CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ENFOQUE MULTIFASE: La tabla que damos a continuacin nos detalla el ciclo de vida del proyecto as como los enfoques usados en esto. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ENFOQUES MULTIFASE FASE DEL PROYECTO (2 NIVEL DEL WBS) ENTREGABLE PRINCIPAL DE LA FASE CONSIDERACIONES PARA LA INICIACIN DE ESTA FASE CONSIDERACIONES PARA EL CIERRE DE ESTA FASE 1. Gestin del Proyecto. - El Project Charter - La Declaracin de Alcance WBS - Diccionario WBS - Programar el Presupuesto del proyecto. Como inicio debemos considerar todo lo concerniente al Acta de constitucin del Proyecto as como el diccionario WBS como apoyo Debemos ver si se ha desarrollado con xito esta parte de Gestin del Proyecto y ver qu medidas tomar para mejorar
2. Contratos Contratos con las diferentes empresas Se debe ver el mximo de contratos que se pueda hacer. Verificar que contratos nos dieron provecho y cules no.
3. Curso de Gestin de Proyectos. Informar acerca de las sesiones dadas acerca de gestin de Proyectos Dar una buena iniciativa capacitando a los intervinientes. Sacar el mximo provecho y aprendizaje del curso y ponerlo en prctica.
4. Curso de Gestin de Proyectos usando MS Project 2010. Informar acerca de las clases de MS Project 2010 Capacitar bien a nuestro personal en el uso de MS Project 2010, para un buen desempeo. Poder estar satisfechos de poder usar bien el software para proyectos.
5. Informes. Informe Final. El Informe Final slo podr ser elaborado al trmino del desarrollo de los cursos de: Gestin de Proyectos y el uso de MS Project 2010. Concluida la elaboracin del informe final se podr iniciar el cierre del proyecto.
PROCESOS DE GESTIN DE PROYECTOS: Vamos a detallar los procesos seleccionados para nuestro proyecto PROCESO NIVEL DE IMPLANTACIN ENTRADAS MODO DE TRABAJO SALIDAS HERRAMIENTAS Y TCNICAS Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto. Una sola vez, al inicio del proyecto. - Contrato - Enunciado de trabajo del proyecto. Mediante reuniones entre todos los jefes de reas asignadas. - Acta de Constitucin del Proyecto. Metodologa La Gestin Proyectos Para de Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar). Una sola vez, al inicio del proyecto. - Acta de Constitucin del Proyecto. - Enunciado de trabajo del proyecto. Mediante reuniones entre todos los jefes de reas asignadas. - Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar. Metodologa La Gestin Proyectos Para de
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Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto. Al inicio del proyecto, pudindose actualizar en su desarrollo, una sola vez - Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar. Reuniones del equipo del proyecto. - Plan de Gestin del Proyecto. Metodologa La Gestin Proyectos par a de Contacto: kjestradaa@unc.edu.pe, Pgina Web: www.unc.edu.pe
Planificacin del Alcance. Al inicio del proyecto y definir todo lo que se va a hacer en lo referido a alcance, se hace una sola vez - Acta de Constitucin del Proyecto. - Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar. - Plan de Gestin del Proyecto. Reuniones del equipo del proyecto (principalmente con los encargados de reas) - Plan de Gestin del Alcance del Proyecto. Plantillas Formularios y entregables necesarios
Crear EDT Al inicio para ver cmo podemos dividirnos las tareas, se hace una sola vez - Plan de Gestin del Alcance del Proyecto. Reuniones del equipo del proyecto Redactar el Diccionario EDT. - EDT - Diccionario EDT
Plantillas de EDT Descomposicin. Desarrollo del Cronograma. Despus de haber planificado el alcance y los objetivos del proyecto. - Enunciado del Alcance del Proyecto. - Plan de Gestin del Proyecto. Reunin del equipo del proyecto. Estimacin de duracin de actividades. - Cronograma del Proyecto. - Plan de Gestin del Proyecto. (actualizaciones) - Calendario del Proyecto. Red del cronograma para la Gestin de Proyectos. Calendarios Ajuste de adelantos y retrasos. Modelos de cronogramas anteriores. Preparacin del Presupuesto de Costes. Se hace una sola una sola vez, aunque esto puede verse segn las necesidades o vaya desarrollndose el proyecto. - Enunciado del Alcance del Proyecto. - EDT - Diccionario EDT. - Plan de Gestin de Costes. Reuniones del equipo de finanzas para ver sobre los gastos generales de todo el proyecto - Lnea Base de Coste. Plan de Gestin de Costes Suma de costes Anlisis de Reserva.
