer (1965), "Es una actividad orientada a
determinados fines para la solución de problemas". Según Albers
(1988), "Diseñar es planear y organizar, relacionar y controlar”

 Gestión: Beltrán (2010:24), define genéricamente la gestión como

aquel "conjunto de decisiones y acciones que llevan al logro de
objetivos previamente establecidos".

 Inventarios León, R y Otros (2017) El inventario es una relación

detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el
patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.
 Manual Duhalt K.M. define al manual así: Es un documento que
contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones
sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo
social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del
trabajo.

 Planificación: Idalberto, Chiavenato (2012) “La planificación es una

técnica para minimizar la incertidumbre y dar más consistencia al
desempeño de la empresa.”

 Presupuesto: Según Kotler, el presupuesto es la estimación

programada de manera sistemática, de las condiciones de operación y
de resultados a obtener por una organización en un periodo
determinado.

 Procedimientos Prieto (1997), es una serie de pasos claramente

definidos, que permiten trabajar correctamente disminuyendo la
probabilidad de error, omisión o de accidente. También lo define como
el modo de ejecutar determinadas operaciones que suelen realizarse de
la misma

 Sistema según Van Gigch, un sistema se define como " una unión de
partes o componentes, conectados en una forma organizada. Las
partes se afectan por estar en el sistema y se cambian si lo dejan. La
unión de partes hace algo (muestra una conducta dinámica como
opuesto a permanecer interte). Manera

 Sistema de Información Contable: Gómez (2011), se utiliza para poder

determinar los recursos, obligaciones y resultados de las operaciones
que se realizan en una empresa o institución

 Recursos financieros: según González (2015) se refiere al dinero en

efectivo que tiene a su disposición, así como como cuentas bancarias,
 bonos, acciones o deudas por cobrar, es decir, recursos que fácilmente
pueden ser capital disponible para la empresa.

 Registro: Hurtado (2014) es el producto terminal del proceso de

aplicación de un instrumento observacional. La información recogida en
él debe representar lo más fielmente posible el fenómeno de estudio.
Por ello el registro puede ser utilizado como un elemento de análisis
para evaluar la calidad del instrumento.
 FASE IV

MARCO METODOLOGICO

Según Arias, F. (2006), “la metodología del proyecto incluye el tipo de

investigación, las técnicas y los instrumentos que serán utilizados para llevar cabo
la indagación. Es el “como” se realizará el estudio para responder al problema
planteado”

El trabajo investigativo se baso en el modelo cuantitativo, se decidió de esta

manera porque se observó cifras numéricas en los procesos contables a través de
la investigación y la tabulación mediante la estadística

Tipo de Investigación

La investigación es de tipo acción participativa. Según el autor Mctaggart, K.

(1988). Define a la Investigación Acción Participativa como:

“Una forma de indagación introspectiva colectiva emprendida por

participantes en situaciones sociales con objeto de mejorar
la racionalidad y la justicia de sus prácticas sociales o
educativas, así como su comprensión de esas prácticas y de
las situaciones en que éstas tienen lugar”. (p. 9)

El presente proyecto socio integrador desarrollado en la Distribuidora La Oveja

Negra, C.A, específicamente en el departamento de almacén referida al diseño de
un manual de procedimiento contable para optimizar el proceso de intercambio de
mercancía que permita un mejor control interno del almacén de dicha empresa,
está relacionado con la investigación acción participativa (IAP), destacando que
esta favorece y busca un cambio de las condiciones existentes en la organización,
mediante la participación de los actores (empleados de la empresa) en el proceso
donde se pretende el cambio o transformación de los modelos de procedimientos
contables llevado por la misma.

En este tipo de investigación se busca mayor participación y apropiación del

proceso y de los resultados por parte de la comunidad involucrada (Distribuidora
La Oveja Negra, C.A) sobre un determinado estudio. Por ello, en el presente
estudio se cuenta con la participación tanto del equipo investigador como de los
empleados que conforman la misma donde se intercambiaron ideas,
conocimientos y experiencias relacionadas con el tema a desarrollar.

Diseño de la Investigación

El diseño de investigación según Sabino (2010) expresa que “su objeto es

proporcionar un modelo de verificación que permita contrastar hechos con teorías,
y su forma es la de una estrategia o plan general que determina las operaciones
necesarias para hacerla”. (p.91).

