GERENCIA DE

PROYECTOS
LEAN
PRESUPUESTOS
VALORIZACIONES
FACTURACION
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVO
VENTAS
ALMACENES
NOMINAS
COMPRAS
Y
PEDIDOS
S10
S10 PMI - LEAN
(Presupuesto Gestin de
proyectos)
S10
Jos Ramrez Gerente de proyectos S10 jramirez@s10peru.com






Antecedentes.
Qu buscamos con la administracin adecuada de
proyectos?
El PMI, LEAN y S10.
El PMI en presupuestos.
Gerencia de proyectos - Gestin de materiales , mano de
obra, equipos, y subcontratos.
Ejemplos de planificacin fsica de proyectos
Planificacin del costo.
Ejemplo de la gestin de un proyecto completo.
Resultados operativos.






S10



La fuente principal de los fracasos en la direccin de
proyectos se encuentra en los malos procesos.
Uso inadecuado del tiempo.
Entender que los empleados pueden no ser
multifuncionales.
La competencia impone un gran exigencia en cuanto a
los mrgenes de rentabilidad, con tiempos cada vez
menores.
Mltiples y recurrentes ciclos de aprobacin.
Cambios constantes en los requerimientos.
Programaciones irreales que generan riesgo.
Parlisis en la toma de decisiones.
Exceso de informacin que genera confusin y
problemas de interpretacin.
Abundancia de reuniones regulares innecesarias.
Exceso o deficiente stock de recursos.






Antecedentes
Porqu trabajar as
S10
Porqu administrar as
S10
Evitemos
S10
Si es mucho esfuerzo consolidar
informacin
S10
Usemos programas integrados
Automaticemos procesos
S10
Hoy lo podemos hacer
desde la comodidad
del hogar
Los avances tecnolgicos han
modificado la manera de
gestionar los proyectos
S10
Usemos lo que la tecnologa nos ofrece
La forma como administre
y aproveche su
informacin, marcar la
diferencia con las dems
empresas.
S10
S10
Qu buscamos con la administracin
adecuada de proyectos?


Aplicar conceptos y procedimientos validados y comprobados de la
gerencia de proyectos, para administrar y ejecutar los proyectos en
base a informacin real que nos permita cumplir las metas en cuanto a
tiempo, costo y calidad.
Generar un plan de trabajo confiable de manera fcil y efectiva,
evitando riesgos.
Ejecutar el proyecto de acuerdo a las actividades planificadas o
previstas y con recursos presupuestados.
Controlar las actividades y los recursos del proyecto durante el
desarrollo, para tomar las medidas correctivas.
Conocer las desviaciones respecto a la planificacin inicial y
reprogramar en caso de ser necesario.
Comunicar y dejar evidencia.
Evitar prdidas, desperdicios o sobre stock.
Contar con los resultados operativos semana a semana.

S10


Use LEAN para:
Elaborar y controlar estudios.
Organizar eventos
Organizar las labores de nuestra oficina.
Planificacin, seguimiento y control a nivel de cumplimiento de
proyectos de construccin.

Use LEAN cuando:
Los proyectos se impregnen de prcticas y acumulen desperdicios,
por la nica razn de que siempre se ha hecho as.
Mientras mayor sea la cantidad de transacciones y estas sean mas
complejas o burocrticas, mayores sern los costos asociados a
ellas.



