Capítulo 1-Resumen

CONCEPTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Proyecto y administración de proyectos

-El proceso de administración general y la administración de proyectos tienen algunas similitudes,

no debemos confundirlos, pues se basan en supuestos diferentes.
-El proceso de administración está pensado como un sistema de gestión de una organización cuya
duración es extensa y desconocida.
-La administración de proyectos se orienta, fundamentalmente, a gestionar emprendimientos de
carácter finito y con objetivos específicos, los que una vez cumplidos determinan su finalización.
-Tanto la administración general como la administración de proyectos se nutren de la
planificación, organización y dirección de recursos (humanos y materiales), y de la ejecución y
control de los planes para lograr los objetivos.  Es por ello por lo que el conocimiento de los procesos de
administración general es un fundamento necesario, aunque no suficiente, para asegurar una administración exitosa de
los proyectos.
-Existen algunas herramientas y métodos de análisis, tales como la estructura de desglose del
trabajo o la técnica del valor ganado, que son específicas de la administración de proyectos.

Proyectos

-Un proyecto es un desafío temporal que se enfrenta para crear un único producto o servicio.
-Todo proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto limitado.
-Como resultado del proyecto se obtiene un único producto o servicio que no se ha realizado con
anterioridad. Sin embargo, un proyecto seguramente requerirá tareas repetitivas.  Para el proyecto
de construcción de un automóvil de Fórmula 1 será necesario realizar varios prototipos previos con tareas repetitivas.

Tareas

-Las tareas suelen confundirse con los proyectos.

-Las tareas repetitivas no deben catalogarse como proyectos.
-La principal diferencia entre tarea y proyecto radica en que las tareas son repetitivas y se
mantienen en el tiempo, mientras que los proyectos son únicos y temporales.

Ciclo de vida del proyecto

-En general, los proyectos se dividen en distintas fases con el objeto de hacer más eficiente la
administración y el control.
-A estas fases en su conjunto se las denomina ciclo de vida del proyecto.
-Cada fase del proyecto se considera completa cuando finaliza la producción de entregables.
-Los entregables son los bienes o servicios claramente definidos y verificables que se producen
durante el proyecto o que son su resultado.  Un estudio de prefactibilidad, un estudio de factibilidad, el
diseño de un producto, la implementación de un producto en el mercado, etcétera.
-Si bien las fases de cada proyecto en particular tienen similares nombres y requerimientos de
entregables, casi todos los proyectos son distintos.
- La mayoría comprende cuatro o cinco fases, pero algunos pueden tener varias fases adicionales
en función del tamaño del emprendimiento.

ciclo de vida característico de un proyecto.

-Sin embargo, cada proyecto en particular podrá tener su propio ciclo de vida, que puede diferir
del presentado en el gráfico.

Administración de proyectos
-La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.
-La administración de proyectos eficiente ahorra recursos y facilita la entrega del producto final en
tiempo y forma.
-Las herramientas de administración de proyectos sirven para proporcionar a los miembros del
equipo de trabajo la estructura, la flexibilidad y el control necesarios para alcanzar resultados
extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto.

Etapas del proyecto

-La administración eficiente del proyecto implica la utilización de procesos de gestión para las
etapas de inicio, planificación, ejecución, control y cierre del proyecto.

Interacción posible de los procesos de un proyecto

Stakeholders o interesados

-Los Stakeholders o interesados son todas aquellas personas que serán afectadas por el proyecto
en función de sus intereses particulares.  El director del proyecto, los clientes, la organización, los miembros
del equipo de trabajo, el gobierno, la comunidad y los inversores (estos grupos suelen tener intereses contrapuestos).

La restricción triple

-Todo proyecto está limitado por tres restricciones básicas: tiempo, costos y alcance.
-Estas restricciones en su conjunto son lo que se denomina la restricción triple del proyecto.
-El director de proyectos se enfrenta al conflicto de poder manejar los intereses contrapuestos de
cuatro variables: alcance, tiempo, costos y calidad.
-De las cuatro variables, sólo tres se podrán fijar a la vez.

La calidad del proyecto limitada por la restricción triple, que se indica en cada uno de los lados del
triángulo.

Paradigma “más rápido, más barato y mejor”

-Respecto de las cuatro variables mencionadas, sólo tres se podrán fijar en forma exógena; la
restante se determinará en forma endógena, en función de la magnitud de las otras tres.
-El proyecto estará destinado al fracaso si alguien fija en forma arbitraria el alcance, el tiempo, los
recursos y la calidad.
- Las técnicas de administración de proyectos apuntan a que los directores puedan lograr el
paradigma “más rápido, más barato y mejor”.

Habilidades del director de proyectos

- La mayor responsabilidad por el logro de los objetivos recae en las personas.
- El director del proyecto (Project manager) es la persona responsable de coordinar el proyecto
para alcanzar el resultado esperado.
-Una buena decisión que no llega en el momento oportuno podría convertirse en una mala
decisión.  Gran capacidad para adaptarse a los cambios.
- El buen director de proyectos planifica permanentemente.
Más cualidades de un buen director

-El liderazgo para establecer con claridad la visión del futuro y la estrategia necesaria para
alcanzarla.
-Saber comunicar a los miembros del equipo lo que se debe hacer, en forma clara, precisa y
completa.
-Debe negociar todo.
-Es necesario que comprendan bien la estructura formal e informal de la organización.