Por consiguiente, para la Universidad Pedagógica Experimental Libertador

UPEL (2001) define la investigación de campo como: El análisis sistemático de
problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos,
entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o
predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de
los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. Los datos
de interés son recogidos en forma directa de la realidad; en este sentido se trata
de investigaciones a partir de datos originales o primarios. (p.5).

Por tal motivo, y de acuerdo a la investigación planteada, el diseño de la

investigación que aplica en la misma es el de campo, ya que se obtuvieron los
datos directamente del lugar (Organización empresarial) para luego analizarlos.

Población y Muestra

Población

Balestrini (2012). Define la población como: cualquier conjunto de elementos de

los cuales pretendemos indagar y conocer sus características, o una de ellas, y
para la cual serán válidas las conclusiones obtenidas en la investigación”. (p.137)
 La población tomada para la investigación fue de (13) personas las cuales
laboran en dicha empresa con funciones distintas.

Muestra

En la investigación no se tomó muestra debido a que la población es muy

pequeña.

Esta es definida por Hernández, R. (2012) como: “una unidad de análisis o un

grupo de personas, contextos, eventos, sucesos, comunidades, etcétera, de
análisis; sobre el (la) cual se habrán de recolectar datos, sin que necesariamente
sea representativo(a) o población que se estudia” (pág. 302). En este sentido, en
este proyecto se establece como muestra a tres (03) personas que conforman el
personal administrativo.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

En opinión de Hurtado (2008); las técnicas de recolección de datos son

aquellas: “comprenden procedimientos y actividades que le permiten al
investigador obtener la información necesaria para dar respuesta a su pregunta de
investigación, mientras que los instrumentos constituyen la vía mediante la cual es
posible aplicar una determinada recolección de información” (p.45).

Para la elaboración de esta investigación se emplearon como técnicas la

observación directa, revisión documental, la entrevista y como instrumentos una
guía de observación directa y la guía de la entrevista estructurada permitiendo el
desarrollo de este Proyecto Socio Integrador, donde la muestra seleccionada va a
responder algunas preguntas relacionadas con el contenido y características del
problema, para así recolectar respuestas claves e información útil.
 Observación Directa De acuerdo a Méndez (2010) la observación directa “es
el uso sistemático de los sentidos en la búsqueda de datos necesarios para
resolver un problema de investigación”. (p. 144). A través de esta técnica, el
equipo investigador pudo conocer más sobre la investigación en estudio, de igual
manera las diferentes actividades que allí se realizan.

Revisión Documental La revisión documental forma parte integral de toda

investigación, con el objeto de facilitar el desarrollo y comprensión del tema
abordado. En el desarrollo de la presente investigación fue necesario utilizar
algunos textos, documentos y material de las redes sociales con el propósito de
conocer lo relacionado a los manuales de procedimientos contables.

Al respecto el autor Farci, G (2007) hace mención a la revisión bibliográfica y

expresa que: “Es cuando el autor utiliza el análisis crítico de toda la información
obtenida de los diferentes documentos (no directamente de la realidad): revistas,
libros, documentos, encuestas, informes de investigación, películas, etc., con la
finalidad de dejar clara su contribución o aporte al tema”. (pág. 46)

Técnica de Entrevista Se aplicó con el propósito de obtener información, de

manera verbal al personal administrativo y gerencial de la empresa, a través de
preguntas, acerca del manejo y control del inventario de materiales, herramientas
y equipos en la organización.

Al respecto, la entrevista según Arias F, (2010) la define como: “es una técnica
basada en un diálogo o conversación “cara a cara”, entre el entrevistador y el
entrevistado acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el
entrevistador puede obtener la información requerida”. (p. 73).

Instrumentos aplicados para la recolección de datos.

Guion de observación
 Este instrumento se utilizó con el objeto de asentar toda la información
proveniente de la observación del estado en que se encuentran esta organización
en cuanto al manejo del sistema de información administrativo-contable de
cuentas por cobrar.

Guion de Entrevista Estructurada

Esta investigación se realizó una entrevista estructurada de manera directa al

personal del departamento administrativo-contable de la Distribuidora La Oveja
Negra, C: A siguiendo una serie de preguntas abiertas relacionadas al tema para
así poder determinar las debilidades encontradas en el proceso.