S10
Use PMI para:
Proyectos de construccin de edificaciones, obras viales,
habilitaciones urbanas, saneamiento, obras electromecnicas, etc.
Use PMI cuando:
En la planificacin fsica del proyecto use EDT (WBS).
Sea necesario efectuar la planificacin econmica.
Se realiza las gestin de materiales, mano de obra, equipos y
subcontratos.
Ejecutar actividades planificadas y usar recursos presupuestados.
Controlar el proyecto y tomar las medidas correctivas.
Use PMI para evitar:
La falta del control fsico y econmico del proyecto.
Administrar recursos no presupuestados.
La falta de comunicacin.
S10
LEAN
PMI
El Project Management
Institute, desarrolla.
estndares para la prctica
de administracin de
proyectos alrededor del
mundo.
El pensamiento LEAN es una
actitud frente a los proyectos
como una bsqueda
permanente de la perfeccin.
LEAN, es una rea viva de la
administracin de proyectos.
No hay nada de ms.
Maximizar el valor de los
proyectos eliminando
desperdicios.
Diferencias
S10
S10
Es una programa que toma los conceptos y formas de trabajo
del PMI y LEAN, para administrar los proyectos integrando
informacin tcnica y contable en una sola aplicacin.
PMI
Al planificar utiliza Fases EDT o
WBS.
Maneja costos.
En control es mediante las
curvas del valor ganado.
LEAN
La planificaciones es a nivel de
hitos, para luego registrar
tareas.
Antes de la ejecucin se
genera el plan semanal.
El control es por cumplimiento.
Elabore presupuestos con todas las actividades
(partidas a ejecutar).

Utilice recursos que se puedan administrar y
controlar, considere un desperdicio razonable
para evitar riesgo.

Elabore un presupuesto
para el Cliente.
Elabore un presupuesto
interno de gestin.
S10
El PMI EN PRESUPUESTOS
LEAN: Haga presupuestos sencillos
Ratios
S10
Use ratios para comparar los presupuestos, sepa
desde el inicio la rentabilidad del proyecto.



LOS PRESUPUESTOS Y LA GESTION DEL
PROYECTO

El proyecto se nutre de las actividades (partidas) y
recursos presupuestados.
Los presupuestos sufren modificaciones durante
la ejecucin del proyecto.
Surgen mayores metrados y adicionales que
necesitan ser presupuestados y asignados al
proyecto.

Los proyectos deben adaptarse a las condiciones
cambiantes para sobrevivir.

S10
Pilares fundamentales para el manejo de un
proyecto
S10
El recurso humano


El proyecto depende de su gente.
Capacite al personal.
El Director del proyecto es la persona encargada de coordinar para
alcanzar los resultados esperados y debe ser un lder.
Dote del equipo necesario as como de un lugar adecuado de
trabajo.
Defina en forma clara los roles y sus funciones.



GERENCIA DE PROYECTOS
Pilares fundamentales para el manejo de un
proyecto
S10
La comunicacin

A nadie le gusta encargar un proyecto y que nunca reciba informacin de la
marcha del proyecto, en cuanto al avance y costo. Si no comunica lo que
hace, sospecharn que no hace nada.
Defina y establezca una forma clara de comunicacin fluida, esto permite
identificar los problemas a tiempo y resolverlos de manera adecuada.
La comunicacin debe ser oportuna, vers, corta y precisa.
Informes semanales.
Defina con anticipacin que tipo de informacin es la que necesita el
gerente del proyecto y los medios y herramientas para mostrarlos, ej.:, ver
los resultados operativos en el mdulo de Gerencia de proyectos del S10, o
tal vez usar el PowerPoint .

PMI: Barreras de la comunicacin; idioma, habilidad de algunas personas
para comunicarse, errores de interpretacin.



Etapas en los procesos tradicionales de un
proyecto
S10
Planificacin Inicio Ejecucin Control Cierre
Tipos de tiempo
S10
Actividad
(Partida)
Tiempo cronolgico o de
calendario 24 horas diarias.
Da 1 Da 2 Da 3
Tiempo de trabajo 8 horas
diarias segn horario de
trabajo del proyecto.
Da 1 Da 2 Da 3
Tiempo con valor agregado
generalmente 5 horas
diarias.
S10 Usa horario y Partidas de Control para el control del
tiempo con valor agregado y el MS PROJECT para la
planificacin o distribucin de actividades en el tiempo de
ejecucin del proyecto.
Da 1
Da 2 Da 3
Actividad
(Partida)
Actividad
(Partida)
Tamao de los proyectos
S10
Todos los proyectos se controlan de la misma forma, sean estos
grandes o pequeos.
Los proyectos grandes se fasean y se controlan como si fueran
pequeos.
Proyecto principal Proyecto faseado
Planificacin
S10


Planificacin fsica
WBS



Planificacin grfica
MS Proyect


Planificacin manual

Planificacin
econmica


PARTIDAS DE CONTROL

PMI
Usa: FASES EDT WBS.
LEAN
Metas reales.
Programacin por hitos.

