Gestión de Proyectos • Proyecto  Conjunto de Actividades

Coordinadas con el objeto de producir

• Gestión  Asumir responsabilidades un bien o un servicio
administrativas.

 Objetivos Buscados:

- Plazo Fijado
- Presupuesto
- Especificaciones o Alcances

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 2
  Tiempo  Plazos, Horarios y Agendas.
Herramientas por ordenador (GERT)

 Presupuesto  Estimación inicial del Proyecto

Manejo de recursos materiales y humanos
Diagramas de Recursos (Excel)

 Especificaciones: Es lo necesario para poder

brindar el servicio.
Y satisfacer al cliente

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 2
  Marco de la Gestión de Proyecto

Gestión  Evaluación y Control = Funcionamiento

• Entorno: Donde opera la empresa.

- Proveedores, competencia, clientes,
productos sustitutivos, etc.

• Objetivos: De la empresa
- Aspiraciones del personal
- Derivados de los iniciales
- De seguridad, de calidad, etc.

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 3
 • Planes Estratégicos: Para lograr los objetivos
- Determinan las reglas de decisión.
- Locales y Globales
- Corto y Largo Plazo

 Objetivo a Conseguir
 Personas encargadas en cada tarea
 Definir tareas a realizar
 Establecer plazo de tiempo

• Estructura Organizativa: Líneas de Jerarquía

- Centralizada o Descentralizada
- Trabajo autónomo o integrado

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 3
 • Grupos de Personas: Que participan en las
actividades.
- Aptitudes  Formación, Capacidad física.
- Actitudes  Motivación, resistencia al cambio
- ↑ Productividad y Creatividad

• Procesos de Gestión: Actividades a realizar para el control

de recursos y así lograr nuestras metas.

Planificar – Organizar – Dirigir – Controlar

- ↓ Incertidumbre
- ↑ Potencial de respuestas

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 3
  Ciclo de Vida del Proyecto

 Podemos dividir todo el ciclo en fases

 Identificar en cual fase estamos

• 4 Grandes Fases:
- Concepción del Proyecto
- Planificación
- Implementación
- Finalización

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 4
  Podemos dividir el ciclo
vital en 6 funciones

 Todo proyecto es Dinámico

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 4
 • Selección del Proyecto  Surge de las diversas
necesidades.

- No es posible satisfacer todas

nuestras necesidades  Será preciso elegir.

 En base a los recursos disponibles.

 En base al coste de la necesidad
 En base a la importancia.

- Proceso de Selección  Diversos factores:

Externos e Internos

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 6
 • Planificación  Como ir de un punto a otro

 Pre-plan informal  Que nos demandara el proyecto

- Estudios de Viabilidad
Una idea del Costo - Beneficio
- Análisis Competitivos

Planificación Formal: Uso de diagramas (Recursos,

responsabilidades, costes, etc.)

- Continuas modificaciones  Todos los planes se

consideran “suposiciones”
Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 6
 • Ejecución o Implementación

- Realizarlo conforme al plan de proyecto

- Producir algo que satisfaga las
necesidades de los usuarios.

• Control

 Los superiores  Controlan el progreso

 Examinar discrepancias o variaciones
- Variaciones aceptables, se determinan al inicio

 Análisis de datos  Para toma de decisiones

- Aumentar o disminuir recursos

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 7-8
 • Evaluación

- Diversas Evaluaciones  Retroalimentación

 Exámenes periódicos
Evalúa el panorama general
Realizada por un individuo o grupo
que no labora en el proyecto

• Se evalúa el estado del proyecto

en relación a sus objetivos.

 Evaluación  Terminación anticipada del proyecto

Restructuración del plan, Revisión de los objetivos.

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 8-9
 Determinar de los evaluadores:

- Como fueron elegidos

- Son competentes
- Conocen el contexto en el
que se desarrolla el proyecto

• Reducir al mínimo el nivel de

amenaza de una evaluación

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 11
 Terminación  Final del Proyecto

• Identificar los recursos reutilizables

• Asignar nuevas tareas
• Determinar si el servicio satisface al cliente

 Mantenimiento  Ajeno al proyecto inicial

• Es permanente o de duración indefinida
- Eliminación de fallas
- Ampliación
- Integración con otros sistemas
- Verificaciones o pruebas periódicas

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 11
  Funciones del Responsable de Gestionar
el Proyecto

 Interpretar los planes estratégicos de la empresa

y la posición del proyecto en esos planes:

- Construir sub-objetivos o componentes del

proyecto

- Compromisos del proyecto basados en los

recursos disponibles

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 12
  Preparar el Plan de diseño, desarrollo,
control y entrega del proyecto.

