CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

El Marco Teórico, se refiere a las tendencias teóricas que sirven de base a la

indagación del estudio (Díaz, 2011). En este sentido y para efecto de la presente
investigación éste se estructura de la siguiente manera: antecedentes de la
investigación, teorías que la sustentan y conceptualizaciones relacionadas con el
estudio.

Antecedentes de la Investigación

Los antecedentes de la investigación se refieren a los “estudios previos y tesis

de grado relacionadas con el problema planteado, es decir, investigaciones realizadas
anteriormente y que guardan alguna vinculación con el problema en estudio”. (Arias,
2006, p. 27).

En este sentido, a continuación, se referirán una serie de investigaciones las

cuales guardan relación con el presente estudio. Además, estos trabajos de
investigación permiten resaltar la importancia y aportes que sirven de base para
fundamentar la problemática. Asimismo, los estudios encontrados serán tratados en
orden cronológico para su mejor interpretación.

Rodríguez, (2015), en su trabajo de grado titulado “Manual Organizacional

para el Área Administrativa de la Subdirección de Investigación y Postgrado de la
UPEL-IPB” , El objetivo de la investigación se orientó en proponer un manual
organizacional para el fortalecimiento del área administrativa de la Subdirección de
Postgrado. Metodológicamente se ubicó en la característica de un proyecto apoyado
en una investigación de campo de carácter descriptivo. La población estuvo
conformada por veinte (20) personas adscritas a el Departamento de la Subdirección
de Investigación y Postgrado de la UPEL - IPB, Maracay, estado Aragua. La muestra
se seleccionó de manera censal y todo el personal administrativo formó parte de la
misma. Los procedimientos para recolectar la información fueron dos fases: de
investigación documental y de campo. La técnica de recolección de información fue
la encuesta y el instrumento aplicado fue un cuestionario contentivo de dos partes y
con una totalidad de doce (12) ítems. El instrumento se validó a través del juicio de
expertos y el análisis aplicado fue el relacionado con la estadística descriptiva.

Entre las conclusiones de este estudio, se indican el objeto de satisfacer una

necesidad real de la universidad, como es estandarizar los procedimientos
administrativos, a través del diseño de manual organizacional, el cual sería de mucha
utilidad ya que permite a través de los procedimientos administrativos que no son otra
cosa que una secuencia de etapas, operaciones y actividades vinculadas, con el
propósito de hacer algo, incluyendo a quién y cómo corresponde el desarrollo de las
tareas y el por qué. Estos mismos se pueden representar por medio de flujo gramas,
ya que su representación gráfica es el resultado imprescindible para el cumplimiento
de los objetivos porque permite al individuo encargado de desarrollar las tareas de
forma eficiente ilustrándole los pasos a seguir.

Ortega, (2016), presentó un trabajo de grado el cual tituló “Manual

Organizacional de Procedimientos para la Administración de la Dirección de
Desarrollo Estudiantil de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” de
Barquisimeto, Estado Lara. Dicho, trabajo estuvo por sus características se enmarcó
en un proyecto factible, fundamentado en una investigación de campo de carácter
descriptivo.

La población estuvo conformada por diecinueve (19) personas que conforman

el área gerencial y administrativa de esta universidad, para la recolección de la
información se utilizó un cuestionario dirigido al personal administrativos. La
confiabilidad se determinó a través del coeficiente de Alfa de Cronbach, obteniendo
el resultado de 0,81. La validez se determinó mediante el juicio de expertos. Los
datos fueron analizados cuantitativamente y expresados en frecuencias y porcentajes
como producto de los datos suministrados por la población. Se concluye, que es
necesario incorporar un manual organizacional para dar solución a la situación
administrativa actual en dicha Dirección. Además, la implantación del Manual no
generará gastos en insumos y entretenimiento del personal y no interferirá con el
desarrollo normal de las actividades institucionales. Establece que el uso del Manual
mejorará el clima laboral y las relaciones interinstitucionales recomiendan implantar
su proyecto con carácter de ensayo y compartir resultados con otras instituciones
afines.