Para qu se realiza la planificacin fsica?
S10
Cronograma grfico.
Cronograma de avances.
Cronograma de desembolsos.
Plan de utilizacin de recursos.

Para qu se realiza la planificacin
econmica?
Para controlar el gasto en el proyecto.
Ejemplos de planificacin de proyectos
S10
Plano de ubicacin de un edificio de un edificio de dos bloques de 3 y 4
pisos, utilizado para la planificacin fsica del proyecto.
S10
Plano de corte de la edificacin para el registro de las fases en la etapa de
planificacin.
S10
Programacin grfica de la edificacin - por pisos
(Estructuras)
S10
Continuacin de la planificacin grfica de la edificacin - por pisos
(Acabados)
S10
Programacin de edificaciones - por pisos
(Ejemplo de la programacin de un edificio de 3 pisos)
S10
Informacin del conjunto habitacional de varias etapas y edificios de
varios pisos, en Arequipa, que es utilizado para la planificacin fsica del
proyecto
S10
Fases del conjunto habitacional de varias etapas y edificios de varios
pisos en Arequipa, utilizado para la planificacin fsica del proyecto.
S10
Plano sectorizado de la ciudad de Jaen, donde se realiza el proyecto de
saneamiento.
S10
Faseado de la ciudad de Jaen que es utilizado para la planificacin fsica
del proyecto de saneamiento y ejecutado por subcontratistas
S10
Fases que son utilizadas en la programacin fsica del proyecto de
saneamiento de Jaen - por subcontratistas
S10
Plano de ubicacin que es utilizado en la planificacin del Gas de
Camisea Tramo 1 en Cusco
S10
Plano de ubicacin que es utilizado en la planificacin del Gas de
Camisea Tramo 2 en Cusco
S10
Forma de abastecimiento de recursos en la ejecucin de Ductos de Gas
en Camisea en Cusco
S10
El proyecto fue organizado dentro del S10 en fases para la planificacin y
el control fsico del proyecto Gas de Camisea en Cusco
S10
Programacin grfica en el MS Project del proyecto del Gas de Camisea
en Cusco
S10
Plano de planta de la carretera Abancay-Andahuaylas para la
programacin por tramos
S10
Sectorizacin por tramos de la carretera Abancay-Andahuaylas previa a
la programacin
S10
Fases que son utilizadas en la programacin fsica de la carretera
Abancay-Andahuaylas
S10
Plano de planta sectorizado para la programacin fsica de habilitacin
urbana - por etapas
S10
Programacin grfica de habilitacin urbana por etapas
S10
Plano de bloques para la programacin fsica del CC Plaza San Antonio
para Cusco
S10
S10
Plano de bloques para la programacin fsica del CC Plaza San Antonio
para Cusco
S10
Plano de planta para el faseado del proyecto en la programacin fsica
del CC Plaza San Antonio para Cusco
S10
Fases que son utilizadas para la programacin fsica del CC Plaza San
Antonio para Cusco
Planificacin de costo
S10
Es necesario responder a las preguntas
S10
En que gasta el proyecto?
Como quieres ver los resultados operativos?
PMI
Todo proyecto debe
generar la informacin
para el control
econmico del proyecto
Salvo que la
informacin sea
integrada.
S10
Utiliza Partidas de
Control
Partidas de Control del conjunto habitacional de varias etapas y edificios
de varios pisos en Arequipa
S10
Partidas de Control para una edificacin
S10
GESTION DE LOS MATERIALES
S10
LEAN
Administre recursos presupuestados
S10
Techo de materiales.
Calificacin de recursos
antes de pedirlos.
Pedidos, cotizaciones,
cuadros comparativos,
ordenes de compra.
Almacenamiento y
distribucin de recursos o
egresos hacia una partida
de control.
Seguimientos e informes

