Informe de nuestro servicio para cuentas por pagar

Requerimientos funcionales

Las cuentas por pagar representan la suma que se adeuda en una fecha específica por la
compra de productos o servicios. Las cuentas por pagar se registran al momento en que
se aprueba una factura para pago y se registran en el Libro Mayor General (o en el libro
auxiliar de las cuentas por pagar) como un pasivo, pendiente de pago o abierta debido a
que no ha sido liquidada.

Las cuentas por pagar generalmente se clasifican como Cuentas por Pagar Comerciales
(esto es, pagaderas por la compra de bienes físicos que se registran como Inventario), y
Cuentas por Pagar de Gastos diversos

Cuentas por pagar se puede utilizar para la consolidación para el fin de mes. A menudo
utilizando controladores para tener el resumen de los pagos realizados a los proveedores
de la empresa teniendo en cuenta los módulos siguientes.

Proveedores: Este módulo es importante el ingreso de información de nuestros

proveedores para identificar a quien se les va acreditar el pago.

● Nombre de la empresa
● NIT.
● Correo Electrónico.
● Número telefónico.
● Dirección
● Monto de Crédito de cada Proveedor.

Registro de Créditos/Abonos: Permitirá detallar la información importante de los

proveedores con los que tenemos crédito y a los que se le acredita el pago por lo que
necesitamos los siguientes puntos:

● Nombre del proveedor.

● Número de documento.
● Fecha inicial del crédito.
● Fecha del último abono.
● Valor inicial del crédito.
● Valor del último abono,
● Medio de pago y saldo pendiente.

Reportes: Generará los reportes al filtrar la información y mostrará un listado detallado

por cada opción seleccionada, Proveedor, Estado, montos adquiridos, tipo de producto,
rango de fechas, moneda, medio de pago, no. de factura.

Dentro de los Reportes se maneja a detalle según el rol de usuarios para poder manejar la
jerarquía de puestos y responsabilidades para llevar un control estricto de las cuentas por
pagar.
Reportes para Asignar:

● Cheques: Permite administrar los cheques para consultar, conciliar y realizar

pagos a órdenes de gasto, cuentas por pagar, transferencia a cuentas y
confirmación de solicitudes de anticipos.
● Ficha De Cheque: ver información, cuentas por pagar, notas de crédito y débito,
fotos, documentos y retenciones del cheque.
● Abonos A Cuentas Por Pagar: Cuentas Por Pagar - Abonos A Cuentas Por
Pagar.
● Centro De Costos: Permite Administrar Los Centros De Costos En Facturas Y
Ordene De Gasto (Consultar, Crear, Editar Y Eliminar).
● Contraseñas Series: Permite Administrar Las Series Para Contraseñas De Pago
(Consultar, Crear, Editar Y Eliminar).
● Cuentas Por Pagar: Permite Consultar Las Cuentas Por Pagar Y Pagos A
Cuentas Por Pagar.
● Facturas:Permite Administrar Las Facturas (Consultar, Crear, Editar Y
Eliminar).
● Ficha De Abono A Cuentas Por Pagar: Ver Información, Detalle, Fotos,
Documentos Y Notas De Crédito Y Débito Del Abono A Cuentas Por Pagar.
● Ficha De Cuenta Por Pagar: Ver Información De La Cuenta Por Pagar (Detalle,
Tipos De Retenciones, Pagos, Fotos Y Documentos).
● Ficha De Factura:Ver Y Administrar Información, Detalle, Retenciones, Fotos Y
Documentos De Factura.
● Ficha De Nota De Crédito Y Débito Interna: Permite Consultar Las Notas De
Crédito Y Débito Interna.
● Ficha De Nota De Proveedor: Ver Información, Fotos Y Documentos De Nota De
Crédito, Débito Y Abono De Proveedor.
● Ficha De Orden De Gasto: Ver Y Administrar Las Facturas, Detalles, Fotos,
Documentos, Retenciones Y Pagos De La Orden De Gasto.
● Ficha De Pago De Cuenta Por Pagar: Ver Información, Cuenta Por Pagar,
Cheque, Nota De Crédito O Débito Aplicado Del Pago A Cuenta Por Pagar.
● Ficha De Proveedor: Ver Información, Detalle, Nombres Para Cheques, Contactos
Y Límites De Créditos De Proveedor.
● Grupos De Proveedores: Permite Administrar Los Grupos De Proveedores
(Consultar, Crear, Editar Y Eliminar).
● Manejo De Retenciones De Isr: Permite Administrar Los Manejos De Retenciones
De Isr Para Proveedores (Consultar, Crear, Editar Y Eliminar).
● Notas De Crédito: Permite Administrar Las Notas De Crédito Vinculadas A
Cuentas (Consultar, Crear, Anular Y Conciliar).
● Notas De Crédito Y Débito De Proveedores: Permite Administrar Las Notas De
Crédito, Débito Y Abono De Proveedores (Consultar, Crear, Editar Y Anular).
Estado de cuentas: Esta opción será un resumen de los saldos pendientes de pago a la
fecha actual y nos mostrará los montos ya cancelados por parte de los proveedores.