En este orden de ideas, Añez, (2018), en su trabajo de grado para optar al

título de Licenciado en Administración de la Universidad Simón Rodríguez, núcleo
San Carlos Estados Cojedes titulado “Manual Organizacional para la empresa
AGROCASAS, C.A”, en San Carlos Estado Cojedes tuvo como objetivo general
diseñar un manual organizacional partiendo de un estudio de las actividades que allí
se desarrollan, orientados a mejorar los procesos y ejecución de los mismos, en esta
investigación se plantea el problema de que en el área de inventarios, área de ventas,
administrativas, no existen normas en cuanto la organización, ni tampoco el
conocimiento de los aspectos legales que la incluyen, por lo que el departamento en
cuestión ha infringido en faltas graves y omisiones, creando un clima de
incertidumbre en cuanto a los procedimientos de su elaboración.

En la relación a las características de la problemáticas de esta investigación

la misma se refiere a una investigación de campo tipo descriptivo y documental. Para
la recolección de información se utilizó la técnica de observación entrevista y la
revisión documental, a través de la lista de cotejo como instrumento, así como la guía
de entrevista y tabla de contenido, en tal sentido el autor, concluyo que por no existir
procedimientos de las funciones de las diferentes áreas de administración, de la
empresa, se presentaron inconveniente al momento de toma de dediciones, debido a
que existía atraso al facturar y por ende las cobranzas estaban en igualdad de
condiciones, pues la facturas no llegaban a los clientes, de manera oportuna, por lo
que la gerencia de administración decidió conjuntamente con la directiva, proponer
manual de organizacional, que permita hacer que la empresa en estudio sea más
efectiva y eficiente.

La vinculación que existe entre esta investigación y el presente estudio está

referida a la ejecución de los procesos, pues la falta de control en las diferentes áreas
administrativas de la organización, obstaculiza la debida organización, declaración y
toma de decisiones, así como la muestra de los resultados producto de las
transacciones financieras, por lo tanto, es necesario revisar periódicamente la
organización y las funciones en cada área para mejorar la calidad y la eficiencia de
cada ente en particular que conforman la organización.

De acuerdo a los aportes que proporcionan estos trabajos de investigación, se

concluye que todas las organizaciones deben contar con manuales de funcionamiento,
que le permita encaminar la operatividad de la misma en forma eficiente. Por
consiguiente, estos instrumentos resultan de vital importancia para la empresa, ya que
además le permite realizar las actividades de una manera efectiva y sistemática, ayuda
a los gerentes a la hora de tomar una decisión cuando se presente una situación de
incertidumbre.

Bases Teóricas

En toda investigación las bases teóricas comprenden un conjunto de conceptos

y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a
explicar el fenómeno o el problema planteado, a su vez permite el conocimiento
pleno de teorías, conceptos y argumentos planteados. Para Arias (2012) las bases
teóricas “comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un
punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenómeno o problema
planteado” (p.39).

Gestión Administrativa

Orellana, (2015), hace mención a que la importancia de la Gestión

Administrativa en el Desarrollo Empresarial; radica, en el conocimiento pleno de la
Administración de Negocios; ya que conlleva, a ser eficientes, efectivos y
económicos en la conducción de su empresa sea esta, pequeña, mediana o grande; por
lo tanto para lograrlo, es necesario practicar el mejoramiento continuo de la gestión
administrativa de la organización, mediante el conocimiento o de la situación en que
se desenvuelve el negocio; para cumplir con este objetivo es necesario, contar con un
Plan de Negocios, el mismo que debe ser elaborado en forma periódica y permanente
cada año, Plan que servirá, para fijar las ventas de sus productos, requerimientos de
inversión, personal, equipamiento; y, su rentabilidad.

El Plan de Negocios, es una guía de trabajo para el Gerente o Administrador

de una empresa; es la base fundamental para el control y evaluación de la producción,
las ventas, la inversión de bienes y servicios y fundamentalmente la buena utilización
de los recursos humanos, financieros y económicos; por lo tanto, se debe tener en
cuenta que con este instrumento, el control y la evaluación puede ser permanente.