PMI
Identificar los procesos
de contratacin y
suministros.
Evaluar los factores en la
decisin de compra.
Solicitar respuestas de
proveedores.
Recursos genricos y equivalentes
S10
Techo por precio
Techo por cantidad
Destinos especficos del conjunto habitacional de varias etapas y
edificios de varios pisos en Arequipa
S10
GESTION DE MANO DE OBRA
S10
Personal de Staff
Personal obrero
El S10 controla
productividad y no
asistencia
Defina Roles y Funciones
GESTION DE LOS EQUIPOS
S10
S10
Los equipos en los presupuestos son annimos.
Al equipo propio y de terceros se asigna del
presupuestado un activo que ser utilizado.
Considere solo los equipos que se controlarn
por hm o km.
El equipo menor y las herramientas manuales,
son manejados como Sc
Control del trabajo del equipo por partidas de
control.
Control de gasto del equipo mediante SC.
GESTION DE LOS SUBCONTRATOS
S10
Los subcontratos son trabajos encargados a
terceros y estos deben ser presupuestados.
De definen los periodos de control recomendado
semanal.
Los subcontratos son registrados y valorizados.
En todo momento se controlan los avances y
pagos.
GESTION DE LOS SUBCONTRATOS
S10
GESTION DE LOS SUBCONTRATOS
S10
Ejemplo de la gestin de un proyecto
completo
S10
S10
Croquis de un puente para la programacin fsica por elementos
S10
PLANIFICACION FISICA
PLANIFICACION DEL COSTO
S10
RESULTADOS DE LA GESTION
S10


PENSAMIENTO LEAN
Un grfico es mas valioso que mil palabras.
Obsesin por la rentabilidad.
Informes cortos, precisos y con informacin global del
proyecto.
PMI
Uso de curvas S del valor ganado -- (En S10 tambin se
llaman curvas S).
IDA ndice de desempeo en agenda -- (En S10 - RO a la
fecha de consulta).
IRP ndice de rendimiento de la programacin -- (fa factor
de avance en S10).
IDC ndice de rendimiento del costo -- (fc factor de costo
en S10).




RESULTADOS OPERATIVOS DEL S10
S10


El control peridico del proyecto (de preferencia semanal), permite
observar la marcha del proyecto, en cuanto al avance y costo, de acuerdo
a estos datos se toman las decisiones.

Resultados a nivel de Proyecto




RESULTADOS OPERATIVOS DEL S10
S10

Resultados a nivel de partidas de Control



RESULTADOS OPERATIVOS DEL S10
S10


Resultados a nivel de grupo de recursos



RESULTADOS OPERATIVOS DEL S10
S10

Resultados a nivel de recursos



Integracin automtica de informacin
Va Internet
S10
Obra 15
Obra 11
Obra 14 Obra 13
Obra 12
Obra 16
Oficina
Provincial
1
Obra 25
Obra 21
Obra 24 Obra 23
Obra 22
Obra 26
Municipio
1
Obra 04
Obra 01
Obra 02
Obra 03
Oficina
Regional
S10
Colegio
Saln comunal
2519,621 2715,212 5218,000 2905,345 0.867 0.935
272,874 192,627 1128,321 171,789 0.706 1.121
Programa 2
3367,111 3020,890 3787,259 3401,556 0.897 0.888
2792,495 2907,839 6346,321 3077,134 1.041 0.945
Programa 1
Gobierno Regional
Programado Valorizado Contratado Gasto real Fa Fc
6159,606 5928,729 10133,580 6478,690 0.963 0.915
Al 18/08/2011
Control masivo de proyectos