- De cuerdo a las necesidades de cada

fase del ciclo de vida.

• Fase de Concepción:
- Necesidades actuales
- Deficiencias actuales
- Alternativas para satisfacer las
necesidades actuales
- Factibilidad de acuerdo al entorno
- Identificar los conocimientos para la
investigación y desarrollo
- Definir la organización para el proyecto

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 12
 • Fase de Definición:
- Confirmar las estimaciones iniciales, sobre recursos precisos.
- Confirmar el tiempo necesario para completar el proyecto

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 12-13
Mapa Mental: Ciclo de Vida del Proyecto

• Información
• Relación de conceptos
• Diseño
• Ortografía
• Entrega
  El Plan del Proyecto

 Mapa de ruta que nos informa como

trasladarnos.

 El plan surge gradualmente, después de:

- Definir las necesidades

- De hacer predicciones
- De estimar recursos disponibles

• El Plan cuenta con 3 Dimensiones:

- Tiempo, Dinero y Recursos.
Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 13
  Dimensión Temporal

• Utilizando agendas y horarios

• Uso de herramientas simples o avanzadas:
 Diagrama de Gantt:
- La fecha de inicio y fin del proyecto.
- Las tareas a realizar.
- Quién está realizando las tareas.
- Cuando deben iniciar y finalizar las tareas.
- Duración de cada tarea.

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 13
  Dimensión del Dinero

• Por medio de Presupuestos:

- Que nos muestran como se
distribuirán los fondos.

 Dimensión de Recursos humanos

y Materiales
• Se ocupa de realizar la asignación de
nuestros recursos en el proyecto.

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 13-14
  Componentes del Presupuesto

 Cuatro Elementos: Para una estimación

del coste del proyecto.
1. Costes Directos de Mano de Obra:
- Multiplicando el salario por el tiempo
que dure el proyecto

2. Gastos Generales:
- Mantienen el ambiente en el que
se desempeñan los trabajadores
- Instalaciones de oficina, Electricidad,
alquiler, etc.

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 25
 3. Prestaciones Suplementarias:

- Beneficios fuera del salario

- Seguridad social, Aguinaldo, Seguro de
vida, jubilación, etc.
- Directamente proporcional a los costes
directos de mano de obra.

4. Gastos Auxiliares:

- Gastos específicos del proyecto que

no se hacen regularmente.
- Gastos de viaje, equipamiento,
computación, consultorías, etc.

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 25
  Fondo de Reserva

• En caso de que los gastos superen al

presupuesto.

• Multiplicando la estimación más realista

por un “factor inventado”

• Del 5 al 10%  En proyectos con bajo

nivel de incertidumbre

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 27
  Control del Presupuesto

• Mediante un Informe de Presupuesto

• Variación que excede los niveles aceptables:

- Debe ser identificada e investigada.
- Y determinar que dimensiones tiene

• Identificar grandes variaciones positivas

Podría no haberse realizado todo lo planeado

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 28
  Instrumentos de Planificación y Control
Recursos Humanos y Materiales

• Para una asignación eficiente de los

recursos al proyecto

• Adaptar los recursos disponibles en caso de

escasez

• Al desarrollar más de un proyecto:

- Los recursos no deben ser sobre-asignados
ni sub-utilizados

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 30 - 31
• Instrumentos para distribuir los recursos

 Diagrama de Recursos de Gantt:

- Muestra como se asignan los recursos

a través del tiempo.

- Asigna los recursos, tarea por tarea.

- Un vistazo de la distribución de recursos

a lo largo del proyecto.

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 31-32
  Nivelación de Recursos

• Buscar asignar los recursos adecuados

a las tareas adecuadas.

- Evitar sobre-asignaciones
- No ser sub-utilizados

• El riesgo aumenta al tener

varios proyectos a la vez

Montoya Molina. (s/f), Manual para la Gestión de Proyectos. Universidad de Almería. Pg. 27