Proceso Administrativo

El Proceso Administrativo, es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través

de las cuales se efectúa la admón. Mismas que se interrelacionan y forman un proceso
integral.

El proceso, se compone de dos fases, la mecánica y la dinámica. La mecánica,

es la parte teórica de la admón., en la que se establece lo que debe de hacerse; es
decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en: Previsión, Planificación y
Organización. La fase dinámica, se refiere a cómo manejar de hecho el organismo
social. Y se divide en: Control, Dirección e Integración.

La Previsión

Enmarcado en ello, se puede indicar que esta función en una certeza moral o
probabilidad seria, la que será tanto mayor cuanto más pueda apoyarse en
experiencias pasadas propias o ajenas y cuanto más puedan aplicarse a dichas
experiencias, métodos o de cálculo de probabilidad.

Las etapas de la previsión son, los Objetivos: que es la fijación de metas; la

Investigación, que es encontrar las técnicas adecuadas, para el cumplimiento de los
objetivos; y, los Cursos alternativos, que conlleva a la adaptación genérica de los
medios encontrados, a los fines establecidos.

Los principios de la Previsión, son de la previsibilidad, que ayuda a orientar

acerca de la validez de las previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor
confiabilidad posible. Se incluyen tres situaciones básicas: La Certeza, Incertidumbre
y la Probabilidad;

Un segundo principio, es la Objetividad; por cuanto las previsiones deben

apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas sin fundamento; y,

El tercer principio, es la Medición; por cuanto las previsiones serán

confiables, si se aprecian de una manera tanto cualitativamente, como
cuantitativamente.

La Planificación
 Por lo general la planeación se entiende como un proceso de reflexión sobre
el qué hacer para pasar de un presente conocido a un futuro deseado, el significado de
esta recapacitación se caracteriza por el deseo de orientar el curso de acción que ha de
adoptarse con el fin de alcanzar la situación deseada, la definición de la situación
futura y la selección del curso de acción integra una secuencia de decisiones y
eventos que, cuando se realizan de manera sistemática y ordenada, constituyen un
ejercicio de planeación. Adoptar estas decisiones y actos, significa aceptar como tipo
de organización el esquema más racional para definir y concertar el futuro deseable.
Ello implica el uso del conocimiento objetivo disponible que permita la orientación
de decisiones sobre el futuro del quehacer institucional” (Miklos & Tello MA., 2000)

En este orden de ideas, planificar implica que los gerentes piensan con
antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o
lógica y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y
establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Son la guía para que la
organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los
objetivos.

Organización

Angarita, (2016), hace mención a una organización como un sistema para

conseguir ciertos objetivos, dichos sistemas pueden estar compuestos por otros
subsistemas vinculados que desempeñan funciones concretas, también se puede
definir como un grupo social integrado por personas, tareas y administración, que se
relacionan entre sí dentro de una estructura sistemática con el propósito de alcanzar
unas metas.

Hay que aclarar que una organización sólo puede funcionar cuando hay
individuos que se comunican y tienen intención de actuar de una manera coordinada
para conseguir su propósito. Las entidades o empresas funcionan a través de una serie
de normas que previamente han sido fijadas para el cumplimiento de los objetivos.

Para que estas organizaciones puedan hacer las tareas encargadas y para que
logren los fines marcados, es preciso que dispongan de los suficientes recursos, ya
sean tecnológicos, humanos, naturales, inmuebles o económicos.

En el ámbito económico, la organización de empresas se refiere a la estructura

organizativa del trabajo. Hay distintos elementos que resultan claves en esta cadena,
como la especialización del empleo, la departamentalización, la burocracia y la
descentralización, entre otras cosas.

Una definición de organización empresarial puede ser el arreglo ordenado de

los recursos y funciones que se consideran oportunas para el cumplimiento del
objetivo. Esto se refiere al establecimiento de una estructura para la sistematización
racional de los recursos por medio de la agrupación de actividades, disposición y
jerarquías.

El objetivo de la organización es la coordinación y optimización de las

actividades, para que todo resulte más sencillo para clientes y trabajadores.