Planificacin de Calidad. La implantacin para esta parte va a ser constante viendo siempre que se desarrolle de manera adecuada y optima el desarrollo del proyecto. - Factores ambientales de la empresa. - Enunciado del Alcance del Proyecto. - Plan de Gestin del Proyecto. Establecimiento de objetivos de calidad. - Plan de Gestin de Calidad. - Mtrica de Calidad.
Estudios comparativos.
Planificacin de los Recursos Humanos. Se hace al inicio y su implantacin de acuerdo a la necesidad de personal que se requiera. - Factores ambientales de la empresa. - Plan de Gestin del Proyecto. Reuniones de coordinacin con el equipo del proyecto. Asignacin de roles y responsabilidades. - Roles y Responsabilidades. - Organigrama del Proyecto. - Plan de Gestin del Personal. Organigramas y descripciones de cargos. Planificacin de las Comunicaciones. Luego de la planificacin del alcance, de los RR.HH, y presupuesto y se hace una vez. - Factores ambientales de la empresa. - Enunciado del Alcance del Proyecto. - Plan de Gestin del Proyecto. Reuniones formales e informales con el equipo. Distribucin de documentacin y acuerdos.
- Plan de Gestin de las comunicaciones. Anlisis de requisitos de comunicaciones. Tecnologa de las comunicaciones.
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Planificacin de la Gestin de Riesgos. Al inicio para ver que riesgos se tiene y se hace una sola vez. - Factores ambientales de la empresa. - Enunciado del alcance del proyecto. - Plan de Gestin del Proyecto. Identificar riesgos. Planificar plan de respuesta a riesgos. - Plan de Gestin de Riesgos. Reuniones de planificacin y anlisis. Planificar Compras y adquisiciones. Durante la implementacin del proyecto segn las necesidades. - Enunciado del Alcance del Proyecto. - EDT. - Diccionario EDT. - Plan de Gestin del Proyecto. Planificar adquisiciones. Solicitar presupuestos. Negociar cotizaciones. Firmar contrato. - Plan de Gestin de las Adquisiciones.
Tipos de contrato, Anlisis de fabricacin propia compra. Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto. Al inicio y durante la implementacin y desarrollo del proyecto. - Plan de Gestin del Proyecto. - Acciones correctivas aprobadas. - Solicitudes de - Cambio aprobadas. Reuniones de coordinacin. Reuniones de informacin del estado proyecto.
- Productos entregables. - Solicitudes de Cambio implementadas. - Acciones - Correctivas implementadas. - Informe sobre el rendimiento del trabajo. Metodologa para La Gestin de Proyectos
Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto. Durante todo el desarrollo del proyecto. - Plan de Gestin del Proyecto. - Informacin sobre el rendimiento del trabajo. Reuniones de coordinacin. Reuniones de informacin del estado proyecto.
- - Acciones correctivas recomendadas.
Metodologa de Gestin de Proyectos.
Informar el Rendimiento. A partir de la ejecucin del proyecto. - Informacin sobre el rendimiento del trabajo. - Mediciones de Rendimiento. - Plan de Gestin del Proyecto. - Solicitudes de - Cambio aprobadas. Informe de performance del proyecto. - Informes de Rendimiento. - Acciones correctivas recomendadas. Herramientas de presentacin de informacin. Recogida la informacin de rendimiento Reuniones de revisin del estado de la situacin.