Validez de contenido y confiabilidad de los instrumentos

Con respecto a la validez del instrumento, Hernández, Fernández y Baptista

(2006), señalan: Un instrumento (o técnica) es válido si mide lo que en realidad
pretende medir. La validez es una condición de los resultados y no del instrumento
en sí. El instrumento no es válido de por sí, sino en función del propósito que
persigue con un grupo de eventos o personas determinadas (pág. 107)

Además, la validez puede efectuarse a juicio de expertos; es decir, con

personas de gran experiencia en investigación o largo tiempo de servicio y
conocedores del área inherente al problema estudiado. Por lo tanto, para
conseguir la validez del instrumento aplicado en el presente estudio, se consultó la
opinión de un (01) profesional en el área de administración, (Lcdo. Nomar Torres),
señalando que él mismo revisó y analizó el guía de observación que se aplicó en
esta investigación, verificando que los mismos son válidos y corresponden a los
objetivos planteados. En relación a la Confiabilidad del Instrumento, los mismos
autores afirman que “existen diversos procedimientos para calcular la confiabilidad
de un instrumento de medición. Todos utilizan fórmulas que producen coeficientes
de confiabilidad. Estos coeficientes pueden oscilar entre 0 y 1” (pág. 107). Es
importante señalar, que el coeficiente de 0 significa nula confiabilidad y 1
representa un máximo de confiabilidad (confiabilidad total).
Cuadro Nº Planificación Integral de Objetivos (PIO)

Objetivo General Diseñar un manual de procedimiento contable para optimizar el proceso de inventario de mercancía que permita un
mejor control interno del almacén de La “Distribuidora la Oveja Negra, C.A” Ubicada en la Avenida Jorge Rodríguez, Sector Rio Neverí,
Edificio la Rosa local 3, Barcelona, estado Anzoátegui

Objetivo Especifico Metodología Actividades Productos

1.- Diagnosticar las debilidades  Recoger información  Conocimiento del contexto
existentes en el control de a través de una actual del Departamento
inventario de mercancía de La entrevista Administrativo-contable de La
“Distribuidora la Oveja Negra, C.A” “Distribuidora la Oveja Negra,
Ubicada en la Avenida Jorge  Mesa de trabajo C.A” dando como resultado las
Rodríguez, Sector Rio Neverí para analizar la diferentes carencias y fallas que
Análisis situacional
entrevista posee el departamento de
almacén, proponiendo una
series de soluciones en cuanto
al procedimiento contable como
el manual de procedimiento
mejorar eficientemente el
trabajo administrativo

2.- Orientar en el procedimiento de  Consulta bibliográfica  Se logró integrar la teoría y

control de inventario mediante para recopilar la la práctica sobre control
mesas de trabajo, talleres y charlas Exploración documental Análisis información para el interno aplicable a la“
documental diseño de manual de
 procedimiento del Distribuidora la Oveja Negra,
control interno del C.A” Ubicada en la Avenida
departamento de Jorge Rodríguez, Sector Rio
compra Neverí

 Información sobre
los diseños de un
manual de
procedimiento del
control interno.

 Exposición del
contenido del
manual de
procedimiento de
control interno que
facilite el manejo de
información contable

3.- Elaborar un manual de los  Elaborar el manual  Diseño del manual de

procedimientos contables y así de procedimiento procedimiento contable para
llevar un mejor control del inventario contable y así llevar optimizar el proceso de
de mercancía. un mejor control del inventario de mercancía que
Desarrollo organizacional
inventario de permita un mejor control interno
mercancía. del almacén de La
“Distribuidora la Oveja Negra,
 C.A”

Fuente: Elaboración Colectivo Estudiantil 2023

 FASE V

DESARROLLO INTEGRAL DE LOS OBJETIVOS

A continuación, se describen paso a paso cada una de las actividades

requeridas para el cumplimiento de los objetivos planteados en el proyecto.

OBJETIVO 1.- Diagnosticar las debilidades existentes en el control de inventario

de mercancía de La “Distribuidora la Oveja Negra, C.A” Ubicada en la Avenida
Jorge Rodríguez, Sector Rio Neverí.

Actividad 1: Recoger información a través de una entrevista que refleja varios

puntos relevantes de la parte administrativa de la “Distribuidora la Oveja Negra,
C.A” Ubicada en la Avenida Jorge Rodríguez, Sector Rio Neverí.