Para entender mejor esta definición hay que hablar de ejemplos de

organización, que dependerán de la tipología de la empresa:

Sector: primario (agricultura, pesca, minas, ganadería), secundario (construcción,

industria) o terciario (transporte, sanidad, educación, hostelería, comercio).
Forma jurídica: autónomo o empresario individual, sociedades mercantiles como las
sociedades anónimas o limitadas.
Titularidad de la empresa: pública, privada o mixta.
Tamaño: pequeñas y medianas empresas (pymes) o grandes empresas.
 Consulta toda la información sobre la importancia de la organización en la
empresa y los principios por los que se debe regir la organización empresarial.

Manual

En este aparte se relacionará y se recolectará todo lo concerniente al manual,

esto con el fin de conocer mejor su funcionamiento y aplicabilidad. El manual es un
documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser
cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán
ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente. Al respecto, Catacora (2004), lo
define como "un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,
información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos
de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo" (p.
89). Esto se deduce en una expresión formal de todas las informaciones e
instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que
permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.

De igual manera, Hurtado (2010), con relación a estos comenta que:

Son documentos que sirven como medio de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática, información de una organización, así como las
instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor
desempeño de sus tareas (p. 147)

Por lo que la definición anterior hace entender que los manuales son libros
que contienen lo más elemental del tema, en este sentido, son considerados vitales
para incrementar, además de aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias
de las personas, así como de las organizaciones.

Objetivos del Manual

 Considerando que los objetivos son fundamentales dentro de los manuales
administrativos, debido que son un medio de comunicación de las políticas,
decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, se
presenta una serie de estos con el fin darlos a conocer y puedan ser interpretados
correctamente, con relación al tema González (2009, p. 76), los define de la manera
siguientes:

 Presentar una visión de conjunto de la organización.

 Precisar las funciones de cada unidad administrativa.
 Presentar una visión integral de cómo opera la empresa.
 Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento.
 Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa.
 Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica.
 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso
facilitando su incorporación al organismo.
 Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
 Facilita la continuidad de los procedimientos aun cuando se sucedan cambios.
 Minimizar la labor de los supervisores para que dediquen más tiempo a la
planificación.

Importancia

Su importancia radica en que es una herramienta que sirve para el manejo y

planificación de los recursos organizacionales, sean éstos recursos humanos o
materiales; a su vez, constituyen un medio para agilizar los procesos contables y
aumentar el logro de sus objetivos.

Catacora (2004), expresa la necesidad de contar con manuales administrativos

en las organizaciones “es imperativa debido a la complejidad de sus estructuras, la
cantidad de sus operaciones, recursos que se le asignan, demanda de productos y/o
servicios por parte de los clientes o usuarios, así como por la adopción de tecnología
avanzada para atender en forma adecuada la dinámica organizacional” (p. 94). Estas
circunstancias hacen imprescindible el uso de instrumentos que apoyan la atención
del quehacer cotidiano, ya que ellas se consignan, en forma ordenada, los elementos
fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y
evaluación administrativas eficientes.

Así mismo, se abordan los aspectos metodológicos básicos para su diseño,

elaboración y presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanente.
Es conveniente anotar que no se abarcan todas las gamas de posibilidades existentes
para su formulación. Antes bien, se propone aportar elementos de juicio que puedan
ser verdaderamente útiles a toda persona o instancia encargada de realizar y aplicar
un manual administrativo.

Manual Organizacional

El manual de organización tiene por objeto integrar en un solo documento, la

información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico- administrativo,
atribuciones, estructura orgánica, el objetivo y las funciones de la dependencia o
entidad; contribuyendo a la orientación del personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación a las distintas unidades de adscripción y a la vez de la proporción de un
esquema funcional a efecto de realizar estudios de reestructuración administrativa,
cuando sea necesario, al interior de las instancias públicas.

El Manual de Organización es un documento que contiene, en forma ordenada

y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre su marco jurídico
administrativo, atribuciones, historia, organización, objetivo y funciones de la
dependencia o entidad, constituyéndose además en un instrumento de apoyo
administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades
administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a su funcionamiento.