ENFOQUE DE TRABAJO: DESCRIPCIN DETALLADA DEL MODO EN QUE SE REALIZAR EL TRABAJO DEL PROYECTO PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO. Estos son los pasos a seguir para realizar el proyecto de manera adecuada y lograr sus objetivo
1. Definir los procesos necesarios para garantizar que el proyecto se lleve a cabo con xito. 2. Documentar todas las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en el plan de gestin del proyecto para el buen desarrollo de este. 3. Poder repartirse responsabilidades y los roles de cada integrante del equipo, adems informar acerca de las fechas de entrega de los entregables del proyecto 4. Establecer reuniones semanales para informar el avance del proyecto, sus necesidades y costos adicionales que puedan haber. 5. Verificar la entrega de los entregables a un 100% y hacer la documentacin final del proyecto.
PLAN DE GESTIN DE CAMBIOS:
ROLES DE LA GESTIN DE CAMBIOS: ROLES QUE SE NECESITAN PARA OPERAR LA GESTIN DE CAMBIOS NOMBRE DEL ROL GRUPO ASIGNADO RESPONSABILIDADES NIVELES DE AUTORIDAD
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Logstica Grupo A Dirimir en decisiones todo acerca de los procesos dados y las actividades a llevarse a cabo coordinar y evaluar todo el proyecto. Total sobre todo el proyecto en acuerdo con el resto de reas Marketing Grupo B Decidir acerca de la publicidad y dar a conocer el evento programado
Autorizar lo relacionado a la promocin del evento. Administrador del Proyecto Jefes de cada rea designada en el proyecto Evaluar impactos de las Solicitudes de cambio y hacer recomendaciones. Aprobar Solicitudes de Cambio. Hacer recomendaciones sobre los cambios que se puedan dar. Finanzas Grupo C Poder ver la parte econmica y financiera del Proyecto Emitir solicitudes de cambio para el rea financiera Acadmica Grupo D Stakeholders Todo el equipo del Proyecto Solicitar cambios cuando lo crea conveniente y oportuno, este tambin forma el equipo encargado del control de Cambios. Solicitar cambios si se requiere TIPOS DE CAMBIOS: DESCRIBIR LOS TIPOS DE CAMBIOS Y LAS DIFERENCIAS PARA TRATAR CADA UNO DE ELLOS. 1. ACCIN CORRECTIVA Y PREVENTIVA: Estos dos tipos de cambio no pasan por el Proceso General de Gestin de Cambios, en su lugar el Administrador del Proyecto tiene la autoridad para aprobarlos y coordinar su ejecucin.
2. REPARACION DE DEFECTO: Este tipo de cambio no pasa por el Proceso General de Gestin de Cambios, en su lugar el Inspector de Calidad tiene la autoridad para aprobarlo y coordinar su ejecucin.
3. CAMBIO AL PLAN DE PROYECTO: Este tipo de cambio pasa obligatoriamente por el Proceso General de Gestin de Cambios, el cual se describe en la seccin siguiente. PROCESO GENERAL DE GESTIN DE CAMBIOS: Describir En Detalle Los Procesos De La Gestin De Cambios, Especificando Qu, Quin, Cmo, Cundo Y Dnde SOLICITUD DE CAMBIOS: Captar las solicitudes y preparar el documento en forma adecuada y precisa.
El Asistente de Gestin de Proyectos se contacta con el Stakeholder cada vez que capta una iniciativa de cambio. Entrevista al Stakeholder y levanta informacin detallada sobre lo que desea. Formaliza la iniciativa de cambio elaborando la Solicitud de Cambio. Presenta la Solicitud de Cambio al Administrador del proyecto
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VERIFICAR SOLICITUD DE CAMBIOS: Asegurar que se ha provisto toda la informacin necesaria para hacer la evaluacin.
El Administrador del proyecto debe analizar a profundidad la Solicitud de cambio con el fin de entender lo que se solicita y las razones por las cuales se origin la iniciativa de cambio. Verifica que en la Solicitud de Cambios aparezca toda la informacin que se necesita para hacer una evaluacin de impacto integral y exhaustivo. Completa la Solicitud de Cambio si es necesario. Registra la solicitud en el Log de Control de Solicitudes de Cambio. EVALUAR IMPACTOS: Evala los impactos integrales de los cambios.
