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Departamento de
Administración y RRHH
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Versión 07
ADMINISTRACION RR HH Junio 2021

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION INDEFINIDA

Objetivo: Establecer un procedimiento general, eficaz y transparente para reclutar y seleccionar personal
idóneo y apto para los cargos y/o funciones solicitadas y las necesidades específicas de la compañía,
estableciendo lineamientos, acciones y roles del Reclutamiento y Selección del personal que ingresará.
Promover buenas prácticas laborales a través de la igualdad de oportunidades y no discriminación.

Todo postulante a desempeñar un puesto de trabajo en la Empresa, cualquiera sea su razón social, se
someterá al proceso de selección que este determine, el que contemplará a lo menos entrevistas
personales de selección, evaluaciones de conocimientos acorde al cargo al cual se postula, test y
entrevista sicológica, relativa a datos de relevancia laboral, examen de salud y cualquier otro tipo de
exámenes o test aplicados en la actualidad o que se dispongan a futuro.

Esta evaluación será estandarizada para todos los postulantes a un mismo cargo y tendrá por objeto
ayudar a proveer una exitosa integración del nuevo trabajador al estilo y formas de trabajo.

Serán condiciones básicas para la contratación de un postulante las siguientes:

• Aprobar el procedimiento de selección mencionado en párrafo anterior
• Tener un estado de salud general compatible con el cargo al cual postula.
• Tener 18 años cumplidos y 4º año de enseñanza media rendido o de ser el caso, cumplir
con los requisitos de instrucción formal exigidos para el cargo.

El postulante que fuere seleccionado por la Empresa deberá presentar para su contratación los
siguientes documentos:
• Cédula Nacional de Identidad
• Certificado de matrimonio, cuando corresponda.
• Certificado de nacimiento de los causantes de asignación familiar, cuando corresponda.
• Certificación, en original, de afiliación de la A.F.P. en que se encuentre cotizando o, de
su caja de previsión, si se tratare de un cotizante de régimen antiguo, cuando
corresponda.
• Certificado, en original, de afiliación a una Isapre o Fonasa.
• Certificado para vacaciones progresivas (A.F.P.)
• Copia de Licencia de Conducir Vigente para cargos que así lo requieran: choferes de
maquinarias, grúas horquillas, etc.

Podrán exigirse al postulante otros antecedentes o documentos, o eximirlo de uno o más de los
indicados precedentemente.

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La Empresa podrá por su parte, verificar los antecedentes del postulante y sus aptitudes en la
forma que estime convenientes y, entre otras, mediante las siguientes:
a) Solicitar referencias y/o antecedentes al antiguo empleador.
b) Someter al postulante a las pruebas y exámenes que determine para comprobar sus habilidades
e idoneidad.
c) Queda estrictamente prohibido la solicitud de test de embarazo o VIH, como requisito de
contratación

El jefe directo deberá completar Ficha de Ingreso de personal, en donde deberá adjuntar toda
la documentación requerida en punto anterior. Esta Ficha de ingreso debe ser completada en
forma íntegra ya que en ellas se reúne toda la información para la emisión del contrato (nombre
completo, dirección, estado civil, renta, horario, labor, etc.).

Esta ficha debe ser firmada tanto por el trabajador como por el Jefe Directo. En casos especiales,
según el cargo a cual se esté postulando, se solicitará adicionalmente la firma del Gerente de
Área.
Una vez que se encuentren autorizada la ficha de ingreso, esta deberá ser entregada al
departamento de Administración, en donde se debe revisar si cumple con las normativas legales
vigentes:
• Jornada de Trabajo
• Labor a Realizar
• Sueldo Mínimo
• Afiliación
• Nacionalidad
• Edad
• Documentación requerida por el cargo: Permisos de Conducir
• Tipo de Contrato a emitir
Una vez revisadas las fichas y verificado los vistos buenos de las Jefaturas, Administración
procederá a:
• Solicitar a TI la entrega de equipo computacional, activación de correo electrónico, claves de
acceso y habilitación del perfil del cargo para accesos a los sistemas.
• Ingresar la ficha del trabajador al Sistema de Remuneraciones.
o Activar accesos Control-Doc.
o Sistemas de vacaciones Apogee.