Relación con los miembros del equipo y responsabilidades

-Es fundamental que el director del proyecto tenga una buena interacción con los miembros del
equipo de trabajo.
-El respeto hacia todos los empleados, asegurando que cada persona comprenda su
responsabilidad y cumpla con las normas de desempeño.
-Establecer una buena comunicación con el equipo y asegurar una óptima correspondencia
interna.
-Importante que el director defina con claridad los objetivos de cada individuo y los del grupo,
recompense los esfuerzos individuales, así como el trabajo en equipo, en función de los resultados
alcanzados, y manifieste lealtad al equipo
-Entre las principales responsabilidades del director de proyectos:
 La planificación, situación en que define con claridad los objetivos y el alcance del proyecto, llega a
un acuerdo con los clientes sobre ese alcance, comunica los objetivos al equipo de trabajo y
desarrolla el plan en conjunto con los miembros del equipo de trabajo.
 Organiza el proyecto mediante la obtención de los recursos necesarios para lograr los objetivos,
decide qué tareas se harán internamente y cuáles serán tercerizadas, asigna responsabilidades y
delega autoridad, y crea un ambiente donde las personas estén motivadas para el trabajo en
equipo.
 Controla la evolución del proyecto y corrige los desvíos entre el progreso real y lo planificado.
-Todo ello, con una actitud proactiva para resolver los problemas antes de que empeoren.

Planificación del proyecto

- ¿Qué hay que hacer?

- ¿Cómo hay que hacerlo?
- ¿Quién lo va a hacer?
- ¿Cuándo hay que hacerlo?
- ¿Cuánto costará?
-A mejor plan... más fácil será cumplir con el objetivo final
-Los ítems que debería incluir por escrito un plan de proyecto son:
 definición del problema,
 misión,
 objetivos,
 necesidades del cliente traducidas en productos o servicios,
 alcance del proyecto,
 (justificación, descripción del producto, entregables y objetivos)
 requerimientos contractuales,
 estructura de división del trabajo,
  agendas y cronogramas de trabajo,
 recursos necesarios,  (personas, equipamiento, materiales, servicios de apoyo)
 análisis de riesgo y sistemas de control.

-Para una planificación efectiva es necesario:

 definir con claridad el problema que se quiere resolver,
 hacer participar en la elaboración del plan a los responsables de implementar las tareas
del proyecto y
 utilizar la estructura de desglose del trabajo para dividir el proyecto en menores tareas.
-El paso siguiente será estimar en forma apropiada la duración de cada tarea, así como el costo y
los recursos necesarios para cada una.
-También se deberá analizar el riesgo inherente al proyecto para anticipar los inconvenientes que
pudieran ocurrir durante su desarrollo.
-Por último, es muy importante elaborar siempre el plan B para el caso de imprevistos.

Del alcance al plan del proyecto

Project Management Institute (PMI)

-Es una asociación de profesionales de administración de proyectos sin fines de lucro con
presencia en más de 140 países.
-Organización fundada en 1969, cuya casa matriz está ubicada en las afueras de Filadelfia,
Pensilvania, Estados Unidos.
-Los miembros del PMI son profesionales que aplican o estudian las herramientas de la
administración de proyectos en diferentes áreas.
-Entre los principales objetivos del PMI se pueden mencionar: aumentar el alcance y la calidad de
la administración de proyectos; proveer un foro para ideas, aplicaciones y soluciones; estimular el
uso de la administración de proyectos en beneficio de los negocios y del público; colaborar con
universidades y otras instituciones educativas; impulsar el desarrollo académico e industrial, y
entablar contactos internacionales.
Servicios del PMI

-Entre los principales servicios del instituto se puede mencionar el Programa Profesional de
Certificados, en el que se toman rigurosos exámenes con el objeto de desarrollar la profesión de
administración de proyectos y para reconocer los logros que obtienen los individuos.
-También desarrolla estándares para la práctica de la administración de proyectos alrededor del
mundo.  La guía de prácticas PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es un estándar reconocido
internacionalmente.
-El Programa Mundial de Seminarios ofrece cursos de educación y capacitación durante todo el
año, en distintos temas de administración de proyectos y a escala internacional.

Project Management Professional (PMP)

-El certificado Project Management Professional (PMP®) es una credencial reconocida a nivel
internacional para los individuos relacionados con la administración de proyectos. Este certificado
está avalado por las normas ISO 9001.
-Ciertas firmas exigen como requisito indispensable el PMP para asignar a alguno de sus
empleados como director del proyecto.
-Para aspirar al certificado PMP, el postulante debe cumplir ciertos requisitos mínimos de
experiencia y educación
-Los graduados universitarios necesitan acreditar el título universitario, 4.500 horas de experiencia
en administración de proyectos y 35 horas de educación específica en administración de
proyectos.
-El examen para obtener el certificado PMP se realiza en computadora y consiste en 200 preguntas
de opción múltiple.

PMI Registered Education Provider (PMI REP)

-Existen instituciones académicas que son proveedores registrados en el PMI para ofrecer cursos
de educación en áreas de administración de proyectos. ADEN Business School es uno de los PMI
REP.
-Con el programa de Project Management de ADEN (40 horas) se cumple con este requisito.
-Ese examen sólo lo administra el PMI y se puede realizar en cualquier lugar donde se rindan
exámenes internacionales por computadora.
-Una vez que una persona ya es PMP, debe reunir 60 PDU (Professional Development Unit) cada
tres años para mantener la validez de su certificación.
- Cada hora de los programas en Dirección de Proyectos de ADEN equivale a un PDU.