El Administrador del proyecto evala los impactos integrales del cambio en todas las lneas base del proyecto, en las reas de conocimiento subsidiarias, en otros proyectos y reas de la empresa, y en entidades externas a la empresa. Describe en la Solicitud de Cambio los resultados de los impactos que ha calculado. Efecta su recomendacin con respecto a la Solicitud de Cambio que ha analizado. Registra el estado de la solicitud en el Log de Control de Solicitudes de Cambio TOMAR DECISIN Y REPLANIFICAR: Se toma la decisin a la luz de los impactos, (dependiendo de los niveles de autoridad), se replanifica segn sea necesario.
El equipo encargado de los Cambios evala los impactos calculados por el Administrador del proyecto y toma una decisin sobre la Solicitud de Cambio: aprobarla, rechazarla, o diferirla, total o parcialmente. En caso de no poder llegar a un acuerdo el Sponsor o encargado del proyecto tiene el voto dirimente. Comunica su decisin al Administrador del Proyecto, quin actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control de Solicitudes de Cambio. IMPLANTAR EL CAMBIO: Se realiza el cambio, se monitorea el progreso, y se reporta el estado del cambio.
El Administrador del proyecto replanifica el proyecto para implantar el cambio aprobado. Comunica los resultados de la replanificacin a los Stakeholder involucrados en todo el proceso de implementacin. Coordina con el Equipo de Proyecto la ejecucin de la nueva versin de Plan de Proyecto acordado. Monitorea el progreso de las acciones de cambio que se van a dar en la implementacin del sistemas de informacin. Reporta a todos los integrantes del equipo el estado de las acciones y resultados de cambio. CONCLUSIN O CIERRE DEL PROCESO DE CAMBIO: Asegura que todo el proceso haya sido seguido correctamente, se actualizan los registros.
El Administrador del proyecto verifica que todo el proceso de cambio se haya seguido correctamente. Actualiza todos los documentos, registros, y archivos histricos correspondientes. Genera las Lecciones Aprendidas que sean adecuadas. Genera los Activos de Procesos de la Organizacin que sean convenientes. Actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control de Solicitudes de Cambio.
HERRAMIENTAS NECESARIAS: DESCRIBIR CON QUE HERRAMIENTAS SE CUENTA PARA INICIAR EL PROYECTO.
SOFTWARE y HADWARE
Un software para el registro, 4 computadoras registradoras, PROYECTOR, equipo de sonido, etc
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PROCEDIMIENTOS
FORMATOS
Diapositivas en resumen de los ponentes, separatas, trpticos para informacin, formatos para publicidad en redes sociales, etc.
OTROS
tiles de escritorio(cuadernos, lapiceros, archivadores, etc.), algunos imprevistos y sueldo de movilidad del equipo del proyecto y ponentes invitados, etc.
Contacto: kjestrada@unc.edu.pe
PLAN DE GESTIN DE LA CONFIGURACIN
ROLES DE LA GESTIN DE LA CONFIGURACIN: ROLES QUE SE NECESITAN PARA OPERAR LA GESTIN DE LA CONFIGURACIN NOMBRE DEL ROL ENTE ASIGNADO RESPONSABILIDADES NIVELES DE AUTORIDAD Administrador del Proyecto Todos los jefes de las reas Supervisar el funcionamiento de la Gestin de la Configuracin. Toda autoridad sobre el proyecto y sus funciones. Gestor de Configuracin rea de Logstica Ejecutar todas las tareas de Gestin de la Configuracin. Autoridad para operar las funciones de Gestin de la Configuracin. Inspector de Aseguramiento de Calidad Marketing y Publicidad Auditar y difundir a todo el equipo la Gestin de la Configuracin. Difundir la Gestin de la configuracin segn indique el Administrador del proyecto. Miembros del Equipo de Proyecto Todos los integrantes en el proyecto Consultar la informacin de Gestin de la Configuracin segn sus niveles de autoridad. Depende de cada miembro, se especifica para cada artefacto y cada CI (prueba de Configuracin) CONTABILIDAD DE ESTADO Y MTRICAS DE CONFIGURACIN: ESPECIFICAR EL REPOSITORIO DE INFORMACIN, EL REPORTE DE ESTADO Y MTRICAS A USAR
Los Artculos de Configuracin(AC) El Repositorio de Informacin de los documentos del proyecto ser una carpeta con la estructura del WBS para la organizacin interna de sus sub-carpetas. El Repositorio de Informacin para los AC ser el Diccionario WBS que residir en la carpeta antes mencionada. En cualquier momento se podr mostrar una cabecera con la historia de versiones de los documentos y artefactos del proyecto, as como se podr consultar todas las versiones de los AC. No se llevarn mtricas del movimiento y la historia de los documentos, artefactos, y AC para este proyecto.
