SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

Procedimiento Administración Financiera

Proceso: Administracion Financiera Código: PAFI-001

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1 OBJETIVOS

Garantizar una adecuada gestión de negocios y una toma de decisiones oportuna.

Objetivos Específicos
 Garantizar el registro oportuno y exacto de las transacciones de la compañía,
permitiendo así una adecuada gestión de las actividades de recaudo (cuentas por
cobrar), pago a proveedores (cuentas por pagar), y administración de inventarios.

 Generar y entregar oportunamente los informes que requiere la organización en

Colombia y los diferentes entes de Praxair en el mundo con el fin de apoyar la toma de
decisiones y permitir proyectar la organización en el largo plazo.

2 ALCANCE
El presente documento aplica a las sociedades Oxígenos de Colombia, Líquido Carbónico
Colombiana, Ingemedical y Asistir que a partir de ahora se denominarán Praxair Colombia.

3 DEFINICIONES

Inventario: Corresponde a los productos que la compañía tiene en su activo para reventa,
producción o mantenimiento.

Cuentas por pagar: Corresponde a los valores adeudados a los proveedores por concepto
de productos y servicios que son ordenados como parte de la operación

Cuentas por cobrar: Corresponde a los valores adeudados por los clientes por concepto de
productos y servicios que les han sido vendidos.

KPI´s: Corresponde a la sigla de los key performance indicators (indicadores claves de

desempeño) que son usados para la toma de decisiones de la organización

4 RESPONSABLES
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 Gerente General
 Gerente de Administración y Finanzas
 Gerentes Regionales
 Gerentes de Unidad de Negocios y Sucursal
 Jefes de Área
 Administradores de sucursales

5 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Con el fin de estandarizar, planificar y organizar el proceso de administración financiera, es

necesario que todos las áreas de la empresa conozcan los procedimientos generales de
administración y finanzas y que den cumplimiento a estos para así garantizar una adecuada
gestión de negocios y una toma de decisiones oportuna.

5.1 Cuentas por pagar

Corresponde al registro sistemático y oportuno de todas las facturas recibidas por concepto
de productos y servicios que Praxair Colombia ha recibido de sus proveedores. Toda factura
debe ser registrada dentro del mes en que se causa y en ningún caso se puede dilatar su
registro para un mes posterior.
El KPI que se utiliza para su medición es el DPO (days payment outstanding) que es el
promedio de días al que Praxair Colombia le paga a sus proveedores. Por política corporativa
el plazo es de 60 días.
Como mecanismo de recordación se envía mensualmente el mensaje adjunto:

“Para dar cumplimiento con las fechas establecidas para el Cierre Mensual de Contabilidad, y
el envío de Informes a Casa Matriz, solicito sean enviadas las Facturas de Proveedores y
Reembolso de Gastos de acuerdo con el siguiente cronograma”:

Las facturas recibidas del 01 al 11 se reciben en contabilidad hasta el día 14 o el

siguiente día hábil
Las facturas recibidas del 12 al 18 se reciben en contabilidad hasta el día 20 o el
siguiente día hábil
Las facturas recibidas del 19 al 25 se reciben en contabilidad hasta el día 27 o el
siguiente día hábil
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Estas deben ser enviadas a medida en que se vayan recibiendo en cada sucursal. Las
facturas que se reciban después de las fechas establecidas, serán devueltas por correo, para
el respectivo cambio de fecha, no se hará ningún tipo de EXCEPCION.”

Todas las facturas excepto las de Pasajes Aéreos y Seguros, deben tener anexo la Orden de
Compra Firmada y Parte de Recepción generado por PRAX-2000, para poder realizar
el registro contable, de lo contrario serán devueltas para que se anexen los soportes
necesarios.

Para las facturas menores a $ 500.000, las Ordenes de Compra pueden ser generadas
directamente desde la sucursal, pero deben venir firmadas por el Gerente de la Sucursal o
de lo contrario serán devueltas.

Nota de Calidad
Si han solicitado Ordenes de Compra Abierta, por favor tener en cuenta:
 No hacer el parte de recepción por el total de las unidades solicitadas,
solamente recepcionar el valor correspondiente al de la factura.
 Utilizar la misma cuenta de provisión para todos los partes de una
misma orden de compra
 Si se tiene algún inconveniente con la generación de Ordenes de
Compra o Partes de Recepción, se debe informar a tiempo para poder
darle solución.

5. 2 Cuentas por cobrar

Corresponde al registro y cobro sistemático y oportuno de todas las facturas emitidas a los
clientes por concepto de productos y servicios que Praxair Colombia ha generado a sus
clientes. Todo producto y servicio que haya sido efectivamente despachado o prestado a un
cliente debe ser facturado inmediatamente. No pueden existir a fin de mes remisiones sin
facturar pues esto además de ser un incumplimiento a los procedimientos, afecta
directamente el flujo de caja de la compañía y deteriora el capital de trabajo (working
capital). Todos los procedimientos de cuentas por cobrar están documentos en fast track y
son de obligatorio cumplimiento.
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El KPI que se utiliza para medir el desempeño es el DSO (days sales outstanding) que es la
rotación de cartera o el número de días a los que los clientes le pagan a Praxair Colombia.

5.3 Administración de Inventarios y Gestión de Caja

Corresponde a los productos que la compañía mantiene en sus diferentes almacenes con el
fin de atender las necesidades de sus clientes o las necesidades internas. Todo el proceso
está regido por el sistema Prax 2000 y requiere de controles aleatorios que le permitan tener
a la empresa el mínimo requerido.
El KPI que se emplea es el turnover de inventarios o rotación de inventarios. Este debe
tender a ser lo mínimo posible.

Gestión de caja se refiere a la optimización del dinero vía una adecuada aplicación de las
políticas de cuentas por pagar, de cuentas por cobrar y del adecuado manejo de los
inventarios. Por política de Casa Matriz (Praxair) se debe mantener un mínimo nivel de caja
al cierre de cada mes y se deben planear los giros de recursos con el fin de maximizar el
envío de dineros a Casa Matriz. El indicador que se emplea es el valor de la caja y bancos
consolidado de Praxair Colombia al cierre de cada mes.

6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y REGISTROS

El presente procedimiento se relaciona con los documentos y procedimientos que se
encuentran en el manual de Administración financiera (MAFI), que incluyen los
procedimientos de Cartera (PCAR).

7 ANEXOS
N.A.Manual de Procedimientos de Administración Financiera
Procedimientos de Cartera