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• Dar aviso en forma escrita al Prevencionista de Riesgos, de la incorporación de personal, quien

deberá coordinar al mínimo plazo:
o Charla de Derecho a Saber.
o Entrega de elementos de protección personal (PTS)
o Inducción Trabajo seguro
o Trabajos en altura si corresponde.
• Notificar al Departamento de Sustentabilidad mediante correo electrónico, la incorporación de
personal, cual sea el cargo o contrato, con el fin de coordinar al más breve plazo:
o Capacitación de Inocuidad
o Capacitación de Seguridad Alimentaria
o Capacitación de Sustentabilidad.

• Generación de Contrato de Trabajo en 4 ejemplares. Considerar plazos: 15 días para contratos

indefinidos, 5 días para contratos a Plazo Obra o faena, desde la fecha de incorporación del
Trabajador.
• Emisión de carta de Aviso a la Inspección del Trabajo, cuando se trate de contratos de Faena
cuya duración sea mayor a 28 días, adjuntando copia en original del o los contratos generados,
plazos 5 días, desde la fecha de incorporación del Trabajador.
• Informar a la Administración del Seguro de Cesantía (AFC), la incorporación de este nuevo
trabajador, Plazo 5 días, desde la fecha de incorporación del Trabajador.

CONTRATACION DE EXTRANJEROS
Los trabajadores extranjeros que quieran incorporarse a trabajar en las empresas Subsole
deberán cumplir con lo establecido en la ley de extranjería vigente. Para ello se solicita revisar

documento de apoyo de RRHH “Guía y Procedimiento de contratación Trabajador Extranjero”

FIRMA DE CONTRATOS
Una vez emitidos los contratos, se hace entrega para la firma a los Representantes Legales de la
Empresa, actualmente las personas habilitadas para la firma de contratos son: Gerente General,
Gerente de Administración y RRHH y Jefes de Planta.
Posterior a esta firma el encargado de administración se reúne con el trabajador en donde:
• Hace entrega de una copia del contrato de Trabajo, explicándole en detalle su
contenido.

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• Se entrega una copia del Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad, se le explica
de qué se trata, se incentiva a su lectura
• Se explica forma y fecha de pago de sus remuneraciones, formato de Liquidación de
Sueldo, Políticas de la empresa.
• Se le da la bienvenida e Inducción

CIERRE PROCESO
Terminado este proceso Administración genera una carpeta para el trabajador en donde queda
copia de toda la documentación generada.

PAGO DE REMUNERACIONES
Las remuneraciones son abonadas a los trabajadores vía pagos automáticos en las cuentas
indicadas por ellos en su ficha de incorporación, en las siguientes fechas:

Las liquidaciones son emitidas 5 días después del pago y serán entregadas de manera personal o
bien subidas digitalmente a la plataforma de control_doc, plataforma autorizada por los
trabajadores para subir documentación legal laboral.
Aun así, si algún trabajador requiere de su liquidación antes de los 5 días establecidos, ésta debe
ser requerida al administrativo de cada zona quien emitirá los documentos solicitados.

RESPONSABILIDADES
Es de responsabilidad de Administración el mantener carpetas al día, cumplir plazos legales
establecidos e informar a las jefaturas o Gerencia cualquier anomalía que se presente en el
desarrollo del proceso.

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Los formatos de Fichas de Incorporación, Contratos, Anexos, Derechos a Saber, EEPP, etc. Son
elaborados por la Gerencia respectiva y está prohibido su modificación sin la autorización
correspondiente.
Es de responsabilidad de esta área mantener la privacidad de la documentación y datos
personales de todos los trabajadores.

CONTROL
Periódicamente la Gerencia de Recursos Humanos, realizará auditorías internas para velar con
el cumplimiento del procedimiento antes descrito

IMPORTANTE
No apoyamos el trabajo infantil, Empresas Subsole, no emplea mano de obra infantil, y la
capacidad aceptada para relaciones contractuales es la normal, correspondiente a edad
mínima de 18 años, por otra parte rechazamos cualquier tipo de trabajo forzoso tal como se
define en los Convenios y Recomendaciones de la OIT de la referencia

Empresas Subsole nunca solicitará depósitos a los postulantes para asegurar su contratación,
ni retendrán documentos como cédulas de Identidad o pasaportes, Visas, etc., mientras los
trabajadores presten sus laborales en la compañía, ya sea con contratación directa o a través
de Contratistas.

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