Las verificaciones y auditoras de la integridad de la configuracin sern rutinarias y bisemanales, realizadas por el Inspector de Aseguramiento de Calidad y donde se comprobar:
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Integridad de la informacin de los AC. Exactitud y reproducibilidad de la historia de los AC. GESTIN DE LNEAS BASE: DESCRIPCIN DE LA FORMA EN QUE SE MANTENDR LA INTEGRIDAD, Y SE USARN LAS LNEAS BASE DE MEDICIN DE PERFORMANCE DEL PROYECTO, INCLUYENDO EL QU, QUIN, CMO, CUNDO, DNDE. El informe de performance del proyecto es un documento que se presentar semanalmente en la reunin de coordinacin del equipo de proyecto, y debe presentar la siguiente informacin: - Estado Actual del Proyecto: 1. Situacin del Alcance: Avance Real y Avance Planificado. 2. Eficiencia del Cronograma: SV y SPI. 3. Eficiencia del Costo: CV y CPI. 4. Cumplimiento de objetivos de calidad. - Reporte de Progreso: 1. Alcance del Periodo: % de avance planificado y % real del periodo. 2. Valor Ganado del Periodo: Valor Ganado Planificado y Valor Ganado Real. 3. Costo del Periodo: Costo Planificado y Costo Real. 4. Eficiencia del Cronograma en el Periodo: SV del periodo y SPI del periodo. 5. Eficiencia del Costo en el Periodo: CV del periodo y CPI del periodo. - Pronsticos: 1. Pronstico del Costo: EAC, ETC y VAC 2. Pronstico del Tiempo: EAC, ETC, VAC, fecha de trmino planificada y fecha de trmino pronosticada.
COMUNICACIN ENTRE STAKEHOLDERS: DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS NECESIDADES Y TCNICAS DE COMUNICACIN ENTRE LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO. NECESIDADES DE COMUNICACIN DE LOS STAKEHOLDERS
TCNICAS DE COMUNICACIN A UTILIZAR - Documentacin de la Gestin del Proyecto. - - Reuniones del equipo del proyecto para definir el alcance del mismo. Distribucin de los documentos de Gestin del proyecto a todos los miembros del equipo de proyecto mediante una versin impresa y por correo electrnico. - Reuniones de coordinacin de actividades del proyecto. - Reuniones del equipo del proyecto que son convocadas por el Project Manager segn se crean pertinentes (dependiendo de la necesidad o urgencia de los entregables del proyecto) donde se definirn cules son las actividades que se realizarn.
- Todos los acuerdos tomados por el equipo del proyecto debern ser registrados en el Acta de Reunin de Coordinacin, la cual ser distribuida por correo electrnico al equipo del proyecto. - Reuniones de informacin del estado del proyecto. - Reuniones semanales del equipo del proyecto donde el Project Manager deber informar al Sponsor y dems involucrados, cual es el avance real del proyecto en el periodo respectivo. - Informe de Performance del Proyecto. - Documento que ser distribuido al equipo de proyecto en la reunin de coordinacin semanal, y enviado por correo electrnico. - Informe de Performance del Trabajo. - Documento que ser distribuido al equipo de proyecto en la reunin de coordinacin semanal, y enviado por correo electrnico.
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Recopilar Requisitos
Vamos a definir y documentar las necesidades requeridas para este fin con el propsito de cumplir con los objetivos del proyecto. Entradas y salidas requeridas as como las herramientas y tcnicas usadas.
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TCNICAS SALIDAS Acta de Constitucin del Proyecto Entrevistas Documentacin de Requisitos Registro de Interesados Grupos de Opinin Plan de Gestin de Requisitos Talleres Facilitados Matriz de Rastreabilidad de Requisitos Tcnicas Grupales de Creatividad