Objetivo

Proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y

funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el
aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

Importancia de la Organización

La organización es importante porque es un medio para desarrollar las

actividades de una empresa de manera ordenada y sistemática, lo cual conlleva a
disminuir tiempo y elevar la calidad y eficiencia, reduce costos e incrementa
productividad, y es un proceso constante, ya que tiende a cambiar y adaptarse según
la evolución del medio y la empresa. En conclusión, es la que lleva a la realización de
los objetivos de la empresa.

Proceso de Selección de Personal

Proceso de Reclutamiento

Puesto Vacante

Independientemente del tipo o giro de empresa siempre cuando se realice el

proceso de selección debe iniciar con un puesto vacante, el cual no es ocupado por
nadie.
Requisición

Una vez que se cuenta con un puesto vacante es necesario dar a conocer la
existencia de este, la cual se da por medio de la convocatoria que es realizada por el
jefe inmediato que solicita el puesto y, posteriormente, es enviado al encargado de
realizar el proceso de selección.

Análisis de Puesto

El análisis de puesto es una herramienta necesaria que se debe de tomar en

cuenta puesto que con él se obtiene el perfil, habilidades y demás que requiere el
puesto para ser desempeñado de manera efectiva.

Proceso Selección

 Contacto con los candidatos preseleccionados: Se contacta a los candidatos para

evaluar sus intereses y citarlos a evaluación.
 Aplicación de pruebas (evaluaciones): Dependiendo del cargo y área, se aplicarán
distintas pruebas a los candidatos.
 Entrevista con Capital Humano: Los candidatos evaluados serán seleccionados
para la entrevista con Capital Humano.
 Selección de los candidatos entrevistados: Se conforma una terna de candidatos
en función de los intereses y requerimientos del cliente.
 Realización de entrevista técnica con el área: El candidato se citará a entrevista
con el encargado del área solicitan.

Proceso de Contratación
Selección del Candidato: Tanto el reclutador como el encargado del área, deberán
tomar la decisión de la selección del candidato que ocupará la vacante disponible.

Oferta Salarial: Al candidato seleccionado se le presentará la oferta salarial

correspondiente al cargo, la cual contiene todos aquellos beneficios que ofrece la
empresa.
Firma del Contrato de Trabajo: Estando de acuerdo con las condiciones de trabajo
ambas pates, patrón empleado se firmara el contrato.

Activación del Proceso de Ingreso: Se incluye administrativamente dentro del

sistema al candidato seleccionado.

Objetivo

El manual de organización se elabora para proporcionar, en forma ordenada,

la información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable
como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el
desarrollo de las funciones encomendadas.

Misión

Impulsar el desarrollo de los recursos humanos de la Organización, elevando

su productividad y la calidad de vida en el trabajo.

Visión

Contar con recursos humanos con un alto nivel de satisfacción en su entorno

laboral.

Estructura Orgánica
 Se identifican y se muestran los niveles jerárquicos y la relación que guardan
entre si cada uno de los órganos que integran la estructura, la descripción de la
estructura orgánica debe corresponder a su representación gráfica en el organigrama.

Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las
unidades de mando, se recomienda que éstas no tengan más de 6 áreas subordinadas.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un área
subordinada.

Organigrama

El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una

empresa o de una de las áreas o unidades administrativas, el que se muestran las
relaciones que guardan entre si los órganos que lo integran.

Tipos de Manuales

De nuevo, el autor en cuanto a la tipología de los manuales define los

siguientes:

Manual de Organización: el manual de organización describe la organización

formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones,
autoridad y responsabilidad.

Manual de Políticas: el manual de políticas contiene los principios básicos que

regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
Manual de Procedimientos y Normas: el manual de procedimientos y normas
describe en detalles las operaciones que integran los procedimientos y las normas a
cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos
administrativos en el orden secuencial de su ejecución.

Manual del Especialista: El manual para especialistas contiene normas o

indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se
busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que
cumplen iguales funciones.

Manual del Empleado: l manual del empleado contiene aquella información que
resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas
que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la
incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que
desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos
y obligaciones, etc.