Mediante la aplicación de la entrevista se logró conocer las debilidades que

llevaron a plantearnos el diagnóstico preciso, para ir directamente a esa falla
administrativa en la Distribuidora la Oveja negra, C.A, donde se pudo apreciar que
la problemática que acarrea dicha empresa, es causada por el desconocimiento
de técnicas de inventarios, además de no contar con un manual de procedimiento
en los Ingresos de los registros de los mismos. Esta situación contribuye a debilitar
una parte de la función de dicha organización en su área administrativa.

La entrevista fue establecidas por preguntas estructurada a través del

recorrido y la explicación ofrecido por los empleados de dicha empresa,
manifestando en la primera pregunta, que no poseen un manual de procedimiento
contable, se concluye en parámetro general que no existen manuales de
procedimientos donde se establezca cada función operativa de los cargos y se
defina la función, lo cual es importante para la organización ya que con esto se
puede lograr una estandarización de procesos y garantizar que se realicen
siempre de la misma forma lo que generará el correcto funcionamiento operativo
de la empresa.
 Con la propuesta del manual de normas y procedimientos para el
departamento de almacén se busca la mejora continua y permitirá a la empresa
guiarse y seguir desarrollando manuales para los demás departamentos que
considere pertinentes.

En la entrevista se indago que, si conocían o tenían claramente definida sus

funciones operativas en el departamento de almacén, presumiéndose que a pesar
de que no existen organigramas de la empresa ni manuales de procedimientos,
las personas conocen de forma empírica las funciones que realiza el
departamento de almacén, esto también se debe a que la mayoría de los
trabajadores de la empresa poseen antigüedad en la empresa y conocen sus
funciones. Este aspecto es positivo ya que se pueden levantar de forma más
rápida los manuales de normas y procedimientos ya que los trabajadores conocen
los procesos.

Para el proyecto socio integrador otra pregunta formulada es si en el

departamento de almacén existen procedimientos para el manejo de documentos
y registros, evidenciándose que el proceso del manejo de las facturas de compras
hasta el pago se realiza de forma bastante adecuada a pesar de que no están
definidos ni establecidos por escrito, dado que las personas que intervienen en
este proceso conocen de forma empírica su manejo, pero a pesar de ello deberían
de existir las responsabilidades de forma clara para evitar inconvenientes en el
futuro por el mal manejo de estos documentos y poder establecer sanciones y
correcciones en caso de que ocurrieran extravíos o problemas.

Por último, se cuestionó, que, si el departamento de almacén verifica que las

facturas recibidas cumplan con la normativa legal en materia tributaria, obteniendo
como respuesta relevante que si lo hacen, lo que permite dudar respecto a dicha
afirmación, es necesario observar más detalladamente cuales son los aspectos
que deben cumplir las facturas para que no existan inconvenientes en materia
tributaria.
Actividad 2: Mesa de trabajo para analizar la encuesta

Al analizar la entrevista se puede observar que existen aspectos que el gerente

de administrativo realiza y conoce como lo son los pasos para realizar una compra
o el proceso para realizar una compra, sin embargo se debe hace de forma más
técnica.

También se observa que existen actividades que no son responsabilidad, pero

que el realiza debido a que estas influyen de manera directa en su gestión como
algunas de compra.

Un aspecto que se pudo constatar en líneas generales es la total ausencia de

procedimientos en el departamento y no se lleva ningún control sobre los
productos defectuosos ni se determina de forma cuantitativa las cantidades que se
van a pedir de algún producto.

En líneas generales se observa que el departamento de almacén conoce las

funciones que debe realizar, pero se necesita estandarizar para poder realizarlas
de forma más eficiente y obtener mejores resultados.

OBJETIVO 2: Orientar en el procedimiento de control de inventario mediante

mesas de trabajo, talleres y charlas

Actividad 1: Consulta bibliográfica para recopilar la información teórica a utilizar

para el diseño del manual de procedimiento del control interno del departamento
de almacén.

Mediante esta actividad se logra recopilar a través de consultas bibliográficas

en textos y web o internet toda la información necesaria sobre el control interno y
el diseño de manuales de normas y procedimientos, tomando en cuenta que el
control interno está dado por la amplitud que tenga la organización de controlar las
actividades que realiza, estas pueden generar problemas entre las diferentes
áreas que posea y según las tareas que se efectúen, evidenciando la necesidad
de implantar políticas de controles claros y precisos que verifiquen el correcto
accionar de esas actividades.