El estado de cuenta lo estaremos estableciendo para tener un control al respecto y no

perder el seguimiento de los pagos a realizar.

El control de estados de cuenta irá sobre el módulo contable el cual se generará un su

módulo llamado ESTADOS DE CUENTA el cual se comprenderá del siguiente sub -
módulo.

1. Estado de cuenta de proveedor

2. Estado de cuenta con saldo detallado
3. Estado de cuenta de proveedores por sucursales
4. Estado de cuenta con saldo por sucursales

Los estados de cuenta los trabajaremos según los siguientes campos:

1. Fecha
2. Descripción
3. Factura
4. No. Cheque
5. Movimiento
6. NC. Documento
7. Crédito
8. Débito
9. Saldo

Al tener esta información tendremos el control de nuestros estados de cuenta y así poder
realizar los pagos de cada uno de nuestros consumos, compras etc.

Ingreso de Factura: Se ingresará a detalle los productos que estaremos adquiriendo por
parte de los proveedores en donde se les asignará un correlativo que identificará la
factura, fecha y cantidad. Todo esto para que pueda ser compartido con el departamento
de inventarios, esta opción es necesaria para que se lleve un control de todos los
movimientos que conlleva la compra de productos a los proveedores y por ende nuestro
sistema es el encargado de pagar dichas facturas de cualquier producto cancelado.

Después del menú principal contaremos con un diseño el cuál llevará como Primeros
puntos a visualizar:

● Buscar
● Ingresar
● Guardar
● Imprimir
● Volver
● Salir
Segundos puntos a visualizar después de seleccionar las primeras 2 opciones:

Fecha: Formato correspondiente al día, mes y año de la factura a ingresar.

Nit: En este punto el identificador tributario del proveedor ya debe de estar creado desde
los primeros módulos de nuestro sistema, sin embargo es indispensable contar con la
opción de crear como nuevo proveedor al ingresar un nit que no tengamos registrado en la
base de datos.

Sucursal: Este identificador corresponde al lugar de donde provienen los productos

adquiridos.

Datos del vendedor: Es necesario registrar el nombre y datos de contacto del vendedor
que llevó las negociaciones con la empresa.

Total de la Factura: Este será el total de la factura ingresada sin dejar ningún monto
excluido ya que esto nos ayudará a rellenar el estado de cuenta general de cuentas a
pagar.

No. de Factura: En este espacio se ingresará el número de la factura que lleve el

documento que nos extienda el proveedor.

Ingreso de producto: La siguiente casilla nos permitirá ingresar los productos a partir de un
submenú que se generará al ingresar a esta opción, ya que no tiene que solicitar varios
puntos de un producto (Tipo, modelo, serie, color, cantidad y valor unitario) el sistema al
tener los datos ingresados generará automáticamente un código único para el producto.

Servicios a ofrecer:

Se creará una API de uso interno para la empresa con los datos necesarios para respaldar
los pagos realizados a proveedores y el detalle de los productos adquiridos en cada
factura.

Requisitos para la creación de nuestra API: Se emplearán conocimientos básicos de

JavaScript para implementar una API de navegador y una de ellas será del tipo de
Obtención de datos del servidor, esto quiere decir que actualizará nuestro Stock de
productos de una lista que estará disponible para que el grupo de inventarios solamente
consuma nuestra API.

Servicios que necesitamos:

Se creará una API que solicite la confirmación de pagos realizados con un número de
orden dependiendo el tipo de transacción para actualizar el estado de cuenta general. Para
realizar este proceso utilizaremos una API Restful que nos ayudará a conciliar una
iteración con los servicios web. Cuando enviemos una solicitud a través de una API de
Restful, esta hará la petición de un recurso al otro extremo y el cuál se espera que realice
una respuesta a través de un JSON(JavaScript Object) o bien un HTML,Python o PHP.