Manual de Propósito Múltiple: el manual de propósitos múltiples reemplaza total o

parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la
dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y
mantenimiento.

Pasos para Diseñar un Manual

Hernández (2006), considera que existen pasos importantes en la elaboración de

un manual, en este caso hay que hacer una planificación del trabajo para lograr que
sea efectivo y adaptable a las necesidades de la Institución que la va a utilizar. Se
debe contar con la información pertinente, para lo cual se necesita de la máxima
colaboración del personal de la Institución. Los pasos que deben seguirse para diseñar
un manual son los siguientes:
Evaluación de la Organización

Antes de comenzar la preparación del manual, debe hacerse un estudio

exhaustivo de la Institución. Sus procedimientos, normas y políticas, para garantizar
que pueda adaptarse a los requerimientos propios de la Institución a utilizarlo.

Planificación de la Investigación

Debe realizarse un planteamiento a seguir para la elaboración del trabajo, debe

seguirse un esquema clasificado y numerado de acuerdo a la especificación de los
puntos que se van a incluir. También debe medirse el tiempo estimado de
culminación.

Recopilación de la Información

Para la recopilación de datos, se usaron varios medios:

 La investigación documental, directamente de los archivos de la institución.

 Entrevistas realizadas al personal, para obtener información sobre las actividades
en las que interviene, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿para qué las ejecutan?,
recolectando además las formas empleadas en las operaciones.
 Entrevistas a supervisores, para completar, aclarar y aprobar la información
generada por los que ejecutan las operaciones.
 Observación directa del proceso, para constatar los datos recolectados.
Elaboración del Manual.

Después de haber recolectado la información necesaria para la realización del

manual, se procede al diseño del mismo, tomando en cuenta:
  El tamaño del formato a seleccionar, generalmente se usa el estándar.
 La diagramación, con ella se procura ubicar fácilmente la información, así como
la esquematización de los procesos utilizados. Se deben mostrar flujogramas que
incluyan las labores, métodos y procedimientos de manera analítica, flujogramas
panorámicos de todo el proceso, de igual forma cualquier otro diagrama que se
necesite.
 La redacción del manual, debe ser de manera clara y sencilla, sin utilizar
lenguajes técnicos, además no debe quedar nada sobreentendido, ya que de su
interpretación depende su efectividad. Una lectura clara, precisa y concisa
permite suministrar toda aquella información que el manual quiere expresar.
 La técnica de codificación, tomando en cuenta las actividades que realiza la
institución; así se tiene la codificación alfabética, numérica y alfanumérica.
 La presentación debe detallar el modelo de impresión, número de ejemplares.
 El tipo de encuadernación y todo aquello que influya en la presentación del
manual.

Antes de distribuir el manual, deben elaborarse pruebas piloto que permitan

conocer hasta qué punto es efectivo, y determinar si existen modificaciones, de
manera que sea lo más adaptable posible a la Institución que lo va a emplear.

Debe distribuirse un ejemplar a los jefes de los departamentos objeto de

estudio, para que el personal tenga acceso a la utilización del manual, por otra parte,
debe hacerse un seguimiento de su utilización, para determinar si en algún momento
los procedimientos, normas y políticas no son necesarios o han sido transformados.
Por último, deben hacerse las modificaciones pertinentes, en caso de que existan,
de lo contrario el manual perderá el objetivo para el cual fue creado.

Ventajas de Los Manuales

 Entre las principales ventajas de los manuales se encuentran las siguientes:

 Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se
desarrollan en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil
reunir.
 La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.
 Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones
en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel
alcanza la decisión o ejecución.
 Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa
y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
 Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
 Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
 Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir.

Desventajas de Los Manuales

Entre las desventajas más resaltantes de los Manuales según Duhalt (2008), se
encuentran:

 Requieren de una gran cantidad de tiempo en su elaboración por su gran volumen.