El control interno constituye una oportunidad invaluable para detectar posibles

errores que pudieran afectar de forma directa la marcha normal de cualquier
organización, permitiendo corregirlos a tiempo en beneficio del ente. Es por esto
que, el manual de procedimiento del control interno es efectivo cuando la
Distribuidora Ovejo Negro, C.A, este organizada, mantener una estructura bien
definida en lo referente a responsabilidades y sus líneas de autoridad están
perfectamente identificables con una comunicación perfecta entre departamentos
y niveles, ayudando a conseguir un dinámico ambiente de trabajo optimizando el
rendimiento del recurso humano.

Actividad 2: Analizar la información sobre los diseños de un manual de

procedimiento del control interno

Después de las consultas realizadas en las diferentes bibliografías y la

investigación de las necesidades del departamento de almacen de la Distribuidora
La Oveja Negra, C.A, se ha determinado los siguientes objetivos a medida de
análisis de la información que implica el diseñar e implementar un manual de
procedimiento del Control Interno:
 Que proporcione Al Departamento de almacen un medio adecuado de consulta
para orientar la uniformidad de criterios en el registro de los ingresos propios de
las actividades realizadas en la Distribuidora La Oveja Negra C.A.
 Que Sirva de guía al personal encargado de codificar las operaciones y realizar
los asientos contables, para que la realización de las actividades programadas,
sean rápidas y seguras.
 Que facilite la elaboración y representación de los estados financieros con una
mejor estructuración, confiabilidad y al menor tiempo posible.
 Que se obtenga una visión detallada de las operaciones o del trabajo que
realicen En el departamento de compra.

Actividad 3: Orientación del contenido del manual de procedimiento de control

interno que facilite el manejo de información contable

Mediante el desarrollo de la investigación, se pudo evidenciar que el Manual

de procedimiento del Control Interno de una organización es una herramienta
fundamental para realizar de una forma más efectiva el objeto social y los
objetivos trazados por la empresa.

En este objetivo específico lo que se busca es detallar la conformación del

manual de procedimientos para el Departamento de almacén que se propondrá a
La Distribuidora la Oveja Negra, C.A. para optimizar el proceso de inventario de
mercancía que permita un mejor control interno.

Un manual de procedimientos podría definirse como un instrumento

administrativo donde se detallan las normas y procedimientos a realizar para la
correcta ejecución de las actividades dentro de una organización. El manual de
procedimientos propuesto para la empresa caso estudio La Distribuidora la Oveja
Negra, C.A, constará en primer término por una Identificación que incluirá en cada
hoja un encabezado con el logotipo de la organización en la parte superior
derecha que a su vez incluye el nombre de La Distribuidora la Oveja Negra, C.A.
una denominación específica como Manual de procedimientos de Compras en la
parte central, y en el extremo superior izquierdo en primer término el código o
clave del formato conformado por las siglas del proceso Compras (COM -PR) y
número de proceso (001), en segundo, la versión del manual, en este caso uno
(01) dado que es el único creado. En tercer lugar las unidades responsables de la
elaboración, revisión y/o autorización, el lugar y fecha de elaboración y por último
la Numeración de Página.
 Como segundo punto en la estructura se incluirá una Introducción que será la
presentación del manual de normas y procedimientos para las autoridades de la ,
una exposición de lo que es el manual, la estructura que lo compone, intención,
área de aplicación y la justificación de la realización. Luego tendrá un índice donde
se detallarán la lista de capítulos que componen el documento.

El contenido del manual iniciará con el objetivo general por el cual se está
realizando, una visión amplia de la función central del manual, objetivos
específicos donde se detallan las metas a cumplir paso a paso para lograr el
objetivo general. De igual manera se incluirán las políticas generales de la
organización, que son las líneas de acción que se formulan de manera explícita
para orientar y facilitar las operaciones, definiciones básicas contenidas dentro del
manual que están implícitas dentro del procedimiento para facilitar su
comprensión, documentos de referencia y marco jurídico en el cual estará basada
la realización del manual y los responsables de velar por el correcto
funcionamiento del área asegurando el cumplimiento de los procesos expuestos.