 Quitan discrecionalidad al personal lo que se traduce en un freno para la iniciativa
individual.
 El costo de conformación y revisión puede ser elevado.
 El trabajo se centra exclusivamente a lo dispuesto en el manual.
 Pierden vigencia con mucha rapidez, lo que implica actualizarlos con el tiempo.
 Reprimen el pensamiento creativo o individual del personal.
 Requiere del personal capacitado para su elaboración.
 Una redacción errónea puede dar lugar a la distorsión de sus objetivos.
 Limitaciones al no utilizar Manuales
 Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe
afrontarse.
 Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
 No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.

Contenido de Los Manuales

El autor Duhalt (2008), considera que:

Los Manuales contienen, en su forma específica, políticas, normas,
procedimientos, organización, historias, aspectos legales y principios
específicos del área a la cual se destinan, así como formularios,
organigramas, flujogramas, modelos de informes y en algunos casos,
estándares para medir el desenvolvimiento operacional, entre otros.
(p.27)

Establece el autor que, los Manuales pueden contener instructivos referentes a:

 Prólogo o introducción.
 Utilización de formularios.
 Registros de contabilidad.
 Preparación de informes financieros
 Código y catálogo de cuentas.
 Organigrama representativo de la estructura organizacional.
 Descripción detallada de jerarquías, funciones, alcance de autoridad,
responsabilidad y relaciones tanto de líneas como de staff.
 Principios de organización que han servido de base a la organización adoptada.
 Declaración de objetivos de la Institución.
  Políticas generales de la Institución.
 Descripción en forma ordenada de las diferentes etapas de los procedimientos,
indicando las diferentes unidades interventoras en los mismos.
 Flujograma representativo de los procedimientos descritos.

Estructura de un Manual

Nuevamente el autor en materia de estructura comprende tres partes primordiales

que son:

Encabezamiento: este debe tener la siguiente información:

Nombre de la empresa u organización.

Departamento, sección o dependencia en las cuales se llevan a cabo los
procedimientos descritos. Titulo bastante bueno, pero que de idea clara y precisa de
su contenido.
Índice o tabla de contenido de un criterio de relación de los elementos que contiene el
manual.

El Cuerpo del Manual: Este debe contener la siguiente información:

Descripción de cada uno de los términos o actividades que conforman el
procedimiento, con indicaciones de cómo y cuándo desarrollar las actividades

Bases Legales

La constitución de la república bolivariana de Venezuela (1999), como

principal instrumento regulador en el ordenamiento jurídico venezolano fundamenta
las normativas legales aplicables a las variables objeto de estudio que se presenta a
continuación:
Constitución de República Bolivariana de Venezuela (30/12/1999)

Articulo 287

La Contraloría General de la República es el órgano de control,

vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos, bienes públicos y
bienes nacionales, así como de las operaciones relativas a los mismos.
Goza de autonomía funcional, administrativa y organizativa, y orienta
su actuación a las funciones de inspección de los órganos y entidades
sujetas a su control. (p. 97).

El estado a través de la contraloría general de la Republica, tiene como

función, velar por el cumplimiento de las normas y controles contables en cualquier
tipo de empresa, ya sea pública o privada, que establece el código de comercio, la
constitución y las leyes de auditoria generalmente aceptadas en Venezuela, es por
ello que la empresa Neikar C.A específicamente su Departamento de
Administración, no está exenta de que este organismo efectué una revisión sin aviso
y sin protesto, a fin de comprobar que se están cumpliendo tales normativas.

Articulo 289
Ejercer el control, la vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y
bienes públicos, así como las operaciones relativas a los mismos, sin
perjuicio de las facultades que se atribuyen a otros órganos en el caso
de los Estados y Municipios, de conformidad con la ley.(p.97).

En tal sentido, es estado a través del SENIAT, en la actualidad, puede en

cualquier momento realizar una revisión de las transacciones administrativas que se
generan en la organización productos de sus operaciones, solicitando al contador de
la misma, le haga entrega para su revisión y fiscalización, tanto de facturas de ventas,
como de compras, libros contabilidad, y cualesquiera otros documentos que sean
necesarios, para comprobar que la empresa se rige por las normas establecidas por
este órgano contralor como es la Contraloría General de la Republica a través del
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y tributaria.