Aunado a esto, y lo más importante, los procedimientos que integran el

Departamento de Amacen, de manera específica, en particular, que revelan la
presentación por escrito y describiendo de manera secuencial cada una de las
operaciones que se realizan.

El manual de procedimientos del Departamento de Almacen tendrá también

entre sus componentes un Diagrama de Flujo, una representación gráfica que
muestra progresivamente las operaciones a ejecutar para la función Comprar,
estará representado de manera sencilla y de fácil comprensión, accesible a
cualquier persona que desee indagar en el proceso del área. A su vez, el manual
de normas y procedimientos contará con formatos impresos que se utilizarán en el
procedimiento tales como: Formatos de Selección de proveedor.
Objetivo 3: Elaborar un manual de los procedimientos contables y así llevar un
mejor control del inventario de mercancía.

Actividad 1: Elaboración del manual de procedimiento contable y así llevar un

mejor control del inventario de mercancía.

Este objetivo específico representa la antesala al Manual de Procedimientos,

ya anteriormente se diagnosticó la situación del Departamento a través de la
aplicación y análisis de las técnicas e instrumentos utilizados en la recolección de
datos, luego con un segundo objetivo específico se determinó la estructura que
tendría el manual de procedimiento en pro de las necesidades detectadas y en
conjunto con la estructura general que debe tener todo Manual de Normas y
Procedimientos.

Las organizaciones en parámetros general han sufrido fuertes

transformaciones, y diariamente deben afrontar de manera audaz cada situación
que se les presentan, pues es precisamente en la ampliación de sus funciones y
horizontes que generaran ventajas competitivas, para lograrla diferenciación entre
otras, más ahora con los problemas de escasez, que se hace necesaria la
diversificación y el valor agregado orientado hacia procesos de mayor
especialización.

Para iniciar es necesario recordar que a través del paso de los años la función
de Compras se ha vuelto indispensable para cualquier organización que desee
alcanzar el éxito y mayor rentabilidad por ende las empresas deben prestar mayor
atención a esta función.

Los procesos del Departamento de Almacen se basarán inicialmente en la

requisición y todo lo que genere consigo mismo este documento interno, pues es
la antesala de las demás actividades, una solicitud que detecta las necesidades de
productos que se presentan en organización, sus carencias, o faltas en un
momento determinado. Es generada por un sector de la entidad y luego enviado a
dicho departamento que se encargará de aprobar o rechazar el pedido.

Seguidamente intervienen lo que son los proveedores, con una activa

competencia entre los productos que ofrecen y sus características de costo,
calidad y servicio. Todas las empresas requieren proveedores, sin ellos ninguna
puede existir, por ende el enfoque de las acciones, políticas y procedimientos
dadas tendrán repercusión tanto a corto como a largo plazo en la empresa, puesto
que sin la base de los proveedores se pueden ocasionar grandes fallas a nivel
operacional y estratégico.

Una buena gestión de comprador se puede caracterizar por la elección del

mejor proveedor, y esto empieza con la búsqueda amplia en el mercado de
distribuidores que dispongan de la mercancía necesitada, también por el número
de solicitud de cotizaciones que se realicen, pues mientras mayor sea el número
de cotizaciones recibidas, mayor será el campo de elección.

Luego de la recepción de diversas cotizaciones se elige al mejor proveedor

considerando una relación de precio-calidad y tiempo de entrega, y se emite una
orden de compra, que tendrá la aprobación de un encargado del área que se
asegure a su vez de garantizar la adquisición de productos bajo las condiciones
requeridas y con los parámetros establecidos por la organización.

Otro paso fundamental es la recepción de mercancía; el departamento de

recepción y almacén con la factura en mano respectiva (que debe estar
debidamente realizada bajo los parámetros legales) debe comparar lo que el
proveedor está entregando junto con la orden de compra emitida inicialmente por
la empresa para confirmar que efectivamente se está recibiendo lo que fue
requerido; aunado a esto se debe verificar si existe algún producto defectuoso. Por
último la empresa realizará el ingreso de la factura en el sistema que usen para
mantener al día su inventario. Con este proceso correctamente ejecutado se
garantiza en un principio un control interno, la reducción de costos y obtención de
utilidades y eficiencia en la gestión en el Departamento.
 Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones

Cuando en una empresa pequeña, mediana o grande existen normas y

procedimientos documentados para sus diversos procesos se crea de forma más
sencilla la delegación de actividades y se garantiza la realización óptima de las
mismas. Con esto también se adquiere la posibilidad de un crecimiento en los
próximos años de forma más organizada y planificada.

Se llevó a cabo de manera satisfactoria el Diagnóstico de la situación actual de

la del Departamento de almacen de la Distribuidora La Oveja Negra, C.A, Ubicada
en la Avenida Jorge Rodríguez, Sector Rio Neverí., Municipio San Cristóbal del
Estado Anzoátegui, mediante el empleo de las técnicas de observación directa y
de encuesta no estructurada, con pregunta abiertas, así como de la aplicación de
la Matriz de Priorización de Problemas, obteniéndose valiosa información sobre la
empresa, lo que conllevó a seleccionar el problema objeto del presente proyecto
que consistió en diseñar un manual de procedimiento contable para el
departamento de almacen de dicha empresa. Se logró recopilar y analizar la
información necesaria para Diseñar el manual de los procedimientos contables y
así llevar un mejor control del inventario de mercancía, lo que permitió enriquecer
con este conocimiento al equipo investigador en materia de controles internos y
sistema de información contables de alguna empresa específica, consolidando
aún más su formación profesional en este tema.

En la empresa objeto de la investigación se detectaron los siguientes

resultados y se concluyen a continuación.

1. En primera estancia y considerado la raíz de la problemática encontrada existe

carencia de Estructura Organizacional, lo que permite entender que la base de la
Empresa está gravemente afectada por ello, y los trabajadores que laboran en ella
desconocen específicamente cuales son las funciones de sus cargos.
2. Por lo dicho y justificado anteriormente, carecen totalmente de normas de
manuales de normas y procedimientos (Instrucciones Documentadas), sin
embargo los trabajadores por su experiencia “saben lo que hacen”.

3. No existe un Encargado de la selección de proveedores, por ende tampoco

existe un método de evaluación previa estandarizado que permita la selección de
proveedores.

4. La empresa a pesar de contar con proveedores fijos no cuentan muchas veces

con un catálogo.

5. La falta de instructivos y formatos en la realización de actividades dificulta entre

otras establecer una relación entre calidad, precio y tiempo de entrega de las
mercancías.

6. A pesar de contar con un sistema de información no todos conocen las

bondades del mismo y la forma de trabajar en ello, solamente la experiencia
encontrada en el Departamento permite la inclusión de nuevos productos en ficha.

7. Escasas cotizaciones y órdenes de compra, los pedidos son realizados en base

al conocimiento empírico del Jefe de Compras y muchas veces del Gerente
General.

8. Falta de registros que permitan el control interno y seguimiento de las

actividades llevadas a cabo en el Departamento.

Recomendaciones

Para un buen desempeño en el departamento de almacén de la Distribuidora la

Oveja Negra C.A se recomienda lo siguiente
1. Aconsejar a la gerencia el uso de los manuales de normas y procedimientos
siempre existiendo la completa dedicación e involucramiento en el proceso,
ya que cualquier proceso de cambio dentro de una empresa se debe
involucrar primeramente la gerencia para que se genere el cambio en la
cultura organizacional de los trabajadores de forma descendiente en la
pirámide de la organización.
2. Realizar un organigrama de toda la organización definiendo cada
departamento y aunado a ello una descripción de cargos y funciones ya que
de esta forma será más sencillo para cada trabajador conocer cuáles son
sus funciones dentro de la empresa y hasta donde llega su responsabilidad
y toma de decisiones en cualquier proceso operativo.

3. EL departamento de almacén debe establecer los máximos y mínimos de

los productos según la teoría descrita en las bases teóricas para hacer más
rápido y sencillo el proceso de determinar las cantidades que se pedirán a
los proveedores ya que esto se puede realizar de forma automatizada en el
sistema de información y disminuir los recursos y tiempo usados en la
gestión de compras.

4. Designar a las personas responsables de mantener actualizados los

manuales de normas y procedimientos en caso del cambio de algún
procedimiento o instructivo y además de ello continuar con esta labor de
seguir desarrollando los manuales de los demás procesos operativos para
normalizar y estandarizar los procesos operativos de la empresa y la tarea
de delegar las funciones en un futuro sean más claras y óptimas.